3. o Alur Penyusunan Surat
Gambar 1 Diagram Alur Penyusunan Surat
Alur ini dimulai pada saat staff ataupun manajer ingin membuat nota dinas
yang ditujukan kepada group yang lain. Penjelasan dan alur dari setiap proses
adalah sebagai berikut:
1. Staff atau manajer login ke dalam sistem dan memilih untuk memulai
proses penyusunan nota dinas
Staff atau manajer kemudian mengisi template nota dinas yang telah
disediakan oleh sistem secara otomatis. Template nota dinas dapat
distandardisasi dan dapat dikunci sehingga user tidak dapat mengubah baik
layout, margin dan font-nya. Dengan menggunakan template ini maka hanya
admin yang berhak saja dapat mengupdate master template dan apabila
diupdate maka akan langsung berlaku untuk seluruh XXX.
4. Gambar 2 Tampilan Layar Pembuatan Case Penyusunan Surat
2. Staff atau manajer kemudian menyimpan kembali nota dinas yang sudah diisi ke
dalam sistem, mengupload lampiran ke dalam sistem apabila ada dan
meneruskan ke Departemen Head untuk direview dan disetujui
Gambar 3 Tampilan Template Nota Dinas yang Disediakan Otomatis
5. 3. Sistem kemudian akan meneruskan ke Departemen Head dan memberikan
notifikasi melalui email ataupun sms
4. Departemen Head kemudian login ke dalam sistem dan melihat ada tugas baru
untuk melakukan review dan persetujuan nota dinas
Gambar 4 Tampilan Layar untuk Melihat Daftar Seluruh Tugas
5. Departemen Head kemudian membuka tugas dan membuka dokumen nota
dinas untuk melakukan review
Gambar 5 Tampilan Layar untuk Melakukan Review
6. Departement dapat melakukan review dengan beberapa cara sebagai berikut:
a. Memberi comments yang dapat dilihat baik oleh staff atau manajer dan
reviewer selanjutnya
6. Gambar 6 Tampilan Layar untuk Memberikan Komentar
b. Memberi catatan terhadap bagian pada dokumen dengan melakukan
annotasi
Gambar 7 Tampilan Layar untuk Memberikan Anotasi pada Dokumen
c. Melakukan chatting dengan staff atau manajer apabila sedang online
untuk membahas revisi yang perlu dilakukan
7. Gambar 8 Tampilan Layar untuk Web Chatting
d. Melakukan perubahan terhadap dokumen secara langsung dan
disimpan sebagai versi yang baru
7. Departemen Head kemudian dapat memilih untuk melakukan beberapa aksi
bergantung pada flow yang didefinisikan sebagai berikut:
a. Perlu Revisi : mengembalikkan tugas kepada staff atau manajer yang
menyusun surat
b. Batalkan: membatalkan proses nota dinas
c. Teruskan ke Group Head: meneruskan nota dinas untuk direview dan
disetujui oleh Group Head
Apabila proses surat dibatalkan maka sistem bisa dikonfigurasi untuk
mengirimkan notifkasi baik melalui email atau sms kepada staff atau
manajer yang menyusun surat
8. Apabila Departemen Head memilih "Perlu Revisi" maka tugas akan
dikembalikkan kepada staff atau manajer yang menyusun surat untuk direvisi.
Staff atau manajer akan menerima notifkasi baik melalui email atau sms untuk
melakukan revisi nota dinas. Staff atau manajer kemudian melakukan revisi
dengan berdasarkan komentar yang diberikan dan kemudian meneruskan
kembali ke Departemen Head dan proses akan kembali ke langkah 4.
9. Apabila Departemen Head memilih "Teruskan ke Group Head" maka sistem
kemudian akan memberikan notifikasi dan memunculkan tugas baru di layar
aplikasi Group Head
8. 10. Group Head kemudian membuka tugas, membuka dokumen nota dinas dan
melakukan review seperti halnya Departemen Head pada langkah 6
11. Group Head kemudian dapat memilih untuk melakukan beberapa aksi
bergantung pada flow yang didefinisikan sebagai berikut:
a. Perlu Revisi : mengembalikkan tugas kepada staff atau manajer yang
menyusun surat
b. Batalkan: membatalkan proses nota dinas
c. Teruskan ke Direktur Bagian: untuk meneruskan nota dinas yang
memerlukan persetujuan Direktur Bagian
d. Setuju dan Distribusikan: menyetujui nota dinas dan meneruskan
kepada Group Secretary untuk didistribusikan
12. Apabila Group Head memilih "Perlu Revisi" maka proses akan berlanjut ke
Departemen Head dan kembali ke langkah 4
13. Apabila Group Head memilih "Setuju dan Distribusikan" maka sistem akan
memberikan notifikasi kepada Group Secretary dan memunculkan tugas baru
di layar aplikasi Group Secretary
14. Group Secretary login dan kemudian membuka tugas dan memberi nomor
dokumen. Setelah diberi nomor maka sistem kemudian akan melakukan
konversi dokumen nota dinas ke dalam format PDF secara otomatis. Apabila
diperlukan nota dinas yang sudah dalam format PDF dapat juga diberikan
watermark yang menjadi pertanda bahwa dokumen sudah disetujui
menggunakan sistem.
9. Gambar 9 Tampilan Nota Dinas dalam Format PDF dengan Watermark
15. Group Secretary kemudian menentukan alur distribusi kepada Group Head
yang menjadi tujuan surat yang menjadi akhir proses penyusunan surat dan
memulai alur proses distribusi.
16. Baik Staff, Manajer, Departemen Head, Group Head, Direktur Bagian maupun
Direktur Utama dapat mencari dan mengetahui status terakhir dari proses yang
sedang berjalan. Sistem juga dapat menampilkan dashboard dan laporan yang
berisi statistik dari data real time maupun histroris yang ada di dalam sistem
10. Gambar 10 Tampilan Pencarian Surat
Gambar 11 Tampilan Layar untuk Melacak Surat
11. Gambar 12 Tampilan Layar untuk Pelaporan dan Dashboard
o Alur Distribusi Surat
Gambar 13 Alur Distribusi Surat
Proses Distribusi Surat dimulai setelah case surat selesai di-review oleh seluruh
pihak terkait di group pembuat dokumen. Berikut adalah penjelasan proses
distribusi surat:
1. Group Secretary Compliance terlebih dahulu menentukan apakah surat akan
didistribusikan atau tidak.
2. Jika perlu didistribusikan, maka pada halaman “Work Details” Group Secretary
Compliance memilih “Distribusi Surat” pada widget “Case Toolbar”. Sesuai
dengan konfigurasi, akan muncul daftar pihak-pihak yang dapat didistribusikan
langsung oleh masing-masing Group Secretary.
12. 3. Dari daftar distribusi yang muncul, Group Secretary Compliance memilih tujuan
distribusi, dalam hal ini dipilih “Distribusi Surat ke Bagian Operation”.
Gambar 14 Distribusi Surat ke Bagian Operation
4. Pada proses berikutnya, Group Secretary Director Operation memilih tujuan
langsung (user) yang berada pada bagian (group) yang dituju. Pada daftar
tersebut juga dimunculkan daftar user yang dapat dituju oleh setiap Group
Secretary.
5. Group Secretary dapat memilih dokumen/content apa saja yang hendak
didistribusikan sesuai dengan banyak dokumen/content yang dihasilkan oleh
group pembuat.
13. Gambar 15 Disposisi kepada Director Operation
6. Selanjutnya proses dilanjutkan oleh Director Operation. Melalui sistem, Director
Operation akan menerima Notifikasi Email dan SMS bahwa terdapat proses
pending yang membutuhkan approval dari Director Operation.
7. Pada halaman “Work List” Director Operation memilih proses/dokumen yang
hendak di review.
Gambar 16 Daftar Distribusi Dokumen pada Halaman Work List
14. 8. Director Operation dapat melihat isi dokumen, kemudian melakukan disposisi.
Pada menu “Task”, muncul menu “Add Task” dimana pada menu ini muncul
daftar user terkait yang menjadi tujuan disposisi. Director Operation dapat
menentukan jenis catatan disposisi seperti: Untuk Diketahui, Untuk Disebarkan,
Untuk Diselesaikan, dsb.
9. Pada hal ini, Director Operation memilih “Disposisi ke Finance Review” dengan
catatan “Untuk Diselesaikan”, dan memilih “Disposisi ke Finance Support”
dengan catatan “Untuk Diketahui”.
10. Pada setiap user yang menerima disposisi “Untuk Diselesaikan”, dapat
melakukan “Task” seperti “Submit Dokumen Penyelesaian” sebagai dokumen
akhir, sesuai dengan permintaan atau isi surat yang dibuat oleh Pelaksana
(group pembuat).
11. Pada setiap user yang menerima disposisi “Untuk Diketahui”, dapat melakukan
“Arsipkan” sebagai tanda bahwa informasi telah diterima.
12. Pada setiap user yang terlibat dapat melacak riwayat case dengan memilih
“History” pada bagian “Case Information”.
Gambar 17 Melacak Status Distribusi
15. A.2 Penjelasan Product yang Ditawarkan
IBM Production Imaging Edition (PIE) adalah sebuah package produk yang terdiri dari:
- Software Document Imaging: IBM Datacap Taskmaster
- Software Document Management System: IBM FileNet Content Manager
- Software Web Viewer: Daeja ViewONE Pro
- Software Content Centric Workflow: IBM FileNet Imaging Workflow Centric
Gambar 7. IBM PIE
1. IBM Datacap Taskmaster
Datacap Taskmaster adalah solusi yang lengkap untuk document capture dan form
processing. Dengan menggunakan rule engine dari Taskmaster, proses capturing dapat
disesuaikan dengan mudah untuk berbagai kebutuhan bisnis. Perubahan rule juga dapat
dilakukan dengan cepat menggunakan rule engine ini.
16. Datacap Taskmaster mampu menangkap data dari dokumen terstruktur maupun tidak terstruktur
dengan lebih akurat karena menggabungkan engine recognition terbaik untuk OCR, ICR, OMR, dan
barcode dengan library standard yang terdiri dari ratusan rules-engine.
Berikut adalah proses bisnis Datacap:
a. Import: mengambil/mengimport dokumen dari sumbernya, misalnya:
- Scan: aktivitas yang dilakukan oleh operator
- File Import: untuk dokumen softcopy. File import ini dapat dilakukan manual oleh operator
ataupun otomatis (proses dalam batch)
- Fax & Email: fax atau email server akan mengeksport dokumen ke sebuah folder. Datacap
kemudian akan mengimport file-file tersebut dari folder yang ditunjuk.
- EDI: Datacap dapat mengimport file dari aplikasi lain via protokol EDI (Electronic Data
nterchange)
b. Optimize
Image Enhance: meningkatkan kualitas image sebelum recognition
- Menghilangkan noise dan garis
- Deskew
- Merotasikan image jika tidak sesuai
- Quality Assurance yang manual dan otomatis
- Classify Doc ID: mengotomatisasikan identifikasi dan klasifikasi dokumen. Definisi cukup
dilakukan sekali dan berikutnya dapat berjalan secara otomatis. Klasifikasi dapat dibuat
berdasarkan:
17. i. Pencarian kata kunci: menggunakan teknologi OCR untuk mencari kata kunci yang
dapat digunakan untuk mengklasifikasi dokumen (contoh: No. Pasien, Kode Transaksi,
dsb)
ii. Pattern Match: menggunakan teknologi “fingerprint” untuk mencocokkan pola suatu
dokumen. Datacap harus dikenalkan dengan pola dokumen dahulu sebelum bisa
mengidentifikasikan dokumen.
iii. Barcode recognition: dokumen dapat diklasifikan bardasarkan pengenalan barcode
c. Read/Recognition
Read/recognition adalah proses otomatis yang dilakukan oleh Datacap (Administrator hanya
perlu mendefinisikan satu kali):
i. OCR (Optical Character Recognition): mengenali tulisan cetak.
ii. ICR (Intelligent Character Recognition): mengenali tulisan tangan
iii. OMR (Optical Mark Recognition): mengenali check box dan option button
iv. Barcode recognition: mengenali barcode
d. Validate
Validasi adalah proses untuk meningkatkan akurasi dari hasil recognition.
i. Lookup: database lookup dan membandingkan value yang diambil dari database
dengan hasil recognition
ii. Compare: membandingkan field yang satu dengan field yang lain
iii. Calculate: kalkulasi matematika
iv. Enforce: validasi berdasarkan suatu aturan bisnis tertentu
e. Verify
Verifikasi adalah pekerjaan manual yang dilakukan oleh operator untuk melakukan Quality
Assurance:
i. Review: operator dapat melihat hasil dari recognition dan validasi
ii. Correct: operator dapat membetulkan hasil dari recognition dan validasi jika belum
akurat
iii. Enter: operator dapat mengisi/membetulkan isi suatu field secara manual.
18. iv. Route: operator dapat merutekan proses imaging ke orang lain untuk verifikasi tahap
kedua.
f. Deliver
Setelah proses document imaging selesai, sistem akan mengeksport parameter hasil indexing
dan image yang di-scan ke aplikasi lain yang telah ditentukan, seperti:
i. File system dengan gambar disimpan dalam format TIFF atau PDF dan index dalam
format CSV, XML atau TEXT
ii. Document Management System, contoh: FileNet Content Manager
iii. Database lainnya
Berikut adalah fitur-fitur yang dimiliki oleh IBM Datacap:
1. Dapat terintegrasi dengan perangkat scanner dari berbagai merk seperti : Fuji Xerox, Bell-
Howel, Fujitsu, Canon, Kodax, dan lain-lain dengan dukungan driver TWAIN dan ISIS
2. Dapat terintegrasi dengan perangkat Multifunction Printer.
19. 3. Jika ditambahkan connector, Datacap dapat membaca dokumen dari fax, email dan
attachment-nya. Apabila attachment berupa dokumen terkompresi (.zip) maka sistem
dapat melakukan extrasi secara otomatis agar dapat membaca dokumen di dalamnya
4. Sistem berbasiskan rule yang tersentralisasi sehingga memudahkan admin untuk
melakukan pengubahan proses (flow) document imaging dan validasi data input yang
sudah didefinisikan
5. Mendukung distributed scanning (client/server) dengan proses scheduling sehingga hasil
scan dokumen dapat dikirim secara batch bardasarkan jadwal tertentu
6. Memiliki thick-client (windows based client) dan thin-client (web based client) baik untuk
aplikasi scanning dan indexing
7. Mempunyai fasilitas thumbnail viewing selama proses scan dan indexing
8. Mendukung pemrosesan jumlah yang besar (high volume processing) – mampu melakukan
batch scanning di mana dokumennya tercampur baik yang terstruktur, semi-struktural,
maupun dokumen yang tidak terstruktur dalam satu rangkaian proses.
9. Mampu melakukan pengenalan (recognition) terhadap data dalam bentuk table (line item)
dengan baik
10. Mampu mengenali barcode 1D dan 2D.
11. Memiliki teknologi rubberband, yaitu mampu melakukan OCR terhadap suatu bagian image
dengan mouse click atau menggambar suatu area di image hasil scan.
12. Sistem menunjukkan potongan gambar dokumen (snippet image) di samping hasil OCR
sehingga memudahkan operator dalam mengecek keakuratan hasil OCR saat melakukan
indexing.
13. Sistem mendukung penambahan template dokumen yang ada oleh user hanya dengan
menentukan klik atau rubberbband tanpa memerlukan development/coding tambahan
14. Datacap menyediakan tools untuk melakukan konfigurasi dan pengubahan terhadap user
interface (UI) proses scanning dan indexing.
15. Dapat dikustomisasi menggunakan .NET dan memiliki interface ke sistem / aplikasi lain
(API)
16. Memiliki sistem monitoring untuk melihat dan melakukan proses administrasi terhadap
batch-batch dokumen yang sedang diproses.
20. 17. Memiliki modul reporting sehingga dapat menampilkan data statistik seperti jumlah
dokumen yang di-scan, rata-rata dokumen per bulan, performance operator dan laporan
lainnya dalam bentuk chart dan grafik.
2. IBM Filenet Content Manager
IBM FileNet Content Manager (CM) memberikan kemampuan manajemen dokumen yang didesain
secara khusus untuk memenuhi kebutuhan Bank Mandiri Syariah. IBM Filenet adalah suatu aplikasi
Enterprise Content Management (ECM) yang memiliki berbagai fungsi penting yang dibutuhkan oleh
perusahaan untuk melakukan manajemen informasi yang tidak terstruktur seperti dokumen, email,
gambar, video, audio dan lainnya. IBM Filenet mendukung proses mulai dari awal daur hidup dokumen
ketika dokumen di-upload ke dalam sistem hingga dokumen diarsipkan atau dihancurkan.
Berikut ini adalah fungsionalitas dan kelebihan yang disediakan oleh FileNet Content Manager sebagai
solusi Enterprise Content Management:
21. Enterprise Katalog Dokumen
IBM Filenet menyediakan kemampuan untuk mendefinisikan tipe dokumen beserta dengan
attribute/metada/property-nya yang ada di dalam perusahaan. Tipe dokumen ini dapat berfungsi untuk
mengklasifikasikan dokumen seperti siapa yang dapat mengakses, lokasi penyimpanan, dan masa
retensi-nya. Sedangkan dari metadata/attribute suatu dokumen dapat berguna untuk melakukan
pencarian maupun logik tertentu sesuai dengan bisnis proses yang ada seperti notifikasi email ke
administrator ketika suatu dokumen dengan metadata "tanggal kadaluarsa" sudah terlewati,
pengecekan duplikasi dokumen dan lain sebagainya.
Kategorisasi & Klasifikasi Dokumen
IBM Filenet menyediakan kemampuan bagi admin dan user untuk membuat struktur folder
berdasarkan suatu kategori/klasifikasi tertentu sesuai dengan konteks bisins. Dokumen
kemudian dapat disimpan di dalam folder-folder sesuai dengan kategorinya sehingga akan
lebih mempermudah manajemen dan pencarian dokumen.
22. Kemudahan Akses melalui Web
IBM Filenet menyediakan tampilan user client yang berbasiskan web sehingga memudahkan akses
bagi user dan menyederhanakan proses deployment oleh admin. User dapat mengakses sistem
tanpa perlu melakukan installasi aplikasi dan hanya menggunakan web browser seperti Internet
Explorer ataupun Mozilla Firefox
Integrasi dengan Microsoft Office dan Portal
IBM Filenet, selain menyediakan media akses melalui web, juga menyediakan kemampuan akses
bagi user menggunakan aplikasi Microsoft Office (Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft
Powerpoint dan Microsoft Outlook) dan dari tampilan portal (Java Portal maupun Microsoft
Sharepoint)
23. Pengaturan Hak Akses Dokumen
Semua data elektronis pada sistem IBM FIlenet dilindungi oleh Access Control List yang dapat diatur
berdasarkan kebijakan perusahaan. IBM Filenet menyediakan kombinasi hak akses berikut yang
dapat diterapkan baik pada folder maupun dokumen yang disimpan:
- View document properties : dapat melihat keberadaan suatu dokumen dan melihat metadata
dokumen tetapi tidak dapat melihat isi dokumen
- Modify document properties : dapat melihat dan mengubah dokumen properti
- View document : dapat melihat isi dokumen
- Link Document/Annotate : dapat melakukan anotasi terhadap dokumen
- Versioning : dapat melakukan pengeditan terhadap dokumen dan menyimpan hasil
perubahannya sebagai versi yang baru
- Delete : dapat menghapus dokumen
Pengamanan Dokumen yang Disimpan (Enkripsi)
IBM Filenet selain memberikan hak akses terhadap dokumen juga memberikan pengamanan
terhadap dokumen yang disimpan di dalam sistem. IBM Filenet mendukung untuk melakukan
enkripsi terhadap seluruh dokumen yang disimpan sehingga apabila hacker atau user yang
mempunyai akses ke dalam server, storage atau backup media tidak dapat melihat isi dokumennya.
24. IBM Filenet juga menyediakan fitur destructive delete sehingga dokumen yang dihapus tidak akan
dapat di-restore lagi dengan cara apapun.
Pencarian Dokumen dengan Fulltext Search
Dokumen-dokumen yang telah tersimpan pada sistem dapat dicari dengan menggunakan fitur
search yang disediakan oleh IBM Filenet. Pencarian dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan
satu/lebih keyword terhadap metadata maupun isi/konten yang ada di dalam dokumen (Fulltext
Search). User juga dapat memasukkan kriteria-kriteria yang lebih spesifik menggunakan fitur
"Advanced Search" yang disediakan. Admin juga dapat mempermudah user untuk melakukan
pencarian dengan membuat "Search Template" sehingga user cukup memasukkan kriteria-kriteria
yang biasa dicari untuk suatu tipe dokumen tertentu. Setelah dilakukan pencarian, kriteria-kriteria
yang dimasukkan juga dapat disimpan untuk memudahkan pencarian berikutanya.
Built-in Document Viewer – menyediakan dokumen viewer yang terintegrasi dengan web browser
untuk dokumen gambar seperti .tiff, .jpg, .bmp dan .png, dokumen PDF, dan dokumen Microsoft
Office (DOC, XLS dan PPT) tanpa membutuhkan aplikasi native-nya. Built-in viewer ini juga
25. menyediakan kemampuan untuk user melakukan anotasi terhadap dokumen seperti highlights,
menambahkan coretan dan juga kata-kata.
Advanced Version Control – menyediakan mekanisme untuk menyimpan history (version) dari
dokumen sehingga dapat dilihat sejarah perubahan, user yang melakukan, dan waktu saat dilakukan
perubahan. Secara default, sistem akan selalu menampilkan versi dokumen yang terakhir sehingga
user akan selalu mengakses dokumen yang up-to-date.
26. Audit Trail - IBM Filenet sebagai suatu solusi enterprise menyediakan kemampuan untuk merekam
segala aktifitas/event yang terjadi pada seluruh dokumen yang disimpan, sebagai contoh proses
query, check-in/check-out/edit document, penghapusan dokumen dan lain sebagainya.
Pada audit trail akan disimpan informasi seperti aktivitas yang dilakukan, object yang diaudit, waktu dan
user yang melakukan aktivitas. Informasi audit ini kemudian dapat ditampilkan pada layar maupun
dalam bentuk report.
27. Scalable & Reliable - IBM Filenet sebagai leader dalam solusi Enterprise Content Management,
menyediakan skalabiltas yang tinggi mulai dari jumlah volume dokumen dan user yang kecil hingga
milyaran dokumen dengan ribuan user yang mengakses secara bersamaan. Hal ini dapat dicapai baik
dengan melakukan scale up (upgrade server) maupun scale out (dengan menambah jumlah server).
Data skalabilitas ini dapat dilihat pada dokumen benchmark yang telah dilakukan oleh IBM.
Flexible Architecture - IBM Filenet dapat dideploy menggunakan centralize architecture yang
terpusat maupun menggunakan distributed architecture dimana terdapat server yang berada di
cabang. Solusi IBM Filenet untuk distributed dapat dilakukan menggunakan konsep caching dimana
terdapat suatu cache server yang ada di cabang untuk menyimpan sementara semua dokumen dari
pusat sehingga dapat diakses menggunakan network lokal.
Bundled Solution - IBM Filenet Content Manager juga menyertakan beberapa sistem pendukung
lain yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan solusi Enterprise Content Management seperti:
- Database : IBM DB2
- Application Server : IBM Websphere Application Server
- Directory System : Tivoli Directory Services
Dengan keseluruhan sistem utama dan pendukung tersedia dalam suatu bundle solusi dari IBM,
maka akan diperoleh biaya pengadaan yang lebih rendah, deployment sistem lebih cepat dan
administrasi yang lebih mudah.
Platform Pengembangan - IBM Filenet sebagai suatu solusi ECM yang terbuka dan berbasis Service
Oriented Architecture (SOA) juga menyediakan framework, API dan web service (CMIS) untuk dapat
dikembangkan dan diintegrasikan dengan sistem lain. IBM Filenet juga mendukung pengembangan
dengan menggunakan bahasa pemrograman yang populer seperti Java dan Microsoft .NET dan
berada di kuadran Leader di Gartner untuk kategori Enterprise Content Management:
