Dokumen tersebut membahas tentang pentingnya koordinasi dalam kerja tim dan menggunakan teknologi informasi seperti Google Keep, Calendar dan Docs untuk memudahkan koordinasi antar anggota tim baik secara daring maupun luring."

1. Teknik Koordinasi
dan
Pemanfaatan Teknologi
Informasi

2. Apakah Koordinasi perlu?

3. Dalam kerja tim perlu koordinasi

4. Apakah Koordinasi itu ?
Koordinasi, menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Adalah perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga
peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling
bertentangan atau simpang siur.

5. Unsur-unsur Koordinasi

6. Perencanaan
• Waktu
• Tempat
• Personil
• Agenda
• Tujuan : Agar koordinasi berjalan dengan efektif dan efisien, dengan
mengetahui agenda selanjutnya, maka setiap pihak akan mampu
untuk mempersiapkan diri sebelumnya. Penetapan waktu juga hal
penting agar kegiatan dapat diarahkan sesuai waktu yang ada.
•

7. Menyamakan Persepsi
• Harus ada kesamaan persepsi antar tiap personil, mengenai tujuan
yang akan dicapai
• Tugas berbeda-beda tapi saling melengkapi dan saling mendukung,
untuk mencapai tujuan yang sama
Aku bukan
menamparmu
Aaaaa
Aku “toss” di wajahmu

8. Pemahaman materi
• Tiap anggota tim paham posisi dan tanggungjawabnya serta kaitannya
dengan pihak lain
• Terutama bagi pemimpin tim, harus bisa menentukan kebijakan pada
saat sesuatu terjadi di luar rencana
• Rencana Cadangan

9. Pemahaman materi dan arahan itu mutlak
dipahami...

10. Pemahaman materi itu penting....

11. Sikap terbuka dan saling menghargai
• Setiap anggota tim, berhak berpendapat
• Semua anggota tim wajib mentaati keputusan bersama, walaupun
kadang tidak sesuai dengan pendapat pribadinya.
• Di situlah diperlukan sikap saling terbuka. Sikap saling terbuka ini
diperlukan untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin
nantinya akan terjadi.

12. Minta umpan balik
• Umpan balik (feedback) adalah tanggapan yang diberikan oleh
seorang komunikan (penerima pesan) ketika seorang komunikator
(pemberi pesan) sedang menyampaikan pesannya.
• Untuk memastikan bahwa koordinasi yang kamu lakukan dapat
dipahami dengan benar dan diterima
• Untuk melihat berbagai celah dan kekurangan yang mungkin masih
ada
• Sehingga masih bisa dipersiapkan secara lebih matang

13. Penegasan dan motivasi
• Sangat penting sekali bagi kamu untuk mempertegas kembali segala
yang telah disepakati ketika dilakukan koordinasi
• Penegasan juga perlu dilakukan terhadap monitoring dan evaluasi
yang akan dilakukan
• Pemimpin juga harus mampu memotivasi agar setiap pihak yakin dan
terdorong untuk melaksanakannya

14. Komunikasi informal juga perlu
dibangun
• Pemimpin juga perlu melakukan komunikasi atau pendekatan yang
bersifat informal
• Membangun komunikasi informal akan dapat meningkatkan
kepercayaan dari anggota tim sehingga nyaman untuk bekerja sebagai
tim

15. Tujuan Koordinasi
• Meraih dan menjaga keefektifitasan organisasi
• Melakukan pencegahan terhadap timbulnya konflik
• Koordinasi berusaha untuk menciptakan dan menjaga agar suasana
dan tingkah laku yang ada saling merespon

16. Manfaat Koordinasi
• Mencapai KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, dan Simplifikasi)
supaya pencapaian tujuan organisasi diraih seefektif dan seefisien
mungkin.
• Menjadi problem solver pada setiap masalah dan konflik berbagai
pihak.
• Membantu pimpinan dalam mensinergikan dan mengintegrasikan
keberjalanan tugas-tugas yang dimiliki dengan pihak yang berkaitan
• Mendukung pimpinan untuk mensinergikan dan mengatur
perkembangan antara satu unit dengan unit lainnya.

17. Manfaat Koordinasi (lanjutan)
• Supaya pimpinan dapat mensinkronkan aktivitas fungsional dengan
berbagai tujuan setiap unit yang berbeda.
• Membagi pekerjaan kepada setiap unit agar tidak terjadi overlap.
• Mengembangkan dan Menjaga keharmonisan antar aktivitas yang
dilakukan baik fisik maupun non fisik dan juga dengan stakeholders
(pemangku kepentingan)
• Melakukan pencegahan akan timbulnya konflik internal dan eksternal.

18. Manfaat Koordinasi (lanjutan)
• Mencegah adanya pekerjaan kosong pada unit.
• Menghindari persaingan yang buruk.

19. Jenis-jenis Koordinasi :
1. Koordinasi Internal
Koordinasi intern dibedakan menjadi beberapa
kategori, yakni:
a. Koordinasi vertikal
Adalah koordinasi antara yang mengkoordinasi dengan yang
dikoordinasi secara struktural ada hubungan hierarki karena satu
dengan yang lainnya berada pada satu garis komando.

20. Jenis-jenis Koordinasi : (lanjutan)
b. Koordinasi horizontal
Yakni koordinasi fungsional yang mana yang mengkoordinasi
mempunyai tingkat eselon yang sama.
c. Koordinasi diagonal
yakni koordinasi fungsional yang mana yang mengkoordinasi
mempunyai kedudukan yang lebih tinggi tingkat eselonnya daripada
yang dikoordinasikan, tetapi satu dengan yang lainnya tidak berada
pada satu garis komando.

21. Jenis-jenis Koordinasi : (lanjutan)
2. Koordinasi Eksternal
Koordinasi intern dibedakan menjadi beberapa
kategori, yakni:
a. Koordinasi vertikal
Koordinasi yang dijalankan oleh seorang kepala wilayah yang
melakukan aktivitas pembangunan antar dinas ataupun antar
pimpinan dinas lain, seperti rapat, staf, rapat kerja dan rapat
pimpinan.

22. Jenis-jenis Koordinasi : (lanjutan)
b. Koordinasi horizontal
Yakni koordinasi fungsional yang mana yang mengkoordinasi
mempunyai tingkat eselon yang sama.
c. Koordinasi diagonal
yakni koordinasi yang mana seorang kepala atau pimpinan selalu
berhubungan dengan dinas lain yang diannggap ada hubungannya
atau keterkaitan dengan masalah pembangunan yang dijalankan
dalam wilatah kerjanya.

23. Teknologi informasi mempengaruhi kita semua..

25. ERA TEKNOLOGI INFORMASI
1800 1900 2000 now
Penemuan Mesin
Uap mendorong
munculnya kapal
uap, kereta api, dll
Penemuan listrik dan
assembly line yang
meningkatkan
produksi barang
Inovasi teknologi
informasi,
komersialiasi
personal computer,
dll.
Revolusi Industri ke-4
Kegiatan manufaktur
terintegrasi melalui
penggunaan
teknologi wireless
dan superpower TIK
secara masif
Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi
mendorong revolusi industri berjalan lebih cepat
100 Tahun 100 Tahun 18 Tahun

26. TRANSFORMASI BERUSAHA DI ERA REVOLUSI INDUSTRI
KE-4
Perusahaan telekomunikasi
terbesar di dunia, namun tidak
memiliki BTS dan jaringan FO
ribuan Km
Perusahaan Taxi yang tidak
memiliki Taxi
Media Massa dengan
Wartawan terbanyak di dunia
(Setiap pengguna adalah
wartawan)
Perusahaan bioskop yang tidak
memiliki gedung bioskop
Pusat perbelanjaan tanpa
bangunan maupun
toko/etalase fisik
Saat ini BANK punya teller
hampir sebanyak jumlah
nasabahnya

27. MOBILE: KONVERGENSI TEKNOLOGI DIGITAL BAGI KEMUDAHAN HIDUP
MANUSIA
Hiburan Jejaring sosial
Telekomunikasi
eBanking
Belanja Transportasi Rute
Ibadah
cuaca
Banyak urusan dapat diselesaikan melalui
teknologi di tangan manusia

28. Adaptasi dengan teknologi itu penting..

30. Tapi jangan sampai kita terimbas dampak
negatif dari penggunaan teknologi di kehidupan
sehari-hari

32. WARGANET (netizen) INDONESIA
Separo lebih
warga negara
indonesia,
adalah
warganet

33. Berdasarkan Usia

34. Warganet suka ngobrol…sedang berkoordinasi ?
1 group chat di whatsapp bisa
menampung 256 orang
1 group chat di telegram bisa
menampung 30.000 orang
*Jumlah penduduk
Kecamatan
Tanggunggunung = 26.104
jiwa, bisa ditampung hanya
1 group chat di telegram….
*sumber = Dispendukcapil, 2018

35. Pemanfaatan Teknologi Informasi Aplikasi untuk
membantu koordinasi
Baik oleh anggota yang sedang bertugas di luar kantor, maupun
yang sedang bertugas di dalam kantor, karena ada di web dan di
android.
Beberapa aplikasi yang bisa dimanfaatkan adalah :
Google Keep Google Calendar Google Docs

36. Google Keep
Adalah aplikasi pembuat catatan,
yang bisa berupa :
• Daftar Tugas (Task List)
• Catatan Tangan (Drawing Note)
• Catatan Suara (Audio Note)
• Catatan Foto (Photo Note)
• Atau Catatan Gabungan (Mixed Note)

37. Google Calendar
Adalah aplikasi manajemen waktu
dan penjadwalan, berupa :
• Tujuan (Goal)
• Pengingat (Reminder)
• Acara (Event)

38. Google Docs
Adalah aplikasi untuk membuat, mengedit
dan membagikan dokumen.
Atau kita lebih mengenal Microsoft Word
pada Aplikasi Komputer.

39. Proof of concept (PoC) Time...
SAATNYA MENCOBA........

40. “Setiap langkah BESAR, selalu dimulai dari langkah Pertama”

41. Terimakasih
Oleh : Ahmad Muzaki
Kasi Pengembangan Aplikasi
Dinas Kominfo Tulungagung