Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013

Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 1
DAFTAR ISIDAFTAR ISIDAFTAR ISIDAFTAR ISI
I. Pokok Pokok Kepegawaian ................................................................. 3
II. Keanggotaan PNS Sebagai Anggota Korpri ........................................... 8
III. Sistem Pembinaan Pegawai Negeri Sipil............................................... 11
IV. Mutasi Kepegawaian ..........................................................................14
V. Formasi Pegawai Negeri Sipil..............................................................15
VI. Analisis Jabatan................................................................................. 23
VII. Analisis Beban Kerja ...........................................................................31
VIII. Konversi NIP..................................................................................... 38
IX. Kartu PNS Elektronik (KPE)................................................................ 43
X. Dokumen Tata Naskah Kepegawaian................................................. 46
XI. Buku Penjagaan Administrasi Kepegawaian ........................................ 50
XII. Pengadaan Pegawai Negeri Sipil..........................................................51
XIII. Pengangkatan menjadi CPNS ............................................................. 56
XIV. Pengangkatan CPNS Menjadi PNS...................................................... 59
XV. Mutasi Antar Daerah/Pindah Wilayah Kerja (PWK)............................. 62
XVI. Pendidikan dan Pelatihan Pegawai..................................................... 63
XVII. Administrasi Belajar........................................................................... 67
XVIII. Ujian Dinas ....................................................................................... 72
XIX. Ujian Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah........................................ 75
XX. Pengangkatan dan Pemberhentian Dalam Jabatan Struktural............... 78
XXI. Komisi Kepegawaian Negara dan BAPERJAKAT.................................. 84
XXII. Tunjangan Jabatan............................................................................ 86
XXIII. Pemberhentian dari dan Pengaktifan Kembali dalam Jabatan Organik . 87
XXIV. Pengangkatan dan Pemberhentian Dalam Jabatan Fungsional ............. 89
XXV. Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS ................................................. 97
XXVI. Penilaian Kinerja PNS ........................................................................ 111
XXVII. Penghargaan dan Tanda Jasa Satya Lancana Karya Satya.................... 117
XXVIII. Kenaikan Pangkat PNS...................................................................... 119
XXIX. Peninjauan Masa Kerja (PMK)...........................................................129
XXX. Kenaikan Gaji Berkala (KGB) ............................................................133
XXXI. Penggajian PNS................................................................................135
XXXII. Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP) ............................142
XXXIII. Kesejahteraan Pegawai .....................................................................143
XXXIV. BAPERTARUM / TAPERUM PNS ......................................................145
XXXV. KARIS / KARSU PNS.........................................................................150
XXXVI. Kartu Pegawai (KARPEG)..................................................................152
XXXVII. Kartu TASPEN..................................................................................153
XXXVIII. Asuransi Kesehatan (ASKES) ..............................................................154
XXXIX. Cuti Pegawai Negeri Sipil..................................................................157
XL. Disiplin Pegawai Negeri Sipil.............................................................162
XLI. Ijin Perkawinan dan Perceraian bagi PNS...........................................175
XLII. Uji Kesehatan...................................................................................179
XLIII. Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil ................................................. 181
XLIV. Pensiun Pegawai Negeri Sipil ............................................................187
XLV. Tabungan Hari Tua dan Dana Pensiun ..............................................195
XLVI. Audit kepegawaian.......................................................................... 202

I. POKOK POKOK KEPEGAWAIAN
A. UMUM
Pegawai Negeri sebagai unsur aparatur negara dan abdi masyarakat, mempunyai
peran yang amat penting dalam rangka menciptakan masyarakat madani yang taat
hukum, berperadaban modern, demokratis, makmur, adil, dan bermoral tinggi yang
menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan
kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang Undang
Dasar Tahun 1945. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan yang dicita-
citakan oleh bangsa Indonesia.
Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang
berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional dan bertanggung jawab
dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan, serta bersih dan
bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme.
B. PENGERTIAN PEGAWAI NEGERI
1) Menurut UU Nomor 8 Tahun 1974 jo UU Nomor 43 tahun 1999 tentang
Pokok-Pokok Kepegawaian dijelaskan pengertian Pegawai Negeri Sipil adalah
setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang
ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam
suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2) Pegawai Negeri Sipil adalah mereka yang :
a. Bekerja pada Departemen, Lembaga Pemerintah Non Departemen
(LPND), Sekretariat Lembaga Negara, instansi vertikal di Daerah
Provinsi/Kabupaten/ Kota, Kepaniteraan Pengadilan, instansi TNI dan
Kepolisian;
b. Bekerja pada Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota;
c. Diperbantukan atau dipekerjakan pada Daerah Otonom dan organisasi
yang menyelenggarakan pelayanan publik lainnya;
d. Menyelenggarakan tugas negara lainnya, seperti hakim pada Pengadilan
Negeri, Pengadilan Tinggi dan lain sebagainya;
e. Gajinya dibebankan pada APBN atau APBD.
3) Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan
mengangkat, memindahkan dan memberhentikan Pegawai Negeri
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
4) Pejabat yang berwajib adalah pejabat yang karena jabatan atau tugasnya
berwenang melakukan tindakan hukum berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku;
5) Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga tinggi negara
sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar 1945 dan Pejabat
Negara lainnya yang ditentukan oleh Undang-Undang. Pejabat Negara terdiri
atas:
a. Presiden dan Wakil Presiden;
b. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Majelis Permusyawaratan Rakyat;
c. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat;
d. Ketua, Wakil Ketua, Ketua Muda dan Hakim Agung pada Mahkamah
Agung, serta Ketua, Wakil Ketua dan Hakim pada semua Badan
Peradilan;
e. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Dewan Pertimbangan Agung;
f. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Badan Pemeriksa Keuangan;
g. Menteri dan jabatan yang setingkat Menteri;
h. Kepala Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri yang berkedudukan
sebagai Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh,
i. Gubernur dan Wakil Gubernur;
j. Bupati/Walikota dan Wakil Bupati/Wakil Walikota; dan
k. Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang.
6) Jabatan Negeri adalah jabatan dalam bidang eksekutif yang ditetapkan
berdasarkan peraturan perundang-undangan, termasuk didalamnya jabatan
dalam kesekretariatan lembaga tertinggi atau tinggi negara dan kepaniteraan
pengadilan.
7) Jabatan Karier adalah jabatan struktural dan fungsional yang hanya diduduki
Pegawai Negeri Sipil setelah memenuhi syarat yang ditentukan.
8) Jabatan Organik adalah jabatan negeri yang menjadi tugas pokok pada suatu
organisasi pemerintah.
9) Manajemen PNS adalah keseluruhan upaya-upaya untuk meningkatkan
efisiensi, efektivitas dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi
dan kewajiban kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan,
pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan
dan pemberhentian.
10) Urutan Pejabat Negara tersebut tidak berarti menunjukkan tingkatan
kedudukan dari pejabat tersebut. Pegawai Negeri yang diangkat menjadi
Pejabat Negara diberhentikan dari jabatan organiknya selama menjadi
Pejabat Negara tertentu tidak kehilangan statusnya sebagai Pegawai Negeri
C. JENIS PEGAWAI NEGERI
Sebagaimana dinyatakan dalam Undang Undang No. 8 tahun 1974 jo Undang
Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian dinyatakan
bahwa Pegawai Negeri Sipil terdiri dari : (1) Pegawai Negeri Sipil (PNS); (2) Anggota
Tentara Nasional Indonesia (TNI); dan (3) Anggota Kepolisian Negara Republik
Indonesia (POLRI).

Pegawai Negeri Sipil (PNS) sendiri terdiri dari : (1) Pegawai Negeri Sipil Pusat; dan
(2) Pegawai Negeri Sipil Daerah.
Pegawai Negeri Sipil Pusat adalah Pegawai Negeri yang gajinya dibebankan kepada
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan bekerja pada Departemen,
Lembaga Pemerintah Non Departemen, Kesekretariatan Lembaga Tinggi Negara,
Instansi Vertikal di Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota, Kepaniteraan Pengadilan, atau
bekerja menyelenggarakan tugas negara lainnya.
Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah Pegawai Negeri yang bekerja di Daerah
Provinsi/Kabupaten/Kota yang gajinya dibebankan kepada Anggaran Pendapatan
dan Belanja Daerah (APBD) dan bekerja pada instansi Pemerintah Daerah, atau
dipekerjakan diluar instansi induknya.
Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah dapat diperbantukan di
luar instansi induk, dan gajinya dibebankan pada instansi yang menerima
perbantuan.
D. KEDUDUKAN DAN NETRALITAS PNS
PNS berkedudukan sebagai unsur aparatur negara yang bertugas untuk memberikan
pelayanan kepada masyarakat secara profesional, jujur, adil dan merata dalam
penyelenggaraan tugas negara, pemerintahan dan pembangunan (UU Nomor 43
tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian). Dalam rangka mewujudkan
profesionalitas PNS sebagai unsur aparatur negara, maka netralitas PNS harus dijaga
dari pengaruh semua golongan dan partai politik serta tidak diskriminatif dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Untuk menjamin netralitas PNS maka PNS dilarang menjadi anggota dan/atau
pengurus partai politik. Hal ini secara tegas diatur dalam PP Nomor 5 Tahun 1999 jo
PP Nomor 12 Tahun 1999 tentang PNS yang menjadi anggota Partai Politik. Dalam
menjalankan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya sebagai aparatur negara dan
pelayan publik, PNS harus memiliki kebebasan dari pengaruh-pengaruh eksternal
(seperti pengaruh dari partai politik tertentu). Ketiadaan pengaruh eksternal ini
dimaksudkan agar PNS dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara
lebih demokratis sehingga hasil pelaksanaan pekerjaannya tidak hanya
menguntungkan salah satu pihak tertentu saja. Hal ini juga dimaksudkan untuk lebih
memperjelas garis akuntabilitas PNS.
Agar terbebas dari pengaruh eksternal tersebut, secara fungsional dan organisasional
PNS harus dijamin hak-hak politiknya, misalnya dalam menentukan pilihan partai
politik dalam pemilihan umum. Namun, perlu dibatasi jika yang bersangkutan ikut
aktif dalam kepengurusan suatu partai politik baik langsung maupun tidak langsung.
Kenetralan (netralitas) PNS merupakan karakter dan bentuk pelayanan yang
diberikan oleh PNS kepada pejabat politik manapun, baik dari partai yang berkuasa
maupun dari partai yang tidak berkuasa. Keberadaan PNS yang netral idealnya tidak
akan mengurangi kualitas dari pelayanan yang diberikan kepada semua pejabat
politik baik dari politik yang memerintah maupun yang kalah.
Mengenai keanggotaan PNS dalam suatu partai politik telah diatur secara tegas
dalam PP Nomor 5 Tahun 1959 jo PP Nomor 12 Tahun 1999 tentang Perubahan
atas PP Nomor 5 Tahun 1999 tentang PNS yang menjadi Anggota Partai Politik.
Adapun inti dari materi dalam PP tersebut adalah:
1) Sebagai aparatur negara, abdi negara, dan abdi masyarakat dalam
menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan, maka PNS harus
bersikap netral dan menghindari penggunaan fasilitas negara untuk golongan
tertentu. Selain itu juga dituntut tidak diskriminatif khususnya dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat;
2) PNS yang telah menjadi anggota atau pengurus parpol pada saat PP ini
ditetapkan dianggap telah melepaskan keanggotaan dan/atau
kepengurusannya (hapus secara otomatis);
3) PNS yang tidak melaporkan keanggotaan dan/atau kepengurusannya dalam
partai politik, diberhentikan tidak dengan hormat sebagai PNS;
4) PNS yang ingin menjadi anggota atau pengurus harus mengajukan
permohonan kepada atasan langsungnya.
5) PNS yang mengajukan permohonan sebagai anggota dan/atau pengurus
partai politik diberikan uang tunggu selama satu tahun. Dalam satu tahun
apabila tetap ingin menjadi anggota atau pengurus partai politik, maka yang
bersangkutan diberhentikan dengan hormat dan mendapat hak pensiun bagi
yang telah mencapai Batas Usia Pensiun (BUP).
E. KEWAJIBAN DAN HAK PNS
1. KEWAJIBAN
Setiap Pegawai Negeri Sipil wajib setia dan taat sepenuhnya kepada:
1) Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, Negara dan Pemerintah Indonesia;
2) Menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dalam Negara Kesatuan Republik
Indonesia;
3) Mentaati segala peraturan perundang-undangan yang berlaku dan
melaksanakan tugas kedinasan yang dipercayakan kepadanya dengan penuh
pengabdian, kesadaran dan tanggungjawab;
4) Menyimpan rahasia jabatan (Pasal 6 UU Nomor 8 Tahun 1974);
5) Mengucapkan Sumpah/Janji (Pasal 26 UU Nomor 43 Tahun 1999);
6) Mentaati kewajiban dan menjauhkan diri dari larangan sebagaimana
ditetapkan dalam Peraturan Disiplin PNS dan peraturan pelaksanaannya.

2. HAK
Agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan akuntabel,
maka setiap PNS diberikan hak sebagai berikut:
1) Memperoleh gaji yang adil dan layak sesuai dengan beban pekerjaan dan
tanggung jawabnya (pasal 7 ayat (1) UU No. 43 Tahun 1999 atau pasal 7 UU
No. 8 Tahun 1974);
2) Memperoleh cuti (pasal 8 UU No. 8 Tahun 1974). Cuti PNS sebagaimana
diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1976, terdiri dari :
a. cuti tahunan;
b. cuti besar;
c. cutu sakit;
d. cuti bersalin;
e. cuti karena alasan penting;
f. cuti di luar tanggungan negara.
Yang dimaksud dengan cuti Pegawai Negeri Sipil adalah keadaan tidak masuk
kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu dan dikeluarkan/diberikan
oleh pejabat yang berwenang seperti Pimpinan Lembaga Tertinggi/Negara,
Menteri, Jaksa Agung, Kepala Lembaga Pemerintahan Non-Departemen,
Pimpinan Sekretariat Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara dan pejabat lain yang
ditentukan oleh Presiden.
3) Memperoleh perawatan bagi yang tertimpa kecelakaan dalam dan karena
menjalankan tugas kewajiban (Pasal 9 UU Nomor 8 Tahun 1974);
4) Memperoleh tunjangan bagi yang menderita cacat jasmani dan rohani dalam
dan karena menjalankan tugas kewajibannya yang mengakibatkan tidak
dapat bekerja lagi dalam jabatan apapun juga;
5) Memperoleh uang duka bagi keluarga PNS yang tewas (Pasal 9 UU Nomor 8
Tahun 1974);
6) Memperoleh pensiun bagi yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan;
7) Menjadi peserta TASPEN, berdasarkan PP Nomor 10 Tahun 1963;
8) Menjadi peserta ASKES, berdasarkan Keputusan Presiden Tahun 1977;
9) Menjadi peserta TAPERUM, berdasarkan KEPRES Nomor 64 Tahun 1994.
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Keanggotaan PNS Sebagai Anggota Korpri 8
II. KEANGGOTAAN PNS SEBAGAI ANGGOTA KORPRI
Pegawai Republik Indonesia sudah ada sejak kemerdekaan Indonesia
diproklamirkan, secara resmi dinyatakan bahwa semua bekas pegawai pemerintah
tentara pendudukan Jepang dijadikan pegawai Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Untuk menghimpun dan membina seluruh Pegawai Republik Indonesia tersebut
khususnya di luar kedinasan, pemerintah membentuk satu-satunya wadah yaitu
KORPRI. Korps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI) dibentuk dengan Keputusan
Presiden Nomor 82 Tahun 1971, tanggal 29 Nopember 1971. Tujuannya adalah
untuk lebih meningkatkan pengabdian Pegawai Negeri Sipil dalam mengisi
kemerdekaan dan pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
Langkah berikutnya dalam rangka menyatukan gerak langkah PNS agar tidak
terpecah belah adalah dengan ditetapkannya PP Nomor 20 Tahun 1976 tentang
Keanggotaan PNS dalam Partai Politik dan Golongan Karya. Dalam penjelasan
umum PP tersebut dinyatakan bahwa PNS bukan saja unsur aparatur negara, tetapi
juga sebagai abdi negara dan abdi masyarakat, yang hidup di tengah-tengah
masyarakat dan bekerja untuk kepentingan masyarakat. Oleh sebab itu dalam
melaksanakan pembinaan, PNS bukan saja dilihat dan diperlakukan sebagai aparatur
negara tetapi juga harus dilihat dan diperlakukan sebagai warga negara.
Dengan demikian maka kesetiaan dan ketaatan PNS sepenuhnya berada di bawah
pimpinan pemerintah, agar terjamin kesatuan pimpinan dan garis pimpinan yang
jelas dan tegas. Oleh karena itu keanggotaan PNS dalam Partai Politik tidak boleh
mengurangi kesetiaan dan ketaatan penuh PNS yang bersangkutan kepada Pancasila,
UUD tahun 1945, Negara, dan Pemerintahan, serta tidak boleh mengganggu
kelancaran pelaksanaan tugasnya.
Pada MUNAS Pertama KORPRI yang diselenggarakan pada tahun 1978 melahirkan
doktrin KORPRI yang disebut “BHINNEKA KARYA ABDI NEGARA” yang artinya
walaupun anggota KORPRI melaksanakan berbagai bidang dengan jenis karya yang
beraneka ragam tetapi tetap dalam rangka pelaksanaan pengabdian kepada bangsa,
negara dan masyarakat Indonesia.
Memperhatikan kenyataan selama Orde Baru, di mana KORPRI digunakan sebagai
kendaraan politik, maka dalam Munas KORPRI terakhir yang dilaksanakan bulan
Februari 1999 telah terjadi perubahan orientasi KORPRI. Hal ini tampak dalam
perubahan Anggaran Dasar yang telah ditetapkan melalui Keputusan Musyawarah
Nasional ke-5 KORPRI Nomor Kep-03/Munas/1999 tentang Perubahan AD/ART
KORPRI yang ditegaskan kembali dalam Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 2000
tentang Pengesahan Perubahan Anggaran Dasar KORPRI sebagai pengganti Keppres
sebelumnya sebagaimana terdapat dalam Kepres Nomor 63 Tahun 1994 tentang
Pengesahan Anggaran Dasar KORPRI. Perubahan mendasar dalam AD/ART KORPRI
adalah dalam hal fungsi dan tujuan KORPRI.

A. FUNGSI KORPRI
Dalam pasal 6 dinyatakan, bahwa fungsi KORPRI adalah sebagai berikut:
1) Pelopor dalam meningkatkan kesejahteraan dan profesionalisme anggota;
2) Melindungi dan mengayomi para anggota;
3) Penyalur kepentingan para anggotanya;
4) Pendorong dalam meningkatkan taraf hidup sosial ekonomi masyarakat dan
lingkungannya;
5) Pelopor dalam menyukseskan program pembangunan nasional;
6) Mitra kerja yang aktif sebagai organisasi pekerja dalam proses pengambilan
keputusan dan kebijakan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
B. TUJUAN KORPRI
Berdasarkan fungsi di atas, yang menjadi tujuan dibentuknya KORPRI adalah:
1) Mewujudkan pelaksanaan peraturan perundang-undangan Pegawai RI serta
menjamin perlindungan hak-hak Pegawai RI guna mencapai ketenangan dan
kelangsungan kerja usaha untuk meningkatkan taraf hidup, kecerdasan, dan
kesejahteraan Pegawai RI beserta keluarganya;
2) Menghimpun dan menyatukan Pegawai RI untuk mewujudkan rasa setia
kawan dan tali persaudaraan antara sesama pegawai RI.
C. USAHA-USAHA KORPRI
Dalam rangka mencapai tujuan, KORPRI melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
1) Meningkatkan peran serta anggota KORPRI dalam pembangunan nasional
untuk mewujudkan cita-cita proklamasi 17 Agustus 1945;
2) Memperjuangkan terciptanya dan terlaksananya peraturan perundangan
untuk mewujudkan kesejahteraan dan perlindungan hak-hak Pegawai
Republik Indonesia pada umumnya dan anggota KORPRI pada khususnya;
3) Mengadakan upaya-upaya untuk mempertinggi mutu pengetahuan,
keterampilan bidang pekerjaan dan atau profesi serta kemampuan organisasi;
4) Bekerjasama dengan badan pemerintah dan swasta serta organisasi-organisasi
lain didalam dan di luar negeri untuk melaksanakan usaha-usaha yang tidak
bertentangan dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga;
5) Memperjuangkan anggota untuk memperoleh kesempatan yang sama dalam
mengembangkan karir sesuai dengan kemampuan masing-masing;
6) Membina korps dalam mewujudkan kesatuan pola pikir, ucapan, dan
tindakan, serta pengembangan mental dan rohani yang baik.
Keanggotaan KORPRI adalah mencakup seluruh Pegawai Republik Indonesia sesuai
dengan bidang tugas masing-masing.
D. SUSUNAN ANGGOTA KORPRI
Susunan organisasi KORPRI secara vertikal adalah sebagai berikut:
1) Tingkat nasional meliputi seluruh wilayah Republik Indonesia yang dipimpin
oleh Dewan Pengurus Pusat untuk kemudian disingkat DPP KORPRI;
2) Tingkat provinsi dipimpin oleh Dewan Pengurus Daerah atau DPD KORPRI;
3) Tingkat Kabupaten dipimpin oleh Dewan Pengurus Cabang atau DPC
KORPRI;
4) Tingkat Kecamatan dipimpin oleh Dewan Pengurus Anak Cabang atau DPAC;
5) Tingkat desa/kelurahan dipimpin oleh pengurus ranting.
E. PANCA PRASETYA KORPRI
"Kami anggota KORPS Pegawai Republik Indonesia, adalah insan yang beriman dan
bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berjanji:
1) Setia dan taat kepada Negara Kesatuan dan Pemerintah Republik Indonesia,
yang berdasarkan Panca sila dan Undang-Undang Dasar 1945;
2) Menjunjung tinggi kehormatan bangsa dan negara serta memegang teguh
rahasia jabatan dan rahasia negara;
3) Mengutamakan kepentingan negara dan masyarakat di atas kepentingan
pribadi dan golongan;
4) Memelihara persatuan dan kesatuan bangsa serta kesetiakawanan KORPS
Pegawai Republik Indonesia;
5) Menegakkan kejujuran, keadilan dan disiplin serta meningkatkan
kesejahteraan dan profesionalisme.

Manajemen Administrasi Kepegawaian | Sistem Pembinaan Pegawai Negeri Sipil 11
III. SISTEM PEMBINAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL
Untuk menjamin penyelengaraan tugas pemerintahan dan pembangunan secara
berdayaguna dan berhasilguna, serta untuk mewujudkan PNS yang profesional,
bertanggungjawab, jujur dan adil.
Manajemen pembinaan dilakukan berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier
yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja.
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu dan keterampilan serta untuk memupuk
kegairahan kerja, kebijaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil yang dilaksanakan
mencakup penetapan norma, standar, prosedur, formasi, pengangkatan,
pengembangan kualitas sumberdaya PNS, pemindahan, gaji, tunjangan
kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban dan kedudukan hukum.
Untuk menjamin kelancaran penyelenggaraan kebijaksanaan manajemen Pegawai
Negeri Sipil, Badan Kepegawaian Negara (BKN) bertugas dan bertanggungjawab
terhadap kelancaran penyelenggaraan pembinaan Pegawai Negeri Sipil yang
mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya Pegawai Negeri Sipil
dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan dan
pemeliharaan informasi kepegawaian, mendukung perumusan kebijaksanaan
kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil serta memberikan bimbingan teknis kepada unit
organisasi yang menangani kepegawaian pada Instansi Pemerintah Pusat dan
Pemerintah Daerah.
A. SISTEM PEMBINAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL.
Pembinaan PNS adalah setiap upaya yang dilakukan oleh instansi terhadap seluruh
pegawai, baik yang memangku jabatan struktural maupun fungsional agar dapat
melaksanakan tugasnya sesuai dengan harapan instansi.
Pembinaan PNS dilaksanakan secara menyeluruh, yaitu pengaturan pembinaan yang
berlaku bagi semua PNS Pusat maupun Daerah, untuk menjamin terwujudnya
keserasian pembinaan dalam rangka meningkatkan dayaguna dan hasilguna yang
sebesar-besarnya.
Sistem pembinaan karier bagi Pegawai Negeri Sipil digolongkan dalam 2 (dua)
kategori, yaitu pembinaan karir terbuka dan pembinaan karir tertutup selain itu juga
dikenal sistem pembinaan berdasarkan prestasi kerja.
1. Sistem Karir Terbuka
Suatu sistem kepegawaian dimana untuk menduduki suatu jabatan yang lowong
dalam suatu unit organisasi, berlaku untuk setiap warga negara yang memiliki
kecakapan, keahlian dan pengalaman yang diperlukan untuk jabatan itu.
2. Sistem Karir Tertutup
Suatu sistem kepegawaian dimana suatu jabatan yang lowong dalam suatu unit
organisasi, hanya dapat diduduki oleh pegawai yang ada dalam organisasi itu tidak
boleh diduduki oleh orang dari luar organisasi.
Sistem karier tertutup dibagi dalam dua arti, yaitu:
1) Sistem karier tertutup dalam arti Departemen/Lembaga/Provinsi/Kabupaten/
Kota Artinya jabatan yang lowong hanya dapat diduduki oleh pegawai dari
Departemen/Lembaga/Provinsi/Kabupaten/Kota setempat, dan tidak boleh
diisi oleh pegawai di luar Departemen/Lembaga/Provinsi/Kabupaten/Kota
lain.
2) Sistem karier tertutup dalam arti Negara. Artinya jabatan-jabatan yang ada
dalam organisasi pemerintah hanya dapat diduduki oleh pegawai yang ada
dalam organisasi pemerintah saja. Dalam sistem karier tertutup dalam arti
negara, setiap PNS dimungkinkan untuk pindah dari Departemen/Lembaga/
Provinsi/Kabupaten/Kota yang satu ke Departemen/ Lembaga/Provinsi/
Kabupaten/Kota yang lain atau sebaliknya, terutama untuk menduduki
jabatan yang bersifat manajerial.
3. Sistem Prestasi kerja
Suatu sistem kepegawaian dimana untuk pengangkatan seseorang Pegawai Negeri
Sipil dalam suatu jabatan bukan saja didasarkan atas kecakapan, keahlian,
pengalamannya tetapi lebih didasarkan pada prestasi kerja yang harus dapat
dibuktikan secara nyata.
Sesuai dengan ketentuan pasal 12 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999,
pembinaan Pegawai Negeri Sipil dilaksanakan perpaduan antara sistem prestasi kerja
dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja.
B. INSTANSI YANG TERKAIT DALAM PEMBINAAN PNS
Instansi yang secara fungsional terkait dalam Pembinaan Pegawai Negeri Sipil
adalah:
1) Presiden Republik Indonesia, sebagai Kepala Pemerintahan memegang
kebijaksanaan pembinaan Pegawai Negeri Sipil secara menyeluruh;
2) Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi membantu
Presiden dalam penetapan kebijaksanaan pendayagunaan aparatur negara;
3) Badan Kepegawaian Negara, bertugas menyelenggarakan dan
bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan manajemen pembinaan PNS;
4) Lembaga Administrasi Negara, bertanggungjawab dalam penyelenggaraan
pendidikan dan pelatihan Pegawai Negeri Sipil;
5) Departemen Keuangan, bertanggungjawab dalam pengelolaan anggaran
belanja Pegawai Negeri Sipil;

6) Departemen Kesehatan bertanggung jawab dalam penyelenggaaraan
pemeliharaan kesehatan Pegawai Negeri Sipil;
7) Badan Pertimbangan Kepegawaian, yang dibentuk dengan Keputusan
Presiden Nomor 67 Tahun 1980 bertugas:
a. Memeriksa dan mengambil keputusan mengenai keberatan yang
diajukan oleh Pegawai Negeri Sipil golongan ruang IV/a ke bawah yang
dijatuhi hukuman disiplin pemberhentian dengan hormat tidak atas
permintaan sendiri sebagai PNS dan pemberhentian dengan tidak
hormat sebagai PNS.
b. Memberikan pertimbangan kepada Presiden mengenai usul penjatuhan
hukuman disiplin pemberhentian dgn hormat tidak atas permintaan
sendiri sebagai PNS dan pemberhentian tidak dengan hormat sebagai
PNS untuk gol/ruang IV/b ke atas serta pembebasan dari jabatan
struktural eselon I.
8) Perusahaan Umum (PERUM) Husada Bhakti bertugas menyelenggarakan
pemeliharaan kesehatan PNS dan penerima pensiun beserta anggota
keluarganya sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1984 jo
Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1984.
9) Persero Tabungan Asuransi Pegawai Negeri SipiI (TASPEN),
menyelenggarakan asuransi sosial PNS termasuk dana pensiun dan tabungan
hari tua.
10) Tabungan Pemilikan Rumah (TAPERUM).
11) Korps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI) sebagai satu-satunya wadah
pembinaan Pegawai Negeri Sipil di luar kedinasan.
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Mutasi Kepegawaian 14
IV. MUTASI KEPEGAWAIAN
A. PENGERTIAN
Mutasi kepegawaian adalah segala perubahan mengenai seseorang PNS, seperti
pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, pemensiunan, perubahan susunan
keluarga dan lain-lain.
B. RUANG LINGKUP MUTASI KEPEGAWAIAN
Ruang Lingkup Mutasi Kepegawaian meliputi:
1) Mutasi Pegawai Baru
2) Mutasi CPNS : Pengangkatan CPNS
3) Mutasi PNS : a. Pengangkatan PNS
b. Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS
c. Karpeg (Kartu Pegawai)
4) Mutasi Diklat :
a. Diklat Prajabatan
b. Diklat dalam jabatan : Diklatpim, Diklat Fungsional, Diklat Teknis
5) Mutasi Pendidikan : a. Peningkatan Pendidikan
b. Tugas Belajar
6) Mutasi Jabatan
a. Pengangkatan dalam jabatan
b. Pembebasan dari Jabatan Organik
7) Mutasi Keluarga : Karis/Karsu/Anak/Perkawinan/Perceraian
8) Mutasi Penghargaan
9) Mutasi Hukuman Disiplin
10) Mutasi Pindah Wilayah Kerja
11) Mutasi Pindah Instansi
12) Mutasi Peninjauan Masa Kerja
13) Mutasi Kenaikan Pangkat
14) Mutasi Pemberhentian
15) Mutasi Pensiun
16) Mutasi Pengujian Kesehatan
17) Mutasi Status Kepegawaian:
a. Aktif
b. CLTN (Cuti diLuar Tanggungan Negara), Pengaktifan kembali setelah CLTN
c. Pemberhentian Sementara
d. Penerima Uang Tunggu
e. Pembebasan Sementara dari Jabatan Organik
f. Prajurit Wajib
g. Pejabat Negara
h. Kepala Desa
i. Izin Perceraian dan Perkawinan
j. Tugas Belajar
k. Sedang dalam proses banding ke BAPEK
l. Masa Persiapan Pensiun
m. Titipan

Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 15
V. FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL
A. PENGERTIAN
Berdasarkan Pasal 15 UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 43 Tahun 1999,
dinyatakan bahwa "jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan
ditetapkan dalam formasi". Dan, Formasi tersebut ditetapkan untuk jangka
waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus
dilaksanakan.
Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai
Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi negara untuk
mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Formasi
ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban
kerja yang harus dilaksanakan.
Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, organisasi
harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan itu. Karena tugas pokok dapat
berkembang dari waktu ke waktu, maka jumlah dan mutu PNS yang
diperlukan harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok.
Perkembangan tugas dapat mengakibatkan makin besarnya jumlah PNS yang
diperlukan.
Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan
Organisasi Pemerintah Pusat.
Formasi PNS Daerah adalah formasi PNS yang bekerja pada suatu satuan
Organisasi pemerintah Daerah.
Analisis Jabatan adalah proses, metoda dan teknik untuk memperoleh data
jabatan, serta mengolahnya menjadi informasi jabatan.
Informasi Jabatan adalah uraian tentang hasil analisa jabatan yang berupa
uraian jabatan dan peta jabatan.
Uraian Jabatan adalah uraian tentang hasil analisis jabatan yang berisi
informasi tentang nama jabatan, kode, unit organisasi ikhtisar jabatan, uraian
tugas, bahan kerja, perangkat kerja, hasil kerja, tanggung jawab, wewenang,
nama jabatan yang berada dibawahnya, korelasi jabatan, kondisi lingkungan
kerja, resiko bahaya, syarat jabatan dan informasi jabatan lainnya.
Peta Jabatan adalah susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan
fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat
yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi.
Penyediaan pegawai adalah upaya suatu satuan organisasi Negara untuk
mencari, mendapatkan dan mengembangkan pegawai sesuai dengan standar,
kualifikasi dan kompetensi jabatan dalam rangka memenuhi kebutuhan suatu
satuan organisasi negara.
Tujuan penetapan formasi adalah agar setiap satuan organisasi negara
mempunyai jumlah dan mutu pegawai sesuai dengan beban kerja dan
tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.
B. DASAR HUKUM
1) Undang Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok Pokok Kepegawaian
sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999
2) Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai
Negeri Sipil Juncto Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang
Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang
Formasi Pegawai Negeri Sipil.
3) Surat Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 26 Tahun 2004
Tanggal 6 Mei 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 97 Tahun
2000 tentang Formasi PNS sebagaimana diubah dengan PP Nomor 54
Tahun 2003.
4) Keputusan Presiden yang mengatur tentang Organisasi dan Tata Kerja
Instansi yang bersangkutan.
C. PERENCANAAN PEGAWAI
Perencanaan pegawai merupakan peramalan kebutuhan pegawai pada masa yang
akan datang dari berbagai jenis pekerjaan. Peramalan pengadaan pegawai pada saat
ini dan masa yang akan datang dengan berbagai jenis pekerjaan atas dasar tuntutan
organisasi. Peramalan pengadaan pegawai baik untuk keperluan saat sekarang
maupun yang akan datang berarti menentukan jumlah pegawai yang diperlukan
dengan berbagai kualifikasi atau latar belakang pendidikan yang dibutuhkan.
Peramalan kebutuhan pegawai secara umum mendasarkan pada permintaan dan
unit-unit yang ada dalam organisasi, mendasarkan pada analisis beban kerja
organisasi dan ketersediaan anggaran.
Peramalan pengadaan kebutuhan pegawai untuk memenuhi kebutuhan jangka
pendek dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan teknik peramalan jangka
pendek dengan mendasarkan pada ketersediaan anggaran dari beban kerja yang
ada. Sedangkan teknik peramalan jangka panjang dapat dilakukan dengan
menggunakan beberapa teknik, seperti: mendengar dari orang-orang ahli;
mendasarkan pada permintaan dari unit-unit; dan menggunakan berbagai analisis
yang ada, misalnya menggunakan analisis trend.
Secara empiris, dalam perencanaan kepegawaian dimulai dari inventarisasi
lowongan jabatan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya,
pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan menjadi CPNS sampai
dengan pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil dan penempatannya.

D. TUJUAN
Tujuan penetapan formasi adalah agar satuan-satuan organisasi pemerintah
mempunyai jumlah dan mutu/kualitas pegawai yang memadai sesuai beban kerja
dan tanggung jawab masing-masing satuan organisasi.
Formasi ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan dalam jangka waktu tertentu
dengan mempertimbangkan macam-macam pekerjaan, rutinitas pekerjaan, keahlian
yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan hal-hal lain yang mempengaruhi
jumlah dan sumber daya manusia yang diperlukan
E. PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL
Formasi masing-masing satuan organisasi negara disusun berdasarkan analisa
kebutuhan dan penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan
memperhatikan informasi jabatan yang disusun setiap tahun anggaran.
Pejabat Pembina Kepegawaian menyusun formasi masing-masing satuan organisasi
Pemerintahan Pusat dan Pemerintahan Daerah selambat-lambatnya akhir bulan
Januari setiap tahun angaran.
1. Analisis Kebutuhan Pegawai
Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis
kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari
segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah
dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan
organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:
a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu
satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan
pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.
b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu
sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu.
Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya
pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam
penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah-
rumah sakit pemerintah.
c. Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu.
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan
kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus
ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi.
Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan
baik dalam suatu organisasi.
f. Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk
mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh
suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan
mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis
jabatan meliputi:
1) Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang
tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan.
2) Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat
yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu
misalnya pendidikan tertentu,
3) Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional
yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling
rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta
jumlah yang diperlukan
g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi
pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat
pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka
harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan
membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga,
maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.
h. Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan
pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang
diperlukan. Pada umumnya semakin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan
tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang
diperlukan.

i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus
diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai Negeri Sipil. Walaupun penyusunan
formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai
seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih
terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan
negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan
hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan
kemampuan anggaran yang tersedia.
F. PROSEDUR PENGUSULAN FORMASI
Prosedur pengusulan penetapan formasi PNS dibedakan antara PNS Pusat dan
Daerah. Prosedur pengusulan penetapan formasi PNS Daerah diatur sbb :
1) Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) masing-masing Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota mengajukan usul persetujuan formasi kepada Menteri yang
bertanggungjawab di bidang Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi, dan Kepala BKN melalui Gubernur paling lambat akhir Bulan
Februari;
2) Gubernur mengajukan persetujuan formasi Pemerintah Daerah Propinsi dan
Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota kepada Menteri yang bertanggungjawab
di bidang pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, dan
Kepala BKN paling lambat akhir bulan Maret. Dalam penyampaian usul
persetujuan formasi Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, Gubernur dapat
memberikan rekomendasi.
a. Penyusunan bezetting (jumlah kekuatan PNS yang ada) dalam tahun
anggaran yang lalu menurut golongan ruang;
b. Pengolahan formasi PNS dalam tahun anggaran yang bersangkutan
menurut golongan ruang;
c. Daftar usul formasi PNS menurut pangkat/ golongan ruang dalam tahun
anggaran yang bersangkutan;
d. Daftar kebutuhan PNS menurut jabatan pada tahun anggaran yang
bersangkutan;
e. Susunan jabatan struktural dan fungsional yang diduduki oleh PNS yang
memiliki golongan ruang IV/a ke atas;
f. Daftar kebutuhan Tenaga Kesehatan dalam tahun anggaran yang
bersangkutan;
g. Daftar kebutuhan Tenaga Guru tahun anggaran yang bersangkutan;
h. Daftar jumlah PNS yang dipekerjakan dan diperbantukan pada satuan
organisasi pemerintah lainnya, Yayasan, Badan-badan swasta dan badan
lain yang ditentukan Pemerintah menurut golongan yang bersangkutan;
i. Daftar rencana penarikan kembali tenaga perbantuan dari Daerah
Otonomi lain/ instansi lain ke Daerah dalam tahun anggaran yang
bersangkutan;
j. Daftar jumlah PNS yang berhenti, pensiun dan meninggal dunia pada
tahun anggaran sebelumnya, serta jumlah PNS yang mencapai BUP
dalam anggaran ybs;
k. Peta Jabatan. Apabila dalam tahun anggaran sebelumnya telah
melampirkan, maka untuk tahun berikutnya tidak perlu melampirkan
kembali, kecuali terjadi perubahan organisasi.
3) Usul persetujuan formasi PNS di lingkungan PEMDA Kabupaten/ Kota diajukan
oleh Gubernur kepada Menteri yang bertanggungjawab di bidang
pendayagunaan aparatur negara dan Kepala BKN;
4) Usul pemerintah persetujuan formasi tersebut bersamaan dengan permintaan
persetujuan formasi PNS di lingkungan PEMDA Propinsi;
5) Berdasarkan usul dimaksud, Kepala BKN memberikan pertimbangan kepada
Menteri yang bertanggungjawab di bidang Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi;
6) Pertimbangan Kepala BKN tersebut disampaikan kepada Menteri yang
bertanggungjawab dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi, setelah melalui pembahasan dalam Tim kerja Kepegawaian (TKK)
paling lambat akhir Bulan Juni;
7) Menteri yang bertangungjawab di bidang Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi, memberikan persetujuan secara tertulis formasi PNS
Daerah berdasar pertimbangan tertulis Kepala BKN paling lambat Bulan Juni;
8) Dalam persetujuan formasi dari Menteri yang bertanggungjawab di bidang
pendayagunaan aparatur negara, dicantumkan jumlah formasi untuk masing-
masing PEMDA (Propinsi, Kabupaten, Kota)
9) Persetujuan formasi tersebut disampaikan oleh Menteri yang
bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur negara kepada
Gubernur dan tembusannya kepada Kepala BKN dan Kepala Kanreg BKN
sesuai dengan wilayah kerjanya. Selanjutnya Gubernur menyampaikannya
kepada masing-masing Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Kabupaten/
Kota paling lambat 7 hari kerja sejak diterimanya persetujuan tersebut

Alur SOP Penyusunan Formasi dari Kementrian PAN dan RB, adalah :
G. PENETAPAN FORMASI PNS
Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh
Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, setelah
memperhatikan pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan Kepala Badan
Kepegawaian Negara Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari:
1) Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat
2) Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah.
Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat untuk masing-masing satuan organisasi
Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung
jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat pertimbangan
dari Kepala BKN atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat.
Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk masing-masing satuan organisasi
Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota setiap tahun anggaran ditetapkan oleh
Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri
yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara berdasarkan
pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara.
Persetujuan formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah berdasarkan usul dari Pejabat
Pembina Kepegawaian Daerah yang dikoordinasikan oleh Gubernur.
Formasi yang telah ditetapkan berlaku dalam tahun anggaran yang bersangkutan,
sehingga lowongan formasi yang tidak diisi pada tahun anggaran yang bersangkutan,
tidak dapat digunakan untuk tahun anggaran berikutnya. Dalam menetapkan
formasi untuk setiap tahun anggaran harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Jumlah Pegawai Negeri Sipil (bezetting) yang ada,
2) Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat,
3) Jumlah PNS yang berhenti, pensiun, atau meninggal dunia, dan
4) Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan pendidikan/jurusannya.
H. KETENTUAN LAIN - LAIN
Formasi yang telah ditetapkan berlaku dalam tahun anggaran yang bersangkutan,
sehingga lowongan formasi yang tidak diisi pada tahun yang bersangkutan tidak
dapat digunakan untuk tahun anggaran berikutnya.
Penetapan formasi Pegawai negeri Sipil yang tidak sesuai dengan prosedur yang
berlaku, maka tidak dapat digunakan untuk pengangkatan Calon Pegawai Negeri
Sipil/Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka perencanaan dan pengendalian jumlah Pegawai Negeri Sipil maka
setiap keputusan Gubernur/Bupati/Walikota tentang penetapan formasi di
lingkungannya, tembusannya harus disampaikan kepada Menteri yang
bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur negara dan Kepala BKN.

Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 23
VI. ANALISIS JABATAN
A. LATAR BELAKANG
Seiring dengan bergulirnya Reformasi Birokrasi baik di pemerintah pusat maupun di
pemerintah daerah, maka diperlukan pembaharuan dan perubahan mendasar
terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek
kelembagaan (organisasi), sumber daya manusia aparatur, dan ketatalaksanaan
(business process). Tujuan Reformasi Birokrasi adalah membangun aparatur negara
agar mampu mengemban misi, tugas dan fungsi serta perannya masing-masing secara
bersih, efektif, dan efisien, dalam rangka meningkatkan pelayanan publik yang lebih
baik. Berkaitan dengan penataan kelembagaan, kepegawaian, perencanaan
pendidikan dan pelatihan untuk pegawai, maka analisis jabatan mutlak untuk
dilaksanakan.
B. LANDASAN HUKUM
1. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741);
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor. 35 Tahun 2012
tentang Analisis Jabatan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah;
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor. 12 Tahun 2011 tentang
Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan;
4. Peraturan Daerah Kabupaten Magelang Nomor 21 Tahun 2008 tentang
Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Daerah
Kabupaten Magelang (Lembaran Daerah Kabupaten Magelang Tahun 2008
Nomor 21).
C. MAKSUD DAN TUJUAN
Bagi pemerintah daerah, Analisis Jabatan digunakan sebagai panduan dalam rangka
penataan kelembagaan, kepegawaian, perencanaan kebutuhan pendidikan dan
pelatihan para pegawai. Di samping itu, Analisis Jabatan dilaksanakan untuk
mendapatkan informasi jabatan.
Sedangkan tujuan dilakukannya Analisis Jabatan adalah untuk:
a. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan.
b. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan para pegawai.
c. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan,
kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan
pelatihan para pegawai.
D. PENGERTIAN
Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab,
wewenang dan hak seseorang PNS dalam suatu satuan organisasi negara.
Analisis Jabatan adalah proses, metode dan teknik untuk mendapatkan data
jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan*
Uraian Jabatan adalah uraian tentang informasi dan karakteristik jabatan,
seperti nama jabatan, kode jabatan, unit kerja, ringkasan tugas jabatan, hasil
kerja, bahan kerja, perangkat/alat kerja, tanggung jawab, wewenang, rincian
tugas, nama jabatan di bawahnya, korelasi jabatan, keadaan tempat kerja,
prestasi kerja, upaya fisik, resiko bahaya dan syarat jabatan.
Syarat Jabatan adalah syarat yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh seseorang
untuk menduduki suatu jabatan dan merupakan tuntutan kemampuan kerja
yang ditunjukkan dengan keahlian atau keterampilan kerja yang diidentifikasi
dari pemilikan pengetahuan kerja, pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja,
dan kemampuan dari aspek psikologis dan kekuatan fisik.
Atau secara singkat didefinisikan sebagai persyaratan minimal yang harus
dipenuhi oleh PNS untuk menduduki suatu jabatan, agar dapat melaksanakan
tugas dengan baik.
Peta Jabatan adalah susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal
maupun horisontal menurut struktur kewenangan, tugas dan tanggung jawab
jabatan serta persyaratan jabatan dan menggambarkan seluruh jabatan yang
ada dan kedudukannya dalam unit kerja.
Informasi jabatan sebagai hasil dari Analisis Jabatan berisi Uraian Jabatan,
Syarat Jabatan dan Peta Jabatan
E. ASPEK-ASPEK ANALISIS JABATAN
1. Uraian Jabatan, yang meliputi:
a. Nama Jabatan
Nama jabatan atau nomenklatur jabatan merupakan sebutan yang bersifat
ringkas untuk mengidentifikasikan suatu jabatan. Perumusan nama jabatan
mendasarkan pada tindak kerja, bahan kerja, perangkat kerja, dan hasil kerja.
Contoh nama jabatan : Operator Komputer.
b. Kode Jabatan
Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan
pengadministrasian jabatan.
c. Ikhtisar Jabatan
Ikhtisar jabatan merupakan ringkasan dari uraian tugas yang disusun dalam
satu kalimat yang mencerminkan pokok-pokok tugas jabatan. Penyusunan
ikhtisar jabatan harus memenuhi kriteria:
i. Apa yang dikerjakan dan obyek yang dikerjakan.

ii. Bagaimana cara mengerjakan.
iii. Mengapa tugas itu harus dikerjakan.
d. Uraian Tugas
Uraian tugas merupakan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas
jabatan yang dilakukan oleh pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja
menjadi hasil kerja dalam konsisi tertentu, ditulis dengan singkat dan jelas,
serta disusun secara berurutan dari yang paling berat sampai dengan yang
paling ringan.
Penyusunan uraian tugas harus memenuhi kriteria:
i. Apa yang dikerjakan dan obyek yang dikerjakan.
ii. Bagaimana cara mengerjakan.
iii. Mengapa tugas itu harus dikerjakan.
e. Bahan Kerja
Bahan kerja terdiri atas data, orang, benda yang berwjujud atau tidak
berwujud yang merupakan suatu masukan untuk diproses menjadi hasil kerja.
f. Perangkat Kerja
Perangkat kerja adalah sarana atau peralatan yang dipergunakan untuk
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja. Perangkat kerja dapat berupa
mesin, perkakas, perlengkapan, dan alat kerja bantu lainnya.
g. Hasil Kerja
Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa, dan informasi yang
dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas dengan menggunakan bahan
kerja dan peralatan kerja dalam waktu dan kondisi tertentu, dapat bersifat
manajerial dan non manajerial. Hasil manajerial dapat berupa petunjuk kerja,
pembagian tugas maupun koordinasi kerja. Sedangkan hasil non manajerial
diperoleh dalam pelaksanaan tugas teknis atau tugas lain yang tidak
berhubungan dengan bawahan.
h. Tanggung Jawab
Tanggung jawab merupakan tuntutan jabatan terhadap kesanggupan seorang
PNS untuk menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan
sebaik-baiknya dan tepat pada waktunya serta berani menanggung resiko atas
keputusan yang diambil atau tindakan yang dilakukannya. Selain itu, seorang
PNS juga bertanggung jawab terhadap bahan kerja yang diolah, alat kerja
yang digunakan, hasil kerja yang diperoleh, lingkungan kerja, dan kepada
orang lain.
i. Wewenang
Wewenang merupakan hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk memilih,
mengambil sikap, atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas, dan
mempunyai peranan sebagai penyeimbang terhadap tanggung jawab, guna
mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas. PNS hanya dapat memikul
tanggung jawab apabila diberikan wewenang yang memadai.
j. Korelasi Jabatan
Korelasi jawaban adalah hubungan kerja antara jabatan yang satu dengan
jabatan yang lainnya ataupun orang lain yang berhubungan dengan jabatan
tersebut. Hubungan tersebut dapat dilakukan secara vertikal, horisontal, dan
diagonal baik di dalam maupun di luar instansi.
k. Kondisi Lingkungan Kerja
Kondisi lingkungan kerja merupakan kondisi di dalam dan sekitar PNS dalam
melaksanakan tugas-tugas jabatan maupun mengolah bahan kerja dengan
peralatan kerja sehingga menjadi hasil kerja. Kondisi lingkungan kerja meliputi
aspek keadaan tempat kerja, suhu, udara, keadaan ruangan, letak,
penerangan/pencahayaan, suara, keadaan tempat kerja, dan getaran.
l. Resiko Bahaya
Resiko bahaya adalah kejadian atau keadaan yang mungkin akan dialami PNS
sehubungan dengan keberadaannya dalam lingkungan pekerjaan.
2. Syarat Jabatan, yang meliputi:
a. Pangkat/Golongan Ruang
Pangkat/golongan ruang minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu
jabatan.
Contoh pangkat/golongan ruang pada Operator Komputer adalah Pengatur
Muda/IIb
b. Pendidikan
Pendidikan formal minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu
jabatan.
Contoh pendidikan pada Operator Komputer adalah SLTA.
c. Kursus/Diklat
Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan
manajerial dan non manajerial, sesuai dengan syarat pekerjaan dan fungsi
pekerjaannya.
d. Pengalaman Kerja
Pengalaman kerja merupakan pengembangan pengetahuan, keterampilan
kerja, sikap mental, kebiasaan mental dan fisik yang tidak diperoleh dari
pelatihan, namun diperoleh dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu
tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan jabatan saat ini.

Contoh pengalaman kerja pada Operator Komputer adalah 1 (satu) tahun di
bidang pengetikan.
e. Pengetahuan Kerja
Pengetahuan kerja merupakan akumulasi hasil dari proses selama menempuh
pendidikan formal maupun informal yang dimanfaatkan oleh seorang PNS di
dalam pemecahan masalah, daya cipta, serta di dalam melaksanakan
tugas/pekerjaan.
Contoh pengetahuan kerja apada Operator Komputer adalah pengetahuan
mengenai program-program komputer,
f. Keterampilan Kerja
Keterampilan kerja merupakan tingkat kemampuan dan penguasaan teknis
operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu.
Contoh keterampilan pada Operator Komputer adalah keterampilan
mengetik, menyiapkan dan memelihara komputer, serta keterampilan
mencetak file.
g. Bakat Kerja
Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang
disyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari dan memahami beberapa
tugas atau pekerjaan.
Contoh bakat kerja pada seorang Operator Komputer adalah:
G = Intelegensia Q = Ketelitian
V = Verbal F = Kecekatan Jari
N = Numerik
h. Temperamen Kerja
Temperamen kerja merupakan syarat kemampuan penyesuaian diri yang harus
dipenuhi PNS sesuai dengan sifat pekerjaan.
Contoh temperamen kerja pada Operator Komputer: R = Rutinitas
i. Minat Kerja
Minat kerja merupakan kecenderungan untuk memiliki kemauan, keinginan,
dan kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan baik
berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang dimilki.
Contoh minat kerja pada Operator Komputer:
1b = Komunikasi dada
3a = Rutin konkrit dan teratur
4a = Baik untuk orang lain
j. Upaya Fisik
Upaya fisik merupakan penggunaan organ fisik meliputi seluruh bagian
anggota tubuh dalam pelaksanaan tugas jabatan.
k. Kondisi Fisik
Kondisi fisik merupakan kondisi tertentu yang diperlukan oleh pemangku
jabatan agar dapat melakukan tugas jabatan dengan baik. Syarat kondisi fisik
terdiri dari:
1) Jenis kelamin yang diperbolehkan untuk memangku jabatan;
2) Umur tertentu yang disyaratkan;
3) Tinggi badan tertentu;
4) Berat badan tertentu;
5) Postur tubuh;
6) Penampilan, faktor lain seperti sikap ramah, suara merdu, tegas, lemah
lembut, pendiam dan lain-lain.
l. Fungsi Pekerja
Fungsi pekerja adalah tingkat hubungan PNS dengan data, orang, dan benda.
Contoh fungsi pekerja pada Operator Komputer:
D5 = Menyalin Data
O7 = Melayani Orang
B5 = Melayani mesin
3. Peta Jabatan
Peta jabatan dibuat sesuai dengan struktur organisasi dari setiap unit kerja. Peta
jabatan terdiri atas susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional
yang tergambar dalam struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah
sampai dengan tingkat yang paling tinggi. Peta jabatan menggambarkan
seluruh jabatan yang ada dan kedudukan dalam unit organisasi serta memuat
jumlah pegawai, pangkat/golongan ruang, kualifikasi pendidikan, dan beban
kerja unit organisasi.
F. TIM ANALISIS JABATAN
Dalam rangka melaksanakan Analisis Jabatan di pemerintah kabupaten, maka
dibentuk Tim Analisis Jabatan yang dikoordinasikan oleh Sekretaris Daerah, dalam
pelaksanaannya dilakukan oleh Pejabat yang membidangi Organisasi.
Tim Analisis Jabatan terdiri dari:
1. Pengarah, yaitu Bupati.
2. Penanggung Jawab, yaitu Sekretaris Daerah.
3. Ketua, yaitu Kepala Bagian Organisasi.
4. Sekretaris, yaitu Kasubbag Kelembagaan.

5. Anggota, yaitu pejabat struktural pada masing-masing SKPD yang membidangi
Kepegawaian dan para pemangku jabatan fungsional umum pada masing-
masing SKPD yaitu penganalisis jabatan dan/atau yang menangani
kepegawaian.
1. Tugas dari Tim Analisis Jabatan adalah:
a. Mengumpulkan data Analisis Jabatan.
b. Memfasilitasi dan mengkoordinasikan pelaksanaan Analisis Jabatan.
c. Memantau pelaksanaan Analisis Jabatan.
d. Mengolah, menyusun, menganalisis dan memverifikasi hasil Analisis
Jabatan (Informasi Jabatan).
e. Menetapkan hasil Analisis Jabatan.
f. Membuat laporan hasil Analisis Jabatan.
G. PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN
1. Persiapan, meliputi :
a. Perencanaan Proses Analisis Jabatan;
b. Pembentukan Tim Analisis Jabatan;
c. Pemberitahuan kepada unit organisasi yang menjadi sasaran;
d. Penyampaian formulir Analisis Jabatan dan petunjuk pengisiannya.
2. Pengumpulan Data Jabatan, meliputi:
a. Pengisian daftar pertanyaan;
b. Interview;
c. Observasi;
d. Referensi.
3. Pengolahan Data Jabatan, meliputi:
a. Penyusunan Uraian Jabatan;
b. Penyusunan Spesifikasi Jabatan;
c. Penyusunan Peta Jabatan.
4. Verifikasi Jabatan
Hasil-hasil dari pengolahan data diperiksa kembali kebenarannya, dengan
melakukan pengecekan untuk mengetahui ada tidaknya hal yang perlu
diperbaiki.
5. Penyempurnaan
Hasil verifikasi selanjutnya disempurnakan sebelum ditetapkan.
6. Penetapan Hasil Analisis Jabatan
Hasil Analisis Jabatan yang sudah disempurnakan selanjutnya dipaparkan
kepada para pimpinan SKPD yang meliputi uraian jabatan, syarat jabatan, peta
jabatan, dan rekomendasi hasil temuan lapangan. Setelah mendapatkan
masukan dan persetujuan kemudian diproses untuk ditetapkan menjadi
Keputusan Bupati.
H. HASIL DAN MANFAAT
Hasil Analisis Jabatan dipergunakan sebagai:
1. Pembinaan dan penataan kelembagaan yang meliputi:
a. Penyusunan organisasi dan unit-unitnya;
b. Pengembangan organisasi;
c. Perampingan organisasi;
d. Penggabungan unit-unit organisasi.
2. Pembinaan dan penataan ketatalaksanaan yang meliputi:
a. Tata kerja;
b. Standardisasi;
c. Sistem kerja.
3. Pembinaan dan penataan kepegawaian yang meliputi:
a. Perencanaan kebutuhan pegawai;
b. Rekruitmen, seleksi dan penempatan;
c. Pengembangan karier;
d. Mutasi;
e. Kesejahteraan.
4. Pembinaan dan penataan
Pembinaan dan penataan dalam perencanaan kebutuhan pendidikan dan
pelatihan para pegawai yang meliputi kegiatan perencanaan kebutuhan
pendidikan dan pelatihan dalam mengembangkan pengetahuan pegawai
sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan jabatan.
I. PENUTUP
Pelaksanaan Analisis Jabatan dimaksudkan sebagai panduan dalam rangka penataan
kelembagaan, kepegawaian, perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan para
pegawai. Hasil dari Analisis Jabatan adalah untuk mendapatkan informasi jabatan
yang meliputi uraian jabatan, syarat jabatan dan peta jabatan.
Selanjutnya, hasil dari Analisis Jabatan ini akan dimanfaatkan sebagai bahan
pelaksanaan evaluasi jabatan, dimana evaluasi jabatan dilaksanakan untuk
menetapkan nilai jabatan dan kelas jabatan.
Dukungan dan kesepakatan yang kuat dari semua pihak terutama pimpinan daerah
untuk melaksanakannya secara konsisten sangat diperlukan agar pelaksanaan Analisis
Jabatan ini dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 31
VII. ANALISIS BEBAN KERJA
A. LATAR BELAKANG
Profesionalisme sumber daya aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan
mutlak diperlukan dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan
efisien melalui penataan kelembagaan, ketatalaksanaan & kepegawaian. Namun
profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud, karena pemerintah
masih menghadapi berbagai permasalahan di bidang sumber daya manusia aparatur,
diantaranya:
1. Ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang
didudukinya.
2. Alokasi dalam kuantitas dan kualitas sumber daya aparatur.
3. Distribusi tak seimbang dan belum didasarkan pada beban kerja organisasi.
4. Tingkat produksi PNS yang rendah.
5. MSDM belum dilaksanakan secara optimal.
6. Sistem penggajian PNS belum berdasarkan pada bobot pekerjaan.
7. Gaji pokok yang ditetapkan berdasarkan golongan/ pangkat tak
mencerminkan beban kerja dan tanggungjawab.
8. Tunjangan kinerja belum dikaitkan penilaian kinerja.
9. Pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata.
Oleh karena itu, untuk mencapai performance pemerintah daerah sesuai yang
diharapkan, di pandang perlu untuk melaksanakan Analisis Beban Kerja (ABK) di
Pemerintah Kabupaten Magelang.
Harapan ke depan, dengan dilaksanakannya ABK di Pemerintah Kabupaten
Magelang, tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta
profesionalisme SDM aparatur yang memadai di setiap instansi serta kemampuan
melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara lancar
dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat bisa terpenuhi.
B. LANDASAN HUKUM
1. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741);
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008 tentang Pedoman
Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah
Daerah;
3. Peraturan Daerah Kabupaten Magelang Nomor 21 Tahun 2008 tentang
Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Daerah
Kabupaten Magelang (Lembaran Daerah Kabupaten Magelang Tahun 2008
Nomor 21).
C. MAKSUD DAN TUJUAN
Pelaksanaan ABK ini dimaksudkan untuk mengukur dan menghitung beban kerja
setiap jabatan/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang, sehingga
dapat diperoleh informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja organisasi
Sedangkan tujuannya adalah untuk meningkatkan kapasitas organisasi yang
profesional, transparan, proporsional dan rasional dalam rangka mewujudkan
kepemerintahan yang baik (Good Governance).
D. PENGERTIAN
Analisis Beban Kerja (ABK) adalah teknik manajemen yang dilakukan secara
sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektifitas dan
efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.
Volume Kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang harus diselesaikan
dalam waktu satu tahun.
Efektifitas dan Efisiensi adalah perbandingan antara Beban Kerja dengan
Waktu Kerja Efektif (WKE) dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi
organisasi.
Beban Kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan
yang merupakan hasil kali Volume Pekerjaan dan Norma Waktu
Norma Waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata digunakan secara
efektif dalam kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan.
Waktu Kerja Efektif adalah jumlah waktu yang wajar dan benar-benar
dipergunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan oleh pemegang jabatan
Jadi merupakan jam kerja formal dikurangi waktu kerja yg hilang krn tdk
bekerja (Allowance = rata-rata 25 %).
Waktu luang (Allowance) adalah waktu kerja yang diperkenankan untuk
digunakan tidak produktif karena faktor kelelahan dasar, pengaruh tempat
kerja, dan untuk keperluan yang sifatnya pribadi seperti beribadah.
Hari Kerja Efektif adalah jumlah hari dalam kalender di kurangi hari libur dan
cuti.
E. ASPEK-ASPEK ABK
ABK dilakukan terhadap aspek-aspek sebagai berikut:
1. Norma waktu (variabel tetap), yang merupakan waktu yang dipergunakan
untuk menyelesaikan tugas/kegiatan. Norma waktu ditetapkan dalam standar
norma waktu kerja dengan asumsi tidak ada perubahan yang menyebabkan
norma waktu tersebut berubah. Namun, perubahan norma waktu dapat
terjadi karena:
a. Perubahan kebijakan;
b. Perubahan peralatan;

c. Perubahan kualitas SDM;
d. Perbahan organisasi, sistem dan prosedur.
2. Volume kerja (variabel tidak tetap), yang diperleh dari target pelaksanaan
tugas untuk memperoleh hasil kerja dalam satu tahun. Setiap volume kerja
yang berbeda-beda antar unit/jabatan merupakan variabel tidak tetap dalam
pelaksanaan ABK.
3. Jam kerja efektif, yang merupakan alat ukur dalam melakukan ABK, sehingga
pelaksanaannya dapat dilakukan secara transparan. Kriteria alat ukur yaitu:
a. Valid, artinya alat ukur yang akan dipergunakan sesuai dengan material
yang akan diukur.
b. Konsisten, artinya dalam melakukan ABK harus konsisten dari waktu ke
waktu.
c. Universal, artinya alat ukur harus dapat dipergunakan untuk mengukur
berbagai unit kerja maupun hasil kerja, sehingga tidak alat ukur lain
untuk suatu unit kerja atau hasil kerja.
Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja
instansi pemerintah adalah 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk 5 (lima) hari
kerja maupun 6 (enam) hari kerja sesuai yang ditetapkan Kepala Daerah masing-
masing. Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan
digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan ABK.
1. Penghitungan Jam Kerja Efektif
a. Untuk 5 Hari Kerja
Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30 Menit)
Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 5 = 7,5 Jam (7 Jam 30 Menit)
Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 7,5 Jam = 5 Jam 37 Menit = 337
Menit, dibulatkan menjadi 330 Menit (5 Jam 30 Menit)
Jam Kerja Efektif Per Minggu = 5 Hari x 330 Menit = 1.650 Menit
Jam Kerja Efektif Per Bulan = 20 Hari x 330 Menit = 6.600 Menit
Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit = 79.200 Menit =
1.320 Jam, dibulatkan menjadi 1.300 Jam
b. Untuk 6 Hari Kerja
Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30 Menit)
Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 6 = 6,25 Jam (6 Jam 15 Menit)
Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 6,25 Jam = 4 Jam 40 Menit = 280
Menit, dibulatkan menjadi 275 Menit (4 Jam 35 Menit)
Jam Kerja Efektif Per Minggu = 6 Hari x 275 Menit = 1.650 Menit
Jam Kerja Efektif Per Bulan = 24 Hari x 275 Menit = 6.600 Menit
Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit = 79.200 Menit =
1.320 Jam, dibulatkan menjadi 1.300 Jam.
2. Penghitungan Hari Kerja Efektif
a. Untuk 5 Hari Kerja
Jumlah Hari Per Tahun 365 Hari
Libur Sabtu-Minggu 104 Hari
Libur Resmi 14 Hari
Cuti 12 Hari +
Jumlah Libur dan Cuti 130 Hari ---- 130 Hari _
Hari Kerja Efektif 235 Hari
b. Untuk 6 Hari Kerja
Jumlah Hari Per Tahun 365 Hari
Libur Minggu 104 Hari
Libur Resmi 14 Hari
Cuti 12 Hari +
Jumlah Libur dan Cuti 78 Hari ---- 78 Hari _
Hari Kerja Efektif 287 Hari
c. Perhitungan Gabungan
Jam Kerja Formal Per Minggu = 37 Jam 30 Menit
Jam Kerja Efektif Per Minggu (dikurangi waktu luang 25%)=
75% x 37,5 Jam = 28 Jam
Jam Kerja Efektif Per Hari:
- 5 Hari Kerja = 28 Jam / 5 Hari = 5 Jam 36 Menit/Hari
- 6 Hari Kerja = 28 Jam / 6 Hari = 4 Jam 23 Menit/Hari
Jam Kerja Efektif Per Tahun:
5 Hari Kerja = 235 Hari x 5 Jam 36 Menit/Hari = 1.324 Jam = => 1.300
Jam
6 Hari Kerja = 287 Hari x 4 Jam 23 Menit/Hari = 1.339 Jam = => 1.300
Jam
F. TEKNIK PELAKSANAAN ABK
Pelaksanaan ABK di Kabupaten Magelang dilaksanakan oleh Tim ABK Tingkat
Kabupaten dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Pengumpulan Data
Sebelum melakukan pengumpulan data, para analis harus melakukan
pengkajian organisasi sehingga diperoleh kejelasan mengenai tugas pokok dan
fungsi, rincian tugas, dan rincian kegiatan dari setiap unit kerja/SKPD yang di
analisis.
Setelah melakukan pengkajian data, pelaksanaan pengumpulan data dapat
dilakukan dengan cara:

a. Menyebarkan formulir isian (Form A1, A2 dan B);
b. Wawancara; dan
c. Observasi.
2. Pengolahan Data Beban Kerja
Data yang telah dikumpulkan selanjutnya diolah dengan menggunakan
formulir sebagai berikut:
a. Formulir C, digunakan untuk menghitung beban/bobot kerja setiap
jabatan yang berada pada satu unit organisasi.
b. Formulir D, digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan
pegawai/pejabat, tingkat Efektivitas dan Efisiensi Jabatan (EJ) dan
Tingkat Prestasi Kerja Jabatan (PJ).
c. Formulir E, digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan
pegawai/pejabat unit, tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU) dan
Tingkat Prestasi Kerja Unit.
a. Kriteria tingkat Prestasi Kerja Jabatan/Unit adalah sebagai berikut:
EJ/EU di atas 1,00 = A (Sangat Baik)
EJ/EU antara 0,90 – 1,00 = B (Baik)
EJ/EU antara 0,70 – 0,89 = C (Cukup)
EJ/EU antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang)
EJ/EU di bawah 0,50 = (Kurang)
EJ dicari dengan menggunakan rumus:
EJ = Jumlah Beban Kerja Jabatan
1.300 Jam
EU dicari dengan menggunakan rumus:
EU = Jumlah Beban Kerja Unit
Jumlah Pegawai Unit x 1.300 Jam
3. Penelaahan Hasil Olahan Data
Hasil pengukuran beban kerja perlu ditelaah lebih lanjut untuk memperoleh
hasil yang akurat dan obyektif serta menggambarkan kondisi yang senyatanya.
Dari hasilpengukuran beban kerja sering dijumpai kecenderungan yang
bervariasi dengan kemungkinan tidak rasional:
a. Di atas normal, yang disebabkan adanya mark up pada data volume
kerja dan atau norma waktu.
b. Di bawah normal, yang disebabkan kurang lengkapnya produk dan
kecilnya norma waktu yang dapat diinventarisir.
Untuk mengurangi deviasi yang dapat terjadi, maka hasil yang diperoleh perlu
dievaluasi dengan unit organisasinya kembali dengan memeriksa:
a. Apakah unit organisasi tersebut sering/rata-rata sepanjang tahun
melakukan kerja lembur yang nyata (tidak fiktif).
b. Perlu dilakukan pengamatan secara acak atas kesibukan harian unit yang
dianalisis.
4. Penetapan Hasil ABK
Penetapan hasil pengukuran beban kerja di lingkungan pemerintah daerah
Kabupaten Magelang dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Setelah selesai melakukan pengolahan data beban kerja, Tim ABK
menyampaikan hasilnya kepada pimpinan SKPD yang dianalisis.
b. Apabila dinilai sudah memadai, hasil tersebut dibuatkan surat pengantar
yang ditujukan kepada Sekretaris Daerah untuk memperoleh keputusan
penetapannya.
c. Berdasarkan surat pengantar tersebut, Sekda menugaskan unit kerja yag
membidangi ABK untuk melakukan penelaahan.
d. Dalam melakukan penelaahan, unit kerja yang membidangiABK wajib
menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam
SKPD kabupaten yang ditelaah maupun antar unit lain yang terkait.
e. Hasil penelaahan kemudian diajukan kepada Sekda dalam bentuk
telaahan staf, untuk selanjutnya diproses menjadi Surat Keputusan
Bupati.
G. HASIL DAN MANFAAT
Hasil yang diperoleh dari pelaksanaan ABK adalah:
1. Informasi Jabatan, yang terdiri dari:
a. Efektivitas dan efisiensi jabatan (EJ) serta Efektivitas dan Efisiensi Unit
Kerja (EU);
b. Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
c. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat;
d. Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit;
e. Standar norma waktu kerja.
2. Standar Sarana dan Prasarana Kerja (Peralatan yang dibutuhkan dalam
menyelesaikan tugas/kegiatan)
Adapun manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan ABK adalah sebagai berikut:
1. Penataan SOTK.
2. Penilaian prestasi kerja jabatan/unit kerja.
3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja.
4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan.
5. Penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan daftar
susunan pegawai atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural.

6. Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai beban kerja
organisasi.
7. Program mutasi pegawai.
8. Program promos pegawai.
9. Reward and Punishment terhadap unit atau pejabat.
10.Bahan penyempurnaan program diklat.
11. Bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan untuk peningkatan pendayagunaan
SDM.
H. PENUTUP
Pelaksanaan ABK dimaksudkan untuk mengukur dan menghitung beban kerja setiap
jabatan/unit kerja di lingkungan pemerintah Kabupaten Magelang, sehingga
diperoleh informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja organisasi, serta
mempunyai tujuan untuk meningkatkan kapasitas organisasi yang profesional,
transparan, proporsional dan rasional dalam rangka mewujudkan kepemerintahan
yang baik (Good Governance).
Hasil dari ABK juga dapat dijadikan tolok ukur untuk meningkatkan produktivitas
kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan
pembinaan,penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi
kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaiannya.
Oleh karena itu, agar instrumen ini dapat berjalan sesuai yang diharapkan,
dibutuhkan dukungan dan kesepakatan yang kuat dari semua pihak terutama
pimpinan daerah untuk melaksanakannya secara konsisten.
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Konversi NIP 38
VIII. KONVERSI NIP
A. PENGANTAR
Sebagaimana diketahui, bahwa NIP PNS yang lama dianggap sudah tidak sesuai lagi
dengan kaidah dan kondisi serta mobilitas operasional kepegawaian. Untuk
ketertiban dan keteraturan serta pengandalian administrasi PNS, maka setiap PNS
harus diberi Nomor Identitas baru. Dimana, Nomor identitas baru tersebut haruslah
bermakna yg dapat mencerminkan ciri khusus dan fungsinya, sehingga nomor yg
digunakan tersebut memiliki jati diri dan nilai guna serta bermanfaat baik bg instansi
maupun pegawainya.
NIP lama yang digunakan terdiri dari 9 angka yaitu 2 angka pertama menunjukan
Instansi dimana PNS yang bersangkutan terdaftar pada waktu PUPNS Tahun 1974
atau Instansi yang mengangkat pertama kali sebagai CPNS/PNS. Dengan demikian
kode instansi hanya bisa diberikan dari angka” 01” sampai dengan angka “99”.
Sedangkan 7 angka berikutnya menunjukan nomor urut PNS yang bersangkutan
pada Instansi.
Dengan perkembangan administrasi Kepegawaian PNS dewasa ini, maka prinsip 2
angka pertama yang menunjukan Instansi tersebut, sudah tidak sesuai dengan
prinsip-prinsip manajemen PNS, karena :
1) Sistem kepegawaian yang memungkinkan seorang PNS pindah Instansi, dan
apabila PNS yang bersangkutan pindah instansi maka NIP yang bersangkutan
tetap menggunakan NIP pada instansi waktu pertama yang bersangkutan
diangkat dan tidak menggunakan kode NIP Instansi yang baru,
2) Telah beberapa kali terjadi penghapusan/penggabungan Instansi sejak orde
baru sampai dengan orde reformasi, sehingga NIP PNS yang instansinya
dihapus/digabung tetap menggunakan kode instansi yang dihapus/digabung,
3) Dengan adanya pengalihan besar-besaran PNS Pusat menjadi PNS Daerah pada
Tahun 2000 dan 2001, sehingga setiap Pemerintah Daerah telah memiliki PNS
dengan kode NIP yang bermacam-macam.
Terkait dengan hal tersebut diatas, telah mempengaruhi psikologis pembinaan
disetiap instansi karena tidak jarang dijumpai perlakuan diskriminatif dengan
melihat asal Instansi ( kode instansi yang tercantum dalam NIP ),
4) Perkembangan pembentukan instansi/ pemerintah daerah yang memerlukan
kode NIP telah melebihi 100 instansi, padahal ketentuannya hanya mampu
menampung 99 instansi ( 01 :DDN s.d. 99 : Irian Jaya Barat).
Dari alasan-alasan tersebut, maka telah ditetapkan Peraturan Kepala BKN Nomor 22
Tahun 2007 tentang Nomor Identitas PNS yang disingkat NIP, dan Peraturan Kepala
BKN Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata cara Permintaan, Penetapan dan
Penggunaan NIP, ke dua Peraturan Kepala BKN ini telah merubah ketentuan lama
yang mengatur nomor induk PNS yang berlaku selama ini dirubah menjadi nomor
identitas PNS.

B. DASAR HUKUM
1) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian
sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999
2) Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai
Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11
Tahun 2002
3) Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2007
Tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil
4) Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata cara Permintaan,
Penetapan dan Penggunaan NIP.
C. PENGERTIAN
1) Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat dengan NIP
adalah nomor yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil sebagai identitas
yang memuat tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun dan bulan pengangkatan
pertama sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil, jenis kelamin Pegawai Negeri
Sipil dan nomor urut.
2) Mutasi kepegawaian adalah segala perubahan mengenai data Calon Pegawai
Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil yang berkaitan dengan pengangkatan,
pemindahan, pemberhentian, pemensiunan dan perubahan susunan keluarga
serta perubahan lain di bidang kepegawaian.
3) Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil yang untuk selanjutnya disingkat
PUPNS adalah pemutakhiran data kepegawaian yang diselenggarakan oleh
Pemerintah pada bulan Juli 2003 yang dijadikan sebagai bahan dalam
penetapan NIP.
4) Digit adalah letak angka pada bilangan.
D. KONVERSI NIP BARU PNS
1) NIP terdiri atas 18 (delapan belas) digit, dengan urutan sebagai berikut :
a. 8 (delapan) digit pertama adalah angka pengenal yang menunjukkan
tahun, bulan, dan tanggal lahir Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai
Negeri Sipil yang bersangkutan, dengan ketentuan untuk bulan dan
tanggal lahir masing-masing dua digit.
b. 6 (enam) digit berikutnya adalah angka pengenal yang menunjukkan
tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai Calon Pegawai Negeri
Sipi/Pegawai Negeri Sipil, dengan ketentuan untuk bulan pengangkatan
pertama dua digit.
c. 1 (satu) digit berikutnya adalah angka pengenal yang menunjukkan jenis
kelamin CPNS/PNS yang bersangkutan.
d. 3 (tiga) digit terakhir adalah angka pengenal yang menunjukkan nomor
urut Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil.
2) Penentuan nomor urut didasarkan tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun dan
bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS, & jenis kelamin yang sama.
3) Setiap PNS termasuk Calon Pegawai Negeri Sipil diberikan NIP.
4) NIP berfungsi sebagai nomor identitas dalam hal :
a. pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil;
b. pelayanan gaji;
c. pelayanan pensiun;
d. pelayanan asuransi sosial;
e. pelayanan tabungan;
f. pengelolaan administrasi kepegawaian; dan
g. pelayanan lain yang bermanfaat bagi Pegawai Negeri Sipil.
5) NIP ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara.
6) NIP berlaku selama yang bersangkutan menjadi PNS, pensiunan PNS, atau
janda/dudanya.
7) NIP berlaku juga bagi keluarga yang menjadi tanggungan PNS dan penerima
pensiun serta orangtua penerima pensiun PNS yang tewas.
8) PNS yang pindah antar instansi pemerintah atau diperbantukan/dipekerjakan
atau ditugaskan kepada instansi lain tetap menggunakan NIP yang telah
ditetapkan baginya.
9) NIP bagi PNS yang telah mengisi formulir PUPNS dan yang diangkat setelah
PUPNS sampai dengan berlakunya Peraturan Kepala Badan Kepegawaian
Negara ini, data dasarnya ditetapkan berdasarkan data lahir dalam keputusan
pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS.
10) PNS yang tidak mengisi formulir PUPNS karena alasan yang sah, NIP
ditetapkan setelah ada permintaan dari Pejabat Pembina Kepegawaian
masing-masing.
11) Permintaan NIP sebagaimana dimaksud, dilengkapi dengan :
a. Daftar nominatif;
b. Formulir PUPNS yang telah diisi oleh PNS yang bersangkutan;
c. Alasan tidak mengisi formulir PUPNS; dan
d. Daftar gaji kolektif bulan terakhir sebelum diajukan permintaan.
12) Pemberian NIP bagi PNS sebagaimana dimaksud diatas, ditetapkan secara
kolektif dengan Keputusan Kepala BKN. Berdasarkan Keputusan tersebut
dibuat Petikan Keputusan yang diberikan kepada setiap PNS.
13) Dalam hal permintaan NIP hanya diajukan untuk 1 (satu) orang Pegawai
Negeri Sipil, ditetapkan secara perorangan dengan Keputusan Kepala BKN.
14) Keputusan penetapan NIP sebagaimana diatas, disampaikan kepada Pejabat
Pembina Kepegawaian masing-masing.
15) Pejabat Pembina Kepegawaian menyampaikan petikan keputusan/keputusan
penetapan NIP kepada setiap PNS di lingkungannya.

E. KETENTUAN PERALIHAN DAN LAINNYA
1) CPNS yang diangkat setelah berlakunya Peraturan Kepala BKN ini, NIP CPNS
ditetapkan bersamaan dengan permintaan penetapan NIP pengangkatannya
sebagai CPNS.
2) Nomor Induk PNS bagi pensiunan PNS dan janda/dudanya yang ditetapkan
berdasarkan ketentuan sebelum berlakunya peraturan Kepala BKN ini,
dinyatakan tetap berlaku.
3) Dalam setiap terjadi mutasi kepegawaian yang ditetapkan oleh Pejabat yang
berwenang, harus mencantumkan NIP sebagaimana dimaksud dalam
Peraturan Kepala BKN ini.
4) Pada saat mulai berlakunya Perka BKN Nomor 22 Tahun 2007, ketentuan
yang mengatur tentang Nomor Induk/Nomor Identitas PNS dan angka
pengenal Nomor Induk/Nomor Identitas PNS yang ditetapkan sebelum
berlakunya Peraturan Kepala BKN ini, dinyatakan masih tetap berlaku sampai
dengan Peraturan Kepala BKN ini berlaku efektif.
F. PENYELESAIAN REVISI KONVERSI NIP PNS
1) Kondisi riil sampai dengan saat ini masih terdapat beberapa PNS yang Data
pada petikan SK Konversi NIP baru belum sesuai dengan data kepegawaian
yang bersangkutan.
2) Akan tetapi, sampai dengan usulan revisi konversi NIP yang telah diajukan
baik kepada BKN Pusat ataupun Kanreg I BKN Yogyakarta pada tahun ini,
masih terdapat beberapa PNS yang usulan revisi Konversi NIP barunya masih
belum terealisasi.
3) Berkenaan dengan beberapa poin diatas, Mekanisme usulan revisi Konversi
NIP dan konfirmasi revisi Konversi NIP yang sudah pernah diajukan adalah
sebagaimana Surat edaran Kepala BKD Nomor 871/151/13/2011 Tanggal 22
Pebruari 2011 Perihal : Percepatan Penyelesaian Konversi NIP PNS, yaitu :
a.a.a.a. PNSPNSPNSPNS Yang Belum Mendapatkan PetikanYang Belum Mendapatkan PetikanYang Belum Mendapatkan PetikanYang Belum Mendapatkan Petikan SKSKSKSK Konversi Nip Baru.Konversi Nip Baru.Konversi Nip Baru.Konversi Nip Baru.
Setiap usulan permohonan petikan SK Konversi NIP Baru, dilampiri :
i. Fotocopy SK CPNS
ii. Fotocopy SK PNS
iii. Fotocopy SK Kepangkatan terakhir
iv. Fotocopy Ijazah Terakhir
v. Fotocopy SK Mutasi masuk ke Pemerintah Kabupaten Magelang (bagi
PNS yang mutasi antar daerah)
vi. Fotocopy SK Pengalihan dan/atau pengangkatan pertama dan/atau
pengangkatan kembali dalam Jabatan Fungsional Khusus (bagi PNS
yang alih jenis jabatan)
vii. Fotocopy SK kenaikan jenjang dalam JFK terakhir (bagi PNS yang dalam
jenjang jabatan fungsional khususnya masa Batas Usia Pensiunnya
menjadi lebih dari 56 tahun)
viii. Fotocopy daftar gaji 3 (tiga) bulan terakhir.
b.b.b.b. Usulan Revisi Konversi Nip BaruUsulan Revisi Konversi Nip BaruUsulan Revisi Konversi Nip BaruUsulan Revisi Konversi Nip Baru
Setiap usulan revisi SK Konversi NIP, dilampiri dengan :
i. Fotocopy SK CPNS
ii. Fotocopy SK PNS
iv. Fotocopy Ijazah Terakhir (bagi PNS yang mengajukan revisi Nama
dan/atau tanggal lahir)
c.c.c.c. Konfirmasi Usulan Revisi Konversi NipKonfirmasi Usulan Revisi Konversi NipKonfirmasi Usulan Revisi Konversi NipKonfirmasi Usulan Revisi Konversi Nip
Setiap usulan revisi SK Konversi NIP bagi PNS yang sudah pernah
mengajukan tetapi sampai dengan saat ini belum mendapatkan
realisasinya, dilampiri dengan :
i. Fotocopy SK CPNS
ii. Fotocopy SK PNS
iv. Fotocopy Ijazah Terakhir (bagi PNS yang mengajukan revisi Nama
dan/atau tanggal lahir)
d.d.d.d. Catatan :Catatan :Catatan :Catatan :
i. Dalam hal BKN Pusat maupun Kanreg 1 BKN Yogyakarta
memerlukan adanya tambahan berkas/dokumen kelengkapan
tambahan, PNS yang bersangkutan atau SKPD yang mengusulkan
akan segera dikonfirmasi untuk dapat menyusulkan kekurangan
berkas/dokumen tersebut.
ii. Pada kondisi data tertentu, usulan revisi Konversi NIP memerlukan
adanya pengisian Formulir PUPNS baru, karena data yang
bersangkutan dinyatakan sudah pensiun atau tidak aktif oleh BKN
Pusat.
4) Sesuai dengan Perka BKN yang mengatur adanya pelimpahan wewenang,
kewenangan melaksanakan revisi dan cetak Petikan SK Konversi NIP, adalah :
a. Revisi Tanggal Lahir dan Mutasi Antar Wilayah di luar wilayah kerja
Kanreg 1 BKN Yogyakarta (Revisi Instansi/Unit Kerja)
i. Revisi Tanggal Lahir dan Revisi Instansi/Unit Kerja dilaksanakan
oleh BKN Pusat.
ii. Cetak Petikan revisi SK Konversi NIP dilaksanakan oleh Kanreg 1
BKN Yogyakarta.
b. Revisi TMT CPNS, Jenis Kelamin, dan Nama, serta Mutasi Antar Wilayah
dalam lingkup wilayah kerja Kanreg 1 BKN Yogyakarta (Revisi
Instansi/Unit Kerja)
i. Revisi Konversi NIP dilaksanakan oleh Kanreg 1 BKN Yogyakarta.
ii. Cetak Petikan revisi SK Konversi NIP dilaksanakan oleh Kanreg 1
BKN Yogyakarta.

Manajemen Administrasi Kepegawaian | Kartu PNS Elektronik (KPE) 43
IX. KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE)
A. SEJARAH
BKN sebagai pelaksana tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian
negara sebagaimana diamanatkan dalam UU 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian, mempunyai peranan penting untuk meningkatkan kinerja Pegawai
Negeri Sipil (PNS) dalam menjalankan tugas pemerintahan dan pembangunan.
Untuk meningkatkan kinerja PNS tersebut diperlukan kegiatan yang dapat
memotivasi PNS agar bekerja lebih baik dengan meningkatkan pelayanan di bidang
kepegawaian. Pemberian pelayanan yang baik sangat tergantung pada keakuratan
data PNS dan perlu dibangun sistem informasi dan database kepegawaian melalui
kegiatan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) pada tahun 2003 dan
kegiatan konversi NIP dalam rangka keakuratan dan efektifitas informasi data
kepegawaian dengan memanfaatkan teknologi informasi terkini.
Selain pengaturan administrasi PNS agar tertib dan teratur, maka PNS selaku
aparatur negara memiliki tanggung jawab dalam mengemban pelayanan masyarakat
sebagai kepanjangan tangan pemerintah. Tugas dan tanggung jawab tersebut akan
berdaya guna dan berhasil guna jika secara menyeluruh dan konsisten adanya
dukungan layanan kepegawaian yang bermanfaat yang dilaksanakan secara
komprehensif dan terpadu, sehingga PNS dan keluarganya merasakan layanan
kepada dirinya dan keluarganya sudah lebih diperhatikan.
Sebagai contoh, selama ini Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) yang berlaku belum
dapat dimanfaatkan untuk kemudahan pemberian pelayanan secara multiguna
kepada PNS, Penerima Pensiun, dan keluarganya. Untuk itu, BKN memandang perlu
membangun sistem layanan yang lebih efesien dengan menfaatkan teknologi
informasi. Sehingga, diciptakan Kartu PNS Elektronik (KPE) yaitu kartu identitas PNS
yang menggunakan teknologi smartcard dan otentifikasi sidik jari, sehingga selain
sebagai identitas, KPE juga dapat dimanfatkan untuk berbagai layanan seperti
perbankan, kesehatan, Taspen, Taperum, dan aktivitas transaksi merchant, serta
fungsi-fungsi lain dalam rangka meningkatkan kesejahteraan, serta mendukung
profesionalisme PNS. Dengan demikian KPE ini nantinya akan menggantikan fungsi
KARPEG yang selama ini kita gunakan.
B. DASAR HUKUM
1) UU No. 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian Pasal 12 Ayat (2) yaitu
mewujudkan PNS yang profesional dan sejahtera serta memiliki misi yaitu
menyelenggarakan manajemen PNS berbasis kompetensi untuk mewujudkan PNS
yang profesional dan sejahtera.
2) Peraturan Kepala BKN Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas PNS.
3) Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata Cara Permintaan,
Penetapan dan Penggunaan Nomor Identitas PNS.
4) Peraturan Kepala BKN Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu PNS Elektronik.
C. TUJUAN
Tujuan diterbitkannya Kartu PNS Elektronik adalah untuk memudahkan pelayanan
kepada PNS, penerima pensiun PNS dan Keluarganya. Di sisi lain dalam
implementasinya Pencetakan KPE ini bertujuan untuk :
1) Mendapatkan data biometric fisik PNS yang akurat untuk keperluan
perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan PNS.
2) Membangun database KPE yang memiliki tingkat keotentikan dan identifikasi
yang tinggi sehingga menghasilkan data dan informasi yang akurat.
3) Mewujudkan Data Kepegawaian yang mutakhir di Instansi Pusat maupun
Daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem informasi kepegawaian
yang dapat diakses oleh PNS bersangkutan melalui Anjungan KPE
4) Memberikan fasilitas multifungsi layanan kepada PNS yang lebih efektif dan
efesien melalui penggunaan Kartu PNS Elektronik.
D. MANFAAT
Manfaat yang diperoleh dari KPE adalah memberikan kemudahan dalam layanan
kepada PNS meliputi :
1) Gaji;
2) Kesehatan;
3) Pensiun;
4) Tabungan hari tua;
5) Tabungan perumahan;
6) Transaksi keuangan/perbankan; dan
7) Layanan lainnya.
Disamping itu dalam pelaksanaan kegiatan Implementasi Kartu PNS Elektronik juga
mendapatkan manfaat antara lain :
1) Mempermudah dalam pelaksanaan pembangunan platform elektronik yang
mendukung pelaksanaan e-Government sebagai media pencatatan,
pengawasan dan kontrol serta dapat diintegrasikan dengan layanan sektor
yang lainnya.
2) Tersedianya informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan,
pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS, dan informasi data
kepegawaian PNS dapat diakses oleh PNS bersangkutan melalui KPE dan
Anjungan KPE.
3) Tersedianya fasilitas layanan dalam rangka penanganan dan pengelolaan KPE
serta pengendalian data PNS.
4) Tersedianya acuan data PNS bagi instansi dan pihak yang terkait dalam
rangka peningkatan layanan kepegawaian secara efektif, efisien dan terpadu,
seperti layanan pembayaran gaji, asuransi kesehatan, tabungan pensiun,
tabungan perumahan, dsb.

E. BENTUK DAN WARNA
Gambar 1. Desain Tampak Muka KPE Gambar 2. Desain Tampak Belakang KPE
KPE dibuat dengan warna dasar kuning dalam bentuk persegi panjang dengan ukuran
sebagai berikut :
1) Panjang 85,60 mm
2) Lebar 53,98 mm
3) Tebal 0,7 mm
Bagian depan KPE berlatar belakang peta wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
yang diatasnya terdapat :
1) Gambar burung Garuda Pancasila
2) Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
3) Tulisan KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE)
4) Microchip warna kuning emas
5) Nama, NIP, dan foto pemilik KPE
Tempat dan tanggal ditetapkannya KPE. Dalam microchip memuat data elektronik pemilik
KPE antara lain : data kepegawaian, sidik jari, data keluarga , nama jabatan.
Aplikasi yang dibangun dlm KPE ini digunakan untuk mengakses informasi tentang :
1) Tabungan Perumahan
2) Asuransi Kesehatan
3) Tabungan Hari Tua dan Pensiun
4) Keuangan/Perbankan
5) Fasilitas layanan lainnya Bagian Belakang KPE memuat :
a. Logo dari pihak-pihak yang terkait program KPE
b. Magnetic Stripe ( Swipe Contact)
c. Pengumuman atau himbauan berkaitan dengan KPE
d. Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (BKN), alamat, dan nomor telp.
F. MEKANISME PENGAJUAN REVISI KPE
1) Data yang tercantum pada Petikan SK Konversi NIP harus sudah Benar.
2) Setiap usulan revisi KPE, harus dilampiri dengan :
a. Fotocopy Petikan SK Konversi NIP
b. Fotocopy SK CPNS
c. Fotocopy SK PNS
d. Fotocopy SK Kepangkatan terakhir
e. Fotocopy Ijazah Terakhir (bagi PNS yang mengajukan revisi Nama dan/atau
tanggal lahir)
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Dokumen Tata Naskah Kepegawaian 46
X. DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN
A. PENGERTIAN
1) Tata naskah kepegawaian adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan
surat / keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan/ditetapkan oleh
pejabat yang berwenang yang disusun secara teratur, tertib, dan terus
menerus dalam media yang ditetapkan sesuai dengan keperluan.
2) Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu
daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai
pedoman penyusutan arsip
3) Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan
karier orang perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintah
4) Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan
karier Pegawai Negeri Sipil yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi
Kepegawaian dari instansi yang bersangkutan
5) Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara, merupakan satu
kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan
arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di
lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat
dan Daerah.
B. DASAR HUKUM
1) UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan
2) Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang Arsip
3) Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan Kepala BAKN No. 02 Tahun 2000
dan No. 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai
Negeri Sipil dan Pejabat Negara.
C. PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN
Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah /
arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen
kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:
1) Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai
sampai dengan purna tugas
2) Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai
3) Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

Dalam rangka menyusun dokumen tata naskah kepegawaian yang baik, setiap
pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1) Menjaga kerapihan penyimpanan;
2) Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3) Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4) Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah
menemukan kembali;
5) Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana
ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
Pengelolaan dokumen / berkas tata naskah (takah) PNS, hendaknya, dilaksanakan
secara konvensional maupun elektronik. Saat ini Di BKD sedang dilaksanakan
penataan ulang tata naskah (takah) seluruh Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Magelang.Takah-takah yang berisi dokumen dan arsip
kepegawaian masing-masing PNS yang disusun berdasarkan urutan tertentu dan
nomor urutan tersebut di-entry-kan/dikoneksikan dengan database kepegawaian
untuk mempermudah pencarian dan penyusunan katalog takahnya.
D. JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN
1) Formasi Pegawai
2) Penerimaan Pegawai, meliputi : Pengumuman, Seleksi administrasi,
Pemanggilan peserta test, Pelaksanaan ujian tertulis, Keputusan hasil ujian,
Wawancara/Litsus, Penetapan Tahap akhir
3) Pengangkatan Pegawai, meliputi :
a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS, yaitu : Berkas lamaran diterima, Surat
Keterangan hasil penelitian/screening, Berkas usulan CPNS/PNS
b. SK Kolektif
c. SK Perseorangan
4) Pembinaan Karir Pegawai :
a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai,
meluputi : Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin, Laporan Kegiatan,
STTPL Diklat
b. Peninjauan Masa Kerja
c. DP3
d. Penetapan Angka Kredit
e. Disiplin Pegawai : Daftar Hadir, Rekap Hadir, Catatan Pelanggaran.
5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
6) Mutasi Pegawai, meliputi :
a. Alih Tugas / Diperbantukan / Dipekerjakan, yaitu : Usulan, Nota
Persetujuan
b. Mutasi Keluarga (Nikah, Anak, Cerai), yaitu : Surat Nikah/Cerai, Akte
Kelahiran Anak
c. Kenaikan Gaji Berkala
d. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan
e. Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional
7) Administrasi Pegawai
a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (DN dan LN)
b. Dokumentasi Identitas Pegawai, meliputi : Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu
dan Bukti diri/NIP, Taspen, Keanggotaan organisasi, Profesi Kedinasan
(KORPRI,Dharma Wanita,Koperasi, MSI, Arsiparis, dll), Keanggotaan
Parpol/LSM ORMAS/KP4/LP2P
c. Cuti Diluar Tanggungan Negara; dan Cuti lainnya.
8) Kesejahteraan Pegawai, meliputi : Layanan Beras/Pakaian Dinas; Layanan
Pemeliharaan; Kesehatan Pegawai; Layanan Asuransi Pegawai; Layanan
Tabungan; Perumahan; Bantuan Dinas/Layanan Bantuan Sosial; Layanan
Olahraga dan Rekreasi.
9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun
10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun
11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian
12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan
13) Data Kepegawaian
14) Dokumentasi Kepegawaian
15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil
E. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN
PERSEORANGAN
1) Lamaran
2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3) Pengangkatan CPNS, terdiri atas : SK dan Pernyataan melaksanakan tugas;
4) Hasil Pengujian Kesehatan;
5) Pengangkatan PNS, terdiri atas : SK PNS dan Berita Acara Sumpah/janji PNS;
6) Daftar Riwayat Hidup;
7) Kartu Pegawai (KARPEG);
8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9) Kartu Peserta Taspen;
10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11) Tanda Peserta Asuransi, terdiri atas : Kartu Peserta dan keluarga Askes;
12) Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP 3) dari pertama sampai terakhir;
13) Kenaikan Gaji Berkala dari pertama sampai dengan terakhir;
14) Surat Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional):
a. Surat Pernyataan Pelantikan.
b. Surat Pernyataan Menduduki Jabatan.
c. Berita Acara, Naskah Pelantikan, Surat Pernyataan Pelantikan, dsb.
d. SK/Petikan SK Pengangkatan / Pemberhentian Jabatan Struktural /
Fungsional

Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013

Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Destaque

Destaque (20)

Semelhante a Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013

Semelhante a Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013 (20)

Mais de Ayah Raihaana

Mais de Ayah Raihaana (12)

Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013