Modelos de oficio

UnIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
EDUCA INTERACTIVA Página 57 de 111
TEMA 11 – REDACCION DE DOCUMENTOS
LA REDACCION: CONCEPTO PROPIEDADES DE UNA BUENA REDACCION
1. LA CARTA.-
(Del Latín Charta), papel escrito, y ordinaria mente cerrado, que una persona envía
a otra parte para comunicarse con ella.
a. Concepto. Es una forma de comunicarnos por escrito con una persona ausente,
manifestándole nuestros pensamientos y afectos.
Tanto las cartas que escribe un gran literato como las de un sencillo labriego, son
obra literaria; debiendo distinguirse en todas ellas el fondo y la forma.
El fondo es el pensamiento que intentamos expresar, lo que queremos decir, y la
forma, el modo o estilo de exponer nuestras ideas.
b. Cualidades que debe reunir una carta.
Las cartas deben escribirse con:
CLARIDAD, a fin de que los pensamientos que se expresen sean fácilmente
comprendidos por quien lea la carta.
PROPIEDAD, deben emplearse palabras adecuadas para el tipo de cartas que
se escribe.
SENCILLEZ, evitar el uso de palabras rebuscadas y pensamientos difíciles.
Debemos emplear el mismo lenguaje que usamos en nuestras conversaciones
con la persona a la que nos dirigimos.
PRECISION, cuando se trata de cartas comerciales en las que el asunto no
debe dejar a dudas.
c. Clases de carta.
Familiares
Cartas Amorosas
Carta familiar
Sociales
Cartas de felicitación
Cartas de agradecimiento
Cartas de invitación
Cartas de pésame
Carta de Presentación
Carta de Recomendación
Comerciales
Carta de crédito
Carta de cobranza
Carta de Reclamos
Carta de Pedido

d. La carta comercial.-
Esta comunicación es usual en las actividades del mercado, al comprar, o hacer
pedidos, al efectuar reclamos, al comunicar la apertura de un establecimiento
comercial, al comunicar el vencimiento de un crédito, al efectuar una cobranza,
comunicando el cambio de administrador, recordando deuda no cancelada.,
comunicando fabricación de nuevos productos, solicitando listas de precios,
alcanzando o solicitando cotizaciones, etc.
e. La carta especial.-
Esta comunicación es usual cuando los motivos tiene carácter particular, ejemplo:
carta solicitando empleo, de presentación, de recomendación, de renuncia,
conteniendo currículo vital.

MODELO
CARTA RECORDANDO UN SALDO DEUDOR
Librería Lápiz y Papel
Calle Lima Nº 123 – Teléfono 761214
Moquegua, 20 de enero de 2005.
Señores
Milano EIRL.
Av. Balta Nº 145
Moquegua.-
Muy señores nuestros.
Ref. Fact. Nº 123-1245 por S/. 4500.00
Con referencia a la factura del rubro a su cargo que se encuentra pendiente de pago, les
agradecemos se sirvan remitirnos su importe a la vuelta de correo, a fin de dejar cancelado su
saldo deudor.
Anticipándole nuestro agradecimiento por la atención que sirva dar a la presente.
Sus Atts. Y S.S.
LIBRERÍA LAPIZ Y PAPEL
Alberto Villegas García
Gerente General

2. EL OFICIO:
a. Concepto
(Del Latín officium). Comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio
público en las dependencias del Estado. Correspondencia de carácter
interinstitucional, particular, cultural, social, político, artístico, deportivo la que
media entre individuos de varias corporaciones sobre asuntos concernientes a
ellas.
Es un medio de comunicación entre dos o más instituciones. El intercambio del
Oficio se realiza entre una institución particular y una oficial o viceversa, entre
particulares y oficiales. Además una institución particular o estatal puede remitir
un oficio a un individuo, mas no éste a la institución, por ser documento de
carácter institucional.
b. Partes
* Membrete (en caso exista)
1. Lugar y fecha
2. Número del oficio
3. Destinatario
3.1Nombre de la institución o persona
3.2Título del funcionario (o cargo)
3.3Lugar del destino
4. Contenido o cuerpo (comienza entre otros)
4.1 Cumplo con poner en su conocimiento..
4.2 Me es grato manifestarle...
4.3 Tengo a bien comunicarle...
4.4 De mi mayor consideración
4.5 Por el presente...
5. Despedida (puede alternar)
5.1 Con deferencia...
5.2 Atentamente
6. Firma y Sello de la entidad que representa.

MODELO
OFICIO ENTRE DEPENDENCIAS PÚBLICAS
GOBIERNO REGIONAL
MOQUEGUA
OFICIO Nº 319-05-GRM.
SEÑOR
ING. MIGUEL LLAMOSAS CUBILLAS
DIRECTOR DE LA OFICINA DE PRESUPUESTO PUBLICO DEL MINISTERIO DE
ECONOMIA Y FINANZAS.-
LIMA.-
ASUNTO : Remito Información
REF. : Oficio Nº 042-05-OPP-MEF.
Es grato dirigirme a Ud., en atención al oficio de la referencia, para adjuntar el Registro
Nacional de Servidores y Funcionarios y las Oficinas donde laboran.
Es de indicar que en dicho registro, se ha consignado al personal de la Sede Central y de las
Sub Regiones.
En espera de haber atendido a vuestro requerimiento, aprovecho la oportunidad para
renovarles los sentimientos de mi especial consideración.
Atentamente,
AGP/GG
FRP/DGP
ETC/SEC.

3. MEMORANDUM
a. Concepto.
Del latín Momorándum, cosa que debe tenerse en memoria comunicación, en
que se recapitulan hechos y razones para que se tenga presente en la
realización de un asunto.
Es un documento simple, de validez administrativa, que se utiliza para breves
comunicaciones o notificaciones sencillas de cualquier índole. Generalmente se
usa en hojas impresas. Su uso se efectúa respetando las líneas de autoridad,
vale decir del superior jerárquico a un subordinado y no a la inversa.
El empleo de este documento permite que un jefe y subordinado, al mismo
tiempo, intercambien comunicación. Es de carácter interno en una institución, ya
sea particular o estatal
b. Partes:
1. Encabezamiento: contiene
1.1. Membrete de la institución
1.2. Al centro en la parte superior, la palabra memorando Nº
1.3. Luego:
A o AL
De o Del
Asunto: ( se expone en pocas palabras la comunicación)
2. Fecha
3. Cuerpo del asunto a tratar y la fundamentación respectiva, exponiendo las
razones
4. Despedida: Se usa la palabra atentamente.
5. Firma y sello del que remite el documento

MODELO DE MEMORANDUM
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DE MARISCAL NIETO
OFICINA DE ADMINISTRACION
MEMORANDUM Nº 011-05-MUNIMOQ.
A : Lic. Julio Salas Valverde
Jefe de Personal de la Municipalidad de Mariscal Nieto.
ASUNTO : Remito Convocatoria a Concurso Público
Nº 002-05-MUNIMOQ
FECHA : Moquegua, 30 de enero de 2005.
Adjunto al presente remito a Ud., la Convocatoria a Concurso Público Nº 002-05-MUNIMOQ. El
mismo que deberá colocarse en la parte más visible para conocimiento de todos los
interesados.
Atentamente,
Cc. Alcaldía
Sr. Edwin Román Quispe
Administrador – MUNIMOQ.

4. LA SOLICITUD
a. Concepto.
(Del latín solicitado) Memorial o documento en que se solicita algo. Es un
documento que se usa en organismos estatales y privados, podemos señalar
que se trata de un recurso, memorial o petición en que se solicita o se pide una
cosa,
Son requisitos de toda solicitud la claridad, naturalidad y precisión.
Entre otros las solicitudes pueden ser:
Pidiendo certificados de estudios
Pidiendo trabajo
Pidiendo fecha para examen
Pidiendo rectificación de nombre
Pidiendo partida de nacimiento
Otros.
b. Estructura de la solicitud
La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar.
Esta es:
a) La sumilla.- Es el resumen de lo solicitado y se escribe en la parte superior
derecha del papel. La sumilla es importante porque en muchas cosas evita
la lectura de todo el contenido de la solicitud.
Ejemplo
SOLICITO: Examen de subsanación
SOLICITO: Certificados de estudios del 5to año.
b) Destinatario.- Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe
escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula.
Ejemplos:
SEÑOR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
SEÑOR MINISTRO DE EDUCACION
c) El saludo.- Generalmente se escribe con las iniciales y va inmediatamente
después del destino. Ejemplos:
SD. (Señor Director)
d) Generales de ley.- Consiste en describir todos los datos del solicitante,
tales como:
Nombres y apellidos completos
Ciudadanía
Edad
DNI
Domicilio
Y terminar con la siguiente expresión de cortesía: a usted con toda
consideración expongo lo siguiente:

e) El texto.- Es el cuerpo de la solicitud que consta de 2 partes:
Parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los
dispositivos legales por los que se solicita.
La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los
documentos requeridos para tal efecto.
f) La despedida.- Consta de dos partes:
Menciona lo expuesto en la solicitud.
Ejemplo: Por lo expuesto,
Son expresiones de agradecimiento por la atención que se de al documento
y se termina haciendo mención a la justicia.
Ejemplo:
A usted suplico atender por ser de justicia.
g) La fecha.- Se escribe al pie de la despedida y en la parte central derecha.

MODELO
SOLICITUD DE CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES
SOLICITO : Certificado de antecedentes judiciales
SEÑOR PRESIDENTE DEL LA CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE MOQUEGUA.
Iván Pérez Telleria, de 20 años de edad, identificado con DNI.
12345678, domiciliado en el Jr. Tacna 123 de esta ciudad, Ud.,
respetuosamente digo:
Que, siendo requisito indispensable la presentación de un Certificado Judicial para poder optar
el titulo profesional, recurro a su despacho a fin de que tenga a bien ordenar que mediante el
REGISTRO JUDICIAL DE CONDENAS se me expida el documento mencionado, para lo cual
cumplo con adjuntar los requisitos de ley.
Por tanto ruego a Ud., señor presidente, se sirva acceder a mi petición por ser de justicia.
FIRMA

5. EL MEMORIAL
Etimológicamente proviene del latín MEMORIALIS. Papel o escrito en que se pide
una merced o gracia, alegando los meritos o motivos en que se funda la solicitud.
Este documento, en nuestro medio se usa para petición colectiva, tiene los mismos
caracteres que la solicitud.
Por tanto se le puede señalar como un recurso, pedido que es usado por los
miembros de la comunidad social, solicitando algo en bien de la colectividad. Entre
otras, mejoras de asfaltado, agua potable, luz eléctrica, etc.
Partes:
Sumilla: Síntesis de lo que se pide.
Destinatario: Cargo administrativo del funcionario.
Datos Generales de los solicitantes:
Cuerpo o contenido de lo que se pide: Exponer las necesidades, cuestiones de
hecho y de derecho.
Remate: Ejemplo: Es justicia que esperamos alcanzar, Por estar conforme a
ley.
Fecha
Firma de los solicitantes

MODELO
MEMORIAL SOLICITANDO APOYO A LA AUTORIDAD
SEÑORA PRESIDENTA REGIONAL DE MOQUEGUA.
Los suscrito moradores del asentamiento humano Cesar
Vallejo perteneciente al distrito de Samegua venidos en
desgracia como consecuencia de un pavoroso incendio que
nos ha postrado en la más absoluta miseria , a Ud,
respetuosamente decimos:
Que, hace 15 días se produjo un incendio en una de las viviendas de nuestra agrupación, la
cual se propago rápidamente a la totalidad de casas debido a que eran de esteras y cartones,
las llamas devastaron y redujeron a escombros y cenizas casi todas nuestras pertenencias
logradas con mucho esfuerzo y sacrificio.
Como consecuencia de este trágico suceso las cuarenta familias que integramos este
asentamiento hemos quedado virtualmente en la calle, sin techo, sin abrigo, sin alimentos y sin
condiciones elementales de salubridad.
Nuestra modesta condición y escasos recursos económicos, no nos permite afrontar y
solucionar este grave problema que se agudiza día a día, ante la in diferencia de las
autoridades correspondientes.
Si Ud., nos hace una visita comprobará, mujeres y niños pernoctamos a la intemperie y
tenemos que soportar las inclemencias del invierno. Este panorama se agudiza con la
ausencia de luz, agua lo que está originando muchas enfermedades infecto contagiosas, tales
como: bronquitis, tifoidea, sarna y otras. Toda esta situación angustiosa que se agrava día a
día, nos ha obligado a molestar su atención.
POR LO EXPUESTO:
Esperamos, señora Presidenta, que con el alto sentido humano que la caracteriza, acuda
prontamente a nosotros y nos brinde la ayuda necesaria que nos permita aliviar este trágico
momento que viven nuestras familias.
Samegua, 15 de enero de 2005.
(Firman los integrantes del asentamiento humano.)

6. EL INFORME
a. Concepto.
(Del latín INFORME; de In, priv, y FORM, figura) “Acción o efecto de informar o
dictaminar. Enterar o dar noticia de una cosa”.
Es un documento mediante el cual se da a conocer al jefe o autoridad
inmediato superior, algún asunto encomendado o que se presenta en forma
improvista.
El informe, según el caso, puede ser presentado por una o más personas, por
una comisión especialmente encomendada. Este documento se utiliza con
mucha frecuencia en investigaciones o estudios, ya sea en organismos
estatales o privados.
b. Partes.
1. Encabezamiento:
1.1 Al centro en la parte superior INFORME
1.2 Luego de dos espacios al centro las palabras
1.2.1 A o AL:
1.2.2 DE o DEL:
1.2.3 ASUNTO:
1.2.4. Fecha.
2. Introducción. (se estila alguna de las frases)
2.1 Cumplo con informar a su despacho...
2.2 La comisión que suscribe...
2.3 En cumplimiento a lo dispuesto por la
2.4 En mérito a lo dispuesto por resolución suprema, expongo:
2.5 De conformidad con lo solicitado por...
3. Texto del informe o cuerpo.
3.1 Indicar los hechos
3.2 Exponer las razones
3.3 Formular las recomendaciones
3.4 Conclusiones
4. Fórmula de cumplimiento:
4.1 Es cuanto tengo que informar a Ud.
4.2 Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto.
4.3 Atentamente.
5. Firma (s) y sello (s) informante (s).

MODELO DE INFORME
MUNICIPALIDAD DE
MARISCAL NIETO
Oficina de Administración
INFORME Nº 053-05-MUNIMOQ.
A : Abog. Antonio Zeballos Salinas
Alcalde de la Municipalidad Provincial de Mariscal Nieto.
ASUNTO : Resultado de evaluación de concurso para 2 secretarias.
FECHA : Moquegua, 20 de enero de 2005.
Tengo el agrado de dirigirme a ud., con la finalidad de poner en su conocimiento que
habiéndose tomado muy en cuenta el requerimiento de Secretarias; hecho por la
Gerencia de Infraestructura, se realizó la convocatoria a concurso.
Al haberse tomado prueba de conocimientos generales cinco concursantes que se
encuentran laborando a destajo, el mejor puntaje lo obtuvieron las señoritas:
Srta. Nancy Nelly Sosa Alvarado con 6.5 puntos.
Srta. Nelly Doris Estaca Falcón con 5.5 puntos
En consecuencia serán las personas que estarían ocupando las vacantes existentes en la
Gerencia de Infraestructura.
Es cuanto informo a ud., para los fines convenientes.
Atentamente,
Ing. Víctor Rodríguez Almanza
Administrador MUNIMOQ.

7. ACTA
a. Concepto
- Etimológicamente proviene del latín ACTA, pl. deACTUM, acto.
Es un documento donde se deja constancia de lo que se ha tratado une una
reunión o junta. Generalmente el acta se usa en las sesiones, asambleas ya
sea dentro de una institución o también en cualquier organismo estatal o
privado de los acuerdos que se toma en la marcha de dichos organismos. Es
por ello un documento de gran importancia y valor, razón por la cual los libros
deben ser legalizados por un notario público.
b. Estructura del acta
El acta es un documento que por su naturaleza tiene una estructura muy
especial. Sus partes coinciden con las estaciones de una asamblea de socios.
Partes.
Encabezamiento: Día, mes, año, nombre de la sesión.
Parte introductiva: Aquí se indica quien preside la sesión, en que hora se
inicia y si es ordinaria o extraordinaria.
Aprobación del Acta Anterior: En esta estación se dará lectura al acta de la
sesión anterior y, anotadas las observaciones que se le hicieron, se procederá
a pedir su aprobación.
Estación de despachos o correspondencia: Se procede a dar lectura de
todas las comunicaciones recibidas por el Consejo Directivo y se discute y
aprueba la contestación que se les debe dar.
Estación de informes: En esta etapa pueden intervenir los señores que piden
la palabra para informa respecto a algún asunto de interés para la institución
que sesiona.
Estación de pedidos: como su nombre lo indica, en esta estación se formulan
pedidos relativos al objeto y marcha de la institución. Estos pedidos relativos al
objeto y marcha de la institución. Estos pedidos se discuten en el orden
conveniente (orden del día) y allí se aprueban o se modifican.
Orden del día o debate: es la parte principal y final de la sesión; fundamentan,
discuten y someten a votación todos los pedidos formulados en las etapas
anteriores. El secretario debe tomar nota de todos los puntos esenciales de
cada debate, de quienes intervinieron en la discusión y cual fue el resultado de
la votación.
Cierre de la sesión: Finalmente, se indica la hora en que se termina la sesión.
El acta debe ser firmada por el presidente y miembros del consejo directivo,
según lo indiquen los estatutos de la institución.

MODELO
ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO
En el distrito de Samegua, a quince días del mes de enero de dos mil cinco, siendo las
dieciocho horas y quince minutos, con la concurrencia de los señores Juan Rosado Angulo,
Víctor Salas Pérez y Renso Gómez Reynoso, bajo la presidencia del señor presidente don
Víctor Salas Pérez y actuando como secretario el señor Renso Gómez Reynoso, y con el
quórum reglamentario se abrió la sesión ordinaria del Consejo Directivo:
Sin observaciones se aprobó el acta de la sesión anterior.
DESPACHO: Se dio lectura a las siguientes comunicaciones:
Oficio Nº 147 de fecha 14.02.05 de la Universidad José Carlos Mariategui, a fin de que
participemos en su aniversario, a través de nuestro grupo de teatro. El presidente indica que
este asunto se tratará en orden del día.
PEDIDOS.- El señor secretario de Cultura León Carlos Ponce Romero, solicita 3 meses de
licencia por motivo de tener que viajar a la ciudad de Cusco quedando en reemplazo el Señor
Secretario de RRPP: don Máximo Quezada Rosas.
INFORMES.- El señor secretario de Relaciones Publicas., informa que se ha hecho la gestión
de solicitar autorización para realizar un espectáculo cultural por el día de la Amistad en el
Parque Andrés Avelino Cáceres, la misma que ha tenido resultados positivos.
ORDEN DEL DIA.- Al oficio Nº 147 leído por el secretario después del cambio de opiniones se
llegó a la siguiente conclusión, aceptar la invitación a participar por el aniversario de la
Universidad, con una función teatral, en razón de que esta asociación ha sido constituida para
tales fines. El presidente lo sometió a voto, la que fue aprobada en el siguiente sentido, con
seis votos a favor y dos en contra.
Al informe del secretario de cultura de solicitud de licencia por tres meses, después de un
cambio de opiniones se aprobó por unanimidad, y asimismo queda en su reemplazo el
Secretario de RP. Don Máximo Quezada Rosas.
Después de resolver diversos asuntos de carácter administrativo y no habiendo otro asunto de
que tratar, se levanto la sesión siendo las ocho horas y diez minutos. Firmado el señor
presidente y demás asistentes.- FIRMAS.

8. EL CONTRATO
a. Concepto
Del latín CONTTRACTUS. Pacto u convenio entre las partes que se obligan
sobre la materia o cosa determinada y a cuyo cumplimiento pueden ser
compelidas. En sentido estricto un contrato es un convenio o compromiso entre
las partes que se obligan sobre algo en forma reciproca a cumplirlas. En estos
documentos se establecen cláusulas que señalan y explican las condiciones
que acuerden ambas partes.
b. Partes
1. Datos de las partes
2. Cláusulas
2.1 Tiempo determinado
2.2 Obligaciones de las partes
2.3 Cantidad si lo hubiese
2.4 Cláusulas especiales
3. Lugar y fecha en que se firma
4. Firma de las partes.
Los contrato pueden ser a titulo gratuito o a título oneroso, lógicamente en
estos hay de por medio contraprestaciones recíprocas susceptibles de
valorarse en dinero como pago de precio. El ejemplo típico es la compra
venta.
Sin embargo, hay una diversidad de contratos privados o públicos, que
pueden clasificarse en nominados e innominados, las mismas que se
encuadran reguladas por el código civil.

MODELO
CONTRATO DE COMPRA VENTA DE MAQUINA USADA.
Conste por el presente documento, el contrato de COMPRA VENTA DE UNA MAQUINA
USADA, que celebran de una parte como Vendedor don Wilber Vizcarra Quispe, con DNI.
12345678 con domicilio en la Calle Ilo Nº 123 y de la otra parte como Comprador don Alberto
Cori Córdova, identificado con DNI. 1345678, domiciliado en PJ. Los Ángeles Mz A lote 34, de
acuerdo a los términos condiciones siguientes:
PRIMERO: El Vendedor, declara se propietario de la máquina Fotocopiadota Minolta Modelo
40000, la mima que la adquirió de la tienda COPIER MARKET.
SEGUNDO: Por el presente documento que puede se elevado a escritura pública si alguna de
las partes lo solicita, siendo de su cuenta el hacer, el Vendedor da en venta real y perpetua la
máquina descrita en la cláusula primera a favor del Comprador don Alberto Cori Córdova.
TERCERO: Se pacta de común acuerdo el precio de la compra venta en la suma de S/. 3000
(tres mil nuevos soles) que el comprador entrega en efectivo y, a su entera satisfacción al
vendedor don Wilber Vizcarra Quispe, siendo el comprobante de cancelación y conformidad la
firma del presente documento.
CUARTO: El comprador declara que la máquina que se le vende la recibe en perfectas
condiciones de funcionamiento y a su entera satisfacción y sin responsabilidad en el futuro para
el vendedor por tratarse de una máquina usada.
QUINTO: El vendedor declara que sobre la máquina que se vende no pesa ninguna medida
judicial ni extrajudicial que limite su propiedad y posesión, no obstante lo declarado se obliga a
la evicción y saneamiento de ley.
Y, en prueba de conformidad, firman el presente contrato por triplicado, en la ciudad de
Moquegua a los quince días del mes de enero de dos mil cinco.- FIRMAS

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