Este documento describe los elementos básicos de Microsoft Access, incluyendo tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos, registros, campos, relaciones y tipos de datos. Proporciona ejemplos de cómo se pueden usar criterios de búsqueda y cómo se pueden mostrar datos e imágenes en formularios y tablas.

1. PRESENTADO POR:
YENIA A. JUÁREZ R.

2. Es un Sistema de gestión de bases de
datos incluido en el paquete de programas
de Microsoft Office. Es igualmente un
gestor de datos que recopila información
relativa a un asunto o propósito particular,
como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una
colección de música.

3. ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS
Tabla
• Es el conjunto acerca de datos de una persona, cosa o evento ordenadas,
como en una hoja de calculo, a través de filas y columnas que forman
cuadros.
Consultas
• Es una solicitud de información al computador acerca de la base de
datos. Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta
dinámica, que es visualizada mediante una tabla o un Conjunto de
tablas.
Formularios
• Es el sitio en específico en el que se encuentran anotados la información
de unos de los datos de la base de datos.

4. Informes
• Gracias a los informes el usuario puede imprimir
las bases de datos y así poder tener estas bases de
datos en una pagina
Macros
• Se utilizan para la creación de funciones
específicas y la personalización de un sistema.
Módulos
• Es Utilizan para la creación de funciones más
complejas y personalizadas que las de los macros.
Otro de los Elementos básico de ACCESS son los Controles Son unos de los elementos
gráficos que facilitan la interfaz con el usuario.
Los formularios y los informes son controles.

5. REGISTROS
Es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un
registro vendría a ser algo así como una ficha.
CAMPOS
Es la Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por
ejemplo, el nombre de una persona.
TABLAS
Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para
guardar datos
Aquí podemos observar una tabla donde tiene
su campo y su registro.

6. RELACIONES
Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar
con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de
relaciones, las cuales son las siguientes.
Relación de uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la
tabla 1 sólo puede estar enlazado con un
único registro de la tabla 2 y viceversa. Este
tipo de relación es la que menos se utiliza.
Un ejemplo podría ser éste, en el que cada
persona tiene un único DNI.

7. RELACIONES
Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar
enlazado con varios registros de la tabla 2
y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la
tabla 1 cada película pueden trabajar
varios actores y, en la tabla 2, un mismo
actor puede trabajar en varias películas:
Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar
enlazado con varios registros de la tabla 2,
pero cada registro de la tabla 2 sólo puede
estar enlazado con un registro de la tabla 1.
En el siguiente ejemplo, un equipo puede
tener varios jugadores, pero cada jugador
sólo puede jugar en un equipo.

8. TIPOS DE DATOS
• En cada registro es posible adjuntar varios
archivos. Este tipo de datos no estaba
disponible en versiones anteriores de Access
Datos
Adjuntos
• Números que se generan automáticamente
para cada registro.
Auto
numérico
• Valores monetarios.Moneda

9. TIPOS DE DATOS
• Es para llevar a cabo la fecha y la hora.
Fecha/ Hora
• Texto o combinación de texto y números almacenada
como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo.
Hipervínculo
• Bloques de texto largos y texto que emplean formato
de texto. Una utilidad típica de un campo Memo
sería una descripción de producto detallada.
Memo

10. TIPOS DE DATOS
Textos Sí/ No
Valores alfanuméricos cortos, como
un apellido o una dirección.
Valores Sí y No, y campos que contengan
uno de entre dos valores. Valores
booleanos.
Objetos OLE
Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
Número
Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de
datos independiente para la moneda.

11. EJEMPLOS
En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se
explica su funcionamiento.
CRITERIOS DESCRIPCIÓN
>25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como Precio o
Unidades En Stock. El resultado incluye solamente
aquellos registros en los que el campo Precio o Unidades
En Stock contiene un valor mayor que 25 y menor que
50.
DifFecha("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30 Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como Fecha
Nacimiento. En el resultado de la consulta, sólo se
incluyen los registros en los que el número de años
entre la fecha de nacimiento de una persona y la
fecha actual es mayor que 30.
Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo
para que se muestren los registros en los que el valor de
campo sea nulo.

12. EJEMPLOS
Supongamos un conjuntos de entidades de modelos de coches que se que desea
trasladar al modelo de tablas relaciones. Se definen en la tabla PRODUCTOS de
la imagen inferior. El atributo (campo) Descripción que describe el nombre del
modelo de un coche. el campo foto es una imagen (foto) del modelo de coche en
un campo OLE que necesitar ser visualizado en un formulario.

13. El formulario permite ver la fotografía y una lista desplegable como se ve
en la imagen siguiente. En la tabla sólo puede verse los registros como
filas, en la que la foto es un campo con un contenido de tipo Imagen.