Балансирана система от показатели за ефективност (Balanced Scorecard) в Аиидата. Презентатор: Илия Кръстев, изпълнителен директор. "Интерактивно кафе" - Общество за организационно съвършенство

1. Предизвикателства при имплементирането на
Балансирана Система от Показатели за
Ефективност /Балансирани Карти/
Юни 2010

2. Защо стартирахме този проект?
• Ясна необходимост от фокусиране на дейностите и точно
изпълнение на стратегията на АДП в условията на динамични
промени
• Недостатъчна информираност на служителите относно
стратегическите приоритети и актуалните постижения на
компанията
• Нужда от засилване на координацията между
стратегическите приоритети за развитие на „бизнес линиите”
като част от общата корпоративна стратегия
• Търсене на възможности за усъвършенстване и
модернизиране на системата за измерване на ефективността
на различните нива в компанията
1

3. Какво целим да постигнем в дългосрочен план?
Яснота и актуалност на стратегическите приоритети на АДП
във всеки един момент
Коректно измерване и адекватна оценка на постиженията на
различните звена
Приоритизиране на инициативите и умело разпределение на
ресурсите
Успешно прогнозиране и управление на риска
Информираност и натрупване на знания от служителите
Повишаване на прозрачността и отчетността
Избраният инструмент: Балансирана система от
показатели за ефективност (Balanced Scorecard)
2

4. Какво представляват Балансираните Карти?
Балансираната система от показатели за ефективност е:
• Рамка за измерване на оперативното изпълнение в
организацията, описваща връзките между вложения, процеси,
резултати и въздействия
• Система за стратегическо планиране и управление на
организацията
Балансираната система от показатели за ефективност не е:
• Система за управление на качеството от “семейството” на TQM
• Международен/национален стандарт от “семейството” на ISO
3

5. Какво представляват Балансираните Карти?
• Най-популярната съвременна методология за
измерване и управление на ефективността на
организации от публичния и частния сектор
• Системата представлява инструмент за:
- Измерване на ефективността
- Стратегическо управление на организацията
- Подобрена вътрешна и външна комуникация
Не бива да се забравя, че управляваме това, и
само това, което измерваме!
4

6. Направленията (перспективите) в Балансираните Карти
5

7. Структура на системата от показатели
ЦЕЛЕВА
ЦЕЛ ПОКАЗАТЕЛ ИНИЦИАТИВИ
СТОЙНОСТ
Начинът, Дейности,
Формулировка на Желаното ниво
по който проекти и
намерение, тясно на ефективност
измерваме и програми,
свързано със или темп на
проследяваме водещи към
стратегията на прираст
пътя към достигане на
организацията
постигането целевата
на целта стойност
“Повишаване “Дял на “70%” “Намаление
на лоялността клиентите на при ползване
на клиентите” информационни на повече от
услуги” една услуга”
6

8. Място на Балансираните Карти в управлението
Мисия
Защо съществуваме?
Ценности
Кое е непреходното в нас?
Визия
Какви искаме да бъдем?
Стратегия
Как ще реализираме своята визия?
Стратегическа карта
Превод на стратегията
Показатели за ефективност
Измерване и фокусиране
Целеви стойности и инициативи
До къде трябва да стигнем?
Каскадни системи от показатели и инициативи
Какво трябва да направят различните организационни звена и екипи?
Лични цели и отговорности
Какво трябва да направя АЗ?
Стратегически резултати
Мотивирани и
Финансова Удовлетворени Ефективни
Подготвени
жизненост клиенти бизнес-процеси
служители
7

9. Разработване и внедряване на балансирана система от показатели за
ефективност в АИИ Дейта Процесинг
ДЕЙНОСТ / МЕСЕЦ 1 2 3 4 5 6 7+ СРЕЩИ УЧАСТНИЦИ
ФАЗА I - ПОДГОТОВКА АДП и Консултантска фирма
1. Анализ на текущата ситуация и
2 Мениджъри на висше ниво (9 човека)
диагностика2
2. Актуализация на задачите, плана
1 Мениджъри на висше ниво (9 човека)
и очакваните резултати
3. Сформиране на постоянни и
1 Мениджъри на висше ниво (9 човека)
динамични екипи
ФАЗА I I – РЕАЛИЗАЦИЯ АДП и Консултантска фирма
4. Актуализация на стратегическите
направления, дефиниция на фактори
Мениджъри на висше и средно ниво
и връзки на елементите по 8
(23-ма човека)
отношение на целеполагането по
отделните перспективи
5. Разработка на Стратегическите
Мениджъри на висше и средно ниво
перспективи: Финансова, Клиентска,
(бяха сформирани 4 работни групи –
Вътрешни процеси, Обучение и
общо 23-ма човека)
Развитие 36
6. Избор и планиране на целеви Мениджъри на висше и средно ниво
стойности и инициативи по четирите (бяха сформирани 4 работни групи -
перспективи общо 23-ма човека)
7. Представяне на цялостната Мениджъри на висше и средно ниво
1
балансираната карта (23-ма човека)
ФАЗА I I I - ВНЕДРЯВАНЕ ∞ АДП и Консултантска фирма
ОБЩО СРЕЩИ: 49 / х 2.5 часа = 122.5 часа/ х 23 човека = 2 817.5 човекочаса
8

10. Предизвикателства при внедряването на Балансирани Карти
• Внедряването на БСПЕ не е просто “още един проект”
• Стриктна организация и целенасоченост при организирането
и провеждането на работните срещи
• Изберете консултант, който имат опит във внедряването на
управленски системи във фирми от вашия бранш
• Всички елементи на БСПЕ (стратегически карти, показатели,
отговорници, целеви и алармени стойности и т.н.) следва да
бъдат периодично преглеждани и препотвърждавани
• Анализът на ефективността на служителите и на степента на
изпълнение на стратегията трябва да се превърнат в рутинна
управленска задача
• Изберете интерактивен и същевременно “user-friendly”
софтуер за работа с Балансираните Карти
9

11. Препоръки за успешното изпълнение на проекта
Утвърдени мисия, визия, ценности и стратегия
Наличие на функционираща система за управление
на качеството (ISO или аналогична) – разписани
процеси и KPI’s
Процесно-ориентирано
мислене
Стремеж към изравняване на съществуващите бизнес
процеси със стратегическата карта
Провеждане на работните срещи, съвместно с
консултант
10

12. Изглед на разработената стратегическа карта на АИИ Дейта Процесинг
11

13. Примерен изглед на разработената система за управление
чрез Балансирани Карти
12

14. Положителните ефекти за компанията са вече факт!
Рязко подобрена комуникация и отчетност на постиженията както
вътрешно в организацията, така и пред собственици, акционери,
партньори, клиенти ...
Ускорено идентифициране на проблемните области и предприемане на
изпреварващи мерки
Опростяване и популяризиране на стратегията на организацията, така че
тя да бъде достъпна и разбираема за всеки отделен служител
Допълнително мотивиране на служителите чрез отчитане и стимулиране
на личния им принос в постигането на общите цели
Систематизирано наблюдение на най-важните, както финансови, така и
нефинансови индикатори в организацията
По-ефективно изразходване на средствата
13

15. Положителните ефекти за компанията са вече факт!
• Чувство за увереност, че усилията на служителите са обединени около
общи цели, съгласувани със стратегията на организацията;
• Възможност за бърз и удобен преглед на информацията за
ефективността на дейността във всеки един момент, както и за минали
периоди;
• Мотивирани служители, разполагащи с необходимата им информация за
успешно изпълнение на поставените цели
• Увеличена прозрачност и откритост на дейността на организацията
14

16. Как да осигурим външно финансираме за подобен проект?
Вариант 1:
Схема "Технологична модернизация в малки и средни предприятия"
от оперативна програма "Конкурентоспособност".
• Бюджет: 97 791 500 лева.
• Краен срок: 10 август 2010 г.
Вариант 2:
Програма “БАС” - Финансира консултантски услуги в различни
области, сред които и балансирани карти
• Субсидия до 50% от общия разход за консултанската услуга, но не
повече от 9000 ЕВРО за даден проект.
• Няма краен срок
15

17. Благодаря ви за вниманието!
A!
Q?
Q?
16

18. About AII Data Processing Ltd.
www.aiidatapro.com
www.seenews.com
www.adpnews.info
17