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Por que fazemos reuniões?

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Toda pessoa envolvida em uma atividade ou projeto sabe o quanto é difícil (para não falar chato) participar de uma reunião onde normalmente perde-se tempo, não se é nada produtivo, e em como poderíamos nos livrar rapidamente desta incômoda situação.

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Por que fazemos reuniões?

  1. 1. Por que fazemos reuniões? Toda pessoa envolvida em uma atividade ou projeto sabe o quanto é difícil (para não falar chato) participar de uma reunião onde normalmente perde-se tempo, não se é nada produtivo, e em como poderíamos nos livrar rapidamente desta incômoda situação. Motivos pelos quais deveríamos fazer reuniões: 1 – Quando for preciso reunir um time para tomar decisões em conjunto, ou para debater ideias; 2 - Para alinhar expectativas, esclarecer dúvidas para sanar, ou evitar problemas; 3 – Para integrar as pessoas de uma equipe;
  2. 2. Mas normalmente não é assim que acontece. Uma reunião deveria ser algo útil, mas nem sempre é, deveria ajudar, mas em muitos casos atrapalha (e muito) o andamento de um projeto ou tarefa. Com tantas ferramentas de colaboração em tempo real, como smartphones, tablets, e nossos aplicativos de comunicação instantânea, compartilhamento de arquivos e informações, plataformas colaborativas, devemos nos atentar à real necessidade de realizar uma reunião. Podemos nos prender aos primeiros três motivos, ou nos afundarmos nas (muitas) reuniões intermináveis e improdutivas. Uma reunião é algo que pode interromper um fluxo de trabalho que estava sendo bem conduzido. Esta interrupção custa dinheiro, e pode custar muito dinheiro. Esta mesma interrupção pode frear uma linha de raciocínio. Em ambos os casos dificilmente serão retomados no mesmo ponto em que nos encontrávamos, e com a mesma eficiência e desfecho. “Cerca de 44% das interrupções são por causas próprias, segundo Gloria Mark, PhD e professora na Donald Bren School of Information and Computer Sciences da Universidade da California.” Este estudo, apontou ainda que levamos aproximadamente 23 minutos para retomarmos o foco após uma interrupção. O resultado disto é que apenas vinte interrupções, nos roubam um dia inteiro de trabalho. E a produtividade? Mark Gottfredson, sócio da Bain & Company disse em um artigo referente ao estudo de produtividade: ”Descobrimos que as pessoas em muitas empresas gastam 25% ou mais do seu tempo em atividades de baixo valor ou ineficientes” Sendo assim, eliminando as reuniões improdutivas seria possível ganhar mais 10 horas de trabalho por funcionário envolvido em uma única semana.
  3. 3. Qual o valor (monetário) de uma reunião? Uma conta rápida que podemos fazer é: Calcularmos os custos de cada recurso, sejam salários das pessoas (incluindo-se os benefícios), equipamentos, hardwares, softwares e outros custos como estrutura de comunicação, viagens, hospedagens e afins, multiplicar pelo tempo de duração da reunião e “Voilà!” Temos nosso valor monetizado de uma reunião. Para ajudar você a medir este valor, utilize este aplicativo desenvolvido pela Harvard Business Review. Depois de medir o valor monetário, é preciso verificar o retorno. Ou seja, se este valor da reunião foi um gasto, ou um investimento. Se conseguimos sanar dúvidas e evitar problemas com grande possibilidade de impacto, foi um investimento, e espera-se que este valor seja retornado em benefícios o mínimo em igual valor, caso contrário, foi um gasto. O que fazer então? Como dito antes, os principais (mesmo que não os únicos) motivos úteis para se reunir pessoas são: 1 – É preciso reunir um time para tomar decisões em conjunto, ou para debater ideias; Neste caso, avaliemos se estas decisões não poderiam ser incluídas lá atrás, nas reuniões de planejamento das atividades. Assim, as decisões serão mais rapidamente tomadas. Já no caso das ideias, se elas já tiverem sido previamente apresentadas nas reuniões de integração das tarefas e projetos, um filtro já terá sido feito e só serão colocadas em pauta as ideias mais promissoras, evitando desperdícios de tempo principalmente. 2 - É preciso alinhar expectativas, esclarecer dúvidas para sanar, ou evitar problemas; Já para este ponto é preciso que as expectativas sejam bem descritas e até “desenhadas” nas fases iniciais do processo, assim nenhuma (grande) surpresa ocorrerá no caminho, nem as dúvidas. Se um problema, por mais absurdo que seja, já tiver sido proposto no início do projeto, ou tarefa, os riscos já terão sido avaliados, mas este é tema de outro assunto, avaliação de riscos. E portanto, provavelmente já
  4. 4. haverá um plano de resposta a riscos, e poucos motivos para uma reunião improdutiva. 3 – Para integrar as pessoas de uma equipe; Esta abordagem é muito importante para definir papéis e delegar responsabilidades. Uma reunião inicial para elaborar a matriz de papéis e responsabilidades é crucial para que se perca menos tempo em reuniões, afinal, as pessoas saberão a quem recorrer para tratar de determinado assunto, sem necessariamente realizar uma reunião. Outros procedimentos que podem ser vantajosos e produtivos são: Use o e-mail, mensagens instantâneas ligações telefônicas, nesta ordem, sempre de maneira racional e concisa. O e-mail deve ser usado para coisas menos urgentes, talvez mais extensas, as mensagens instantâneas para as coisas mais simples e de decisão mais rápida, e a ligação telefônica como último recurso de comunicação, principalmente pela incapacidade de se formalizar uma conversa assim. Abuse dos repositórios de informações e compartilhamento que tiver à disposição. Quanto mais informações, tanto quem for executar, quanto quem for decidir tiverem, menor a probabilidade de terem dúvidas ou de gerar problemas. Não sendo possível evitar uma reunião, seja claro, objetivo, mais uma vez, comunique-se da maneira mais rápida e clara possível. Ainda antes da reunião, certifique-se que as pessoas certas, ninguém mais, ninguém menos estarão presentes. Evitará indecisões, problemas, extensões de tempo e principalmente, retrabalho. Revise a matriz de papéis e responsabilidades sempre. Decore-a. Envie a pauta antecipadamente. Se for uma reunião emergencial, ao convoca-la, envie ao menos o assunto em linhas gerais de maneira clara e objetiva, evitando tensões e estresses antecipadamente ao encontro, que poderá fluir de forma mais leve, e provavelmente mais produtiva. Reuniões não precisam seguir o mesmo padrão sempre. O que quero dizer é que o lugar, nem sempre precisa ser uma sala fechada, com projetores multimídia e os mesmos recursos. Uma rápida conversa de corredor (desde que não se trate de nada
  5. 5. delicado) pode resolver muita coisa. Um bate papo descontraído em momentos de pausa pode elucidar muita coisa também. Ferramentas lúdicas, materialização de ideias com prototipação são outra grande alternativa. Comunique-se, da maneira mais rápida e clara possível, onde for possível. Resumindo, nem tanto ferro e fogo. A única coisa que não se deve abrir mão em uma reunião, seja que formato tiver, é o registro do que foi tratado, e o aval dos presentes. Penso que padronização gera ambientes rotineiros e pesados, e isto torna o clima tenso e chato. I – N O – V E ! Finalmente: Delegue. Autonomia é tão importante quanto as responsabilidades atribuídas. Não adianta delegar e não dar autonomia. Em um projeto que participei alguns anos atrás me delegaram uma tarefa. Ao terminar as instruções meu superior disse: [SIC] “Mensagem a Garcia”. Eu não sabia exatamente o que isto significava, assim minha primeira tarefa foi entender isto1 . Uma vez compreendida a mensagem, entendi minhas atribuições, meus limites e autonomia, e executei a tarefa. Como diria um amigo conhecido de muitos brasileiros “Missão dada é missão cumprida parceiro”. Isto me rendeu bons frutos e recomendações. Espero que estas experiências rendam isto a você também. Mais sobre o autor: Wladmir Araujo 1 poderia explicar o significado, mas optei por não fazê-lo para que você exerça e pratique sua curiosidade. TAGS: #reunião; #reuniões; #produtividade; #Equipe; #Como fazer reuniões mais produtivas; #Reunião de kick off; #Reunião inicial #Reunião de integração; #Reunião de projeto; #Reunião de equipe. Julho de 2017

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