1. ANBALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
TALLER 2 Y 3
VIVIANA MORENO CHACHANOY
OSCAR JAVIER MORENO IBARRA
ARMENIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA, DOCUMENTACION Y
ARCHIVISTICA
SEPTIEMBRE 2012

2. ANALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
TALLER 2 Y 3
VIVIANA MORENO CHACHANOY
OSCAR JAVIER MORENO IBARRA
ANGELICA MARIA RAMIREZ AGUDELO
TUTORA
INGENIERA DE SISTEMAS Y COMPUTACION
ARMENIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA, DOCUMENTACION Y
ARCHIVISTICA
SEPTIEMBRE 2012

3. INTRODUCCION
El desarrollo del siguiente trabajo tiene como finalidad la comprensión de los
diagramas de flujo y los diccionarios de datos, y lo importante que es su uso a
nivel administrativo ya que representa a todo el sistema por medio de símbolos
que lo que se representa.
Hoy en día los sistemas de información juegan un papel interesante en las
organizaciones experimentando en ellas un cambio sustancial en los últimos
años, hasta el punto de supeditar su éxito o fracaso tanto en el entorno
económico como social. Dentro de una organización los sistemas de información
actúan como “sistema nervioso” o como su “columna vertebral” puesto que se
encargan de hacer llegar a tiempo la información necesaria a todos los
departamentos, áreas, equipos de trabajo, etc., convirtiéndose así en una forma
rápida y eficaz de actuar. Las necesidades de las empresas u organizaciones son
dadas por el entorno competitivo, exigiendo cada vez más un óptimo
funcionamiento con el propósito de lograr ventaja sobre la competencia.
Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de etapas,
operaciones, movimientos, decisiones y otros eventos que ocurren en un
proceso. Esta representación se efectúa a través de formas y símbolos gráficos.
El empleo de la maquina en las funciones del procedimiento de datos han hecho
necesario un flujo ordenador de la información. Sin embargo para que esto
funcione es necesario de las capacidades humanas como la lógica, práctica y
atención indispensables para la elaboración de un diagrama de flujo o un
diccionario de datos.

4. JUSTIFICACION
Realizar Los diagramas de flujo favorecen la compresión del proceso a través de
mostrarlo como un dibujo, es claro que el cerebro humano reconoce fácilmente
estos.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.se
identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de
autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella y los puntos de decisión.
OBJETIVOS GENERALES
Representar gráficamente mediante un diagrama de flujo y un diccionario de datos un
proceso llevado a cabo en una compañía.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Aprender a realizar un diagrama de flujo y un diccionario de datos.
Analizar el proceso que se lleva en una empresa y representarlo gráficamente.
Permitir una comprensión más rápida de los procesos que se desempeñan en una
compañía.

5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
1. OBJETO
Hacer una relación sistemática y detallada de las unidades archivísticas de un
fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar. Establecer un procedimiento
que le permita a las empresas del estado, empresas particulares, facilitar el
registro, el uso y consulta de documentos en la etapa de archivo de central,
optimizando el proceso de transferencias documentales; normalizando todas
las actividades basadas en la aplicación de conformidad en las tablas de
retención documental.

6. 2. ALCANCE
Elaborar el inventario de los fondos de todas y cada una de las unidades
archivísticas, teniendo en cuenta en su descripción los parámetros legales.
Aplica a toda la documentación desde la apertura de una carpeta, hasta
cumplir con el tiempo definido en las tablas de retención documental para el
traslado al archivo central. Comprende desde el cumplimiento con el tiempo
definido en las tablas de retención documental en el Archivo de Gestión
hasta su transferencia al Archivo Central, o al Archivo de Custodia.
3. GLOSARIO
 Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupa documentos
transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez
finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.
 Archivo Gestión: Es en donde se reúne la documentación en tramite
en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua
utilización y consulta administrativa para las mismas oficinas u otras
que lo soliciten.
 Ciclo Vital de documentos: Es la denominación que se da a las
distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde
su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente
 Fondos: Conjunto de archivos recopilados a través del tiempo por una
entidad y que son producto del cumplimiento de su misión y
respaldado por las funciones que se le han asignado.
 Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y
detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las
series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y
preliminar.
 Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura
y contenido homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.
Ejemplos: hojas de vida, historias laborales, contratos, actas, informes,
etc.

7.  Transferencia Documental: Remisiones de documentos del archivo
de gestión al archivo central y de este al histórico de conformidad con
las tablas de retención documental adoptadas por el cliente.
 Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
 Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada
una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación entre
otras, una caja, una carpeta.
4. RESPONSABLES
Los Administradores de Archivo y sus Auxiliares son los responsables por el
cumplimiento del presente procedimiento. El jefe de la dependencia quien se
encargara de realizar las actividades pertinentes para el cumplimiento de las
condiciones básicas establecidas en el procedimiento de organización y
traslado documental.
5. CONDICIONES GENERALES
Que exista un archivo, y que se tenga un compromiso contractual con el
cliente al mismo tiempo deben conocer y aplicar el procedimiento.
6. CONTINGENCIA
Son aquellos eventos que se pueden presentar en el proceso establecido
para la remisión de documentos de un archivo a otro:
AL TRANSFERIR LAS CAJAS AL ARCHIVO CENTRAL NO ESTÁN COMPLETAS
Se debe tener en cuenta si el responsable es el cliente cuando este es el
encargado de enviar los documentos a la empresa, o si la empresa es la
responsable por haber recogido los documentos en las dependencias del
cliente, dependiendo de lo anterior el Administrador de Archivo debe reportar
inmediatamente a los productores de los documentos, con el fin de dar una
solución oportuna al inconveniente presentado.
ENVIAR LAS CAJAS SIN IDENTIFICACIÓN
El Administrador del Archivo reporta al cliente inmediatamente esta novedad
con el fin de poder identificar las cajas, evitando una posible confusión y mal
manejo de la información.

8. LLEGAN LAS CAJAS Y NO ESTÁN PROGRAMADAS
El Administrador del Archivo las recibe haciendo claridad de que el
tratamiento va a ser en la fecha indicada o en su defecto las devolverán al
cliente.
EN LA RELACIÓN DE INVENTARIOS LLEGAN MÁS O MENOS DE LO QUE SE
RELACIONA
El Administrador del Archivo reporta al cliente inmediatamente esta novedad,
para evitar futuros inconvenientes con el mismo.
EL TITULO DE LA CARPETA Y SU CONTENIDO NO CORRESPONDEN
El Administrador del Archivo reporta al cliente esta novedad con el fin de
verificar si existen dudas por parte del cliente o del Administrador y de esta
manera dejar claro el titulo de la carpeta y su contenido.
LA SERIE DOCUMENTAL NO CORRESPONDA A LA DEPENDENCIA
El Administrador del Archivo devuelve al cliente las unidades transferidas.
LA DEPENDENCIA MANDA ARCHIVOS EN AZ.
El Administrador del Archivo devuelve los documentos para que el cliente de
el tratamiento de acuerdo a las instrucciones dadas previamente.
7. ANEXOS
Corresponde a los formatos utilizados y elementos que ayudan a establecer
un proceso seguro de la transferencia documental:
 Formato Único de Inventario debidamente diligenciado y firmado por
cada uno de los responsables dentro del proceso de transferencia.
 Un Cd con una copia magnética del inventario.
 Cronograma de transferencias ajustado según corresponda fecha
pactada por la dependencia y el jefe de bodega.
8. SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
Los riesgos ocupacionales del presente procedimiento están asociados a los
riesgos ergonómicos,

9. Características de los diagramas de flujo
 Capacidad de Comunicación
Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso,
y facilita la mejor comprensión global del mismo.
 Claridad
Proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y
concisa.
 Simbolizada:
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y
confusas en su interpretación.
 Compresión e interpretación
Permite simplificar su compresión.

10.  Uso
Permite facilitar su empleo
DICCIONARIO DE DATOS
 Validar la integridad y exactitud del diagrama de flujo de datos.
 Proporcionar un punto de partida para desarrollar pantallas e informes.
 Determinar el contenido de los datos almacenados en archivos.
 Desarrollar la lógica para los procesos del diagrama de flujo de datos.
 proporciona continuidad durante el ciclo de desarrollo.

11. CONCLUSIONES
En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de
las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos
en la realización de cualquier método o sistema.
Su utilización en estos ámbitos es tan importante, debido a que permiten la
visualización de las actividades innecesarios y verifica si la distribución deltrabajo está
equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas
mientras que otros trabajan con mucha holgura.
En cuanto a la técnica de ordenación por el método de burbuja, queda claro que la
técnica mejor usada para dicho método, consiste en hacer varias pasadas a través del
array. En cada pasada, se comparan parejas sucesivas de elementos. Si una pareja
está en orden creciente (o los valores son idénticos), se dejan los valores como están.
Si una pareja está en orden decreciente, sus valores se intercambian en el array.

12. Para el método de búsqueda Binaria, lo prerrequisitos principales para dicha búsqueda
son:
 La lista debe estar ordenada en un orden específico de acuerdo al valor de la
clave (elemento a buscar).
 Debe conocerse el número de elementos.
La búsqueda secuencial también la podemos conocer o encontrar con el termino de
"Búsqueda Lineal".
Este método de búsqueda es muy lento, pero si los datos no están en el orden es el
único método que puede emplearse para hacer las búsquedas.
Es fácil adaptar la búsqueda secuencial para que utilice una lista enlazada ordenada, lo
que hace la búsqueda más eficaz. Es fácil mantener el orden insertando cada registro
en el lugar donde termina una búsqueda sin éxito y cada búsqueda termina cuando se
encuentra un registro con una clave no menor que la clave de búsqueda.

13. CIBERGRAFIA
http://html.rincondelvago.com/diagramas-de-flujo_1.html