Secretaria 2010 2011

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Secretaria 2010 2011

  1. 1. SECRETARIA O que você sempre quis saber e nunca teve coragem de perguntar! Por Michelle Silva Corrêa
  2. 2. O Secretário <ul><li>É alguém organizado, atento a detalhes e bom comunicador; </li></ul><ul><li>Será responsável pela promoção do clube junto aos patrocinadores, possíveis novos sócios, Rotaract Clubes, etc; </li></ul><ul><li>Responsável pelo contato com o público, arquivamento de documentação e pelas atas das reuniões do conselho diretor e reuniões ordinárias; </li></ul><ul><li>Enviar ao Rotary patrocinador o formulário sobre os rotaractianos que alcançam à idade limite de 30 anos!; </li></ul><ul><li>Ajudar o clube a funcionar eficazmente. </li></ul>
  3. 3. Funções do Secretário <ul><li>• Manter e Atualizar o arquivo do clube; </li></ul><ul><li>• Atualizar o quadro social do clube e divulgar; </li></ul><ul><li>• Providenciar documentação para os novos sócios (Manual Rotaract, Estatuto do Rotaract e Regimento Interno do Clube) e as suas fichas individuais de cadastro; </li></ul><ul><li>• Atualizar o Regimento Interno do Clube, sempre que haja alteração; </li></ul><ul><li>• Formulário de recuperação ; </li></ul><ul><li>• Escrever as atas do clube sem rasura em um livro ata ou ficha que o clube já use; </li></ul><ul><li>• Elaborar e enviar ofícios ; </li></ul><ul><li>• Elaborar imprimir e entregar certificado de reconhecimento profissional para palestrantes; </li></ul><ul><li>• Pedido de Menção Presidencial; </li></ul><ul><li>• Expor para todos os ofícios, recuperações... ; </li></ul><ul><li>• Enviar mensalmente o relatório de secretaria para RDR (Representação Distrital de Rotaract) para que a mesma tenha as informações atualizadas do clube e sócios. O Relatório deve conter: Numero de Sócios, Numero de Reuniões normais e do conselho diretor, Freqüência, Projetos, visitas recebidas e feitas, copia das atas ou envio via e-mail do resumo, correspondências recebidas e enviadas números das mesmas. Os documentos devem ser enviados até o dia 10 do próximo mês ; </li></ul><ul><li>• Atualizar os dados do Clube na Omir-Brasil no Portal (www.omirbrasil.org.br). </li></ul>
  4. 4. Características do Cargo <ul><li>• Chegar sempre de 10 a 15 minutos antes da reuniões. </li></ul><ul><li>• Organizar e divulgar as correspondências enviadas e recebidas . </li></ul><ul><li>• Ficar atualizado junto ao presidente sobre a pauta das reuniões. </li></ul><ul><li>• Formar ou atribuir a alguém a formação de um grupo de e-mails do clube. </li></ul><ul><li>• Ser uma pessoa de postura e que trabalhe com sinceridade. </li></ul><ul><li>• Secretários e Presidente não pedem desculpas e sim reconhece erros. </li></ul><ul><li>• Ser uma pessoa discreta e sempre auxiliar o Presidente do Clube. </li></ul><ul><li>• Ter conhecimento amplo sobre elaboração de projetos para orientar companheiros na elaboração dos mesmos. </li></ul>Dica: Presidente escolha bem seu secretário!
  5. 6. Avisos <ul><li>O secretário é responsável por enviar avisos especiais aos sócios do clube para Informá-los sobre as reuniões do conselho diretor ou reuniões extraordinárias e também levantar sobre algum sócio que esta se ausentando das reuniões para que sejam tomadas as devidas providencias. </li></ul>Dica: Escolha outro companheiro/diretor para auxiliar seu secretário Dica: Utilize listas de discussão por e-mail ou elabore uma pirâmide para ligações
  6. 7. REUNIÕES DO CONSELHO DIRETOR <ul><li>Normalmente a ata é lavrada durante as reuniões do conselho diretor e divulga ao final da mesma </li></ul><ul><li>Se for de costume do clube o secretário divulga em reunião ordinária apenas os resultados da reunião do conselho diretor </li></ul>
  7. 8. PROPOSTAS DE ADESÃO <ul><li>Procedimentos para adesão de novos sócios: </li></ul><ul><li>1. Sócio efetivo deve levar o nome para o clube para analise - ficha com os dados do convidado, sócios de outros clubes, cidades, ex-interactianos, etc. </li></ul><ul><li>2. O clube estabelece normas para aceitação de sócios, como nº de reuniões e participação em projetos. (mesmo depois que vira sócio o mesmo deve participar de não menos de 60% das reuniões do clube) </li></ul><ul><li>3. O convidado, preenchendo os requisitos para sócio e antes de ser empossado, deve receber do Secretario o Manual de Rotaract, Estatuto do Rotaract e Regimento Interno do Clube – recomendável (impresso ). </li></ul><ul><li>4. É recomendável que a posse do novo sócio seja em reunião festiva. Até mesmo isso o ajudará a se desinibir mais com outros sócios. </li></ul><ul><li>5. Logo que seja empossado o sócio passa a gozar de todos os benefícios de participar da família rotária e também passa a pagar a per capta mensal, no valor estabelecido por cada clube. </li></ul>
  8. 9. SITUAÇÃO ESPECIAS: SÓCIOS <ul><li>Sócios Honorários: pessoas queridas do clube que ajudam em projetos, tem experiência rotária, e normalmente, mas não uma regra geral, já passaram da idade limite (30 anos) ou ainda não possuem 18 anos. Trabalham como conselheiros, não pagam per capta, não tem direito a voto nas decisões do clube e não podem gozar de benefícios rotaractianos como auxilio em viagens, uso do distintivo, etc. </li></ul><ul><li>Afastamento: sócios que pedem afastamento continuam pertencendo ao quadro de sócios do clube e o clube que decide sobre o tempo que ele pode ficar afastado como sócio ainda. Continua com as obrigações de per capta, uso do pin e gozar dos benefícios de ser rotaractiano. Motivos de afastamento: saúde, estudos, família, trabalho, etc. O sócio afastado pode voltar quando desejar e o clube deve estar sempre em contato para que o afastamento não se torne desligamento; visitas na casa de sócios afastados ajudam muito na volta deles sem constrangimento e motivam ao mesmo tempo. </li></ul><ul><li>Desligamento: normalmente se dá de forma formal em carta entregue ao padrinho (madrinha) sendo que o mesmo deve entregar ao secretario(a). No ato de desligamento o ex-sócio deve liquidar todo e qualquer debito com a tesouraria, entregar o distintivo e outros pertences do clube além de não mais desfrutar dos benefícios de ser rotaractiano. </li></ul>
  9. 10. A PALAVRA DO SECRETÁRIO <ul><li>Seja dinâmico! </li></ul><ul><li>Cative seus companheiros. </li></ul><ul><li>Não seja uma pessoa fechada e burocrática, principalmente quando na presença de visitantes e convidados. </li></ul><ul><li>Informações e correspondências devem ser selecionadas em conjunto com o presidente: passe apenas as principais informações. (leia todas as correspondências antes e selecione-as para que não haja erros e embaraços na sua leitura) </li></ul><ul><li>A fala de secretario(a) deve ser clara, objetiva, e organizada. </li></ul><ul><li>Apresentar os comprovantes de envio de relatórios, confirmação de e-mail e/ou cartas. </li></ul><ul><li>Registre as faltas recuperadas. </li></ul><ul><li>Se for costume do seu clube faça um resumo, ou leia, a ata da última reunião. (vale mandar por email o que aconteceu na última reunião) </li></ul>
  10. 11. ATA <ul><li>É de fundamental importância dentro de um clube. </li></ul><ul><li>Não pode ter rasuras; quando rasurar: leiloa, mas se quis escrever leilão, deve colocar entre parênteses (leiloa) e colocar em seguida a palavra digo e em seguida a palavra/frase correta. </li></ul><ul><li>Rascunho os tópicos durante a reunião </li></ul><ul><li>Passe a ata correta para um computador ou um livro ata. (seja objetivo, afinal você não está escrevendo um testamento...) </li></ul><ul><li>Desenvolva os tópicos principais abordados na reunião, como projetos futuros e suas datas, realizações presentes, deliberações. </li></ul><ul><li>Em assembléias ou reuniões para discussões de regimento, admissão de novos sócios, conflitos, discussões de projetos, a ata deve ser redigida e lida logo após a reunião e nessas sim deve ser o mais abrangente possível. </li></ul><ul><li>As Atas são imprescindíveis para o histórico do clube. </li></ul>
  11. 12. RESUMO DE ATA <ul><li>Recurso utilizado por muitos clubes </li></ul><ul><li>Tópicos com descrições mais objetivas e bem resumido </li></ul><ul><li>Pode ser feito durante a reunião </li></ul><ul><li>Ata apenas nas reuniões formais, ou quando necessário (reuniões formais, visitas oficiais, mudança no conselho diretor...) </li></ul>
  12. 13. SEGUNDO SECRETÁRIO <ul><li>O cargo de secretaria é um dos mais trabalhosos do clube, sendo assim o secretário titular pode atribuir algumas tarefas para o 2° secretario. </li></ul><ul><li>É recomendável que o secretario nomeie um 2° secretario; no caso de sua ausência momentânea ou permanente o 2° secretario estará apto a desenvolver o trabalho a altura. </li></ul>
  13. 14. FORMULÁRIOS <ul><li>Ata / Resumo de Ata </li></ul><ul><li>Formulários do Clube (cadastro de sócios, projetos) </li></ul><ul><li>ANP (Arquivo Nacional de Projetos) – Omir-Brasil </li></ul><ul><li>FORMULÁRIO “C” – Relatório Mensal de Atividades (Distrito) – obrigatório o envio até o dia 10 do próximo mês. O formulário somente será aceito com a assinatura do secretário. O formulário pode ser enviado pelos correios ou por e-mail em formato PDF </li></ul><ul><li>FORMULÁRIO “D” – Cadastro de Clubes (Distrito) </li></ul><ul><li>FORMULÁRIO “E” – Cadastro de Sócios (Distrito) </li></ul><ul><li>Cadastro / Relatórios Omir-Brasil </li></ul>
  14. 15. Envio de Correspondências <ul><li>Secretária Distrital – Laís xxxxxxxxxxxxxxx </li></ul><ul><li>E-mail </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>Correios </li></ul><ul><li>A/C Victor Silva Corrêa </li></ul><ul><li>Av. César Hilal, n°1405, apt° 902, bloco-B </li></ul><ul><li>Praia do Suá - Vitória / ES </li></ul><ul><li>CEP 29052-230 </li></ul>
  15. 16. DÚVIDAS <ul><li>OBRIGADO! </li></ul>

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