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Manual de Usuário
VIRTUES SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR
MANUAL DO USUÁRIO
                                                           VIRTUES SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR
                                                                        VFUTEBOL


1. Cadastrando um aluno ................................................................................................................................................... 04
    1.1. Regras do contrato .................................................................................................................................................... 05
    1.2. Efetuando a pré matricula ...................................................................................................................................... 06
2. Cadastrando categorias..................................................................................................................................................09
3. Cadastrando Clientes...................................................................................................................................................... 10
4. Cadastrando fornecedores............................................................................................................................................11
      4.1 Cadastrando tipos de fornecedores....................................................................................................................11
5. Cadastrando funcionários............................................................................................................................................. 12
    5.1. Cadastrando cargos...................................................................................................................................................13
6. Lista de matriculas........................................................................................................................................................... 14
7. Cadastrando planos........................................................................................................................................................ 15
8. Cadastrando Produtos...................................................................................................................................................16
9. Cadastrando Turmas......................................................................................................................................................18
10. Lançamento de produto no estoque.......................................................................................................................19
11. Lançamento de contas à pagar.................................................................................................................................. 20
12. Recebimento de contas................................................................................................................................................22
   12.1.    Listando e consultando contas a receber.............................................................................................22
   12.2.    Pagando uma conta a receber................................................................................................................23

13. Configurando Fatores (Juros, multa, acréscimo e descontos) .........................................................................24
14. Estornando pagamentos...............................................................................................................................................25
15. Locações de quadras......................................................................................................................................................27
       15.1.             Tabelas de preços.......................................................................................................................................28
       15.2 .           Locações simples.........................................................................................................................................29
       15.3.            Planos mensais de locação.......................................................................................................................30
       15.4.            Fazendo uma adesão de plano................................................................................................................31
16. Realizando vendas..........................................................................................................................................................32
17. Relatórios de presenças de alunos...........................................................................................................................34
18. Lista de chamada para impressão.............................................................................................................................35
19. Lista de chamada eletrônica.......................................................................................................................................37
20. Registrando o Software................................................................................................................................................38

                                                                                          2
3
1. CADASTRANDO UM ALUNO

O primeiro passo para ter um aluno completamente matriculado é, ter cadastrado algumas informações
pessoais. Para esse cadastro o usuário deve ir ao menu cadastro e clicar em “aluno”.
Aparecerá a seguinte tela para inserir os dados pessoais:




Após clicar em adicionar, insira as informações mínimas para tê-lo cadastrado no sistema. Figura abaixo.




                                                   4
A próxima tela é a visualização dos dados cadastrados.
Neste momento o sistema coloca o status do aluno para interessado. Pois, o aluno ainda não possui
matricula ou pré matricula.




Antes de concluir a matricula, o aluno fica com o status de interessado no sistema. Para pré matriculá-lo o
usuário deve clicar em matricular, na ficha de visualização dos dados cadastrais.

1.1 O passo seguinte é selecionar a turma, plano, dia, mês e ano que se inicia o contrato do aluno.
A data de inicio da vigência do contrato ajuda o sistema contar quantas parcelas restam o aluno pagar, e
inclui as parcelas na parte de contas a receber do sistema. O dia do mês escolhido será o dia do
vencimento mensal de cada parcela.

 A data de término do contrato é de acordo com o plano contratado pelo aluno, ou seja, o término do
contrato vai do início da vigência até a duração do plano contratado.

Exemplo:
Ao matriculá-lo foi escolhido para como inicio da vigência dia 25/julho/2012.
O plano contratado tem duração de 12 meses.
A data de término será 25/julho/2013 que, será quando terá que renovar a matricula.

                                                     5
As parcelas deste aluno vencerão todo dia 25 de cada mês.
Veja a figura abaixo:




O botão visualizar exibirá o detalhamento da matricula com data de início e término do contrato, valores
de cada parcela, valor normal do plano, tempo restante de desconto (se houver), valor da matricula e etc.
Após salvar essas informações o sistema exibirá os dados da pré matricula para impressão:




Agora, o sistema reconhece o aluno como pré matriculado e, caso não efetue o pagamento, o processo da
matricula poderá ser concluído posteriormente.


                                                    6
1.2 Caso o usuário não concluir o processo de pagamento, deverá ir ao menu Cadastro e clicar em
matriculas, onde aparecerão as pré matriculas, matriculas e cancelamentos.
Selecione a matricula, clique em matricular e na próxima tela clique em pagamento.
Veja a figura abaixo:




Tela de pagamento




                                                   7
Ao finalizar o pagamento é exibido o recibo




Neste momento a matricula está finalizada, e o aluno está reconhecido pelo sistema como Matriculado.
Ao fazer uma matricula, automaticamente serão lançadas na lista de conta a receber todas as parcelas
subseqüentes dessa matricula.




                                                  8
2. CADASTRANDO UMA CATEGORIA

As categorias possuem vinculo com as turmas e servem para agrupá-las. Você pode ter mais de uma turma
da mesma categoria.
O cadastro de categorias é necessário para que possa fazer abertura turmas.

Para incluir uma categoria o usuário deve ir ao menu cadastro e clicar em categoria. Todos os campos são
obrigatórios.




   Campo código da categoria atribui um código a categoria.
   Campo Descrição da categoria Nomeia a categoria, e este nome é o que será exibido no momento de
   cadastro de turmas.
   Campo sexo informa que a turma só haverá alunos daquele sexo.




                                                    9
3. CADASTRANDO CLIENTES

É obrigatório ter clientes cadastrados para locar quadras e/ou campo de futebol.

Para iniciar o cadastro, vá ao menu cadastros e clique em cliente.
Informe os dados obrigatórios (nome, um documento, telefone e e-mail), e clique em salvar.




Para procurar por um cliente, o usuário pode fazer uma consulta pelo nome do cliente no campo de
busca. Clique na figura da lupa para fazer a pesquisa.

Caso queira alterar, excluir ou visualizar a ficha de cadastro de um cliente selecione, na coluna código
do cliente no lado esquerdo da tela, e escolha um dos botões de ação (editar, excluir e visualizar).




                                                  10
4. CADASTRO DE FORNECEDORES

O cadastro de fornecedores é necessário para posteriormente o usuário cadastrar contas a pagar, registrar
notas fiscais de compras de produtos e dar entrada no estoque.
Para o cadastro, o usuário deve ir ao menu cadastros e clicar em fornecedor.
Tela de cadastro




4.1 Primeiro selecione o tipo de fornecedor que deseja cadastrar. O botão adicionar (ao lado da lista de
fornecedores) serve para adicionar um tipo de fornecedor caso não esteja na lista.
Veja abaixo a tela para adicionar um tipo de fornecedor.




                                                    11
No cadastro de fornecedor, preste atenção nos campos obrigatórios para incluir um fornecedor. Após o
preenchimento clique em salvar.

Logo abaixo da ficha de cadastro, aparece uma lista de fornecedores cadastrados.




                                   5. CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS

Vá ao menu cadastros e clique em funcionário.
Na ficha de cadastro, preste atenção nos campos obrigatórios para incluir um funcionário.




                                                   12
Obs: É importante ter cadastrado o cargo “Professor”. Pois no momento do cadastro de turma será
obrigatório selecionar um funcionário com este cargo.
Na ficha de cadastro de funcionário, o campo classificação indica se o funcionário será ativo ou é apenas
um currículo.

5.1 O botão adicionar, ao lado do campo cargo, serve para incluir um cargo caso não tenha na lista.

Tela de inclusão de cargos




Após o preenchimento clique em salvar.
Logo abaixo da ficha de cadastro, aparece uma lista de funcionários cadastrados.




                                                    13
6. LISTA DE MATRICULAS

O processo para efetuar uma matricula foi explicado junto com o cadastro de aluno. Consulte no manual o
cadastro de aluno.

Para visualizar, alterar ou cancelar uma matricula, no menu cadastros clique em matriculas. Aqui é exibida
uma lista das matriculas.




Ao selecionar uma matricula, o usuário pode escolher o que deseja fazer com os botões de ação:

Botão matricular
O botão matricular levará o usuário para a visualização da matricula. Lá serão exibidos os detalhes da
matricula, poderá também fazer o pagamento da matricula, caso seja uma pré matricula, imprimir os
detalhes e emitir boleto da matricula ou parcela.



Botão Editar
O botão editar permite que o usuário, faça a mudança de turma de um aluno e/ou a mudança de um
plano.
No caso da mudança de plano, se o aluno estiver matriculado, o sistema cancela a matricula atual e cria
uma nova matricula, gerando um número de matricula novo e novas parcelas. As parcelas atrasadas da
matricula cancelada, ainda constarão como débito do aluno, e as parcelas posteriores ao cancelamento
serão excluídas.

Botão adicionar
O botão Adicionar faz uma nova matrícula do aluno selecionado sem alterar outras.

Botão Excluir
Cancela uma matrícula. Se o aluno estiver matriculado as parcelas atrasadas da matricula cancelada, ainda
constarão como débito do aluno, e as parcelas posteriores ao cancelamento serão excluídas.




                                                     14
7. CADASTRO DE PLANOS

Um plano determina quanto tempo vai durar a matricula de um aluno, os valores das parcelas, o valor da
matricula e a freqüência de aulas do assinante.

O campo duração do contrato determina a duração da matricula, até a renovação.
O campo vezes por semana, determina a freqüência do aluno.

Campos de desconto
No primeiro campo de desconto, o usuário seleciona um desconto que cairá sobre a mensalidade do
assinante. Ao selecionar um desconto da lista, aparecerá no campo abaixo o valor do desconto escolhido.
O botão adicionar, ao lado dos campos desconto, serve para fazer a inclusão de novos descontos.
O campo duração do desconto determina quantos meses o desconto será abatido na mensalidade. Após a
duração do desconto, a mensalidade volta ao seu valor normal.

O segundo campo de desconto é o desconto que será dado á matrícula. Este desconto só será dado uma
única vez, caso haja taxa de matricula no plano.

Tela de cadastro de planos




                                                   15
Abaixo da ficha de cadastro é exibida uma lista com os planos cadastrados.




Com o botão editar, o usuário pode visualizar e alterar as informações de um plano. Selecione um plano e
clique em editar.

Com o botão excluir o usuário apaga um plano do sistema. Selecione um plano e clique em Excluir.

É recomendado não fazer exclusão ou alteração de planos enquanto tiver assinantes vinculados. Caso haja
vinculo de aluno com o plano, ao excluí-lo será apresentada uma mensagem de erro.


                                     8. CADASTRO DE PRODUTOS

Os produtos a serem vendidos no sistema devem estar cadastrados, para que posteriormente sejam
registradas as notas fiscais de compra de produtos e lançamento em estoque.
No menu cadastros clique em “Produtos”.

Tela de cadastro de produtos




                                                   16
O primeiro campo é a escolha do fornecedor do produto. Os fornecedores da lista são cadastrados
previamente. Para ver o cadastro consulte o cadastro de fornecedores.
O segundo campo marca a qual grupo o produto pertence.
Você pode incluir grupos clicando no botão adicionar ao lado do campo.




Após preencher os campos obrigatórios clique em salvar.
Abaixo da ficha de cadastro é mostrada a lista dos produtos cadastrados no sistema.
Para alterar um produto, selecione e clique em editar. Para excluí-lo, selecione e clique em excluir.
O usuário pode fazer uma pesquisa por produtos barra de busca.




                                                     17
9. CADASTRO DE TURMAS

Vá ao menu cadastro e clique em turma.
Observe quais campos são obrigatórios para concluir o cadastro.

O botão adicionar, ao lado do campo categoria, permite cadastrar uma categoria caso não tenha a
categoria desejada no momento do cadastro de turma. Após cadastrar uma categoria, ela será exibida na
lista.




Para inserir os dias de freqüência da turma, é necessário marcar a caixa ao lado do dia, para depois
selecionar o horário de entrada e saída da turma.

O campo de escolha do professor lista todos os professores ativos no sistema. O segundo botão adicionar,
ao lado da lista, é para cadastro de professor caso o usuário tenha esquecido de cadastrá-lo previamente. É
obrigatório selecionar pelo menos um professor para concluir o cadastro.




                                                     18
É mostrada uma lista de turmas cadastradas abaixo da ficha de cadastro




O usuário pode alterar os dados de uma turma selecionando a turma desejada e clicando no botão editar.
O botão excluir apaga uma turma do sistema.
O botão visualizar permite ver todas as informações da turma selecionada, como a quantidade de vagas
restantes, local e horários.


É recomendado não fazer exclusão de turmas enquanto tiver alunos vinculados. Caso haja vinculo de aluno
com a turma, ao excluí-la será apresentada uma mensagem de erro.




                                10.Lançamento de produto no estoque


Para realizar vendas é necessário que faça o lançamento de notas fiscais para constar os produtos no
estoque.
O usuário de ir ao menu “Lançamentos”, e clicar em Compra de Produto.


Veja a tela de lançamento em estoque.




                                                    19
Primeiro o usuário seleciona a nota fiscal de compra do produto. Caso a nota ainda não tenha sido
cadastrada, clique no botão adicionar ao lado do campo.


Veja a tela de cadastro da nota fiscal.




Abaixo da ficha de cadastro está uma lista com todas as notas cadastradas.
Para alterar uma nota, selecione a nota desejada e clique no botão alterar.
Para excluir uma nota, selecione a nota desejada e clique no botão excluir.

É recomendado não fazer exclusão de notas enquanto tiver lançamentos vinculados. Caso haja vinculo de
estoque com a nota, ao excluí-la será apresentada uma mensagem de erro.

Para concluir o lançamento no estoque, selecione o produto, coloque a quantidade comprada e clique em
salvar.
Abaixo da ficha de entrada no estoque, o usuário tem a lista de produtos cadastrados no sistema, e pode
fazer busca por produtos cadastrados e alterar seus dados selecionando o produto e clicando em alterar.
Para excluí-lo basta selecionar o produto e clicar no botão excluir.
O botão visualizar exibe os dados do produto selecionado.




                                11.LANÇAMENTO DE CONTAS A PAGAR

Aqui o usuário faz o cadastro de contas a serem pagas. Vá ao menu “Lançamentos” e clique em contas a
pagar.

Sempre que forem lançados produtos no estoque o sistema reconhecerá como conta a pagar. E será
preciso localizá-lo na lista de contas a pagar para marcá-lo como uma despesa paga.


                                                    20
Para realizar o cadastro é necessário selecionar o fornecedor a quem será pago a conta. Os fornecedores
ou prestadores de serviço são cadastrados previamente no cadastro de fornecedores. Caso esteja fazendo
um cadastro de conta a pagar e ainda não tenha cadastrado o fornecedor, o usuário pode fazer a inclusão
rápida clicando no botão adicionar ao lado do campo fornecedor.




Após preencher os campos obrigatórios clique em salvar.
Abaixo da ficha de cadastro está uma lista com todas as despesas cadastradas.
É possível fazer buscas por despesas e em um determinado período colocando a data de inicial e data final
do período. Clique na imagem da lupa para fazer a pesquisa.




Para alterar uma despesa, selecione a despesa desejada e clique no botão editar.
Para excluir uma despesa, selecione a despesa desejada e clique no botão excluir.
Para visualizar uma despesa, selecione a despesa desejada e clique no botão visualizar.


                                                    21
12.RECEBIMENTOS DE CONTAS

O modulo de contas a receber do sistema, armazena todas as contas de clientes e alunos feitas no sistema.
É nesta área do sistema aonde o usuário irá fazer o pagamento das mensalidades de matriculas, o
pagamento de locação de quadra, tanto avulsa quanto plano mensal, ou qualquer outra conta cadastrada
no modulo.

Para realizar um cadastro de conta a receber, clique em “Contas a Receber” no menu “Lançamentos”.
Veja o formulário de cadastro de contas a receber.




Para cadastrar uma conta a receber preencha os campos obrigatórios. Você pode adicionar comentários à
conta.
Ao clicar no botão salvar o sistema grava a conta, que deverá ser exibida na lista abaixo do formulário de
cadastro.

Ao fazer uma matricula, automaticamente serão lançadas na lista de conta a receber todas as parcelas
subseqüentes dessa matricula. Também é inserido no contas a receber as locações avulsas e alugueis
mensais de quadra.

12.1 Abaixo do formulário de cadastro você pode filtrar o tipo de conta que será exibida na lista para
facilitar a procura por contas.


                                                     22
Acima da lista de contas encontram-se três botões. Um para pagamento da conta, outro para a exclusão e
outro para somente visualizar os dados da conta.

12.2 Para registrar o pagamento da conta o usuário deverá marcar a conta na caixa ao lado e clicar no
botão de pagamento.

Caso haja atraso no pagamento e o usuário tenha cadastrado no sistema as informações de juros e multa
(consulte juros e multas no índice do manual), o formulário de pagamento calcula juros e multa e adiciona
ao valor da conta.
Veja o formulário de pagamento




Para pagamento com cheque será obrigatório o preenchimento de todos os dados do cheque.
O formulário de pagamento permite que seja feito o pagamento com dinheiro, cartão e cheque ao mesmo
tempo, desde que o valor informado pelo usuário não ultrapasse o valor total da conta.

O campo taxa de juros é preenchido automaticamente quando há juros cadastrados no sistema.

                                                    23
O campo desconto gerencial é utilizado para dar desconto de qualquer valor. Normalmente este campo
será utilizado por gerentes. Da mesma forma, o campo acréscimo gerencial será usado para inserir
acréscimo de qualquer valor.
O campo “outros desconto” e “acréscimos”, os descontos e acréscimos que foram cadastrados
previamente no cadastro de fatores (consulte cadastro de fatores no manual).


Após a confirmação do pagamento é exibido o demonstrativo do pagamento.




          13.CADASTRANDO JUROS, MULTAS, DESCONTOS E ACRÉSCIMOS (FATORES)

O cadastro de fatores incide nos valores das contas a receber cadastradas no sistema.
Quando forem cadastrados juros ou multas, uma conta atrasada sofrerá o acréscimo dos juros e/ou da
multa.
O usuário pode cadastrar juros e multa, ou somente juros ou somente multa.
No cadastro de fatores o usuário pode deixar pré cadastrados descontos e acréscimos para serem
escolhidos no ato do pagamento.

                                                  24
Para pré cadastrar acréscimos ou descontos selecione no campo “tipo” o que deseja adicionar. Coloque
uma descrição, o valor e clique em salvar.

O valor do campo multa deve ser colocar em reais (ex. 20,00)
O valor do campo juros deve ser colocado em porcentagem (ex.02.5)
Os juros são acrescentados a cada dia que passar do vencimento da conta.




                                  14.ESTORNANDO PAGAMENTOS

No modulo de estorno o usuário pode registrar o cancelamento de um pagamento.
Clique no menu “Lançamentos” e selecione “Estorno”.

Na barra de texto o usuário pode consultar um estorno colocando o número dele, o documento de algum
cliente, número de matrícula ou número de um pagamento. Utilizando os botões, o usuário também pode
visualizar um estorno ou excluí-lo definitivamente.

Para realizar um estorno primeiro devemos localizar o pagamento. Clique no botão “Consultar
Pagamentos”.




                                                  25
A tela que aparece é uma lista de estornos efetuados.




A tela seguinte é uma lista de todos os pagamentos.




                                                  26
Podemos localizar um pagamento digitando na barra de procura, o número do pagamento, um número de
matrícula ou o documento de algum cliente.
Ao encontrar o pagamento desejado, marque-o na caixa ao lado e clique no botão “Estorno”
O sistema o levará para o formulário de confirmação do estorno. Todos os campos devem estar
preenchidos para confirmar o estorno.
Caso tenha escolhido um pagamento que já tenha sido estornado anteriormente, o sistema não permitirá
estorná-lo novamente.
O botão “Estorno” confirma o estorno.




                                        15.LOCAÇÃO DE QUADRAS


Na área de locação de quadras, além de fazer uma simples locação, o usuário encontrará um cadastro de
tabela de preços para locação, cadastro de planos e cadastro de adesões.

Comece indo até o menu Lançamentos e clique em locação de quadra.
O sistema levará o usuário até a página de cadastro de locação. Nesta página, existem três itens a serem
explicados:

   •   Tabela de preço
   •   Locação Simples
   •   Planos de locação
   •   Mensalistas e Adesão de planos



                                                    27
Veja a imagem abaixo:




15.1 Tabela de preços
Antes de fazer locações simples, a tabela de preço deve estar devidamente configurada.
A tabela de preços serve para poder fazer locações simples de quadras. Nela o usuário determina o valor
por hora de cada dia da semana, podendo dar valores diferentes para períodos num mesmo dia.
Na tela de locação clique em “Tabela de preços”.

Veja a tela da tabela de preços




                                                   28
Para inserir preços escolha o dia na lista de dias da semana.
Abaixo da lista insira o horário de início e término do período e o valor por hora. Clique no botão salvar
para confirmar o cadastro do período.

Após ter cadastrados os valores de locação dos dias da semana, caso queira alterar um período, utilize o
botão editar para gravar alterações.
Ao lado de cada período cadastrado, existe um ícone (com o símbolo “x”) para poder excluí-lo. É
aconselhável que, antes de apagar ou alterar um período, verificar se não há locações para aquele período.

É possível inserir mais de um período num mesmo dia, porém o sistema não permitirá fazer locação, se no
momento de registrar a locação, esses períodos se intercalarem.

Exemplo:
Dia: segunda – inicio 08:00 fim 12:00 valor: R$20,00
Dia: segunda – inicio 12:00 fim 23:00 valor: R$30,00
Não será permitido fazer uma locação com início às 11:00 e término às 13:00


15.2 Locação Simples
Com a tabela de preços preparada podemos fazer locações simples. Para iniciar retorne a tela de locação
ou vá ao menu “Lançamentos” e clique em “Locação de quadra”.

Agora na tela de locação selecione o cliente. Você pode fazer uma busca pelo nome ou documento do
cliente na barra de pesquisa. Clique na imagem da lupa para realizar a busca.




Tela de locação simples

                                                      29
Coloque o nome da quadra (opcional), hora de entrada e hora de saída da locação e a data da locação.
Após selecionar a data e os horários, o sistema irá consultar o valor da locação baseado nos preços e
períodos da tabela respeitando o exemplo acima de períodos que se intercalam, e preencherá
automaticamente o campo valor abaixo da data. Terminado o preenchimento clique em salvar.
Além de verificar períodos que se intercalam, o sistema dá prioridade para períodos de mensalistas e
notificará o usuário se houver mensalistas usando aquele horário.

Abaixo do formulário de cadastro é apresentada a lista de locações que estão por vir. Caso queira apagar
uma locação, marque-a e clique no botão excluir.




Se a locação foi realizada com sucesso, para fazer o pagamento o usuário deve ir à lista de contas e
localizar a locação (consulte no índice Contas a Receber).

15.3 Plano de Locação
O plano de locação é para clientes que farão pagamento mensal do aluguel de quadras.


                                                     30
Para criar um plano para locação mensal na tela de locação clique em “Planos de locação”. Sempre que for
criar um novo plano, de deixe a lista de planos na posição escrita “inserir”. Caso queira modificar um já
cadastrado basta selecioná-lo na lista.

Tela de cadastro de plano de locação




Dê um nome ao plano, selecione a freqüência de uso da quadra por semana digite o valor por hora e salve.
Todos os planos cadastrados são mostrados na lista do campo “plano”.

Quando quiser apagar um plano, selecione-o na lista e utilize o botão excluir. É aconselhável que não faça
exclusão quando houver mensalistas vinculados ao plano.


15.4 Mensalistas e Adesões de planos
Na tela de cadastro de locação clique em “Mensalistas e Adesão Planos”.

Na tela de adesões, como na de locação simples, é possível fazer a busca por um cliente. Selecione um
cliente, o plano, quais os dias de uso na semana, horário de entrada e saída. O valor será preenchido
automaticamente baseado na hora de entrada e saída do cliente e valor do plano escolhido.
O campo “Dia para Pagamento” é para definir o dia do mês que vencerá a parcela do aluguel, coloque o dia
do mês para o pagamento, o mês de início do uso da quadra e salve.




                                                    31
Tela de adesões




Depois do cadastro efetuado, o sistema solicita o pagamento da adesão do plano. Caso não seja efetuado o
pagamento, a adesão ficará inativa até o pagamento, e será ativa após o pagamento.




                                      16.REALIZANDO UMA VENDA


O modulo de vendas permite realizar vendas a qualquer pessoa cadastrada no sistema. É necessário que o
sistema esteja com seus produtos devidamente cadastrados e lançados no estoque (consulte no manual o
cadastro de produtos e lançamento no estoque).

No menu “Lançamentos” clique em “Venda”.
Na seguinte tela o usuário deve selecionar o cliente para iniciar a venda.




                                                     32
Tela de busca de clientes




Clique em adicionar para ir à tela de vendas.
Na tela de vendas escolha o produto. Ao escolher o produto, o campo valor será preenchido
automaticamente.
No campo “Quantidade”, digite a quantidade que será vendida. Observe que o campo total será atualizado
com o subtotal daquele item.
O campo “Qtde. Estoque” mostra quantos produtos daquele há no estoque, para que não digite uma
quantidade maior do que há no estoque

Tela de vendas




                                                  33
Assim que preencher os campos, clique no botão salvar.
Abaixo do formulário de venda aparecerão os produtos do pedido e subtotal. Ao lado de cada item do
pedido o usuário encontra o botão de excluir para caso querer retirar algum item.
Repita o processo de adicionar itens até terminar de escolher os produtos da venda.
Após adicionar os itens desejados, clique no botão “fechar pedido” para terminar a venda.
Agora o sistema solicita o pagamento da venda.
Ao concluir a venda o usuário visualizará os dados da compra.


                                17.RELATÓRIO DE PRESENÇAS DE ALUNOS

Na tela de relatórios de presença de alunos é possível visualizar e imprimir um extrato da freqüência de um
aluno.
Vá ao menu “Relatórios” e escolha “Relatório de Presenças”.


Tela de relatório de presença




A barra de pesquisa o auxilia na consulta de alunos. Marque o aluno desejado para visualizar o histórico de
presenças e faltas e clique no ícone de visualizar.

Será exibido um extrato com as datas de presença e faltas do aluno, o total de presenças e faltas, a turma e
horários.




                                                    34
Tela do histórico de presenças




                                 18.LISTA DE CHAMADA IMPRESSA


A lista de chamada impressa permite que o professor imprima uma lista dos alunos da turma.
No menu “Relatórios” clique em “Lista de Chamada Impressa”.

Tela de geração da lista




                                                  35
O professor deve selecionar a turma e o horário para gerar a lista. Após preenchido clique no botão
“GERAR”.




                                 19.LISTA DE CHAMADA ELETRONICA

Nesta parte do sistema o professor marca as presenças e faltas dos alunos.
Escolha a opção “Lista de Chamada Eletrônica” no menu “Relatórios”.

O professor escolhe a sua turma. Ao escolher a turma o sistema lista os alunos matriculados naquela
turma.
Ao lado de cada aluno da lista, está o campo onde o professor seleciona a presença ou falta.

Tela da lista de chamada




O campo “Horário” também deve ser preenchido. Selecione um dia e horário da turma.
 Após marcar as faltas e presenças de cada aluno, para poder confirmar a chama, no campo “Lista está ok”,
o professor deve escolher a opção sim para poder finalizar. Só assim o professor conseguirá salvar a
chamada.




                                                    36
20.REGISTRANDO O SOFTWARE

Antes de tudo, o registro do software de feito para que o sistema funcione da melhor forma.
Na área do registro, o gestor deixará armazenadas informações importantes para o sistema como:

   •   Dados da empresa
   •   Termo de autorização do aluno
   •   Dados bancários

O termo de autorização é exibido na ficha de cadastro do aluno onde o responsável pelo aluno permite a
matricula.
Os dados bancários da instituição são importantes e obrigatórios para que o sistema possa gerar boletos




Para realizar o registro do software o usuário deve ir ao menu “Configuração” e clicar em “Registro do
Software”.
O usuário encontrará um formulário com duas guias
A primeira são os dados da empresa e o termo de autorização de matricula do aluno.
Ao preencher o formulário verifique os campos obrigatórios.
A segunda são os dados bancários da empresa.
Após completar o preenchimento clique em salvar.

                                                    37
VISUALIZANDO RELATÓRIOS


Para visualizar relatórios do sistema o usuário de ir ao menu “Relatórios” e escolher a opção “Relatórios
Gerais”.

O primeiro campo lista os passíveis relatórios do sistema. Ao selecionar uma opção da lista, uma segunda
lista será exibida, e ao selecionar uma opção da segunda lista, dependendo do tipo de relatório aparecerá
uma terceira lista de opções.

Tela de relatórios




Na caixa do lado esquerdo aparece uma lista para o usuário escolher quais informações serão exibidas no
relatório.
Para exibir os campos desejados no relatório clique na opção desejada e depois no botão “adicionar”. No
relatório serão exibidos os campos na mesma ordem que o usuário adicionou.

Abaixo existem dois campos de data para, caso o usuário queira escolher um período. Quando for inserido
períodos, contas a receber e contas a pagar, serão buscado considerando a data de vencimento. Os demais
relatórios serão baseados na data de cadastro, como por exemplo, data da venda.



                                                     38
Resultado do relatório




                         39
Avenida Visconde de São Leopoldo, 237
  Centro - Santos - São Paulo - Brasil
        Tel.: 55 13 3219 3771
        Fax: 55 13 3219 3781
        comercial@virtues.ag
                  40

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  • 1. Manual de Usuário VIRTUES SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR
  • 2. MANUAL DO USUÁRIO VIRTUES SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR VFUTEBOL 1. Cadastrando um aluno ................................................................................................................................................... 04 1.1. Regras do contrato .................................................................................................................................................... 05 1.2. Efetuando a pré matricula ...................................................................................................................................... 06 2. Cadastrando categorias..................................................................................................................................................09 3. Cadastrando Clientes...................................................................................................................................................... 10 4. Cadastrando fornecedores............................................................................................................................................11 4.1 Cadastrando tipos de fornecedores....................................................................................................................11 5. Cadastrando funcionários............................................................................................................................................. 12 5.1. Cadastrando cargos...................................................................................................................................................13 6. Lista de matriculas........................................................................................................................................................... 14 7. Cadastrando planos........................................................................................................................................................ 15 8. Cadastrando Produtos...................................................................................................................................................16 9. Cadastrando Turmas......................................................................................................................................................18 10. Lançamento de produto no estoque.......................................................................................................................19 11. Lançamento de contas à pagar.................................................................................................................................. 20 12. Recebimento de contas................................................................................................................................................22 12.1. Listando e consultando contas a receber.............................................................................................22 12.2. Pagando uma conta a receber................................................................................................................23 13. Configurando Fatores (Juros, multa, acréscimo e descontos) .........................................................................24 14. Estornando pagamentos...............................................................................................................................................25 15. Locações de quadras......................................................................................................................................................27 15.1. Tabelas de preços.......................................................................................................................................28 15.2 . Locações simples.........................................................................................................................................29 15.3. Planos mensais de locação.......................................................................................................................30 15.4. Fazendo uma adesão de plano................................................................................................................31 16. Realizando vendas..........................................................................................................................................................32 17. Relatórios de presenças de alunos...........................................................................................................................34 18. Lista de chamada para impressão.............................................................................................................................35 19. Lista de chamada eletrônica.......................................................................................................................................37 20. Registrando o Software................................................................................................................................................38 2
  • 3. 3
  • 4. 1. CADASTRANDO UM ALUNO O primeiro passo para ter um aluno completamente matriculado é, ter cadastrado algumas informações pessoais. Para esse cadastro o usuário deve ir ao menu cadastro e clicar em “aluno”. Aparecerá a seguinte tela para inserir os dados pessoais: Após clicar em adicionar, insira as informações mínimas para tê-lo cadastrado no sistema. Figura abaixo. 4
  • 5. A próxima tela é a visualização dos dados cadastrados. Neste momento o sistema coloca o status do aluno para interessado. Pois, o aluno ainda não possui matricula ou pré matricula. Antes de concluir a matricula, o aluno fica com o status de interessado no sistema. Para pré matriculá-lo o usuário deve clicar em matricular, na ficha de visualização dos dados cadastrais. 1.1 O passo seguinte é selecionar a turma, plano, dia, mês e ano que se inicia o contrato do aluno. A data de inicio da vigência do contrato ajuda o sistema contar quantas parcelas restam o aluno pagar, e inclui as parcelas na parte de contas a receber do sistema. O dia do mês escolhido será o dia do vencimento mensal de cada parcela. A data de término do contrato é de acordo com o plano contratado pelo aluno, ou seja, o término do contrato vai do início da vigência até a duração do plano contratado. Exemplo: Ao matriculá-lo foi escolhido para como inicio da vigência dia 25/julho/2012. O plano contratado tem duração de 12 meses. A data de término será 25/julho/2013 que, será quando terá que renovar a matricula. 5
  • 6. As parcelas deste aluno vencerão todo dia 25 de cada mês. Veja a figura abaixo: O botão visualizar exibirá o detalhamento da matricula com data de início e término do contrato, valores de cada parcela, valor normal do plano, tempo restante de desconto (se houver), valor da matricula e etc. Após salvar essas informações o sistema exibirá os dados da pré matricula para impressão: Agora, o sistema reconhece o aluno como pré matriculado e, caso não efetue o pagamento, o processo da matricula poderá ser concluído posteriormente. 6
  • 7. 1.2 Caso o usuário não concluir o processo de pagamento, deverá ir ao menu Cadastro e clicar em matriculas, onde aparecerão as pré matriculas, matriculas e cancelamentos. Selecione a matricula, clique em matricular e na próxima tela clique em pagamento. Veja a figura abaixo: Tela de pagamento 7
  • 8. Ao finalizar o pagamento é exibido o recibo Neste momento a matricula está finalizada, e o aluno está reconhecido pelo sistema como Matriculado. Ao fazer uma matricula, automaticamente serão lançadas na lista de conta a receber todas as parcelas subseqüentes dessa matricula. 8
  • 9. 2. CADASTRANDO UMA CATEGORIA As categorias possuem vinculo com as turmas e servem para agrupá-las. Você pode ter mais de uma turma da mesma categoria. O cadastro de categorias é necessário para que possa fazer abertura turmas. Para incluir uma categoria o usuário deve ir ao menu cadastro e clicar em categoria. Todos os campos são obrigatórios. Campo código da categoria atribui um código a categoria. Campo Descrição da categoria Nomeia a categoria, e este nome é o que será exibido no momento de cadastro de turmas. Campo sexo informa que a turma só haverá alunos daquele sexo. 9
  • 10. 3. CADASTRANDO CLIENTES É obrigatório ter clientes cadastrados para locar quadras e/ou campo de futebol. Para iniciar o cadastro, vá ao menu cadastros e clique em cliente. Informe os dados obrigatórios (nome, um documento, telefone e e-mail), e clique em salvar. Para procurar por um cliente, o usuário pode fazer uma consulta pelo nome do cliente no campo de busca. Clique na figura da lupa para fazer a pesquisa. Caso queira alterar, excluir ou visualizar a ficha de cadastro de um cliente selecione, na coluna código do cliente no lado esquerdo da tela, e escolha um dos botões de ação (editar, excluir e visualizar). 10
  • 11. 4. CADASTRO DE FORNECEDORES O cadastro de fornecedores é necessário para posteriormente o usuário cadastrar contas a pagar, registrar notas fiscais de compras de produtos e dar entrada no estoque. Para o cadastro, o usuário deve ir ao menu cadastros e clicar em fornecedor. Tela de cadastro 4.1 Primeiro selecione o tipo de fornecedor que deseja cadastrar. O botão adicionar (ao lado da lista de fornecedores) serve para adicionar um tipo de fornecedor caso não esteja na lista. Veja abaixo a tela para adicionar um tipo de fornecedor. 11
  • 12. No cadastro de fornecedor, preste atenção nos campos obrigatórios para incluir um fornecedor. Após o preenchimento clique em salvar. Logo abaixo da ficha de cadastro, aparece uma lista de fornecedores cadastrados. 5. CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS Vá ao menu cadastros e clique em funcionário. Na ficha de cadastro, preste atenção nos campos obrigatórios para incluir um funcionário. 12
  • 13. Obs: É importante ter cadastrado o cargo “Professor”. Pois no momento do cadastro de turma será obrigatório selecionar um funcionário com este cargo. Na ficha de cadastro de funcionário, o campo classificação indica se o funcionário será ativo ou é apenas um currículo. 5.1 O botão adicionar, ao lado do campo cargo, serve para incluir um cargo caso não tenha na lista. Tela de inclusão de cargos Após o preenchimento clique em salvar. Logo abaixo da ficha de cadastro, aparece uma lista de funcionários cadastrados. 13
  • 14. 6. LISTA DE MATRICULAS O processo para efetuar uma matricula foi explicado junto com o cadastro de aluno. Consulte no manual o cadastro de aluno. Para visualizar, alterar ou cancelar uma matricula, no menu cadastros clique em matriculas. Aqui é exibida uma lista das matriculas. Ao selecionar uma matricula, o usuário pode escolher o que deseja fazer com os botões de ação: Botão matricular O botão matricular levará o usuário para a visualização da matricula. Lá serão exibidos os detalhes da matricula, poderá também fazer o pagamento da matricula, caso seja uma pré matricula, imprimir os detalhes e emitir boleto da matricula ou parcela. Botão Editar O botão editar permite que o usuário, faça a mudança de turma de um aluno e/ou a mudança de um plano. No caso da mudança de plano, se o aluno estiver matriculado, o sistema cancela a matricula atual e cria uma nova matricula, gerando um número de matricula novo e novas parcelas. As parcelas atrasadas da matricula cancelada, ainda constarão como débito do aluno, e as parcelas posteriores ao cancelamento serão excluídas. Botão adicionar O botão Adicionar faz uma nova matrícula do aluno selecionado sem alterar outras. Botão Excluir Cancela uma matrícula. Se o aluno estiver matriculado as parcelas atrasadas da matricula cancelada, ainda constarão como débito do aluno, e as parcelas posteriores ao cancelamento serão excluídas. 14
  • 15. 7. CADASTRO DE PLANOS Um plano determina quanto tempo vai durar a matricula de um aluno, os valores das parcelas, o valor da matricula e a freqüência de aulas do assinante. O campo duração do contrato determina a duração da matricula, até a renovação. O campo vezes por semana, determina a freqüência do aluno. Campos de desconto No primeiro campo de desconto, o usuário seleciona um desconto que cairá sobre a mensalidade do assinante. Ao selecionar um desconto da lista, aparecerá no campo abaixo o valor do desconto escolhido. O botão adicionar, ao lado dos campos desconto, serve para fazer a inclusão de novos descontos. O campo duração do desconto determina quantos meses o desconto será abatido na mensalidade. Após a duração do desconto, a mensalidade volta ao seu valor normal. O segundo campo de desconto é o desconto que será dado á matrícula. Este desconto só será dado uma única vez, caso haja taxa de matricula no plano. Tela de cadastro de planos 15
  • 16. Abaixo da ficha de cadastro é exibida uma lista com os planos cadastrados. Com o botão editar, o usuário pode visualizar e alterar as informações de um plano. Selecione um plano e clique em editar. Com o botão excluir o usuário apaga um plano do sistema. Selecione um plano e clique em Excluir. É recomendado não fazer exclusão ou alteração de planos enquanto tiver assinantes vinculados. Caso haja vinculo de aluno com o plano, ao excluí-lo será apresentada uma mensagem de erro. 8. CADASTRO DE PRODUTOS Os produtos a serem vendidos no sistema devem estar cadastrados, para que posteriormente sejam registradas as notas fiscais de compra de produtos e lançamento em estoque. No menu cadastros clique em “Produtos”. Tela de cadastro de produtos 16
  • 17. O primeiro campo é a escolha do fornecedor do produto. Os fornecedores da lista são cadastrados previamente. Para ver o cadastro consulte o cadastro de fornecedores. O segundo campo marca a qual grupo o produto pertence. Você pode incluir grupos clicando no botão adicionar ao lado do campo. Após preencher os campos obrigatórios clique em salvar. Abaixo da ficha de cadastro é mostrada a lista dos produtos cadastrados no sistema. Para alterar um produto, selecione e clique em editar. Para excluí-lo, selecione e clique em excluir. O usuário pode fazer uma pesquisa por produtos barra de busca. 17
  • 18. 9. CADASTRO DE TURMAS Vá ao menu cadastro e clique em turma. Observe quais campos são obrigatórios para concluir o cadastro. O botão adicionar, ao lado do campo categoria, permite cadastrar uma categoria caso não tenha a categoria desejada no momento do cadastro de turma. Após cadastrar uma categoria, ela será exibida na lista. Para inserir os dias de freqüência da turma, é necessário marcar a caixa ao lado do dia, para depois selecionar o horário de entrada e saída da turma. O campo de escolha do professor lista todos os professores ativos no sistema. O segundo botão adicionar, ao lado da lista, é para cadastro de professor caso o usuário tenha esquecido de cadastrá-lo previamente. É obrigatório selecionar pelo menos um professor para concluir o cadastro. 18
  • 19. É mostrada uma lista de turmas cadastradas abaixo da ficha de cadastro O usuário pode alterar os dados de uma turma selecionando a turma desejada e clicando no botão editar. O botão excluir apaga uma turma do sistema. O botão visualizar permite ver todas as informações da turma selecionada, como a quantidade de vagas restantes, local e horários. É recomendado não fazer exclusão de turmas enquanto tiver alunos vinculados. Caso haja vinculo de aluno com a turma, ao excluí-la será apresentada uma mensagem de erro. 10.Lançamento de produto no estoque Para realizar vendas é necessário que faça o lançamento de notas fiscais para constar os produtos no estoque. O usuário de ir ao menu “Lançamentos”, e clicar em Compra de Produto. Veja a tela de lançamento em estoque. 19
  • 20. Primeiro o usuário seleciona a nota fiscal de compra do produto. Caso a nota ainda não tenha sido cadastrada, clique no botão adicionar ao lado do campo. Veja a tela de cadastro da nota fiscal. Abaixo da ficha de cadastro está uma lista com todas as notas cadastradas. Para alterar uma nota, selecione a nota desejada e clique no botão alterar. Para excluir uma nota, selecione a nota desejada e clique no botão excluir. É recomendado não fazer exclusão de notas enquanto tiver lançamentos vinculados. Caso haja vinculo de estoque com a nota, ao excluí-la será apresentada uma mensagem de erro. Para concluir o lançamento no estoque, selecione o produto, coloque a quantidade comprada e clique em salvar. Abaixo da ficha de entrada no estoque, o usuário tem a lista de produtos cadastrados no sistema, e pode fazer busca por produtos cadastrados e alterar seus dados selecionando o produto e clicando em alterar. Para excluí-lo basta selecionar o produto e clicar no botão excluir. O botão visualizar exibe os dados do produto selecionado. 11.LANÇAMENTO DE CONTAS A PAGAR Aqui o usuário faz o cadastro de contas a serem pagas. Vá ao menu “Lançamentos” e clique em contas a pagar. Sempre que forem lançados produtos no estoque o sistema reconhecerá como conta a pagar. E será preciso localizá-lo na lista de contas a pagar para marcá-lo como uma despesa paga. 20
  • 21. Para realizar o cadastro é necessário selecionar o fornecedor a quem será pago a conta. Os fornecedores ou prestadores de serviço são cadastrados previamente no cadastro de fornecedores. Caso esteja fazendo um cadastro de conta a pagar e ainda não tenha cadastrado o fornecedor, o usuário pode fazer a inclusão rápida clicando no botão adicionar ao lado do campo fornecedor. Após preencher os campos obrigatórios clique em salvar. Abaixo da ficha de cadastro está uma lista com todas as despesas cadastradas. É possível fazer buscas por despesas e em um determinado período colocando a data de inicial e data final do período. Clique na imagem da lupa para fazer a pesquisa. Para alterar uma despesa, selecione a despesa desejada e clique no botão editar. Para excluir uma despesa, selecione a despesa desejada e clique no botão excluir. Para visualizar uma despesa, selecione a despesa desejada e clique no botão visualizar. 21
  • 22. 12.RECEBIMENTOS DE CONTAS O modulo de contas a receber do sistema, armazena todas as contas de clientes e alunos feitas no sistema. É nesta área do sistema aonde o usuário irá fazer o pagamento das mensalidades de matriculas, o pagamento de locação de quadra, tanto avulsa quanto plano mensal, ou qualquer outra conta cadastrada no modulo. Para realizar um cadastro de conta a receber, clique em “Contas a Receber” no menu “Lançamentos”. Veja o formulário de cadastro de contas a receber. Para cadastrar uma conta a receber preencha os campos obrigatórios. Você pode adicionar comentários à conta. Ao clicar no botão salvar o sistema grava a conta, que deverá ser exibida na lista abaixo do formulário de cadastro. Ao fazer uma matricula, automaticamente serão lançadas na lista de conta a receber todas as parcelas subseqüentes dessa matricula. Também é inserido no contas a receber as locações avulsas e alugueis mensais de quadra. 12.1 Abaixo do formulário de cadastro você pode filtrar o tipo de conta que será exibida na lista para facilitar a procura por contas. 22
  • 23. Acima da lista de contas encontram-se três botões. Um para pagamento da conta, outro para a exclusão e outro para somente visualizar os dados da conta. 12.2 Para registrar o pagamento da conta o usuário deverá marcar a conta na caixa ao lado e clicar no botão de pagamento. Caso haja atraso no pagamento e o usuário tenha cadastrado no sistema as informações de juros e multa (consulte juros e multas no índice do manual), o formulário de pagamento calcula juros e multa e adiciona ao valor da conta. Veja o formulário de pagamento Para pagamento com cheque será obrigatório o preenchimento de todos os dados do cheque. O formulário de pagamento permite que seja feito o pagamento com dinheiro, cartão e cheque ao mesmo tempo, desde que o valor informado pelo usuário não ultrapasse o valor total da conta. O campo taxa de juros é preenchido automaticamente quando há juros cadastrados no sistema. 23
  • 24. O campo desconto gerencial é utilizado para dar desconto de qualquer valor. Normalmente este campo será utilizado por gerentes. Da mesma forma, o campo acréscimo gerencial será usado para inserir acréscimo de qualquer valor. O campo “outros desconto” e “acréscimos”, os descontos e acréscimos que foram cadastrados previamente no cadastro de fatores (consulte cadastro de fatores no manual). Após a confirmação do pagamento é exibido o demonstrativo do pagamento. 13.CADASTRANDO JUROS, MULTAS, DESCONTOS E ACRÉSCIMOS (FATORES) O cadastro de fatores incide nos valores das contas a receber cadastradas no sistema. Quando forem cadastrados juros ou multas, uma conta atrasada sofrerá o acréscimo dos juros e/ou da multa. O usuário pode cadastrar juros e multa, ou somente juros ou somente multa. No cadastro de fatores o usuário pode deixar pré cadastrados descontos e acréscimos para serem escolhidos no ato do pagamento. 24
  • 25. Para pré cadastrar acréscimos ou descontos selecione no campo “tipo” o que deseja adicionar. Coloque uma descrição, o valor e clique em salvar. O valor do campo multa deve ser colocar em reais (ex. 20,00) O valor do campo juros deve ser colocado em porcentagem (ex.02.5) Os juros são acrescentados a cada dia que passar do vencimento da conta. 14.ESTORNANDO PAGAMENTOS No modulo de estorno o usuário pode registrar o cancelamento de um pagamento. Clique no menu “Lançamentos” e selecione “Estorno”. Na barra de texto o usuário pode consultar um estorno colocando o número dele, o documento de algum cliente, número de matrícula ou número de um pagamento. Utilizando os botões, o usuário também pode visualizar um estorno ou excluí-lo definitivamente. Para realizar um estorno primeiro devemos localizar o pagamento. Clique no botão “Consultar Pagamentos”. 25
  • 26. A tela que aparece é uma lista de estornos efetuados. A tela seguinte é uma lista de todos os pagamentos. 26
  • 27. Podemos localizar um pagamento digitando na barra de procura, o número do pagamento, um número de matrícula ou o documento de algum cliente. Ao encontrar o pagamento desejado, marque-o na caixa ao lado e clique no botão “Estorno” O sistema o levará para o formulário de confirmação do estorno. Todos os campos devem estar preenchidos para confirmar o estorno. Caso tenha escolhido um pagamento que já tenha sido estornado anteriormente, o sistema não permitirá estorná-lo novamente. O botão “Estorno” confirma o estorno. 15.LOCAÇÃO DE QUADRAS Na área de locação de quadras, além de fazer uma simples locação, o usuário encontrará um cadastro de tabela de preços para locação, cadastro de planos e cadastro de adesões. Comece indo até o menu Lançamentos e clique em locação de quadra. O sistema levará o usuário até a página de cadastro de locação. Nesta página, existem três itens a serem explicados: • Tabela de preço • Locação Simples • Planos de locação • Mensalistas e Adesão de planos 27
  • 28. Veja a imagem abaixo: 15.1 Tabela de preços Antes de fazer locações simples, a tabela de preço deve estar devidamente configurada. A tabela de preços serve para poder fazer locações simples de quadras. Nela o usuário determina o valor por hora de cada dia da semana, podendo dar valores diferentes para períodos num mesmo dia. Na tela de locação clique em “Tabela de preços”. Veja a tela da tabela de preços 28
  • 29. Para inserir preços escolha o dia na lista de dias da semana. Abaixo da lista insira o horário de início e término do período e o valor por hora. Clique no botão salvar para confirmar o cadastro do período. Após ter cadastrados os valores de locação dos dias da semana, caso queira alterar um período, utilize o botão editar para gravar alterações. Ao lado de cada período cadastrado, existe um ícone (com o símbolo “x”) para poder excluí-lo. É aconselhável que, antes de apagar ou alterar um período, verificar se não há locações para aquele período. É possível inserir mais de um período num mesmo dia, porém o sistema não permitirá fazer locação, se no momento de registrar a locação, esses períodos se intercalarem. Exemplo: Dia: segunda – inicio 08:00 fim 12:00 valor: R$20,00 Dia: segunda – inicio 12:00 fim 23:00 valor: R$30,00 Não será permitido fazer uma locação com início às 11:00 e término às 13:00 15.2 Locação Simples Com a tabela de preços preparada podemos fazer locações simples. Para iniciar retorne a tela de locação ou vá ao menu “Lançamentos” e clique em “Locação de quadra”. Agora na tela de locação selecione o cliente. Você pode fazer uma busca pelo nome ou documento do cliente na barra de pesquisa. Clique na imagem da lupa para realizar a busca. Tela de locação simples 29
  • 30. Coloque o nome da quadra (opcional), hora de entrada e hora de saída da locação e a data da locação. Após selecionar a data e os horários, o sistema irá consultar o valor da locação baseado nos preços e períodos da tabela respeitando o exemplo acima de períodos que se intercalam, e preencherá automaticamente o campo valor abaixo da data. Terminado o preenchimento clique em salvar. Além de verificar períodos que se intercalam, o sistema dá prioridade para períodos de mensalistas e notificará o usuário se houver mensalistas usando aquele horário. Abaixo do formulário de cadastro é apresentada a lista de locações que estão por vir. Caso queira apagar uma locação, marque-a e clique no botão excluir. Se a locação foi realizada com sucesso, para fazer o pagamento o usuário deve ir à lista de contas e localizar a locação (consulte no índice Contas a Receber). 15.3 Plano de Locação O plano de locação é para clientes que farão pagamento mensal do aluguel de quadras. 30
  • 31. Para criar um plano para locação mensal na tela de locação clique em “Planos de locação”. Sempre que for criar um novo plano, de deixe a lista de planos na posição escrita “inserir”. Caso queira modificar um já cadastrado basta selecioná-lo na lista. Tela de cadastro de plano de locação Dê um nome ao plano, selecione a freqüência de uso da quadra por semana digite o valor por hora e salve. Todos os planos cadastrados são mostrados na lista do campo “plano”. Quando quiser apagar um plano, selecione-o na lista e utilize o botão excluir. É aconselhável que não faça exclusão quando houver mensalistas vinculados ao plano. 15.4 Mensalistas e Adesões de planos Na tela de cadastro de locação clique em “Mensalistas e Adesão Planos”. Na tela de adesões, como na de locação simples, é possível fazer a busca por um cliente. Selecione um cliente, o plano, quais os dias de uso na semana, horário de entrada e saída. O valor será preenchido automaticamente baseado na hora de entrada e saída do cliente e valor do plano escolhido. O campo “Dia para Pagamento” é para definir o dia do mês que vencerá a parcela do aluguel, coloque o dia do mês para o pagamento, o mês de início do uso da quadra e salve. 31
  • 32. Tela de adesões Depois do cadastro efetuado, o sistema solicita o pagamento da adesão do plano. Caso não seja efetuado o pagamento, a adesão ficará inativa até o pagamento, e será ativa após o pagamento. 16.REALIZANDO UMA VENDA O modulo de vendas permite realizar vendas a qualquer pessoa cadastrada no sistema. É necessário que o sistema esteja com seus produtos devidamente cadastrados e lançados no estoque (consulte no manual o cadastro de produtos e lançamento no estoque). No menu “Lançamentos” clique em “Venda”. Na seguinte tela o usuário deve selecionar o cliente para iniciar a venda. 32
  • 33. Tela de busca de clientes Clique em adicionar para ir à tela de vendas. Na tela de vendas escolha o produto. Ao escolher o produto, o campo valor será preenchido automaticamente. No campo “Quantidade”, digite a quantidade que será vendida. Observe que o campo total será atualizado com o subtotal daquele item. O campo “Qtde. Estoque” mostra quantos produtos daquele há no estoque, para que não digite uma quantidade maior do que há no estoque Tela de vendas 33
  • 34. Assim que preencher os campos, clique no botão salvar. Abaixo do formulário de venda aparecerão os produtos do pedido e subtotal. Ao lado de cada item do pedido o usuário encontra o botão de excluir para caso querer retirar algum item. Repita o processo de adicionar itens até terminar de escolher os produtos da venda. Após adicionar os itens desejados, clique no botão “fechar pedido” para terminar a venda. Agora o sistema solicita o pagamento da venda. Ao concluir a venda o usuário visualizará os dados da compra. 17.RELATÓRIO DE PRESENÇAS DE ALUNOS Na tela de relatórios de presença de alunos é possível visualizar e imprimir um extrato da freqüência de um aluno. Vá ao menu “Relatórios” e escolha “Relatório de Presenças”. Tela de relatório de presença A barra de pesquisa o auxilia na consulta de alunos. Marque o aluno desejado para visualizar o histórico de presenças e faltas e clique no ícone de visualizar. Será exibido um extrato com as datas de presença e faltas do aluno, o total de presenças e faltas, a turma e horários. 34
  • 35. Tela do histórico de presenças 18.LISTA DE CHAMADA IMPRESSA A lista de chamada impressa permite que o professor imprima uma lista dos alunos da turma. No menu “Relatórios” clique em “Lista de Chamada Impressa”. Tela de geração da lista 35
  • 36. O professor deve selecionar a turma e o horário para gerar a lista. Após preenchido clique no botão “GERAR”. 19.LISTA DE CHAMADA ELETRONICA Nesta parte do sistema o professor marca as presenças e faltas dos alunos. Escolha a opção “Lista de Chamada Eletrônica” no menu “Relatórios”. O professor escolhe a sua turma. Ao escolher a turma o sistema lista os alunos matriculados naquela turma. Ao lado de cada aluno da lista, está o campo onde o professor seleciona a presença ou falta. Tela da lista de chamada O campo “Horário” também deve ser preenchido. Selecione um dia e horário da turma. Após marcar as faltas e presenças de cada aluno, para poder confirmar a chama, no campo “Lista está ok”, o professor deve escolher a opção sim para poder finalizar. Só assim o professor conseguirá salvar a chamada. 36
  • 37. 20.REGISTRANDO O SOFTWARE Antes de tudo, o registro do software de feito para que o sistema funcione da melhor forma. Na área do registro, o gestor deixará armazenadas informações importantes para o sistema como: • Dados da empresa • Termo de autorização do aluno • Dados bancários O termo de autorização é exibido na ficha de cadastro do aluno onde o responsável pelo aluno permite a matricula. Os dados bancários da instituição são importantes e obrigatórios para que o sistema possa gerar boletos Para realizar o registro do software o usuário deve ir ao menu “Configuração” e clicar em “Registro do Software”. O usuário encontrará um formulário com duas guias A primeira são os dados da empresa e o termo de autorização de matricula do aluno. Ao preencher o formulário verifique os campos obrigatórios. A segunda são os dados bancários da empresa. Após completar o preenchimento clique em salvar. 37
  • 38. VISUALIZANDO RELATÓRIOS Para visualizar relatórios do sistema o usuário de ir ao menu “Relatórios” e escolher a opção “Relatórios Gerais”. O primeiro campo lista os passíveis relatórios do sistema. Ao selecionar uma opção da lista, uma segunda lista será exibida, e ao selecionar uma opção da segunda lista, dependendo do tipo de relatório aparecerá uma terceira lista de opções. Tela de relatórios Na caixa do lado esquerdo aparece uma lista para o usuário escolher quais informações serão exibidas no relatório. Para exibir os campos desejados no relatório clique na opção desejada e depois no botão “adicionar”. No relatório serão exibidos os campos na mesma ordem que o usuário adicionou. Abaixo existem dois campos de data para, caso o usuário queira escolher um período. Quando for inserido períodos, contas a receber e contas a pagar, serão buscado considerando a data de vencimento. Os demais relatórios serão baseados na data de cadastro, como por exemplo, data da venda. 38
  • 40. Avenida Visconde de São Leopoldo, 237 Centro - Santos - São Paulo - Brasil Tel.: 55 13 3219 3771 Fax: 55 13 3219 3781 comercial@virtues.ag 40