1. Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas,
Sistem Informasi Siklus Pengeluaran
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuat Oleh:
Yovie Aulia Dinanda
55518110057
MAGISTER AKUNTANSI
PROGRAM PASCASARJANA (S2)
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2018

2. Siklus pengeluaran (SIA) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi
untuk berfungsi.
Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang
terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan
para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung
didalamnya meliputi:
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah
valid dan benar.
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan
benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat
didalam buku besar utang usaha.
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah
diotorisasi.
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan
dengan barang atau jasa yang diperoleh.
Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan
Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran
Job Description Siklus Pengeluaran Kas :
a) Pemasok
 Memberikan daftar barang beserta harga kepada bagian pembelian.
 Menyediakan barang yang diminta oleh perusahaan.
b) Bagian Gudang

3.  Mengecek barang yang telah habis di gudang
 Membuat daftar barang yang telah habis di gudang untuk dilaporkan.
c) Bagian Kas
Mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan atau kebutuhan perusahaan
d) Bagian Pembukuan
Membuat laporan keuangan atas dasar pengeluaran kas yang telah dikeluarkan oleh
perusahaan
Tiga aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran:
A. Memesan barang, Perlengkapan, Dan Layanan
a. Permintaan pembelian
b. Membuat pesanan pembelian
c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
B. Menerima Dan Menyimpan Barang, Perlengkapan Dan Layanan
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
a. Memutuskan apakah menerima pengiriman
b. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
C. Membayar Barang, Perlengkapan Dan Layanan
a. Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar
Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah:
1. Kasir
2. Gudang
3. Pemasok
4. Pimpinan
Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus pengeluaran kas:
1. Nota Pembayaran
2. Surat Pengajuan Kredit
3. Data Barang yang diretur
Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran
1. Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
3. Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa
Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen
Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman
barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya
adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas

4. persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke
departemen pembelian barang untuk dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan
pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.
Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:
1. Metode Pengendalian Tradisional
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan
ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan
untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan
persediaan.
2. Metode Pengendalian Altenatif
a. MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan
cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
b. JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya
penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP
 Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan,
sehingga menghasilkan persediaan barang jadi
 Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga
secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.
Dokumen–Dokumen Permintaan Pembelian
Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini:
1. Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
2. Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
3. Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
4. Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan
dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan
jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah
diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk
mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas
yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan

5. akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga
mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui
pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan
persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat
dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung
dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa
saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan
dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman,
termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier
Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan
dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya,
tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan
Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan
tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua.
Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar
kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa
jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan
kenyataannya
Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang
dipesan dan benar-benar diterima.
Memperbaiki Utang Usaha
Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:
1. Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI
atau melalui Internet.
2. Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated
Receipt Settlement (ERS).
Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor:
a. Sistem tanpa voucher.
b. Sistem Voucher.

6. Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan
menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah
harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak
Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas
perusahaan.
Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
 Kasir menyetujui faktur
 Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu:
1. Sistem Pembelian
2. Sistem Pengeluaran Kas
3. Sistem Pembayaran Gaji
Sistem Pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:
1. Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input
nya ke komputer.
2. Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian
barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing
pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
3. Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan
membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap
menerima tagihan.
4. Bagian hutng, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
5. Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada
pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh
potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:
1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan
barang atau jasa.
2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan
barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
3. Pemesanan Barang (Purchase Order)

7. Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas
barang atau jasa yang hendak dibeli.
4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan
nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.
5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga
termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.
Kebutuhan Informasi
Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan
keputusan.
Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi
operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:
1. Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
2. Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
3. Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
4. Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
5. Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
1. Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
2. Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
3. Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
4. Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan
5. Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran.
Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian
dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain:
1. Adanya otorisasi yang memadai.
2. Adanya pemisahan tugas.
3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi.
4. Adanya akses kea rah pengendalian.
5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independen.
Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar-
benar telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria
tersebut mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi.
Sistem Pemprosesan Pembelian
Langkah –langkah sistem pemrosesan pembelian adalah:

8. 1. Mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan
terhadap catatan persediaan.
2. Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan
pesanan pembelian.
3. Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok
dan diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko ataupun gudang
4. Informasi menerima bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan
persediaan.
5. Proses Utang dagang menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi dengan
informasi transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di
masa akan datang.
6. Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total
kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total persediaan).
Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran
1. Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran
 Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank.
 Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan
dalam suatu periode.
 Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran
cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam
rekening utang dagang dan buku besar.
 Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap
pengeluaran cek untuk pihak lain.
2. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran
Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi;
a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
b. Fungsi pencatatan utang.
c. Fungsi keuangan.
d. Fungsi akuntansi biaya.
e. Fungsi akuntansi umum.
f. Fungsi audit intern.
g. Fungsi penerimaan kas
Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain;
 Bagian utang.
 Bagian kasa.
 Bagian akuntansi biaya.
 Bagian akuntansi umum.

9.  Bagian audit intern.
 Bagian kasa.
Keterangan:
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk
biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada
fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala
fungsi yang bersangkutan.
2. Fungsi pencatatan utama.
Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan
otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam
dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi
kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan
bukti kas keluar.
3. Fungsi keuangan.
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek,
meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau
membayarkan langsung kepada kreditur.
4. Fungsi akuntansi biaya
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi akuntansi umum
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi
pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6. Fungsi audit intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara
periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan
akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan
dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.
Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus
memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta
kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:
a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.
Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus
dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap
kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan

10. pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan
dengan bebas terhadap dokumen pendukung.
Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap
voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan
pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.
Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan
oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.
Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan
pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan
melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses
pengiriman check.
b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.
Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak.
Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.
Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan
rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan
pengujian terhadap bank rekonsiliasi.
Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk
mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan
dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.
Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran
Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian
dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain:
a) Adanya otorisasi yang memadai
b) Adanya pemisahan tugas
c) Adanya dokumen dan catatan akuntansi
d) Adanya akses kea rah pengendalian
e) Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent
Tujuan Sistem Pengeluaran
a) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
b) Menerima barang dalam kondisi baik.
c) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
d) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
e) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
f) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
g) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
h) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

11. Fungsi-Fungsi Terkait Dalam Transaksi Siklus Pengeluaran
Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk
biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada
fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala
fungsi yang bersangkutan
2. Fungsi pencatatan utang. Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar
yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai
sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar
3. Fungsi keuangan. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk
mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos
atau membayarkan langsung kepada kreditur
4. Fungsi akuntansi biaya. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab
atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaa
5. Fungsi akuntansi umum. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab
atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek
6. Fungsi audit intern. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas
(cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas
menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab
untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas
yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik
7. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain
 Bagian utang
 Bagian kasa
 Bagian akuntansi biaya
 Bagian akuntansi umum
 Bagian audit intern
 Bagian kasa
Ancaman Dan Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran
Proses
/Aktivitas
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan
Pesan barang Mencegah kehabisan atau
kelebihan persediaan
Sistem pengendalian persediaan; Catt
persediaan perpetual; teknologi kode garis;
penghitungan persediaan secara periodik
Meminta barang yang tidak
dibutuhkan
Catt persediaan perpetual yang akurat;
persetujuan permintaan pembelian
Membeli dgn harga yangMeminta penawaran kompetitif; gunakan

12. dinaikkan pemasok yang disetujui; persetujuan
pesanan pembelian; pengendalian anggaran
Membeli barang berkualitas
rendah
Gunakan vendor yang disetujui; awasi
kinerja vendor; pengendalian anggaran
Membeli dari pemasok yang
tidak diotorisasi
Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses
ke file utama pemasok
Komisi (kickback) Kebijakan; mintalah bag. Pembelian untuk
mengungkapkan kepentingan financial
dengan pemasok; audit vendor
Terima dan
simpan barang
Menerima barang yang tidak
dipesan
Minta bagian penerimaan untuk
memverifikasi keberadaan pesanan
pembelian yang valid
Membuat kesalahan dalam
penghitungan
Dokumentasikan kinerja pegawai; insentif
untuk penghitungan yang akurat
Mencuri persediaan Pengendalian akses fisik; penghitungan
periodic persediaan dan rekonsiliasi
perhitungan fisik dengan catt;
dokumentasikan semua kiriman persediaan
Setujui dan
bayar faktur
dari vendor
Gagal menagkap kesalahan
dalam faktur dari vendor
Periksa kembali akurasi faktur; training bagi
pegawai bag. Utang usaha
Membayar barang yang tidak
diterima
Hanya membayar faktur yang didukung oleh
laporan penerimaan asli
Gagal memanfaatkan diskon
pembelian yang tersedia
Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus
kas
Membayar faktur yang sama 2x Hanya membayar faktur yang didukung oleh
bundle voucher asli
Kesalahan mencatat dan
memasukkan data dalam utang
usaha
Pengendalian edit berbagai entri data dan
pemrosesan
menyalahgunakan kas, cek. Batasi akses ke cek kosong, mesin
penandatangan cek; pemisahan tugas antara
bagian utang usaha dengan kasir;
rekonsiliasi rek bank oleh orang yang
independent dari proses pengeluaran kas;
alat perlindungan cek termasuk positive pay.
Pengendalian
umum
Kehilangan data Buat cadangan dan rencana pemulihan dari
bencana; pengendalian akses fisik dan logis
Kinerja kurang baik Pembuatan dan peninjauan ulang secara
periodic; laporan kinerja yang memadai
Kasus
Implementasi Siklus Pengeluaran, Pembelian, dan Pengeluaran Kas di Pusdiklat Keuangan
Umum.
A. Aktivitas yang dilakukan pada siklus ini terdiri dari 4 aktivitas, diantaranya:
1. Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa

13. Proses penyediaan konsumsi untuk peserta diklat yang dilakukan oleh Pusdiklat KU
dilakukan dengan mekanisme lelang konsumsi pada tahun sebelumnya untuk diklat
tahun berikutnya. Misalnya untuk penyediaan konsumsi tahun 2018 maka proses
lelang akan dilakukan pada tahun 2017.
Pusdiklat KU akan mengumumkan kebutuhan konsumsi selama satu semester
dan memberikan kesempatan kepada para vendor penyedia konsumsi untuk
melakukan pendaftaran menjadi peserta lelang. Tentunya dengan syarat dan
ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Pusdiklat KU.
Setelah proses lelang selesai maka Pusdiklat KU akan membuat kontrak sebagai
tanda perjanjian dengan vendor penyedia konsumsi. Kontrak yang dibuat
merupakan dokumen perjanjian antara Pusdiklat KU dengan penyedia jasa
konsumi, di dalam kontrak tersebut dijelaskan mengenai hak dan kewajiban kedua
belah pihak. Setelah kontrak ditandatangi oleh kedua belah pihak, maka penyedia
konsumsi berkewajiban untuk menyediakan konsumsi setiap harinya yang
diperuntukan bagi peserta diklat.
Di dalam kontrak pun tertulis jadwal pengiriman konsumsi, termin pembayaran,
serta standar konsumsi yang harus disediakan oleh penyedia konsumsi baik dari
segi menu setiap harinya, dan kuantitasnya.
Pihak-pihak yang terlibat di dalam proses ini adalah Pejabat Pembuat Komitmen
yang notabene adalah Kepala Bagian Tata Usaha Pusdiklat KU, panitia lelang,
penyedia konsumsi itu sendiri.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses ini adalah kontrak perjanjian
antara pihak penerima konsumsi yang disebut pihak pertama yaitu Pusdiklat KU
dan penyedia konsumsi yang disebut sebagai pihak kedua.
2. Menerima Konsumsi Diklat
Aktivitas kedua yang dilakukan di Pusdiklat KU adalah menerima barang sesuai
dengan pesanan. Barang yang diterima dalam aktivitas ini adalah konsumsi bagi
para peserta diklat itu sendiri.
Pihak penyedia konsumsi atau biasa disebut sebagai catering, setiap harinya akan
mengirimkan makanan sesuai dengan jumlah peserta diklat yang mengikuti diklat.
Misalnya pada hari Senin tanggal 28 Mei terdapat 100 peserta yang mengikuti satu
pelatihan tertentu, maka catering akan menyediakan sebanyak 100 porsi makanan
untuk peserta ditambah 2 porsi untuk pengajar, 1 porsi untuk panitia diklat dan 10
persen tambahan sebagai cadangan.

14. Proses memasak makanan tidak dilakukan di Pusdiklat KU akan tetapi dilakukan di
dapur pihak catering sehingga di lokasi diklat, pihak catering hanya tinggal
menyajikannya saja.
Setelah pihak catering mengirimkan sejumlah konsumsi kepada pihak Pusdiklat
KU, pihak Pusdiklat KU yang diwakili oleh penerima barang akan melakukan
pengecekan dengan membandingkan antara menu yang sudah tertulis di dalam
kontrak serta jumlah yang seharusnya disajikan dengan makanan yang diberikan
oleh pihak catering di waktu itu.
Apabila sesuai maka penerima barang akan membubuhkan tanda tangan sebagai
bukti bahwa konsumsi yang diberikan sesuai. Laporan penerimaan barang akan
disampaikan kepada pejabat pengadaan. Laporan tersebut sebagai bukti bahwa
pihak catering telah memberikan komitmentnya. Laporan penerimaan barang pun
menjadi dokumen yang dijadikan dasar pembayaran kepada pihak konsumsi.
Namun apabila konsumsi yang diberikan berbeda dari seharusnya, maka pihak
konsumsi akan diberikan teguran lisan, apabila memungkinkan untuk disesuaikan
maka Pusdiklat KU akan memberikan waktu agar pihak catering dapat
memperbaikinya. Apabila sifatnya sangat fatal misalnya jumlah yang dikirimkan
tidak sesuai dari yang seharusnya dan mengakibatkan peserta tidak mendapatkan
konsumsi yang seharusnya, maka proses berikutnya adalah diberi peringatan.
Apabila selama 3 kali berturut-turut pihak catering mendapatkan peringatan maka
pihak catering akan diblack list oleh
Pusdiklat KU dan tidak akan direkomendasikan lagi. Laporan black list akan
disampaikan kepada Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang berada di Badan
Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Kementerian Keuangan. Sehingga ULP tidak
akan mengikutsertakan pihak catering tersebut.
3. Menyetujui tagihan dari supplier/vendor
Aktivitas selanjutnya dari siklus pengeluaran ini yang dilakukan oleh Pusdiklat KU
adalah menyetujui tagihan dari supplier/vendor. Pada aktivitas ini Bagian Tata
Usaha yang diwakili oleh pejabat pengadaan akan memproses lebih lanjut tagihan
yang disampaikan oleh pihak catering dengan membandingkan antara tagihan
dengan laporan penerimaan barang. Apabila nama barang, jumlah barang, tanggal
penerimaan dengan jumlah yang ditagihkan sama, maka proses pembayaran akan
dilaksanakan. Surat tagihan dari pihak penyedia biasanya dilakukan setiap 3 bulan
sekali. Sesuai dengan teori, Pusdiklat KU menerapkan mekanisme voucher.
Dikarenakan Pusdiklat KU adalah instansi pemerintah, maka proses persetujuan

15. tagihannya pun tidak serta merta langsung diberikan uang cash. Proses tagihan dari
supplier akan dilakukan selanjutnya dengan menerbitkan Surat Perintah Membayar
(SPM) yang disampaikan kepada Kantor Pelayanan dan Perbendaharaan Negara
(KPPN). SPM adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa
Pengguna Anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk untuk mencairkan dana yang
bersumber dari Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) yang merupakan
dokumen pelaksanaan anggaran yang digunakan sebagai acuan pengguna anggaran
dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan sebagai pelaksanaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau dokumen lain yang dipersamakan.
KPPN adalah instansi vertical Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang
memperoleh kuasa dari Bendahara Umum Negara (BUN) untuk melaksanakan
sebagian fungsi BUN. (Perbendaharaan, 2013).
4. Melakukan pembayaran kas atas tagihan supplier tersebut
Aktivitas terakhir yang dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah melakukan
pembayaran kepada vendor. Sebagai tindak lanjut dari aktivitas sebelumnya,
setelah Pusdiklat KU menyerahkan SPM kepada KPPN, maka KPPN akan
menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) non gaji. SP2D non gaji adalah
SP2D dalam rangka pembayaran non gaji bulanan (termasuk kekurangan gaji dan
gaji susulan), uang persediaan, dana perhitungan pihak ketiga, serta pembayaran
pinjaman/hibah luar negeri beban rekening khusus. SP2D yang telah diterbitkan
kemudian akan diteruskan kepada bank yang ditunjuk pemerintah dalam rangka
pendistribusian dana APBN dari BUN kepada para instansi pemerintah. Atas SP2D
tersebut, maka kuasa BUN akan mentransfer sejumlah uang sesuai dengan angka
yang terdapat dalam SP2D kepada rekening Pusdiklat KU.
Setelah ada notifikasi bahwa telah ada dana yang masuk ke dalam rekening
Pusdiklat Keuangan Umum, proses berikutnya adalah diterbitkan cek atau giro
bilyet yang digunakan sebagai dokumen untuk menarik sejumlah dana yang
dibutuhkan untuk membayar tagihan dari vendor. Cek dibuat oleh bendahara
pengeluaran, kemudian diverifikasi oleh PPK dalam hal ini adalah Kepala Bagian
Tata Usaha, kemudian akan diotorisasi oleh pejabat yang lebih tinggi yaitu Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) yang dilakukan oleh Kepala Pusdiklat KU.
Proses terakhir adalah, bendahara pengeluaran akan melakukan transfer kepada
pihak penyedia konsumsi sejumlah tagihan yang diberikan.
B. Fungsi-fungsi terkait

16. Fungsi-fungsi terkait dengan siklus pengeluaran yang terdapat di Pusdiklat KU adalah
sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Fungsi ini menjadi tanggung jawab dari panitia penerima barang, setiap
penerimaan konsumsi maka akan langsung dilakukan pengecekan dan
dihidangkan di meja makan pada ruangan restorasi.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi ini dilakukan oleh pejabat pengadaan, pejabat pengadaan akan melakukan
proses pelelangan untuk kebutuhan persediaan konsumsi selama satu semester
anggaran.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini dilakukan oleh panitia penerima barang, dimana panitia tersebut
bertugas untuk melakukan pengecekan antara kontrak yang telah dibuat bersama
dengan konsumsi yang diberikan kepada Pusdiklat KU.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini dilakukan oleh bendahara pengeluaran.
5. Fungsi Verifikasi
Fungsi ini dilakukan oleh Kepala Bagian Tata Usaha untuk memastikan bahwa
SPM yang telah dibuat sesuai dengan aturan yang berlaku. Selain itu cek yang
diterbitkan telah sesuai dengan kebutuhan.
6. Fungsi Otorisasi
Fungsi ini dalam penerbitan cek khususnya dilakukan oleh Kepala Pusdiklat
Keuangan Umum.

17. Daftar Pustaka
Aldi . 2011 . “ Siklus Pendapatan Dan Penjualan Dan Pengeluaran Kas “.
http://aldijibrillatief.blogspot.com/2010/11/siklus-pendapatan-penjualan-dan.html. Diakses 23
November 2018
Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta. UPP AMP YYKPN
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ke-3. Jakarta. Salemba Empat
Romney, B.Marshall. Sistem Informasi Auntansi, Edisi ke-13. Salemba Empat
Kriswanto, F. R. (2014). Analisa & Evaluasi Sistem Pembelian, Persediaan & Penjualan
Tunai Pada PT. ZRB. Jurnal Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bina
Nusantara , 355-368.
Monica . 2012 . “ Siklus Pengeluaran Kas “.http://monicaganda.blogspot.com/2012/04/siklus-
pengeluaran-kas.html. Diakses 23 November 2018
Muzdalifah . 2011 . “ Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas “.
http://craftivaa.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html. Diakses 23
November 2018
Perbendaharaan, D. J. (2013, April 8). Tata Cara Penyaluran Dana Surat Perintah Pencairan
Dana (SP2D) dan Surat Perintah Transfer (SPT) Melalui Bank Operasional I. Peraturan
Direktorat Jenderal Perbendaharaan Nomor Per-13/PB/2013 . Jakarta, Jakarta, Indonesia :
Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
Priyo . 2011 . “ Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas “.
priyohanweersyah.blogspot.com/2011/12/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html. Diakses 23
November 2018
Romney, M., & Steinbart, P. J. (2012). Accounting Information System Twelfth Edition.
England: Pearson.
Yana . 2012 . “ sistem pengeluaran “. http://yana-anggraini.blogspot.com/2012/09/sistem-
pengeluaran-sia_14.html. Diakses 23 November 2018
http://mudahbelajargrammar.blogspot.com/2012/11/pengertian-siklus-pengeluaran.html
http://www..baak.gunadarma.ac.id Diakses 23 November 2018
http://www.gunadarma.ac.id Diakses 23 November 2018
http:/studentsite.gunadarma.ac.id Diakses 23 November 2018