Buku panduan penggunaan modul Staff Portal OfficeCentral, manual user ini untuk mempermudah dalam mempelajari fungsi dari menu-menu yang ada didalam sistem OfficeCentral modul Staff Portal.

1. 0
OFFICECENTRAL
USER GUIDE FOR STAFF PORTAL MODULE (STAFF
PORTAL)
VERSION: ENGLISH
© 2021 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 1 REVISION 2

2. 2
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………4
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..6
PLAY DISPLAY MODULE ......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
...................................................................................................................... 6
………………………………………………………………………………………………………………………………….7
SELF MANAGEMENT MODULE .............................................................................. Error! Bookmark not defined.
.............................................................................................................. 7
.......................................................................................................................................................................... 7
LIST OF LEAVE APPLICATIONS............................................................................ Error! Bookmark not defined.
MODULE ACCESS............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
....................................................................................................................... 10
LIST OF LEAVE ELIGIBILITY ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
MODULE ACCESS............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
....................................... 11
EMPLOYEE ARRIVAL INFORMATION............................................................................................................... 11
CHECK IN......................................................................................................................................................... 11
CHECK OUT..................................................................................................................................................... 12
................................................. 13
EMPLOYEE MOVEMENT MANAGEMENT ....................................................................................................... 13
MODULE ACCESS............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
MOVEMENT RECORD ..................................................................................................................................... 13
................................................................................................................................................... 15
COURSES............................................................................................................ Error! Bookmark not defined.
COURSE APPLICATION....................................................................................... Error! Bookmark not defined.
CONTENTS
1 - INTRODUCTION
2 - MAIN DISPLAY
2.1 PLAY DISPLAY DESCRIPTION
3 - SELF MANAGEMENT
3.1 LIST OF ALL LEAVE APPLICATIONS
3.2 YOUR LEAVE ENTITLEMENT
3.3 ATTENDANCE MANAGEMENT (ATTENDANCE INFORMATION MANAGEMENT)
3.4 MOVEMENT MANAGEMENT (EMPLOYEE MOVEMENT MANAGEMENT)
3.5 COURSES

3. 3
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..17
............................................................................................................................................................................ 17
EMPLOYEE CLAIM.............................................................................................. Error! Bookmark not defined.
WHY?.............................................................................................................................................................. 17
ADD CLAIM ..................................................................................................................................................... 18
.................................................................................................................... 21
INTRODUCTION .............................................................................................................................................. 21
WHY?.............................................................................................................................................................. 21
MODULE ACCESS............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
…………………………………………………………………………………………….23
............................................................................................................................................... 23
EMPLOYEE SALARY SLIP..................................................................................... Error! Bookmark not defined.
4 - FINANCE
4.1 EMPLOYEE CLAIM(CLAIM)
4.2 INTRODUCTION (ADVANCES)
5 - PAYROLL (SALARY MANAGEMENT SYSTEM)
5.1 SALARY SLIP

4. 4
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
OfficeCentral is a system that uses cloud technology (internet cloud-based software) and includes essential modules
to manage a company, namely HRMS, Salary Calculation (Payroll), Accounts and Customer Management (CRM).
OfficeCentral is a web application specially designed for small and medium industrial companies to manage companies
more efficiently and smoothly.
Social Media
Facebook: https://www.facebook.com/officecentralAV
Twitter: https://twitter.com/officecentralav
Linkedin (Authentic Venture): https://www.linkedin.com/company/authentic-venture-sdn-bhd
Instagram: https://www.instagram.com/officecentralcloud
TikTok: www.tiktok.com/@authenticventure
SlideShare: https://www.slideshare.net/venturesmarketing
Website: http://www.OfficeCentralCloud.com
Blog: http://www.OfficeCentralCloud.com/blog
Online help
We provide online help to help you learn OfficeCentral online. Certain websites for support are as follows:
eLearning: http://academy.ICTForGrowth.com
Help Center: http://bantuan.officecentralcloud.com (Malay)
http://help.OfficeCentralCloud.com ( English)
1 - INTRODUCTION

5. 5
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
Contact Us
Authentic Venture Sdn.Bhd. Bhd.
(470336-H) 906B, Level 2, Block D
Diamond Complex, Bangi Business Park
43650 Bandar Baru Bangi
Singapore, Malaysia.
P: + 603-8922 1493 / + 603-8920 0672
E: sales@ventures.com.my
If you need any help /questions regarding the OfficeCentral system, please contact us or email at
support@ventures.com.my.
All Rights Reserved
© 2021 -Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.

6. 6
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
TAMPILAN UTAMA
Portal Staf adalah situs web pribadi yang digunakan untuk menyediakan akses ke staf. Di mana staf dapat melihat,
menerapkan, dan mengedit semua masalah staf. Beberapa contoh hal yang dapat dilakukan pada Staff Portal antara
lain : pengajuan cuti, Check-In, Check-Out absensi, pengajuan klaim dan juga Advance, informasi gaji dan lain
sebagainya.
Pada tampilan utama Portal Staf, staf dapat melihat aplikasi cuti, perpindahan, klaim, dan uang muka. Selain itu, di
portal ini Anda juga dapat melihat saldo cuti Anda, jumlah klaim dan Uang Muka yang berlaku, serta daftar tunggu
untuk mendapatkan persetujuan dari Anda. Selain itu, Anda juga dapat memiliki kalender di bagian bawah.
Images 1view play
2 – TAMPILAN UTAMA
2.1 KETERANGAN TAMPILAN UTAMA

7. 7
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
MODUL KHUSUS KARYAWAN
Sebagai staf, modul ini dapat digunakan untuk cuti dan training yang disediakan oleh perusahaan. Tidak hanya itu,
kemudahan untuk melakukan absensi dengan menggunakan sistem berbasis “cloud” dapat anda manfaatkan untuk
menggantikan mesin absensi.
Selain itu, dengan menggunakan portal staf, anda juga akan lebih praktis untuk mengajukan cuti, mendapatkan slip
gaji, mengakses informasi pribadi, dan lain-lain tanpa meminta bantuan admin / HRD.
DAFTAR PENGAJUAN CUTI
Di OfficeCentral, anda dapat melihat daftar pengajuan cuti. Tujuannya adalah untuk melihat semua cuti yang telah
diajukan oleh karyawan.
AKSES MODUL
1. Pilih "Leaves" and "My Leaves".
Image 2For Leave application
1 Untuk melihat jatah cuti.
2 Untuk melihat daftar cuti yang sudah diajukan.
3 Untuk mengajukan cuti.
3 – MODUL KARYAWAN
3.1 DAFTAR PENGAJUAN CUTI

8. 8
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
2. Masukkan semua informasi yang diperlukan.
Images 3To add a holiday
1 Masukkan Jenis Cuti.
2 Masukkan tanggal mulai libur.
3 Masukan tanggal selesai waktu cuti.
4 Masukkan tujuan cuti.
5 Silakan masukkan lampiran (Attachment) jika ada.
6 Silakan tekan kirim ketika anda telah menyelesaikan pengajuan cuti Anda.
Note: Perlu dicatat bahwa semua yang bertanda * harus diisi. Jika Anda tidak mengisi ruang yang diperlukan,
Anda tidak akan menyimpan informasi, dan sistem akan menampilkan kesalahan.

9. 9
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
3. Anda bisa melihat status pengajuan cuti yang sudah dibuat disini.
Image 4leave status

10. 10
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
DAFTAR HAK CUTI ANDA
Di OfficeCentral, Anda dapat melihat daftar hak cuti Anda (hak cuti), total cuti, jumlah cuti yang digunakan dan
jumlah sisa cuti.
AKSES MODUL
1. Pilih "My Leaves" lalu klik "View Entitlements".
2. Halaman ini akan menampilkan jenis cuti yang tersedia dan jumlah cuti yang tersisa.
Pictures 5Information on leave entitlement is given
3.2 HAK CUTI ANDA

11. 11
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
INFORMASI KEHADIRAN KARYAWAN
Karyawan dapat mencatat kehadiran menggunakan Modul Absensi ini.
CHECK-IN
Tahukah Anda bahwa Anda juga dapat menggunakan fungsi Check-In melalui situs web di OfficeCentral? Setiap kali
karyawan Anda masuk kerja, mereka dapat login ke OfficeCentral dan mengakses fungsi Check-In untuk mencatat
kedatangan di kantor/tempat kerja.
Mereka kemudian akan dapat mengakses tampilan berikut:
Pictures 6Google Maps Information for Check In
Di kiri atas, pastikan Anda memilih "Bagikan Lokasi" untuk memastikan bahwa OfficeCentral dapat merekam lokasi yang
benar di mana Anda "check-in" untuk kehadiran Anda pada hari itu.
Setelah selesai, Anda dapat memasukkan pekerjaan yang dilakukan di kolom "Tugas" dan tekan tombol "Check-In".
Di bagian bawah untuk memasukkan informasi kehadiran itu ke dalam sistem.
3.3 MANAJEMEN ATTENDANCE (MANAGEMENT INFORMASI ATTENDANCE)

12. 12
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
CHECK OUT
Saat Anda ingin pulang kerja, Anda dapat menekan tombol "Check Out" untuk menandai Anda pulang
dari pekerjaan hari itu.
Anda kemudian akan dapat mengakses tampilan berikut:
Pictures 7Google Maps Information for Check Out
Setelah selesai, Anda dapat memasukkan pekerjaan yang dilakukan di kolom "Tugas" dan tekan tombol "Check
Out" di bagian bawah untuk memasukkan informasi kehadiran ke dalam sistem.

13. 13
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
MANAJEMEN PERGERAKAN
Di OfficeCentral, staf dapat merekam daftar gerakan yang dilakukan untuk catatan pemberi kerja.
AKSES MODUL
Pilih menu "Movement."
1 Untuk melihat gerakan (Movement).
2 Untuk merekam gerakan (Movement).
3 Untuk tampilan pengawas saja.
MOVEMENT RECORD
Klik "Movements" pilih "My Movement" atau "Add New" untuk mencatat pergerakan.
3.4 MANAJEMEN PERGERAKAN (EMPLOYEE MOVEMENT MANAGEMENT)

14. 14
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
Pictures 8Movement Entry Information
1 Tekan tombol ini untuk memilih jenis gerakan yang dilakukan.
2 Masukkan jenis gerakan yang dilakukan secara rinci.
3 Masukkan waktu dan tanggal gerakan dimulai.
4 Masukkan waktu dan tanggal akhir gerakan yang dilakukan.
5 Masukkan pernyataan yang relevan (Deskripsi).
6 Silakan masukkan proyek (Proyek) jika ada.
7 Silakan masukkan Detail Tambahan jika ada.
8 Klik Tombol Simpan setelah selesai menambahkan Gerakan

15. 15
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
TRAINING
Sebagai staf, kami dapat mengajukan permohonan untuk kursus yang diiklankan dan ditawarkan pada sistem oleh
pemberi kerja. Tidak hanya itu, karyawan dapat mendaftar untuk kursus eksternal tergantung pada kebijakan
perusahaan yang melamar kursus tersebut. Sistem kursus dapat merekam kursus yang ditawarkan dan diminta.
PENGAJUAN TRAINING
Semua staf dapat mendaftar untuk menghadiri kursus/training.
Pictures 9Course Information
3.5 TRAINING

16. 16
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
Pictures 10Complete Information and Participation Application
Untuk proses aplikasi, staf dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klik menu HRMS > Pelatihan dan Kursus > Lihat Kursus yang Tersedia.
2. Klik tombol Detail untuk melihat informasi lebih lanjut
3. Klik aplikasi untuk mendaftar kursus.
4. Penyetuju atau admin Anda harus masuk ke OfficeCentral untuk tujuan peninjauan dan setujui aplikasi Anda.

17. 17
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
MODULE FINANCIAL
OfficeCentral juga memiliki modul keuangan untuk mencatat data keuangan, seperti klaim dan pembayaran. Pergi ke
bilah kiri dan klik "Keuangan". Anda dapat mengakses modul keuangan sebagai berikut:
Picture 11Finance submodule (Finance)
KLAIM KARYAWAN
Setelah Anda masuk ke modul keuangan, tekan "Klaim" untuk mengakses modul Klaim Karyawan. Dalam modul ini,
Anda dapat melihat semua klaim yang telah diajukan oleh karyawan Anda. Sebagai staf/karyawan, modul ini
memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mencatat pengeluaran-pengeluaran yang telah dikeluarkan dari uang
sakunya sendiri untuk urusan ketenagakerjaan dan mengirimkan informasi kepada pemberi kerja untuk diproses.
FUNGSI FITUR INI?
Tanpa sistem manajemen klaim yang efektif, masalah seperti klaim yang salah atau pengajuan ganda kemungkinan
akan terjadi. Dengan menggunakan OfficeCentral, Anda dapat melihat semua klaim yang diajukan oleh karyawan Anda
dan memantau semua klaim tersebut agar tidak terjadi penyalahgunaan.
Selain itu, karyawan Anda juga dapat memeriksa status persetujuan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa
mengganggu Departemen Keuangan perusahaan. Cara ini akan menghemat waktu dan biaya operasional.
4 - FINANCE
4.1 KLAIM KARYAWAN

18. 18
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
ADD CLAIM
Image 12to add the claim
➢ Pilih "Add New" button untuk membuat klaim.

19. 19
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
Pictures 13Claim information
1 Silakan masukkan jenis klaim yang ingin Anda ajukan.
2 Masukkan tujuan klaim.
3 Masukkan tanggal klaim.
4 Masukkan advance jika ada.
5 Masukkan Proyek (Proyek) jika ada.
6 Masukkan movement jika ada.
7 Masukkan Deskripsi jika ada
8 Masukkan Item, lengkapi informasi seperti Tanggal Resi, Informasi Resi, jumlah Pajak
jika ada, dan jumlah Resi.
9 Sisipkan lampiran jika ada

20. 20
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
Note: Anda harus isi kolom yang ditandai
Anda dapat melihat gambar dibawah ini.
Image 14Fill in the details of the claims
Pictures 15Claim information
- Anda akan melihat data yang dimasukkan sebelumnya. Selanjutnya, Anda dapat "Edit" untuk melakukan modifikasi
atau "Hapus" untuk menghapus data yang salah. Pengguna juga dapat mengunduh klaim yang dibuat.

21. 21
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
INTRODUCTION
Setelah anda memasuki modul keuangan, tekan "Advances" untuk mengakses modul pengajuan kasbon. Dalam modul
ini, anda dapat melihat semua pengajuan yang telah dikirim oleh karyawan.
WHY?
Tanpa sistem aplikasi Advance yang efektif, masalah seperti Advance yang salah atau pengajuan yang double bisa saja
terjadi. Menggunakan OfficeCentral, Anda dapat melihat semua pengajuan yang telah dikirimkan oleh karyawan Anda
dan memantau semua pengajuan sehingga tidak terjadi penyalahgunaan. Selain itu, karyawan Anda juga dapat
memeriksa status persetujuan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa mengganggu admin Keuangan di
perusahaan Anda. Cara ini akan menghemat waktu dan biaya operasional.
Image 16Introduction (Advances)
AKSES MODUL
A) Untuk membuat advance klik "Add New " seperti gambar diatas
4.2 ADVANCES (Kasbon)

22. 22
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
Pictures 17Information on advances
1 Masukkan tujuan advance yang ingin Anda buat.
2 Masukkan keterangan / Deskripsi.
3 Masukkan proyek (Proyek) jika ada
4 Masukkan catatan pergerakan (movement) jika ada
5 Klik submit ketika semua informasi telah dimasukkan
Note: isi kolom yang bertanda bintang *

23. 23
© 2021 - Authentic Venture Sdn Bhd. All rights reserved.
OfficeCentral juga memiliki modul manajemen penggajian karyawan (Payroll). Dalam modul ini, staf dapat mengetahui
gajinya diproses setiap bulan dan mendapatkan slip gaji bulanan.
Karyawan dapat mengunduh slip gaji kapan saja, yang menjadikan bisnis hemat kertas.
SLIP GAJI KARYAWAN
Setelah pemrosesan gaji selesai, OfficeCentral akan secara otomatis memberikan slip gaji karyawan. Jika karyawan
Anda memiliki akses ke OfficeCentral, mereka akan dapat dengan mudah mengunduh slip gaji ini tanpa melalui
Departemen Sumber Daya Manusia di perusahaan Anda.
Pictures 18Monthly Salary Update Information
Descripsi:
No Descripsi
1 Anda juga dapat mengunduh informasi slip gaji karyawan dengan menekan simbol "PDF"
untuk "PDF". Karyawan yang memiliki hanya dapat mendownload slip gaji dalam format
PDF.
5 - PAYROLL (MANAJEMEN PENGGAJIAN)
5.1 SLIP GAJI