1. Meer tijd voor zorg -
Implementatie van een
Lean verbetermethodiek
Muriel Tegenbos – Projectleider Productive Ward
Arne Goormans – Hoofdverpleegkundige Cardiologie

2. Inhoud
1. Context
2. Lean als verbeterstrategie
3. UZA Lean historiek
4. UZA Lean conceptueel
5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen
6. Projectaanpak
7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

3. Inhoud
1. Context
2. Lean als verbeterstrategie
3. UZA Lean historiek
4. UZA Lean conceptueel
5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen
6. Projectaanpak
7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

4. Context
Lean als strategie

5. Inhoud
1. Context
2. Lean als verbeterstrategie
3. UZA Lean historiek
4. UZA Lean conceptueel
5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen
6. Projectaanpak
7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

6. Lean als verbeterstrategie
• Managementfilosofie gericht op continue
verbetering
• Procesoptimalisatie door systematisch
elimineren van verspilling in administratieve,
industriële & dienstverlenende processen
• Creëren van waarde in processen
• Toegevoegde waarde voor de klant
• Lean tools
• Toyota als basis van de Lean filosofie

7. Lean als verbeterstrategie
Lean
Productive Ward
Magnet accreditatie
Stabiele & aantrekkelijke JCI accreditatie
werkomgeving Kwaliteit van zorg
Behoud & aantrekken Patiëntveiligheid
medewerkers

8. Inhoud
1. Context
2. Lean als verbeterstrategie
3. UZA Lean historiek
4. UZA Lean conceptueel
5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen
6. Projectaanpak
7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

9. UZA Lean historiek
•18 infosessies UZA
Lean (ziekenhuisbreed)
Werkbezoek @
Training PW @ NHS •7 infosessies PW
Hereford, Nottingham, (verpleegkundig
Institute Coventry (UK) Kick off
Lyon, Mont-Goddine departement)
‘cohorte 2’
Q3-Q4 Q1-Q2 Mei Sept Sept-dec Maart Sept
2010 2011 2011 2011 2011 2012 2012
Planningsfase Kick off Kick off
implementatie project 2 piloodiensten PW ‘cohorte 1’

10. Inhoud
1. Context
2. Lean als verbeterstrategie
3. UZA Lean historiek
4. UZA Lean conceptueel
5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen
6. Projectaanpak
7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

11. UZA Lean conceptueel

12. UZA Lean conceptueel: Lean Leadership
• Ziekenhuisbreed Lean knowhow en Lean leiderschap ontwikkelen
• Antwerp Management School
• Lean concepten, analyse & tools zoals toegepast binnen PW:
value stream mapping, spaghettidiagram, 5S-methode,...
• Doelgroep: leidinggevenden en projectverantwoordelijken
Lean
Lean tools,
Executive thinking,
analyse
Lean concepts &
& mapping basic tools
Directie Werkgroep 200 leidinggevenden
& Medische Raad & Stuurgroep & artsen
Lean Leadership opleiding

13. UZA Lean conceptueel: Lean Mindset
18 infosessies UZA Lean – PW
4H4every1 opleiding – PW
3 showcases pilootdiensten PW
Infosessies Lean – PW voor nieuwe medewerkers
UZA Intranet
Nieuwsbrieven
Personeelsmagazine

14. UZA Lean conceptueel - Lean projecten
• Doelgroep: alle afdelingen/departementen
• Projectmethodologie gebaseerd op Productive Ward
• Opvolging door stuurgroep UZA Lean
• UZA Lean projecten 2012:
• Technische dienst
• HR department
• Oncologisch Hematologisch Dagziekenhuis
• Polikliniek Gynaecologie

15. UZA Lean conceptueel - Productive Ward

16. Inhoud
1. Context
2. Lean als verbeterstrategie
3. UZA Lean historiek
4. UZA Lean conceptueel
5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen
6. Projectaanpak
7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

17. Productive Ward – Modulaire opbouw
8 procesmodules
3 basismodules
1. Prestaties meten &
verbeteren door
opvolging van indicatoren
2. Organisatie van de
werkomgeving
3. Visualiseren van
patiënteninformatie

18. Productive Ward - Doel
Verminderen van ‘verspilling’ in zorgprocessen & zorgsystemen (Lean)
Verbeteren van efficiëntie van zorgprocessen & werkomgeving
Werken met procedures en standaarden
Resultaten bespreken, open communicatie
Verbeteren kwaliteitszorg, patiëntveiligheid, meer tijd voor directe
zorg, patiënt- & medewerkerstevredenheid

19. Productive Ward – Bottom up benadering
• ‘Ownership’ bij verpleegteams:
“Potentieel tot verbeteren is gelegen bij medewerkers aan de basis”
• Zelfsturende teams
• Identificeren van probleemgebieden in processen
• Formuleren van verbetersuggesties
• Professionalisering verpleegkundig beroep
• Cave: draagvlak management

20. Inhoud
1. Context
2. Lean als verbeterstrategie
3. UZA Lean historiek
4. UZA Lean conceptueel
5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen
6. Projectaanpak
7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

21. Projectstructuur
Projectstructuur
Werkgroep Projectteam
Stuurgroepen Productive Productive
Ward Ward
Stuurgroep
Stuurgroep Productive Directeur PZ
UZA Lean Ward Coördinator HR
Gedeleg bestuurder Dir Personeel Verpleegkundig Projectleider
Dir Personeel Dir PZ UZA afdelingshoofd
Dir PZ Projectmedewerker
Dir PZ AZ Monica Hoofdvpkn
Dir Facil diensten (2FTE)
Dir Facil diensten AZ Monica
Med. Diensthoofd Med. Diensthoofd Projectteam PW
Coördinator HR Coördinator HR
Projectleider PW Projectleider PW

22. Uitrol in cohortes (okt 2011 – dec 2013)
• 2 pilootafdelingen
• 24 verpleegeenheden (incl. 5 INZO’s)
• Implementatieperiode van 6 maanden (intensieve begeleiding projectteam)

23. Projectaanpak op afdelingsniveau

24. Betrokkenheid van het management

25. Inhoud
1. Context
2. Lean als verbeterstrategie
3. UZA Lean historiek
4. UZA Lean conceptueel
5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen
6. Projectaanpak
7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

26. Uitgangspunten van Lean/Productive Ward
Stapsgewijze aanpak met
sterke focus op
“sustainability”
“Jumping to conclusions”

27. Systematische aanpak

28. Systematische aanpak
Duidelijkheid over inspanningen en duurtijd
Focus op lange termijn
Herhalen

29. Uitgangspunten van Lean/Productive Ward

30. Continu verbeteren
Kick off meeting
Afdelingsvisie

31. Continu verbeteren
Indicatoren opvolgen
• eenvoudige meetinstrumenten
• ziekenhuisbrede indicatoren
• afdelingsspecifieke indicatoren

32. Continu verbeteren
Prestatiebord
3 seconden regel:
positieve & negatieve trends

33. Activiteitenregistratie
Zelfregistratie
• volledige team
• registratie activiteiten per 10’
• registratie afgelegde afstand
• volledige shift
Registratie door observator
• 1 “gemiddelde” VK gevolgd door projectteam, hoofdVK,…
• registratie activiteiten per 1’
• registratie afgelegde afstand
• uitgevoerde taak
geplande taak
locatie
verstoringen

34. Systematische aanpak
• Standaardiseren = de standaard vastleggen
• Systematiseren = de standaard behouden
• auditformulieren
• auditplanner
Opgesteld en uitgevoerd door het team

35. Uitgangspunten van Lean/Productive Ward
Bottom-up
Verpleegteam speelt centrale rol
in veranderen/verbeteren van
processen
Actief werken aan het verbeteren
van kwaliteit, veiligheid en
efficiëntie van zorg is de taak van
elke medewerker

36. Betrokkenheid van alle medewerkers
Brown paper sessions: input van alle teamleden

37. Betrokkenheid van alle medewerkers
Dot voting (akkoord/niet akkoord)

38. Betrokkenheid van alle medewerkers
Wekelijkse teammeetings
• 15’ teamoverleg
• afdelingsprestaties bespreken
• acties/doelstellingen bepalen
• verbetersuggesties
• hoofdverpleegkundige als facilitator
Wekelijkse rapportering
• communicatiemiddel
• iedereen betrekken

39. Uitgangspunten van Lean/Productive Ward
Lean tools:
Process mapping
Spaghettidiagram
Kritisch analyseren van
processen in teamverband:
Waardetoevoegende activiteiten
Probleemgebieden (verspilling)
Verbetersuggesties
Procesoptimalisatie

40. Zorgprocessen bekijken en verbeteren
Process mapping
Spaghettidiagram
• registratie tijdsduur
• registratie afgelegde afstand

41. Uitgangspunten van Lean/Productive Ward
Lean tools:
5S-methode
1. Sorteren
2. Schikken
3. Schoonmaken
4. Standaardiseren
5. Systematiseren
Visueel management
‘3-seconden’ regel

42. Goed georganiseerde, visuele werkomgeving
Afdelingsruimten vóór & na 5S

43. Goed georganiseerde, visuele werkomgeving
Kleurcoderingen materiaal
• Visueel management: “3 seconden regel”
• Ziekenhuisbrede implementatie
• Studenten, verpleegkundigen, mobiele equipe,…

44. Goed georganiseerde, visuele werkomgeving
Digitaal patiëntenoverzicht
Doel:
• status patiënt in één oogopslag
• patiëntveiligheid & kwaliteit van zorg
• verminderen verstoringen verpleegkundigen
• tijd besparen in zoeken naar informatie
• PPD (transparantie bedbezetting & geplande ontslagdatum)
Ontwikkeling:
• brainstorm in teamverband over reden van verstoringen
• werkgroep visualisatie
• ICT UZA

45. Goed georganiseerde, visuele werkomgeving
Digitaal patiëntenoverzicht
• info uit bestaande elektronische bronbestanden

46. Rol van de hoofdverpleegkundige