Cont.aula 02 arquivo permanente

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Cont.aula 02 arquivo permanente

  1. 1. Tipos de arquivo e vigencia Professora: Vânia Franco
  2. 2. Revisão: Arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. (Lei nº. 8.159/91, art. 8º)
  3. 3.  Outroponto a ser focado nos arquivos corrente e intermediário é a vigência administrativa.Vigência: Intervalo de tempo duranteo qual o documento produz efeitosadministrativos e legaisplenos, cumprindo as finalidades quedeterminaram sua produção.
  4. 4. Órgãos defesa dos direitos doconsumidor divulgam orientaçõespara a guarda e conservação dedocumentação, destinados a eventualfutura defesa deinteresses, merecendo destaque osexcertos de texto abaixo, originário daestadual Fundação PROCON/SP:
  5. 5. "Procon orienta sobre por quanto tempo guardar documentos e comprovantesO período para conservação varia conformea situação e tipo de documento.Comprovantes referentes à quitação decontas têm um tempo específico paraficarem guardados. (...)
  6. 6. Nos casos de serviços, públicos ouprivados, prestados ao consumidorde forma contínua, comofornecimento deágua, luz, telefone, TV porassinatura, escolas, cartão decrédito, de acordo com as Leis Estadual13.552/2009 e Federal 12.007/2009, os fornecedores são obrigados aencaminhar aos seus clientesdeclaração de quitação de débitosreferente ao ano anterior.
  7. 7. A legislação federal estabeleceque, durante o mês de maio osfornecedores devem enviar adeclaração de quitação anual, quesubstituirá os recibos e comprovantesmensais emitidos ao longo do anoanterior.É bom lembrar que, de acordo com alegislação, somente terão direito a estedocumento [ aqueles que estiverem emdia com todas as parcelas oumensalidades do ano anterior.
  8. 8. O período para conservação dasdeclarações anuais e também deoutros documentos varia conformea situação. Veja alguns prazos paradescarte destesdocumentos, especificamente, emcasos de problemas relativos aconsumo:
  9. 9. Prazos de conservação do recibo de quitação anual Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais: declarações devem ser conservadas por cinco anos .
  10. 10. (...)Seguro: proposta, apólice e asdeclarações de pagamento devem serguardadas por mais um ano após ofim da vigência.
  11. 11. Prazos de conservação de outros documentos (...)Notas fiscais: as notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.
  12. 12. Certificados de garantia: a guardadeve seguir a mesma regra das notasfiscais.Contratos: contratos em geralprecisam ser conservados até que ovínculo entre as partes seja desfeitoe, em se tratando definanciamento, até que todas asparcelas estejam quitadas e o bemdesalienado.
  13. 13. O Procon enfatiza que, todos estes prazos são somente para problemas relativos a consumo. Outras situações e/ou entidades podem ter regras próprias (Receita Federal, Detran, Prefeitura, Cartórios, F óruns, Juizados Especiais Cíveis, etc.).O site da Fundação Procon-ES é o www.procon.es.gov.br
  14. 14. MÉTODO ALFABÉTICO
  15. 15. Os métodos de arquivamentos podemser diretos ou indiretos, ou aindasemi-indireto. O importante é que aescolha seja planejada e aplicada deforma correta. Pode ser utilizado maisde um método simultaneamente,porém é necessário que haja umacorreta classificação da massadocumental para que outras pessoaspossam compreender o métodoescolhido.
  16. 16. MÉTODO ALFABÉTICOO método alfabético que veremosnesta aula é o mais utilizado tanto porempresas públicas quanto privadas.Dificilmente as pessoas observam asregras de alfabetação. Vamosconhecê-las e aplicá-las. Isto vaiajudar muito na organização doarquivo.
  17. 17. É o mais simples, desde que oelemento principal a ser considerado sejao NOME. É um método direto, porque apesquisa é feita diretamente, não sendonecessário se recorrer a um índiceauxiliar para localizar qualquerdocumento. Nesse método, as fichas oupastas são dispostas na ordemrigorosamente alfabética, respeitadasas normas gerais para a alfabetação,através de guias divisórias, com asrespectivas letras (Paes, 2005, p. 62).
  18. 18. Desvantagens desse método: os errosde arquivamento tendem apredominar no arquivamentoalfabético, quando o volume dedocumentos é muito grande,devido ao cansaço visual e àvariedade de grafia dos nomes.
  19. 19. 1. Arquivamento de nomesDe acordo com Paes (2005), oarquivamento de nomes obedecea 13 regras, chamadas regras dealfabetação , apresentadas aseguir:
  20. 20. 1.1. Pela 1ª letra do últimosobrenome: João Barbosa; PedroÁlvares Cabral; Paulo Santosa) Barbosa, Joãob) Cabral, Pedro Álvaresc) Santos, Paulo
  21. 21. 1.2. Para sobrenomes iguais:a) Teixeira, Aníbalb) Teixeira, Maríliac) Teixeira, Paulod) Teixeira, Vitor
  22. 22. 1.3. Para nomes compostos:Camilo Castelo Branco; PauloMonte Verde; Heitor Villa Lobos.a) Castelo Branco, Camilob) Monte Verde, Pauloc) Villa Lobos, Heitor
  23. 23. 1.4. Para nomes abreviados: J.Vieira; Jonas Vieira; José Vieiraa) Vieira, J.b) Vieira, Jonasc) Vieira, José
  24. 24. 1.5. Para nomes com artigos epreposições: Pedro de Almeida,Ricardo dAndrade; Lúcia daCâmara; Arnaldo do Couto.a) Almeida, Pedro deb) Andrade, Ricardo dec) Câmara, Lúcia dad) Couto, Arnaldo do
  25. 25. 1.6. Para sobrenomes com grau deparentesco: Antonio Almeida Filho;Paulo Ribeiro Júnior; JoaquimVasconcelos Sobrinho.a) Almeida Filho, Antoniob) Ribeiro Júnior, Pauloc) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
  26. 26. 1.7. Para pessoas da mesmafamília: Jorge de Abreu Sobrinho;Jorge de Abreu Filho; Jorge deAbreu Neto.a) Filho, Jorge de Abreub) Neto, Jorge de Abreuc) Sobrinho, Jorge de Abreu
  27. 27. 1.8. Para nomes estrangeiros:Georges Aubert; WinstonChurchill; Paul Muller; JorgeSchmidt.a) Aubert, Georgesb) Churchill, Winstonc) Mueller, Pauld) Schmidt, Jorge
  28. 28. 1.9. Para nomes estrangeiros(espanhol) com o nome da mãe:José de Oviedo Y Bãnos;Francisco de Pina de Mello;Antonio de Los Rios.a) Oviedo Y Bãnos, José deb) Pina de Mello, Francisco dec) Rios, Antonio de Los.
  29. 29. 1.10. Para nomes OrientaisJaponeses e Árabes:a) Al Ben Hur (permanece)b) Ly Youtohn (permanece)
  30. 30. 1.11. Para nomes estrangeiroscom preposição: Giulio Di Capri;Esteban De Penedo; Charles DuPont; John Mac Adama) De Penedo, Estebanb) Di Capri, Giulioc) Du Pont, Charlesd) Mac Adam, John
  31. 31. 1.12. Para Pessoas Jurídicas:EMBRATEL; Álvaro Ramos & Cia;A Colegial; Fundação GetúlioVargas:a) Álvaro Ramos & Ciab) Colegial (A)c) Embrateld) Fundação Getúlio Vargas
  32. 32. 1.13. Para Numeral: 4ºCongresso de Secretariado; IEncontro Regional de Arquivologia; IIISimpósio de Apicultura.a) Congresso de Secretariado (4º)b) Encontro Regional de Arquivologia (I)c) Simpósio de Apicultura (III)
  33. 33. Reveja as regras de alfabetação1.6 e 1.7. Ambas são paragraus de parentesco, porém aprimeira delas é para nomesdiferentes, já a segunda dizrespeito a nomes iguais e grausde parentescos diferentes. Fiqueatento para não errar noarquivamento.

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