Apostila produção de_textos

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Apostila produção de_textos

  1. 1. Programa CIEE de Educação a Distância 1 CURSO: PRODUÇÃO DE TEXTOS E REDAÇÃO EMPRESARIAL SUMÁRIO Introdução.................................................................................................................. 02 Aula 1 – Desenvolvendo ideias.................................................................................. 03 Organizando ideias....................................................................................... 03 Comunicação através da escrita .................................................................. 04 Criando estrutura para as ideias .................................................................. 05 Aula 2 – Formas simples para escrever bem............................................................. 09 As qualidades de um texto ........................................................................... 09 Problemas comuns na comunicação escrita ................................................ 10 Tipos de textos (descrição, narração e dissertação) .................................... 12 Aula 3 – Correspondência comercial ......................................................................... 16 A carta e suas partes.................................................................................... 16 Aviso, bilhete, cartão, convite, circular, convocação, mala-direta ................ 22 Memorando, protocolo, recibo, requisição, telegrama, relatório, ata............ 25 Aula 4 – Correspondência oficial ............................................................................... 32 Atestado, declaração, comunicado, ofício.................................................... 32 Contrato, procuração, requerimento, despacho ........................................... 36 Aula 5 – Normas especiais para elaboração de textos.............................................. 39 Informações úteis ......................................................................................... 39 Pronomes de tratamento, abreviaturas, siglas e símbolos........................... 43 Mensagens eletrônicas (e-mail) ................................................................... 54 Referências Bibliográficas ......................................................................................... 57
  2. 2. Programa CIEE de Educação a Distância 2 INTRODUÇÃO “A comunicação é uma necessidade básica da pessoa humana, do homem social.” Juan Bordenave Para que haja comunicação é necessário um contexto, um canal de comunicação, a mensagem, o emissor (que envia) e o receptor (que recebe). A finalidade de escrever é comunicar totalmente o que você quer dizer. Não basta escrever, é preciso comunicar. No meio profissional, todos devem procurar desenvolver uma escrita correta, caso contrário sua carreira pode ficar paralisada. Se você não souber fazer uma composição coerente, ordenada, inteligente e interessante, não saberá como escrever de maneira eficaz no mundo profissional. Para aprender a escrever não basta aprender a pensar; é necessário aprender a encontrar ideias originais e saber articulá-las. Falar silenciosamente consigo mesmo enquanto escreve, isso ajuda a conseguir o significado que se deseja no papel. Ao final deste curso, você será capaz de escrever cartas, memorandos, relatórios e apresentações, facilmente e de maneira lógica, empregando um estilo expositivo que qualquer leitor será capaz de entender e achar interessante. Escrever não é tão difícil quanto parece!
  3. 3. Programa CIEE de Educação a Distância 3 AULA 1 – Desenvolvendo ideias - Organizando ideias A produção de um texto dever sempre levar em consideração o conhecimento já existente. Temos a capacidade de questionar e podemos repensar, refazer, reestruturar e aperfeiçoar nossas ideias. Mas às vezes temos dificuldade para expressá-las, porque: • não amadurecemos nossas ideias suficientemente; • não temos as informações e os dados necessários para desenvolver nossas ideias; • não estamos explorando nossa capacidade de pensar. Aprende-se a escrever, escrevendo. Não comece um texto sem antes fazer um esboço, mesmo sabendo que este inicialmente só vai ter a função de roteiro e que sofrerá modificações antes e durante a redação. Um método simples para encadear ideias começa com a anotação de todas elas, sem se preocupar com uma sequência. Escreva tudo que tem em mente numa folha de papel, não se preocupe com a lógica, nem com a gramática. Isso surgirá mais tarde no processo quando for avaliar e organizar as ideias. Pensar supõe diálogo e ao escrever precisamos sempre ter presente que nossa meta são os leitores. Quando se sabe para que o receptor precisa das informações que se tem a transmitir, é possível chegar à organização ideal do texto. Isso permite dimensionar o valor que cada uma das informações tem para o leitor naquele momento, o que é fundamental para se determinar quais as que merecem maior destaque, quais as que devem ficar em segundo plano ou mesmo que detalhes devem ser desprezados. Se você tiver informações, será capaz de deixar as ideias fluírem. Pensar nos permite mentalmente, fazer interação com o mundo à nossa volta.
  4. 4. Programa CIEE de Educação a Distância 4 Por meio do pensamento, elaboramos todas as informações que recebemos e orientamos as ações que interferem na realidade e organização de nossos escritos. O que lemos é produto de um pensamento transformado em texto. Cada um de nós tem seu modo de pensar e, quando escreve, procura organizar as ideias de um modo que facilite a compreensão do leitor. Comunicação através da escrita Para haver comunicação deve existir um espaço, um vazio, uma lacuna entre o que o emissor tem a dizer e o que o receptor sabe. A finalidade de escrever é comunicar totalmente o que você quer dizer. Só o medo pode impedir um indivíduo de escrever se ele é capaz de ler ou fazer uma apresentação, ou ambos. Todo mundo é um escritor. Qualquer indivíduo alfabetizado escreve de vez em quando bilhetinhos para os filhos, cartas para os pais, memorandos para os colegas de trabalho, relatórios para a diretoria. A escrita é usada para representar os sons. Você controla totalmente as palavras quando escreve. Pode dizê-las em voz alta primeiro e ouvir como soam aos seus ouvidos, perguntando se fazem sentido. Pode pronunciá-las subvocalmente e perguntar se transmitem o que deseja, e mais ainda, pode ter várias chances de acertar antes de mandar a mensagem a alguém, reescrevendo o que já escreveu. A comunicação escrita é a transmissão da mensagem através da mão e não pela boca. A principal vantagem desse tipo de comunicação está no controle total da forma como as palavras saem, cada um as controla mesmo que estejam envolvidas por filtros que obscurecem seus significados ou estejam carregadas de valores pessoais. Com a palavra escrita a pessoa tem a chance de dizer o que pretende e transmitir o significado que diz.
  5. 5. Programa CIEE de Educação a Distância 5 Criando estrutura para as ideias As partes que compõem o texto – a introdução, o desenvolvimento e a conclusão, devem se organizar de maneira equilibrada. A introdução é uma entrada no assunto e caracteriza-se como um argumento inicial. Apresenta a ideia central do texto. Essa apresentação deve ser direta, evite “rodeios” para entrar no assunto, bem como os “chavões”, por exemplo: “Desde os primórdios da civilização que o homem...”. O tamanho da introdução raramente excede a 1/5 do texto. Essa proporção não vale para textos muito curtos, nestes, a introdução pode ser o próprio título. Nos textos longos, de várias páginas, a introdução pode ser um capítulo ou uma parte precedida por subtítulo. Nesse caso, poderá ter vários parágrafos. Em textos curtos, de 25 a 80 linhas, a introdução será o primeiro parágrafo. O desenvolvimento é a parte maior do texto, responsável pela relação entre a introdução e a conclusão. Nessa parte são apresentadas as ideias, os dados, os argumentos que sustentam e explicam as posições do autor. Podemos comparar o desenvolvimento a uma ponte. De um lado está a introdução. Do outro, a conclusão. Essa ponte é formada por ideias bem organizadas numa sequência que permite a relação equilibrada entre os dois lados. Desenvolvimento introdução conclusão ideias ideias ideias ideias ideias
  6. 6. Programa CIEE de Educação a Distância 6 No desenvolvimento o autor do texto revela sua capacidade de argumentar, defende seus pontos de vista e tem de dirigir a atenção do leitor para a conclusão. Esta parte do texto tem a função de fundamentar as conclusões. Para uma boa redação do texto, é necessário que se tenha clareza de qual será a conclusão. Por isso é tão importante planejar o texto. O desenvolvimento ocupará aproximadamente 3/5 do texto, no mínimo. Em textos longos, o desenvolvimento pode ter capítulos ou trechos destacados por subtítulos. Em textos curtos, terá alguns parágrafos. Existem duas principais falhas no desenvolvimento: • o desvio da argumentação – o autor toma um argumento secundário e se distancia da discussão inicial, ou então, concentra-se em apenas um aspecto do tema e esquece a sua amplitude (toma a parte pelo todo); • a argumentação desconexa – acontece quando o autor tem muitas ideias ou informações sobre o tema e não consegue encadeá-las. Ele também pode ter dificuldade para estruturar suas ideias e definir uma linha lógica de raciocínio. A conclusão é a parte mais importante do texto, é o seu ponto de chegada. Os dados utilizados, as ideias e os argumentos convergem para este ponto em que a discussão ou a exposição se fecha. Na sua estrutura normal, a conclusão não deve deixar abertura para continuidade da discussão, tem o valor da síntese. Evite repetir argumentos já utilizados, por exemplo: “Portanto, como já dissemos antes...”, “Concluindo...”, “Em conclusão...”. Proporcionalmente o tamanho da conclusão é equivalente ao da introdução, ou seja, 1/5. Essa é uma qualidade dos textos bem redigidos.
  7. 7. Programa CIEE de Educação a Distância 7 Nas conclusões que ficam muito longas, é possível que haja um dos seguintes erros: • o desenvolvimento não foi suficientemente explorado e invadiu a conclusão; • o desenvolvimento não foi suficiente para fundamentar a conclusão e há necessidade de mais explicações; • o autor está “enrolando”, “enchendo linguiça” ou fica girando em torno de ideias paralelas ou redundantes; • o autor usa frases vazias, perfeitamente dispensáveis; • a autor não tem clareza de qual é a melhor conclusão e se perde na argumentação final. A conclusão não pode ser uma abertura para novas discussões, exceto quando: • o autor apresenta ideias polêmicas e deixa a conclusão em aberto para não influenciar o posicionamento do leitor; • o autor não fecha a discussão propositalmente, estimulando o leitor a ler uma possível continuidade do texto, como um outro capítulo; • o autor não deseja mesmo concluir, mas apenas apresentar dados e informações sobre o tema que está desenvolvendo; • o autor quer que o próprio leitor tire suas conclusões e enumera perguntas no final. As falhas num texto podem ser evitadas se antes da redação o autor fizer um plano do que irá escrever. O plano é o roteiro em que organizamos, ou indicamos para nós mesmos, as ideias e a sequência que utilizaremos no texto. Ele deve ser o mais enxuto possível. Para o leitor, o texto deve parecer uma redação inteligente e bem estruturada, que constrói uma argumentação sólida e lhe permite conclusões enriquecedoras.
  8. 8. Programa CIEE de Educação a Distância 8 AULA 2 - Formas simples para escrever bem - As qualidades de um texto A palavra texto provém do latim “textum”, que significa tecido, entrelaçamento. Existem algumas qualidades de linguagem que costumam ser apontadas como importantes para que o texto seja considerado bom. CLAREZA - Permite a compreensão numa primeira leitura, consiste na expressão exata de um pensamento, é evidente. Recomenda-se o uso de períodos curtos, ausência de adjetivação e rodeio de palavras, frases com duplo sentido e quebra da ordem lógica. Dica – Não rabisque muito a redação a ser entregue. Faça rascunho, mas se isso não for possível escreva, antes de tudo, um esquema com itens a serem desenvolvidos. Não faça parágrafos grandes. Desenvolva cada item num parágrafo. FLUÊNCIA – É a qualidade que permite a leitura ininterrupta, sem prejuízo da compreensão e sem necessidade de releitura. Os textos jornalísticos e os dos livros didáticos são exemplos de textos geralmente claros, fluentes e adequados aos seus leitores. De um modo geral, sempre que quebramos a ordem direta de um período, intercalando ideias entre os termos integrantes da oração ou entre orações de um período, prejudicamos a fluência do texto. CONCISÃO - É a qualidade de dizer o máximo possível com o mínimo de palavras. Para ser conciso, elimine as expressões supérfluas. O contrário da concisão é a prolixidade. PRECISÃO – É a qualidade de utilizar a palavra certa para dizer exatamente o que se quer dizer. A precisão depende mais do domínio do vocabulário que temos do que do conhecimento de um grande número de palavras. Vocabulário preciso abrevia a expressão e facilita a recepção da mensagem.
  9. 9. Programa CIEE de Educação a Distância 9 COESÃO – Precisa existir uma ligação lógica entre as palavras, orações, períodos, parágrafos. Dica – Não escreva palavras ou frases “soltas”. Use corretamente os conectivos (mas, porém, contudo, todavia, o qual, cujo, quanto, que, quem, onde). Isso evita a repetição excessiva das mesmas palavras. COERÊNCIA – As ideias expostas estão atadas de tal modo que a conexão é evidente, existe uma linguagem lógica. Não há nada destoante, ilógico, contraditório ou desconexo. É a principal característica de um texto, é o que converte uma mensagem verbal em texto. Dicas para elaboração de textos • não tente utilizar palavras “difíceis”, que você tenha dúvidas quanto ao significado, só para causar uma boa impressão; • prefira recorrer à linguagem culta e formal, ao invés de gírias; • escrever a grafia corretamente sempre causa uma boa imagem. Evite estrangeirismos. Ao invés de, por exemplo, escrever “hobby” prefira “passatempo”; • ao escrever você poderá ter algumas dúvidas quanto a grafia correta das palavras e querer enriquecer seu vocabulário, portanto sempre utilize o dicionário como suporte para elaboração de textos. Problemas comuns na comunicação escrita Pensar antes de falar e refletir antes de escrever são regras fundamentais para a comunicação eficaz. O entendimento de uma mensagem depende da sequência ordenada das informações transmitidas. Sua preocupação básica como escritor deve ser com o receptor.
  10. 10. Programa CIEE de Educação a Distância 10 Evite estes erros na sua comunicação: 1. Repetição de ideias, palavras, verbos auxiliares; Ex.: O técnico tinha proporcionado um momento de reflexão. (evitar) O técnico proporcionara um momento de reflexão. 2. Vaguidade das expressões – palavras imprecisas, que servem para tapar buracos na mensagem. Evite clichês, lugares comuns, frases feitas. Ex.: além disso, aspecto, casualmente, certamente, coisa, conjuntura atual, ensejo, então, por outro lado, etc. 3. Prolixidade – evitar palavras supérfluas. Ex.: Já tratamos desse assunto muito apressadamente. Já tratamos desse assunto apressadamente. Tratamos desse assunto apressadamente. 4. Pleonasmos – transmitem ao receptor ideia de desleixo com a elaboração da mensagem; em geral, é resultado da pressa, da falta de rascunho, da ausência de correção. Ex.: fundamentos básicos, vimos à presença, vimos pela presente, usamos deste meio, manter o mesmo, pequenos detalhes. 5. Afetações, colocações exageradas – às vezes, até contrárias à verdade, devem ser evitadas. Ex.: a seu inteiro dispor, protestos de elevada estima e consideração, temos a honra de, temos especial prazer em renovar. 6. Gíria – pode ser admitida entre jovens em conversas de grupos, em momentos de descontração, mas não é adequada na comunicação escrita empresarial, que deve ser a mais gramatical possível.
  11. 11. Programa CIEE de Educação a Distância 11 7. Estrangeirismo – só deve ser utilizado na linguagem técnica, quando não há em português termo apropriado. 8. Laconismo – carência de palavras (estilo telegráfico), é fonte de equívocos, incompreensão. Podem gerar ordens mal executadas, discussões ociosas. 9. Falhas gramaticais – impossível escrever bons textos sem recorrer à gramática e ao dicionário continuamente. Além disso, é preciso ler jornais, revistas, livros da literatura nacional. 10.Ambiguidade – é um vício de linguagem pelo qual uma frase é construída, involuntariamente, com mais de uma interpretação. Exemplo: “O ministro participou da reunião com o presidente no Palácio do Planalto, na qual ele voltou a pedir unidade no governo”. A frase é ambígua porque não deixa claro quem pediu unidade no governo: o ministro ou o presidente? Tipos de textos (descrição, narração, dissertação) DESCRIÇÃO É uma representação das características de seres, objetos e paisagens percebidas através dos sentidos. Também descreve emoções, qualidades e circunstâncias com palavras precisas. Para descrever é preciso uma boa capacidade de observação e sentidos apurados. Aprendendo a descrever Ao iniciar a descrição pelos detalhes, privilegie os aspectos mais relevantes. O sucesso dessa tarefa depende, em grande parte, da escolha adequada das palavras. Para chegar à forma ideal, será preciso corrigir, apagar, tornar a escrever.
  12. 12. Programa CIEE de Educação a Distância 12 Com a prática, as expressões exatas fluirão naturalmente. Temos duas maneiras para fazer uma descrição: • partir da visão panorâmica e, aos poucos, aproximar-se dos detalhes; • partir dos detalhes e ampliar cada vez mais a perspectiva, até chegar à visão panorâmica. A descrição pode ser objetiva ou subjetiva: Descrição objetiva: Era um homem de 50 anos, grisalho e barbudo. Morava naquele bairro há 10 anos. Descrição subjetiva: Era um homem bonito, sensível e educado. NARRAÇÃO É o relato de fatos e acontecimentos vistos, ouvidos, lidos ou imaginados, em um momento e local determinados. A narração conta uma história, situa as coisas no tempo. As palavras que predominam na narrativa são os verbos que expressam ação e os pronomes pessoais. O discurso direto e indireto No discurso direto, indicamos o interlocutor e caracterizamos sua fala por meio de verbos de elocução, tais como: dizer, exclamar, perguntar, responder, etc. Nas falas breves, convém omiti-los, bastando, para a clareza do diálogo, a abertura de parágrafo e o uso do travessão: - Por que você chegou tão tarde? Perguntou-lhe a mãe, logo que apareceu à porta. - Depois da aula, passei na casa da Paulina para fazermos o trabalho de Geografia. No discurso indireto não há diálogo, o narrador não põe as personagens a falar diretamente, mas faz-se o intérprete delas, transmitindo ao leitor o que disseram ou pensaram. Exemplo:
  13. 13. Programa CIEE de Educação a Distância 13 A certo ponto da conversa, Joana me disse que desejava muito conhecer Roberto e perguntou por que não o levei comigo. Resultante da mistura dos discursos direto e indireto, existe uma terceira modalidade da técnica narrativa, o chamado discurso indireto livre, processo mais difícil e menos comum, porém, de grande efeito estilístico. É uma espécie de monólogo interior das personagens, mas expresso pelo narrador. Exemplo: “Quando Eduardo ia para o Grupo, deixava-a debaixo da bacia. Um dia o pai lhe disse que aquilo era maldade: Gostaria que fizessem o mesmo com você? As galinhas também sofrem. Um domingo encontrou a galinha Eduarda na mesa do almoço, pernas para o ar, assada. Eduarda foi comida entre lágrimas!”. (Fernando Sabino, O Encontro Marcado, 5ª ed., pág. 9). Elementos da narrativa • enredo (o quê?) – fatos relatados; • personagens (quem?) – seres envolvidos nos fatos que formam o enredo da história; • espaço (onde?) – ambiente onde se desenrolam os fatos; • tempo (quando?) – quando aconteceram os fatos. DISSERTAÇÃO Dissertar é expor, interpretar, explicar, discutir uma ideia, é manifestar um ponto de vista sobre determinado assunto. A respeito de um fato, da realidade, expressa-se uma opinião que, nem sempre, estará de acordo com a concepção de vida de outras pessoas. Esse é o motivo pelo qual, ao se elaborar um texto dissertativo, deve-se refletir sobre o tema proposto para que se possa formar uma opinião a respeito do assunto.
  14. 14. Programa CIEE de Educação a Distância 14 Caso o tema seja muito amplo, deve-se especificá-lo, pois isso facilita o trabalho de organização de ideias. Exemplo: estrutura do texto dissertativo 1. Identificação do tema 2. Delimitação do tema (compreensão e definição do assunto a ser abordado) 3. Introdução (apresentação do assunto) 4. Desenvolvimento (análise crítica e argumentação da ideia central; exposição de juízos, raciocínios, provas, exemplos, testemunhos históricos e justificativas) 5. Conclusão (síntese das ideias ou perspectiva da solução) 6. Releitura e título (revisão gramatical, criatividade e empatia)
  15. 15. Programa CIEE de Educação a Distância 15 AULA 3 – Correspondência comercial - A Carta e suas partes Se escrever em geral é falar no papel, a redação de cartas representa sua própria voz. Se bem escritas, fazem com que as pessoas desejem saber mais de você. Se mal escritas, afastam os indivíduos e transformam-se em barreiras para novos contatos. As cartas são sua voz quando escreve às pessoas. Quanto à espécie de correspondência, podem-se destacar: • particular, familiar ou social: trocada entre particulares. Os assuntos são sempre particulares, íntimos, pessoais; • comercial: ocupa-se da transação comercial ou industrial; • oficial: tem origem no serviço público, civil ou militar. Antes de iniciar a redação de uma carta, deve-se: • ter um objetivo em mente; • colocar-se no lugar do receptor; • ter informações suficientes sobre o fato; • planejar a estrutura da comunicação a ser feita; • dominar todas as palavras necessárias; • tratar do assunto com propriedade; • ser natural e conciso; • usar linguagem de fácil compreensão; • prestar informações precisas e exatas; • responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário. É bom que se faça um rascunho da carta que deve ser lida e corrigida até se encontrar uma forma adequada, compreensível pelo receptor. Após, redige-se a versão final. Se for uma carta comercial, siga estas orientações sobre o formato: • texto impresso em um só lado do papel;
  16. 16. Programa CIEE de Educação a Distância 16 • papel de 21 x 29,7 cm (A4); • 20 a 25 linhas por folha; • margens: direita - 2 cm; esquerda – 3 cm; superior – 2 cm; inferior – 2 cm; • espaço 1 ½. Entre os parágrafos, é costume duplicar esse espaço interlinear; • a margem direita não precisa ser uniforme. A carta comercial é mero veículo de informação, ela faz parte integrante de todo um sistema de comunicação, com o seu emissor, com sua mensagem e seu receptor. Portanto, está sujeita a toda a engrenagem, a todos os dispositivos, a todos os requisitos indispensáveis à comunicação para propagar, agrupar, propor negócios e criar imagem. Pode ser remetida pelo correio ou telefax. O principal a ser dito sobre a apresentação visual de uma carta é que ela deve ser limpa. Todas as cartas devem conter os seguintes elementos: endereço do remetente, local e data, destinatário, referências, vocativo, saudação, texto, conclusão e assinatura. A finalidade dita o conteúdo e a ordem. Aquilo que deseja do outro indivíduo, o que tem a oferecer ou comunicar, formam a estrutura da carta em si. Partes de uma carta Endereço do remetente Nas cartas comerciais, se o papel não tiver o endereço no cabeçalho ou rodapé, precisa ser colocado, geralmente no final da página, do lado esquerdo. Não esqueça de colocar o CEP, que pode ser inserido ao lado do nome de sua cidade ou numa linha própria. O papel timbrado é importante, pois nele se oferecem três informações importantes sobre o remetente: quem é, o que faz, qual é o seu endereço.
  17. 17. Programa CIEE de Educação a Distância 17 Local e Data A melhor maneira de informar a data é escrevê-la por extenso: 10 de outubro de 2005. Outra opção é fornecer o dia da semana, em vez do ano: Segunda-feira, 10 de outubro. Evite formas como 10/10/2005 ou 10-10-2005. Nas cartas oficiais, sempre se deve colocar o ano. Na grande maioria das vezes, o local e a data vem logo depois do endereço. Se o papel tiver um cabeçalho impresso, escreva o local e a data no alto alinhado à direita ou à esquerda, de acordo com o estilo de apresentação. Quando o papel é timbrado, pode-se omitir a indicação do local, desde que a carta seja expedida da localidade constante no timbre e que não apresente vários endereços. Em bilhetes pessoais, pode ser feito da maneira antiga e colocar a data no final, à esquerda, sozinha ou com o endereço. Destinatário Nas cartas oficiais e comerciais, se deve colocar o nome e o cargo do destinatário na margem esquerda da folha, a umas poucas linhas da data. Não é necessário colocar a preposição “A” na frente do nome do destinatário. Não se coloca o endereço do destinatário, uma vez que ele consta do envelope. Em cartas pessoais, isso seria considerado excesso de formalismo. Referências A referência ou assunto é uma síntese do conteúdo da carta. Esse dado é muito útil tanto para quem arquiva e classifica a correspondência como para quem, num relance toma conhecimento do assunto exposto. Esse tipo de informação também só é dado em documentos oficiais e comerciais. Pula- se uma linha após o endereço do destinatário e coloque as referências na margem esquerda, utilizando Ref..
  18. 18. Programa CIEE de Educação a Distância 18 Vocativo É a saudação de cortesia que se dirige ao destinatário, antes de se entrar no assunto, propriamente dito da carta. A saudação fica junto à margem esquerda, no mínimo duas linhas abaixo da linha imediatamente anterior a ela. Ex.: Prezados Senhores, Caro estudante . Contexto / Assunto O texto tem que aparecer com clareza na página, deve conter parágrafos curtos e uma linha de espaço entre eles. A introdução do texto visa despertar o interesse do leitor, e prender sua atenção, é a entrada no assunto. O desenvolvimento do texto deve expor claramente ao destinatário o conteúdo da carta. Deve referir-se a um só assunto, em torno do qual há de estruturar-se todo o conjunto da mensagem. Quando se vai tratar de vários assuntos, convém que haja uma relação entre eles. O encerramento é o parágrafo que encerra o corpo da carta. Ele deverá atender a um dos objetivos: levar o leitor a agir e deixar boa impressão sobre o remetente, caso não se deseje nada do destinatário. Muitas vezes, o parágrafo de encerramento engloba a fórmula de cortesia da carta. Conclusão Em cartas comerciais e oficiais emprega-se uma fórmula de cortesia que deve estar de acordo com o tom geral da mensagem, por exemplo, ao terminar uma carta de agradecimento pode-se terminá-la com Agradecendo antecipadamente. Outros exemplos de tipos de conclusão podem ser: atenciosamente, cordialmente, cordiais saudações.
  19. 19. Programa CIEE de Educação a Distância 19 Em cartas pessoais, as escolhas são bem mais amplas. A conclusão da carta vai depender do tipo de relacionamento existente entre o remetente e o destinatário, do tom e da razão da carta. Entre as conclusões tradicionais, usadas em situações gerais, incluem-se: Um abraço, Com muitas saudades, Esperando que tudo esteja bem por aí, Boa sorte, Esperando tornar a vê-lo (a) em breve .Em correspondências leves, trocadas entre amigos e familiares, pode-se optar por conclusões mais alegres, expansivas e brincalhonas, do tipo Comporte-se, Juízo, Um grande abraço, Um beijo, Abraços a todos etc. Assinatura Nas cartas comerciais e oficiais a assinatura compõe-se de três elementos: o nome de quem assina, seu cargo ou função na empresa datilografados ou digitados, e sua assinatura propriamente dita. Na assinatura: • não cabe a anteposição de títulos profissionais, honoríficos, militares ou acadêmicos; • não se usa traço para a assinatura; • não há necessidade de colocar o nome da empresa; • está caindo em desuso o carimbo na assinatura; • caso duas pessoas assinem, o responsável direto assina à direita, e o outro à esquerda. • nas cartas pessoais, só se coloca a assinatura no final da carta. DICAS Fatores de influência da carta comercial: • resposta imediata indica que a firma é eficiente; • carta bem definida, fará o destinatário pensar que está lidando com uma organização metódica; • o leitor deve compreender o que está escrito, buscar clareza de pensamento.
  20. 20. Programa CIEE de Educação a Distância 20 Riscos: • como todo texto escrito, ele é irrecorrível, não dá para harmonizar ou explicar como na comunicação oral, pelo telefone, por exemplo; • o volume da correspondência recebida nas empresas é grande, a carta pode ser mal lida, mal interpretada e motiva nova carta como resposta, ampliando a burocracia empresarial. Para clientes especiais, deve-se preferir a conversa por telefone. SAIBA MAIS Quanto à gramática: EVITAR USAR Em anexo. Face à... Pedimos para... Solicitamos para... Tenho para te perguntar a você. Sito à rua... Em nossa conversa, onde propusemos... Aonde você passou suas férias? Haja visto... Fazem nove dias. Há três semanas atrás. Haviam dez pessoas na reunião. Fez tudo para mim realizar o trabalho. Anexamos, anexo. Em face de, diante de... Pedimos que... Solicitamos que... Tenho algo para perguntar-lhe. Sito na rua... Em conversa em que propusemos... Onde você passou suas férias? Haja vista... Faz nove dias. Há três semanas. Havia dez pessoas na reunião. Fez tudo para eu realizar o trabalho. Agora vamos fazer uma análise de um modelo antigo de carta comercial com comentários em cada item. Modelo de carta antiga – anexo 1 Modelo de carta atual – anexo 2
  21. 21. Programa CIEE de Educação a Distância 21 Aviso, bilhete, cartão, convite, circular, convocação, mala-direta AVISO É um tipo de comunicação, direta ou indireta, afixada em local público ou privado. Aviso é informação, serve para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar, convidar. É empregado no comércio, na indústria, no serviço público e na rede bancária. O aviso significa economia de tempo. Se redigido em linguagem clara, favorece a eficácia da comunicação, ou seja, atingir o objetivo estabelecido. Como deve ser apresentado: • ter linguagem clara; • ter um timbre e um símbolo referentes à instituição que o utiliza; • um título; • texto em forma de parágrafos; • assinatura e cargo do responsável pelo aviso. Modelo de aviso – anexo 3 BILHETE É uma carta breve em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, de modo apressado. É uma carta simples, sem as fórmulas das cartas ordinárias. Em linguagem comercial, o bilhete recebe diversas designações: bilhete de banco, bilhete de crédito, bilhete de carga, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria, bilhete de passagem e outros. CARTÃO Há várias espécies de cartão:
  22. 22. Programa CIEE de Educação a Distância 22 • cartão-postal: com uma fotografia em uma das faces e espaço para escrita na outra. • cartão de visitas: sua finalidade é fazer com que nosso nome seja lembrado após uma apresentação ou quando há interesse de que a relação continue; • de contato profissional ou comercial; • de propaganda ou de venda; • comum, de correspondência. DICAS • o cartão é feito em papel grosso; • dobrar o canto esquerdo ou direito do cartão, ao entregá-lo a uma pessoa, é procedimento que já está fora de época. CONVITE É uma mensagem pela qual se formaliza uma convocação ou pede-se o comparecimento de alguém em algum lugar. Também pode ser um bilhete que dá direito a ingresso gratuito em um espetáculo, coquetel de lançamento de livros, show. Os elementos constitutivos do convite são: • quem está convidando; • finalidade do convite – para que se está convidando; • data; • horário; • local (endereço); • informações necessárias Às vezes, ao final de um convite aparecem as abreviaturas: R.S.V.P. (Respondez s’il vous plâit), que significa responder por favor. Modelo de convite – anexo 4
  23. 23. Programa CIEE de Educação a Distância 23 CIRCULAR É o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas. Na circular, não consta destinatário, pois ela é multidirecional, o endereçamento vai no envelope. Seu texto é informal e direto, dispensa-se formalidades. Serve para transmitir avisos, ordens ou instruções. Em geral, contém assunto de caráter ou interesse geral. O público da circular pode ser interno, misto e externo, este último em pequena escala, principalmente quando a circular é transformada em mala-direta. DICA: Tratando-se de carta-circular, o redator deve escrever de maneira que o receptor tenha a impressão de que foi redigida especialmente para ele. Modelo circular – anexo 5 CONVOCAÇÃO É forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data, finalidade. Modelo de convocação – anexo 6 MALA-DIRETA É a forma mais direta, seletiva e personalizada para divulgação de produtos e serviços e promoção de vendas. Materiais de propaganda, como catálogos, cartas, cartas circulares, folhetos são enviados pelo correio para clientes habituais e/ou potenciais. Geralmente as empresas possuem uma relação desses clientes, o que facilita a remessa periódica de material promocional. DICAS: • pode-se incluir na mala-direta um cupom resposta, com postagem paga, que serve também para avaliar a penetração no mercado;
  24. 24. Programa CIEE de Educação a Distância 24 • conheça a fundo o produto ou serviço que quer vender e coloque-se no lugar do potencial cliente; • antes de escrever, procure os argumentos mais convincentes; • não deixe de colocar informações práticas, tais como telefone de contato, endereço ou e-mail para resposta; • a apresentação e o texto devem ser impecáveis. Memorando, protocolo, recibo, requisição, telegrama, relatórios, ata MEMORANDO É uma comunicação escrita que pode ser: • interno – correspondência entre departamentos de uma mesma empresa, ou entre a matriz e filiais e vice-versa, ou entre as filiais; • externo – oficial que se assemelha ao ofício ou comercial que se assemelha à carta comercial. O memorando não é uma comunicação tão formal quanto a carta comercial ou ofício, por isso dispensa tratamentos de Prezado Senhor e fechos como atenciosamente, mas também não pode ser tão informal a ponto de ser mandado por ele abraços e beijos. O papel usado para qualquer tipo de memorando é o papel meio ofício (21 cm x 15 cm). Estrutura do memorando: • timbre; • endereço (quando se trata de empresas privadas); • código (iniciais do departamento); • número do memorando; • localidade; • ementa (referência) ou assunto; • receptor;
  25. 25. Programa CIEE de Educação a Distância 25 • texto; • assinatura; • anexos. DICA: Tratar de um assunto só em cada memorando; A empresa ou repartição poderá ter um impresso próprio para memorando, com diagramação adequada, logotipo. A data pode ser por extenso ou abreviada. Fale no papel da mesma forma que conversaria com o destinatário de viva voz. Modelo de memorando – Anexo 8 PROTOCOLO Comercialmente, é assim denominado um livro de registro da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se registra a entrada ou saída dos objetos. Significa também, registro dos atos públicos ou registro das audiências nos tribunais. RECIBO É o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de alguma coisa. O recibo mais comum declara o recebimento de dinheiro. As partes de um recibo são: O recibo deve ser feito com quantas cópias forem necessárias, para que todas as partes envolvidas na transação fiquem documentadas. Modelo de protocolo – anexo 9 REQUISIÇÃO É um pedido que se faz a outrem para que sejam providenciados determinados bens ou serviços.
  26. 26. Programa CIEE de Educação a Distância 26 TELEGRAMA É um meio de comunicação rápida, empregado sobretudo em casos urgentes. O telegrama pode ser de caráter oficial, comercial, social e familiar. Devemos reduzir ao máximo o número de palavras no telegrama, tomando o cuidado para não prejudicar a clareza da mensagem. A telegrafia é um ramo das telecomunicações que abrange qualquer processo destinado a reproduzir, a distância, o conteúdo e as informações de documentos gráficos através de um código de sinais. Algumas abreviações telegráficas: ATEH – até LAH – lá EH - é ET – e VG – vírgula SDS – saudações RESEU.T – recebi seu telegrama IMPAGO – não pago PT – ponto Linguagem telegráfica • texto conciso, claro e objetivo • utilize os verbos nas formas simples: VENDERA e não HAVIA VENDIDO • suprimir as expressões de cortesia • não se permite a divisão de palavras • escrever tudo em letra maiúscula • suprimir hífens nas palavras compostas e expressões com pronomes oblíquos • dispense os acentos gráficos
  27. 27. Programa CIEE de Educação a Distância 27 • omitir as palavras desnecessárias (preposições, por exemplo): DIA QUINZE CORRENTE • escrever números inteiros em algarismos arábicos: 300, 2005 • se os números forem grafados por extenso, deverão ser aglutinados: VINTEMIL • para as datas, pode ser usado o seguinte recurso: 031198 – 03 de novembro de 1998 ou 0311998 – 03 de novembro de 1998 RELATÓRIOS É uma exposição oral ou escrita, objetiva, formal, informativa daquilo que se presenciou, viu, observou; é a narração minuciosa dos fatos, de resultados referentes a atividades variadas. Normalmente, num relatório, são usadas as três modalidades de redação: a descrição (de objetos, de procedimentos, de fenômenos), a narração (de fatos ou ocorrências) e a dissertação (explanação didática, argumentação). Profissionais de todas as áreas devem estar preparados para produzir bons relatórios. Os mais curtos são mais simples. Mesmo assim, devem ser claros, bem redigidos e organizados. Nos relatórios longos, a organização de ideias e a ordenação dos dados são fundamentais para que o leitor compreenda o que está exposto e para que a leitura seja agradável. É importante evidenciar que o relatório deve ser escrito, datilografado ou digitado em apenas uma das partes do papel, cujo formato, preferencialmente, seja de 21 x 29,7cm (A4), ABNT. Estrutura do relatório: • capa / folha de rosto – título (assunto), nome do setor ou do responsável pelo relatório, empresa pela qual se executou a atividade, local e data;
  28. 28. Programa CIEE de Educação a Distância 28 • DICA: Se o relatório for longo, é bom fazer um resumo, de quatro a cinco linhas e colocá-lo logo depois da folha de rosto; • sumário – organização do texto por temas, com a indicação das páginas; • introdução – apresentação do propósito do relatório, ou seja, porquê e para quem foi redigido; • desenvolvimento – relatar pormenorizadamente os procedimentos realizados e os fatos ocorridos ou apurados, com a indicação de datas, locais, métodos adotados, pessoas e equipamentos envolvidos, julgamento dos fatos ou considerações sobre os fenômenos observados. Em geral, é dividido em tópicos e subtópicos específicos que devem ser intitulados; • conclusão – considerações finais, tais como: retomada das conclusões parciais (de cada tópico), interpretação e crítica dos fatos apurados, recomendação de providências cabíveis, sugestões; • fecho – local, data e assinatura do autor; • anexos – tabelas, dados estatísticos, gráficos, ilustrações, documentos comprobatórios. Revise tudo antes de encerrar. ATA É um documento que resume por escrito os fatos e decisões de uma reunião, sessão ou assembleia para um determinado fim. Pode ser ordinária, aquela que resulta de reuniões estabelecidas em estatutos, ou convocadas com regularidade ou extraordinária que ocorre fora das datas costumeiramente previstas. A ata deve ser assinada pelos participantes da reunião e por aqueles que a presidiram. O registro da ata é feito em livro próprio, em que consta o Termo de Abertura, isto é, a indicação da finalidade do livro. Ele é feito na primeira página por pessoa autorizada do órgão (presidente, diretor, secretário, etc.), que deve também rubricar todas as folhas,
  29. 29. Programa CIEE de Educação a Distância 29 datar e assinar. Ao final do livro deve ser feito o Termo de Encerramento, que também deverá ser datado e assinado por pessoa autorizada. Modelos de termo de abertura e termo de encerramento – anexo 10 Partes de uma ata • título, n° da ata e/ou identificação da reunião; • dia, mês, ano e hora da reunião por extenso; • local da reunião (sala, rua, número, etc.); • convocação prévia ou estatutária que determinou a reunião; • relação nominal das pessoas presentes (em reuniões com muitos participantes, indica-se apenas o número dos presentes, conforme a lista de presença) com suas respectivas qualificações. O número de pessoas identifica o quórum da reunião; • declaração do presidente e secretário – finalidade da reunião, direção dos trabalhos e aprovação da ata anterior (geralmente a reunião inicia com a leitura da ata anterior e sua votação); • ordem do dia – assuntos discutidos, votações realizadas e deliberações tomadas redigidos na forma narrativa, por ordem cronológica; • fecho – encerramento do trabalho; • assinatura. Modelo de fechos – Anexo 11 A ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Para evitar isso deve se escrita: • sem parágrafos ou alíneas, ocupando todo o espaço da página; • sem abreviaturas de palavras ou expressões; • números escritos por extenso; • sem rasuras nem emendas;
  30. 30. Programa CIEE de Educação a Distância 30 • sem uso do corretivo; • com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo. As ressalvas nas atas se fazem pelo acréscimo da palavra retificadora digo: Fizeram três relatórios, digo, cinco. No caso da rasura ser notada apenas no final, deverá ser usada a expressão: Em tempo: onde se lê...leia-se... Em tempo: Onde se lê: “trinta e dois votos a favor”, leia-se "trinta e cinco votos a favor”. Acréscimos também podem ser feitos com a expressão Em tempo. Em tempo: Na relação dos ausentes acrescenta-se Luiz Mauro Santy. Modelo de ata – anexo 12
  31. 31. Programa CIEE de Educação a Distância 31 AULA 4 – Correspondência Oficial - Atestado, declaração, comunicado, ofício ATESTADO É um documento firmado por uma pessoa a favor de outra, no qual se afirma a verdade de determinado fato. Também comprova a existência de um ato que se consumou. Partes de um atestado Timbre – vem impresso no alto do papel, identificando o órgão ou empresa; Título – a cerca de dez linhas do timbre e no centro da folha, escreve-se a palavra ATESTADO com todas as letras maiúsculas; Texto – inicia-se a cerca de quatro linhas do título e deve conter: • identificação do(s) emissor(es); • verbo atestar, no presente do indicativo; • finalidade do documento: para fins.... ou simplesmente esclarecer, para os devidos fins; • nome do interessado e seus dados de identificação; • indicação do fato ou situação a ser atestada. Localidade e data – escreve-se a cerca de três linhas do texto; Assinatura – assinar a cerca de três linhas da localidade e data. Modelo de atestado – anexo 13 DECLARAÇÃO É um documento que afirma a existência ou inexistência de uma situação ou fato. Seu emissor pode ser pessoa física ou jurídica (empresa, entidade). É necessário que o declarante além de ter conhecimento do fato, tenha capacidade e liberdade de afirmativa. Pode ser dada em causa própria ou referir-se a outra pessoa. A declaração constitui-se num documento semelhante ao atestado, porém não é expedido por instituições públicas. A declaração é constituída das mesmas partes do atestado.
  32. 32. Programa CIEE de Educação a Distância 32 Modelo de declaração – anexo 14 COMUNICADO É um aviso que dá ciência ou conhecimento a outra pessoa a respeito de fato ocorrido ou de prática de algum ato. Pode ter caráter externo ou interno. Comunicado de caráter externo: • deve ter um título que indique tratar-se de uma comunicação; • o nome da instituição comunicante; • o texto com as informações a serem comunicadas. Obs.: Pode conter, de acordo com o que o comunicante desejar, o nome do responsável, juntamente com o seu cargo na entidade e a data. Comunicado de caráter interno: • título; • nome da instituição comunicante; • deve conter “Comunicado Interno”, o número do documento, o ano e as identificações; • o texto; • a assinatura. Modelo de comunicado interno – anexo 15 OFÍCIO É um documento que consiste na comunicação de qualquer assunto de ordem administrativa, ou estabelecimento de alguma ordem, decisões ou determinações, convites, cumprimentos ou agradecimentos, solicitações, utilizado no serviço público, na comunicação entre chefias e com o público externo. Na empresa privada é utilizado quando dirigido ao serviço público.
  33. 33. Programa CIEE de Educação a Distância 33 Partes de um ofício: 1. timbre ou cabeçalho: dizeres impressos na folha, símbolo(escudo, armas). 2. iniciais do órgão que o expede, seguidas do número do expediente e ano. Ex.: Of. GAB nº 468/2005. 3. local e data: na mesma altura do número, com alinhamento à direita, o mês deve ser escrito por extenso e colocar ponto final após o ano. 4. assunto: resumo do teor do documento. 5. vocativo: tratamento ou cargo do destinatário. Na correspondência oficial não se usa Prezado Senhor. Ex.: Senhor Presidente, Senhor Deputado 6. texto: exposição do assunto. O texto poderá conter a seguinte estrutura: introdução, desenvolvimento e conclusão. Se o texto for longo pode-se numerar os parágrafos a partir do 2º, que deverá receber o número 2. Se o texto do ofício ocupar mais de uma folha, escrevem-se 10 linhas na primeira folha e o restante nas demais. Nesse caso, colocam-se o endereço e iniciais na primeira folha. Repetem-se o índice e o número nas demais folhas, acrescentando-se o número da folha. Ex.: Of. GAB nº 468/2005 – fl.2 7. fecho: tem a finalidade de arrematar o texto e saudar o destinatário. O fecho não é numerado. Na comunicação oficial foi estabelecido dois tipos de fechos: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente , 8. assinatura do autor da comunicação: deve ser feita acima do nome. 9. identificação do signatário: nome e cargo que deve ser separado por vírgula do signatário. Não se antepõe qualquer título profissional ao nome do signatário. Ex.: CARLOS ALBERTO DIX Presidente , 10.anexo: caso o ofício seja acompanhado de outros papéis, escreve-se à esquerda e a duas linhas da assinatura a palavra Anexo e a indicação desses papéis:
  34. 34. Programa CIEE de Educação a Distância 34 Ex.: Anexo: Relatório Anual Anexa: Planilha de custos A palavra anexo concorda em gênero e número com o substantivo a que se refere: anexo, anexa, anexos, anexas. 11. endereço: fórmula de tratamento, nome civil do receptor e cargo ou função, seguidos da localidade e do destino. Ex.: Exmo. Sr. Paulo Pereira Ministro das Relações Gabinete do Ministro das Relações Esplanada dos Ministérios Bloco 2 3º andar CEP: 70654-800 – Brasília – DF Forma de apresentação a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações e 10 nas notas de rodapé; b) numerar todas as páginas; c) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5cm de distância da margem esquerda; d) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 2,5cm de largura; e) a margem lateral direita terá 1,5cm; f) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas; g) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, relevo, bordas; h) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco, tamanho A4. Usar a impressão colorida apenas para gráficos e ilustrações. Modelo de ofício – anexo 16 Contrato, procuração, requerimento, despacho
  35. 35. Programa CIEE de Educação a Distância 35 CONTRATO É um documento de acordo pelo qual duas ou mais pessoas transferem entre si algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação. Partes de um contrato: • título: termo do contrato; • texto; nomes e qualificações dos contratantes; • ementa: resumo do assunto; • cláusulas contratuais: exposição do que se contrata; • fecho: “e, por estarem assim justas e contratadas e de acordo com as cláusulas deste contrato,...”; • local e data da assinatura do contrato; • assinatura: contratantes, à direita; testemunhas, à esquerda. Modelo de contrato social – anexo 17 PROCURAÇÃO É um documento através do qual uma pessoa física ou jurídica concede poderes a outro. Quem concede o poder – mandante, outorgante, constituinte Quem recebe os poderes – mandatário, outorgado, procurador Tipos de procuração: • pública: lavrada por tabelião, em livro de notas, sendo feito dele o traslado, isto é, cópia autêntica do que consta no livro de notas, que ficará em poder do procurador. • particular: é redigida a mão ou digitada, sem registro no livro de notas do Cartório.
  36. 36. Programa CIEE de Educação a Distância 36 Poderes concedidos: • gerais: quando o outorgante declara que são amplos, gerais e ilimitados. • especiais: o constituinte estipula no documento quais são os poderes. Partes da procuração: • título: escreve-se PROCURAÇÃO com todas as letras maiúsculas, no centro da primeira linha do papel; • qualificações do mandante e do mandatário: colocar a cerca de quatro linhas do título, informações como nome, nacionalidade, estado civil, profissão, documentação e endereço de ambos; • finalidade da procuração: estabelece os poderes que serão concedidos; • local e data: a cerca de três linhas do texto; • assinatura: a cerca de três linhas da localidade; • testemunhas: a cerca de seis linhas do texto e à esquerda. Obs.: todas as assinaturas devem ser reconhecidas em cartório. Modelo de procuração – anexo 18 REQUERIMENTO É o documento através do qual se pede ou se solicita a uma autoridade pública a execução de alguma coisa, ou satisfação de alguma pretensão. A um estabelecimento de ensino particular encaminha-se também requerimento pelo motivo de haver aí representante do governo. Partes de um requerimento: • Invocação: forma de tratamento, cargo e órgão a que se dirige, sem citar o nome civil. Indica-se no alto da folha, a partir da margem esquerda. Não usar nenhuma forma de saudação;
  37. 37. Programa CIEE de Educação a Distância 37 • nome e identificação do requerente: nacionalidade, estado civil, endereço, profissão e documentação. Escreve-se a cerca de sete linhas abaixo da invocação; • exposição: o que se deseja; • justificativa: (fundamentada em citações legais e outros documentos); • fecho: usar expressões do tipo “Nestes termos, pede deferimento”. Coloca-se a cerca de três linhas abaixo da justificativa e ocupa o lado direito da folha; • local e data: escreve-se a cerca de duas linhas abaixo do fecho; • assinatura: a cerca de duas linhas abaixo da data. O famoso abaixo assinado, muito usado pelo povo e por organismos populares, é um requerimento de caráter coletivo. Como nele vão muitas assinaturas, o espaçamento entre as partes do requerimento pode ser menor. Cuidado! Não assine nada em branco, exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que você for colocar sua assinatura. Modelo de requerimento – anexo 19 DESPACHO É nota que dá andamento ou solução a um pedido. É resolução de autoridade pública sobre qualquer requerimento ou documento. Um despacho pode conter apenas: “aprovo”, “defiro, em termos”, “de acordo” ou ser redigido com muitas palavras. Partes de um despacho: • nome do órgão de onde provém o despacho (facultativo); sob o nome coloca-se DESPACHO (às vezes numerado); • texto com citação da base legal;
  38. 38. Programa CIEE de Educação a Distância 38 • fecho: publique-se e restitua-se o processo à....; publique-se e encaminhe-se ao Departamento de... • assinatura.
  39. 39. Programa CIEE de Educação a Distância 39 AULA 5 – Normas especiais para elaboração de textos Informações úteis ALGARISMOS CARDINAIS Usa-se o ponto numa sequência, ou divisão numerada. Preferir Recusar 1. 1 - 1) 1.- 2. 2 - 2) 2.- 3. 3 - 3) 3.- ALGARISMOS ORDINAIS Não se usa nenhum sinal numa divisão sequencial em que são utilizados algarismos ordinais. 1º __________________ 2º __________________ 3º __________________ ALGARISMOS ROMANOS Numa divisão sequencial em que são utilizados algarismos romanos, também não se usa sinal nenhum. O alinhamento é feito à direita, isto é, conserva-se desalinhado o lado esquerdo dos algarismos romanos. I ___________________ II ___________________ III ___________________ IV ___________________ V ___________________
  40. 40. Programa CIEE de Educação a Distância 40 Assinatura e aposto Coloca-se sob o nome (apenas as iniciais em maiúsculas) de quem assina uma correspondência o cargo ou a função que ocupa na empresa. Após o nome segue uma vírgula que separa o fundamental do aposto. Não há necessidade de digitar o cargo ou a função em letras maiúsculas. Não se usa fazer traço para a assinatura. Ex.: Iracema Mabel, Gerente de produtos. CARGOS OU FUNÇÕES Não se antepõe qualquer título ao nome do signatário. Antigo Atual Dr. Martim de Sá, Presidente. Martim de Sá, Presidente. CITAÇÕES As citações levam aspas no início de todos os parágrafos ou apenas no primeiro e ao final do último. Pode ser iniciada com letras maiúsculas, depois de dois pontos: “A__________________________________.” (ponto, aspa) ou iniciando com letras minúsculas: _________________________“a______________________”.(aspa, ponto) Transcrições com até duas linhas permanecem no corpo do parágrafo; transcrições com três ou mais linhas são apresentadas com recuo e destacadas em parágrafo próprio. DATAS Após a data, coloca-se ponto: São Paulo, 20 de novembro de 2005.
  41. 41. Programa CIEE de Educação a Distância 41 A data pode ser digitada na mesma linha do índice: GRH/932 São Paulo, 20 de novembro de 2005. (Gerência de Recursos Humanos, carta nº 932) Os números cardinais quando designam ano, são escritos sem ponto e sem espaço: 2002, 2005 e não 2.002, 2.005. DESTAQUE DE IDEIAS Enfatizam-se ideias: • sublinhando-as; • usando itálico ou negrito; • escrevendo com letras maiúsculas; • colocando aspas na expressão que se quer destacar; • evite o uso simultâneo de diversas possibilidades para realçar uma ideia. EXPRESSÕES ESTRANGEIRAS As palavras estrangeiras, quando não aportuguesadas, são grafadas com um traço contínuo sob elas (sublinhado) ou grafadas em itálico ou negrito: O professor encaminhou seu curriculum vitae. GRAFIA DE NÚMEROS Números em início de frases: não se deve escrever números em início de frase: Vinte por cento dos alunos foram aprovados. (certo) 20% dos alunos foram aprovados. (errado) O ano de 2004 foi muito marcado por...(certo) 2004 foi muito marcado por...(errado)
  42. 42. Programa CIEE de Educação a Distância 42 Número de rua: empregando a abreviatura nº, omite-se a vírgula entre o nome e o número da rua. Não empregando a abreviatura nº, coloca-se a vírgula entre o nome e o número da rua. Av. Paulo Orozimbo nº 1234 Av. Paulo Orozimbo, 1234 O número da rua jamais será separado por ponto. Número de artigo: os artigos de um ato oficial são numerados por algarismos ordinais do primeiro ao nono; do décimo em diante são numerados por algarismos cardinais. Art. 5º............... Art. 11. Número telefônico: os números telefônicos têm o prefixo separado por um hífen. Coloca-se o código DDD entre parênteses. Tel.: (011) 583-0139 Pronomes de tratamento, abreviaturas, siglas e símbolos PRONOMES DE TRATAMENTO São expressões que valem por pronomes pessoais. Os tratamentos que incluem vossa pertencem à terceira pessoa do singular. Não se deve misturar, em uma correspondência, as pessoas gramaticais. Vamos conhecer algumas formas de tratamento: Usado para Tratamento abreviatura Arquiduques, duques e príncipes Vossa Alteza V.A. Reis e imperadores Vossa Majestade V.M. Cardeais Vossa Eminência V.Em.ª* Presidente e vice-presidente da República, altas autoridades do governo e das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Civil e Chefe do Gabinete Militar da Presidência da Vossa Excelência V. Ex.ª Obs. Para o Presidente da República não se abrevia.
  43. 43. Programa CIEE de Educação a Distância 43 República, Ministros de Estado, Consultor Geral da República, Membros do Congresso Nacional, embaixadores, procuradores gerais, oficiais-generais, governadores, presidente de assembleias legislativas, prefeitos municipais, deputados, senadores. Reitores de universidades, vice- reitores e pró-reitores Vossa Magnificência V. Mag.ª Bispos e arcebispos Vossa Excelência Reverendíssima V. Ex.ª Revm.ª Sacerdotes em geral Vossa Reverendíssima V. Revm.ª Papa Vossa Santidade V.S. Funcionários públicos, pessoas de cerimônia Vossa Senhoria V. Sª Juízes (direito, trabalho, eleitorais, federais e auditores da Justiça Federal Vossa Excelência V. Ex.ª ABREVIATURAS A a = assinado A. = autor aa = assinados AA. = autores abr. = abril abr. = abreviatura a.C. = antes de Cristo a/c ou A/C = aos cuidados A.D. = aguarda deferimento adv.º = advogado ago. = agosto agr. = agrário AL = Alagoas
  44. 44. Programa CIEE de Educação a Distância 44 Al. = alameda alm. = almirante a.m. = antes do meio dia AM = Amazonas AP = Amapá ap.= apartamento a.p.= a protestar (comércio) art. = artigo At.=atenção at.=atenciosamente Av.=avenida B BA=Bahia Bel.= bacharel bim.=bimensal bol.=boletim br./bras.=brasileiro brig.=brigadeiro C C =código c =capítulo c/ =com c/ =conta comercial ºC = grau centígrado c/a = conta aberta cap. =capítulo caps. =capítulos card. =cardeal c.c. =confere/conforme c/c –conta corrente / com cópia
  45. 45. Programa CIEE de Educação a Distância 45 C.C. =Código civil C.Com. = Código comercial CEP =código de endereçamento postal Cel = coronel cf. =confronte cfr. =confira Cia. = companhia CIF = (Cost, Insurance, Freight) custo, seguro e frete cit. = citação CLPS=Consolidação das Leis da Previdência Social CLT=Consolidação das Leis do Trabalho cm = centímetro cm2 =centímetro quadrado cm3 =centímetro cúbico cm/s = centímetro por segundo Col. = colégio com. =comandante com . = comendador C.P. / Cx..P./C.Postal= caixa postal ctv = centavo ctvs =centavos cx =caixa D d. =depois de d./D./Da = dona D. =digno DASP = Departamento Administrativo do Serviço Público d.C. = depois de Cristo DD.= digníssimo dec.= decreto
  46. 46. Programa CIEE de Educação a Distância 46 dep.=departamento deps.=departamentos desemb.=desembargador dez.=dezembro DF=Distrito Federal Dr.=doutor Dra.=doutora Drs.=doutores dz.=dúzia E E.=estado E.C.=Era cristã e.c.f.= é cópia fiel ed.=edição ed.=edifício E.D.=espera deferimento E.M.=em mãos Ema.=eminência Emb.=embaixador eng.=engenheiro E.R.=espera resposta ES=Espírito Santo Estr.=estrada ex.=exemplo Exma.=excelentíssima Exmo.=excelentíssimo F f.=folha fev.=fevereiro fls./ff.=folhas
  47. 47. Programa CIEE de Educação a Distância 47 Fº=filho (comercial) FN=Fernando de Noronha FOB=(free on board) custo livre de despesa Fr.=frei G g=grama(s) g.=grau(s) G/Gen.=general GO=Goiás gr=grosa H h=hora hab.=habitante H.P.(horse power)=cavalo-vapor I id.=idem, o mesmo Ilma.=ilustríssima Ilmo.=ilustríssimo in loc=.(in loco) nesse mesmo lugar J jan.=janeiro Jr..=Júnior jul.=julho jun.=junho K kg=quilograma(s) km=quilômetro(s) km2 =quilômetro quadrado(s) km/h=quilômetro(s) por hora kW=quilowatt(s)
  48. 48. Programa CIEE de Educação a Distância 48 L l=litro L.=largo lb.=libra lég.=légua légs=léguas log.=logaritmo Ltda./Ltd./ltda.=limitada M m=metro(s) m/min=minuto(s) m2 =metro(s) quadrado(s) m3 =metro(s) cúbico MA=Maranhão maj.=major Mal =marechal mar.=março m/c=minha conta/minha carta M.D.=muito digno M.e =madre memo=memorando mg=miligrama(s) MG=Minas Gerais mil.=milênio mil.-milha min=minuto(s) Min.=ministro(s) ml=militro(s) mm=milímetro(s) MM.=meritíssimo
  49. 49. Programa CIEE de Educação a Distância 49 m.m.c.=mínimo múltiplo comum Mme.=madame Mons.=monsenhor m.p.h.=milhas por hora m/s=milhas por segundo MS=Mato Grosso do Sul MT=Mato Grosso N nº / n. /ns =número(s) n/=nosso/nossa n/c=nossa carta/nossa conta n/ch=nosso cheque n/o=nossa ordem nov.=novembro O o/=ordem obs.=observação of.=ofício O.K.=tudo bem out.=outubro P p.=página p/=para / por P./Pe.=padre P.=praça PA=Pará PB=Paraíba p/c=por conta P.D.=pede deferimento PE=Pernambuco
  50. 50. Programa CIEE de Educação a Distância 50 P.E.F.=por especial favor p.ex.=por exemplo p.f.=próximo futuro P.F.=por favor pg=pago PI=Piauí pol.=polegada(s) p.p.=por procuração p.p.=próximo passado P.P=para protestar PR=Paraná Pres.=presidente proc.=processo / procuração prof.=professor profs.=professores P.S.=pós-escrito pt.=ponto pts.=pontos pv=próximo vindouro Q Q.G.=quartel-general q.v.=queira ver, veja isso R R.=rua rel.=relatório Rel. =relator Revmo.=reverendíssimo RJ=Rio de Janeiro RN=Rio Grande do Norte RO=Rondônia
  51. 51. Programa CIEE de Educação a Distância 51 r.p.m.=rotação por minuto r.p.s.=rotação por segundo RR=Roraima RS=Rio Grande do Sul R.S.V.P.=(Respondez s’il vous plâit) Responder, por favor S s=segundo(s) S.=santo,são, santa s/=sem s/=seu, sua, seus, suas S.A.=sociedade anônima s/a=seu aceite sarg.=sargento SC=Santa Catarina s/c=sua carta/ sua conta S/C= Sociedade Civil s.d.=sem data SE=Sergipe seg.=seguinte segs.=seguintes S.E.O.=salvo erro ou omissão set.=setembro s/l=sobreloja S.O.S.=(Save our souls)-salvai nossas almas=socorro SP=São Paulo Sr.=senhor Sra.=senhora Srs.=senhores Sras.=senhoras Srta.=senhorita
  52. 52. Programa CIEE de Educação a Distância 52 Sta.=santa T t=tonelada(s) t./T=termo(s) T.=tempo/tara T./Trav.=travessa tel.=telefone / telegrama Tem.=tenente TO=Tocantins trim.=trimestre TT.=termos T.V./TV=televisão U u.e.=uso externo u.i.=uso interno ult.=último un.=unidade(s) urb.=urbano V v.=volume(s) v /V=volt(s) v./V=veja v./V.=vila v /V.=você V.=visto(s),a(s) vol.=volume W w=watt
  53. 53. Programa CIEE de Educação a Distância 53 SIGLAS Siglas formadas somente com consoantes – escrever com todas as letras maiúsculas Ex.: INSS siglas formadas com consoantes e vogais até 3 letras – escrever com todas as letras maiúsculas – Ex.: USP siglas formadas com consoantes e vogais e mais de 3 letras – escrever somente com a inicial maiúscula – Ex.: Detran SÍMBOLOS Os pontos devem ser grafados sem ponto abreviativo e sem adição de “s” quando no plural: 150 kg (e não 150 kgs) Observem os seguintes símbolos: • grau (°) • tempo-hora (h) • min (min), (30’) • segundos (s), (30’’) Os únicos símbolos que precedem um número são os indicativos de unidade monetária: R$, US$, $. Mensagens eletrônicas (e-mail) O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Ele tem substituído a maior parte das cartas e ofícios e por isso merece uma boa redação, como qualquer outro tipo de comunicação formal.
  54. 54. Programa CIEE de Educação a Distância 54 Um dos atrativos da comunicação por e-mail é a flexibilidade. A clareza, a concisão e a legibilidade são virtudes essenciais para uma comunicação eletrônica eficaz. Tudo na mensagem deve ser cuidado com respeito – da revisão gramatical à qualidade de atendimento. O que lembrar antes de enviar uma mensagem As informações foram organizadas em grau de importância para permitir a imediata compreensão do leitor? A quantidade de informações foi suficiente para assegurar a legibilidade ao texto? Certifique-se de que seu texto corresponde às três perguntas essenciais: • o que o leitor precisa saber? • para que o leitor precisa dessas informações? • que tipo de conhecimento o leitor já tem sobre o assunto em pauta? Estrutura do texto • vocativo (saudação inicial) • mensagem • despedida respeitosa • assinatura Critérios para elaboração de mensagens eletrônicas • mensagens curtas e simples. Se há muita informação a ser passada “quebre-a” com títulos e subtítulos; • mensagens curtas, não telegráficas; mensagens simples, mas não escrita com desleixo; • o tema do e-mail deve aparecer na linha destinada ao assunto. As pessoas fazem de imediato a triagem por assuntos, além de facilitar a organização documental tanto do destinatário como do remetente;
  55. 55. Programa CIEE de Educação a Distância 55 • evite abreviaturas, piadas e brincadeiras. No mundo dos negócios, não há espaço para isso; • e-mails profissionais não são bilhetes para amigos, que estão dispostos a perdoar seus erros gramaticais. Releia o texto antes de enviar; • evite o excesso de destaque (maiúsculas, itálico, sublinhado, negrito, aspas). Fuja dos textos em maiúscula – são “gritos eletrônicos” – e das fontes incomuns, pois podem não ser lidas na máquina do destinatário; • personalize sua correspondência. Mesmo nas mensagens com cópia, tenha o cuidado de digitar algumas palavras ao novo destinatário; • use e abuse de arquivos anexados. São ótimos para enviar listas, planilhas, gráficos, imagens e tudo que puder ser considerado informação complementar; • os e-mails devem ser respondidos, ignorá-los é como deixar de atender a um telefonema. Reserve um tempo para a resposta; • não adianta entrar em crise porque ainda não recebeu resposta. Dê um tempo real ao leitor. Nada de mensagens de reforço do tipo: “já recebeu?” Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem do correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. É conveniente que você faça o curso Atualização Gramatical para apresentar uma escrita correta nos seus textos.
  56. 56. Programa CIEE de Educação a Distância 56 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS FEITOSA, V. C. Redação de Textos Científicos. São Paulo: Papirus, 1991 Help! Sistema de Consulta Interativa. Jornal O Estado de São Paulo. São Paulo: Klick Editora MEDEIROS, J. B. Correspondência: técnicas de comunicação criativa. 17ª edição. São Paulo: Atlas, 2004 WEISS, D. H. Como escrever com facilidade. São Paulo: Nobel, 1992
  57. 57. Programa CIEE de Educação a Distância 1 CURSO: PRODUÇÃO DE TEXTOS E REDAÇÃO EMPRESARIAL SUMÁRIO Introdução.................................................................................................................. 02 Aula 1 – Desenvolvendo ideias.................................................................................. 03 Organizando ideias....................................................................................... 03 Comunicação através da escrita .................................................................. 04 Criando estrutura para as ideias .................................................................. 05 Aula 2 – Formas simples para escrever bem............................................................. 09 As qualidades de um texto ........................................................................... 09 Problemas comuns na comunicação escrita ................................................ 10 Tipos de textos (descrição, narração e dissertação) .................................... 12 Aula 3 – Correspondência comercial ......................................................................... 16 A carta e suas partes.................................................................................... 16 Aviso, bilhete, cartão, convite, circular, convocação, mala-direta ................ 22 Memorando, protocolo, recibo, requisição, telegrama, relatório, ata............ 25 Aula 4 – Correspondência oficial ............................................................................... 32 Atestado, declaração, comunicado, ofício.................................................... 32 Contrato, procuração, requerimento, despacho ........................................... 36 Aula 5 – Normas especiais para elaboração de textos.............................................. 39 Informações úteis ......................................................................................... 39 Pronomes de tratamento, abreviaturas, siglas e símbolos........................... 43 Mensagens eletrônicas (e-mail) ................................................................... 54 Referências Bibliográficas ......................................................................................... 57
  58. 58. Programa CIEE de Educação a Distância 2 INTRODUÇÃO “A comunicação é uma necessidade básica da pessoa humana, do homem social.” Juan Bordenave Para que haja comunicação é necessário um contexto, um canal de comunicação, a mensagem, o emissor (que envia) e o receptor (que recebe). A finalidade de escrever é comunicar totalmente o que você quer dizer. Não basta escrever, é preciso comunicar. No meio profissional, todos devem procurar desenvolver uma escrita correta, caso contrário sua carreira pode ficar paralisada. Se você não souber fazer uma composição coerente, ordenada, inteligente e interessante, não saberá como escrever de maneira eficaz no mundo profissional. Para aprender a escrever não basta aprender a pensar; é necessário aprender a encontrar ideias originais e saber articulá-las. Falar silenciosamente consigo mesmo enquanto escreve, isso ajuda a conseguir o significado que se deseja no papel. Ao final deste curso, você será capaz de escrever cartas, memorandos, relatórios e apresentações, facilmente e de maneira lógica, empregando um estilo expositivo que qualquer leitor será capaz de entender e achar interessante. Escrever não é tão difícil quanto parece!
  59. 59. Programa CIEE de Educação a Distância 3 AULA 1 – Desenvolvendo ideias - Organizando ideias A produção de um texto dever sempre levar em consideração o conhecimento já existente. Temos a capacidade de questionar e podemos repensar, refazer, reestruturar e aperfeiçoar nossas ideias. Mas às vezes temos dificuldade para expressá-las, porque: • não amadurecemos nossas ideias suficientemente; • não temos as informações e os dados necessários para desenvolver nossas ideias; • não estamos explorando nossa capacidade de pensar. Aprende-se a escrever, escrevendo. Não comece um texto sem antes fazer um esboço, mesmo sabendo que este inicialmente só vai ter a função de roteiro e que sofrerá modificações antes e durante a redação. Um método simples para encadear ideias começa com a anotação de todas elas, sem se preocupar com uma sequência. Escreva tudo que tem em mente numa folha de papel, não se preocupe com a lógica, nem com a gramática. Isso surgirá mais tarde no processo quando for avaliar e organizar as ideias. Pensar supõe diálogo e ao escrever precisamos sempre ter presente que nossa meta são os leitores. Quando se sabe para que o receptor precisa das informações que se tem a transmitir, é possível chegar à organização ideal do texto. Isso permite dimensionar o valor que cada uma das informações tem para o leitor naquele momento, o que é fundamental para se determinar quais as que merecem maior destaque, quais as que devem ficar em segundo plano ou mesmo que detalhes devem ser desprezados. Se você tiver informações, será capaz de deixar as ideias fluírem. Pensar nos permite mentalmente, fazer interação com o mundo à nossa volta.
  60. 60. Programa CIEE de Educação a Distância 4 Por meio do pensamento, elaboramos todas as informações que recebemos e orientamos as ações que interferem na realidade e organização de nossos escritos. O que lemos é produto de um pensamento transformado em texto. Cada um de nós tem seu modo de pensar e, quando escreve, procura organizar as ideias de um modo que facilite a compreensão do leitor. Comunicação através da escrita Para haver comunicação deve existir um espaço, um vazio, uma lacuna entre o que o emissor tem a dizer e o que o receptor sabe. A finalidade de escrever é comunicar totalmente o que você quer dizer. Só o medo pode impedir um indivíduo de escrever se ele é capaz de ler ou fazer uma apresentação, ou ambos. Todo mundo é um escritor. Qualquer indivíduo alfabetizado escreve de vez em quando bilhetinhos para os filhos, cartas para os pais, memorandos para os colegas de trabalho, relatórios para a diretoria. A escrita é usada para representar os sons. Você controla totalmente as palavras quando escreve. Pode dizê-las em voz alta primeiro e ouvir como soam aos seus ouvidos, perguntando se fazem sentido. Pode pronunciá-las subvocalmente e perguntar se transmitem o que deseja, e mais ainda, pode ter várias chances de acertar antes de mandar a mensagem a alguém, reescrevendo o que já escreveu. A comunicação escrita é a transmissão da mensagem através da mão e não pela boca. A principal vantagem desse tipo de comunicação está no controle total da forma como as palavras saem, cada um as controla mesmo que estejam envolvidas por filtros que obscurecem seus significados ou estejam carregadas de valores pessoais. Com a palavra escrita a pessoa tem a chance de dizer o que pretende e transmitir o significado que diz.
  61. 61. Programa CIEE de Educação a Distância 5 Criando estrutura para as ideias As partes que compõem o texto – a introdução, o desenvolvimento e a conclusão, devem se organizar de maneira equilibrada. A introdução é uma entrada no assunto e caracteriza-se como um argumento inicial. Apresenta a ideia central do texto. Essa apresentação deve ser direta, evite “rodeios” para entrar no assunto, bem como os “chavões”, por exemplo: “Desde os primórdios da civilização que o homem...”. O tamanho da introdução raramente excede a 1/5 do texto. Essa proporção não vale para textos muito curtos, nestes, a introdução pode ser o próprio título. Nos textos longos, de várias páginas, a introdução pode ser um capítulo ou uma parte precedida por subtítulo. Nesse caso, poderá ter vários parágrafos. Em textos curtos, de 25 a 80 linhas, a introdução será o primeiro parágrafo. O desenvolvimento é a parte maior do texto, responsável pela relação entre a introdução e a conclusão. Nessa parte são apresentadas as ideias, os dados, os argumentos que sustentam e explicam as posições do autor. Podemos comparar o desenvolvimento a uma ponte. De um lado está a introdução. Do outro, a conclusão. Essa ponte é formada por ideias bem organizadas numa sequência que permite a relação equilibrada entre os dois lados. Desenvolvimento introdução conclusão ideias ideias ideias ideias ideias
  62. 62. Programa CIEE de Educação a Distância 6 No desenvolvimento o autor do texto revela sua capacidade de argumentar, defende seus pontos de vista e tem de dirigir a atenção do leitor para a conclusão. Esta parte do texto tem a função de fundamentar as conclusões. Para uma boa redação do texto, é necessário que se tenha clareza de qual será a conclusão. Por isso é tão importante planejar o texto. O desenvolvimento ocupará aproximadamente 3/5 do texto, no mínimo. Em textos longos, o desenvolvimento pode ter capítulos ou trechos destacados por subtítulos. Em textos curtos, terá alguns parágrafos. Existem duas principais falhas no desenvolvimento: • o desvio da argumentação – o autor toma um argumento secundário e se distancia da discussão inicial, ou então, concentra-se em apenas um aspecto do tema e esquece a sua amplitude (toma a parte pelo todo); • a argumentação desconexa – acontece quando o autor tem muitas ideias ou informações sobre o tema e não consegue encadeá-las. Ele também pode ter dificuldade para estruturar suas ideias e definir uma linha lógica de raciocínio. A conclusão é a parte mais importante do texto, é o seu ponto de chegada. Os dados utilizados, as ideias e os argumentos convergem para este ponto em que a discussão ou a exposição se fecha. Na sua estrutura normal, a conclusão não deve deixar abertura para continuidade da discussão, tem o valor da síntese. Evite repetir argumentos já utilizados, por exemplo: “Portanto, como já dissemos antes...”, “Concluindo...”, “Em conclusão...”. Proporcionalmente o tamanho da conclusão é equivalente ao da introdução, ou seja, 1/5. Essa é uma qualidade dos textos bem redigidos.
  63. 63. Programa CIEE de Educação a Distância 7 Nas conclusões que ficam muito longas, é possível que haja um dos seguintes erros: • o desenvolvimento não foi suficientemente explorado e invadiu a conclusão; • o desenvolvimento não foi suficiente para fundamentar a conclusão e há necessidade de mais explicações; • o autor está “enrolando”, “enchendo linguiça” ou fica girando em torno de ideias paralelas ou redundantes; • o autor usa frases vazias, perfeitamente dispensáveis; • a autor não tem clareza de qual é a melhor conclusão e se perde na argumentação final. A conclusão não pode ser uma abertura para novas discussões, exceto quando: • o autor apresenta ideias polêmicas e deixa a conclusão em aberto para não influenciar o posicionamento do leitor; • o autor não fecha a discussão propositalmente, estimulando o leitor a ler uma possível continuidade do texto, como um outro capítulo; • o autor não deseja mesmo concluir, mas apenas apresentar dados e informações sobre o tema que está desenvolvendo; • o autor quer que o próprio leitor tire suas conclusões e enumera perguntas no final. As falhas num texto podem ser evitadas se antes da redação o autor fizer um plano do que irá escrever. O plano é o roteiro em que organizamos, ou indicamos para nós mesmos, as ideias e a sequência que utilizaremos no texto. Ele deve ser o mais enxuto possível. Para o leitor, o texto deve parecer uma redação inteligente e bem estruturada, que constrói uma argumentação sólida e lhe permite conclusões enriquecedoras.
  64. 64. Programa CIEE de Educação a Distância 8 AULA 2 - Formas simples para escrever bem - As qualidades de um texto A palavra texto provém do latim “textum”, que significa tecido, entrelaçamento. Existem algumas qualidades de linguagem que costumam ser apontadas como importantes para que o texto seja considerado bom. CLAREZA - Permite a compreensão numa primeira leitura, consiste na expressão exata de um pensamento, é evidente. Recomenda-se o uso de períodos curtos, ausência de adjetivação e rodeio de palavras, frases com duplo sentido e quebra da ordem lógica. Dica – Não rabisque muito a redação a ser entregue. Faça rascunho, mas se isso não for possível escreva, antes de tudo, um esquema com itens a serem desenvolvidos. Não faça parágrafos grandes. Desenvolva cada item num parágrafo. FLUÊNCIA – É a qualidade que permite a leitura ininterrupta, sem prejuízo da compreensão e sem necessidade de releitura. Os textos jornalísticos e os dos livros didáticos são exemplos de textos geralmente claros, fluentes e adequados aos seus leitores. De um modo geral, sempre que quebramos a ordem direta de um período, intercalando ideias entre os termos integrantes da oração ou entre orações de um período, prejudicamos a fluência do texto. CONCISÃO - É a qualidade de dizer o máximo possível com o mínimo de palavras. Para ser conciso, elimine as expressões supérfluas. O contrário da concisão é a prolixidade. PRECISÃO – É a qualidade de utilizar a palavra certa para dizer exatamente o que se quer dizer. A precisão depende mais do domínio do vocabulário que temos do que do conhecimento de um grande número de palavras. Vocabulário preciso abrevia a expressão e facilita a recepção da mensagem.
  65. 65. Programa CIEE de Educação a Distância 9 COESÃO – Precisa existir uma ligação lógica entre as palavras, orações, períodos, parágrafos. Dica – Não escreva palavras ou frases “soltas”. Use corretamente os conectivos (mas, porém, contudo, todavia, o qual, cujo, quanto, que, quem, onde). Isso evita a repetição excessiva das mesmas palavras. COERÊNCIA – As ideias expostas estão atadas de tal modo que a conexão é evidente, existe uma linguagem lógica. Não há nada destoante, ilógico, contraditório ou desconexo. É a principal característica de um texto, é o que converte uma mensagem verbal em texto. Dicas para elaboração de textos • não tente utilizar palavras “difíceis”, que você tenha dúvidas quanto ao significado, só para causar uma boa impressão; • prefira recorrer à linguagem culta e formal, ao invés de gírias; • escrever a grafia corretamente sempre causa uma boa imagem. Evite estrangeirismos. Ao invés de, por exemplo, escrever “hobby” prefira “passatempo”; • ao escrever você poderá ter algumas dúvidas quanto a grafia correta das palavras e querer enriquecer seu vocabulário, portanto sempre utilize o dicionário como suporte para elaboração de textos. Problemas comuns na comunicação escrita Pensar antes de falar e refletir antes de escrever são regras fundamentais para a comunicação eficaz. O entendimento de uma mensagem depende da sequência ordenada das informações transmitidas. Sua preocupação básica como escritor deve ser com o receptor.
  66. 66. Programa CIEE de Educação a Distância 10 Evite estes erros na sua comunicação: 1. Repetição de ideias, palavras, verbos auxiliares; Ex.: O técnico tinha proporcionado um momento de reflexão. (evitar) O técnico proporcionara um momento de reflexão. 2. Vaguidade das expressões – palavras imprecisas, que servem para tapar buracos na mensagem. Evite clichês, lugares comuns, frases feitas. Ex.: além disso, aspecto, casualmente, certamente, coisa, conjuntura atual, ensejo, então, por outro lado, etc. 3. Prolixidade – evitar palavras supérfluas. Ex.: Já tratamos desse assunto muito apressadamente. Já tratamos desse assunto apressadamente. Tratamos desse assunto apressadamente. 4. Pleonasmos – transmitem ao receptor ideia de desleixo com a elaboração da mensagem; em geral, é resultado da pressa, da falta de rascunho, da ausência de correção. Ex.: fundamentos básicos, vimos à presença, vimos pela presente, usamos deste meio, manter o mesmo, pequenos detalhes. 5. Afetações, colocações exageradas – às vezes, até contrárias à verdade, devem ser evitadas. Ex.: a seu inteiro dispor, protestos de elevada estima e consideração, temos a honra de, temos especial prazer em renovar. 6. Gíria – pode ser admitida entre jovens em conversas de grupos, em momentos de descontração, mas não é adequada na comunicação escrita empresarial, que deve ser a mais gramatical possível.
  67. 67. Programa CIEE de Educação a Distância 11 7. Estrangeirismo – só deve ser utilizado na linguagem técnica, quando não há em português termo apropriado. 8. Laconismo – carência de palavras (estilo telegráfico), é fonte de equívocos, incompreensão. Podem gerar ordens mal executadas, discussões ociosas. 9. Falhas gramaticais – impossível escrever bons textos sem recorrer à gramática e ao dicionário continuamente. Além disso, é preciso ler jornais, revistas, livros da literatura nacional. 10.Ambiguidade – é um vício de linguagem pelo qual uma frase é construída, involuntariamente, com mais de uma interpretação. Exemplo: “O ministro participou da reunião com o presidente no Palácio do Planalto, na qual ele voltou a pedir unidade no governo”. A frase é ambígua porque não deixa claro quem pediu unidade no governo: o ministro ou o presidente? Tipos de textos (descrição, narração, dissertação) DESCRIÇÃO É uma representação das características de seres, objetos e paisagens percebidas através dos sentidos. Também descreve emoções, qualidades e circunstâncias com palavras precisas. Para descrever é preciso uma boa capacidade de observação e sentidos apurados. Aprendendo a descrever Ao iniciar a descrição pelos detalhes, privilegie os aspectos mais relevantes. O sucesso dessa tarefa depende, em grande parte, da escolha adequada das palavras. Para chegar à forma ideal, será preciso corrigir, apagar, tornar a escrever.
  68. 68. Programa CIEE de Educação a Distância 12 Com a prática, as expressões exatas fluirão naturalmente. Temos duas maneiras para fazer uma descrição: • partir da visão panorâmica e, aos poucos, aproximar-se dos detalhes; • partir dos detalhes e ampliar cada vez mais a perspectiva, até chegar à visão panorâmica. A descrição pode ser objetiva ou subjetiva: Descrição objetiva: Era um homem de 50 anos, grisalho e barbudo. Morava naquele bairro há 10 anos. Descrição subjetiva: Era um homem bonito, sensível e educado. NARRAÇÃO É o relato de fatos e acontecimentos vistos, ouvidos, lidos ou imaginados, em um momento e local determinados. A narração conta uma história, situa as coisas no tempo. As palavras que predominam na narrativa são os verbos que expressam ação e os pronomes pessoais. O discurso direto e indireto No discurso direto, indicamos o interlocutor e caracterizamos sua fala por meio de verbos de elocução, tais como: dizer, exclamar, perguntar, responder, etc. Nas falas breves, convém omiti-los, bastando, para a clareza do diálogo, a abertura de parágrafo e o uso do travessão: - Por que você chegou tão tarde? Perguntou-lhe a mãe, logo que apareceu à porta. - Depois da aula, passei na casa da Paulina para fazermos o trabalho de Geografia. No discurso indireto não há diálogo, o narrador não põe as personagens a falar diretamente, mas faz-se o intérprete delas, transmitindo ao leitor o que disseram ou pensaram. Exemplo:
  69. 69. Programa CIEE de Educação a Distância 13 A certo ponto da conversa, Joana me disse que desejava muito conhecer Roberto e perguntou por que não o levei comigo. Resultante da mistura dos discursos direto e indireto, existe uma terceira modalidade da técnica narrativa, o chamado discurso indireto livre, processo mais difícil e menos comum, porém, de grande efeito estilístico. É uma espécie de monólogo interior das personagens, mas expresso pelo narrador. Exemplo: “Quando Eduardo ia para o Grupo, deixava-a debaixo da bacia. Um dia o pai lhe disse que aquilo era maldade: Gostaria que fizessem o mesmo com você? As galinhas também sofrem. Um domingo encontrou a galinha Eduarda na mesa do almoço, pernas para o ar, assada. Eduarda foi comida entre lágrimas!”. (Fernando Sabino, O Encontro Marcado, 5ª ed., pág. 9). Elementos da narrativa • enredo (o quê?) – fatos relatados; • personagens (quem?) – seres envolvidos nos fatos que formam o enredo da história; • espaço (onde?) – ambiente onde se desenrolam os fatos; • tempo (quando?) – quando aconteceram os fatos. DISSERTAÇÃO Dissertar é expor, interpretar, explicar, discutir uma ideia, é manifestar um ponto de vista sobre determinado assunto. A respeito de um fato, da realidade, expressa-se uma opinião que, nem sempre, estará de acordo com a concepção de vida de outras pessoas. Esse é o motivo pelo qual, ao se elaborar um texto dissertativo, deve-se refletir sobre o tema proposto para que se possa formar uma opinião a respeito do assunto.
  70. 70. Programa CIEE de Educação a Distância 14 Caso o tema seja muito amplo, deve-se especificá-lo, pois isso facilita o trabalho de organização de ideias. Exemplo: estrutura do texto dissertativo 1. Identificação do tema 2. Delimitação do tema (compreensão e definição do assunto a ser abordado) 3. Introdução (apresentação do assunto) 4. Desenvolvimento (análise crítica e argumentação da ideia central; exposição de juízos, raciocínios, provas, exemplos, testemunhos históricos e justificativas) 5. Conclusão (síntese das ideias ou perspectiva da solução) 6. Releitura e título (revisão gramatical, criatividade e empatia)
  71. 71. Programa CIEE de Educação a Distância 15 AULA 3 – Correspondência comercial - A Carta e suas partes Se escrever em geral é falar no papel, a redação de cartas representa sua própria voz. Se bem escritas, fazem com que as pessoas desejem saber mais de você. Se mal escritas, afastam os indivíduos e transformam-se em barreiras para novos contatos. As cartas são sua voz quando escreve às pessoas. Quanto à espécie de correspondência, podem-se destacar: • particular, familiar ou social: trocada entre particulares. Os assuntos são sempre particulares, íntimos, pessoais; • comercial: ocupa-se da transação comercial ou industrial; • oficial: tem origem no serviço público, civil ou militar. Antes de iniciar a redação de uma carta, deve-se: • ter um objetivo em mente; • colocar-se no lugar do receptor; • ter informações suficientes sobre o fato; • planejar a estrutura da comunicação a ser feita; • dominar todas as palavras necessárias; • tratar do assunto com propriedade; • ser natural e conciso; • usar linguagem de fácil compreensão; • prestar informações precisas e exatas; • responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário. É bom que se faça um rascunho da carta que deve ser lida e corrigida até se encontrar uma forma adequada, compreensível pelo receptor. Após, redige-se a versão final. Se for uma carta comercial, siga estas orientações sobre o formato: • texto impresso em um só lado do papel;
  72. 72. Programa CIEE de Educação a Distância 16 • papel de 21 x 29,7 cm (A4); • 20 a 25 linhas por folha; • margens: direita - 2 cm; esquerda – 3 cm; superior – 2 cm; inferior – 2 cm; • espaço 1 ½. Entre os parágrafos, é costume duplicar esse espaço interlinear; • a margem direita não precisa ser uniforme. A carta comercial é mero veículo de informação, ela faz parte integrante de todo um sistema de comunicação, com o seu emissor, com sua mensagem e seu receptor. Portanto, está sujeita a toda a engrenagem, a todos os dispositivos, a todos os requisitos indispensáveis à comunicação para propagar, agrupar, propor negócios e criar imagem. Pode ser remetida pelo correio ou telefax. O principal a ser dito sobre a apresentação visual de uma carta é que ela deve ser limpa. Todas as cartas devem conter os seguintes elementos: endereço do remetente, local e data, destinatário, referências, vocativo, saudação, texto, conclusão e assinatura. A finalidade dita o conteúdo e a ordem. Aquilo que deseja do outro indivíduo, o que tem a oferecer ou comunicar, formam a estrutura da carta em si. Partes de uma carta Endereço do remetente Nas cartas comerciais, se o papel não tiver o endereço no cabeçalho ou rodapé, precisa ser colocado, geralmente no final da página, do lado esquerdo. Não esqueça de colocar o CEP, que pode ser inserido ao lado do nome de sua cidade ou numa linha própria. O papel timbrado é importante, pois nele se oferecem três informações importantes sobre o remetente: quem é, o que faz, qual é o seu endereço.
  73. 73. Programa CIEE de Educação a Distância 17 Local e Data A melhor maneira de informar a data é escrevê-la por extenso: 10 de outubro de 2005. Outra opção é fornecer o dia da semana, em vez do ano: Segunda-feira, 10 de outubro. Evite formas como 10/10/2005 ou 10-10-2005. Nas cartas oficiais, sempre se deve colocar o ano. Na grande maioria das vezes, o local e a data vem logo depois do endereço. Se o papel tiver um cabeçalho impresso, escreva o local e a data no alto alinhado à direita ou à esquerda, de acordo com o estilo de apresentação. Quando o papel é timbrado, pode-se omitir a indicação do local, desde que a carta seja expedida da localidade constante no timbre e que não apresente vários endereços. Em bilhetes pessoais, pode ser feito da maneira antiga e colocar a data no final, à esquerda, sozinha ou com o endereço. Destinatário Nas cartas oficiais e comerciais, se deve colocar o nome e o cargo do destinatário na margem esquerda da folha, a umas poucas linhas da data. Não é necessário colocar a preposição “A” na frente do nome do destinatário. Não se coloca o endereço do destinatário, uma vez que ele consta do envelope. Em cartas pessoais, isso seria considerado excesso de formalismo. Referências A referência ou assunto é uma síntese do conteúdo da carta. Esse dado é muito útil tanto para quem arquiva e classifica a correspondência como para quem, num relance toma conhecimento do assunto exposto. Esse tipo de informação também só é dado em documentos oficiais e comerciais. Pula- se uma linha após o endereço do destinatário e coloque as referências na margem esquerda, utilizando Ref..
  74. 74. Programa CIEE de Educação a Distância 18 Vocativo É a saudação de cortesia que se dirige ao destinatário, antes de se entrar no assunto, propriamente dito da carta. A saudação fica junto à margem esquerda, no mínimo duas linhas abaixo da linha imediatamente anterior a ela. Ex.: Prezados Senhores, Caro estudante . Contexto / Assunto O texto tem que aparecer com clareza na página, deve conter parágrafos curtos e uma linha de espaço entre eles. A introdução do texto visa despertar o interesse do leitor, e prender sua atenção, é a entrada no assunto. O desenvolvimento do texto deve expor claramente ao destinatário o conteúdo da carta. Deve referir-se a um só assunto, em torno do qual há de estruturar-se todo o conjunto da mensagem. Quando se vai tratar de vários assuntos, convém que haja uma relação entre eles. O encerramento é o parágrafo que encerra o corpo da carta. Ele deverá atender a um dos objetivos: levar o leitor a agir e deixar boa impressão sobre o remetente, caso não se deseje nada do destinatário. Muitas vezes, o parágrafo de encerramento engloba a fórmula de cortesia da carta. Conclusão Em cartas comerciais e oficiais emprega-se uma fórmula de cortesia que deve estar de acordo com o tom geral da mensagem, por exemplo, ao terminar uma carta de agradecimento pode-se terminá-la com Agradecendo antecipadamente. Outros exemplos de tipos de conclusão podem ser: atenciosamente, cordialmente, cordiais saudações.
  75. 75. Programa CIEE de Educação a Distância 19 Em cartas pessoais, as escolhas são bem mais amplas. A conclusão da carta vai depender do tipo de relacionamento existente entre o remetente e o destinatário, do tom e da razão da carta. Entre as conclusões tradicionais, usadas em situações gerais, incluem-se: Um abraço, Com muitas saudades, Esperando que tudo esteja bem por aí, Boa sorte, Esperando tornar a vê-lo (a) em breve .Em correspondências leves, trocadas entre amigos e familiares, pode-se optar por conclusões mais alegres, expansivas e brincalhonas, do tipo Comporte-se, Juízo, Um grande abraço, Um beijo, Abraços a todos etc. Assinatura Nas cartas comerciais e oficiais a assinatura compõe-se de três elementos: o nome de quem assina, seu cargo ou função na empresa datilografados ou digitados, e sua assinatura propriamente dita. Na assinatura: • não cabe a anteposição de títulos profissionais, honoríficos, militares ou acadêmicos; • não se usa traço para a assinatura; • não há necessidade de colocar o nome da empresa; • está caindo em desuso o carimbo na assinatura; • caso duas pessoas assinem, o responsável direto assina à direita, e o outro à esquerda. • nas cartas pessoais, só se coloca a assinatura no final da carta. DICAS Fatores de influência da carta comercial: • resposta imediata indica que a firma é eficiente; • carta bem definida, fará o destinatário pensar que está lidando com uma organização metódica; • o leitor deve compreender o que está escrito, buscar clareza de pensamento.
  76. 76. Programa CIEE de Educação a Distância 20 Riscos: • como todo texto escrito, ele é irrecorrível, não dá para harmonizar ou explicar como na comunicação oral, pelo telefone, por exemplo; • o volume da correspondência recebida nas empresas é grande, a carta pode ser mal lida, mal interpretada e motiva nova carta como resposta, ampliando a burocracia empresarial. Para clientes especiais, deve-se preferir a conversa por telefone. SAIBA MAIS Quanto à gramática: EVITAR USAR Em anexo. Face à... Pedimos para... Solicitamos para... Tenho para te perguntar a você. Sito à rua... Em nossa conversa, onde propusemos... Aonde você passou suas férias? Haja visto... Fazem nove dias. Há três semanas atrás. Haviam dez pessoas na reunião. Fez tudo para mim realizar o trabalho. Anexamos, anexo. Em face de, diante de... Pedimos que... Solicitamos que... Tenho algo para perguntar-lhe. Sito na rua... Em conversa em que propusemos... Onde você passou suas férias? Haja vista... Faz nove dias. Há três semanas. Havia dez pessoas na reunião. Fez tudo para eu realizar o trabalho. Agora vamos fazer uma análise de um modelo antigo de carta comercial com comentários em cada item. Modelo de carta antiga – anexo 1 Modelo de carta atual – anexo 2

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