Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento das Comunicações

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Gerenciamento das Comunicações do Projeto

Barreiras na Comunicação
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Administração de projetos - Planejamento - Comunicação- Aula 13

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Administração de projetos - Planejamento - Comunicação- Aula 13

  1. 1. Gerenciamento de Projetos Gerenciamento das Comunicações aqW2 Page  1
  2. 2. Page  2
  3. 3. Gerenciamento das Comunicações do Projeto Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, Armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Identificar Partes Interessadas Identificar pessoas ou organizações envolvidas direta ou indiretamente no projeto e documentar informações importantes sobre suas expectativas, impacto e envolvimento no projeto. Planejamento das Comunicações Visa identificar as necessidades de informação e comunicação dos stakeholders (partes interessadas) no projeto. Distribuição das Informações Seu objetivo é tornar disponíveis as informações necessárias no tempo e da maneira que os interessados desejam. Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Visa a constante interação com as partes interessadas a fim de satisfazer suas necessidades e resolver questões à medida que ocorrem. Reportar o Desempenho Viabiliza coletar e distribuir informações de desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e projeções. Page  3
  4. 4. Gerenciamento das Comunicações do Projeto Barreiras na Comunicação  Dicas para superar barreiras da Comunicação – 1. Desenvolver a habilidade de ouvir. Como? • Evite julgar enquanto ouve • Fazer perguntas para compreender e esclarecer • Focar no problema, não na pessoa – 2. Utilize uma redação clara e objetiva, sem jargões ou excesso de termos técnicos. Se for o caso utilize glossário. – 3. Na comunicação oral seja claro e objetivo – 4. Tente ganhar credibilidade e transparência das relações – 5. Não se esqueça que existe política no ambiente, portanto cuidado com assuntos polêmicos ou que gerem conflitos – 6. Tenha um plano de comunicação pró-ativo Page  4
  5. 5. Gerenciar Partes Interessadas Identificar os Stakeholders  É o processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto. Podem ser clientes, patrocinadores, a organização executora, público, ou seja, quem está envolvido ativamente no projeto ou pode ser afetado positiva ou negativamente pela execução ou término do projeto.  É uma atividade fundamental para o sucesso do projeto.  Deve ser analisados os níveis de interesse, expectativas, importância e influência de cada umas delas.  A partir da identificação e os níveis acima pode-se criar estratégias para maximizar resultados e mitigar impactos negativos e ainda priorizar aqueles que estão mais relacionados com a garantia de sucesso do projeto. Page  5
  6. 6. Gerenciar Partes Interessadas Identificar os Stakeholders  A análise das partes interessadas dá-se pela coleta e análise de informações conforme as etapas a seguir:  Etapa 1 – identificar todas as partes interessadas e as informações relevantes, tais como papeis, departamentos, interesses, nível de conhecimento, expectativas, e níveis de influência. Normalmente começa-se pelas pessoas com papel gerencial, de tomada de decisões que são afetadas pelo resultado do projeto, como patrocinador,, o gerente de projetos e o cliente.  Dica: Faça entrevistas com os primeiros identificados para expandir a lista de interessados  Etapa 2 – Identificar impacto ou apoio potenciais de cada uma das partes identificadas para classificá-las e definir uma estratégia de abordagem. È importante que haja graus de importância, sabendo priorizar as principais partes: • Graus de poder/interesse com base na autoridade, de interesse, de influencia no projeto, capacidade de impor a vontade, urgência (atenção imediata) podem ser critérios utilizados.  Etapa 3 - Avaliar como as partes interessadas provavelmente vão reagir ou responder em várias situações com o objetivo de planejar como influenciá-las para Page  6 aumentar o apoio ou evitar impactos negativos em potencial.
  7. 7. Gerenciar Partes Interessadas Identificar os Stakeholders  Para garantir uma ampla identificação e listagem das partes interessadas, deve-se solicitar a opinião e conhecimento de grupos ou pessoas que tenham treinamento ou conhecimento especializado na área ou disciplina em questão. É importante realizar entrevistas, reuniões, discussões, pesquisas diversas.  Exemplos: – Alta administração – Outros departamentos da empresa – Principais partes interessadas – Outros gerentes de projetos – Especialistas na área de negócio ou do projeto – Consultores – Associações de profissionais Page  7
  8. 8. Gerenciar Partes Interessadas Identificar os Stakeholders  Como resultados, ou saídas deste item tem-se o registro das partes interessadas, com seus respectivos detalhes, tais como: – Informações de identificação: nome, posição na empresa, local, papel no projeto, informações de contato – Informações de Avaliação: requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida – Classificação das partes interessadas: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente.  E ainda temos um documento com estratégias para gerenciar as partes interessadas apresentando o nível de participação, como podem alterar o projeto e o nível de informação requerido por cada uma delas. Page  8
  9. 9. Page  9
  10. 10. Gerenciar Partes Interessadas Identificar os Stakeholders Page  10
  11. 11. Planejamento das Comunicações 5W2H Page  11
  12. 12. Planejamento das Comunicações Frequência e Responsabilidade Page  12
  13. 13. Gerenciar Expectativas Reuniões  Quando realizar? – Lançamento (kickoff meeting) – Acompanhamento (follow-up meeting) – Registro e acompanhamento de pendências – Levantamento e registro de lições aprendidas – Acompanhamento e registro de mudanças, ações corretivas e preventivas – Entrega dos deliverables – Encerramento das fases e do projeto (end-up meeting) – Crises... Page  13
  14. 14. Reportar o Desempenho Status, Progresso, Previsão (Tendências)  Foco nos requisitos de comunicação e na análise dos stakeholders (plano de comunicação)...  Resultados do projeto X linhas de base -> desvios aceitáveis?  Deve incluir informações sobre o uso efetivo dos recursos Nível de detalhe definido com base no Plano de Comunicação: – requisitos de comunicação; – análise dos stakeholders. Exemplos de métricas: • Custo; • Prazo; • Requisitos Técnicos / Qualidade; • Riscos; • Produtividade; • Satisfação do cliente; • Mudanças e Ajustes. Page  14

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