Otimização do Processo
de Agendamento Cirúrgico
Hospital Unimed - Unidade Betim
Hospital Unimed – Unidade Betim
Contexto que motivou a mudança
O % de cancelamento de cirurgia gira em torno de 20% e, desses, 31% são
canceladas com praz...
Etapas do processo vigente
Levantamento de causas
Diagrama de Ishikawa
Confirmação das causas
 Volume de cirurgias canceladas por
especialidade, cirurgião e motivo;
 Erros de agendamento por ...
Confirmação das causas
 Local barulhento e executando outras funções;
 Linha telefônica não era exclusiva para agendamen...
Análise das causas
INDICADOR
DE PROCESSO
Indicador Atual: 20% de
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Indicador Meta: 10% de cancelamento
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Análise das causas
Principais Análises
A maior quantidade de erros era
relacionada à falta de informação
O atraso médico e...
Ações de melhoria
Resumo das causas raiz (X Vitais) encontradas e principais ações de melhoria
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Exemplos de melhorias implantadas
Confirmação dos AgendamentosDiretriz do Centro Cirúrgico
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Redução de 50% no % de
cancelamento de cirurgias
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Principais Resu...
Principais Resultados Alcançados
PLANO DE CONTROLE
Processo: Agendamento Cirúrgico Data (criação): 5/11/2013
Dono do proce...
Obrigada!
Janaína Maia
Coordenação de Enfermagem
Centro Cirúrgico e Central de Material Esterilizado
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V Convenção Brasileira de Lean - Caso UNIMED BH: Otimizar o processo de agendamento cirúrgico

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V Convenção Brasileira de Lean - Caso UNIMED BH: Otimizar o processo de agendamento cirúrgico
Apresentadora: Janaína Kelly Maia

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V Convenção Brasileira de Lean - Caso UNIMED BH: Otimizar o processo de agendamento cirúrgico

  1. 1. Otimização do Processo de Agendamento Cirúrgico Hospital Unimed - Unidade Betim
  2. 2. Hospital Unimed – Unidade Betim
  3. 3. Contexto que motivou a mudança O % de cancelamento de cirurgia gira em torno de 20% e, desses, 31% são canceladas com prazo inferior ou igual a 24 horas o que prejudica uma gestão adequada do Bloco Cirúrgico. Na análise do indicador foi observado que grande parte delas por erro de agendamento por parte do cirurgião e falta de autorização. O projeto busca reduzir este indicador. Indicador do Projeto: Nº de cirurgias canceladas / Nº total de cirurgia Meta: Redução em 50% do número de cirurgias canceladas
  4. 4. Etapas do processo vigente
  5. 5. Levantamento de causas Diagrama de Ishikawa
  6. 6. Confirmação das causas  Volume de cirurgias canceladas por especialidade, cirurgião e motivo;  Erros de agendamento por tipo;  Falta de informação relacionada ao OPME;  Volume de agendamento por dia;  Tempo para protocolar e encaminhar exames de anatomo-patológico. Informações Coletadas
  7. 7. Confirmação das causas  Local barulhento e executando outras funções;  Linha telefônica não era exclusiva para agendamento e ficava ocupada;  Falta de informações completas no agendamento;  Falta processo de conferência da agenda;  Agendamento com informações “Improvisadas”;  OPME nem sempre é avisado ao setor;  Falta campo exclusivo para OPME;  Dados inconsistentes do paciente;  Campo observação aberto;  Equipamentos/materiais não são vinculados no agendamento Principais causas raiz
  8. 8. Análise das causas INDICADOR DE PROCESSO Indicador Atual: 20% de cancelamento Indicador Meta: 10% de cancelamento Mapa do Processo; Espinha de Peixe; Matriz de Causa e feito; Histograma; Pareto; Box Plot; Mapa de Análise; Estatística. FERRAMENTAS UTILIZADAS NA ANÁLISE DOS DADOS A média de cancelamento é de 20% ao mês Dois motivos representam 81% do total de cancelamentos
  9. 9. Análise das causas Principais Análises A maior quantidade de erros era relacionada à falta de informação O atraso médico em iniciar o procedimento era o maior (1 hora em média)
  10. 10. Ações de melhoria Resumo das causas raiz (X Vitais) encontradas e principais ações de melhoria Causa Raiz Ação de melhoria Responsável Prazo Local com muito barulho e executando outras funções Novo local de trabalho para colaborador responsável pela confirmação dos dados do procedimento. Janaína/Drielle 09/09/2013 Linha telefônica não era exclusiva para agendamento Ramal exclusivo para marcação de cirurgias. Janaína 09/09/2013 Falta de informações completas no agendamento Após o agendamento do cirurgião, o colaborador responsável adotou rotina de ligar para o paciente em até 48 horas antes do procedimento para confirmação de todos os dados. Flávia 15/09/2013 Falta processo de conferencia da agenda Acompanhamento diário da autorização da guia e de possíveis materiais solicitados pelo médico no sistema eletrônico. Janaína 16/09/2013 Agendamento com informações "Improvisadas" e dados inconsistentes do paciente Estabelecer rotina de ligação com até 48h após o agendamento e dois dias antecedência da cirurgia para orientar o paciente quanto a jejum e horário de chegada no hospital. Janaína 09/09/2013
  11. 11. Exemplos de melhorias implantadas Confirmação dos AgendamentosDiretriz do Centro Cirúrgico Mudança do local onde se realiza o agendamento
  12. 12. Redução de 50% no % de cancelamento de cirurgias mesmo com um aumento de 36% no volume total de cirurgias. Principais Resultados Alcançados Ganho financeiro de R$ 627.600,00 por ano. Mudança do local físico do setor de agendamento com um alto impacto no processo inclusive na motivação da colaboradora.
  13. 13. Principais Resultados Alcançados PLANO DE CONTROLE Processo: Agendamento Cirúrgico Data (criação): 5/11/2013 Dono do processo: Janaína Maia Data (revisão): 11/11/2013 Ramal: 1830/1906 Responsável pelo plano: Janaína Maia Etapa do processo Especificações do processo Indicador pós melhorias Definição operacional Fonte de dados Tamanho da amostra Frequência Responsável Plano de reação Cancelamento de cirurgia Percentual de cancelamento <= 10 0,1 Número total de cirurgias canceladas dividido pelo número total de cirurgias agendadas no período Tazy 100% Mensal Janaína 1) Analisar os motivos dos cancelamentos 2) Analisar os cirurgiões quemais cancelaram e comunicar a Diretoria Agendamento Percental de erros >=10 NA Todos os erros relacionados ao agendamento do procedimento (hora, data, procedimento, tempo, material e equipamento) Coleta Manual 100% Mensal Ana 1) Analisar os motivos dos erros; 2) analisar os cirurgiões que mais possuem falha no agendamento e atuar para melhoria
  14. 14. Obrigada! Janaína Maia Coordenação de Enfermagem Centro Cirúrgico e Central de Material Esterilizado Hospital Unimed – Unidade Betim janaina.maia@unimedbh.com.br

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