SISTEM PROSEDUR PENGGAJIAN
 GAMBARAN UMUM AKTIVITAS SISTEM PENGGAJIAN
Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua
golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara tetap
perbulan, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan pelaksana (buruh) dan dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan
produk yang dihasilkan oleh karyawan.
Sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan
dan fungsi akuntansi. Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian adalah:
1. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu
2. Rincian elemen biaya gaji yang menjadi beban perusahaan, tiap pusat pertanggungjawaban, dan
tiap produk selama periode akuntansi tertentu
3. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban tiap pusat pertanggungjawaban dan tiap produk selama
periode akuntansi tertentu
4. Jumlah gaji yang diterima tiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji
Merupakan dokumen yang umumnya dikeluarkan oleh fungsi personalia yang berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti surat keputusan pengangkatan karyawan
baru, kenaikan pangkat dan sebagainya.
2. Kartu jam hadir
Merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap
karyawan di perusahaan.
3. Kartu jam kerja
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja
langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan.
4. Daftar gaji dan daftar upah
Merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongan-potongan
berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan upah
Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan
pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan
upah.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah yang diserahkan kepada tiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.

8. Bukti kas keluar
Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi pencatat utang kepada fungsi
pembayar gaji dan upah berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.
Perbarui
Catatan
Akuntansi
Catatan WIP
Catatan
Penggajian
Catatan
Akuntansi Akun
Informasi
Waktu Kerja
Informasi Waktu
Cek Gaji
Gambar 1. Diagram Arus Data untuk Prosedur Penggajian
Departemen
Produksi
Penggajian
Departemen
Personalia
Karyawan
Bank
Biaya
Proses
Penggajian
Siapkan
Utang
Perbarui
Buku
Besar
Umum
Siapkan
Pengeluaran
Kas
Pengendali
Akun Dana
Gaji
Otorisasi
Penggajian
Informasi
Rangkuman
Rangkuman
Penggajian
Otorisasi
Transfer
Dana
Cek
Transfer
Dana
Cek Gaji
Post
Informasi
Rangkuman
Informasi
Rangkuman
Bukukan
Bukukan
Bukukan
Bukukan

Pada Gambar 1 menyajikan diagram arus data yang menggambarkan tugas-tugas umum dari
sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini dijelaskan dibawah ini:
1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses penggajian dari dua
sumber yang berbeda personalia dan produksi
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek
pembayaran ke karyawan
3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap
pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan untuk menjurnal akun barang dalam proses
4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian
dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah total gaji,
dalam akun bank khusus dimana gaji akan diambil
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang
dan pengeluaran kas. Akun pengendali diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:
1. Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji/upah, jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja
dalam tiap departemen suatu perusahaan.
2. Kartu harga pokok
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan
tertentu.
3. Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan.
Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum atau daftar rekap
gaji/upah.
4. Kartu penghasilan karyawan
Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh tiap
karyawan.
Unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Kepegawaian
2. Bagian Pencatat Waktu
3. Bagian Gaji dan Upah
4. Bagian Utang
5. Bagian Kuasa
6. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya
7. Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan sebagai berikut:
1. Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur antara lain:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
c. Prosedur distribusi biaya gaji
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
e. Prosedur pembayaran gaji
2. Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur antara lain:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir

b. Prosedur pencatatan waktu kerja
c. Prosedur pembuatan daftar upah
d. Prosedur distribusi biaya upah
e. Prosedur pembauatan bukti kas keluar
f. Prosedur pembayaran upah
Keterangan:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir di depan pintu
masuk kantor atau pabrik. Prosedur ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah.
b. Prosedur pencatatan waktu kerja.
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja
diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah
karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut.
c. Prosedur pembuatan gaji dan upah.
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dalah surat-surat keputusan
mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,
penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
d. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi pencatat utang dan fungsi pembayar
gaji/upah. Fungsi pencatat utang membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi pembayar
gaji dan upah untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.
Elemen Sistem Pengawasan Intern dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan
Organisasi
a.
b.
Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah.
Fungsi pencatat waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem Otorisasi
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan
pengangkatan sebagai karyawan perusahan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah,
tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan
surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh Kepala Departemen Personalia.
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Personalia dan Umum.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi.
Prosedur Pencatatan
j.
k.
Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsilisasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh pencatat persediaan
dan biaya.
Praktik yang sehat
l.
m.
n.
o.
p.
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai
sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungs i pencatat waktu.
Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi
pencatat utang sebelum dilakukan pembayaran.
Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

 SISTEM PENGGAJIAN MANUAL
Bagan alur yang merinci prosedur sistem penggajian secara manual. Tugas-tugas utamanya
menjelaskan antara lain:
1. Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai
formulir personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasikan para karyawan yang diotorisasi untuk
menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per
jam, pemotongan dan klasifikasi pekerjaan.
2. Produksi
Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu pekerjaan dan kartu
waktu.
Kartu pekerjaan berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja di setiap pekerjaan
produksi. Dokumen ini dikirim ke Bagian Akuntansi Biaya dimana dokumen tersebut digunakan
untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu berisi total waktu
kerja karyawan di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke Bagian Penggajian untuk menghitung jumlah
cek pembayaran karyawan tersebut.
3. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga
kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman
distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku besar umum.
4. Penggajian
Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen
personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini
melakukan pekerjaan berikut:
a. Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran
lembur, dan pembayaran bersih
b. Memasukkan informasi diatas ke catatan penggajian karyawan
c. Menyiapkan cek gaji untuk karyawan
d. Mengirim cek ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang
e. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan daftar gaji
5. Departemen Utang
Staff administrasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua slainan tanda
terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan bersamaan daftar gaji, dikirim ke
pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.
6. Pengeluaran Kas
Manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian, memeriksanya kemudian
menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke para
karyawan.
7. Buku Besar Umum
Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi
biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha. Tanda terima pengeluaran kas
menunjukkan total jumlah gaji terutang dan perinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan
pengurangan lainnya.

 SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER
1. Sistem Penggajian menggunakan Pemrosesan Batch
Penggunaan sistem ini seringkali digunakan dengan pemrosesan batch dan file berurutan.
Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu
waktu yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch ini melakukan pencatatan dengan
terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar umum. Pada Gambar.3 menggambarkan sistem
penggajian menggunakan pemrosesan batch.
Kekuatan dan kelemahan penggunaan sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan sistem
batch untuk sistem pengeluaran umum. Sistem ini mengedepankan keakuratan akuntansi dan
mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu secara signifikan meningkatkan efisiensi
operasional namun untuk banyak jenis organisasi, tingkat teknologi ini cukup memadai.
2. Sistem Penggajian menggunakan Pemrosesan Real -time
Untuk perusahaan sedang dan besar, pemrosesan gaji seringkali disatukan dalam sistem
manajemen sumber daya manusia (MSDM). Sistem MSDM ini menangkap dan memproses
sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan,
perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, ketrampilan tenaga kerja kegiatan personalia (tarif
pembayaran, pemotongan dan lain-lain) juga gaji. Sistem ini harus menyediakan real -time ke file
personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam
status karyawan pada saat terjadinya. Pada Gambar.4 menggambarkan sistem penggajian sebagai
bagian dari sistem MSDM.
Dan sistem ini berbeda dengan sistem otomatisasi sederhana (batch) dalam hal -hal berikut:
a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal
b. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data
c. Lebih banyak proses menggunakan pemrosesan real -time.
Fitur-fitur operasional utama dari sistem ini sebagai berikut:
a. Personalia
Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan yang secara real-time melalui
terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah
tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan
status pekerjaan (tarif pembayaran)
b. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan untuk menciptakan file
pemanfaatan tenaga kerja
c. Penjagaan Waktu
Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu,
departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran saat ini
d. Pemrosesan Data
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam proses batch:
- Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya
- File rangkuman tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen
akuntansi biaya dan buku besar umum
- Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan. Salinan dari file ini dikirim
ke departemen utang dan pengeluaran kas

- File catatan karyawan diperbarui
- Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk
diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian
didistribusikan ke para karyawan
- File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke
akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas.
Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan yang
terakhir dikirim ke departemen utang
- Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan
file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.
Sistem penggajian dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak keuntungan
opersasional, termasuk pengurangan jeda waktu amtaranya terjadinya peristiwa dan pencatatan,
kertas kerja, dan tenaga kerja administrasi. Bentuk ini juga membawa implikasi pengendalian.
Sistem berbasis komputer dapat menghasilkan catatan yang memedai untuk verifikasi
independen dan tujuan audit. Akhirnya pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang tidak
diotorisasi ke file data dan program akuntansi.