1. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS/ GRUPO 3
TRABAJO EN GRUPO - DIGITALIZACIÓN
Docente: DORIS AMANDA ZULUAGA SERNA
Integrantes:
Uriel Garzón
Willian Alberto Mateus Camacho
Sonia Esperanza Miranda Penagos
Vilma Yamile Pulido Páez
Sonia Marcela Vanegas Gúzman
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA - CIDBA
Año 2013

2. Presentación
Objetivos
1. ¿Qué es la digitalización?
2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?
3. ¿Qué información se puede digitalizar?
4. ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?
5. Tipos de escáneres
6. ¿A quién le es útil la digitalización?
7. Ventajas de la digitalización
8. ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?
9. ¿Mi información está segura si digitalizo mis documentos?
Conclusiones
Webgrafía

3. El grupo 7 de la asignatura Gestión de Documentos Electrónicos presenta el trabajo sobre
digitalización de acuerdo a las indicaciones presentadas por la profesora Doris Amanda Zuluaga.
La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital
o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. El término
digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en
papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos.
La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria
que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que
no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura,
como es en el caso de los microfilms.
El trabajo incluye los objetivos y da respuesta a nueve preguntas relacionadas con la digitalización
de documentos; finaliza con las conclusiones y webgrafía consultada.

4.  Identificar y conocer el proceso de digitalización de documentos.
 Presentar la importancia de la digitalización de documentos y cómo se
lleva a cabo.
 Conocer cual es la información que se puede digitalizar y que
tecnologías se emplean.
 Identificar y conceptualizar los tipos de escáneres que se utilizan para
digitalizar documentos

5. La digitalización documental consiste en convertir un documento
físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante
equipos especializados, llamados escáneres.
El término digitalización, hace referencia al proceso de crear
imágenes digitales de objetos, como registros en papel o
fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos
ópticos.
La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación
más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos
permite además preservar un original en un formato estándar que
no dependa de una tecnología o hardware en especial para su
posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los
microfilms.

6. El proceso de digitalización inicia con la depuración de los
documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que
pueda afectar el paso por los escáneres y siempre
manteniendo el orden original, cuando los documentos están
preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de
una lectura óptica con un sensor los puntos que componen
una imagen y los transforman en el ordenador en bits.
Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al
proceso de rearmado en el que se integra el expediente como
estaba originalmente, el resultado de la digitalización es el
archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor
documental para su consulta y búsqueda de información,
incluso ampliarla, imprimirla, exportarla o enviar por correo
electrónico.

8. Se pueden digitalizar la siguiente información:
• Documentos en papel o electrónico
• Planos, mapas diagramas
• Facturas pedidos
• Contratos y seguros
• En general casi todos los documentos en papel se pueden
digitalizar: libros, fotos, encuadernados, negativos,
transparencias, expedientes médicos, archivo muerto,
expedientes de personal, de crédito, escrituras,
documentos jurídicos, entre otros.

9. Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de diferentes tecnologías,
como:
Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente.
Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.
Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imágenes y
un tamaño de archivo más pequeño.
Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso
de escaneo.
Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos
son digitalizados.

10.  Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso
de escaneo.
 Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos
son digitalizados.
 La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres)
permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y
por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por
software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character
Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo
un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

11. /
Escáner de alta producción
Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar
documentos de manera masiva, teniendo como ventaja
un menor tiempo de procesamiento para altos volúmenes
de producción, se utilizan principalmente cuando se
requiere digitalizar información de manera masiva y
sistemática para empresas e instituciones.
Para utilizar este tipo de escáneres, se debe realizar una
preparación documental, en la cual se retira cualquier
elemento que pudiera impedir el paso de los documentos
en alta velocidad por el escáner.

12. /
Escáner de cama plana (Flat bed)
Escáner diseñado para digitalizar fotos y libros, cuando no se
cuenta con un escáner especializado de libros. Éste es el tipo
más conocido de escáner, el original se coloca sobre el vidrio,
donde queda fijo y luego se cubre con la tapa, el dispositivo
de digitalización (CCD) se mueve por debajo del vidrio
iluminando el original para digitalizar.
Escáner de libros
Estos equipos especializados para la digitalización de libros,
se utilizan principalmente para conservar libros de valor
histórico o en los que no es posible desprender las hojas que
contiene, manteniendo la integridad original en cualquier
circunstancia. Dichos escáneres respetan la calidad de las
imágenes al corregir automáticamente las curvaturas de las
páginas.

13. /
Escáner de planos
Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos de papel como
planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel
que superan el tamaño máximo permitido por otros tipos de
escáneres, asegurando la óptima calidad de las imágenes obtenidas.
Cabe aclarar que no todos los documentos son susceptibles de ser
digitalizados por este escáner, ya que los planos originales en alto
estado de deterioro pueden sufrir daños, ya que el sistema de tracción
de papel utiliza una serie de rodillos de goma porosa.
Escáner de transparencias
Específicamente diseñado para digitalizar negativos, transparencias
de 35mm y placas medio formato, es utilizado para la preservación de
documentos en este soporte, asegurando la obtención de
digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución
óptica.

14. /
Escáner de microfilm
Básicamente su formato consiste en el procesamiento de
rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para
digitalizar colecciones que para su preservación han sido
microfilmadas.
Plantean una muy útil herramienta para migrar de manera
rápida y efectiva documentos microfilmados a formatos
digitales. Son equipos caros, delicados y operarlos requiere
una alta capacitación. La calidad de la imagen digital a
obtener dependerá en gran parte del estado de
conservación en que se encuentre el microfilm.

15. La digitalización documental puede
implementarse en todo tipo de empresas de
sector público o privado, de servicios
financieros, de salud, de comercio exterior,
bibliotecas, de crédito, de servicio, sector
jurídico; en todas las empresas que tengan
información que les sea conveniente accederla
de manera más ágil en un formato electrónico
para fines de procesos internos, comerciales,
toma de decisiones o auditorías.

16. La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de
hoy y mañana.
Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como
notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso
de la firma digital.
Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y
cuentas de correo.
Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos como .DOC* de
word y .PDF*, una extensión muy usada en la web.
Remplazamos bibliotecas y estantes que pueden ocupar una habitación de la oficina por un CD o DVD.
Disminuye costos de logística en envíos de documentos, viajes, cafetería, correo físico y los problemas de
seguridad.

17. Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones u otras
eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
Las fotocopiadoras, impresoras, tintas, abrochadoras y demás insumos ya no son
necesarios en la oficina.
Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos que
además pueden ser visualizados simultáneamente.
El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.
La digitalización de documentos puede ser aplicada para fines comerciales, también puede
ser usada para resguardar información que considere de importancia como papeles del
hogar, trámites, datos personales, realizar copias de seguridad de sus publicaciones
favoritas, fotografías entre otros.

18. En el Código Fiscal de la Federación del año 2000, se establecen las reglas para reconocer los documentos
digitalizados o microfilmados en igualdad de los físicos, complementando las reglas en la Miscelanea Fiscal de
ese mismo año.
En el 2003 se publican las reformas en materia de firma digital, digitalización de documentos y discos ópticos.
A finales del 2003 se publican las disposiciones para microfilmación o grabación de libros, registros y
documentos
REQUISITOS AL DIGITALIZAR DOCUMENTOS CON VALIDEZ FISCAL
Firma y almacenamiento por un tercero confiable (Fedatario Público)
Cumplimiento de la NOM 151-SCFI-2002
Almacenamiento seguro y no modificable
Etiquetas con RFC , y todos los datos de referencia
Sistema de búsqueda ágil que permita las búsquedas RESOLUCION Miscelánea Fiscal para 2003.
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y
Crédito Público.

19. DOCSOLUTIONS es el primer proveedor de
digitalización en México que está autorizado por el
Servicio de Administración Tributaria (SAT) para
digitalizar los documentos en materia de Comercio
Exterior, dicha autorización es con base en los artículos
162, fracción VII y 169, último párrafo de la Ley
Aduanera, con lo cual permite la microfilmación o
grabación en medios magnéticos y resguardo de los
pedimentos tramitados y los documentos que forman el
archivo de los agentes y apoderados aduanales de
conformidad a lo dispuesto en la Regla 2.13.21 de
Carácter General en Materia de Comercio Exterior.

20. La seguridad de la información digitalizada responde a las mismas necesidades y obligaciones que
tienen los documentos en otro soporte, sin embargo, la digitalización es un proceso que puede
realizarse de manera segura, teniendo en cuenta dos aspectos fundamentales: el legal y el técnico.
ASPECTO LEGAL
En cuanto al aspecto legal se ha creado un conjunto normativo que garantiza la protección de la información, cabe
resaltar entre otros la norma ISO/IEC 27002 que comprenden un conjunto de estándares desarrollados por ISO
(International Organization for Standardization) e IEC (International Electrotechnical Commission), para
proporcionar un marco de gestión de la seguridad para la información utilizable por cualquier tipo de organización,
pública o privada.
ASPECTOS TÉCNICOS
La tecnología actual permite a través de diferentes procesos proteger la información contenida en los documentos
digitalizados. Como por ejemplo la encriptación y la utilización de metadatos para la seguridad de los mismos, lo
anterior permite integrar elementos de seguridad que proporcionan la posibilidad de implementar derechos o
restricciones de acceso al documento.

21. La digitalización permite a las personas y organizaciones a través de una serie de procesos, optar por una
solución práctica y segura para la gestión de la información que produce, debido a que los documentos en
soporte electrónico facilitan la planificación, el control y el diseño de las operaciones enfocadas a optimizar los
procesos de gestión, conservación y difusión.
En pocas palabras la digitalización preserva, asegura la disponibilidad y la consulta, además brinda los
requisitos necesarios para garantizar la seguridad de los documentos digitalizados.
La digitalización es importante para la conservación de documentos y el tratamiento archivístico, facilita la
búsqueda de información, es segura y de acuerdo a las innovaciones tecnológicas es de fácil consulta.
 La digitalización es una herramienta útil dentro de un Sistema de Gestión Documental, por cuanto se recibe
los siguientes beneficios: acceso rápido a la documentación, ahorro de espacio físico y permite copia de la
documentación original

22. http://www.docsolutions.com.mx/es/soluciones/servicios/digitalizacion.html
http://www.decmexico.com.mx/marco_legal_digitalizacion.pdf
http://www.aplikagroup.com.ar/las-10-ventajas-de-la-digitalizacion-de-
documentos/
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/47609/mod_label/intr
o/Unidad_4_II_2013.pdf
http://www.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos