Dokumen tersebut membahas tentang definisi, jenis-jenis, dan contoh format surat pribadi, resmi, niaga, dan dinas. Jenis-jenis surat yang dijelaskan meliputi ciri-ciri, bagian-bagian, dan fungsinya. Format surat yang dibahas adalah format lurus penuh, lurus, setengah lurus, lekuk, dan paragraf menggantung.
1. Disusun oleh
Muhammad Sidiq Pratama 1113030022
Rizal Nur Iman 1113030024
Satrio Dwi Nugroho Abimanyu
1113030010
Trah Nugroho 1113030045
1
2. Definisi Surat
Jenis Surat
Surat Pribadi
Surat Resmi
Surat Niaga
Surat Dinas
2
3. Surat adalah selembar kertas yang berisi
informasi, pesan, pertanyaan dan
tanggapan yang sesuai dengan
keinginan penulis surat.
Kegiatan berkomunikasi dengan surat
disebut surat-menyurat atau
korespondensi.
3
4. a. Sebagai bukti nyata hitam di atas
putih, terutama surat-surat perjanjian
b. Sebagai alat pengingat karena surat
dapat diarsipkan dan dapat dilihat
lagi jika diperlukan
c. Sebagai sarana pemberitahuan
d. Sebagai sarana permintaan
e. Sebagai alat promosi
4
5. Bentuk surat (style) adalah tata letak
bagian - bagian surat, yaitu dari kepala
surat sampai dengan inisial surat. Ia
menyiratkan segi estetika serta
kepraktisan.
Bentuk surat terbagi menjadi(intended
style) yang dikenal sebagai bentuk lama,
sedangkan bentuk lurus (block style)
merupakan dengan bentuk baru. Kedua
bentuk itu mempunyai beberapa variasi
sehingga terdapat enam bentuk surat.
5
6. Keenam bentuk surat itu adalah
sebagai berikut:
1. format lurus penuh (full block style)
2. format lurus (block style)
3. format setengah lurus a (semi block
style)
4. format setengah lurus b (semi block
style b)
5. format lekuk (intended style)
6. format paragraf menggantung
(hanging paragraf style)
6
14. Surat pribadi adalah surat yang digunakan
untuk kepentingan pribadi. Surat biasanya
berupa komunikasi antara sesama teman atau
keluarga.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan
penulis
- Format surat bebas
14
15. •Bagian-bagian surat pribadi :
…………………..….1
…….…..2
…….......3
…………….……………….4
………………….………….5
…………………….……….6
…………….7
…………….8
…………….9
1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim
15
16. Surat resmi adalah surat yang digunakan
untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya
undangan, surat edaran dan lain lain.
Ciri-ciri surat resmi:
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan
organisasi
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup
yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga
resmi
- Ada aturan format baku 16
17. Bagian-bagian surat resmi:
#Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf
kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan
variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga
17
18. 18
Salah:
P.T. RADIO FREQUENCY COMMUNICATION
(Manufacturing Consulting System Design-Communication
System)
Jl. Ir. H. Juanda No. 47 B.O. Box 70 Bandung
Telephone (022)912345, 674432
Facsimile (022) 977765
Telex 28765 FRCBGI
Benar:
PT RADIO FREQUENCY COMMUNICATION
(Manufacturing Consulting System Design-Communication
System)
Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136
Telepon (022)912345, 674432
Faksimile (022) 977765
Teleks 28765 FRCBGI
19. #Nomor surat, Setiap surat keluar dari
sebuah perusahaan harus diberi nomor untuk
memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan
pengacuan dalam balasan surat.
Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun
yang bersangkutan. Pada awal Januari tahun
berikutnya diurutkan kembali dari nomor satu
dan seterusnya hingga akhir Desember.
19
20. Setiap perusahaan mempunyai kode
penomoran sendiri, namun sekurang -
kurangnya penomoran surat menunjukkan
nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan,
dan tahun surat.
20
Contoh:
Nomor: 35/SP/IV/1992
Keterangan:
35 - nomor urut surat keluar
SP - singkatan dari Surat Penawar
IV - penanda bulan (April) saat surat dikirim
1992 - tahun surat dikirim
21. Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:
Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik
dua atau jika nomor itu disingkat dengan
No., penulisannya diikuti tanda titik,
kemudian tanda titik dua. Garis miring yang
digunakan dalam nomor dan kode surat
tidak didahului dan tidak diikuti spasi.
Angka tahun ditulis dengan lengkap, dan
tidak diikuti tanda baca apa pun.
21
Salah: Nomor:32421/F8/UI.5/87.-
No:32421/F8/UI.5/87.-
Benar: Nomor: 3245/F8/UI.5/1987
No.: 32421/F8/UI.5/1987
22. #Lampiran
Lembaran lain yang disertakan selain surat.
Penulisan Lampiran setelah nomor surat
berguna agar penerima surat dapat meneliti
dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang
dilampirkan. Yang dilampirkan itu dapat berupa
buku, brosur, kuitansi, dsb.
Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai
berikut:
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik
dua. Kemudian dicantumkan jumlah yang
dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.
22
23. Contoh:
Salah:
Lampiran: satu berkas
Lamp.: seratus dua eksemplar
Benar:
Lampiran: Satu berkas
Lamp.: 102 eksemplar
Huruf awal kata harus kapital, sedangkan kata
yang lain dengan huruf kecil semua. Jika
bilangan itu lebih dari dua angka,
pencantumannya dalam lampiran dengan
angka (misalnya: 102 eksemplar).
23
24. #Hal, berupa garis besar isi surat. Penulisan Hal
setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan
cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam
surat, sebelum membaca isi surat selengkapnya.
Hal surat dituliskan dengan singkat. Sebaiknya
digunakan kata Hal bukan Perihal.
24
25. #Tanggal surat
Penulisannya di sebelah kanan sejajar dengan
nomor surat). Tanggal surat dinas tidak perlu
didahului nama kota, karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat. Nama bulan
jangan disingkat atau ditulis dengan angka
(November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga
ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda
koma di atas.
Contoh:
Salah: Jakarta, 28 Okt. 1987
Bandung, 28-10-‘87
Benar: 28 Oktober 1987
25
26. #Alamat yang dituju
a. Alamat tujuan ditulis di sebelah kiri surat pada
jarak tengah antara hal surat dan salam
pembuka.
b. Alamat surat tidak diawali kata kepada karena
kata tersebut berfungsi sebagai penghubung
intrakalimat yang menyatakan arah.
c. Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diiukuti
titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik)
d. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju,
biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu,
Bapak, Saudara atau Sdr.
e. Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat.
Nama gang, nomor, RT, dan RW dituliskan
lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata.
26
29. #Tubuh Surat,
Tubuh Surat di bagi menjadi 3 bagian:
1. Paragraf Pembuka Surat
2. Isi Surat Sesungguhnya
3. Paragraf Penutup Surat
Contoh Paragraf Pembuka Surat:
29
30. Isi Surat Sesungguhnya:
• Merupakan pokok surat yang memuat
sesuatu yang diberitahukan, yang
dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh
pengirim surat.
• Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya
pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah
tafsir.
• Rumusan surat juga harus menarik, tidak
membosankan, hormat dan sopan
30
31. Paragraf Penutup Surat
Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat
atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula
mengandung harapan pengirim surat atau ucapan
terimakasih kepada penerima surat. Paragraf
penutup berfungsi pula untuk mengakhiri
pembicaraan dalam surat. Contoh:
31
32. #Penutup surat
Penutup surat berisi Salam penutup, Jabatan,
Tanda tangan, Nama (biasanya disertai nomor
induk pegawai atau NIP). Berfungsi untuk
menunjukkan rasa hormat penulis surat
• Huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital,
sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil
• Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
Contoh:
32
34. #Tembusan surat
Berfungsi untuk memberitahukan kepada
pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga
kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui
pula isi surat itu. Contoh:
34
37. Surat niaga adalah surat yang dipergunakan
orang atau badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan,
perindustrian, dan usaha jasa. Surat ini sangat
berguna dalam membangun hubungan dengan
pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi,
dan perdagangan. Macam - macam dari surat
niaga adalan surat penawaran, surat penagihan,
surat pesanan, surat pengiriman barang, surat
pembayaran barang dll.
37
39. Surat dinas adalah segala komunikasi tertulis
yang menyangkut kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan yang
sangat penting dalam pengelolaan
administrasi, seperti penyampaian berita
tertulis yang berisi pemberitahuan,
penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat
dari instansi kepada instansi lain dan dari
instansi kepada perseorangan atau
sebaliknya.
39
40. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai
dokumen bukti tertulis, alat pengingat
berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti
sejarah atas perkembangan instansi, dan
pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan
dan surat instruksi.
40
41. Ciri-ciri surat dinas:
- Menggunakan kop surat dan instansi atau
lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan
perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup
yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau
kantor pembuat surat
- Format surat tertentu
41
