O slideshow foi denunciado.
Seu SlideShare está sendo baixado. ×
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Carregando em…3
×

Confira estes a seguir

1 de 67 Anúncio

Mais Conteúdo rRelacionado

Diapositivos para si (20)

Quem viu também gostou (20)

Anúncio

Semelhante a Chuong 3 pr (20)

Mais de Tống Bảo Hoàng (20)

Anúncio

Mais recentes (20)

Chuong 3 pr

  1. 1. CHƯƠNG 3 QUAN HỆ BÁO CHÍ THS. HỒ KHÁNH NGỌC BÍCH KHOA QTKD – ĐH KINH TẾ HUẾ
  2. 2. NỘI DUNG 1. Khái niệm quan hệ báo chí 2. Vai trò của báo chí 3. Các loại hình báo chí 4. Mối quan hệ giữa báo chí và PR 5. Làm việc với báo chí 6. Một số công cụ tác nghiệp
  3. 3. “Tri thức của các chuyên gia chỉ chiếm 15% trong thành công của họ, 85% còn lại phụ thuộc vào các mối quan hệ xã hội.” Andrew – Ông vua ngành thép của Mỹ
  4. 4. KHÁI NIỆM QUAN HỆ BÁO CHÍ  Quan hệ báo chí là là thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa một tổ chức và báo chí. Mối quan hệ này bao gồm việc phổ biến, truyền đạt có mục đích những thông điệp của tổ chức đến công chúng thông qua những phương tiện truyền thông có chọn lọc, không phải trả tiền, để phục vụ những mục tiêu cụ thể.  Quan hệ báo chí hỗ trợ cho việc thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa tổ chức với các nhóm cộng đồng.
  5. 5. VAI TRÒ CỦA BÁO CHÍ Được coi là “quyền lực thứ 4” có ảnh hưởng lớn đến đời sống chính trị, xã hội, đặc biệt là nhận thức của công chúng  Kênh truyền tải thông tin nhanh, có uy tín và thường xuyên. Tác động và thông tin cho đối tượng công chúng mục tiêu Nâng cao danh tiếng của sản phẩm/ tổ chức Đặc biệt quan trọng trong các tình huống khủng hoảng
  6. 6. CÁC LOẠI HÌNH BÁO CHÍ
  7. 7. Truyền thông in ấn  Báo in:  Nhật báo  Tuần báo  Thời báo  Tạp chí:  Giải trí  Chuyên ngành  Nghiên cứu  Sách: phát hành định kỳ, dưới dạng chuyên đề  Chuyên về quảng cáo  Không chuyên về quảng cáo
  8. 8. Truyền thông điện tử  Truyền hình • Hiệu ứng hình ảnh và âm thanh • Có sức lan tỏa lớn.  Đài phát thanh • Hiệu ứng âm thanh • Sức lan tỏa hạn chế so với truyền hình • Ưu điểm ở tốc độ và sự di động
  9. 9. Truyền thông trực tuyến  Báo điện tử: • Phiên bản báo in • Tuổi trẻ, Thanh Niên, Bóng đá,... • Trực tuyến • VnExpress, Vietnamnet,...  Web 2.0: • Web xã hội • Blog • Forum
  10. 10. Top Sites in Vietnam 1. Google.com.vn 2. Vnexpress.net 3. Google.com 4. Facebook.com 5. Yahoo.com 6. Dantri.com.vn 7. Youtube.com 8. Zing.vn 9. 24h.com.vn 10. Vietnamnet.vn http://www.alexa.com/topsites/countries/VN
  11. 11. MỐI QUAN HỆ GIỮA BÁO CHÍ VÀ PR Báo chí  Cung cấp thông tin cho những người làm PR thông qua các vấn đề, sự kiện, những thay đổi đang diễn ra ngoài xã hội.  Kênh giao tiếp có khả năng tiếp cận đa dạng công chúng.  Là “quyền lực thứ 4” có ảnh hưởng đến nhận thức của công chúng. PR Nguồn cung cấp thông tin chủ yếu, tiện lợi, nhanh chóng và xác thực cho các cơ quan truyền thông.  Báo chí thiếu nhân sự và thời gian để tìm kiếm tin bài. Gián tiếp đem lại thu nhập và trả lương cho phóng viên
  12. 12. Vậy “Quyền lực thứ 5” là gì? …CÔNG CHÚNG
  13. 13. • Tại Việt Nam, hơn 16 triệu người sử dụng mạng xã hội, với hơn 130.000 tên miền được đăng ký , tốc độ tăng trưởng 170% /năm, số người sử dụng internet đã lên tới hơn 23 triệu người sử dụng, và gần 5 tỷ số thuê bao di động….Đây là nền tảng rất tốt để truyền thông số phát triển tại Việt Nam. • Với xu hướng truyền thông số đang ngày càng phát triển, mỗi cá nhân sẽ trở thành nhà báo, mỗi doanh nghiệp trở thành các hãng thông tin tự cung cấp thông tin thì quyền lực mới đang được dịch chuyển về công chúng. • Riêng Việt Nam, có 2 điểm khá thú vị là có tốc độ tăng trưởng số người dùng internet nhanh số 1 thế giới, gấp 7,8 lần so với quốc gia đứng thứ hai (giai đoạn 2000-2008), và Việt Nam cũng là quốc gia có lượng người sử dụng Facebook tăng nhanh nhất thế giới (Tính đến 15/3/2010 đã có 1,084160 người, chiếm 0.34% lượng người sử dụng Facebook trên toàn thế giới. (Nguồn checkfacebook.com) • Với 2 đặc điểm này cho thấy Việt Nam là một quốc gia rất năng động, có nhiều khả năng để dịch chuyển từ “quyền lực thứ 4” sang “quyền lực thứ 5” trong thời gian ngắn. http://www.tuanvietnam.net
  14. 14. Cách tạo dựng quan hệ 1. Mô hình tổ chức toà soạn Nguồn: Hoàng Xuân Phương & Nguyễn Thị Ngọc Châu (2012), PR Chuyên nghiệp. Ban biên tập Ban thư ký toà soạn Ban KT-XH Ban Chính trị Ban Văn hoá Ban Đời sống
  15. 15. Cách tạo dựng quan hệ (tt) 2. Thu thập được thông tin các phóng viên -Gọi điện thoại cho phòng thông tin của báo/đài -Thông qua bạn bè, người quen -Tham gia hội thảo do toà soạn tổ chức hoặc các buổi nói chuyện của nhà báo bạn muốn tiếp cận -Tham gia các buổi lễ Trao giải Báo chí
  16. 16. Cách tạo dựng quan hệ (tt) 3. Liên hệ a.Điện thoại -Chọn thời gian gọi thích hợp (9h30-11h30 or 14h30- 16h30) -Chuẩn bị kỹ trước khi gọi (nội dung, giới thiệu bản thân) -Có những cuộc gọi không liên quan đến công việc -Nên dùng điện thoại di động cá nhân
  17. 17. Cách tạo dựng quan hệ (tt) 3. Liên hệ (tt) b. Viết mail -Dùng kính ngữ -Bên dưới mỗi email nên có thông tin liên lạc -Không nên gửi nhiêù files và hình ảnh -Không nên gửi theo nhóm hay dùng chức năng CC: gửi từng địa chỉ và điền tên phóng viên vào thư mời
  18. 18. Cách tạo dựng quan hệ (tt) 3. Liên hệ (tt) c. Gặp trực tiếp Thực hiện sau 2 bước trên Đưa thư mời tham dự sự kiện Cám ơn phóng viên đã đến dự sự kiện Mời cà phê hoặc dùng cơm
  19. 19. Cách tạo dựng quan hệ (tt)
  20. 20. Cách tạo dựng quan hệ (tt) 4. Duy trì mối quan hệ với phóng viên: -Thường xuyên gọi điện thoại và nhắn tin hỏi thăm (sinh nhật, lễ tết -Tổ chức gặp gỡ thân mật với phóng viên -Tổ chức tour du lịch mời phóng viên tham gia 5. Theo dõi tin: -Viết mail cám ơn phóng viên đến tham dự chương trình -Mua báo và theo dõi tin tức hoặc sử dụng dịch vụ điểm báo của công ty -Nắm lịch phát sóng và thông báo cho người có liên quan -Nhắn tin cám ơn phóng viên khi tin được đăng/phát sóng
  21. 21. LÀM VIỆC VỚI BÁO CHÍ (5F) Nhanh chóng (Fast) Tôn trọng thời gian của bài viết Dẫn chứng (Factual) Nắm vững các số liệu và làm cho nó trở nên thú vị. Những bài viết có uy tín phải có những số liệu thống kê, kết quả nghiên cứu,... Cởi mở (Frank) Luôn thẳng thắn, không lừa gạt phóng viên, ứng xử cởi mở và nếu có lý do chính đáng, phóng viên sẽ thông hiểu ngay cả khi doanh nghiệp không thể trả lời câu hỏi của họ. Công bằng (Fair) Một tổ chức phải tỏ ra công bằng với tất cả phóng viên, không ưu đãi hay cung cấp riêng thông tin cho một tờ báo đặc biệt nào. Thông tin cần được chia sẻ cho tất cả. Thân thiện (Friendly) Phóng viên trân trọng tình bạn và phép xã giao. Do đó, hãy nhớ tên họ, nơi làm việc, cảm ơn khi họ đăng bài,... nhằm tạo mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài.
  22. 22. LÀM VIỆC VỚI BÁO CHÍ Hiểu rõ quan điểm của nhà báo  Độc giả  Giọng điệu, phong cách và chủ đề trọng tâm  Thời điểm  Chủ bút (Biên tập, Tổng biên tập) Xây dựng thư xúc tiến  Giữ giọng điệu và phong cách được chuyên nghiệp và thân thiện; giới thiệu ngắn gọn, mang tính cá nhân rồi nhanh chóng đi vào nội dung chính.  Đứng trên phương diện và suy nghĩ của nhà báo khi viết.  Cuối cùng, cần đưa vào lời kêu gọi hành động.  Chú ý thời điểm gọi điện hỏi thăm  Cần chuẩn bị trước những gì sẽ nói  2 chủ đích: thu hút sự quan tâm đối với câu truyện PR và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà báo. Điện thoại hỏi thăm
  23. 23. Tin tức
  24. 24. Yếu tố tin tức
  25. 25. 20 cách tạo ra tin tức
  26. 26. CÔNG CỤ TÁC NGHIỆP Bộ tài liệu truyền thông Họp báoTour báo chí
  27. 27. Bộ tài liệu truyền thông  Là phần mở rộng của thông cáo báo chí  Là một tập tài liệu có chất lượng cao bao gồm các thông tin cần gửi đến cho báo chí. Media Kit
  28. 28. Thông cáo báo chí  Thông cáo báo chí (Press release) là tài liệu dành riêng cho giới báo chí nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho họ.  Đối với báo in: bản thông cáo được phát đi bởi tổ chức hay cá nhân đến cơ quan truyền thông, đề nghị được công bố.  Tiêu chí chính của một thông cáo báo chí là nó phải chứa tin.  Một khi đã gởi đi, bản thông cáo là tài liệu không có bản quyền.  Cần chú ý đến những yêu cầu khác nhau của từng loại PTTT.  Đối với báo hình: những bài viết chuyên đề được chuẩn bị với nội dung quảng danh để có thể đăng tải trên các đài truyền hình.
  29. 29. Thông cáo báo chí • Mô hình truyền thông hai bước Nguồn: E. Katx & P. Lazarsfeld, Personal Influency, 1955. Người gửi Thông điệp Thủ lĩnh tư tưởng Thủ lĩnh tư tưởng Thủ lĩnh tư tưởng Công chúng Công chúng Công chúng
  30. 30. Thông cáo báo chí • IPC tiến ra biển Đông – Chặn đường 20 năm (lễ kỷ niệm 20 năm thành lập và đón nhận HCLĐ hạng nhì) • Báo Kinh tế: IPC-đơn vị chủ lực để phát triển kinh tế tp. HCM hướng ra biển Đông • Báo Pháp luật (trang Nhịp sống đô thị, 27/10/2009): IPC tiếp sức đến trường cho học sinh tiểu học ở Nhà Bè • Báo Công An: IPC đón nhận Huân Chương Lao Động hạng Nhì
  31. 31. Thông cáo báo chí • 10 đề tài của TCBC Khi công ty tung ra sản phẩm hay dịch vụ mới
  32. 32. Thông cáo báo chí 10 đề tài của TCBC (tt) Khi công ty có Chương trình khuyến mại “Hà nội, ngày 15 tháng 10 năm 2010 – Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) giới thiệu chương trình khuyến mãi lớn nhất trong năm “Đón nhận Vinh danh, Ngập tràn Ưu đãi” áp dụng trên phạm vi toàn quốc từ ngày 15/10/2010 đến 07/01/2011. Chương trình là lời cám ơn của Techcombank tới hàng triệu khách hàng nhân dịp được vinh danh “Ngân hàng tốt nhất Việt Nam 2010” do tạp chí chuyên ngành tài chính Euromoney trao tặng.”
  33. 33. Thông cáo báo chí 10 đề tài của TCBC (tt) Kết quả kinh doanh Quý/Năm “Tp. Hồ Chí Minh, 16/04/2010 – Công ty cổ phần Tập đoàn Ma San hôm nay đã báo cáo kết quả kinh doanh đạt mức cao nhất trong lịch sử công ty cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009.” Nguồn: www.masangroup.com
  34. 34. Thông cáo báo chí • 10 đề tài của TCBC (tt) Thay đổi Ban lãnh đạo Thành tích công ty hay cá nhân trong công ty Giải pháp đối với khủng hoảng của công ty Tổ chức từ thiện Các nhân vật quan trọng đến thăm Học tập nghiên cứu Cá nhân điển hình
  35. 35. Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC • Cấu trúc của thông cáo báo chí: theo kiểu viết tin của bài báo
  36. 36. YÊU CẦU  Kích thích sự tò mò  Trình bày ngắn gọn  Tập trung vào chủ đề  Nêu bật ý quan trọng Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC (tt)
  37. 37. • Nguồn tin: tên, địa chỉ, logo • Tên văn bản “THÔNG CÁO BÁO CHÍ” • Tiêu đề • Ngày, tháng, năm (thời điểm ra TCBC) • Nội dung chính • Thông tin về công ty • Thông tin liên hệ Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC (tt)
  38. 38. • Nguồn tin: - Tên, địa chỉ, logo - Giúp phóng viên, khi nhìn vào TCBC, có thể xác định được ngay TCBC này viết về công ty nào Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC (tt)
  39. 39. Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC (tt) • Tên văn bản - Ghi rõ THÔNG CÁO BÁO CHÍ - Không ghi chung chung: Thông tin chương trình, Thông tin sự kiện DN - Nên viết chữ in, có gạch dưới, ở lề bên trái - Bên dưới chữ TCBC: For immediate release hoặc Embargo until…
  40. 40. Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC (tt) • Tiêu đề: - Giúp phóng viên nhìn nhận nhanh chóng về nội dung của TCBC - Phần quan trọng nhất - Nằm dưới chữ TCBC cách 2 dòng - In hoa, bôi đậm, cỡ chữ lớn
  41. 41. Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC (tt) • Thời gian và địa điểm: - Lúc bắt đầu đoạn 1 - Ngày tháng viết TCBC và thành phố nơi TCBC được viết - Địa điểm luôn được viết hoa - Dòng ghi thời gian, địa điểm luôn được in đậm SANFRANCISCO, 28 April 1999 – Visa, global sponsor of Rugby World Cup
  42. 42. Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC (tt) • Nội dung chính: - Đoạn 1: tóm ý tất cả thông tin chính chỉ từ 1-2 câu (quan trọng nhất); - Đoạn 2: Phát triển thêm ý của đoạn 1, nêu các chi tiết quan trọng - Đoạn 3: Trích dẫn câu nói (liên quan đến chủ đề TCBC) của người có chức vụ (70% câu trích dẫn được các nhà báo sử dụng trong các bài viết - Đoạn 4: Nhắc lại tiêu đề theo cách viết khác
  43. 43. Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC (tt)
  44. 44. Thông cáo báo chí Bố cục của TCBC (tt) • Thông tin về công ty - Đưa những thông tin về công ty, ngành nghề, doanh số, nhân viên,… - Soạn thảo chính xác 1 lần và sử dụng thông nhất cho tất cả TCBC - Cập nhật hàng năm - Từ 4-5 dòng (100 từ) • Thông tin liên hệ của người phụ trách PR hoặc chịu trách nhiệm về thông tin
  45. 45. Tiêu đề Đoạn mở đầu hấp dẫn, gây chú ý Trong phần mở rộng nên trích dẫn những phát biểu có sức thuyết phục Những thông tin nền tảng cho báo chí về công ty và thông tin liên lạc
  46. 46. Thông cáo báo chí
  47. 47. Bài tập thảo luận • Viết một thông cáo báo chí giới thiệu về việc công ty CGV sẽ khai trương chi nhánh mới tại Thành phố Huế. Bài viết sau đó sẽ được gửi đến các phóng viên báo chí. • Thời gian: 15 phút
  48. 48. Một số lưu ý khi viết Thông cáo báo chí • Thường dài từ 1 – 2 trang A4 • Cỡ chữ 12, cách dòng 1.5 hoặc 2 line • Xuất bản, in ấn trên giấy 1 mặt • Cách dòng rõ ràng, canh lề chuẩn • Nếu cần chèn header và footer về thông tin doanh nghiệp (logo, tên DN) thì cần phải thật đơn giản, ngắn gọn. • Nên ghi dưới dòng “Thông cáo báo chí” thời gian bản thông cáo có hiệu lực. (VD: “Để sử dụng ngay”; “Có giá trị sử dụng từ ngày….). • Nếu TCBC qua trang, nên ghi cuối trang dòng chữ “còn tiếp”, “xem trang sau” và khi hết bài, nên ghi là “hết”. • Cuối TCBC, bắt buộc phải có thông tin liên lạc, và nhất là người đại diện đưa ra TCBC này.
  49. 49. Họp báo • Họp báo là cuộc họp với các nhà báo và một số khách mời có liên quan để thông báo thông tin quan trọng của tổ chức đến báo chí/công chúng. • Phân loại họp báo:  Họp báo nhằm phản ứng lại dư luận sau khi vấn đề xảy ra, nhằm để giải thích làm rõ, thông tin thêm cho công chúng biết về sự việc (Reactive Press Conference).  Họp báo để loan tin trước khi sự kiện được diễn ra, nhằm thu hút sự chú ý của công chúng, chuẩn bị tốt cho các chương trình, sự kiện sắp tiến hành (Proactive Press Conference).
  50. 50. Ví dụ: Họp báo xử lý khủng hoảng Họp báo về vụ việc sữa Cô gái Hà Lan có vi chất gây dị ứng Sau sự cố nhiều trẻ bị dị ứng và phải nhập viện sau khi uống sữa Cô gái Hà Lan tiệt trùng, sáng ngày 23/10/2009, một cuộc họp báo tại khách sạn Legend TP. Hồ Chí Minh, với thành phần tham dự là đại diện Bộ Y tế, Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện Nhi đồng TP. Hồ Chí Minh và các chuyên gia thực phẩm của FrieslandCampina Việt Nam (đơn vị quản lý nhãn hiệu sữa Cô gái Hà Lan) và đông đảo các phóng viên báo chí đã diễn ra.  Kết luận: “Không có một chứng cứ có cơ sở khoa học nào cho phép kết luận sản phẩm Cô Gái Hà Lan có chứa Vivinal GOS có liên quan gì đến các trường hợp dị ứng nêu trên”.
  51. 51. Ví dụ: Họp báo thông tin về sự kiện Ngày 23/11/2011, tại Hà Nội, UBND tỉnh Thừa Thiên Huế và Trung tâm Festival Huế đã tổ chức Họp báo giới thiệu về Festival Huế 2012 và Năm du lịch quốc gia Duyên hải Bắc Trung Bộ - Huế 2012. Cuộc họp báo đã cung cấp nhiều thông tin cho giới truyền thông về chủ đề của lễ hội, thời gian bắt đầu và kết thúc, các chương trình nghệ thuật đặc sắc, cũng như mục tiêu của năm du lịch quốc gia 2012 và sự chuẩn bị về lưu trú cho mùa lễ hội của Thành phố Huế .
  52. 52. Quy trình tổ chức họp báo
  53. 53. Quy trình tổ chức họp báo (tt)
  54. 54. Quy trình tổ chức họp báo (tt) Họp với khách hàng hoặc ban lãnh đạo Giai đoạn 1 (viết proposal): -Bộ phận Event: Khảo sát địa điểm tổ chức, lên danh sách khách mời -Bộ phận Logistics: làm báo giá tổng quát cả nội dung chương trình và chi phí cho cơ quan truyền thông -Bộ phận Thiết kế: Thiết kế không gian họp báo, mô hình sân khấu, backdrop, standee,.. Bố trí phương tiện nghe nhìn. Họp ban tổ chức thực hiện họp báo (Bộ phận Event, PR, Logistics, thiết kế) Mục tiêu: Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng bài? Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo trọng yếu sẽ đăng? Nội dung: Chủ đề Họp báo? Phát biểu những gì? Ai tổ chức chính? Khi nào tổ chức? Khi nào tổ chức? Tổ chức ở đâu? Khách mời là ai? Ngân sách tổ chức là bao nhiêu? CHUẨN BỊ HỌP BÁO SAU HỌP BÁO
  55. 55. Quy trình tổ chức họp báo (tt) Giai đoạn 2: a.Bộ phận Event: -Viết kịch bản chương trình: + Các hoạt động, nội dung cụ thể + Hướng dẫn phần âm thanh ánh sáng + Các hiệu ứng trong phòng họp, đặc biệt là trên màn hình chiếu + Nhân sự phụ trách từng nội dung -Lập Checklist: Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận -Làm việc với MC: + Chất giọng, ngoại hình, trang phục + Ký hợp đồng và kiểm tra lịch làm việc của MC + Gửi MC Script, folder chỉnh tề và hướng dẫn đọc chính xác tên khách mời nước ngoài -Làm việc với nhóm múa – lễ tân + Chọn tiết mục văn nghệ, ca sĩ phù hợp + Soạn hợp đồng, kiểm tra lịch làm việc + Trang phục của lễ tân nên là trang phục công ty CHUẨN BỊ HỌP BÁO SAU HỌP BÁO
  56. 56. Quy trình tổ chức họp báo (tt) Giai đoạn 2 (tt) b. Bộ phận PR: -Soạn công văn xin phép họp báo + Hồ sơ xin phép họp báo (Đơn xin họp báo, Giấy phép kinh doanh, Thông cáo báo chí, Nội dung buổi họp) + Hồ sơ xin phép treo banners (Đơn xin phép treo Banners, giấy phép kinh doanh, giấy phép tổ chức họp báo, HĐ với khách sạn, mẫu thiết kế banners, kịch bản chương trình, tranh triển lãm (nếu có), công văn do uỷ ban cấp (nếu có)) -Xác định thành phần tham dự: + Phóng viên báo chí + Đại diện cơ quan chức năng + Khách mời chuyên gia + Đại diện ban lãnh đạo DN, VIP nội bộ + Các thành phần khác (Cá nhân, đơn vị ủng hộ,..) CHUẨN BỊ HỌP BÁO SAU HỌP BÁO STT BÁO – ĐÀI PHÓNG VIÊN CHỮ KÝ GHI CHÚ 1 Doanh nhân SG Nguyễn Văn A
  57. 57. Quy trình tổ chức họp báo (tt) Giai đoạn 2 (tt) b. Bộ phận PR (tt) -Mời phóng viên tham dự chương trình + Bước 1: Lập danh sách báo – đài tham dự + Bước 2: Lên danh sách phóng viên cụ thể + Bước 3: Mời phóng viên tham dự Gọi điện thoại mời, thư mời qua email Nhắn tin vào điện thoại của phóng viên Cần gọi điện nhắc lại vào chiều trước HB Nhắn tin nhắc lại cho các nhà báo được mời vào 6h30 sáng tổ chức HB Gọi lại cho phóng viên chưa đến -Lời dẫn MC/MC script -Chuẩn bị tư liệu họp báo/Press Kit: Kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), thông cáo báo chí, các bài phát biểu, lý lịch trích ngang của diễn giả, hình ảnh, biểu đồ, thông tin công ty/sản phẩm/dịch vụ, phong bì, đĩa CD chứa nội dung và 5 câu hỏi mồi CHUẨN BỊ HỌP BÁO SAU HỌP BÁO
  58. 58. Quy trình tổ chức họp báo (tt) Giai đoạn 2 (tt) c. Bộ phận Logistics: -Lập bảng chi phí cho chương trình -Làm việc với nhà cung ứng -Làm việc với bộ phận sân khấu – âm thanh – ánh sáng -Chuẩn bị Micro (1 mic ngay bục phát biểu, 1 mic cho MC, 3 mic cho chủ toạ trong phần Q&A và 2 mic cho lễ tân chạy 2 cánh) -Quản lý thi công sân khấu, treo banners, backdrop, standee, máy chiếu,… CHUẨN BỊ HỌP BÁO SAU HỌP BÁO d. Bộ phận thiết kế: -Chỉnh sửa lại thiết kế theo ý kiến của ban lãnh đạo -Kiểm tra kích cỡ, màu sắc của backdrop, standee -Đem đi in e. Họp triển khai nội bộ f. Kiểm tra lại lần cuối
  59. 59. Quy trình tổ chức họp báo CHUẨN BỊ HỌP BÁO SAU HỌP BÁO Cung cấp tài liệu: tài liệu được cung cấp cho khách mời từ khi vào cửa phòng họp hoặc phát theo trình tự nội dung họp báo. Phát biểu, báo cáo, hỏi đáp:  Cần cho phóng viên biết thời gian của mỗi diễn giả  Đảm bảo ngắn gọn, đi vào trọng tâm  Dành thời gian hỏi đáp cho phóng viên  Giải đáp tất cả các câu hỏi của phóng viên  Ghi âm cuộc đối thoại để lưu trữ Kết thúc họp báo:  Cảm ơn và tỏ ý mong muốn tiếp tục được đón tiếp họ  Gửi thông cáo báo chí cho phóng viên  Tặng quà Bố trí nhân sự: -Nhân viên PR tiếp báo chí và hướng dẫn lễ tân -Nhân viên phụ trách âm thanh – ánh sáng -Người theo MC
  60. 60. Quy trình tổ chức họp báo CHUẨN BỊ HỌP BÁO SAU HỌP BÁO Nhân viên PR cám ơn phóng viên và theo dõi tin tức Tổng kết đánh giá:  Xem xét, đánh giá cuộc họp báo: • Tiêu chí định lượng • Tiêu chí định tính • Hiệu quả chi phí của cuộc họp  Đánh giá về các yếu tố thuộc về khâu tổ chức như công tác chuẩn bị họp báo, nhân sự thực hiện,... Theo dõi thông tin đăng tải:  Số lượng tin tức, bài viết được đăng tải, số người có thể tiếp cận với thông tin,...;  Cách thức xử lý thông tin của giới truyền thông: tích cực, trung lập hay tiêu cực, giọng điệu của bài viết,... để đánh giá hiệu quả của chương trình đối với tổ chức.
  61. 61. Thiết kế phòng họp báo Kiểu bàn tiệcKiểu lớp học Kiểu bàn tròn Kiểu rạp hát Kiểu “vuông hõm”
  62. 62. Bài tập thảo luận • Anh/chị hãy soạn thảo thư mời phóng viên đến dự họp báo cho lễ khai trương chi nhánh mới tại Thành phố Huế. (15 phút).
  63. 63. Tour báo chí  Tour báo chí là nỗ lực sắp xếp để gặp gỡ báo giới ở nhiều khu vực địa lý khác nhau.  Nhà kinh doanh sử dụng tour báo chí để truyền tải những câu chuyện mới về một công ty, một sản phẩm hoặc cách thức kinh doanh mới của họ.  Mục đích căn bản của tour báo chí là quảng bá. Tuy nhiên, nếu tour báo chí tập trung quá nhiều vào quảng bá, nỗ lực của doanh nghiệp sẽ không đạt đến đỉnh cao của quan hệ công chúng.
  64. 64. Tour báo chí 3 dạng hoạt động chính của Tour báo chí: • Buổi tham quan: tổ chức buổi tham quan tại cơ sở cho báo giới trong khu vực, để giới thiệu một sản phẩm mới, một chi nhánh mới thành lập, hay một cách thức kinh doanh mới,... • Chuyến đi làm quen: doanh nghiệp mời giới báo chí mục tiêu đến cơ sở để trải nghiệm và từ đó thấu hiểu thông điệp của doanh nghiệp muốn chuyền tải. • VD: Công ty du lịch • Gặp gỡ và nói chuyện với báo chí: lãnh đạo doanh nghiệp đi đến các thành phố lớn để gặp gỡ và nói chuyện với báo giới.
  65. 65. Tour báo chí Thăm dàn tên lửa tối tân nhất thế giới tại Việt Nam (17/06/11) Quân chủng Phòng không - Không quân vừa tổ chức cho đoàn cán bộ, phóng viên các cơ quan thông tấn, báo chí giao lưu và tham quan buổi luyện tập khí tài tổ hợp tên lửa S-300PMU1 của Đoàn tên lửa phòng không 64 - Sư đoàn phòng không 361.
  66. 66. Thanks for your listening! Have a good time!

×