OFICINA COWORKING – SÃO PAULO-SPPORTAIS CORPORATIVOSCAMINHOS PARA TOMADA DE DECISÃO E FACILITAÇÃO PARA TIMódulo II - Princ...
ObjetivosEstabelecer um entendimento em relação aportais corporativos, e através de exemplosreais, analisar suas caracterí...
Sobre o autorThiago MacedoConsultor de Projetos Digitais ePortais CorporativosFormado em Análise de Sistemas peloIBTA. Atu...
“A única vantagem sustentável queuma empresa tem é aquilo que elacoletivamente sabe, aliado àeficiência com que ela usa es...
DATAisthenewoil
Nesse contexto, qual o papel de umportal corporativo? Oferecer um único ponto de acesso para todas as fontes deinformaçõe...
Por definição, temos múltiplos conceitose uma imprecisão quanto ao formato“O portal é um site com um grupo de propósitos, ...
Considerando a evolução de TI e opapel de suas soluções nas empresasAutomatização deatividades manuais•Processosespecífico...
Em diferentespontos quedeterminam ascaracterísticasdos ambientesdisponibilizadosFase deEvoluçãoFase 1Automatização deativi...
TERRA e GORDON (2002)Modelo lógico de arquitetura de umportal corporativo
Visão por camadas de manipulação dainformaçãoTERRA e GORDON (2002)Camada deConectores•Responsável pelo sistema de gerencia...
Modelo lógico pela ótica do escopo deinformaçõesTERRA e GORDON (2002)
Em um projeto de portal, a escolha dasolução pode ser um desafio a parte
O universo de soluções e possibilidadesé muito amplo
Análises comparativas erecomendações do mercado
Porém, quaisos caminhospara se encontrar amelhor solução?
Se considerarmos a procura pela maisavançada solução de mercadoEsta não necessariamente será a melhor para o usuárioGrau d...
Se confiarmos nas abordagens delevantamento de requisitos tradicionaisO risco de não se obter o desejado é muito altoEstim...
Se considerarmos o foco das empresasatualmenteA adaptação a uma tecnologia é um modelo já superadoAnos 80 e 90 HojeFoco na...
Em meio a competitividade, oscilações domercado, avanços tecnológicos e processuais, acapacidade de lidar com mudanças, é ...
Para uma solução de portal, seu potencial deatendimento as empresas se dá por conta dasua capacidade intrínseca de acomoda...
FONTE: Artigo - A relevância da flexibilidade como característica de ferramentas de TI na Era do Conhecimento. Ricardo Sch...
 Facilidades para usuários eventuais Classificação e pesquisa intuitiva Compartilhamento colaborativo Conectividade un...
Considerando as diferenças do contextode aplicação
E não há solução que seja só ligar natomada
Mas como antever asnecessidades nesse cenário?
Aaderência e a eficácia de uma solução deportal corporativo é determinada antes de suaimplementação, com a identificação d...
É fundamental planejar
Um processo de planejamento efetivoestabelece uma visão estratégica e táticafrente ao projetoEstratégico TáticoOrganizacio...
Facilitando a tomada de decisão junto adiferentes fatores críticos Portais corporativos na maioria dos casos não são gera...
Metodologia de planejamento deportais corporativosGovernançaArquitetura deInformaçãoConcepçãoDiagnósticoConteúdos: Levanta...
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Metodologia de planejamento deportais corporativosGovernançaArquitetura deInformaçãoConcepçãoDiagnósticoConteúdos: Levanta...
DIAGNÓSTICOECONCEPÇÃOAbordagens e Estudos de Caso
UsuárioContextoConteúdoAudiência, tarefas, necessidades, comportamentos de busca deinformação, experiência, maturidade e v...
Estudo de casoAtividades realizadas durante odiagnóstico Entendimento da operação e estrutura da empresa; Mapeamento da ...
Estudo de casoDocumentos e informaçõesanalisados Lista de chamados (helpdesk); Lista de publicações por área e unidade;...
Estudo de casoMapeamento lógico dainfraestrutura e modelos de acessoPortal Empresarial Ambiente ExternoIntranetLink Aplica...
Entrevistas para entendimentodetalhado das necessidades e dasoportunidades com o projeto
Estudo de casoDinâmica das entrevistas comstakeholdersAs entrevistas terão duração de aproximadamente 1 hora. Serãorealiza...
Estudo de casoBalanço das Entrevistas Segurança da Informação Responsabilidade Corporativa Engenharia Relações Trabalh...
Estudo de casoBalanço das Entrevistas Segurança da Informação Responsabilidade Corporativa Engenharia Relações Trabalh...
Estudo de casoVisões em relação ao posicionamentodo portal para a organização• A estrutura de funcionamento do novo portal...
Estudo de casoVisões em relação a infraestrutura earquitetura técnica• Existe uma limitação de TI para utilização de vídeo...
Estudo de casoConsolidado das visões emdiferentes pilaresConteúdoProposiçãode ValorEstratégiaArquiteturada InformaçãoComun...
Estudo de casoConsolidado das visões emdiferentes pilares• O portal não está na agenda estratégica da empresa• Não há um m...
Estudo de casoBuscando o consenso quanto avisão através de propostas de valorAumentar o alinhamento organizacional entre a...
Estudo de casoExercícios para validação das propostasde valor e funcionalidadesExercício de priorização das Propostas de V...
Estudo de casoExercícios para priorização daspropostas de valor e funcionalidades
Estudo de caso0123456ComunicaçãoAlinhamentoOrganizacionalProdutividadeColaboraçãoInovaçãoe GestãodoConhecimento AmbienteCu...
Estudo de casoResultado dos exercícios para validação daspropostas de valor e funcionalidades0123456ComunicaçãoAlinhamento...
Estudo de casoComparativo com os resultados de outraempresa
Estudo de casoFuncionalidades que atendem àspropostas de valor Blog Base do Conhecimento Biblioteca de Documentos Banc...
Estudo de casoCartão da funcionalidade para avaliação dosparticipantes do workshopWikiO que é? Pra que serve? BenefíciosCo...
Estudo de casoResultado: Prioridade x Maturidade Cultural12341 2 3 4RelevânciaMaturidade Cultural1 - Banco de Boas Prática...
Estudo de casoResultado: Prioridade x ComplexidadeComplexidade de Implementação em TIBaixaAltaBaixaAltaIntensidadedeMudanç...
Estudo de casoAnálise das plataformas de mercado paraatendimento as funcionalidades e característicaspriorizadasFeature In...
Estudo de casoFases de ImplementaçãoPortal comoplataforma decolaboração ecompartilhamentode informaçõesCanal deComunicação...
Estudo de casoFases de ImplementaçãoComparativo com outra empresaConhecendo oInstitutoAcesso ainformaçõesrápidasFoco em Ge...
Estudo de casoFases de Implementação Implantação Plano de Comunicação Governança Arquitetura da Informação Plano de M...
Estudo de casoAtividades – Fase 0 Levantamento de conteúdos Definição de modelo de migração de sistemas e ferramentas S...
Ao final das fases iniciais da metodologiade planejamento, temos um cenárioseguro para tomada de decisão emrelação a tecno...
Dentre as principais descobertas,destaca-se: Visão estratégica de como a empresa espera o portalcorporativo, em relação a...
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Portais Corporativos - Planejamento e Levantamento de Necessidades
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Palestra na Oficina Coworking do IIR Training sobre Portais Corporativos.

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Portais Corporativos - Planejamento e Levantamento de Necessidades

  1. 1. OFICINA COWORKING – SÃO PAULO-SPPORTAIS CORPORATIVOSCAMINHOS PARA TOMADA DE DECISÃO E FACILITAÇÃO PARA TIMódulo II - Principais critérios na escolha de uma plataforma, integração, padronizaçãoda plataforma de desenvolvimento, arquitetura de informação e conteúdo.Thiago MacedoConsultor de Projetos Digitais e Portais CorporativosJulho/2013
  2. 2. ObjetivosEstabelecer um entendimento em relação aportais corporativos, e através de exemplosreais, analisar suas características epropósitos, visando evidenciar a necessidadede planejamento, como forma de facilitar atomada de decisão do ponto de vistatecnológico.
  3. 3. Sobre o autorThiago MacedoConsultor de Projetos Digitais ePortais CorporativosFormado em Análise de Sistemas peloIBTA. Atuou em projetos para empresascomo Embraer, Microsoft, Intel, TAM,Mendes Júnior, Sodexo, MRV, Governodo Estado de Minas Gerais, Instituto deDefesa do Consumidor, Câmara deComércio de Energia Elétrica,Syngenta, Perdigão, Nokia, Dell, entreoutras. Sendo responsável poratividades de gestão, planejamento eproposição estratégica de soluçõescom ênfase na experiência do usuário,usabilidade e arquitetura deinformação.http://www.linkedin.com/in/tmacedosilva
  4. 4. “A única vantagem sustentável queuma empresa tem é aquilo que elacoletivamente sabe, aliado àeficiência com que ela usa esseconhecimento e a prontidão comque ela o adquire”.DAVENPORT e PRUSAK (FREITAS, QUINTANILLA e NOGUEIRA, 2004)
  5. 5. DATAisthenewoil
  6. 6. Nesse contexto, qual o papel de umportal corporativo? Oferecer um único ponto de acesso para todas as fontes deinformações, sejam elas estruturadas ou não. Facilitar a obtenção e manutenção da informação e permitir aintegração e compatibilização de dados e informações. Integrar em tempo real diferentes aplicações de TI com soluçõespersonalizadas de uso. Disseminar o conhecimento como meio para as empresasadministrarem suas informações e facilitar a tomada de decisões denegócios. Atender às expectativas funcionais dos usuários, sendo consideradoum ambiente estratégico e essencial para permitir uma efetivacomunicação e interação interna e externa da organização.
  7. 7. Por definição, temos múltiplos conceitose uma imprecisão quanto ao formato“O portal é um site com um grupo de propósitos, algumas vezes correlacionados,e outras vezes de objetivos genéricos, mas com ampla oferta de recursos ouserviços como único ponto de entrada para seus usuários”. BOTTO (2004)“Um portal é um site que funciona como um centro que aglomera edistribui o tráfego para uma série de outros sites ou subsites dentro, etambém fora, do domínio ou subdomínio da empresa gestora doportal”. WIKIPEDIA (2006)“É uma plataforma tecnológica que reúne um conjunto de ferramentas decomunicação, colaboração, conhecimento e produtividade, e que é capaz de:proporcionar às empresas a infra-estrutura necessária para dar apoio nastransformações de seus modelos de negócios; prover dados, informações,conhecimentos, e; promover a interação entre profissionais, clientes, parceiros efornecedores que compartilham de interesses comuns, em uma única interfaceWeb”. FREITAS, QUINTANILLA e NOGUEIRA (2004)
  8. 8. Considerando a evolução de TI e opapel de suas soluções nas empresasAutomatização deatividades manuais•Processosespecíficos nasorganizações,que antes eramexecutadosmanualmente,passaram a serfeitos com oauxílio decomputadores.Obtenção deInformações•Benefício daextração etratamento dosdadostransacionaisque eramcontinuamentearmazenados.Ambiente deTrabalho•Concentraçãoem atenderdiretamente aspessoas,servindo comoinstrumentopara auxiliá-lasna realizaçãode seu trabalhodiário.
  9. 9. Em diferentespontos quedeterminam ascaracterísticasdos ambientesdisponibilizadosFase deEvoluçãoFase 1Automatização deatividades manuaisFase 2Obtenção deInformaçõesFase 3Ambiente de TrabalhoFunçãoPredominanteControle esistematização deprocessosColeta e apresentaçãode informaçõesColeta e apresentação deinformaçõesEx. aplicação ERP OLAP Portal CorporativoFoco Processos Pessoas (Restritas) Pessoas (Geral)Manuseio Dados relacionadosaos processosInformações emâmbitos pré-determinadosInformações gerais(referências, consultas,impressões, comentários,sugestões, experiênciasTipos de dadoscom os quaishá interaçãoSomente dadosestruturadosEstruturados eeventualmenteestruturados (somenteconsulta)Estruturados e nãoestruturados (consulta,criação, organização,armazenamento,disseminação e proteção)Requerimentos Determinados a priori Núcleo: facilidades deintegraçãodeterminadas a prioriCamada deapresentação:flexibilidade paraconstrução de cenáriosRequerimentos devemconter as necessidades deflexibilidade previstas paraacomodar necessidadesfuturasCaracterísticas Abrangência bemdefinida, comatualizações poucofrequentes.Esforço grande parainclusão de novasfuncionalidades.Customização atravésde arquivos deconfiguração.Flexível quanto a formade apresentação.Flexível quanto a forma deapresentação, coleta dedados, fluxos deinformação, e regras denegócio. Experimentação,inovação, inclusão denovas funcionalidades eintegrações a fontes dedados são rotineiras edevem ser executadascom qualidadeGrau deFlexibilidadeBAIXO MÉDIO ALTOFONTE: Artigo - A relevânciada flexibilidade comocaracterística de ferramentasde TI na Era do Conhecimento.Ricardo Schoueri, M.Sc.
  10. 10. TERRA e GORDON (2002)Modelo lógico de arquitetura de umportal corporativo
  11. 11. Visão por camadas de manipulação dainformaçãoTERRA e GORDON (2002)Camada deConectores•Responsável pelo sistema de gerenciamento de acessos e por todaa integração e conexões de sistemas e banco de dados existentesna organização. Nela podem ser feitas integrações com sistemasERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer RelationshipManager), sistemas legados, etc.;Camada deAplicações Web•Responsável por integrar no portal as aplicações existentes naorganização e na WWW;Camada deMecanismos•Mecanismos de busca com taxonomia e regras claras para que ascomunidades rotulem e cataloguem as informações e documentosnão estruturados, por eles gerados, além dos mecanismos de buscaque utilizam as taxonomias para agilizar a localização dasinformações.Camada deApresentação•Identifica qual o dispositivo utilizado e disponibiliza a interfacecorrespondente, além de permitir a personalização do conteúdoapresentado.
  12. 12. Modelo lógico pela ótica do escopo deinformaçõesTERRA e GORDON (2002)
  13. 13. Em um projeto de portal, a escolha dasolução pode ser um desafio a parte
  14. 14. O universo de soluções e possibilidadesé muito amplo
  15. 15. Análises comparativas erecomendações do mercado
  16. 16. Porém, quaisos caminhospara se encontrar amelhor solução?
  17. 17. Se considerarmos a procura pela maisavançada solução de mercadoEsta não necessariamente será a melhor para o usuárioGrau deperformancerequeridapelosusuáriosPerformance doProdutoPonto de transição onde atecnologia satisfaznecessidades básicasExcesso de tecnologia.Muitos consumidores não seinteressam nessa regiãoTecnologia é boa o sufuciente, mais é irrelevantePredominio da experiência do usuárioNecessidade não satisfeitaTecnologia dominaAlta TecnologiaConsumidores desejammais tecnologia, melhorperformanceConsumidor de commoditiesConsumidores desejamconveniência, baixo custo econfiançaTempo
  18. 18. Se confiarmos nas abordagens delevantamento de requisitos tradicionaisO risco de não se obter o desejado é muito altoEstima-se que 80% dos custos no ciclo de vida de software ocorremdurante a fase de manutenção, sendo a maioria atribuída a exigênciasdo usuário "desconhecidas ou imprevistas", durante o levantamento derequisitos. (NIELSEN)Fonte: The CHAOS Report 2009 on IT Project Failure1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008Successful 16% 27% 26% 28% 34% 29% 35% 32%Challenged 53% 33% 46% 49% 51% 53% 46% 44%Canceled 31% 40% 28% 23% 15% 18% 19% 24%Projects Results
  19. 19. Se considerarmos o foco das empresasatualmenteA adaptação a uma tecnologia é um modelo já superadoAnos 80 e 90 HojeFoco naDisponibilidadeda TecnologiaProcessosProcessosPessoasTecnologia TecnologiaPessoasFoco naDisponibilidadee Continuidadedos Processosde Negócio
  20. 20. Em meio a competitividade, oscilações domercado, avanços tecnológicos e processuais, acapacidade de lidar com mudanças, é umaqualidade fundamental para o sucesso esustentação dos negócios, para qualquerempresa, em qualquer setor.
  21. 21. Para uma solução de portal, seu potencial deatendimento as empresas se dá por conta dasua capacidade intrínseca de acomodarmudanças
  22. 22. FONTE: Artigo - A relevância da flexibilidade como característica de ferramentas de TI na Era do Conhecimento. Ricardo Schoueri, M.Sc.Âmbito Alterações típicasCamada deApresentação• Novos dispositivos de acesso• Novos formatos de documentos e visualização de informações• Novas formas de personalizaçãoCamada deServiços deApoio• Formas inovadoras de notificação de usuários• Formas de reconhecimento dos interesses do usuário, para direcionamento deinformações e pessoas conforme seu perfil• Integração de serviços de busca e taxonomia com mecanismos de identificação deperfil para determinação da relevância (ranking) dos resultados apresentados• Inclusão de algoritmos de reconhecimento de padrões de interesse, perfis de usuários,círculos de influência, temas de interesse, aprendizado coletivo, etc.• Novas métricas e formas de avaliação do sucesso de iniciativas e novasfuncionalidades.Camada deNegócio• Alteração de fluxos de trabalho, como aprovações, solicitações, etc.• Novos serviços e funcionalidades, tais como campanhas, pesquisas, e outras iniciativaspontuais patrocinadas por áreas distintas na corporaçãoCamada deDados eInfra-estrutura• Captura ou acesso a dados externos• Criação de serviços para que outros computadores tenham acesso a informações• Troca de plataformas de hardware, sistemas operacionais, gerenciadores de banco dedados, empresa de hosting, etc.• Integração com outros aplicativosConsiderando as típicas alterações nasfuncionalidades de aplicativos de TI
  23. 23.  Facilidades para usuários eventuais Classificação e pesquisa intuitiva Compartilhamento colaborativo Conectividade universal aos recursos de informação Acesso dinâmico aos recursos de informação Roteamento inteligente Ferramenta de business intelligence integrada Arquitetura baseada em servidor Serviços distribuídos Flexibilidade na definição das permissões de acesso Interfaces externas Interfaces programáveis Segurança Fácil instalação e administração Customização e personalizaçãoTOLEDO (2002)-‘15 Regras de Eckerson’Em meio as suas principais características:
  24. 24. Considerando as diferenças do contextode aplicação
  25. 25. E não há solução que seja só ligar natomada
  26. 26. Mas como antever asnecessidades nesse cenário?
  27. 27. Aaderência e a eficácia de uma solução deportal corporativo é determinada antes de suaimplementação, com a identificação dosrequisitos de negócios e funcionais
  28. 28. É fundamental planejar
  29. 29. Um processo de planejamento efetivoestabelece uma visão estratégica e táticafrente ao projetoEstratégico TáticoOrganizacional• Suporte da alta gestão• Gerenciamento de Mudança• Recursos Dedicados• Revisão de Processos de Negócios• Metas e Objetivos Claros• Estrutura de Projeto Flexível• Cultura Organizacional• Aceitação dos Usuários• Gerenciamento do Projeto• Comunicação Interna e ExternaEfetiva• Treinamento dos Usuários• Conhecimento e competências dasequipesTecnológico• Estratégia de Portal• Critérios de seleção da maisapropriada solução técnica• Roadmap de implantaçãoe evolução• Definição da arquitetura do portal• Levantamento de Requisitos• Integração de processos eaplicações• Prototipagem• Design Visual
  30. 30. Facilitando a tomada de decisão junto adiferentes fatores críticos Portais corporativos na maioria dos casos não são geradoresdiretos de receita financeira e por muitas vezes são vistoscomo centro de custos. ROI pode vir da redução de custos gerados por um portal,como por exemplo, através da produtividade e o acessofacilitado a informação. É fundamental provar o valor do portal em um processocontínuo de mudança de mentalidade. Plataformas e Sistemas de Gerenciamento de Conteúdopodem requisitar altos investimentos, portanto, devem ter suaescolha pautada com responsabilidade, critérios e indicadoresmensuráveis.
  31. 31. Metodologia de planejamento deportais corporativosGovernançaArquitetura deInformaçãoConcepçãoDiagnósticoConteúdos: Levantamento detalhado dos conteúdos existentes e dasnecessidades das diferentes áreas de negócio.Tecnologia: Entendimento das plataformas existentes.Gestão: Entendimento dos processos de gestão (de conteúdo e deinfraestrutura de tecnologia).Necessidades: Levantamento detalhado das necessidades eoportunidades para os ambientes digitais junto às áreas de negócios.
  32. 32. Metodologia de planejamento deportais corporativosGovernançaArquitetura deInformaçãoConcepçãoDiagnósticoPriorizar: Definir as principais funcionalidades e conteúdos a seremreestruturados para os ambientes.Planejar: Elaborar plano de ação de curto, médio e longo de prazo deforma a permitir a implementação das funcionalidades priorizadas,bem como definir indicadores de sucesso para garantir aimplementação evolutiva de melhorias de forma sustentável.Definir: Através da análise das funcionalidades priorizadas ecaracterísticas de uso, valor e gestão identificadas no diagnóstico edefinidos no planejamento, avaliar as tecnologias existentes.
  33. 33. Metodologia de planejamento deportais corporativosGovernançaArquitetura deInformaçãoConcepçãoDiagnósticoCriar: Definir a Arquitetura de Informação para os ambientes digitais,incluindo os modelos de organização, navegação, rotulação e busca.Especificar: Detalhar as funcionalidades priorizadas de acordo com aplataforma tecnológica na qual os ambientes digitais serãoimplementados.
  34. 34. Metodologia de planejamento deportais corporativosGovernançaArquitetura deInformaçãoConcepçãoDiagnósticoConteúdos: Levantamento detalhado dos conteúdos existentes ou dademanda de criação.Gestão: Entendimento dos processos de gestão (de conteúdo e deinfraestrutura de tecnologia)Necessidades: Levantamento detalhado das necessidades eoportunidades para os ambientes digitais junto às áreas de negóciosou envolvidos em relação aos processos que darão sustentação aoportal.
  35. 35. DIAGNÓSTICOECONCEPÇÃOAbordagens e Estudos de Caso
  36. 36. UsuárioContextoConteúdoAudiência, tarefas, necessidades, comportamentos de busca deinformação, experiência, maturidade e vocabulários.Documentos,formatos/tipos,objetos, metadadose estrutura existenteObjetivos daorganização, políticas,cultura, tecnologia erecursos humanosUm processo de planejamento quemostre as reais necessidades, inicia-sepor um diagnóstico em diferentesdimensões
  37. 37. Estudo de casoAtividades realizadas durante odiagnóstico Entendimento da operação e estrutura da empresa; Mapeamento da estrutura de navegação do portal existente; Entendimento das áreas e seus processos; Definição de perfis para entrevistas; Identificação de representantes das áreas para as entrevistas; Criação do roteiro de entrevistas; Sugestão de cronograma de viagens para visitas de campo Envio de convite formal e follow-up com entrevistados; Agendamento e realização das entrevistas; Consolidação das entrevistas; Apresentação das principais constatações que irão direcionar aelaboração de um mapa de implementação de funcionalidades eda arquitetura de informação para o novo portal.
  38. 38. Estudo de casoDocumentos e informaçõesanalisados Lista de chamados (helpdesk); Lista de publicações por área e unidade; Relatórios de acesso; Lista de aplicações e sistemas da empresa; (+ de 400 oficiais) Lista de publicadores por área; Veículos impressos de comunicação e meios alternativos; Guia de publicação.
  39. 39. Estudo de casoMapeamento lógico dainfraestrutura e modelos de acessoPortal Empresarial Ambiente ExternoIntranetLink AplicativoInternoLink externoConteúdo n Conteúdo nSite 1 Site nSite n Site nAplicativo 1 Aplicativo nAplicativo n IntranetSAP, Netweaver,Windows, Oracle, Sharepoint Sharepoint, ASPPHP, Apache, Linux, OracleAccessManager(base de login AD)Base Oracle LocalLoginAmbientePlataformaNotesBrowserObs. Representação não exaustivaMeio deAcesso
  40. 40. Entrevistas para entendimentodetalhado das necessidades e dasoportunidades com o projeto
  41. 41. Estudo de casoDinâmica das entrevistas comstakeholdersAs entrevistas terão duração de aproximadamente 1 hora. Serãorealizadas com os principais stakeholders do projeto, tanto no níveloperacional como no estratégico, para entendimento detalhado doprocesso atual, das necessidades e das oportunidades.Relação de perguntas e diálogo junto aos tópicos: Etapa 1: Apresentação e Introdução do projeto Etapa 2: Compreensão do contexto geral do entrevistado Etapa 3: Compreensão da percepção sobre o projeto do novo portal Etapa 4: Compreensão das relações com outras áreas da empresa e clientes Etapa 5: Compreensão das relações internas da área Etapa 6: Compreensão dos objetivos estratégicos da empresa com o portal Etapa 7: Sugestões e pontos a acrescentar
  42. 42. Estudo de casoBalanço das Entrevistas Segurança da Informação Responsabilidade Corporativa Engenharia Relações Trabalhistas Serviços Gerais Comunicação Equipamentos RH Finanças TI Jurídico65 colaboradores – 14 áreas
  43. 43. Estudo de casoBalanço das Entrevistas Segurança da Informação Responsabilidade Corporativa Engenharia Relações Trabalhistas Serviços Gerais Comunicação Equipamentos RH Finanças TI Jurídico65 colaboradores – 14 áreas
  44. 44. Estudo de casoVisões em relação ao posicionamentodo portal para a organização• A estrutura de funcionamento do novo portal deve estar preparada para seucrescimento técnico e demandas estratégicas como fluidez da informação,independente da plataforma ou porta de entrada. Nossa empresa é referênciade trabalho em cadeia.• Um portal facilitaria, mas não é uma carência.• O portal deve ser uma porta de entrada para tudo, com foco no acesso ainformações da empresa com interação facilitada.• O portal pode ser um grande integrador (para saber o que as áreas estãofazendo) e para servir alinhamento institucional.• Deve ser um desdobramento do planejamento estratégico. A inovaçãodeve ser global e local. Ela deve acompanhar os avanços tecnológicos em prolda difusão do conhecimento.• Conteúdo deve responder ao usuário quando ele busca algo, não criaratratividade sem retorno, sem valor ao negócio.“
  45. 45. Estudo de casoVisões em relação a infraestrutura earquitetura técnica• Existe uma limitação de TI para utilização de vídeos, podcasts. Porém,é idealizado que no futuro tenhamos somente conteúdo digital,acabando com os murais.• Existe uma barreira de banda para visualização de conteúdosmultimídia.• O acesso a partir de mobile deve ser considerado.• O login do portal deveria ser automático, junto do login da máquina, esolicitar confirmação da senha para acessos à páginas pessoais.• Hoje há uma dependência de sistemas e aplicativos específicos, que aolongo do tempo geraram um crescimento desordenado dos ambientesda empresa.• A disposição dos ambientes não colocam o portal em primeiro plano,tornando o acesso dispensável.“
  46. 46. Estudo de casoConsolidado das visões emdiferentes pilaresConteúdoProposiçãode ValorEstratégiaArquiteturada InformaçãoComunicação ColaboraçãoGestão doConhecimentoGovernançaPosicionamentoInfraestruturaSustentação
  47. 47. Estudo de casoConsolidado das visões emdiferentes pilares• O portal não está na agenda estratégica da empresa• Não há um modelo de governança formal estabelecido para a gestão• Diferentes formas de login, plataformas de aplicações e crescimento desordenado• Conteúdo desatualizado e pulverizado• Linguagem não adaptada ao ambiente web• Modelos de navegação ambíguos e desestruturados• Estrutura taxonômica subutilizada• O portal atual é apenas um repositório de notícias offline• Informes e notícias por email são superutilizados• O portal é subaproveitado como suporte às demandas de interação e colaboração• O portal atual não supre necessidade de visibilidade de projetos, identificação deespecialistas, difusão de boas práticas e arquivamento e disponibilização dedocumentos.PosicionamentoGovernançaInfraestruturaConteúdoArquitetura daInformaçãoComunicaçãoColaboraçãoGestão doConhecimento
  48. 48. Estudo de casoBuscando o consenso quanto avisão através de propostas de valorAumentar o alinhamento organizacional entre as unidades e áreas e daempresa.Dar sustentação e visibilidade dos programas de inovação e gestão doconhecimento na empresa.Otimizar os processos de trabalho e agilizar a resolução de problemasatravés do fácil acesso a informações.Impulsionar a comunicação interna e estreitar o relacionamento com ousuário, estimulando o sentido de pertencimento.AlinhamentoOrganizacionalGestão doConhecimentoe InovaçãoComunicaçãoCustomizaçãoColaboraçãoProdutividadeProver ambiente customizado, adequando às necessidades do usuário,considerando sua relação com a empresa, necessidades e interesses.Estabelecer mecanismos para compartilhamento e contribuição conjunta aprocessos de trabalho entre todos os envolvidos.
  49. 49. Estudo de casoExercícios para validação das propostasde valor e funcionalidadesExercício de priorização das Propostas de Valor (duas maisimportantes e duas menos importantes), considerando:• Relevância para a empresaExercício de priorização das Funcionalidades,de acordo com as propostas de valorpriorizadas, considerando:• Relevância para a empresa• Impacto de gestãoEtapa 1Etapa 2
  50. 50. Estudo de casoExercícios para priorização daspropostas de valor e funcionalidades
  51. 51. Estudo de caso0123456ComunicaçãoAlinhamentoOrganizacionalProdutividadeColaboraçãoInovaçãoe GestãodoConhecimento AmbienteCustomizadoNotaResultado dos exercícios para validação daspropostas de valor e funcionalidades
  52. 52. Estudo de casoResultado dos exercícios para validação daspropostas de valor e funcionalidades0123456ComunicaçãoAlinhamentoOrganizacionalProdutividadeColaboraçãoInovaçãoe GestãodoConhecimento AmbienteCustomizadoNotaPrincipal visão devalor dos envolvidosantes do diagnóstico
  53. 53. Estudo de casoComparativo com os resultados de outraempresa
  54. 54. Estudo de casoFuncionalidades que atendem àspropostas de valor Blog Base do Conhecimento Biblioteca de Documentos Banco de Imagens Banco Multimídia Banco de Boas Práticas Calendário/Agenda "Folheto" de Serviços Perguntas Frequentes/FAQ Fórum Painel de Controle Páginas Amarelas Pesquisas e Enquetes Disco Virtual Teamsite Wiki Favoritos Ratings Perfil Pessoal/MyPage
  55. 55. Estudo de casoCartão da funcionalidade para avaliação dosparticipantes do workshopWikiO que é? Pra que serve? BenefíciosComplexidade de implementaçãoFerramenta quepermite a criaçãocoletiva deconteúdos.Facilitar a colaboraçãoentre pessoas na edição doconteúdo de páginas e/oudocumentos, compossibilidade de controlede versão (versionamento).Estimular a colaboração entreequipes através da redação deatas, relatórios ou demaistextos de forma conjunta,aumentando a produtividade.Ferramenta nativa no SharePoint 2007 e nas principais plataformas, porém com a baixamaturidade de uso identificada e média relevância. A sugestão é que uma wiki para a realização deatas de reunião seja implementada como piloto de uma área com maior nível de maturidade.baixa média altaRelevância Maturidade1 2 3 4
  56. 56. Estudo de casoResultado: Prioridade x Maturidade Cultural12341 2 3 4RelevânciaMaturidade Cultural1 - Banco de Boas Práticas2 - Banco de Imagens3 - Banco Multimídia4 - Base do Conhecimento5 - Biblioteca de Documentos6 - Blog7 - Calendário/Agenda8 - Disco Virtual9 - Favoritos10 - "Folheto" de Serviços11 - Fórum12 - Páginas Amarelas13 - Painel de Controle14 - PerguntasFrequentes/FAQ15 - Perfil Pessoal/MyPage16 - Pesquisas e Enquetes17 - Ratings18 - Teamsite19 - Wiki9 16410137121918281413561711Alerta de Gestão de Mudança15
  57. 57. Estudo de casoResultado: Prioridade x ComplexidadeComplexidade de Implementação em TIBaixaAltaBaixaAltaIntensidadedeMudançasCulturaisedeProcessosRelevância12341- Base de Conhecimento2- Central de Serviços3- Mapa do4- Quem é Quem5- Gestão por Processos6- Espaço de Projetos7- Calendário de Eventos8- Painel de Informações (Dashboard)9- Gestão de Relacionamento10- Meu Espaço11- Sistema de Inteligência de Mercado12- Pergunte para a Área13-Wiki14- Aprendendo com o15- Parcerias16- Publicação de Conteúdos Locais17- Comunidade18- Personalização dos Conteúdos19- Multimídia20- Jornal21- Banco de Idéias22- Dicas de Viagem23- Bem Vindo ao24- Boas Práticas25- Relatório de Eventos26- Pesquisa interna27- Blogosfera28- Lições Aprendidas29- Memória de Projetos30- Portal do Parceiro31- Mural32- Validação de Conteúdos33- Histórias e Práticas56789101112131415161718192021222324252627282930313233Fase 1Fase 2Fase 3Fase 4Fase 5Ordemderelevânciadasfuncionalidades(sendoa1amaisrelevante)
  58. 58. Estudo de casoAnálise das plataformas de mercado paraatendimento as funcionalidades e característicaspriorizadasFeature Included o Improved 2007 n New in 2007 Features/Benefits DescriptionWindowsSharePointServices 3.0SharePoint PortalServer 2003Office SharePointServer 2007 forSearchOffice FormsServer 2007Office SharePointServer 2007Standard CALBrowser-based FormsInfoPath Forms Services available in Microsoft Office SharePoint Server2007 and Microsoft Office Forms Server 2007 makes it possible to designWeb-capable forms in Microsoft Office InfoPath 2007 and distribute themon corporate intranets, extranets, or the Internet. Users can fill out formsin a browser or HTML enabled Mobile device with no download or clientcomponents needed.Centralized Forms Management and ControlInfoPath Forms Services provide a administrator controled centralized formsolution catalog that makes it easy for users to find a form and minimizeform solution downtime when upgrades are necessary. It also providesadministrators with the tools to manage form solution security andaccesibility.“Design Once” Development ModelForms designers can design their forms once and deploy them for use bothwithin the rich Office InfoPath 2007 client program and through a Webbrowser. Office Forms Server 2007 automatically converts the form intoASP.NET Web forms, with no additional work from the designer.Form Import WizardThe designer in Office InfoPath 2007 provides an easy way to convertforms designed in Microsoft Office Excel and Microsoft Office Word into richOffice InfoPath 2007 forms. The Form Import Wizard handles theconversion of form fields, repeating tables, rich text boxes, and otherelements, dynamically generating the underlying XML structure for the newform.Integrated Deployment Model for “No-code” FormsThe Publish Wizard in Office InfoPath 2007 makes it easy to publish formsthat do not have any managed code components to a Windows SharePointServices library, while making the form available as a browser-based format the same time.Compatibility CheckerThe Compatibility Checker helps forms designers validate those featuresthat need to work across the broadest range of Web browsers.BusinessProcessFormshttp://www.cmsmatrix.org/matrix/cms-matrixComparativoentre as soluçõesda MicrosoftComparativoentre CMS domercado
  59. 59. Estudo de casoFases de ImplementaçãoPortal comoplataforma decolaboração ecompartilhamentode informaçõesCanal deComunicaçãoglobal da empresaFerramenta dealinhamentoorganizacionalFerramentaessencial para osprocessos detrabalho, dandoacesso a serviços eferramentasComunicação eAlinhamentoProdutividadeColaboraçãoPortal único, comtodos os sistemasda empresaintegradosExperiênciapersonalizada dousuário no portalUnificação dasplataformas esistemas locaisPlataforma mobileIntegraçãoLançamento
  60. 60. Estudo de casoFases de ImplementaçãoComparativo com outra empresaConhecendo oInstitutoAcesso ainformaçõesrápidasFoco em GestãodoConhecimentoIncorporação deProcessosAbertura paraacesso externo12345Conectar pessoas e disponibilizarinformações para seus funcionários.Agregar e organizar informações relevantes para ousuário, seguindo suas necessidades de trabalho.Debater e construir o conhecimento tendocomo base a informação disponibilizada.Incorporar conhecimentoexterno e gerar inovação.Disponibilização e acompanhamentodos processos.
  61. 61. Estudo de casoFases de Implementação Implantação Plano de Comunicação Governança Arquitetura da Informação Plano de Migração de Conteúdo Fase 1: Comunicação e Alinhamento Fase 2: Produtividade Fase 3: Colaboração Fase4: IntegraçãoFase 0 –Ação EstruturantePlano deEvolução
  62. 62. Estudo de casoAtividades – Fase 0 Levantamento de conteúdos Definição de modelo de migração de sistemas e ferramentas Sitemap Wireframes e Especificação Funcional Estrutura de Governança Definição dos Processos de Governança Plano de Comunicação e Gestão de Mudança Definição da Tecnologia Plano Técnico de ImplantaçãoImplantaçãoComunicaçãoMigração deconteúdoGovernançaArquitetura daInformação
  63. 63. Ao final das fases iniciais da metodologiade planejamento, temos um cenárioseguro para tomada de decisão emrelação a tecnologia e em diferentespontos que cercam uma solução
  64. 64. Dentre as principais descobertas,destaca-se: Visão estratégica de como a empresa espera o portalcorporativo, em relação a seus propósitos e valores. Visão dos usuários em relação ao portal, suas expectativas ecaracterísticas de uso. Relação de funcionalidades que atendem os objetivos daempresa e usuários, facilitando o processo de seleção datecnologia, fornecedores e requisitos para arquitetura técnica. Visão das estruturas funcionais necessárias para inicio dotrabalho de arquitetura de informação, incluindo sua propostade organização, navegação e taxonomia do portal. Visão e características da empresa em relação a governançado portal, para modelagem e estruturação que melhor atendaa empresa.
  65. 65. OBRIGADODúvidas?

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