Fundação Roberto Marinho publica TEvEP como ferramenta de gestão

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Fundação Roberto Marinho publica TEvEP como ferramenta de gestão

  1. 1. cognitivo. O PDCA nos localiza: ajuda-nos a identificar onde estamos agora em relação a ondeestivemos antes e onde queremos chegar.CONEXÕES > Nas páginas 47-48 do Caderno de Conteúdo você encontra a apresentação es-quemática do Ciclo PDCA, assim como uma proposta de conhecimentos, habilidades e ati-tudes relevantes para o gestor de bacias hidrográficas.METODOLOGIA TEvEP: TEMPO, EVENTO, ESPAÇO E PESSOA Esta metodologia propõe uma forma descomplicada de planejar, que se resume em “pensar antesde fazer”. O TEvEP foi desenvolvido pela Escola de Planejamento HomoSapiens (www.hsapiens.com.br),localizada em Rio Acima (MG), e pode ser combinada a outros métodos de gestão, como o PDCA,visto anteriormente. A metodologia tem no EVENTO o elemento essencial de todo o planejamento. Eduardo Sha-na, fundador e pesquisador da HomoSapiens, explica que na relação tempo-espaço nós produzi-mos e participamos de eventos ao longo de toda a vida, mas a maior parte de nossos eventos nãoé configurada por nós. “Por exemplo, quando vamos tomar banho, nós não temos que inventar ométodo nem preparar o lugar onde esse evento vai acontecer. O banheiro já está todo configura-do para receber as pessoas para o banho. A toalha, o chuveiro, a água quente ou fria, o sabonetee tudo o que for necessário para o banho, provavelmente, já estará no local previsto. Por isso,quando algum elemento falha, as pessoas nem percebem. Por que é que a gente só nota a faltada toalha no fim do banho? Porque estamos perdendo a prática de planejar as coisas mais simplesda vida”, diz Shana. Tudo já vem com uma configuração padronizada. Quanto mais repetimos eventos em rotinaspessoais, profissionais ou sociais, mais presos ficamos ao automatismo que nos impede de observaras falhas nos padrões já postos. Não somos estimulados a pensar no DNA de cada evento. E tambémnos desacostumamos a conferir mentalmente um evento antes de decidirmos participar dele. Para driblar os vícios do velho caminho e os medos do caminho novo, o melhor é o planejamentoparticipativo. Encontrar maneiras de conectar diferentes olhares sob o mesmo prisma para montar ecompartilhar as novas alternativas. A principal característica da metodologia de planejamento TEvEP é mostrar a vida sob novospontos de vista. Com o TEvEP é possível enxergar um conjunto de eventos acontecendo, colidindo,se sucedendo e nos dando a possibilidade de reconfigurá-los. Ao planejar, damos novos significadosaos eventos e temos a chance de reduzir os desconfortos das pessoas envolvidas. O TEvEP é uma ferramenta que pode ser utilizada para revisar e melhorar eventos pessoais, siste-mas de comunidades produtivas e redes de ação. Os desperdícios diminuem e os níveis de conscien-tização aumentam quando muitas pessoas se habilitam a mapear as lacunas de um sistema. Se todos usarem uma mesma linguagem para mapear o conjunto de eventos e para atuar narevisão do nosso modo de trabalhar e de relacionar, o desgaste de energia é menor. O planejamentoparticipativo cria uma espécie de protocolo de comunicação entre as pessoas que facilita o fluxo deinformações e a mobilização de recursos para um determinado projeto. O TEvEP ajuda as pessoas ase comunicarem através de uma mesma linguagem para planejar e conduzir projetos. 29
  2. 2. A LINGUAGEM DO TEVEP O TEvEP é uma sigla para TEMPO, EVENTO, ESPAÇO e PESSOA. Estes são os quatro elementos básicos de qualquer coisa que se queira planejar e para cada um o TEvEP utiliza ícones ou desenhos. O TEMPO é o fio condutor onde penduramos os nossos eventos. Os EVENTOS, sejam pessoais, sociais ou profissionais, precisam ter significado para as pessoas e po- dem causar conforto ou desconforto. O ESPAÇO é o que hospeda cada evento de nossa vida: o banheiro, o quarto, o carro, a rua, o local de trabalho. As PESSOAS participam de eventos como “pilo- tos” ou “passageiros”, ou seja, organizam ou se envolvem no evento, tal como o organizador e o convidado de uma festa. Cada evento tem um “código genético” que faz com que o seu significado atenda ou não às expectativas das PESSOAS impactadas por ele. O TEMPO Os tempos de um evento são representados por dois triângulos em formato de ampulheta. Todo evento tem três tempos: antes, durante e depois. O “antes” de um mutirão de reflorestamento é o tempo de identificação da área, das espécies a serem plantadas, da parceria com o viveiro, da autorização para plantar as mudas, da mobilização dos voluntários, da promoção e organização do evento, dentre outros. O “durante” pode ser contado a partir da chegada dos voluntários e das mudas ao local até o último plantio e a dispersão do grupo. O “de- pois” é a organização e sinalização da área, a devolução de materiais, acertos com fornecedores e acompanhamento da área replantada. O TEMPO é uma convenção do ser humano. Dos quatro princípios do TEvEP (TEMPO, EVENTO, ESPAÇO e PESSOA), o tempo é o único invariável. Diferentes pessoas não frequentam os mesmos espaços e as mesmas pessoas durante a vida. Porém, todos frequentam o mesmo tempo. O EVENTO O evento é representado por uma “caixinha” onde interagem recursos e informações organizadamente ao longo de um período de tempo. Quanto maior essa caixinha (os limites de tempo, eventos, espaços e pessoas) maior a sua complexidade. O TEvEP recomenda que o evento seja compreendido em camadas de simplicidade, ou seja, em uma série de eventos meno- res, conectados dentro do grande evento, para facilitar a gestão. Eventos são fluxos de energia e de informação organizados no tempo, onde as pessoas encon- tram significados e atribuem valor. O combustível principal de um evento é o tempo. Cada evento depende do tempo e de pessoas dedicadas a ele. O tempo que cada pessoa dedica a um evento depende principalmente da capacidade que esta pessoa tem de mobilizar os recursos e configurar o evento. Isso exige planejamento. Exige pensar antes de fazer. Quando não planejamos bem um evento, podemos dedicar muito mais tempo para resolver os30
  3. 3. desconfortos causados por “aquele evento”. Um evento é sempre feito por alguém e para alguém.E cada evento só pode causar duas coisas: conforto ou desconforto. A decepção é sempre propor-cional à expectativa que temos de um evento. Portanto, é preciso dimensionar bem as expectativase as condições para atingi-las. Uma exposição de produtos orgânicos oriundos da Bacia do Paraná 3 pode ser considerada umevento de média complexidade. Dentro deste evento (desta caixinha), cabem outros eventos, comoo convite aos produtores; a montagem e a organização da área de exposição, a degustação e venda;o material de divulgação da iniciativa, contendo os produtos e contatos dos produtores; as atraçõesartísticas para animar a exposição; a divulgação do evento junto à mídia, a desmontagem e limpezado local. Cada um destes pequenos eventos deve ser feito com maestria para que o sistema, como umtodo, encante os convidados. Para isso, é preciso que se conheça o código genético de cada um doseventos e que sejam produzidos nas quantidades, tempos e qualidades esperados. Alguém precisaorquestrar tudo isso. Esse conjunto de eventos forma um sistema produtivo, e as pessoas que o fazemacontecer frequentam uma comunidade produtiva. Quando todas as pessoas que participam de umprojeto utilizam o mesmo método e compartilham seus pontos de vista, o resultado é mais qualidade,melhor uso do tempo, menor custo, mais segurança e menos desconforto para todos. O ESPAÇO Os espaços no TEvEP são representados por um retângulo. O ESPAÇO é o que hospeda cada evento de nossa vida. Uma casa, uma rua, um bairro, uma cidade, um estado, umpaís, continentes ou todo o planeta são espaços que fazem parte de eventos que se sucedem, co-lidem e criam outros eventos. Antes de participar de qualquer evento, uma pessoa deve fazer umapausa e refletir sobre os recursos que o evento irá demandar. Também deve levar em conta que osespaços produzem eventos que precisam ser previstos, como chuva, calor, frio, vento. Ainda quenão possamos controlar esses eventos, sabemos que causam desconforto. AS PESSOAS No TEvEP, quem organiza o evento é representado por um rosto em formato oval, é o “piloto”, enquanto quem desfruta do evento é representado por um rosto re-dondo e sorridente: o “passageiro”. Assim, um “ovinho” produz uma “caixinha” para uma “bolinha” ao longo de “dois triângulos” emcima de um “retângulo” (Ver ilustração na página anterior). Essa linguagem simbólica e bastantesingela do TEvEP facilita a aplicação da ferramenta de planejamento com todo o tipo de público,muito ou pouco instruído, com linguagem muito ou pouco sofisticada, com alto grau ou baixograu de tecnologia. A metodologia dispensa os pré-requisitos e permite uma conversa prazerosae inclusiva. ESTRELA DE INFORMAÇÕES E A FLOR DA ENERGIA Uma pessoa produz um evento para outra pessoa. Um é o organizador (“o pi- loto”) e o outro é o beneficiário, parceiro ou cliente do evento (“o passageiro”).Para conseguimos enxergar com clareza as dinâmicas e combinações entre todos os elementos deum evento, é preciso destrinchar as expectativas e os recursos. 31
  4. 4. A ESTRELA DE INFORMAÇÕES representa as expectativas de uma pessoa ou um grupo de beneficiários (“bolinha”) em relação ao evento; indica o nível de encantamento das pessoas em relação aos significados de cada evento. O “piloto” de um evento deve antecipar as informações da Estrela, para averiguar o que é necessário para produzir o conforto esperado. O “passageiro” avalia um evento sob cinco critérios, representados por cada ponta da Estrela: Custo, Entrega, Segurança, Atendimento e Qualidade. Veja, por exemplo, as expectativas de um parceiro patrocinador ao aprovar os recursos para um projeto socioambiental: > CUSTO: condizente com a dimensão do projeto e custos-base da localidade onde será implemen- tado, até o teto de R$ 20 mil, estabelecidos em edital. > ENTREGA: no prazo definido pelo projeto, e no máximo em 12 meses. > SEGURANÇA: diagnóstico de necessidades; compromisso de uma equipe de projeto; autorização de atores locais para a realização de ações; capacidade de gerenciar recursos. > ATENDIMENTO: ética, transparência e cordialidade dos gestores e executores do projeto. > QUALIDADE: aderência à missão do parceiro; criatividade da solução; ações executadas integral- mente, no custo e no prazo; avaliação positiva dos beneficiários em relação ao projeto. A FLOR DE ENERGIA representa os recursos necessários para realizar um evento. Sem- pre que possível, o “passageiro” do evento deve definir junto com o “piloto” as caracte- rísticas dos recursos que irão satisfazer suas expectativas. Cada pétala da Flor de Energia representa uma categoria de recurso: Material, Máquina, Mão- de-obra, Método, Medidas e Meio Ambiente. Veja no exemplo abaixo os recursos necessários para preparar uma visita de monitoramento da qualidade da água: > MATERIAL: kit de monitoramento (biofísico ou físico-químico); mapa para chegar ao local do monitoramento; combustível; roupas confortáveis e botas; mochila; cantil de água; barra de cereais. > MÁQUINA: carro com tração; câmera fotográfica; relógio. > MÃO DE OBRA: um monitor com habilidade para usar o kit e voluntários, se for o caso. > MÉTODO: capacitação de voluntários para usar o kit; observação e registro de aspectos físicos e bio- lógicos; coleta de amostra da água para análise; comparação com outros dados históricos ou geo- gráficos . > MEDIDAS: meio dia de trabalho; coletas e observações conforme especificado no kit. > MEIO AMBIENTE: margens georreferenciadas do rio monitorado, próximas a vias de acesso por carro; temperaturas entre 15 e 35 graus Celsius, dependendo da época do ano; probabilidade de chuva. Em reuniões com seu grupo de trabalho, o TEvEP ajudará a percorrer os elementos principais do planejamento. Se achar benéfico, utilize a linguagem proposta até aqui.32
  5. 5. OS SETE FUNDAMENTOS DE UM EVENTO, SEGUNDO O TEVEP Depois de discutir com seu grupo os elementos propostos até aqui, você pode decodificar o có-digo genético dos vários eventos de seu projeto, utilizando os Sete Fundamentos do TEvEP. Os SeteFundamentos indicam as perguntas que devem ser feitas para planejar todos os pequenos eventosque compõem o evento maior, ou o projeto, e estabelecer as prioridades. 1. UTILIDADE 2. INERÊNCIA 3. EXPECTATIVA 4. INOVAÇÃO 5. LOGÍSTICA 6. RELEVÂNCIA 7. COMPLEXIDADEUTILIDADEO primeiro fundamento de um evento é a sua UTILIDADE, ou seja, para que ele serve. Imagine quevocê esteja planejando uma festa para todos os que colaboraram para a ação de reflorestamento damata ciliar da microbacia. A UTILIDADE desta ação é reconhecer, em todo o município, o trabalhoque foi feito. Esta informação é necessária, por exemplo, para concluirmos que este é um evento deampla confraternização, onde estarão presentes não somente os que trabalharam na atividade, mastambém familiares, autoridades e vários outros cidadãos do município.INERÊNCIAO segundo fundamento diz respeito às INERÊNCIAS do evento, ou seja, o que não pode faltar. Oque é da natureza de uma festa? Ao pensar nas inerências podemos listar as partes que se interre-lacionam para formar o todo. Para nossa festa do reflorestamento da bacia, por exemplo, é precisoque haja um local agradável para acomodar todos os convidados; que tenha espaços abertos efechados, em caso de mau tempo; que haja comida e bebida; uma equipe de coordenação; divul-gação; e um roteiro de atividades que aborde o assunto que se está celebrando.EXPECTATIVAO terceiro fundamento é a EXPECTATIVA. A Estrela das Informações nos ajudou a mapear as expecta-tivas dos nossos convidados, parceiros, e dos próprios organizadores. A capacidade de arquitetar umevento que contemple todas essas expectativas vai definir o sucesso de sua realização. Por exemplo,a equipe de organização da festa tem a expectativa de cumprir o orçamento; de que tudo aconteçadentro dos tempos previstos; de que possibilidades de acidentes sejam prevenidas; de que a comidae bebida sejam fartas e disponíveis; e de que a festa seja animada, oferecendo diversão e conforto atodos. Os convidados esperam ter transporte grátis para a festa, usufruir de boa comida e boa bebida,podendo se divertir num ambiente agradável e organizado. Os patrocinadores da festa esperam quetodos se divirtam e que o evento cumpra o propósito de reconhecer os que trabalharam pelo reflo-restamento da mata ciliar da microbacia, demonstrando que isso trará benefícios a todos os cidadãosdo município. 33
  6. 6. INOVAÇÃO O TEvEP define INOVAÇÃO como a possibilidade de oferecer “algo a mais” em relação às inerências e às expectativas. Podemos inovar na festa criando, por exemplo, um concurso de fantasias. Isso pode fazer com que os colaboradores caprichem nos figurinos, o que tornaria a festa ainda mais interativa, com a premiação dos trajes mais originais. Para inovar, pense nas rotinas do seu dia a dia. > Como você pode mostrar às pessoas que há tempo para pensar e experimentar coisas novas? > O que você pode fazer para realizar mais rápido as suas tarefas? > Como melhorar o relacionamento e a comunicação entre as pessoas? > Como mostrar que algo novo – fora de nossa agenda – é relevante? LOGÍSTICA A LOGÍSTICA define os movimentos necessários para a montagem e desmontagem de um evento. Refere-se ao fluxo de eventos entre o espaço de quem realiza e o espaço de quem recebe o evento (embalagem, transporte, armazenagem, estoque, entrega, dentre outros). No exemplo da festa que celebra o reflorestamento da bacia, a logística nos leva a avaliar se o es- paço comporta o número de convidados e se os banheiros serão suficientes. Chamarão atenção o transporte e os cuidados com alimentos, pessoas, equipamentos e prazos. RELEVÂNCIA A RELEVÂNCIA de uma ação se traduz no significado que ela tem para as pessoas ligadas ao evento. Uma ação pode ter baixa, média ou alta relevância. Depende do risco de desconforto que cause a sua falha ou interrupção. Em nossa festa, a falta de banheiros ou bebidas para matar a sede dos convidados inviabiliza o evento. Por outro lado, enquanto um show ao vivo seja desejável, a festa pode ser igualmente bem- sucedida com música gravada. Os critérios de relevância permitem indicar a prioridade de cada ação. COMPLEXIDADE Os “pilotos” de cada evento devem salientar as ações complexas e buscar soluções para viabilizá-las. As ações podem ser classificadas como de alta, média e baixa complexidade. Quanto maior a comple- xidade, maior a necessidade de alocar “pilotos” experientes para garantir o sucesso da ação. Revise as ações que você ou seu grupo listaram nos campos da Inerência, Expectativa, Inovação e Logística da festa de reflorestamento. Classifique-as segundo o conceito de relevância e complexi- dade. É importante dar foco a tudo o que é de alta relevância e baixa complexidade primeiro. Assim, são maiores as chances de sucesso. NO AMBIENTE VIRTUAL > AGORA QUE VOCÊ JÁ SE FAMILIARIZOU COM A LINGUAGEM DO TEvEP, ACESSE O FORMULÁRIO DE PLANE JAMENTO NA SEÇÃO “FERRAMENTAS DE GESTÃO” E UTILIZE O PARA PLANEJAR OS PROJETOS DE SEU GRUPO NA MICROBACIA. A DEFINIÇÃO DOS PROBLEMAS QUE VOCÊS QUE REM SOLUCIONAR VIRÁ DA PRIORIZAÇÃO DA ANÁLISE SWOT MATRIZ FFOA . CADA PROBLEMA PODERÁ GERAR UM PROJETO QUE CONTENHA UM CONJUNTO DE “EVENTOS”.34

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