STANDAR DAN PENGELOMPOKAN
DOKUMEN DALAM PERDAGANGAN
INTERNASIONAL
Oleh:
Anggiawan Pratama

Dokumen Induk
Merupakan dokumen inti yang dikeluarkan
oleh badan pelaksana utama perdagangan
internasional. Fungsinya sebagai alat
pembuktian realisasi suatu transaksi. Yang
termasuk dokumen induk diantaranya:
faktur, L/C, B/L, dan polis asuransi.

Faktur Perdagangan
• Invoice (faktur) adalah suatu dokumen yang
penting dalam perdagangan, karena dengan
data dalam invoice dapat diketahui: Berapa
jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah
penutupan asuransi, dan bea masuk.
Setidaknya ada tiga jenis invoice, yaitu
proforma, consular, dan commercial.

Faktur Perdagangan
• Proforma invoice (faktur proforma),merupakan tawaran pada
pembeli untuk menempatkan pesanannya dan seringdiminta oleh
pembeli supaya instansi yang berwenang memberikan izin impor
atauizin devisa.
• Consular invoice merupakan invoice yang dikeluarkan oleh instansi
resmi, yakni kedutaan-kedutaan (konsulat). Gunanya adalah untuk
memeriksa harga jual dibandingkan dengan harga pasar yang
sedang berlaku. Di Indonesia keharusanDokumen Induk (invoice,
L/C,B/L, Polis) untuk menyertakan consular invoice sudah dicabut.
• Commercial invoice (faktur dagang) merupakan nota perincian
tentang keterangan barang-barang yang dijualdan harga dari
barang-barang tersebut. Biasanya apabila tidak disebutkan
jenisnya,invoice yang dimaksud adalahcommercial invoice.

Faktur Perdagangan
Keterangan yang harus ada dalam commercial invoice :
• Nama dan alamat pembeli dan penjual
• Nomor dan tanggal invoice
• Nomor dan tanggal order dari pembeli
• Perincian yang lengkap tentang barang-barang sesuai
L/C
• Syarat-syarat pembayaran
• Merk dan nomor pengepakan barang
• Jumlah, berat, ongkos, premi asuransi, komisi agen
• Nama kapal/via mana

Bill of Lading (B/L)
Adalah konosemen angkutan laut berupa dokumen pengapalan
yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan
atau pengamanan. Dokumen asli menunjukkan hak pemilikan atas
barang-barang dan tanpa B/L tersebut, seseorang tidak dapat
menerima barang-barang yang disebutkan dalam B/L yang
bersangkutan dari maskapai pelayaran.
Pihak-pihak yang tercantum dalam B/L adalah:
• Shipper adalah beneficiary dari L/C (penjual)
• Consignee adalah alamat yang diberitahu tentang kedatangan
barang atau alamat tujuan barang
• Notify party atau address of arrival notice to : orang-orang yang
disebutkan dalam L/C
• Carrier : pengangkutan/perusahaan pelayaran

Bill of Lading (B/L)
B/L berfungsi sebagai:
• Bukti tanda penerimaan barang-barang, yaitu barang-
barang yang diterima olehcarrier dari shipper ke suatu
tempat tujuan dan selanjutnya menyerahkan barang-
barang tersebut kepada pihak penerima
(consignee/importir)
• Bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang-
barang antara pihak pengangkut dengan pengiriman
• Bukti pemilikan atau dokumen pemilikan barang
(document of title)yang menyatakan bahwa orang yang
memegang B/L merupakan pemilik barang yang
tercantum dalam B/L

Bill of Lading (B/L)
Jenis B/L berdasarkan nama pemilikan yang tercantum di
dokumennya:
• Bearer B/L (B/L atas pemegang)
• Straight B/L (B/L atas nama)
• B/L made out of order (B/L yang dibuat atas order)
Berdasarkan syarat pengangkutannya, B/L dibedakan menjadi:
• Short form B/L, bila syarat-syarat pengangkutan tidak
dicantumkan dalam B/L, hanya catatan singkat tentang
barang yang dikirimkan
• Long form B/L, jenis B/L yang terperinci, seluruh syarat
pengangkutan dicantumkan dalam B/L

Bill of Lading (B/L)
Jenis B/L dari sudut pandang cara pengangkutannya:
• Through B/L, bila perusahaan pengangkutan tidak dapat
menyediakan jasa- jasa langsung dari pelabuhan muat ke pelabuhan
tujuan
• Combined transport B/L, pengangkutan barang dengan lebih dari
satu jenis alat angkut
• Liner B/L, pengangkutan barang dengan jalur, jadwal dan tempat
persinggahan kapal yang sudah ditentukan
• Charter party B/L, pengangkutan barang dengan menggunakan alat
angkutan sewa atau borongan
• Container B/L, pengangkutan barang-barang dengan pengepakan,
sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan
• Groupage B/L, pengiriman barang sekaligus dengan sebuah agen
pengiriman

Bill of Lading (B/L)
Berdasarkan kondisinya, jenis B/L diklasifikasikan:
• Clean B/L, bila dalam B/L tidak tercantum
catatan-catatan tentang kekurangan barang
• Unclean, dirty, claused B/L, bila penyiapan barang
tidak sesuai dengansyarat-syarat L/C
• Stale B/L, yaitu B/L yang belum sampai kepada
consignee atau agennya ketika kapal pembawa
barang telah sampai di pelabuhan tujuan

Air Way Bill (AWB)
AWB atau konosemen udara, merupakan tanda terima barang yang
dikirim melalui udara untuk orang dan alamat tertentu. AWB diberi
cap penerbangan, tanggal pengiriman, nomor pesawat terbang, dan
tanda tangan dari maskapai penerbangan. Apabila barang tiba
sebelum dokumen, maka perusahaan penerbangan akan
memberitahukan tibanya barang kepada alamat yang dituju.
Pihak yang terlibat dalam AWB:
• Pengirim
• Maskapai penerbangan, ditanda tangani oleh pengirim
• Penerima barang, ditanda-tangani oleh pengirim dan disertakan
dalam pesawat bersama barang
• Notify party adalah pihak yang akan diberitahukan tentang tibanya
barang dan digunakan oleh penerima barang untuk menerbitkan
delivery order kepada perusahaan pengangkut barang

Railway consignment note
(surat angkutan kereta api)
Merupakan tanda terima atas pengiriman barang-
barang ekspor impor dengan pengangkutan
kereta api dari satu negara ke negara lain (misal di
eropa). Mencakup:
• Nama stasiun pemberangkatan
• Tujuan
• Nama eksportir/importir dan alamat yang dituju
• Cap stempel perusahaan kereta api yg
bersangkutan

Dokumen Asuransi
Dokumen ini berguna untuk membuktikan bahwa barang-barang yang
disebut didalamnya telah diasuransikan serta jenis-jenis risiko yang
ditanggung. Dokumen asuransi menyatakan pihak mana yang
meminta asuransi dan kepada siapa claim dibayarkan (tertanggung).
Dokumen asuransi dalam transaksi perdagangan dengan luar negeri
adalah asuransi pengangkutan barang melalui laut dikenal dengan
istilah marine insurance, atau marine cargo insurance, atau cargo
insurance.
Dalam sebuah sales contract ditegaskan tentang harga barang yang
diasuransikan. Dalam kontrak FOB atau CNF, importir bertanggung
jawab terhadap asuransi barang-barang. Dalam kontrak CIF,
eksportir yang bertanggung jawab terhadapasuransi barang-barang.
Jenis risiko yang ditanggung tergantung kepada sifat barang dan
pengaturan yang dibuat antara eksportir dan importir.

Dokumen Penunjang
Merupakan dokumen yang dikeluarkan untuk
memperkuat atau merinci keterangan yang
terdapat dalam dokumen induk, terutama
faktur perdagangan. Misalnya: Packing List,
Certificate of Origin (COO), Weight-Note,
Measurement-List, Inspection Certificate,
Chemical Analysis, Test Certificate, dan
Manufacturer’s Certificate.

Packing list
(daftar pengepakan)
Dokumen ini dibuat oleh eksportir yang
menerangkan uraian dari barang-barang yang
dipak, dibungkus/diikat dalam peti. Dokumen ini
diperlukan oleh pejabat-pejabat bea cukai untuk
kemudahan pemeriksaan. Dalam uraian barang-
barang juga disebutkan jenis bahan
pembungkus/pengepakan, dan cara
mengepaknya. Nama dan uraian barang dalam
packing list harus sama dengan commercial
invoice.

Certificate of origin
(surat keterangan asal barang)
Merupakan pernyataan yang ditandatangani
untuk membuktikan asal dari barang-barang yang
diekspor. COO menjelaskan keterangan-
keterangan barang, asal barang dan pernyataan
bahwa barang tersebut benar hasil produksi dari
negara eksportir. Biasanya surat ini dikeluarkan
oleh instansi yang ditunjuk oleh pemerintah
seperti:Kadin, Disperindag, Pengelola Kawasan
Berikat dan sebagainya. Surat ini harus
ditandatangani pejabat yang berwenang dan
dibedakan menurut kelompok atau jenis
komoditinya.

Certificate of inspection
(sertifikat pemeriksaan)
Merupakan keterangan tentang keadaan barang yang
dibuat oleh independent surveyor, juru pemeriksa
barang atau badan resmi yang disahkan oleh
pemerintah dan dikenal oleh dunia perdagangan
internasional. Sertifikat ini penting karena dapat
memberi jaminan atas :
• Mutu dan jumlah barang
• Ukuran dan berat barang
• Keadaan barang
• Pembungkusan atau pengepakan barang
• Banyaknya satuan isi masing-masing pengepakan

Certificate of quality
(sertifikat mutu)
Dokumen ini umumnya dibuat oleh badan
peneliti dan pengembangan industri yang
disahkan oleh pemerintah suatu negara untuk
memeriksa mutu barang-barang ekspor.
Keterangan dibuat berkaitan dengan hasil
analisis barang di laboratorium.

Manufacturer’s quality certificate
(sertifikat mutu pembuatan barang)
Biasanya dibuat oleh pabrik pembuat barang
ekspor atau supplier yang menguraikan
tentang mutu dari barang-barang dagang.
Penjelasan meliputi tentang baru tidaknya
barang, serta memenuhi standar atau tidak. Di
Indonesia, eksportir harus memiliki sertifikat
ini bagi setiap barang ekspornya.

Certificate of analysis
(sertifikat analisis)
Adalah dokumen yang menerangkan bahan-
bahan dan proporsi bahan yang terdapat
dalam barang-barang tertentu yang
diharuskan oleh pemeriksanya

Weight certificate/weight note/list
(surat keterangan/daftar timbangan)
Dokumen ini dibuat dan dikeluarkan oleh
badan yang disahkan oleh pemerintah yang
tugasnya memeriksa ukuran/berat barang
secara tepat. Dokumen ini juga diperlukan
untuk mempersiapkan alat-alat pengangkut
barang pada saat pemeriksaan.

Measurement list
(daftar ukuran)
Dokumen yang dibuat oleh eksportir yang
menerangkan tentang : ukuran panjang, tebal,
garis tengah, atau isi dari barang yang
bersangkutan

Sanitary, health and veterinary certificates
(sertifikat kesehatan/sanitari)
Sertifikat ini diperlukan untuk menyatakan
bahwa bahan baku ekspor telah diperiksa dan
bebas dari hama penyakit. Untuk produksi
hasil laut, tulang dan hewan ternak
keterangan diberikan dalam bentuk veterinary
certificate dan health certificate. Dokumen ini
menjelaskan tingkat kebersihan serta
kesehatan dan aspek-aspek lainnya dari
barang tersebut. Dokumen dikeluarkan oleh
jawatan resmi pemerintah setempat.

Draft/bill of exchange
(wesel)
Adalah sebuah alat pembayaran yang merupakan perintah yang
tidak bersyarat dalam bentuk tertulis, yang ditujukan oleh
seseorang kepada orang lain, ditandatangani oleh orang yang
menariknya dan mengharuskan si tertarik untuk membayar pada
saat diminta atau pada suatu waktu tertentu di kemudian hari,
sejumlah uangkepada orang tertentu atau si pemegang wesel
Pihak yang terlibat dalam wesel:
• Drawer : Pihak yang menandatangani wesel (penarik)
• Drawee : Pihak yang menerima pembayaran
• Payee : Pihak yang menerima pembayaran
• Endorsee : Pihak kepada siapa wesel dipindahkan (endorsee : yang
memindahkan, endorsement : pemindahan/pengalihan).

Dokumen Pembantu
Merupakan dokumen yang diperlukan untuk
membantu para pelaksana dalam
menjalankan tugas lanjutan, tergantung pada
kondisi dan jenis barang ekspor yang
bersangkutan.
Contohnya: instruction manual, layout
scheme, freight forwarder’s receipt, D.O,
warehouse receipt, trust receipt, brochure
atau leaflet.

Penerbit Dokumen Ekspor Impor
Pelaku Dokumen yang Diterbitkan
Produsen · Kontrak Penjualan
· Manufacturer Certificate
· Instruction Manual
· Brochure
Eksportir · Brosur
· Offer sheet
· Sales Contract
· Invoice
· Consular Invoice
· Packing List
· Weight Note – Measurement List
· Letter of Indemnity
· Letter of Subrogation
· PEB/PEBT (Pemberitahuan EksporBarang/Tertentu)
Bank · Akad Kredit
· Letter of Credit
· SSP/SSPBC (Surat Setoran Pajak/dan Bea Cukai)
· Nota Perhitungan Pembayaran Wesel Ekspor

Pelaku Dokumen yang Diterbitkan
Balai Pengujian dan Sertifikasi Mutu Barang · Certificate of Quality
· Test – Certificate
· Chemical Analysis
Usaha Jasa Transportasi (Freight Forwarder) · Packing List
· Measurement List
· Weight Note
Bea Cukai · Fiat (izin) muat barang
Badan Karantina Pertanian · Izin impor tanaman, hewan, dan ikan
Surveyor Independen · Certificate of Quality
· Certificate of Weight
· Chemical Analysis
· Survey Report
· Inspection Certificate
· Test Certificate
Perusahaan Asuransi · Cover Note
· Insurance Policy
BPEN-ITPC-LPE-PIB-Atase-JETRO-KOTRA-AMCHAM-INA dan lain-
lain
· Informasi umum
· Promosi
· Misi dagang
· Pameran dagang
· Konsultasi perdagangan

Pelaku Dokumen yang Diterbitkan
Perusahaan Pelayaran (Shipping/Carrier) · Mate’s Receipt (Resi Mualim)
· Bill of Lading
· Except Bewijs (EB)
· Claims Constatering Bewijs (CCB)
Angkutan Udara (EMKU) · Airways Bill (AWB)
Departemen Perdagangan · Quota Tekstil, Kopi, dll
· Surat Keterangan Asal (SKA)
· Angka Pengenal Ekspor (APE)
· Angka Pengenal Impor (API-U)
· Angka Pengenal Importir Terdaftar(Approved Trader)
Ditjen Pajak · NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
Kedutaan Negara Asing · Consular Invoice
· Customs Invoice
Instansi Teknis · Izin impor barang tertentu (sesuai HS yang diatur)

TERIMA KASIH