Departamento de banquetes de un hotel

1. DEPARTAMENTO
DE BANQUETES
DE UN HOTEL
Tania Sánchez Quezada

2. El Departamento de banquetes
◦ Es el responsable de organizar diferentes tipos de eventos.
◦ De esta forma se ponen a disposición del cliente los salones, la
infraestructura del hotel, su material y equipo y sobre todo, el
conocimiento y la experiencia del personal, tanto
administrativo como operacional, en este tipo de eventos, lo
cual tiende a garantizar un desarrollo impecable.

3. ◦ Este tipo de departamento permite planificar de ante mano
los horarios, cantidad y honorarios de su personal al hotel y
mantener un mejor control de costos en la mercancía; para
así obtener una alta rentabilidad.
◦ En realidad, es relativamente más fácil administrar un
Departamento de banquetes que
un restaurante.

4. ◦ Un evento se debe organizar, tomando en cuenta hasta el
más pequeño de los detalles. Tanto la experiencia como la
intuición juegan un papel fundamental, pues se deben tomar
en cuenta las contingencias inherentes al personal y al
establecimiento.

5. ◦ En varios hoteles, una reservación de más de diez personas
es considerada como un banquete. E inclusive pueden
llegar a planearse eventos con cientos o miles de personas,
donde éstas conocerán el establecimiento, para convertirse
en clientes potenciales de los diferentes tipos de servicio que
éste ofrece.

6. Diferentes tipos de Banquetes

7. Celebraciones de carácter social.
◦ Bautizos.
◦ Primeras comuniones.
◦ Confirmaciones.
◦ Fiestas de quince años.
◦ Bodas.
◦ Aniversarios.
◦ Graduaciones.
◦ Bar Mitzvah o Bat Mitzvah.
◦ Fiestas de fin de año.
◦ Compromisos matrimoniales.
◦ Fiestas navideñas.
◦ Desayunos, comidas, cenas.

8. Celebraciones de carácter
empresarial.
◦ Fiestas de empresas.
◦ Conferencias.
◦ Ferias.
◦ Seminarios.
◦ Exposiciones.
◦ Asambleas.
◦ Congresos.
◦ Desayunos, comidas, cenas.
◦ Aniversarios
◦ Posadas

9. ◦ El organizador del evento posee una idea bastante precisa
de lo que desea. La tarea del ejecutivo de ventas de
banquetes consiste en satisfacer los deseos del cliente, en
la medida de lo posible, en cuanto a las capacidades del
establecimiento y los medios financieros de los que dispone
el organizador ( cliente ).

10. Los primeros pasos.
El inicio de la celebración comienza muchas veces con una
llamada telefónica, o visita por parte del cliente. Es el momento
cuando éste desea saber, si el salón que mejor se ajusta a su
evento está disponible en la fecha deseada.
◦ Además, da a conocer al hotel lo que necesita y deja su
información, con el fin de recibir pronto la documentación
correspondiente.
◦ Cabe aclarar, que a esto
◦ se le llama “ cotización ”.

11. Para formar una cotización
◦ Las primeras preguntas por lo general son :
◦ Día , fecha, hora y número de invitados.
◦ Tipo de celebración.
◦ Nombre completo, dirección y número de teléfono para contactarle.
◦ Deben , consultar con el libro de reservaciones o la agenda del hotel en
ese mismo instante para conocer la disposición de los salones
en determinada fecha.
◦ En caso de que el salón esté libre, se procederá a reservarlo en calidad
“tentativa ” y se le va a dar un plazo al cliente, en el cual deberá
confirmar la realización del evento. De ser así, deberá dar un adelanto
de por lo menos un 30% de la cantidad total aproximada.

12. La confirmación de un
evento.
◦ Cuando se confirma un evento, por parte del cliente u
organizador, la persona encargada en el hotel procederá con la
presentación de un contrato que será firmado por ambas partes.
Ésta es la última oportunidad para aclarar cualquier duda en
forma general con el cliente y así tener muy en claro lo que ésta
contratando con el hotel.
También se va a elaborar una hoja de función, ó servicio (Ditto)
que se utiliza de forma interna en el establecimiento, la cual se
reparte a todos los departamentos involucrados en la realización
del evento
◦ .

13. Check list para la mise en place.
◦ Como ya se mencionó anteriormente, es muy útil ayudarse de una “
Check list ” o lista de control.
◦ Con el fin de llevar a cabo una adecuada mise en place, de acuerdo
con su respectiva lista de control, se necesita:
◦ Obtener todos los datos sobre la preparación y presentación de los
platos.
◦ Decidir cuál es el tipo de servicio óptimo.
◦ Hacer una lista de todo el material necesario.

14. ◦ Reservación definitiva del salón(es).
◦ Disposición de las mesas.
◦ Hora de inicio del evento en general y del aperitivo, cena, comida ,
desayuno, etc.
◦ Menú.
◦ Bebidas.
◦ Café y digestivos.
◦ Cigarros, puros.
◦ Niños: necesidad de niñeras, sillas especiales, atracciones, etc.
◦ Equipo especial: audiovisual, luces, etc.
◦ Música, tarimas, estrados y pista de baile.
◦ Apertura prolongada: bocadillos a media noche, servicio de desayuno,
etc.
◦ Decoración, flores, fotógrafos y números en las mesas.
◦ Traductores y edecanes.
◦ Cómo se pagará la cuenta.
◦ Persona encargada de cambios de última hora.

15. La distribución de
responsabilidades por
departamento
◦ El personal necesario para llevar a cabo cada evento debe definirse antes que
cualquier otro aspecto. Si surge la necesidad, se contratarán personal extras-eventual
por ese día. Luego se determinará qué actividad hace cada cual,
como y dónde. Por ejemplo:
◦ Limpieza del salón.
◦ Disposición de las mesas.
◦ Estaciones de servicio/ bar/ buffet/ aperitivos.
◦ Pulida y limpieza de la mise en place.
◦ Vestida de las mesas, del buffet, de las estaciones, etc.
◦ Mise en place en la sala y en área de steward.
◦ Montaje del buffet.
◦ Limpieza de los baños y áreas cercanas a los salones.
◦ Mantenimiento de los salones; por ejemplo, verificar que no haya ninguna
lámpara o foco quemado, etc.

16. El Maître-D’Hotel y el Chef
El ejecutivo deciden sobre la presentación de los platos, tomando
en consideración claro está, los gustos y preferencias del cliente.
◦ Con esta información el Maître D’ Hotel puede hacer una lista más
completa del material necesario, para el servicio de cada uno de
los platos. A ésta se le agregará un 10% de más del material como
reserva, de garantía para el cliente en caso de necesitarse una
hora extra.

17. Organigrama del hotel

19. Los salones.
◦ Los grandes establecimientos pueden recibir un número importante
de personas en sus salones, los cuales pueden dividirse en salas más
pequeñas, por medio de paredes corredizas a prueba de sonido.
◦ El área de banquetes también debe estar equipada de un “
lobby ” ( antesala ), baños y vestidores.

22. Mobiliario.
Las mesas tanto de invitados como de buffet, deben ser de
diferentes tamaños, y formas, sólidas, ligeras y plegables.
◦ Las sillas deben ser cómodas.
◦ Los carritos de servicio y las estaciones de bar-móviles también
forman parte del mobiliario del Departamento de banquetes.

24. El montaje de los salones.
◦ Los salones para eventos deben permitir diferentes disposiciones
en cuanto a montaje, para satisfacer los gustos y preferencias de
los clientes.

28. Material.
◦ La mantelería debe ser igual y de diferentes formas y tamaños de
acuerdo con las mesas. De cada tamaño o forma debe existir el triple
del número de mesas, por si se presentan diferentes eventos al mismo
tiempo; mientras otra parte de la mantelería puede estarse lavando.
◦ Todo el material de mesa, por ejemplo: la vajilla, los cubiertos y la
cristalería, entre otros, debe ser duradera, de diferentes tamaños y fácil
de limpiar, fácil de reponer y de mantener.
◦ Todo el material técnico; es decir: pistas de
baile, tarimas, podiums, equipo audiovisual,
etc.; también es parte del Departamento
de banquetes y su tipo y cantidad, van a ir de
acuerdo con la capacidad del establecimiento.

29. Banquete

33. Que se encarga el
departamento de banquetes?
Es el responsable de administrar el
hotel
Es el responsable de coordinar el
personal de la limpieza de hotel.
Es el responsable de organizar
diferentes tipos de eventos.

34. Que es mas fácil de administrar
un banquete o un restaurante.
◦Un banquete

35. Menciona algunas
celebraciones social:
◦Boda
◦Graduaciones
◦Aniversarios
◦Cumpleaños

36. Menciona algunas
celebraciones empresariales:
◦Conferencias
◦Exposiciones
◦Cursos
◦Aniversarios de empresas

37. Cuales son los pasos de para
contratar un banquete:
◦Primero visitar el lugar
◦Hacer una cotización
◦Confirmación del evento
◦Contrato
◦Checo list

38. Cuantos tiempos hay de
banquete:
◦De 4 a 5
◦De 8 a 10
◦De 6 a 8

39. GRACIAS