Recommended
More Related Content
Similar to Coaching for Optimal Performance.ppt
Similar to Coaching for Optimal Performance.ppt (20)
Coaching for Optimal Performance.ppt
- 2. 2 Contents 1. Karakteristik Coach yang Baik 2. Elemen-elemen dari Sesi Coaching yang Baik 3. Ketrampilan Komunikasi untuk Coaching yang Efektif 4. Lima Langkah Coaching untuk Optimalisasi Kinerja 5. Strategi Coaching untuk Tipe Kepribadian yang Berbeda-beda
- 3. 3 Karakteristik dari Coach yang Baik
- 4. 4 Karakteristik Coach yang Baik Positive Goal-oriented Supportive Fokus Penuh Perhatian
- 5. 5 Positif • Tugas anda bukan melakukan koreksi kesalahan, mencari kesalahan atau menyalahkan • Fungsi anda adalah untuk mengembangkan produktifitas karyawan dengan cara melakukan coaching yang mendorong kineja unggul Karakteristik Coach yang Baik
- 6. 6 Supportive • Tugas anda sebagai coach adalah untuk membantu staf Anda mendapatkan apa yang mereka butuhkan guna menuntaskan pekerjaan dengan baik • Kebutuhan ini dapat mencakup kebutuhan fasilitas kerja, waktu Anda untuk berdiskusi, ataupun berupa instruksi kerja yang jelas Karakteristik Coach yang Baik
- 7. 7 • Sampaikan tugas-tugas yang Anda berikan dengan sasaran yang jelas dan terukur • Komunikasikan tugas dan sasaran tersebut kepada setiap staf/pekerja agar mereka tahu apa yang diharapkan darinya Karakteristik Coach yang Baik Goal Oriented
- 8. 8 Fokus • Coach yang baik bersifat spesifik dan fokus • Fokus pada tindakan yang hendak diperbaiki kualitasnya, dan spesifik ketika merancang solusi untuk meningkatkan kinerja Karakteristik Coach yang Baik
- 9. 9 Penuh Perhatian • Coach yang baik memberikan perhatian (care) dan peduli terhadap segenap tantangan yang tengah dihadapi stafnya. • Ia senantiasa melibatkan diri bersama-sama dengan staf untuk merumuskan tindakan pengembangan terbaik yang diperlukan para staf-nya. Karakteristik Coach yang Baik
- 10. 10 Bos vs. Coach Boss • Banyak bicara • Memegang kendali • Memerintah • Bekerja untuknya • Menyalahkan • Menjaga jarak • Banyak mendengarkan • Memegang komitmen • Challenge • Bekerja bersama • Bertanggung jawab • Menjaga hubungan Coach
- 11. 11 Keuntungan Coach yang Baik Meningkatkan kinerja dan produktivitas pegawai Membantu mengembangkan kompetensi karyawan Membantu mendiagnosa permasalahan kinerja Membantu memperbaiki kinerja yang kurang memuaskan Membina hubungan kerja yang produktif
- 12. 12 Elemen Kunci untuk Membangun Good Coaching Session
- 13. 13 Elemen dari Sesi Coaching yang Baik Adanya Tujuan yang Jelas Penetapan Ground Rules Selalu Fokus Membangun Dialog Berbicara dengan Jelas Bersikap Open Mind
- 14. 14 Menentukan Tujuan • Memiliki tujuan yang jelas pada permulaan sesi coaching akan sangat membantu Anda membangun sebuah diskusi yang fokus dan produktif Elemen dari Sesi Coaching yang Baik
- 15. 15 Menentukan Ground Rules • Setiap sesi coaching yang baik mesti disertai dengan sejumlah “aturan main” yang jelas, semisal : berapa lama durasi pertemuan, peran yang jelas dari atasan ataupun bawahan yang di-coach, ataupun aturan mengenai skema tindak lanjut dari sesi coaching. Elemen dari Sesi Coaching yang Baik
- 16. 16 Selalu Fokus Beberapa panduan untuk menjaga tetap fokus : • Mencegah adanya “interupsi” semua yang dapat merusak atmosfer pertemuan • Jangan melihat ke desktop atau PDA anda • Fix phone dan HP sebaiknya juga di-off agar tidak memberikan gangguan Elemen dari Sesi Coaching yang Baik
- 17. 17 Membangun Dialog • Bangunlah dialog yang konstruktif, bukan monolog • Jika anda melakukan coach dengan baik, pegawai anda seharusnya yang berbicara lebih banyak Elemen dari Sesi Coaching yang Baik
- 18. 18 Berbicara yang jelas • Tips ini akan membangun komunikasi lebih efektif : • Gunakan istilah yang paling sederhana dan umum • Hindari menggunakan jargon • Berusaha spesifik • Menggunakan ilustrasi dan contoh konkrit yang sudah familiar Elemen dari Sesi Coaching yang Baik
- 19. 19 Bersikap Open Mind • Sebuah sesi coaching akan berlangsung dengan baik, jika semua pihak bersikap open mind. • Bersikapkah terbuka terhadap beragam ide dan masukan, guna merumuskan solusi yang paling efektif Elemen dari Sesi Coaching yang Baik
- 20. 20 Ketrampilan Komunikasi untuk Coaching yang Efektif
- 21. 21 Tujuh Prinsip Komunikasi untuk Coach 1. Haluskan kata ‘kamu’ atau ubah kata ‘saya’ untuk menghindarkan suara yang seolah menekan • Daripada : ‘Kamu harus….’, ucapkan ‘Dapatkah anda….’ atau ‘Dapatkah anda untuk ….’ 2. Fokus kepada Solusi, bukan permasalahan • Daripada ‘Kita kehabisan susu….’, ucapkan ‘Kita akan pergi berbelanja untuk membeli susu’
- 22. 22 3. Ganti kata Tidak Bisa menjadi Bisa • Dari pada ‘ Kita tidak dapat melakukan itu sampai minggu depan’, ucapkan ‘ Kita dapat melakukan hal itu minggu depan’. 4. Mengambil tanggung jawab – jangan menyalahkan • Dari pada ‘Ini bukan kesalahan saya’, ucapkan ‘Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan permasalah tersebut’. Tujuh Prinsip Komunikasi untuk Coach
- 23. 23 5. Ucapkan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak anda inginkan • Daripada ‘Jangan menyetir mobil terlalu cepat’, ucapkan ‘Menyetirlah dengan hati-hati’ 6. Fokus ke depan, bukan masa lalu • Daripada “Saya telah memberi tahu kamu sebelumnya…” ucapkan “Mulai sekarang dan seterusnya…….” 7. Bagi informasi daripada berdebat dan menuduh • Daripada ‘Bukan, anda salah’, ucapkan ‘Saya melihatnya seperti ini….’ Tujuh Prinsip Komunikasi untuk Coach
- 24. 24 Menggali Informasi dengan EARS E – explore dengan mengajukan pertanyaan A – affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan R – refleksikan bahwa anda memahaminya S – silence/diam, lebih banyak mendengarkan
- 25. 25 Untuk mendengarkan lebih efektif….. Perhatikan Penampilan Fisik – bahasa tubuh yang tepat akan membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan mendorong pembicara untuk lebih memberikan banyak informasi kepada kita Perhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara, dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai, dengarkan dulu, baru melakukan penilaian Teliti pengucapan – makna, kejelasan, teliti lebih lanjut, rangkum pemahaman anda
- 26. 26 Kebiasaan yang Baik untuk menjadi Pendengar yang Efektif • Melihat ke pembicara untuk mengetahui bahasa tubuhnya dan mengambil nuansa pembicaraan • Mengajukan pertanyaan • Memberikan waktu bagi pembicara untuk menekankan pikiran mereka • Memberikan mereka kesempatan untuk menyelesaikan apa yang mereka katakan sebelum memberikan pendapat • Tetap santai, tenang, dan mengendalikan emosi • Merespon dengan anggukan dan ‘uh-uhms’
- 27. 27 Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching Pertanyaan yang efektif adalah yang singkat Pertanyaan yang efektif adalah fokus Pertanyaan yang efektif adalah yang relevan Pertanyaan yang efektif adalah yang membangun
- 28. 28 Pertaanyaan yang efektif adalah yang singkat • Pertanyaan yang terlalu panjang dan bertele-tele dapat mengaburkan substansi pertanyaan Anda • Kalimat yang pendek tidak hanya mudah diucapkan, tetapi juga mudah dipahami Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching
- 29. 29 Pertaanyaan yang efektif adalah yang fokus • Targetkan satu subjek khusus untuk setiap pertanyaan • Jika anda tidak melakukannya, anda akan menghasilkan jawaban yang tidak berarti Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching
- 30. 30 • Jaga pertanyaan anda tetap kepada subjek dan target • Jika jawaban melenceng dari tujuan, sebaiknya upayakan agar kembali ke fokus Pertaanyaan yang efektif adalah yang relevan Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching
- 31. 31 • Anda harus menonjolkan hal yang positif dalam mengajukan pertanyaan, bukan karena anda harus terlihat menyenangkan, tetapi karena hal itu akan pertanyaan Anda menjadi lebih efektif Pertaanyaan yang efektif adalah yang membangun Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching
- 32. 32 Pertanyaan Eksploratif Pertanyaan terbuka Pertanyaan terbuka memberikan banyak informasi karena memberikan kesempatan kepada individu untuk menjelaskan hal terpenting Probing Questions Probing questions digunakan untuk mengelaborasi secara lebih detil isu yang tengah didiskusikan
- 33. 33 Pertanyaan Tertutup vs Terbuka Apa yang terjadi? Apa penyebab hal itu ? Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk menyelesaikan perjalanan anda? Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwa kandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang kita inginkan? Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting? dengan baik?
- 34. 34 Beberapa Probing Questions • Apakah Anda dapat lebih spesifik? • Apakah Anda dapat memberikan contohnya kepada saya? • Apa yang terjadi kemudian? • Apa contohnya? • Menurut Anda, apakah yang menjadi penyebabnya? • Apakah Anda dapat memberitahukan kepada saya secara detail?
- 35. 35 Lima Langkah untuk Sesi Coaching yang Efektif
- 36. 36 Lima Langkah Coaching Gambarkan masalah kinerja secara profesional Diskusikan penyebab masalahnya Kenali dan catat solusi yang mungkin Kembangkan rencana tindakan secara spesifik Atur sesi lanjutan
- 37. 37 Gambarkan Masalah Kinerja Gambarkan masalah kinerja secara profesional • Saat Anda menggambarkan permasalahan, Anda harus lebih spesifik. • Tunjukkan level kinerja yang dapat diterima (kuantitas atau kualitas) dan tunjukkan secara langsung kepada karyawan jika hasil mereka tidak sesuai dengan level tersebut. • Dengan mengacu ke data-data yang ada dapat membantu Anda dalam menunjukkan permasalahan yang ada kepada karyawan. • Penting bagi Anda untuk membuka diskusi ini dengan cara yang positif, bukan dengan cara mengancam
- 38. 38 Diskusikan penyebab masalahnya • Tetap santai dan bersahabat • Kumpulkan seluruh informasi yang Anda dapatkan mengenai permasalahan yang ada dengan menanyakan pertanyaan terbuka (pertanyaan umumnya dimulai dengan kata-kata seperti “Bagaimana”, “Apa”, “Siapa”, dan “Kapan”) • Pertanyaan ini akan membawa Anda semakin dekat dengan sumber permasalahan Diskusikan Penyebab Masalahnya
- 39. 39 Diskusikan penyebab masalahnya • Anda mungkin merasa inilah saatnya untuk menanyakan beberapa pertanyaan secara spesifik yang dirancang untuk memperjelas dan menunjukkan penyebabnya dengan tepat • Ketika karyawan mengungkapkan kekhawatiran atau kefrustasian dalam menjalani faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikannya, maka itulah saat yang tepat bagi Anda untuk mendengarkan dan menanggapi dengan empati. Diskusikan Penyebab Masalahnya
- 40. 40 Mendiagnosa Permasalahan Kinerja Role Expectations Kemampuan (Keterampilan dan Pengetahuan) Desain Pekerjaan Lingkungan Kerja Masalah / Motivasi Pribadi Permasalahan kinerja kebanyakan berkaitan dengan satu (atau lebih ) dari lima faktor berikut :
- 41. 41 Role Expectations Kemampuan (keterampilan dan pengetahuan) • Apakah karyawan mengetahui apa yang diharapkan darinya? Apakah dia mengetahui juga apabila terjadi permasalahan? • Apakah karyawan memiliki keterampilan, kemampuan, dan bakat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya? Apakah dia mendapatkan mentor untuk dapat melakukan pekerjaannya dengan baik? Mendiagnosa Permasalahan Kinerja
- 42. 42 Desain Pekerjaan Lingkungan Kerja • Apakah karyawan memiliki alat dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya? Apakah sistem yang ada telah mendukung pencapaian kinerja yang baik? • Apakah kinerja yang baik diberikan penghargaan? Apakah kinerja yang buruk tetap di hargai? Apakah karyawan diperlakukan dengan adil? Apakah kondisi pekerjaan mendukung pencapaian kinerja yang baik? Mendiagnosa Permasalahan Kinerja
- 43. 43 Masalah/ Motivasi Pribadi • Apakah ada permasalahan kehidupan pribadi karyawan yang mempengaruhi kinerjanya? Apakah sikap karyawan telah menghalangi kesuksesan karyawan tersebut dalam menerapkan keterampilan dan kemampuannya? Mendiagnosa Permasalahan Kinerja
- 44. 44 Identifikasi solusi-solusi yang mungkin • Setelah Anda mengidentifikasi penyebab dari masalah kinerja, Anda akan merasa perlu untuk memutuskan bagaimana memperbaikinya • Karyawan merupakan orang yang terdekat dengan permasalahan – maka tanyalah ide mereka dan catat. • Karyawan akan lebih sungguh-sungguh dalam menyelesaikan permasalahan jika dia dapat ikut memberikan solusinya. Mengidentifikasi Solusi yang Mungkin
- 45. 45 Mengatur Sesi Lanjutan Mengatur Sesi Lanjutan • Mengatur tanggal untuk bertemu kembali, memberitahu karyawan bahwa Anda ingin mengetahui bagaimana dia menerapkan action plan yang telah direncanakan • Pertemuan lanjutan memungkinkan Anda dan karyawan memperoleh waktu bersama- sama untuk mendiskusikan beberapa kemajuan atau permasalahan dan merencanakan tindakan selanjutnya.
- 46. 46 Strategi Coaching untuk Kepribadian yang Berbeda-beda
- 48. 48 Dominance • Mereka senang mengendalikan lingkungan mereka • They are direct, forceful, impatient, and can be extremely demanding • Ketika mereka dimotivasi secara negatif, mereka dapat menjadi tidak patuh. • Mereka tidak suka diberitahukan apa yang harus dilakukan. • Mereka enggan melakukan tugas yang melibatkan hal-hal yang harus dilakukan secara detail. • Mereka cepat menjadi bosan dengan tugas-tugas yang rutin.
- 49. 49 Influencing • Mereka tidak suka menangani detail yang kompleks • Mereka lebih menyukai berhadapan dengan orang (people oriented) daripada dengan tugas (tasks). • Mereka senang membuat kesan yang baik dan lingkungan yang mampu memberikan motivasi • Mereka akan membicarakan apapun yang ada dalam pikirannya dengan Anda • Mereka memotivasi karyawannya dan senang membangkitkan semangat mereka • Ketika mereka di motivasi negatif, mereka akan cenderung menjadi ngambek
- 50. 50 Steadiness • Mereka senang bekerjasama dengan orang lain dalam menjalankan tugas. • Mereka sabar, dapat dipercaya, setia, namun cenderung resisten terhadap perubahan yang terjadi secara mendadak dalam lingkungan mereka • Mereka menghargai langkah-langkah pendekatan yang teratur/sistematis • Mereka memberikan unjuk kerja yang konsisten, perilaku yang dapat diprediksikan, dan cenderung stabil, menjaga keharmonian lingkungan kerja • Ketika mereka kehilangan motivasi mereka menjadi keras kepala, suasana hatinya biasanya diekspresikan dalam bentuk perlawanan yang pasif.
- 51. 51 Compliance • Mereka cenderung hati-hati dalam bertindak serta menuntut kualitas dan ketepatan • Mereka menghargai kesempatan untuk melakukan perencanaan yang seksama dan berhati-hati • Mereka adalah pemikir yang kritis dan sangat teliti terhadap hal detail • Mereka siap meluangkan waktu untuk menganalisa situasi dan menyukai sesuatu yang pasti, mereka berhati-hati dalam menerima perubahan yang mendadak. • Mereka senang mengikuti prosedur dan standar • Ketika mereka termotivasi secara negatif, mereka menjadi sinis atau mengkritik secara berlebihan.
- 52. 52 • Ketika Anda berinteraksi dan berkomunikasi dengan mereka, Anda harus jelas, langsung, dan tepat sasaran (to the point). • Hindari menjadi orang yang berbicara terlalu banyak mengenai hal-hal di luar pekerjaan • Biarkan mereka mengetahui Apa yang Anda harapkan dari mereka. Jika Anda harus memerintah mereka, berikan pilihan yang memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengambil keputusan. • Setujuilah kebutuhan mereka untuk melakukan variasi dan perubahan. Jika memungkinkan, berikan tantangan baru, Strategi Coach untuk Dominance Dominance
- 53. 53 Strategi Coach untuk Influencing Influencing • Bertanyalah mengenai hal-hal yang terjadi dalam kehidupan mereka di luar kantor • Ajak mereka berbagi dengan Anda mengenai cita-cita mereka baik cita-cita profesional ataupun personal • Satukan tujuan Anda dengan mimpi dan cita-cita mereka • Ciptakan suasana dan interaksi yang demokratis dengan mereka
- 54. 54 Strategi Coach untuk Steadiness Steadiness • Berikan aturan spesifik dan kepastian dalam bekerja • Ketika menerapkan perubahan, pastikan untuk memberikan gambaran yang sistematik. Mereka perlu merasa aman. • Yakinkan mereka bahwa Anda telah memikirkan berbagai hal yang akan dilalui sebelum perubahan dimulai. Sampaikan rencana untuk menghadapi dan mengantisipasi masalah yang mungkin akan terjadi.
- 55. 55 Strategi Coach untuk Compliance Compliance • Berikan kesempatan untuk mendemonstrasikan keahlian mereka • Berikan tugas yang menuntut ketelian dan detil • Berikan juga tugas yang menuntut sistematika berpikir dan tindakan yang tinggi, sebab mereka kuat dalam aspek ini.
- 56. 56 Recommended Further Readings 1. Marshal J. Cook, Effective Coaching, McGraw Hill 2. Jack Cullen and Len D’Innocenzo, Coaching to Maximize Performance, Velocity Business Publishing