El documento establece las directrices para el proceso de actualización, modificación y registro de la matrícula de estudiantes para el período escolar 2022-2023 en las instituciones educativas. Incluye instrucciones sobre la prosecución masiva de estudiantes a grados superiores, la modificación de planes de estudio, datos de estudiantes y docentes, y el registro de nuevos ingresos. También presenta un cronograma para la prórroga de este proceso.

1. DRA. YUNIS HERNÁNDEZ
DRA. YUNIS HERNÁNDEZ
DIRECTORA GENERAL DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO
DIRECTORA GENERAL DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO
ING. YSAYANA GUERRA
ING. YSAYANA GUERRA
DIRECTORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR
DIRECTORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR
PRÓRROGA PARA LA
PRÓRROGA PARA LA
METODOLOGÍA DEL
METODOLOGÍA DEL
PROCESO DE PROSECUCIÓN
PROCESO DE PROSECUCIÓN
MASIVA DE LA CARGA DE LA
MASIVA DE LA CARGA DE LA
MATRÍCULA DE LAS Y LOS
MATRÍCULA DE LAS Y LOS
ESTUDIANTES DEL PERÍODO
ESTUDIANTES DEL PERÍODO
ESCOLAR 2022 – 2023
ESCOLAR 2022 – 2023

2. Proceso Prosecución masiva de la Carga de la Matrícula de las y los
Proceso Prosecución masiva de la Carga de la Matrícula de las y los
estudiantes en todos los Niveles del período escolar 2022 – 2023.
estudiantes en todos los Niveles del período escolar 2022 – 2023.
Durante cada período escolar las y los Directores de los Instituciones
Educativas deben realizar el proceso Actualización, Modificación y
Registro de la carga de la matrícula de los Niveles de Educación
Inicial, Primaria y Media y Modalidades en el Sistema de Gestión
Escolar (SGE). La implementación de este mecanismo, garantizará la
prosecución de estudios de forma masiva e inmediata al grado o año
superior para el período escolar 2022 – 2023 de las y los estudiantes
en el Sistema de Gestión Escolar. (Circular N°02, numeral 1.3).
De la Modificación del Plan de Estudio 31059
De la Modificación del Plan de Estudio 31059
1.Antes de realizar el proceso de Actualizar Asignaturas, debe Modificar
Modificar la
sección al único plan de estudio del nivel de Educación Media General (31059),
Educación Media General (31059),
para ello debe borrar la información del campo de Modalidad*, es decir, eliminar
Sistema Regular la cual es la opción ya establecida, con el fin que se reinicie la
información del Nivel* y así sucesivamente se va borrando el resto de los
campos de las opciones ya establecidas.
2.Posteriormente deberá llenar los campos nuevamente con las opciones que
corresponde a cada una, es decir, en el campo Modalidad*: Sistema Regular,
Nivel*: Educación Media General, Plan*: Educación Media General, el Grado*
y la Sección*.
3.Una vez cumplido los pasos 1 y 2 podrá dar un clic a la opción Actualizar
Asignaturas, las cuales deben ser las áreas de formación del único plan de
estudio del nivel de Educación Media General (31059)
Educación Media General (31059). Este mismo
procedimiento debe realizarlo desde el 1er año hasta el 5to año del Nivel de
Educación Media General.

3. De la Modificación de la Estructura de la Institución Educativa
De la Modificación de la Estructura de la Institución Educativa
(Circular 2, Numeral 1.5)
(Circular 2, Numeral 1.5)
1.Antes de realizar cualquier acción dentro del Sistema de Gestión Escolar, es
necesario tener en digital o impreso la nómina del personal Docente, Administrativo
y Obrero, con el fin de actualizar o modificar la Estructura del Plantel.
Dependiendo del caso la o el Director debe:
a) Registrar Nuevo personal.
b) Actualizar el Estatus (Activo/Inactivo).
c) Editar los Datos (Como por ejemplo: Grado de Instrucción*,
Especialidad del Personal*, Denominación*, entre otras).
2.Luego de cumplir con los pasos a), b) y c) debe dar un clic al botón Cerrar
Proceso de Registro de Personal.
3.Como se está iniciando un cambio para este período escolar 2022 – 2023, previo
a este paso debió haber realizado el proceso de modificación del Plan de Estudio
31059, para realizar el Proceso de Actualización de las Asignaturas, en virtud
que existen aún Instituciones Educativas con Planes de estudio no vigentes, sino
realiza esta modificación no podrá visualizar la prosecución inmediata y masiva de
las y los estudiantes dentro de su Institución en el Sistema de Gestión Escolar.
4.Posteriormente, la o el Director deberá actualizar en su TOTALIDAD
TOTALIDAD, a las y los
Docentes en cada una de las Secciones del nivel/grado/año de acuerdo al área de
formación, en la opción Asignar Docentes, recuerde que una vez culminado con
la asignación, debe Cerrar Proceso de Asignación de Docentes.

4. De la Actualización y Modificación de la Carga Masiva de la
De la Actualización y Modificación de la Carga Masiva de la
Matrícula (Circular 2, Numeral 1.3)
Matrícula (Circular 2, Numeral 1.3)
1.En el Sistema de Gestión Escolar se realizó un proceso de prosecución de estudios de
forma masiva de las y los estudiantes, es decir, las y los estudiantes que cursaron
estudios durante el período escolar 2021 – 2022 estarán inscritos de forma automática en
el nivel/grado/año superior de este período escolar 2022 – 2023, sin embargo la o el
Director deberá realizar las siguientes acciones al momento de ingresar:
1. Verificar si tiene la totalidad de las y los estudiantes en las secciones de cada
nivel/grado/año para este período escolar 2022 – 2023, es decir, si todos los
estudiantes tuvieron prosecución completa del 2021 – 2022 al 2022 – 2023.
2. Una vez culminado el paso anterior, la o el Director deberá realizar las
modificaciones o actualizaciones necesarias de las y los estudiantes, y tener en
consideración lo siguiente:
1. Si uno o más estudiantes no continuarán cursando estudios en el Institución
Educativa, deberá excluir o excluirlos de forma inmediata, ya que
obstaculizará que las o los estudiantes puedan ser registrados en otro
Institución Educativa u otro estado.
2. Si la o el estudiante para el período escolar actual 2022 – 2023 tiene áreas
pendientes (1 o 2) del período escolar anterior, la o el Director deberá
modificar su escolaridad seleccionando la opción materia pendiente y en el
campo de observaciones registran la o las áreas pendientes.
3. Si la o el estudiante no fue promovido al nivel/grado/año para el período
escolar actual 2022 – 2023, la o el Director deberá modificar su escolaridad
excluyéndolo del año y sección donde el sistema de manera automática le dio
la prosecución, y deberá registrarlo en el año y sección de acuerdo a su
repitencia para el período 2021 – 2022.

5. 2. El proceso de prosecución masiva solo está previsto para los Niveles de: Educación Inicial,
Educación Primaria, Educación Media General y Educación Media Técnica.
3. No se tiene contemplado realizar proceso de prosecución de forma masiva en los casos:
a) Para las y los niños de nuevo ingreso del Nivel de Educación Inicial, el cual corresponde al
1er Grupo de Maternal (3 meses a 1 año) la o el Director deberá realizar el proceso de
carga de matrícula de la misma forma que se ejecutaba en los períodos anteriores y hacer
la búsqueda de las y los estudiantes por Inscripción Individual.
b) Para las y los estudiantes de nuevo ingreso del Nivel de Educación Primaria, el cual
corresponde al 1er Grado, la o el Director deberá realizar el proceso de carga de matrícula
de la misma forma que se ejecutaba en los períodos anteriores y hacer la búsqueda de las
y los estudiantes por Inscripción Individual.
c) Para las y los estudiantes de nuevo ingreso del Nivel de Educación Media General y
Educación Media Técnica, el cual corresponde al 1er año, la o el Director deberá realizar el
proceso de carga de matrícula de la misma forma que se ejecutaba en los períodos
anteriores y hacer la búsqueda de las y los estudiantes por Inscripción Individual.
NOTA: ES IMPORTANTE MENCIONAR QUE AQUELLAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS QUE IMPARTAN 2 O MÁS NIVELES, LA PROSECUCIÓN SE
REALIZARÁ DE FORMA AUTOMÁTICA:
Ejemplos:
 Prosecución de estudios del 3er Grupo de la Etapa Maternal, al 1er Grupo de la Etapa
Preescolar del Nivel de Educación Inicial.
 Prosecución de estudios del 3er Grupo de la Etapa Preescolar del Nivel de
Educación Inicial, al 1er Grado del Nivel de Educación Primaria.
 Prosecución de estudios del 6to Grado del Nivel de Educación Primaria al 1er año
del Nivel de Educación Media General o Educación Media Técnica.

6. Del Registro de las y los Estudiantes que cursaron estudios en el
Del Registro de las y los Estudiantes que cursaron estudios en el
Extranjero (Circular 2, Numeral 1.4)
Extranjero (Circular 2, Numeral 1.4)
1.En aquellos casos que la o el estudiante tengan vacíos de escolaridad,
porque en su condición se encontraba cursando estudios en el extranjero,
la o el Director deberá registrar en el aplicativo de Históricos de Períodos
anteriores el los años faltantes, para lo cual se sugiere que durante el
registro seleccione en la Escolaridad la opción Diferido y en el campo de
Observación colocar una leyenda de acuerdo al caso que aplique.
Ejemplo: la o el Estudiante no curso estudios durante este período
escolar y se aplicó el proceso de transferencia o equivalencia de
estudios de número xxxx de fecha xxxx de acuerdo al Convenio
Andrés Bello.
Del Registro de la Carga de la Matrícula de las Modalidades y
Del Registro de la Carga de la Matrícula de las Modalidades y
Misiones Educativas en el Sistema Educativo :
Misiones Educativas en el Sistema Educativo :
1.Para este período escolar 2022 – 2023 el Registro de la Carga de la
Matrícula de las Modalidades de Educación Especial, Educación de
Jóvenes, Adultas y Adultos y la Misión Ribas la o el Director deberá
ingresar a cada una de las secciones previamente creadas y hacer el
proceso de Inscripción Individual para completar el registro.

7. De la Actualización el los Datos del Estudiante (Circular 2,
De la Actualización el los Datos del Estudiante (Circular 2,
Numeral 1.6)
Numeral 1.6)
a)Identificación: Para la identificación de las niñas, niños, jóvenes, adultas y
adultos de los Niveles y Modalidades del Subsistema de Educación Básica, y
de las diferentes Misiones Educativas se tendrá como documento válido: la
Cédula de Identidad (V-E), el número del Pasaporte Diplomático, el número del
Carnet Diplomático, el número del Pasaporte Extranjero. O cualquier otra forma
de identificación que responda a los convenios internacionales y acuerdos
suscritos por la República Bolivariana de Venezuela.
b)Se utilizará la Cédula Escolar cuando la o el estudiante no posea alguno de
los documentos indicados. La Cédula Escolar será creada a través del Sistema
de Gestión Escolar, y la misma tendrá validez hasta el momento que la o el
estudiante obtengan su documento de identificación. Por cuanto, es obligatorio
que la o el Director actualice y modifique este campo en el SGE.
c)Datos de Ubicación Domiciliaria.
d)Otros datos.
De la Actualización de los Datos de la Madre, Padre,
De la Actualización de los Datos de la Madre, Padre,
Representante y/o Responsable (Circular 2, Numeral 1.7)
Representante y/o Responsable (Circular 2, Numeral 1.7)
a) Identificación de la Madre, Padre, Responsable y/o Representante.
b) Datos de Ubicación.
c) Otros datos.

8. CRONOGRAMA DE PRÓRROGA PARA EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN, MODIFICACIÓN Y
REGISTRO DE LA CARGA DE LA MATRÍCULA PERÍODO ESCOLAR 2022 – 2023