BYARDご紹介資料.pdf

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CONFIDENTIAL 『BYARD（バイアード）』のご紹介改善に強い業務設計プラットフォーム
業務の標準化ができず効率が上がらない CONFIDENTIAL 多くの企業が抱える課題 2 業務の属人化が起きている業務を引き継ぐための負担が大きい業務マニュアルが作りっぱなしで放置されている業務全体の流れや進捗がすぐに分からない業務推進・タスク管理に関してよくあるお悩み
Excel/スプレッドシートで管理している企業が圧倒的に多い CONFIDENTIAL バックオフィスのタスク管理事情 3 出典：代表の武内のnote「バックオフィスのタスク管理ツール事情」多くの企業様がExcel等の表計算ツールでタスク管理をしている現状があります。 Excelはレイアウトの自由度が高い一方で、自由なレイアウトで作った自己流のタスク管理表はタスクが終わったかどうかの管理に終始することが多いです。「全体の流れの把握」や「担当者や部署を跨いだ管理・共有」、「業務を進める中での改善や標準化」は難しくむしろ属人化を強めてしまう大きな要因であったりします。
CONFIDENTIAL 業務設計・タスク管理の課題解決のために重要なこと 4 一連の業務の進捗状況や全体の流れを可視化させ、業務を進める中で改善し改善した結果を標準化していくサイクルをつくることが重要・業務プロセスの可視化・改善→標準化のサイクルづくり・タスク/ToDoの洗い出し・チーム全体での業務管理管理サイドの課題現場サイドの課題全体の進捗状況が把握できない標準化ができず生産性が上がらない業務が属人化している共有と引き継ぎが上手くいかない
「業務の全体像がわからない」「どこから始まってどこに向かっているのか」「業務進行の最適な道筋がわからない」… 業務を進める中でぶつかるこれらの壁を解消するためには業務の地図が必要です。 BYARD(バイアード)は、業務の全体プロセス設計から各担当者のTODOリストまでを一元的に管理できる業務設計プラットフォームです。担当者や部署ごとにブラックボックス化しがちな業務の一連の流れをさまざまな粒度で可視化・共有。スピーディな進捗把握、全体での知見蓄積を可能にし、担当者に依存しないかたちでの業務推進が可能になります。 BYARDで業務の地図をつくり、歩くように仕事を進めましょう！ CONFIDENTIAL サービスコンセプト 5 業務の地図をつくろう
業務全体の流れや各人の役割を直感的に把握できる仕組みにより、「業務プロセスを流れるように仕事ができる」状態をつくりだせます CONFIDENTIAL BYARDが実現すること 6 改善→標準化のサイクル業務全体の可視化業務プロセスの“流れ”を描いた図の上でタスクが管理できるので、業務全体の流れを可視化できます。業務の引き継ぎ・共有もスムーズに。属人化しないタスク管理各担当者が業務プロセスの全体を把握したうえでToDo設定・タスク管理ができます。複数の部署や担当者で管理でき、チャットのやりとりもタスクに紐づくかたちでできるため、属人化を防ぎます。業務を遂行しながら改善ポイントをいつでも手軽に反映できます。更新した内容を最新のテンプレートにできるため、マニュアルの形骸化をなくし、改善体質な組織をつくることができます。
CONFIDENTIAL BYARDが実現すること 7 マネージャー・管理サイド経営者・どの業務を/いつ/誰が/どこまで/どのように進んでいるのかが一目で分かる・同時並行的にさまざまな業務・案件が進行する中でもそれぞれの進捗状況が一目瞭然になる・業務を進めるために各担当者がどのようなやりとりをしているのかを確認でき、業務設計の改善ポイントを見つけやすい・業務を進める中で改善→標準化のサイクルが作られるので、業務の標準化が進み生産性の高い組織になる担当者・現場サイド・業務全体の流れと各タスクで必要なことが1つに集約されるため、業務分担がしやすく属人化せずに仕事を進められる・「○○さんでないと分からない」といったことがなくなり、引き継ぎがスムーズになり急なお休みや退職が発生しても滞りなく業務を遂行できる・タスクに関わる担当者同士のやりとりもBYARD上でできるため、やりとりの履歴を辿る手間がなくなり、タスク進行に必要な情報を一箇所で確認できる・業務を進める中で自然とマニュアルが出来上がるため、マニュアル更新の手間や「最新のやり方が分からない」といったことが起こらずに正確でスピーディーな業務進行ができる生産性の高い組織づくりが可能に「チーム」としての業務遂行が可能に
CONFIDENTIAL 活用いただける業務例 8 入社対応受注処理契約処理給与計算行政手続きイベント準備バックオフィス業務を中心に、複数の担当者・部署を跨いで進行される業務でご活用いただけます
CONFIDENTIAL BYARDの機能改善に強い業務設計プラットフォーム
CONFIDENTIAL BYARDの機能 10 業務プロセス構築付箋を貼るようにカードを配置して線で繋げるだけで誰でも簡単に業務プロセスを作成できます。いつでもどこでも、同時編集・自動保存なので、複数人でミーティングを行いながらでも作成可能です。タスク/ToDo管理作成したカードに紐づけて各タスクにおいて実施するToDoや期限などを設定できます。各ToDoにはメモを残せるので、ToDo実行の際に対応した履歴やリンクなども残せます。コミュニケーション各カード上でチャット機能を使った社内外関係者との連携が可能です。タスクに紐づくかたちでやりとりが残るため、コミュニケーションツールを分散させることなく情報を業務知見として蓄積することも可能です。レポート担当者や共有者として設定されている案件をレポート上で一覧表示できます。各案件の進捗確認や、自身が抱えているタスクを一目で確認でき、案件管理や抜け漏れのないタスク処理を実現できます。絞り込み検索も可能。テンプレート作成案件を進めるなかで気づいた点や改善したいポイントをいつでも即座に編集でき、それを最新のテンプレートとして保存できます。案件を進行しながら業務プロセスの改善ができるため、最新版の業務マニュアルとしても活用できます。外部サービス連携チャットツールや業務システムとの連携により、「BYARDを起点」に様々なサービスを利用して業務を進めることができます。現状はslack連携のみですが、他のチャットツールやクラウド契約書ツール、労務システムなどと連携予定です。
CONFIDENTIAL 業務プロセス構築もラクラク 11 付箋に書き出し、ホワイトボード上でそれらを並び替えるイメージで業務の流れを整理・可視化できます作業を「カード」として書き出す 1 カードを並び替え業務の流れを整理する 2 カードの位置を自由に配置できるので「複数の作業が並行して進む」ような状況も表現可能カードごとに詳細のToDoを設定 3 Point：整理した業務プロセスの上でタスクの設定までできることで、“個別のタスク”と“業務プロセス全体” とを寄ったり引いたりしながら、業務の進捗を管理することができます。
CONFIDENTIAL 業務の属人化を防ぐ仕組み 12 タスク処理状況の流れ（履歴）と業務プロセス全体の流れの可視化により業務の属人化を防ぎ共有・引き継ぎがスムーズになります Point：チャット/メモ機能により、現在の処理状況や関係者とのやり取りの流れ（履歴）など、チェックリストに載ってこない情報も可視化できる ■タスク処理状況の流れ（履歴）の可視化 Point：業務全体の流れを可視化できることで、自身のタスクだけでなく前後に何が起きているか（起きるか）が分かり、状況把握と引き継ぎもスムーズにもしかしたらこの時受け取っているかも？書類が未提出！この時提出してもらえば問題なさそう ■業務全体の流れを把握できる
CONFIDENTIAL マニュアルを形骸化させない仕組み 13 業務プロセスをテンプレート化しそのままマニュアルとして活用できますテンプレートの更新も業務を進める中で自然と行えます今回の手続きから新たなタスクを追加しよう！ ■アップデートしたプロセスをテンプレート化 UPDATE ■業務を進める中で気づいた点をアップデート Point：業務を繰り返すたびに自然とテンプレートがブラッシュアップされ、常に最新状態で業務を始めることができます。マニュアルの形骸化をなくし、「日々の業務の中で改善する」体制ができます。
CONFIDENTIAL サポートについて改善に強い業務設計プラットフォーム
CONFIDENTIAL 導入・活用支援 15 BYARDをスムーズに導入・稼働していただくためにカスタマーサクセスチームがサポートしますオンライン運用サポート導入サポート資料ご利用ガイド BYARDの利用方法やよくある質問などがまとまったガイドーページもご用意しております。導入をスムーズに進めるためのガイド資料をご提供します。カスタマーサクセス担当が運用に関する個別のご相談をオンラインで承ります。導入時キックオフ MTGやストリーム作成MTGなど、手厚くフォローします。サポート内容 ※回数制限などはございません
CONFIDENTIAL カスタマーサクセスチームによるサポート 16 サンプルストリームのご提供利用優先度の高いであろうストリームのサンプルをご提供いたします。これにより、ゼロから設計をする必要なくそのままご利用いただいたり、サンプルをベースにオリジナルなストリームを簡単に作ることができます。 ※入社、退社、休職、新規契約の4種類ご提供
CONFIDENTIAL カスタマーサクセスチームによるサポート 17 導入・運用支援導入初期の設計支援から運用支援まで伴走します。 MTGの回数制限はなく、ご契約いただいている限り永続的にサポートいたします。
CONFIDENTIAL その場で解決できるチャットサポートも実施しています右下のボタンからすぐに開始！会話履歴が残る画像・リンクを共有
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