1. ระเบียบงานสารบรรณ
1. ประวัติยอ
พ.ศ. 2496 จัดรางระเบียบงานสารบรรณเปนครั้งแรก โดยมีพลเรือเอกหลวงชลธาร
พฤติไกร เปนประธานคณะกรรมการ แบงเปน 3 ตอน
ตอนแรก วาดวยการรับเสนอสง และระบบการเก็บคน ประกาศใชเมื่อ 1 มกราคม 2497
ตอนสอง วาดวยแบบหนังสือในราชการ และมาตรฐานกระดาษ แบบพิมพ ประกาศใชเมื่อ 1
มกราคม 2497
ตอนสาม วาดวยหลักงานสารบรรณทั่วไป ระบบการเก็บตนแบบดัชนีการออกแบบบัตร
ใหเหมาะสมกับงาน เพื่อหาตัวเลขสถิติ และการเขียนกราฟ ซึ่งคณะรัฐมนตรีเห็นชอบ เมื่อ 3 มกราคม 2498
พ.ศ. 2502 ไดมีการปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2497 และ พ.ศ. 2498
โดยคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบเมื่อ 24 ธันวาคม 2506 และมีผลบังคับใชตั้งแตวนที่ 1 มกราคม 2507
ั
2. ความหมาย
ตามระเบียบขอ 6 งานสารบรรณ หมายถึง “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทํา
การรับ การสง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย”
ในทางปฏิบัติ งานสารบรรณ หมายถึง “การบริหารงานเอกสารทั้งปวง ตั้งแต การคิด ราง เขียน อาน
แตง พิมพ จด ทําสําเนา สงหรือสื่อขอความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ยอเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทํา
รหัส เก็บเขาที่ คนหา ติดตาม และทําลาย ทั้งนี้ ตองเปนระบบที่ใหความสะดวก รวดเร็ว ถูกตอง และมี
ประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และคาใชจาย”
3. ชนิดของหนังสือ “หนังสือ” หมายความวา หนังสือราชการ
“สวนราชการ” หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สํานักงาน หรือหนวยงานอืนใดของรัฐ ทั้งใน
่
ราชการบริหารสวนกลาง สวนภูมิภาค สวนทองถิ่น หรือในตางประเทศ และใหหมายความรวมถึง
คณะกรรมการดวย
“คณะกรรมการ” หมายถึง คณะบุคคลทีไดรับมอบหมายจากทางราชการใหปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ
่
และใหหมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทํางาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกันดวย
หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ ไดแก
1. หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ
2. หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอืนใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
่ 
3. หนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ
4. เอกสาร…

2. 2
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเปน หลักฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับ
หนังสือราชการมี 6 ชนิด
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ
6. หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานราชการ
หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธี โดยใชกระดาษตราครุฑ เปนหนังสือติดตอระหวางสวน
ราชการ หรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอืนใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก
่ 
หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธนอยกวาหนังสือภายนอก เปนหนังสือติดตอภายในกระทรวง
ี
ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึกขอความ
ขอแตกตางระหวางหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน
หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
1. ไป-มา เปนทางราชการ 1. ไป-มา ในเรื่องราชการ
2. ติดตอระหวางตําแหนงตอตําแหนง 2. ติดตอกับบุคคลผูดํารงตําแหนง
3. ใชกระดาษตราครุฑ (หนา 24) 3. ใชกระดาษบันทึกขอความ (หนา 25)
4. สภาพหนังสือผูกมัดถาวรตลอดไป 4. ไมผูกมัด เปลียนแปลงได
่
5. รูปแบบหนังสือเปนแบบหนังสือลงนามเต็ม 5. ใชบันทึกแทน
ฉบับ และแบบประทับตรา 6. คําขึ้นตนใชเรียน อางถึงหนังสือใสในขอความ
6. คําขึ้นตน ประกอบดวย เรื่อง เรียน อางถึง 7. ใชคํายอของ ตําแหนง หรือสวนราชการ วัน
สิ่งที่สงมาดวย(ถามี) เดือน ป ได
7. หามใชคํายอ อักษรยอ ตองใชคําเต็มทั้งชือ
่ 8. ไมมีคําลงทาย
สวนราชการ วัน เดือน ป
8. คําลงทาย ใชขอแสดงความนับถือหรืออื่น ๆ
แลวแตกรณี
หนังสือ…

3. 3
หนังสือประทับตรา คือ หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ ของหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให
หัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป เปนผูรับผิดชอบ ลง
ชื่อยอกํากับตรา หนังสือประทับตราใช กระดาษตราครุฑ
หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ไดแก คําสั่ง ระเบียบ และขอบังคับ
คําสั่ง คือ บรรดาขอความทีผูบังคับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบดวยกฎหมาย
่
ระเบียบ คือ บรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาที่ไดวางไว โดยจะอาศัยอํานาจของกฎหมายหรือไมก็ได
เพื่อถือเปนหลักปฏิบัติงานเปนการประจํา
ขอบังคับ คือ บรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาที่กําหนดใหใชโดยอาศัยอํานาจของกฎหมายที่บัญญัติ
ใหกระทําได
คําสั่ง ระเบียบ ขอบังคับ ใชกระดาษตราครุฑ
หนังสือประชาสัมพันธ มี 3 ชนิด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว
ประกาศ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการประกาศหรือชีแจงใหทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ
้
แถลงการณ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการแถลง เพื่อทําความเขาใจในกิจการของทาง
ราชการ หรือเหตุการณหรือกรณีใด ๆ ใหทราบชัดเจนโดยทัวกัน
่
ขาว คือ บรรดาขอความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ
ประกาศ และแถลงการณใชประดาษตราครุฑ
หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทําขึ้นนอกจากที่
กลาวมาแลวทัง 5 ชนิด หรือหนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ
้
และสวนราชการรับไวเปนหลักฐานทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก
และหนังสืออืน ่
หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกใหเพื่อรับรองแก บุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงานเพือ
่
วัตถุประสงคอยางหนึ่งอยางใดใหปรากฎแกบุคคลโดยทั่วไปไมจําเพาะเจาะจงใช กระดาษตราครุฑ
รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวมประชุมและมติของ
ที่ประชุมไวเปนหลักฐาน ควรมีรายละเอียดดังนี้
1. รายงานการประชุม 2. ครั้งที่ประชุม
3. วัน เดือน ป ที่ประชุม 4. สถานที่ประชุม
5. ใครมาประชุมบาง 6. ใครไมมาประชุม
7.ใครเขารวมประชุมบาง 8. เริ่มประชุมเวลาใด
9. ขอความในรายงานการประชุม 10. เลิกประชุมเวลาใด
11. ชื่อผูรายงานการประชุม
บันทึก…

4. 4
บันทึก คือขอความซึ่งผูใตบังคับบัญชา เสนอตอผูบังคับบัญชา หรือผูบังคับบัญชาสั่งการ
แกผูใตบังคับบัญชาหรือขอความที่เจาหนาที่หรือหนวยงานระดับต่ํากวาสวนราชการระดับกรมติดตอกันในการ
ปฏิบัติราชการใช กระดาษบันทึกขอความ มีหัวขอสําคัญดังนี้
1. ชื่อหรือตําแหนงที่บันทึกถึง
2. สาระสําคัญของเรื่อง
3. ชื่อและตําแหนงของผูบันทึก
หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัตงานของเจาหนาที่ เพื่อ
ิ
เปนหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถาย ฟลม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพดวย หรือหนังสือของ

บุคคลภายนอกที่ยื่นตอเจาหนาที่ และเจาหนาที่ไดรับเขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว
บทเบ็ดเตล็ด เปนสวนทีวาดวยหนังสือที่ตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติ
่ 
หนังสือที่ตองปฏิบติใหเร็วกวาปกติ เปนหนังสือที่ตองจัดสงและดําเนินการทางสารบรรณดวยความ
ั
รวดเร็วเปนพิเศษ แบงเปน 3 ประเภท คือ
1. ดวนที่สุด (ปฏิบัติทันทีที่ไดรับหนังสือ)
2. ดวนมาก (ปฏิบัติโดยเร็ว)
3. ดวน (ปฏิบัติเร็วกวาปกติ เทาที่จะทําได)
เรื่องราชการที่จะดําเนินการหรือสั่งการดวยหนังสือไดไมทัน ใหสงขอความทางเครื่องมือสื่อสาร
เชน โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศัพท วิทยุสอสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน ผูสงและผูรับ
ื่
บันทึกขอความไวเปนหลักฐาน
หนังสือที่จัดทําขึ้นโดยปกติ ใหมีสําเนาคูฉบับเก็บไวที่ตนเรื่อง 1 ฉบับ และใหมีสําเนาเก็บไวที่
หนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ
สําเนาหนังสือ ใหมีคํารับรองวา สําเนาถูกตอง โดยใหเจาหนาที่ตั้งแตระดับ 2 หรือเทียบเทาขึ้นไปซึ่ง
เปนเจาของเรืองลงลายมือชื่อรับรอง
่
หนังสือเวียน คือ หนังสือทีมีถึงผูรับเปนจํานวนมาก มีใจความเดียวกัน ใหเพิ่มรหัสพยัญชนะ ว หนา
่
เลขทะเบียนหนังสือสงและไมมีจุดหลัง ว ซึ่งกําหนดเปนเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแตเลข 1 เรียงเปนลําดับ
ไป จนถึงสิ้นปปฏิทิน หรือใชเลขที่ของหนังสือทั่วไปแบบหนังสือภายนอกอยางใดอยางหนึ่ง
หนังสือภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครุฑ
4. มาตรฐานตรา
มาตรฐานตราครุฑสําหรับแบบพิมพ มี 2 ขนาด คือ
1. ขนาดตัวครุฑ 3 เซนติเมตร
2. ขนาดตัวครุฑ 1.5 เซนติเมตร
5. การรางหนังสือ…

5. 5
5. การรางหนังสือ
การรางหนังสือ คือการเรียบเรียงขอความขันตนตามเรื่องที่จะแจงความประสงคไปยังผูรับ
้
หรือผูที่ตองการทราบหนังสือนั้น กอนทีจะใชจดทําเปนตนฉบับ
่ ั
เหตุที่ตองรางหนังสือ เพื่อใหมีการตรวจแกไขใหเหมาะสมถูกตองตามระเบียบแบบแผน
เสียกอน เวนแตหนังสือที่เปนงานประจําปกติอาจไมตองเสนอรางตรวจแกก็ได
หลักการรางหนังสือ คือ ผูรางจะตองรูและเขาใจใหแจมแจง แยกประเด็นที่เปนเหตุผลและความมุง
หมายที่จะทําหนังสือนั้น โดยตั้งหัวขอเกียวกับเรื่องที่จะรางวา อะไร เมื่อไหร ที่ไหน ใคร ทําไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว
่
การรางใหขึ้นตนเริ่มใจความที่เปนเหตุกอน ตอไปจึงเปนขอความที่เปนความประสงคและขอตกลง ถามีหลายขอให
แยกเปนขอ ๆ เพื่อใหจัดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถึงบทกฎหมาย กฎ ขอบังคับ ระเบียบ คําสั่ง หรือเรื่องตัวอยาง
ตองพยายามระบุใหชดเจน พอที่ฝายผูรับจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยคําสั้นแตเขาใจงาย
ั
พยายามใชคําธรรมดาที่ไมมีความหมายไดหลายทาง สํานวนที่ไมเหมาะสมสําหรับใชเปนสํานวนหนังสือไมควรใช
ควรระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต และวรรคตอนใหถูกตอง ขอสําคัญตองระลึกถึงผูที่จะรับหนังสือวาเขาใจถูกตอง
ตามความประสงคที่มีหนังสือไป
การรางหนังสือโตตอบ จะตองรางโดยมีหวขอตามแบบที่กําหนดไวผรางจะตองพิจารณาดวยวา
ั ู
หนังสือที่รางนั้นควรจะมีถงใครบาง หรือควรจะทําสําเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบันทึกไวในราง
ึ
ดวย การอางเทาความตองพิจารณาวา เรื่องที่จะรางนี้ผูรับหนังสือทราบมากอนหรือไม ถาเคยทราบมากอนแลวความ
ตอนใดที่เปนเหตุกยอลงได หรือถาเปนการตอบหนังสือที่ผูรับมีมา ขอความที่เปนเหตุเพียงแตอางชื่อเรื่องก็พอ การราง
็
หนังสือไมวาจะรางถึงผูใดก็ตาม ใหใชถอยคําสุภาพ และสมกับฐานะของผูรับ ถาเปนการปฏิเสธคําขอควรแจงเหตุผล
ในการที่ตองปฏิเสธใหผูขอเขาใจ
การรางหนังสือที่มีลักษณะเปนการสังการ ไมวาจะเปนหนังสือสั่งการตามระเบียบหรือรางเปน
่
หนังสือราชการประเภทอื่น ตองมีขอตกลงอันเปนเหตุเปนผลเชนเดียวกับการใชคําตองใหรัดกุมอยาเปดชองใหตความ ี
ไดหลายนัย ซึงอาจทําใหเกิดการเขาใจผิด และควรใชถอยที่ผูรับคําสั่งสามารถปฏิบัติไดเพื่อใหคําสั่งนั้นไดผลสมความ
่
มุงหมาย ขอความที่เปนเหตุในคําสั่งจะมีประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสั่งใหชัด เพื่อสะดวกในการ
ตีความเมื่อจําเปนและทําใหผูปฏิบัติรูความหมายชัดชวยใหปฏิบัติไดถูกตองและอาจพิจารณาแกไขปญหาไดเมือมี ่
อุปสรรค กอนรางควรพิจารณาคนควาวามีกฎหมายใหอํานาจสั่งการไดแลวประการใด คําสั่งตองไมขัดกับกฎหมาย
ระเบียบ ขอบังคับ ถาขัดกับคําสั่งเกาตองยกเลิกคําสั่งเกาเสียกอน
การรางหนังสือประชาสัมพันธ เชน ประกาศ แถลงการณ และขาว จะตองรางตามแบบที่กําหนดไว
สวนขอความตองสมเหตุสมผล เพื่อใหผูอานนึกคิดคลอยตามเจตนาที่ตองการ อยาใหมีขอขัดแยงกันในฉบับนัน หรือ ้
ขัดแยงกับฉบับกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทั้งนี้ ควรใชถอยคําสุภาพ
ดังนั้น….

6. 6
ดังนั้น เพื่อความสะดวกในการเขียนราง ผูบังคับบัญชาอาจกําหนดตัวอยางใหถือเปนแนวทาง
ปฏิบัติได แตเพื่อการประหยัด กระดาษรางจะใชกระดาษที่มีอยู แมแตกระดาษที่พมพแลวหนาหนึ่งและไมใช อาจใช
ิ
อีกหนาหนึ่งเปนกระดาษรางหนังสือก็ไดไมจําเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ
ผูรางควรเขียนใหชัดเจน อานงาย เพื่อความสะดวกในการตรวจแกรางกอนพิมพ ถาจําเปนจะเขียน
บรรทัดหนึ่งเวนบรรทัดหนึ่งก็ได
การเขียนใหเวนเนื้อที่ของดานหนาบรรทัดประมาณ 2.5 เซนติเมตร ดานหลังบรรทัดประมาณ 2
เซนติเมตร เพือใชเปนที่สําหรับเขียนคําแนะนําในการพิมพ
่
เมื่อรางเสร็จใหเสนอตัวรางและเรื่องประกอบที่สมบูรณขึ้นไปใหผูบงคับบัญชาตรวจรางและพิจารณา
ั
สั่งพิมพ
เมื่อไดพิมพหนังสือฉบับนั้นและตรวจถูกตองแลว ไมจาเปนตองเก็บรักษากระดาษรางไว เวนแตเรือง
ํ ่
สําคัญควรเก็บไวประกอบเรือง ่
6. หลักการเขียนจดหมายราชการ
จดหมายราชการตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณเรียกวา “หนังสือภายนอก”
หมายถึง หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ หรือจากหนวยราชการหนึ่งมีไปถึงหนวยราชการอื่น อาจจะมิใชสวน
ราชการ หรือบุคคลภายนอกเปนหนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธโดยใชกระดาษตราครุฑ
ี
กอนเขียนจดหมายราชการทุกครั้ง จะตองคํานึงถึง เขียนเรื่องอะไร เขียนถึงใคร เขียนทําไม เขียน
อยางไร
เขียนเรื่องอะไร นั้น เพื่อใหตรงเปาหมาย ไดสาระครบถวนตามที่ประสงค โดยการแจงและยอเรื่อง
ลงหัวเรื่องของจดหมายไดรดกุมถูกตอง จัดวรรคตอนใหชัดเจนหากมีหลายกรณีที่จะกลาวถึงในจดหมายฉบับเดียวกัน
ั
เขียนถึงใคร การเขียนถึงใครนั้น เพื่อจะไดใชคําขึ้นตนสรรพนาม คําลงทาย ถอยคํา สํานวน
เหมาะสมกับผูรับจดหมาย

เขียนอยางไร การเขียนจดหมายราชการนั้นเปนสือความตองการ และความสัมพันธอันดีแลว
่
นอกจากเปนเอกสารอางอิงเปนหลักฐานไดเวลานาน
การเขียนจดหมายราชการ ตองใชกระดาษตราครุฑ (กระดาษขาว 60 กรัม ขนาด
21 มล.x297 มล) พิมพครุฑขนาดตัวครุฑสูง 3 ซม. ดวยหมึกสีดํา
สวนตาง ๆ ของจดหมายราชการ แยกเปน 4 สวน คือ
1. หัวเรื่อง
2. เนื้อเรื่อง
3. จุดประสงคของเรื่อง
4. ทายเรื่อง
ขอสังเกต…

7. 7
ขอสังเกต - ในการเขียนหนังสือราชการ ถาไมไดอางถึงเรื่องที่เคยติดตอกันมากอนจะ
ใชคําขึ้นตนวา
”ดวย” “เนื่องจาก” จะไมมีคําวา “นั้น” ในทายวรรค
- สวนการเขียนหนังสือราชการที่มีการอางเรื่องเดิมที่เคยติดตอกันมาจะใชคําขึ้นตนวา
“ตาม…..และลงทายวรรคดวยคําวา “นั้น” เสมอ
ขอควรระวัง ในการเขียนหนังสือราชการที่ขึ้นตนดวยคําวา “ตาม…นั้น” มิใหตอความในวรรค 2 ดวย “จึง” เปนอัน
ขาด เพราะการเขียนขึ้นตนดวย “ตาม…นั้น” เปนการทาวความเดิมเทานั้น ไมใชเปนการอางเหตุผล บังคับใหทํา
ตาม
ขอผิดพลาด ที่มักจะเกิดขึนของการเขียนหนังสือราชการ
้
1. เขียนอักษรยอของสวนราชการผิด หรือเขียนชื่อสวนราชการที่ออกหนังสือไมชัดเจน
2. เลือกใชชนิดของหนังสือไมถูกตอง เชน ติดตอภายในกระทรวงฯ เดียวกันจะตองใชกระดาษ
บันทึก ก็จะใชครุฑ
3. วางรูปแบบหนังสือสลับที่ เชน เรื่อง กับ เรียน จะสลับที่กัน
4. เขียนคําวาอางถึงกับสิ่งที่สงมาดวย ทั้งที่ไมมีความจําเปนที่จะใช เชน ไมมีสิ่งที่สงมาดวย
ก็ใส หรือไมตองมีการอางถึงก็อาง

5. เขียนขอความไมชัดเจนวกไปวนมาจนผูรับไมเขาใจ และไมสามารถที่จะปฏิบัติตามได
6. เขียนคําขึ้นตน และคําลงทาย ไมถูกตองตามฐานะของผูรบ ั
7. ไมเขียนชื่อเต็มไวในวงเล็บใตลายมือชื่อของผูออกหนังสือ ทําใหผูเขียนไมทราบวาเปนหนังสือ
ของใคร ลายมือชื่อใคร
8. อักษรยอประจํากระทรวง กรม จังหวัด รวมทั้งหนังสือเวียนที่ใช “ว” จะไมมจด สาเหตุที่ ีุ
ระเบียบฯ กําหนดไมใหใสจด เพราะถาเขียนดวยมือจุดอาจจะกลายเปนตัวเลขได
ุ
7. การเขียนและการพิมพ
การเขียนและการพิมพ หมายถึง การทําใหเกิดลายลักษณอักษรเปนขอความบนกระดาษ
การเขียน สวนใหญจะใชในการรางหนังสือ จดรายงานการประชุมและใชในกรณีที่สวนราชการไมมีเครื่องพิมพดีด
ลักษณะการเขียนทัวไปจะตองเขียนใหอานและเขาใจงาย
่
เอกสารบางลักษณะที่ตองเขียนเปนแบบพิเศษ เชน งานอาลักษณ ตองใชลายมือและตัวเขียน
โดยเฉพาะ
การพิมพ หมายถึง การพิมพโดยใชเครื่องพิมพ ปกติแลวงานใดทีเ่ ปนเอกสารทั่ว ๆ ไป สามารถใช
เครื่องพิมพดีด เพื่อใหอานงายและสามารถทําสําเนาไดงาย
ผูพิมพ….

8. 8
ผูพิมพควรมีความระมัดระวังในการพิมพ กลาวคือ พิมพไมตก มีความรูในตัวสะกด การันต ตัวยอ
และควรมีความรูรอบตัวนอกเหนือจากการพิมพหนังสืออีก เชน เขาใจขอความในหนังสือนั้น จัดวรรคตอนไดถกตอง ู
เมื่อจําเปน รูหลักภาษา รูแบบ หนังสือราชการ ชื่อสวนราชการ ชื่อและตําแหนงในวงราชการ รูจักและอานลายมือผูราง

ที่เกี่ยวของไดดี พิจารณาการใชกระดาษ วางรูปหนังสือ สามารถจัดลําดับและแบงงานใหเหมาะสม และรูจักรักษา 
เครื่องพิมพดีดใหสะอาดอยูในสภาพที่ใชการไดอยูเสมอ
การพิมพหนังสือราชการภาษาไทย มีหลักเกณฑการพิมพดังนี้
1. การพิมพหนังสือราชการที่ตองใชกระดาษตราครุฑ แตใหมีคณภาพเชนเดียวหรือใกลเคียง
ุ
กับแผนแรก
2. การพิมพหวขอตาง ๆ ใหเปนไปตามแบบหนังสือที่กําหนดไวในระเบียบ
ั
3. การพิมพ 1 หนากระดาษ ขนาด เอ 4 โดยปกติใหพิมพ 25 บรรทัด บรรทัดแรกของกระดาษ
อยูหางจากขอบกระดาษดานบนประมาณ 5 เซนติเมตร
4. การกั้นระยะในการพิมพ
4.1 ในบรรทัดหนึ่งใหตั้งจังหวะเคาะของพิมพดีดไว 70 จังหวะเคาะ
4.2 ใหขนระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมือ ประมาณ 3 เซนติเมตร เพื่อความสะดวก
ั้
ในการเก็บเขาแฟม
4.3 ตัวอักษรสุดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา 2 เซนติเมตร
5. ถาคําสุดทายของบรรทัดมีหลายพยางคไมสามารถพิมพจบคําในบรรทัดเดียวกันไดใหใช
เครื่องหมาย ยัติภังค (-) ระหวางพยางค
6. การยอหนาซึ่งใชในกรณีที่จบประเด็นแลว จะมีการขึ้นขอความใหมใหเวนหางจากระยะ
กั้นหนา 10 จังหวะ
7. การเวนบรรทัดโดยทั่วไปจะตองเวนบรรทัดใหสวนสูงสุดของตัวพิมพและสวนต่ําสุดของตัว
พิมพไมทับกัน
8. การเวนวรรค
8.1 การเวนวรรค โดยทั่วไป เวน 2 จังหวะเคาะ
8.2 การเวนวรรคระหวางหัวขอเรื่องกับเรื่องใหเวน 2 จังหวะเคาะ
8.3 การเวนวรรคในเนื้อหา เรื่องที่พิมพมีเนื้อหาเดียวกัน ใหเวน 1 จังหวะ ถาเนื้อหาตางกัน
ใหเวน 2 จังหวะเคาะ
9. การพิมพหนังสือที่มีหลายหนา ตองพิมพเลขหนา โดยใหพิมพตวเลขหนากระดาษไวระหวาง
ั
เครื่องหมายยัติภังค(-) ที่กึ่งกลางดานบนของกระดาษ หางจากขอบกระดาษทางซายมาประมาณ 3 เซนติเมตร
10. การพิมพหนังสือที่มีความสําคัญ และมีจํานวนหลายหนา ใหพิมพคําตอเนื่องของขอความที่
จะยกไปพิมพหนาใหมไวดานลางทางมุมขวาของหนานัน ๆ แลวตามดวย…(จุด 3 จุด) โดยปกติใหเวนระยะหาง
้
จากบรรทัด….

9. 9
จากบรรทัดสุดทาย 3 ระยะบรรทัดพิมพ และควรจะตองมี ขอความของหนังสือเหลือไปพิมพในหนาสุดทายอยาง
นอย 2 บรรทัด กอนพิมพคําลงทาย
8. การทําสําเนาหนังสือ
สําเนาหนังสือ คือเอกสารที่จัดทําขึ้นเหมือนตนฉบับไมวาจะจัดทําจากตนฉบับ สําเนาคูฉบับ หรือจาก

สําเนาอีกชั้นหนึ่ง
ในกรณีมีความจําเปนตองใชเอกสารราชการนั้น ๆ เพิ่มขึ้น และเอกสารเหลานั้นไมไดจัดทําไวหลาย
ฉบับ จําเปนตองจัดทําสําเนาขึ้นเพื่อใหเปนหลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการ การทําสําเนาอาจทํา
ไดหลายวิธี ดังนี้
1. วิธีคัดลอกออกจากตนฉบับ คําตอคํา ใหถูกตองกับตนฉบับเดิม
2. วิธีถอดหรือจัดทําพรอมตนฉบับ เชน พิมพตนฉบับพรอมสําเนาเดิมการใชกระดาษคารบอน
3. วิธีถายจากตนฉบับ เชน การถายดวยเครื่องถายเอกสาร
4. วิธีสงภาพเอกสารดวยเครื่องมือสื่อสาร เชน โทรสาร
5. วิธีอัดสําเนา ดวยการทําใหหมึกทีกระดาษไขตนฉบับติดที่กระดาษสําเนา
่
สําเนาแบงออกเปน 2 ประเภท คือ
1. “สําเนาคูฉบับ” เปนสําเนาที่จัดทําพรอมกับตนฉบับ และเหมือนตนฉบับ ผูลงลายมือชื่อใน

ตนฉบับจะลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อยอไว และใหผูราง ผูพิมพและผูตรวจลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อยอไวที่ขาง
ทายขอบลางดานขวาของหนังสือ
ในกรณีที่มีการลงชื่อในกระดาษไข ใหเจาหนาที่เจาของเรื่องลงลายมือชื่อกํากับในสําเนาคู
ฉบับไวเปนหลักฐาน
2. “สําเนา” เปนสําเนาที่สวนราชการหรือเจาหนาที่จดทําขึน สําเนานี้อาจทําขึ้นดวยการ ถาย
ั ้
คัด อัดสําเนา หรือดวยวิธีอนใด สําเนาชนิดนี้โดยปกติตองมีการรับรอง
ื่ 
การรับรองสําเนา ใหมีคํารับรองวา “สําเนาถูกตอง” และใหเจาหนาทีตั้งแตระดับ 2 หรือเทียบเทาขึ้น
่
ไป ซึ่งเปนเจาของเรื่องที่ทําสําเนานั้น ลงลายมือชื่อรับรองพรอมทั้งลงชื่อตัวบรรจง ตําแหนง และวัน เดือน ป ทีรับรอง
่
และโดยปกติใหมีคําวา “สําเนา” ไวที่กึ่งกลางหนา เหนือบรรทัดแรกของสําเนาหนังสือดวย
ตัวอยาง
สําเนาถูกตอง
ลงชื่อ ดวงดี เจริญผล
(นายดวงดี เจริญผล)
เจาหนาที่ธุรการ 2
1 มกราคม 2541
หนังสือเวียน…

10. 10
9. หนังสือเวียน
หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผูรับจํานวนมาก มีใจความอยางเดียวกันใหเพิ่มรหัสพยัญชนะ “ว” หนาเลข
ทะเบียนหนังสือสง ซึ่งจะกําหนดเปนเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต 1 เรียงเปนลําดับไปจนสิ้นปปฏิทิน หรือ
จะใชเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกก็ได