Διακίνηση Εγγράφων - Ψηφιακές Υπογραφές

1. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗ
ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ &
ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ
2014 - 2019
Επιχειρησιακοί Στόχοι
17. ΠΑΠΥΡΟΣ ΙΙΙ – Επέκταση Χρήσης
18. Χρήση Ψηφιακών Υπογραφών
Περιφέρεια Κρήτης
Δ/νση Διαφάνειας & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Οκτώβριος 2016
Γαβριλάκη Μαρίνα

2. Στόχοι Ενημέρωσης
• Ανάλυση Στόχων 17 & 18
o Σκοπιμότητα
o Ωφέλεια και Χρησιμότητα
 για τον χρήστη
 για τον φορέα
• Παρουσίαση Συστήματος «Πάπυρος»
• Παρουσίαση Ψηφιακών Υπογραφών
2

3. 3ΔΕΔΟΜΕΝΑ
Δεδομένα και Γεγονότα
Εκτιμάται ότι για να παραχθεί ένα κιλό χαρτιού, παράγεται περίπου ένα κιλό διοξειδίου του άνθρακα CO2, ενώ για
την παραγωγή μιας σελίδας χαρτιού Α4 χρειάζονται περίπου 10 λίτρα νερού, οπότε, με αυτά τα δεδομένα, ο
τεράστιος όγκος των διοικητικών εγγράφων με τις αρκετές σελίδες ανά έγγραφο, καταναλώνει τόνους νερού και
αποψιλώνει τα δάση, ενώ απελευθερώνει τεράστιες ποσότητες διοξειδίου του άνθρακα.
• Οι εταιρείες ξοδεύουν 20 $ σε εργασία για να υποβάλουν ένα έγγραφο, 120 $ για να βρουν ένα χαμένο
έγγραφο και 220 $ για την αναπαραγωγή ενός χαμένου εγγράφου.
• Το 7,5% όλων των εγγράφων χάνονται εντελώς. Το 3% του υπολοίπου αρχειοθετείται λανθασμένα.
• Οι επαγγελματίες δαπανούν το 5 - 15% του χρόνου τους για να διαβάζουν πληροφορίες, ενώ το 50% του
χρόνου τους αναζητούν πληροφορίες.
• Ένα μέσο έγγραφο φωτοτυπείται 19 φορές.
• Υπάρχουν πάνω 4 τρις έγγραφα χαρτιού μόνο στις Η.Π.Α. και αυξάνονται με ρυθμό 22% ετησίως.
• Ένα μηχάνημα φαξ κοστίζει 6.200$/έτος. Ο μέσος χρόνος για χειροκίνητη αποστολή φαξ είναι 8 λεπτά.
• Το μέσο κόστος για την αποστολή ενός πακέτου μέσω υπηρεσίας ταχυμεταφορών είναι μεταξύ 8 και 15$.
• Το κόστος για χώρους γραφείων αυξήθηκε κατά 19%.
Έρευνα της εταιρείας AIIM, 2010

4. Το Πρόβλημα
• Διαχείριση μεγάλου όγκου εγγράφων σε έντυπη μορφή και με μεγάλη διασπορά στην
φυσική αποθήκευσή τους.
• Χρόνος και δυσκολία διακίνησης των εγγράφων εντός της οργανικής δομής του φορέα.
• Δυσκολία παρακολούθησης της κατάστασης ενός εγγράφου και των ενεργειών που έχουν
πραγματοποιηθεί σε σχέση με αυτό.
• Ύπαρξη πολλαπλών αντιγράφων του ίδιου εγγράφου τα οποία συχνά μπορεί να έχουν και
διαφορές μεταξύ τους.
• Σπατάλη χρόνου (κυρίως διακίνησης) και χρήματος (εκτυπώσεις, διακίνηση με
παραδοσιακό τρόπο κλπ.).
• Ελλιπής γνώση της διοίκησης κάθε στιγμή για την εξέλιξη θεμάτων και υποθέσεων.
Σπατάλη πόρων
Αργή ανάδραση
Γραφειοκρατία
4ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΙΣΜΟΣ

5. Σπατάλη πόρων
5ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΙΣΜΟΣ

6. Χαρτί και Έγγραφα
6
Μελέτες του Υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης δείχνουν ότι η
ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ των φορέων του Δημοσίου θα μπορούσε να
οδηγήσεισεεξοικονόμηση250εκατ.ευρώτοχρόνοαπότονκρατικόπροϋπολογισμό.
Η προώθηση των ψηφιακών υπογραφών στη δημόσια διοίκηση μπορεί να οδηγήσει σε
εξοικονόμησηέωςκαι380εκευρώ,ετησίως.
Δαπανώνται περίπου 400 εκ. ευρώ ετησίως με το κόστος παραγωγής κάθε εγγράφου να
αγγίζειπερίπουτα0,80λεπτά…
…τα έγγραφα που χάνονται μέχρι να ξαναβρεθούν ή να παραχθούν ξανά από την αρχή
κοστίζουνπερίπου120εκ.ευρώετησίως.
«ΗΥιοθέτησητωνΤεχνολογιώνΠληροφορικήςκαιΕπικοινωνιών(ΤΠΕ)
καιηΨηφιακήΑνάπτυξηστηνΕλλάδα», IOBE,Δεκ.2014
ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΙΣΜΟΣ

7. 7DMS
Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων
Ένα Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management System), εν πολλοίς, καταδεικνύει την διάθεση
ενός οργανισμού να αντιμετωπίσει την πρόκληση και να περάσει στην ψηφιακή εποχή, μέσω της συνολικής
διαχείρισης των εγγράφων του.
Πρόκειται για μια από τις σημαντικότερες προκλήσεις σε σχέση με την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση.

8. 8DMS
Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων
Ένα Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management System), εν πολλοίς,
καταδεικνύει την διάθεση ενός οργανισμού να αντιμετωπίσει την πρόκληση και να
περάσει στην ψηφιακή εποχή, μέσω της συνολικής διαχείρισης των εγγράφων του.
Λογισμικό ικανό να αποθηκεύει ψηφιακό περιεχόμενο και να διαχειρίζεται:
• Διάθεση του ψηφιακού περιεχομένου στους χρήστες.
• Αλλαγές και ιστορικότητα αλλαγών στο ψηφιακό περιεχόμενο
• Αναζητήσεις ψηφιακού περιεχομένου
• Ασφάλεια πρόσβασης χρηστών στο ψηφιακό περιεχόμενο

9. 9DMS
Πάπυρος

10. Ψηφιακές Υπογραφές
10ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ
«Η Υιοθέτηση των
Τεχνολογιών
Πληροφορικής και
Επικοινωνιών (ΤΠΕ)
και η Ψηφιακή
Ανάπτυξη στην
Ελλάδα»,
IOBE, Δεκ. 2014

11. Ψηφιακές Υπογραφές
11ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ

12. Ψηφιακές Υπογραφές
12ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ

13. Ψηφιακές Υπογραφές
13ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ

14. Ψηφιακές Υπογραφές
14ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ
Διαδικασία απόκτησης Ψηφιακής Υπογραφής (aped.gov.gr)

15. 15ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ
Πλεονεκτήματα
• Παροχή δυνατότητας άμεσης και διαβαθμισμένης πρόσβασης σε όλα τα έγγραφα από
παντού, ανάλογα με τα δικαιώματα και τις αρμοδιότητες του χείριστη/υπογράφοντος.
• Αυτοματοποίηση όλων των τετριμμένων εργασιών διεκπεραίωσης και διακίνησης
εγγράφων εντός του φορέα με διάφανο τρόπο.
• Έλεγχος κατάστασης του εγγράφου ανά πάσα στιγμή.
• Σε ποιες υπηρεσίες βρίσκεται ένα έγγραφο
• Σε ποιους χρήστες είναι χρεωμένο
• Σε ποια κατάσταση βρίσκεται σε κάθε υπηρεσία
• Προβολή πλήρους και αναλυτικού ιστορικού
• Αυτόματη ηλεκτρονική διεκπεραίωση υποχρεώσεων φορέα με εξωτερικά συστήματα και
φορείς (e-mail, προώθηση σε ΔΙΑΥΓΕΙΑ, χρονοσήμανση, ψηφιακές υπογραφές, κ.α.).
• Λειτουργία οργανισμού ηλεκτρονικά και χωρίς έντυπα έγγραφα (Paperless Office)

16. Μειονεκτήματα
16ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ
• Ανάγκη για δυναμική Διαχείριση Αλλαγών (Ηγεσία)
• Κουλτούρα (δημόσιου) φορέα (Ηγεσία & Πληροφορική)
o Περιορισμοί & Αντιδράσεις
o Αποστροφή κινδύνων
o Φόβος για δημόσια κριτική

17. Προκλήσεις
1. Διαχείριση αλλαγών (change management):
Οι άνθρωποι ΔΕΝ αρέσκονται σε αλλαγές.
Πώς θα πείσεις το ανθρώπινο δυναμικό
• να υιοθετήσουν νέες συνήθειες
• να πιστέψουν στη χρησιμότητα της αλλαγής
 υιοθέτηση από κάτω προς τα πάνω
 Πώς θα αποδείξεις την αξία της νέας τεχνολογίας
• Ευκολία & Ευχρηστία: ανάπτυξη περιβάλλοντος χρήστη χωρίς τη συνδρομή των IT’s
• Εμπλοκή όλων από την αρχή της διαδικασίας
• Ολοκλήρωση με άλλα συστήματα και διαδικασίες
• Καθημερινή επικοινωνία και επίλυση αποριών
• Ξεκάθαρες διαδικασίες και συγκεκριμένοι στόχοι
17ΕΜΠΟΔΙΑ

18. Προκλήσεις
2. Συντονισμός
• Να γίνει εμφανής η μεγάλη εικόνα
• Μονιμότητα λύσης, συνεχής εξέλιξη
o Οι μικρές λύσεις αποδίδουν – τι γίνεται όταν
πρέπει να επεκταθείς;
• Καθορισμός προσδοκιών
o Ακριβής καθορισμός χρήσης
3. Εκπαίδευση και Υποστήριξη
• Συνεδρίες συνεργασίας με στελέχη πρώτης
γραμμής
• Ενημέρωση και επίγνωση
o Διαδικασίες, τεχνολογία, οφέλη, κέρδη,
αντιστάθμισμα, όρια
18ΕΜΠΟΔΙΑ
4. Ασφάλεια
• Διασφάλιση μέσω ελεγξιμότητας
• Καθορισμός πρόσβασης
5. Ενδυνάμωση μέσω
• Δέσμευσης στην επιτυχία και τη διευκόλυνση
της καθημερινότητας
• Άμεσης συμμετοχής των εργαζομένων
• Αναγνώρισης και προβολής, όσων συμμετέχουν
ενεργά στη νέα τεχνολογία

19. Ανάπτυξη, Διαφοροποίηση και Εξέλιξη
«Οι άνθρωποι δημιουργούν τις γνωσιακές τους δυνάμεις πλάθοντας τα
περιβάλλοντα μέσα στα οποία εξασκούν αυτές τις δυνάμεις»…
… το μεγαλύτερο κομμάτι της νόησης των ανθρώπων δεν βρίσκεται μέσα
στον εγκέφαλό τους, αλλά στην ανάπτυξη τεχνολογιών και τεχνουργημάτων
που τους επιτρέπουν να σκέφτονται ότι δεν θα μπορούσαν διαφορετικά να
είχαν σκεφθεί.
E. Hutchins, Cognition in the Wild, MIT Press, 1995
19ΚΑΙ ΚΑΤΙ ΠΑΡΑΠΑΝΩ…
 Στον χώρο εργασίας τα άτομα διερευνούν, μεταφράζουν, μετασχηματίζουν
στόχους, μέσα και το οργανωσιακό / τεχνολογικό περιβάλλον, ώστε να
διευκολύνουν την εργασία τους και το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα.
 Όταν οι χρήστες επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν ένα εργαλείο αναγκαστικά το
προσ-αρμόζουν, ώστε να έχει ένα νόημα για εκείνους.
Με αυτό τον τρόπο «επανακαθορίζουν» το εργαλείο.
Η ενεργή συμμετοχή σε αυτόν το κύκλο επιφέρει το βέλτιστο αποτέλεσμα.

20. Συνεργατική Καινοτομία
20ΚΑΙ ΚΑΤΙ ΠΑΡΑΠΑΝΩ…
Ανοικτότητα
Ποικιλο-
μορφία
Διαφάνεια
Social Tools &
Networks
Καθιστά Εφικτή Ενισχύει
Διαμοιρασμός
Γνώσης
Καινοτομία
Προωθεί
Εμπιστοσύνη

21. 21ΕΙΝΑΙ ΣΤΟ ΧΕΡΙ ΜΑΣ…