Выступление Натальи Храмцовской на круглом столе «Проблемы организации архивного хранения документов в условиях электронного документооборота», прошедшем на практической конференции «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», состоявшейся 23 мая 2014 года в г. Ростов-на-Дону. Доклад посвящен оценке роли и места архивов в современных условиях, о том, как бороться за их статус и необходимые ресурсы. Значительное место уделено вопросам кадрового обеспечения архивной отрасли, а также новым и сложным задачам, которые встают перед архивами в условиях расширения сферы применения электронных документов, в отношении которых необходимости решить вопрос об обеспечении их долговременной сохранности. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation at the round table “Challenges of archival preservation of records in digital environment”. The round table took place at the conference “Records management in government and business: New trends and modern technology” in Rostov-on-Don on May 23, 2014. The presentation is focused on the role and place of the archives in the digital era (e.g. how to compete for status and necessary resources), on staffing problems, training and professional development issues as well as challenges of digital preservation. The presentation was followed by an informative discussion.

1. 23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
1
Круглый стол
«Проблемы организации архивного
хранения документов в условиях
электронного документооборота»
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,
член Международного совета архивов

2. Роль и место архивов в современных
условиях, борьба за статус и ресурсы
 Разорвать негативный замкнутый цикл: Архив не
помогает решать актуальные задачи госуправления, в
результате необходимых ресурсов не дают
 Как убедить в нужности архивов руководство
(региональное, федеральное)? Если это не сделать, то
все разговоры о новых технологиях в архивах так и
останутся благими пожеланиями
– Ключевые программы, в которых есть деньги: «электронное
правительство», государственные услуги, «открытое
правительство», «открытые данные». На сохранение
традиционных документов ресурсы выделяются неохотно.
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
2

3. Как действовать архивам?
 Архивы должны доказать государству и обществу, что
не являются складом ненужных пыльных бумаг, и что
они способны поддерживать оперативную деловую
деятельность
 Архивы должны проявлять инициативу и сами активно
архивировать информацию, особенно из социальных
сетей. Тем, кто сегодня ленится собирать электронный
контент, недосуг подбирать золотые самородки
– Блогосфера о крымских событиях
– Региональному и муниципальному руководству нужно
разъяснять, что историческая память о их деятельности – это и
интернет-контент (сайты, социальные сети)
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
3

4. Проект Основ государственной
культурной политики, май 2014 года
 «Необходим также поиск решения проблемы сохранения
электронной информации, особенно ресурсов Интернета.
Аудиовизуальные документы, электронные ресурсы,
электронные книги, сайты, социальные медиа и т.д.
полностью меняют концептуальный подход к сохранению
информации. К настоящему времени огромное количество
ценнейших электронных информационных ресурсов уже
потеряно. Огромные массивы информации русскоязычного
сегмента Интернета, сформированные на таких ресурсах,
как Instagram, YouTube, Facebook, Twitter, Google,
передаются на хранение в хранилища США, в том числе в
Библиотеку конгресса, в то время как в России они никак
не сохраняются.»
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
4

5. Сохранение электронного
документального наследия и
предоставление к нему доступа
 Необходимость сохранять электронное культурное
наследие уже осознается, но понимания того, как к
этому делу приступить, пока нет
Росархив: Нам никто не поручал заниматься
хранением электронных документов
Минкомсвязь: Закупить сервера и провода - и будет
счастье
 Уже недостаточно указывать на проблемы, нужны
конструктивные решения
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
5

6. Позиция Росархива
 А.Н. Артизов: «В полномочия
архивов и Федерального
архивного агентства не
входят задачи долгосрочного
хранения электронных
носителей.»
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
6
 Пресс-конференция, посвященная Дню архивов в
информационном агентстве РИА-Новости, 7 марта 2014 года (см.:
http://pressria.ru/pressclub/20140307/949056262.html ).

7. Хранение документов
на бумажных носителях
 Российские архивисты отстают и в плане технологий
хранения и реставрации обычных документов
 До сих пор законодательством не урегулирован ряд
острых проблем архивного дела
– Сохранение документов ликвидированных организаций, в т.ч.
по личному составу
– Сохранение документов территориальных органов власти
ФОИВ
– Деятельность коммерческих архивов
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
7

8. Кадры решают все!
 Архивистов и специалистов по управлению
документами готовят по морально устаревшим
программам. Специалистов в области электронной
архивации вообще никто не готовит …
 Нужны универсальные специалисты (знание
делопроизводства, архивного дела, права,
информационных технологий, информационной
безопасности)
 Что проще: наладить подготовку современных
архивистов или доучивать ИТ-специалистов?
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
8

9. Средняя заработная плата
 По Российской Федерации за 2013 год - 30 тысяч
рублей
 Зарплата работников учреждений культуры
– по Российской Федерации (всего) – 21 тысяча рублей
– по Российской Федерации (федеральная форма
собственности) – 39 тысяч рублей
– Москва – 57 тысяч рублей
– Ростовская область – 14 тысяч рублей
– Кабардино-Балкарская Республика – 18,2 тысяч рублей
 З/пл. региональных архивистов - 18,5 тысяч рублей
 З/пл. федеральных архивистов - 36-47 тысяч рублей
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
9

10. Позиция Комитета по управлению
архивным делом Ростовской области
 «Организационно-штатная структура комитета и подведомственных
государственных архивов, сформированная более 30 лет назад для
хранения, комплектования, учета и использования документов на
бумажной основе, уже не позволяет обеспечить необходимых темпов и
объемов выполнения задач по созданию «электронных архивов»,
проведению массовой оцифровки архивных документов, организации
хранения электронных документов и их предоставления пользователям в
режиме удаленного доступа. Как показывают расчеты, для качественного
и полного выполнения новых видов работ необходимо формирование в
структуре комитета и государственных архивов информатизационных
подразделений, что потребует увеличения их штатной численности на 20
единиц, и ежегодного дополнительного финансирования в пределах 10,5
млн. руб.»
– Аналитическая информация по итогам работы комитета по управлению
архивным делом, государственных и муниципальных архивных учреждений
Ростовской области в 2013 году,
http://cuadaro.donland.ru/Default.aspx?pageid=125587
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
10

11. Стратегические цели
 Обеспечить сохранность и доступность документов и
информации в электронной среде
 Наладить взаимодействие с клиентами, в т.ч. с
общественностью, используя новые современные
способы
 Максимизировать полезность архивов - доступ
общественности к государственной информации может
дать заметную экономическую отдачу, в дополнение к
непреходящей культурно-исторической и
доказательной ценности документов
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
11

12. Стратегические цели
 Строить будущее, опираясь на кадры - обеспечить
для сотрудников обучение, инструменты и
возможности, необходимые для перехода на работу
в условиях электронной среды
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
12

13. Что можно сделать сейчас
 Организационные вопросы
– Заручившись поддержкой высшего руководства, принять
решение о создании электронного архива, сформировать
кадровое ядро архива, которое само должно изучить
ситуацию и дать предложения, исходя из тех условий, что
есть в регионе
 Правовые вопросы
– Многие проблемы можно урегулировать на региональном
уровне, используя административное и гражданское право
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
13

14. Что можно сделать сейчас
 Научно-методическая поддержка
– Использовать мировой опыт
– Использовать отечественные стандарты
– Использовать отечественный опыт, активно им
делиться друг с другом
 Кадровое обеспечение
– Хороших кадров мало и стоят они дорого
– Растить свои кадры и не экономить на зарплате
23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
14

15. 23 мая 2014 г. Конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного
документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», Ростов на Дону
15
Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube