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Email e Tech-etiquette
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Email
É uma forma de comunicação útil mas
não tem os benefícios de um contacto
direto.
A sua escolha face a outro suporte de
comunicação deverá considerar os
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A gestão apressada
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Tal acontece porque se subscrevem
demasiadas newsletters e se faz, por vezes,
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A resposta é devida, num prazo útil, o que para muitos
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penalizadora, levando o emissor a interpretações diversas:
não envolvimento, falta de interesse e desmotivação.
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Responder a emails
Responder a emails exige
disciplina. Um profissional
que receba por dia um
número avultado de
mensagens, deve
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leitura que, não
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profissionais, seja
igualmente eficaz.
A massificação do
uso de gadgets
tornou o processo
de resposta mais
simples.
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Contudo
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Responder sem ter lido
integralmente o texto.
Responder emotivamente.
Responder a um dos
temas quando o email
tinha três.
Responder sem refletir
sobre as consequências
que essa resposta terá
para o recetor.
Responder copiando quem
nada têm a ver com o
assunto de que se fala…
Ou, ainda, responder sem reler…
Pode ter
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menos boas e
até originar
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outras pessoas.
Reflita e
implemente
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procedimentos.
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Formatação
Contas de email: o email da empresa é reservado a temas
profissionais e não a assuntos pessoais. Para esse fim deve
criar-se uma outra conta;
Escrita: deve ser clara;
Mensagem: se for extensa, será necessário organizar a
informação por pontos; ao responder usar-se-á o mesmo
esquema, pois o contrário gera dúvidas e novas mensagens;
os textos longos, para facilitar a leitura, devem ter parágrafos;
Assunto: este campo deve referir-se ao tema;
Saudação: no início e outra no final, além da assinatura;
Recibos de leitura e de receção: não se adequam a todas as
circunstâncias profissionais, em especial, na comunicação
entre um fornecedor e um cliente ou, entre um subordinado e
a sua chefia.
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email
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Certificar-se que compreendeu a mensagem ou solicitar mais informação.
Evitar responder precipitadamente.
Implementar prazos de resposta.
Responder a todos os pontos apresentados; quando não se dispõe de informação, diga isso mesmo ou
apresente uma alternativa.
Dar atenção aos reencaminhamentos e a quem se põe em cópia (desaconselha-se reencaminhamentos sem
conhecimento do emissor e copias para quem não está integrado na conversa inicial). Se tal for necessário, deve
escrever-se isso mesmo.
Reler antes de enviar e aproveitar para verificar se é objetivo na mensagem. Corrigir erros, espaços a mais entre
palavras e cuidar da apresentação global.
Acreditar que é possível fazer melhor e bem feito.
One of the biggests moments anyone
can experience is self acceptance,
development and evolution!
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  • 1. Email e Tech-etiquette Lisboa, 2015 Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 1
  • 2. Email É uma forma de comunicação útil mas não tem os benefícios de um contacto direto. A sua escolha face a outro suporte de comunicação deverá considerar os propósitos e a relação entre o emissor e o recetor. Diariamente trocam-se inúmeros emails. A sua acumulação na inbox por ler, por dar seguimento e por arquivar contribui para uma má gestão de tempo e do dia de trabalho. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 2
  • 3. Email A gestão apressada origina mal entendidos e respostas descontextualizadas. Tal acontece porque se subscrevem demasiadas newsletters e se faz, por vezes, um uso excessivo desta ferramenta. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 3
  • 4. Responder a emails A resposta é devida, num prazo útil, o que para muitos profissionais acarreta horas de trabalho. A sua ausência é penalizadora, levando o emissor a interpretações diversas: não envolvimento, falta de interesse e desmotivação. E, gera também, uma efetiva perda de tempo no controlo e no acompanhamento de temas. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 4
  • 5. Responder a emails Responder a emails exige disciplina. Um profissional que receba por dia um número avultado de mensagens, deve encontrar uma técnica de leitura que, não descurando as normas profissionais, seja igualmente eficaz. A massificação do uso de gadgets tornou o processo de resposta mais simples. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 5
  • 6. Contudo Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 6 Responder sem ter lido integralmente o texto. Responder emotivamente. Responder a um dos temas quando o email tinha três. Responder sem refletir sobre as consequências que essa resposta terá para o recetor. Responder copiando quem nada têm a ver com o assunto de que se fala…
  • 7. Ou, ainda, responder sem reler… Pode ter consequências menos boas e até originar discussões com outras pessoas. Reflita e implemente novos procedimentos. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 7
  • 8. Formatação Contas de email: o email da empresa é reservado a temas profissionais e não a assuntos pessoais. Para esse fim deve criar-se uma outra conta; Escrita: deve ser clara; Mensagem: se for extensa, será necessário organizar a informação por pontos; ao responder usar-se-á o mesmo esquema, pois o contrário gera dúvidas e novas mensagens; os textos longos, para facilitar a leitura, devem ter parágrafos; Assunto: este campo deve referir-se ao tema; Saudação: no início e outra no final, além da assinatura; Recibos de leitura e de receção: não se adequam a todas as circunstâncias profissionais, em especial, na comunicação entre um fornecedor e um cliente ou, entre um subordinado e a sua chefia. Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 8
  • 9. 7 Sugestões para gerir a conta de email Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 9 Certificar-se que compreendeu a mensagem ou solicitar mais informação. Evitar responder precipitadamente. Implementar prazos de resposta. Responder a todos os pontos apresentados; quando não se dispõe de informação, diga isso mesmo ou apresente uma alternativa. Dar atenção aos reencaminhamentos e a quem se põe em cópia (desaconselha-se reencaminhamentos sem conhecimento do emissor e copias para quem não está integrado na conversa inicial). Se tal for necessário, deve escrever-se isso mesmo. Reler antes de enviar e aproveitar para verificar se é objetivo na mensagem. Corrigir erros, espaços a mais entre palavras e cuidar da apresentação global. Acreditar que é possível fazer melhor e bem feito.
  • 10. One of the biggests moments anyone can experience is self acceptance, development and evolution! 10Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com