Pourquoi les CFO devraient s'intéresser à Power BI

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
Experte en modélisation d’affaires
Site web: lecfomasque.com
Cell.: 514-605-7112
Courriel: smarchand@lecfomasque.com
Pourquoi les CFO
devraient
s’intéresser à
Power BI?

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 Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
 Le CFO masqué
 Fondatrice du CFO masqué
 Modélisation d’affaires avancée
 Excel / Power BI
 Consultation, formation et coaching
 Formation en classe, en ligne, en entreprise
 Responsable du groupe Montreal Modern Excel
and Power BI
QUI SUIS-JE?

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 Ce webinaire s’adresse aux CFO, VP Finance,
directeurs financiers et contrôleurs.
 Porte sur les bénéfices d’utiliser Power BI pour un
département de finance.
 Un autre webinaire suivra, en décembre, pour présenter
un tour complet des fonctionnalités de Power BI.
 Le CFO masqué offre diverses formations (en ligne, en
classe et en entreprise) sur Power BI.
AU SUJET DU WEBINAIRE

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 Pourquoi vous devriez vous intéresser à Power BI, comme
CFO?
 Pour améliorer la performance de votre département
 Pour améliorer vos prises de décisions
 Pour améliorer votre accès à vos données et vos rapports
 Pour faire vos premiers pas en BI sans casser des œufs et sans vous
ruiner
 Pour profiter des avantages du cloud
 Pourquoi vous devriez vous intéresser aux compléments Excel
de Power BI, comme CFO?
 La plupart des CFO ont appris à utiliser Excel durant la période de 14
ans pendant laquelle Excel n’a à peu près pas changer.
PLAN DE PRÉSENTATION

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INTRODUCTION

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ET SI C’ÉTAIT VRAI?
Lors de vos réunions avec les
différentes unités d’affaires,
tout le monde est d’accord sur
les chiffres. Vous pouvez donc
vous concentrer sur l’analyse
des problématiques et la mise
en place d’actions correctives,
au lieu d’argumenter sur la
validité des données.

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Vous avez accès, en un clic de souris,
aux revenus et aux profits de votre
entreprise, et aux contributions de
chaque région, de chaque groupe, de
chaque ligne de produits, et vous
pouvez ensuite forer pour voir les
commandes, par client et les
dépenses, par fournisseur… Ce
faisant, vous pouvez aviser les
gestionnaires des autres unités
d’affaires lorsqu’il y a des anomalies
dans leur département, au moment
où ces anomalies surviennent…

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Vous pouvez suivre la
performance de votre
entreprise, réfléchir à des
stratégies et répondre à des
questions, peu importe où
vous vous trouverez car vous
avez tout sous la main.

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Lorsque les gestionnaires des
différentes unités d’affaires
mettent à jour leurs prévisions
financières, toutes leurs
données sont consolidées
automatiquement. Vous avez
alors du temps pour les
accompagner et leur proposer
de meilleures stratégies.

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Vos gestionnaires sont en
mesure de consulter leur
tableau de bord personnalisé
et il n’ont accès qu’aux
données qui les concernent
(selon leur rôle). Ils peuvent
suivre la performance de leur
unité d’affaires et constater
rapidement là où il y a des
problèmes ou des
opportunités.

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Votre contrôleur peut
automatiser son processus de
fin de mois et libérer son
équipe des tâches manuelles.
Les fins de mois ressemblent à
n’importe quelle autre
semaine de l’année.

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Vos analystes peuvent accéder
aisément, sans l’intervention
des TI, à une multitude de
sources de données et les
croiser entre elles, afin
d’effectuer des analyses. Ils ne
passent pas leurs journées à
« cruncher » des données. Ils
peuvent donc participer à des
tâches à plus grande valeur
ajoutée.

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La wizz Excel de votre
département vous annonce
qu’elle quitte l’entreprise et
part au bout du monde et vous
lui souhaitez le meilleur. Vous
pouvez dormir sur vos deux
oreilles, vos rapports vont
continuer d’être produits et
votre entreprise va continuer
de rouler comme sur des
roulettes.

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AMÉLIOREZ LA
PERFORMANCE DE
VOTRE DÉPARTEMENT

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LIBÉREZ VOS ANALYSTES
 Libérez les contrôleurs et les analystes financiers des
tâches manuelles et répétitives
Avez-vous déjà osé calculer le temps requis par
chacune des ressources de votre département qui
effectue manuellement des tâches répétitives et
souvent, dupliquées par d’autres ressources?

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 L’utilisation d’Excel pour importer et transformer les données
 Excel est un Excel….lent outil d’analyse lorsque les données sous-
jacentes sont présentées dans un format adéquat
 Les problèmes les plus souvent rencontrés par les analystes
 Les données ne sont pas dans un format adéquat
 Les données résident dans divers systèmes qui ne se parlent pas
 Les techniques Excel pour transformer et fusionner des données sont
méconnues ou mal utilisées par les analystes
 Le département de TI n’est pas en mesure de fournir les données
nécessaires dans un délai acceptable

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 Les conséquences
 Beaucoup de temps est investi
pour déterminer la portée d’une
solution, la développer, la tester
et la maintenir
 Beaucoup de temps est investi
pour transformer et fusionner
des données manuellement et
pour répéter ces opérations
manuelles
 Beaucoup d’erreurs sont
générées dans les différents
rapports
Référence: http://www.j-paine.org/dobbs/structure_discovery.html

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 Avantages de Power BI
 Automatise des processus d’importation, de transformation et de
fusion de données provenant de diverses sources, structurées ou
non, locales ou dans le nuage
 Transforme le dur labeur répétitif de vos analystes (« crunchage »
de données) en un investissement qui les libèrera durant le
prochain cycle (réutilisation des requêtes)
 Permet aux analystes de se concentrer à créer de la valeur ajoutée
pour votre organisation

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DÉMO

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ÉVITEZ LA DUPLICATION
 Évitez la duplication
 De tâches
 De données

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ÉVITEZ LA DUPLICATION DE DONNÉES
 Les problèmes souvent rencontrés par les analystes
 Ils n’ont pas une source unique où aller puiser l’ensemble des données
nécessaires à leurs analyses
 Ils n’ont pas le temps d’attendre après le département de TI pour obtenir
leurs données
 Vos analystes tentent de recréer le bouton à 4 trous à chaque analyse,
dans des fichiers Excel isolés (ils ne peuvent réutiliser le travail manuel
passé)
 Plusieurs de vos analystes reproduisent les mêmes transformations dans
de nombreux fichiers Excel différents (ils ne dupliquent pas seulement
les fichiers mais aussi les efforts déployés)

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ÉVITEZ LA DUPLICATION DE DONNÉES
 Permet de créer des modèles de données en mode libre-service
(team BI)
 Permet de centraliser les modèles de données créés
 Permet aux analystes d’accéder aisément aux modèles de
données
 Procure une seule version de la vérité

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DÉMO - DATASETS

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DÉMO – POWER BI PUBLISHER

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AMÉLIOREZ LA PRISE
DE DÉCISION

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FAITES PARLER VOS DONNÉES
 Permettre aux analystes de créer des visualisations de données
efficaces
Saviez-vous que la façon dont les données
sont présentées affecte notre capacité à
les comprendre et influence la rapidité et
la facilité avec laquelle les informations
fournies peuvent être utilisées pour
prendre des décisions?

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 L’utilisation d’Excel pour créer des visualisations de données
 Excellent outil pour développer des visualisations
 Permet de personnaliser au maximum les visualisations
 Outil connu et maîtrisé par analystes
 S’utilise conjointement avec Power BI à plusieurs niveaux
 Problèmes qui peuvent être rencontrés
 Difficile dans Excel de forer dans les graphiques
 Difficile de forer dans un graphique à partir d’un autre
 Le choix de visuels de base demeure limité (mieux avec Excel 2016)
 Impossible de questionner les données autrement que par l’utilisation
de tableaux croisés dynamiques, graphiques et fonctions

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 Permet à vos analystes de créer des histoires avec vos chiffres, afin que
vous et l’ensemble des gestionnaires puissiez mieux les interpréter et en
tirer profit davantage
 Permet aux gestionnaires d’explorer facilement les données de leur unité
d’affaires via :
 une plateforme d’exploration de données
 une option d’analyse rapide des données (effectuée par le système, qui
tente de détecter des tendances, des corrélations, des exceptions)
 une plateforme de tableaux de bord où chacun peut créer des tableaux
de bord personnalisés selon ses intérêts
 une plateforme pour questionner les données en langage naturel

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DÉMO – EXPLORATION DE DONNÉES

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DÉMO – QUICK INSIGHTS

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DÉMO – TABLEAUX DE BORD

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DÉMO – Q&A

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DÉMO – CUSTOM VIZ

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ACCÉDEZ À DES DONNÉES À JOUR
 Assurez-vous que vos analystes utilisent des données à jour
 Évitez d’analyser des données périmées
 Problèmes souvent rencontrés par les analystes
 Vos analystes doivent faire la mise à jour de leurs rapports
manuellement (en répétant une multitude d’opérations)
 Conséquences
 Lorsque les rapports sont enfin prêts, ils présentent des données passées
et non actuelles.

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ACCÉDEZ À DES DONNÉES À JOUR
 Les rafraîchissements de données peuvent être programmés
 Soit les données sont des données locales qui sont importées dans
Power BI Service, à l’aide d’une passerelle, soit on se connecte
directement à la source (SSAS, SAP HANA, etc.) ou alors, les
données sont dans le nuage et on peut s’y connecter sans
passerelle (rafraîchissement aux heures)
 Les données sont obtenues presqu’en temps réel
 Tout le monde accède aux mêmes données en même temps

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AMÉLIOREZ L’ACCÈS
AUX DONNÉES

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ACCÉDEZ FACILEMENT À VOS DONNÉES
 Problèmes rencontrés par vos analystes
 Même s’ils ont accès à un outil BI, souvent ces outils sont destinés
à analyser que les données du système sous-jacent (par exemple,
SAP BI analyse seulement les données de SAP)
 Souvent, vos analystes ont besoin de croiser ces données avec des
données externes
 Parfois, vos analystes sont incapables d’accéder aux données
sources ou ne savent pas comment le faire de façon optimale
 D’autres fois, l’accès aux données est carrément protégé

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 Vos analystes utilisent Excel pour fusionner des données de
diverses sources
 Vos analystes ont besoin d’une assistance des TI pour accéder à
leurs données
Saviez-vous que le bouton
le plus utilisé dans les
solutions de reporting,
après Save est le bouton
Export to Excel?

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 Avantages Power BI
 Permet à vos analystes d’accéder par eux-mêmes à différentes
sources de données, sans faire intervenir l’équipe TI
 Permet à vos analystes d’importer les données ou de s’y
connecter directement, sans avoir à effectuer de manipulations
dans Excel à chaque fois
 Permet à vos analystes d’accéder à divers « content packs » de
différents services en ligne
 Rapports et tableaux de bord pré-fabriqués
 Ex. Quickbooks online

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DÉMO – QUICKBOOKS ONLINE

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ACCÉDEZ À DES DONNÉES SÉCURISÉES
 Accédez à des données sécurisées
 Permettez à vos analystes d’accéder uniquement aux données
qu’ils sont autorisés à voir
 Problèmes souvent rencontrés par les analystes
 Souvent, les analystes ont besoin de mettre en place des rapports
où certains individus peuvent voir certaines informations et
d’autres non
 Par exemple, les salaires, les ventes par direction, etc.
 C’est une tâche impossible dans Excel

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ACCÉDEZ À DES DONNÉES SÉCURISÉES
 Conséquences
 Les données confidentielles sont partagées ou de nombreuses
manipulations sont requises pour s’assurer que les données
confidentielles ne soient pas partagées (alourdit la tâche des
analystes)
 Certains rapports sont envoyés en format PDF pour éviter tout
problème
 Crée des groupes d’usagers avec des droits divers
 Détermine des rôles de sécurité et les attribue à des usagers

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DÉMO – PARTAGE DE RAPPORTS

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DÉMO - RLS

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ACCÉDEZ À VOS DONNÉES PARTOUT
 Accédez à vos rapports partout et en tout temps
 Permettez à vos gestionnaires d’avoir accès à leurs rapports et
leurs tableaux de bord en tout temps et en tout lieu
 Problèmes rencontrés par les gestionnaires
 Difficulté à consommer des rapports Excel exhaustifs autrement
que sur un ordinateur
 Difficile à consommer en déplacement

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ACCÉDEZ À VOS DONNÉES PARTOUT
 Conséquences
 Les rapports sont sous-utilisés
 Données disponibles sur
 Web
 Téléphones intelligents
 Tablettes
 Montres intelligentes

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FAIRE SES PREMIERS
PAS EN BI SANS CASSER
DES ŒUFS ET SANS SE
RUINER

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CRÉEZ DES PROTOTYPES
 Créer des prototypes pour modèles BI corporatifs
 Utiliser Power BI pour des besoins de team BI et faire évoluer votre solution
vers une solution de BI corporative aisément
 Problèmes actuels
 TI et business pas le même langage
 Créer une solution de BI corporative est long et coûteux
 Répond rarement aux objectifs en bout de ligne
 Éviter pertes de temps et argent puisque ce sont les usagers qui développent
la solution

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PROFITEZ DES
NOMBREUX
AVANTAGES DU CLOUD

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PROFITEZ DES AVANTAGES DU CLOUD
 Profitez des avantages du cloud
 Démarrez votre projet BI sans plus attendre
 Permettez à vos employés de mieux collaborer
 Donnez envie à vos employés de consulter leurs tableaux de bord
 Problèmes actuels
 Les coûts et les délais d’implantation d’une solution BI
traditionnelle peuvent être très élevés et les bénéfices se faire
attendre
 Le partage, la collaboration, la mise à jour et la consommation des
rapports sont difficiles sans plateforme BI

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 La difficulté de partager les rapports entraîne une duplication de
données et d’efforts
 Le partage se fait souvent par échanges abondants de courriels
 Les employés ont du mal à suivre les différents rapports et leurs
différentes versions
 Les employés perdent leur intérêt pour les tableaux de bord et
n’en voient pas l’utilité

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 Options de collaboration (éliminer abondance courriels et
duplication de fichiers)
 Faibles coûts (pas de coût de hardware)
 Pas d’implantation
 Mise à jour sans heurts
 Accès constant aux dernières nouveautés (vs Excel 2003, écart
colossal)
 Accès mobile

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DÉMOS

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PARTNER SHOWCASES
Voici un exemple de rapport élaboré dans Power BI par le CFO masqué:

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PARTNER SHOWCASES
Voici quelques exemples de rapports financiers créés avec Power
BI par d’autres partenaires de Microsoft:
• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/jarmany-financial/
• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/initions-costings/
• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/freshbi-jobcosting/
• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/enterprisedna-
salesbudget/
• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/enterprisedna-
globalfinance/
• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/bluemargin-propmngmnt/

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 Importance de la formation et du coaching
 Power BI : 10 mars 2017
 Excel - Power Tools : 17 février 2017
 Excel - Tableaux de bord (3 niveaux) : niveau 2, 9 décembre 2016
CONCLUSION
 Formations disponibles chez le CFO masqué
 En entreprise
 En ligne
 En classe
 Power BI : Un tour complet
 14 décembre: Inscriptions

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