1. Pourquoi les solutions de collaboration
déçoivent parfois les attentes
(...et comment corriger le tir)

2. Notre savoir-faire

3. Pourquoi la culture fait obstacle aux
stratégies de collaboration?

4. Au programme
• L'évolution du rôle des services de TI
• Étude sur les solutions de collaboration :
L'impact des outils de communication sur les employés
• Ce qui fait échouer les projets de collaboration
et de communications unifiées
• Les meilleures pratiques pour votre projet de collaboration
• Évaluation de votre entreprise

5. Les solutions de collaboration en entreprise aujourd'hui
Avez-vous déjà mis en œuvre des solutions
de collaboration dans votre entreprise?
• Les employés sont reconnaissants et vous disent à quel point les outils de
collaboration leur sont utiles?
• Pouvez-vous mesurer le rendement des investissements et transmettre
clairement les résultats à la direction et au service des finances?
• Si vous effectuiez un sondage – où 5 serait la meilleure note – obtiendriez-
vous une majorité de 5?

6. Vous reconnaissez-vous?
Cette BD n'est pas entièrement loufoque...

7. Notre étude
En vue de mesurer les répercussions d'un projet de collaboration
sur les habitudes de communication, nous avons sondé les préférences
et la satisfaction au travail de 250 directeurs de TI et de 750 employés.
Ce que nous avons appris :
• Les gens aiment encore les réunions en personne.
• Un grand nombre d'outils de communication ont été mis en œuvre.
• Seule la moitié des fonctionnalités sont utilisées.
• De nombreux employés ne savent pas se servir des outils dont ils disposent.
• Les volets utilisation et adoption sont souvent négligés.
• La majorité des employés ne sont pas consultés avant la mise en œuvre.
• Beaucoup d'employés vivent des frustrations à l'égard des outils.

9. • Insert study slide – Finding #8 –
Communication Breakdown

10. Par où commencer?
Comment assurer le succès d'un investissement
dans une solution de collaboration?
• Faire l'inventaire du parc informatique.
• Identifier le problème à résoudre.
• Garder l'esprit ouvert.
• Établir un plan pour aller de l'avant.
• Inclure les parties concernées dans le processus.
• Élaborer une vision pour atteindre la réussite.

11. La marche à suivre
• Élaborer une vision.
• Définir les mesures de succès.
• Comprendre les besoins opérationnels.
• Connaître les parties prenantes.
• Favoriser l'utilisation et l'adoption.
• Mesurer le niveau de succès.

12. Élaborer une vision
Les projets innovants sont rarement arrimés aux mission
et vision générales de l'entreprise. De nombreux programmes
sont mis sur pied sans vision clairement définie.
La marche à suivre :
• Identifier le problème à résoudre.
• Connaître la réelle valeur de la solution de collaboration
pour l'entreprise.
• Ne présumer de rien.

13. Planification stratégique
13

14. Définir les mesures de succès
La plupart des entreprises ne prennent pas le temps
de définir en quoi le projet sera une réussite.
La marche à suivre :
• Comment mesurerez-vous le succès dans 18 mois?
• Concentrez-vous sur trois à cinq objectifs mesurables.
• Établissez un point de référence pour ces mesures dès
maintenant.

15. Comprendre les besoins opérationnels
Comme la plupart des projets ont des échéanciers serrés,
les services de l'entreprise ne sont pas consultés pour
connaître leurs besoins, l'usage qu'ils feraient des outils
et les éléments qu'ils privilégient.
La marche à suivre :
• Demandez l'avis d'employés dans tous les services,
pas seulement des employés des TI.
• Assurez-vous de bien comprendre les besoins opérationnels.
• Sensibilisez la direction et le personnel aux aspects qu'ils
pourraient méconnaître.

18. Connaître les parties prenantes
Pour la majorité des gens le terme « parties prenantes »
renvoie aux membres de la haute direction.
En fait, les parties prenantes sont les gens qui seront le plus
touchés par l'introduction d'une nouvelle technologie.
La marche à suivre :
• Faites la liste de tous les employés qui seront touches
par le nouvel outil.
• Réunissez-les et écoutez-les.
• Encouragez-les à décrire ce qui leur permet d'effectuer
leurs tâches avec succès.

21. Favoriser l'utilisation et l'adoption
Le succès d'un projet porteur de changement dépend
de sa capacité à faire évoluer l'entreprise. Ironiquement,
la formation est perçue comme une façon de sensibiliser
les employés à la valeur du nouvel investissement.
La marche à suivre :
• Déterminez quelle formation sera nécessaire.
• Renseignez-vous au sujet des programmes d'encouragement
à l'utilisation et à l'adoption offerts par les fabricants
ou partenaires.
• Mettez sur pied un groupe au sein de l'entreprise
qui élaborera un plan d'utilisation et d'adoption
pour chaque poste.

22. • Insert – study slide Finding #4 – When IT
Implements a new Communications tool

23. Mesurer le niveau de succès.
La plupart des entreprises peinent à démontrer le succès
d'un projet au-delà du classique « livré dans les temps
et budgets établis ». De nombreux dirigeants sont surpris
de ne pas voir les économies auxquelles ils s'attendaient.
La marche à suivre :
• Intégrez le service des TI dans le processus, de 3 à 6 mois
avant le début de la mise en œuvre.
• Planifiez des réunions pour effectuer le suivi après
la mise en œuvre.
• Identifiez les lacunes.
• Communiquez les niveaux de succès et d'adoption.

25. Rappel
• Élaborer une vision
• Définir la nature du succès
• Être à l'écoute des besoins opérationnels
• Établir qui sont les parties prenantes
• Instaurer un plan axé sur l'utilisation et l'adoption
• Mesurer le succès régulièrement

26. Si cette situation est la vôtre!

27. Voici comment vous en sortir...
Où votre entreprise se situe-t-elle aujourd'hui?
 Nous avons clairement cerné la nature du succès d'une solution de
collaboration.
 L'entreprise et les TI se sont concertés pour fixer les priorités.
 Nous connaissons toutes les parties prenantes et leurs mesures du succès.
 Nous avons élaboré un plan d'utilisation et d'adoption, pas seulement un plan
de formation.
 Nous avons l'assurance de pouvoir démontrer un réel rendement des
investissement (ROI).

28. Nous vous aidons à optimiser vos investissements informatiques actuels
et à maximiser le rendement de nouveaux investissements.
Merci!

29. Le volet technique

31. Au programme
• Notre propre expérience des solutions de collaboration
• La solution de collaboration de Cisco UC
et Microsoft Lync : choix = multiples possibilités
• Étapes 1,5 de 5 étapes : choisir la technologie

32. L'adoption d'une solution de collaboration : l'expérience
Softchoice
Les TI à la rescousse!
• Recommandation de l'outil voix/vidéo de Cisco
par l'équipe de réseau/téléphonie
• Implantation au sein du service de TI
• Mise à l'épreuve auprès des employés de TI
• Vérification de la qualité
• Réduction des coûts dans la ligne de mire
• Mise en œuvre dans l'ensemble de l'entreprise
• Résultat, un franc succès!

33. Les résultats après un an
• Réduction draconienne des coûts liés au système de la voix
• Élimination des circuits dédiés dans tous nos bureaux au pays
• Mise en service d'un système d'appels sortants dans 30
succursales
• Élimination de l'architecture PBX
• Transfert de la gestion des systèmes de voix et vidéo au
service de TI

34. Les conséquences du manque de vision
Lance et compte!
• Intégration de la messagerie vocale
• Vidéoconférence entre bureaux clé
• Mesure du succès sur une année
– Mise en œuvre et réduction des lignes
et des frais généraux
Poteau!
• Évolution rapide des fonctionnalités
• Solution de collaboration avancée demandée
par les utilisateurs
• Occasion de collaborer avec des partenaires et des clients
• Élimination d'un tiers pour le système de téléconférence

35. La bataille pour remporter la faveur des utilisateurs

36. L'offre des technologies de collaboration
Partage de contenu
Vidéo
Voix
Présence
Messagerie

38. Les grands champions des systèmes vocaux
2013 2015

39. Tableau comparatif des solutions de collaboration
Microsoft et Cisco
Grille des
fonctionnalités
Téléphonie de base X X
Téléphones de bureau X* X
Modules clients pour PC X X
Modules clients pour appareils mobiles X X
Téléconférence X X
Centre d'appels X X
Messagerie instantanée et présence X X
Webconférence X X
Services de fédération X X
Intégration d'Outlook X X
Vidéo poste-à-poste X X
Vidéo multipoint X* X
Intégration de système de salle de réunion X* X

40. Des solutions complètes

41. Prise de décision du point de vue opérationnel
Cisco
Fonctionnalités
recherchées
Microsoft
Grande équipe de soutien
Microsoft
Investissement dans
un réseau étendu de
Cisco
Mise en œuvre de Lync,
messagerie instantanée
et présence
Centre d'appels
Personnel de soutien
informatique limité

42. Prise de décision du point de vue fonctionnel
Cisco
Fonctionnalités
exigées
Microsoft
Vidéo HD – salles
et ordinateurs
Intégration
des applications
Microsoft
Redondance multisites
Intégration
de logiciels-services

44. Étape 1,5
• Types
d'utilisateurs
• Outils utilisés
• Besoins
essentiels
Faire le portrait
des utilisateurs
• Mise en œuvre
• Obtention des
licences
• Soutien
Définir le besoin
d'investissement
• Harmoniser à
la vision
• Harmoniser au
processus
d'affaires
Établir la liste des
fonctionnalités
• Valider le concept
• Susciter l'intérêt
des utilisateurs à
l'extérieur des TI
Tester les options

45. Ce que Softchoice peut faire pour vous
Excellence
en satisfaction
de la clientèle

46. Keystone en quelques chiffres

47. Résumé

48. Récapitulation
Où votre entreprise se situe-t-elle aujourd'hui?
 Nous avons clairement cerné la nature du succès d'une solution
de collaboration.
 L'entreprise et les TI se sont concertés pour fixer les priorités.
 Nous connaissons toutes les parties prenantes et leurs mesures du succès.
 Nous avons élaboré un plan d'utilisation et d'adoption,
pas seulement un plan de formation.
 Nous avons l'assurance de pouvoir démontrer un réel rendement
des investissement (ROI).

49. Merci!