Este documento ofrece recomendaciones para la gestión y conservación del correo electrónico en las universidades españolas. Explica que el correo electrónico es una herramienta de comunicación muy utilizada que puede contener documentos de archivo, pero que su gestión plantea problemas de gestión, preservación y acceso. Recomienda desarrollar una política de gestión del correo electrónico que establezca objetivos, responsabilidades y directrices para su uso, clasificación, descripción, selección, preservación y acceso.

1. Cómo gestionar de forma más eficaz
el correo electrónico en las
instituciones
Lidón París Folch
Archivera Universitat Jaume I y coordinadora del G.T. de Política de
Gestión de Documentos electrónicos de la Conferencia de Archiveros de
Universidades (CAU)
paris@uji.es
11 diciembre 2013

2. A modo de presentación
La Conferencia de Archiveros Universitarios (CAU) agrupa a los técnicos de
archivo de las universidades españolas.
2002: La CAU se integra en la CRUE como grupo de trabajo permanente dentro de
la Comisión Sectorial de Secretarios Generales.
Se crea: Grupo de Trabajo sobre Requerimientos Básicos de Aplicaciones
Informáticas para Archivos.
2004: Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos
2009: El Grupo se divide en dos secciones: Documentos electrónicos y
Observatorio sobre la Administración Electrónica
2012: Grupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos
Podéis conocernos más en: http://cau.crue.org
2

3. A modo de presentación
Miembros:
Diferentes trabajos:
2007
La Gestión de los Documentos Electrónicos: Recomendaciones y Buenas Prácticas para Univ
2009.
Esquema de Metadatos para la Implementación de la Administración Electrónica en las Unive
2010. Informe sobre la Implantación de la Administración Electrónica en las Universidades
2010.
Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las
2011. Informe sobre la Implantación de la Administración Electrónica en las Universidades
2012. Valoración de los documentos electrónicos: Estado de la cuestión.
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4. El punto de partida
Recomendaciones
para la Gestión y Conservación
del Correo Electrónico
Propuesta de
en las Universidades Españolas
Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos
Coordinadoras: Pilar González y Mercedes Pérez
Presentado en CITRA (Toledo, 2011)
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5. ¿Qué es el correo electrónico?
 una
aplicación de comunicación interna
una aplicación de comunicación externa
Una aplicación de comunicación corporativa
Se usa también como:
Repositorio de documentos
Buscador de documentos
Uso personal e institucional
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6. ¿ Por qué hablamos del correo electrónico?
6

7. ¿ Por qué hablamos del correo electrónico institucional?
• Es la herramienta de comunicación externa e interna más
utilizada en las organizaciones
• Puede contener documentos de archivo
Puede conllevar:
Problemas de gestión, preservación y
acceso
Problemas de sobreinformación
Problemas de eficiencia administrativa
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8. Desde el punto de vista organizativo
El uso del correo como un medio de comunicación de carácter
privado, ocasiona problemas desde una perspectiva institucional:
 tiempo invertido por el trabajador para atender asuntos
personales
 empleo de los equipos de la institución
 vulnerabilidad de la seguridad de las comunicaciones
 mismo aspecto y redacción que los personales que pueden
dañar seriamente la imagen corporativa
 conflictos debido a la privacidad de las comunicaciones como un
derecho fundamental

9. Desde el punto de vista legal
Mensajes de correo
 documentos con validez jurídica plena
 información esencial para el funcionamiento eficaz de la
organización
Legislación y normativa que le afecta:
- La relacionada con el acceso de los ciudadanos a los
documentos de las administraciones públicas
- La gestión, conservación y eliminación de documentación en
las organizaciones
- La relativa al tratamiento de ficheros digitales y a la protección
de datos personales

10. El correo en la e-administración
 el correo electrónico juega un papel protagonista en cualquier
proyecto de administración electrónica
 las distintas administraciones tendrán que establecer las
condiciones de seguridad e interoperabilidad necesarias para su
correcto funcionamiento
 el valor evidencial de correo electrónico es algo que tendrá que
establecerse con la práctica
 en función de ese valor habrá que estudiar la inclusión o no de los
correos electrónicos en el expediente electrónico

11. Desde el punto de vista técnico
•
Tienen los mismos problemas y necesidades que el resto
de documentos electrónicos, con algunas particularidades:
• Ficheros adjuntos en multitud de formatos
• Diferente representación en el ordenador del emisor y del
destinatario
•
Requisitos tecnológicos que garanticen la autenticidad e
integridad:
• Firma
• sellado temporal
• no repudio…
• La copia al servidor institucional o nube como sistema de
conservación NO cumple con los requisitos archivísticos mínimos
exigibles

12. Desde el punto de vista técnico
Problemas que plantea al aplicar los criterios archivísticos:
 Identificación
Mensajes personales; ficheros…
 Organización
Integración contextual, dentro de su expediente
 Descripción
Cabecera como fuente de metadatos
 Valoración
Dentro de su contexto: información contenida y
finalidad

13. Desde el punto de vista técnico
•
El documento generado en formato digital, ha de conservarse en formato
digital
•
Estrategias más habituales:
Migración
Transferencia de ficheros de un entorno de hardware y/o software a otro
Problemas:
o Habitualmente el mensaje se conserva en el formato propietario
o Es un procedimiento a repetir periódicamente
o Formatos normalizados: su eficacia dependerá del formato escogido, pero
siempre debe procurarse que los formatos elegidos sean no propietarios

14. Desde el punto de vista técnico
Emulación
Desarrollo de aplicaciones que imiten el entorno de software y/o hardware en
que fueron creados
Problemas:
o Más eficaz pero resulta poco rentable en el caso del correo electrónico
Conversión a XML
o
herramientas desarrolladas con este fin
o
dos entornos: conversión previa y conversión tras el uso
o
metainformación que no figure en el fichero de transmisión

15. Desde el punto de vista técnico
Proyectos XML:
Digital TESTBED prima esta opción (Digital Preservation Testbed: From
digital volatility to digital permanence. Preserving Email , 2003 ):
 Conversión de e-mails a XML, la solución más apropiada para la interoperabilidad y la
conservación a largo plazo
 Desarrollo de un esquema, que contenga los atributos, elementos y sintaxis
 Desarrollo de una aplicación (XMail)
Otros proyectos XML:
•XENA software —software gratuito desarrollado por la National Archives of
Australia para transformar e-mails a formato XML
•DAVID Project. Desarrollo de una DTD XML para convertir mensajes
individuales a XML

16. Desde el punto de vista técnico
Otros proyectos XML
•
The Collaborative Electronic Records Project (CERP)
•
Colaboración entre: The Rockefeller Archive Center y The Smithsonian Institution Archives
•
Aplicación: http://siarchives.si.edu/cerp/parserdownload.htm
•
Electronic Mail Preservation Collaboration Initiative (EMCAP)
•
North Carolina State Archives, Kentucky Department of Library and Archives, and
Pennsylvania State Archives
• Final Report: March 1, 2008-June 30, 2009
•
CERP Y EMCAP: definición de un esquema XML que captura y preserva de forma eficiente
los mensajes de correo auténticos e íntegros y facilita al mismo tiempo las búsquedas de
contenido. El esquema permite incorporar todas las cuentas de correo de una organización
y sus mensajes en un solo registro XML.
Achieving E-mail Account Preservation with XML

17. ¿ Son los mensajes de correo electrónico documentos de
archivo?
 “información creada o recibida por una
organización o persona”
 “mantenida como evidencia”
 “en la consecución de sus obligaciones
normativas o en las transacciones comerciales”
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18. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién?
 Las autoridades o responsables de la organización
 Los archiveros y gestores de documentos
 Los servicios de informática y comunicaciones
 Los usuarios finales

19. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién?
Los responsables deben:
 Promover el diseño de directrices institucionales sobre el uso y conservación del
correo electrónico
 Difundir de dichas políticas
 Evaluar periódicamente
 Promover grupos de trabajo multidisciplinares (juristas, especialistas en sistemas
y redes informáticas, archiveros, gestores)
 Planificar actividades formativas destinadas a todos los colectivos de usuarios

20. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién?
Los archiveros deben:
 Apoyar la integración de las directrices sobre gestión de correo electrónico en
las
 políticas de gestión documental
 Participar en el rediseño de procedimientos adaptados a la gestión electrónica
(definitivo para una identificación óptima de las series y de los documentos que
las componen)
 Establecer los requisitos archivísticos que garanticen la integridad y autenticidad
de los mensajes a lo largo de todo su ciclo de vida
 Establecer fórmulas que permitan la fácil clasificación de los correos, y su
contextualización mediante una adecuada asignación de metadatos
 Desarrollar instrucciones concretas destinadas a los usuarios finales

21. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién?
Los archiveros deben:
 Formar al personal de archivo
 Utilizar el servicio de archivo como referente en materia de gestión de los
 documentos administrativos electrónicos
 Disponer de un Calendario de conservación actualizado para que los correos
que formen parte de una determinada serie documental tengan asociados sus
plazos de conservación y eliminación correspondientes
 El calendario debería recoger también la política de acceso, relacionada con el
formato de almacenamiento y la calidad de los metadatos que se apliquen
 Transmitir a las oficinas la importancia de realizar una estrategia de selección de
mensajes en las primeras fases, desde la misma aplicación de correo

22. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién?
Los servicios de informática y comunicaciones deben:
 Parametrizar, con la colaboración de los archiveros, tanto de los programas
gestores de correo como de los destinados a la conservación
 Diseñar los sistemas de manera que el máximo de metadatos se asocien de forma
automática a los mensajes
 Asegurar que el sistema de conservación sea capaz de añadir un registro de
auditoría en cada mensaje almacenado con metadatos sobre el entorno electrónico
 Diseñar un buen sistema de búsqueda y recuperación de la información

23. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién?
Y los usuarios finales:
 Generar correos electrónicos de forma correcta
 Clasificarlos y ordenarlos siguiendo los esquemas desarrollados al efecto
 Capturar aquéllos que forman parte de sus procedimientos y eliminar los que
no forman parte de los mismos

24. El correo electrónico necesita una Política
Política y directrices para la gestión del correo electrónico:
• Objetivos
• Conceptos
• Responsabilidades
• Directrices para la creación y uso de mensajes
• Directrices para la gestión: clasificación, descripción y selección
• Preservación y conservación
• Niveles de acceso

25. ¿cómo darla a conocer a los usuarios?

26. Ideas previas para empezar
¿Qué es un mensaje de correo electrónico y para qué sirve el
correo electrónico?
El servidor de correo electrónico no es un espacio de archivo
¿Quién debe utilizar la cuenta de correo institucional?
El correo institucional sólo será utilizado por personas autorizadas
¿Qué uso puedo hacer del correo institucional?
El correo institucional solo debe ser utilizado dentro de los límites
legales

27. Ideas previas para empezar
¿Todos los mensajes de correos electrónicos son documentos
de archivo?
Los mensajes son documentos de archivo cuando son evidencia de
una actividad propia de la Universidad
¿Cómo determinar si un mensaje es un documento de archivo?
El primer paso es identificar los mensajes que son documentos de
archivo

29. Ideas previas para empezar
¿Quién tiene la responsabilidad en la gestión del correo
electrónico?
Igual que con los documentos en papel
Remitente:
•gestionar y conservar los mensajes que crea y envía, como
evidencia de una actuación determinada.
Destinatario:
•gestionar y conservar aquellos mensajes que forman parte
de un expediente.
•en el caso de mensajes colectivos, obligatoriamente la
unidad administrativa que conserve el expediente completo

30. Empezamos a generar mensajes
¿Cómo crear mensajes de correo electrónico?
 crear mensajes unívocos
 En la cabecera del mensaje
 En el cuerpo del mensaje
• Texto
• Pie de firma
• Documentos adjuntos

31.  Destinatario principal y secundario (CC)
 Lista de distribución en lugar de CCO,BCC
 Dirección completa del destinatario
 Un mensaje = un asunto
Asunto claro y conciso, con prefijos y nivel
de importancia.
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32. Mensajes breves
 Objetivo y acción a realizar
 Lenguaje claro y conciso
 Evitar referencias personales, gráficos y formatos
Informar si hay documentación aneja
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33. Pie de firma institucional: Nombre y apellidos;
puesto de trabajo; Universidad y servicio al que
pertenece; teléfono; fax; correo electrónico
 Información sobre confidencialidad y buen uso
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34. Documentos adjuntos sólo si no se puede incluir en
el mensaje
 Formatos abiertos y estándares
Enlaces en el cuerpo del mensaje
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35. ¿Cómo organizamos los mensajes?
 Los mensajes se clasifican y archivan por su contenido, no por su formato
 Los mensajes de correo se archivarán junto con el expediente del que forman
parte
 Seguir los criterios de clasificación y archivo establecidos por el Sistema de
Gestión Documental de la organización
 Ser capturados directamente en un Sistema de Gestión de documentos o aplicar
otras soluciones técnicas y organizativas para garantizar su autenticidad e
integridad
 Clasificar y archivar para incorporar el mensaje al expediente correspondiente,
ya sea en papel o electrónico, en el momento de su creación o recepción
 Automatizar la clasificación dentro de la aplicación de correo, para facilitar y
fomentar su uso. Probablemente será necesario un desarrollo informático
 Aplicar los mismos criterios de selección y evaluación que al expediente del 35
que forman parte.

36. ¿Cómo actuamos con los mensajes?
Para minimizar los problemas de la sobreinformación y mejorar la eficiencia
administrativa
Objetivo: bandeja de entrada a 0 al final del día
Incorporar la gestión del correo a las tareas diarias
Crear carpetas, buzones o etiquetas por años, y por asuntos/actividades
Crear carpetas temporales de mensajes pendientes. Por ej.: @POR HACER; @
POR LEER; @POR RESPONDER
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37. ¿Cómo actuamos con los mensajes?
 Cuando se lee un mensaje, decidir la actuación a realizar (su valor y su destino):
 Si la respuesta requiere menos de 2 minutos, responder inmediatamente
 Si se puede eliminar, hacerlo inmediatamente
 Si la acción requiere más tiempo, mover el mensaje a la carpeta
correspondiente
 Una vez realizada la acción, clasificar y archivar junto al expediente
correspondiente (mensajes recibidos y enviados)
 Evitar correos sin información o redundantes.
 Utilizar adecuadamente las opciones: responder a todos y reenviar
 Usar al inicio del asunto: FYI (For your information), RFC (Request For
Comments)
37

38. 38

39. ¿Qué mensajes se pueden eliminar?
No relacionado con ningún
asunto
Borrador
Información
sin valor
administrativo
Impreso
y archivado
en papel
39

40. ¿Qué mensajes se deben conservar?
Remitente: mensaje, lista de destinatarios,
respuesta
Mensajes con documentos adjuntos si
tiene información contextual importante
En las cadenas de mensajes , el último
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41. ¿Cómo organizamos los mensajes?
 Para expedientes mayoritariamente en papel, imprimir el mensaje
electrónico con todos los datos del encabezado y archivar en el
expediente en papel. Conservar el mensaje electrónico, con valor como
evidencia.
 Archivar temporalmente los mensajes en la aplicación del correo
electrónico, creando una estructura de carpetas y subcarpetas según el
cuadro de clasificación.
 Crear una carpeta denominada “Personal” y una carpeta denominada
“Información” y conservarlas temporalmente.
 Archivar los mensajes en el servidor o archivo digital correspondiente,
manteniendo la estructura de carpetas, para su conservación a largo plazo, o
para su acceso por otras personas del servicio.
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42. ¿Cómo organizamos los mensajes?
 Con documentos adjuntos, considerar si conservar el mensaje, el adjunto, o ambos.
En el último caso, archivar ambos documentos separadamente, y se almacenar en la
carpeta del servidor correspondiente al expediente, manteniendo la conexión mediante
metadatos.
 Aplicar sobre esta estructura de carpetas clasificadas los distintos plazos de
conservación.
 Los mensajes pueden archivarse en el formato de la aplicación de correo electrónico,
ya que se mantienen así sus funcionalidades (respuesta, reenvío…), lo que facilita su
reutilización.
 Para su conservación a largo plazo, será necesario migrar a un formato abierto o
estándar, como .txt, .pdf o preferentemente .xml. Se recomienda establecer una política de
migraciones que tenga en cuenta no sólo la conservación, sino la posterior recuperación y
accesibilidad a los correos electrónicos.
 La mejor opción para la conservación es convertir los mensajes a XML: permite crear
objetos digitales, formados por el fichero XML, el fichero de transmisión, el fichero de
registro y los metadatos añadidos
[
42

43. Para saber más…
- G.T. Documentos Electrónicos CAU. La gestión del correo electrónico. CITRA, 2011:
http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/Prejornada_CITRA/Recomendaciones_corr
eo_citra_cau.pdf
- Sainz-Aloy, Anna; Soy-Aumatell, Cristina. “Gestión eficiente del correo electrónico: una
experiencia corporativa”. El profesional de la información, 2011, septiembre-octubre, v.
20, n. 5, pp. 571-576.
http://dx.doi.org/10.3145/epi.2011.sep.12
- Song,Mike; Halsey, Vicky; Burres, Tim. La invasion de los emails: domina tu correo
electrónico antes de que él te domine a ti. Barcelona: integral,
2008http://www.hamsterrevolution.com
E - Email management. AIIM, 2009. http://www.aiim.org/email
- ONU: Gestión de correos electrónicos como expedientes:
http://www.un.org/es/archives/unrecordsmgmt/manageemailrecs.shtml
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44. !Muchas gracias!
Lidón París Folch
paris@uji.es
@LidonParis
Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU)
http://cau.crue.org
https://es-es.facebook.com/pages/Conferencia-de-Archiveros-de-lasUniversidades-Españolas-CAU/167679666587162
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