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MINI-CURSO 
AUDITORIA DE PROJETOS 
Robes Baima Amarante, PMP, MBA, ITIL
AGENDA 
• Conceituação 
• Principais benefícios da auditoria de projetos 
• O que auditar? 
• Quando auditar os projetos? 
• O processo de auditoria de projetos 
• Responsabilidades do auditor de projetos 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 2
O QUE É AUDITORIA 
É um exame cuidadoso, sistemático e independente 
das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor, 
cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as 
disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram 
implementadas com eficácia e se estão adequadas (em 
conformidade) à consecução dos objetivos. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 3
TIPOS DE AUDITORIA 
• Auditoria contábil 
• Auditoria fiscal 
• Auditoria da Segurança da Informação 
• Auditoria de Riscos 
• Auditoria de Sistemas 
• Auditoria de Projetos 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 4
TIPOS DE AUDITORIA 
Auditoria Interna: são funcionários da própria empresa que analisam 
e avaliam seus sistemas de controles internos. Para manter a 
independência, eles apresentam seus relatórios diretamente ao 
Conselho Executivo ou à Presidência. Eles prestam uma atividade 
operacional à empresa. 
Auditoria Externa: é feita por uma equipe independente alocada 
para analisar e avaliar os sistemas de controles internos ou para 
outras atividades acordadas. Um fornecedor externo à empresa é 
contratado para essa atividade. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 5
TIPOS DE AUDITORIA 
INTERNA EXTERNA 
Mão de obra interna Mão de obra externa 
Menor grau de independência Maior grau de independência 
Foco nas normas internas Foco nas normas de mercado 
Maior volume de testes Menor volume de testes 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 6
EVIDÊNCIAS DA AUDITORIA 
É o conjunto de fatos (um registro, documento, depoimento ou 
qualquer observação) que comprovem a ocorrência ou não de uma 
determinada atividade, em função de determinadas características: 
• Suficiência 
• Validade 
• Relevância 
• Objetividade 
“O auditor não acha, o auditor evidencia.” 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 7
PRINCIPAIS ARMADILHAS DE PROJETOS 
• Falta de apoio executivo 
• Escopo mal definido e gerenciado 
• Falta de visão para o alcance dos objetivos do projeto 
• Vaga percepção dos prazos e do caminho crítico 
• Muita comunicação informal 
• Falta de envolvimento dos tomadores de decisão 
• Alocação insuficiente de recursos 
• Métricas subjetivas para medir o sucesso do projeto 
• Gerenciamento inadequado do processo de mudança 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 8
AUDITORIA DE PROJETOS 
Uma investigação sistemática e independente para 
verificar se o projeto ou programa está funcionando corretamente 
com relação aos produtos, processos e padrões de 
gerenciamento de projetos 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 9
BENEFÍCIOS DA AUDITORIA DE PROJETOS 
• Identificar os problemas mais cedo 
• Reconfirmar a viabilidade do projeto 
• Informar o status (verdadeiro) e as perspectivas do projeto 
• Melhorar a performance do projeto 
• Aumentar o nível de aderência do projeto à metodologia 
• Melhoria contínua dos projetos atuais e futuros 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 10
BENEFÍCIOS DA AUDITORIA DE PROJETOS 
É comum durante a auditoria de um projeto mal gerenciado, que 
as pessoas entrevistadas, por estar falando com um facilitador 
externo ao projeto, expressem suas percepções e sentimentos 
sobre seu envolvimento no projeto e sobre o desempenho e 
perspectivas do mesmo. Esse “desabafo” é uma das parte mais 
importantes de todo o processo de auditoria. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 11
FERRAMENTAS DE AUDITORIA 
• Análise de documentos 
• Entrevistas 
• Auto avaliação 
• Observação 
• Relatório 
• Apresentação 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 12
ANÁLISE DE DOCUMENTOS 
A conformidade com processos padrões, orientações e 
procedimentos pode ser checada através da análise de documentos 
relevantes, que podem incluir a WBS, cronograma, análise de riscos, 
organograma, relatórios de monitoramento e atas de reuniões de 
projeto. 
Os critérios de qualidade dependem do que é abordado. Por exemplo, 
critérios para avaliação de qualidade dos planos do projeto incluem 
completeza (integralidade), estrutura, consistência, etc. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 13
ENTREVISTAS 
Entrevistas são conduzidas para obter informações mais detalhadas com 
base nas questões que foram geradas a partir da análise de 
documentos. Alguns auditores preferem iniciar com as entrevistas e em 
seguida analisar a documentação. 
Entrevistar: 
• Gerente do Projeto 
• Sponsor 
• Representantes de equipe do projeto 
• Stakeholders relevantes, como clientes e fornecedores, se necessário. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 14
AUTO-AVALIAÇÃO 
A auto-avaliação não é um método tradicional de auditoria, mas já provou que pode 
agregar valor à auditoria do projeto. Ela fornece à equipe do projeto uma 
oportunidade para refletir sobre o estado atual das suas competências. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 15
OBSERVAÇÃO 
Profissionalmente, a observação é um dos métodos mais difíceis. Se 
este método é apropriado, vai depender muito da cultura da 
organização. 
Eventos a serem observados: 
• Reuniões com o patrocinador do projeto 
• Reuniões da equipe do projeto 
• Reuniões internas (sub-equipes) 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 16
RELATÓRIO 
O objetivo do relatório de auditoria é consolidar os resultados da 
auditoria e dar recomendações para o desenvolvimento do projeto e, 
possivelmente, da organização. 
• É indispensável que antes da apresentação do relatório, seja feito um 
alinhamento entre a equipe de auditoria e o gerente do projeto. 
• Os auditores não são responsáveis por verificar se as suas 
recomendações são seguidas. No entanto, se houver uma auditoria em 
um momento posterior, os auditores darão uma olhada no relatório da 
auditoria anterior. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 17
APRESENTAÇÃO 
Uma apresentação permite uma melhor compreensão e aceitação dos 
resultados e reforça a oportunidade de aprendizado. 
A apresentação deve ser feita, pelo menos, para quem contratou a 
auditoria e para o gerente do projeto. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 18
QUANDO AUDITAR PROJETOS? 
• Troca do Gerente de Projetos 
• Precisa-se de uma análise comparando onde, de fato, o 
projeto está contra o que está sendo reportado 
• Projeto está fora de controle 
• É necessário se comprovar algo através de evidências 
• O nível de qualidade do projeto exige 
• Ao final de cada fase do projeto 
• Premiação dos melhores projetos 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 19
ETAPAS DO PROCESSO DE AUDITORIA 
1. Iniciação e planejamento 
2. Alinhamento inicial 
3. Realizar a análise 
4. Alinhamento de resultados 
5. Gerar relatório 
6. Realizar apresentação 
7. Encerrar auditoria 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 20
PERSPECTIVAS DA AUDITORIA DE PROJETOS 
Viabilidade 
Metodologia 
Controles 
Internos 
Pós-audit 
Desempenho 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 21
VIABILIDADE 
São checadas se as premissas financeiras, estratégicas, técnicas e 
comerciais foram definidas/estimadas de forma consistente e se 
continuam válidas. 
• Custo do projeto 
• Custo alvo do produto 
• Previsões de vendas 
• Alinhamento com a estratégia da empresa 
• Tecnologia adotada 
• Câmbio 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 22
METODOLOGIA 
É verificado o nível de aderêcia da condução do projeto aos 
processos da metodologia padrão da organização e se a mesma 
segue às boas práticas em gestão de projetos (Ex.: PMBOK) 
• Escopo 
• Tempo 
• Custo 
• Recursos Humanos 
• Comunicação 
• Risco 
• Aquisições 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 23
CONTROLES INTERNOS 
É verificado o atendimento do projeto aos controles internos 
previstos, de acordo com os papéis e responsabilidades, critérios 
de aceitação, padrões de qualidade, etc. 
• Abertura do projeto 
• Alocação de recursos humanos 
• Gerenciamento da mudança 
• Mudanças de fase no projeto 
• Validação de testes 
• Aceite de entregas 
• Transição: projeto x produção 
• Encerramento do projeto 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 24
DESEMPENHO DO PROJETO 
É avaliado o nível de efetividade do monitoramento do projeto e a 
qualidade das métricas usadas para reporte de desempenho do 
mesmo. 
• Reuniões de acompanhamento 
• Planos de ação 
• Reprogramações/replanejamento 
• Linhas de base 
• Indicadores de desempenho 
• Fluxo de caixa 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 25
PÓS- AUDIT 
É verificado se os benefícios previstos no Business Case do 
projeto foram alcançados após a conclusão do mesmo. 
• Receita 
• Lucratividade 
• Produtividade 
• Market Share 
• Redução de custos 
• Satisfação dos clientes 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 26
TESTES 
Teste de Desenho (Test of Design - TOD) 
• O auditor verificar a conformidade do processo auditado. 
• São analisados fluxos, procedimentos, formulários, normas, 
políticas, etc. 
• O objetivo é identificar se a prática é prevista na organização. 
• É necessário colher evidências, porém não é necessário fazer 
teste amostral. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 27
TESTES 
Teste de Efetividade (Test of Effectiveness- TOE) 
• O auditor realiza um teste amostral. 
• O tamanho da amostra irá depender do tamanho do universo de 
projetos da organização. 
• Se possível, tente conseguir evidências de todos os projetos. 
• É possível existir um controle com TOD “Não efetivo”, porém 
com TOE “Efetivo”. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 28
TESTES 
Quando usar cada tipo de teste: 
• Auditando uma Empresa ou um PMO: Faça TOD e TOE 
• Auditando um projeto específico: Faça apenas o TOE 
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TEMPLATE 
ID do Controle Descrição do Controle 
C01 Termo de abertura do projeto 
Procedimentos para avaliar o 
modelo e a implementação 
Result WP Ref 
Verificar a existência de um 
documento autorizando o início do 
projeto e alocando um profissional 
para gerenciá-lo 
Efetivo C01_TOD.ZIP 
Procedimentos para testar a 
eficácia operacional 
Result WP Ref 
Selecionar uma amostra a partir do 
universo de projetos encerrados e 
em andamento e verificar a 
assinatura dos respectivos termos 
de abertura 
Não efetivo C01_TOE.ZIP 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 30
EXEMPLOS DE CONTROLES 
VIABILIDADE 
• As iniciativas de projetos devem ser propostas através da elaboração 
de um Business Case que será avaliado e aprovador pela 
Controladoria e Comitê Executivo. 
• Cada projeto deve estar vinculado a pelo menos um objetivo 
estratégico descrito no Mapa Estratégico da empresa. 
• Para cada iniciativa de projeto de novo produto, deverá ser feita 
uma pesquisa de mercado a fim de validá-la como uma oportunidade 
viável para a empresa. 
• A taxa de retorno mínima para uma iniciativa de projeto ser aceita é 
de 20% a.a. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 31
EXEMPLOS DE CONTROLES 
VIABILIDADE 
• Mensalmente as Áreas de Marketing e Controladoria devem emitir 
o documento de Atualização Comercial/Financeira a fim de permitir 
a revisão dos business cases. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 32
EXEMPLOS DE CONTROLES 
METODOLOGIA 
• Todo projeto deve ter uma declaração de escopo e uma EAP 
assinadas pelo patrocionador e pelo gerente do projeto. 
• Os requisitos dos clientes devem ser levantados e desdobrados em 
pacotes de trabalho (entregas) na declaração do escopo e EAP do 
projeto. 
• As atividades devem ser definidas de tal forma que seus resultados 
serão mensuráveis. 
• No Plano do Projeto deve ser evidenciado quais atividades fazem 
parte do caminho crítico do projeto. 
• As estimativas de tempo das atividades devem ser revisadas por um 
especialista, pelo menos. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 33
EXEMPLOS DE CONTROLES 
METODOLOGIA 
• As atividades do cronograma com data de término vencida, deverão 
ser reprogramadas. 
• Os custos do projeto devem ser claramente identificados e 
documentados. 
• Deverá ser feita uma análise qualitativa de todos os riscos 
identificados no projeto e um plano de resposta para os risco 
classificados com grau médio e alto. 
• Os requisitos de conhecimento, educação e experiência dos recursos 
humanos do projeto deverão ser levantados antes da formação da 
equipe. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 34
EXEMPLOS DE CONTROLES 
CONTROLES INTERNOS 
• O Gerente do Projeto deverá elaborar a matriz de responsabilidades 
do projeto e incorporá-la ao Plano do Projeto. 
• Mudanças que impactarem o escopo, o custo ou o cronograma do 
projeto só poderão ser feitas através de uma solicitação de mudança 
formal validada pelo Gerente do Projeto e aprovada pelo Sponsor do 
Projeto. 
• Para cada aquisição do projeto, deverão ser feitas pelo menos três 
cotações em diferentes fornecedores. 
• Para cada aquisição do projeto, deverão ser descritos critérios de 
aceitação claros e tangíveis e formalizado um termo de aceite no 
momento do recebimento/entrega. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 35
EXEMPLOS DE CONTROLES 
CONTROLES INTERNOS 
• Os testes do produto só poderão ser feitos por funcionários da Área 
de Testes. 
• O projeto só poderá ser encerrado após assinatura do Termo de 
Aceite do Produto pelo responsável da Área de Produção. 
• Um projeto só poderá ser iniciado após a assinatura do Termo de 
Abertura pelo Diretor da Empresa. 
• Cada checkpoint do projeto só poderá ser ultrapassado após 
validação da equipe de Quality Assurance. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 36
EXEMPLOS DE CONTROLES 
DESEMPENHO 
• O acompanhamento dos riscos do projeto deve fazer parte do 
relatório de desempenho do projeto. 
• Caso um projeto esteja com o Índice de Desempenho de Prazo (IDP) 
inferior a 0.4, o mesmo deverá ser replanejado. 
• Os relatórios de desempenho dos projetos devem ser entregues até 
o dia 05 de cada mês. 
• É responsabilidade do Gerente do Projeto atualizar semanalmente o 
Plano de Ação do Projeto. 
• Desvios negativos devem ser apresentados sempre com a 
identificação da causa-raiz e sua respectiva ação corretiva. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 37
EXEMPLOS DE CONTROLES 
DESEMPENHO 
• Os principais eventos, marcos, avaliações de progresso e atividades 
críticas devem ser identificados no cronograma. 
• No encerramento do projeto, são realizadas avaliações de 
desempenho do projeto, destacando as lições aprendidas, com a 
participação do cliente. 
• Ao final de cada fase, a linha de base do projeto deverá ser salva, 
versionada e mantida até o final do projeto. 
• Faróis de indicadores (IDP e IDC): >= 1 (verde); entre 0,99 e 0,75 
(amarelo); <=0,74 (vermelho). 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 38
EXEMPLOS DE CONTROLES 
PÓS-AUDIT 
• Os benefícios previstos pelo projeto foram alcançados dentro das 
estimativas de prazo propostas? 
• Todo projeto deve ter seu payback calculado. 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 39
RELATÓRIO DE AUDITORIA 
• Sumário Executivo 
• Controles auditados 
• Avaliação dos riscos identificados 
• Recomendações e oportunidades (opcional) 
• Parecer final 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 40
O AUDITOR DE PROJETOS 
• Ser aberto e sincero com todas as partes 
• Manter a objetividade e a independência 
• Preservar a confidencialidade das informações 
• Limitar contato somente com pessoas autorizadas 
• Comunicação assertiva 
• O auditor não acha, o auditor evidencia! 
10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 41
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Workshop sobre Auditoria de Projetos

  • 1. MINI-CURSO AUDITORIA DE PROJETOS Robes Baima Amarante, PMP, MBA, ITIL
  • 2. AGENDA • Conceituação • Principais benefícios da auditoria de projetos • O que auditar? • Quando auditar os projetos? • O processo de auditoria de projetos • Responsabilidades do auditor de projetos 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 2
  • 3. O QUE É AUDITORIA É um exame cuidadoso, sistemático e independente das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor, cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas (em conformidade) à consecução dos objetivos. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 3
  • 4. TIPOS DE AUDITORIA • Auditoria contábil • Auditoria fiscal • Auditoria da Segurança da Informação • Auditoria de Riscos • Auditoria de Sistemas • Auditoria de Projetos 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 4
  • 5. TIPOS DE AUDITORIA Auditoria Interna: são funcionários da própria empresa que analisam e avaliam seus sistemas de controles internos. Para manter a independência, eles apresentam seus relatórios diretamente ao Conselho Executivo ou à Presidência. Eles prestam uma atividade operacional à empresa. Auditoria Externa: é feita por uma equipe independente alocada para analisar e avaliar os sistemas de controles internos ou para outras atividades acordadas. Um fornecedor externo à empresa é contratado para essa atividade. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 5
  • 6. TIPOS DE AUDITORIA INTERNA EXTERNA Mão de obra interna Mão de obra externa Menor grau de independência Maior grau de independência Foco nas normas internas Foco nas normas de mercado Maior volume de testes Menor volume de testes 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 6
  • 7. EVIDÊNCIAS DA AUDITORIA É o conjunto de fatos (um registro, documento, depoimento ou qualquer observação) que comprovem a ocorrência ou não de uma determinada atividade, em função de determinadas características: • Suficiência • Validade • Relevância • Objetividade “O auditor não acha, o auditor evidencia.” 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 7
  • 8. PRINCIPAIS ARMADILHAS DE PROJETOS • Falta de apoio executivo • Escopo mal definido e gerenciado • Falta de visão para o alcance dos objetivos do projeto • Vaga percepção dos prazos e do caminho crítico • Muita comunicação informal • Falta de envolvimento dos tomadores de decisão • Alocação insuficiente de recursos • Métricas subjetivas para medir o sucesso do projeto • Gerenciamento inadequado do processo de mudança 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 8
  • 9. AUDITORIA DE PROJETOS Uma investigação sistemática e independente para verificar se o projeto ou programa está funcionando corretamente com relação aos produtos, processos e padrões de gerenciamento de projetos 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 9
  • 10. BENEFÍCIOS DA AUDITORIA DE PROJETOS • Identificar os problemas mais cedo • Reconfirmar a viabilidade do projeto • Informar o status (verdadeiro) e as perspectivas do projeto • Melhorar a performance do projeto • Aumentar o nível de aderência do projeto à metodologia • Melhoria contínua dos projetos atuais e futuros 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 10
  • 11. BENEFÍCIOS DA AUDITORIA DE PROJETOS É comum durante a auditoria de um projeto mal gerenciado, que as pessoas entrevistadas, por estar falando com um facilitador externo ao projeto, expressem suas percepções e sentimentos sobre seu envolvimento no projeto e sobre o desempenho e perspectivas do mesmo. Esse “desabafo” é uma das parte mais importantes de todo o processo de auditoria. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 11
  • 12. FERRAMENTAS DE AUDITORIA • Análise de documentos • Entrevistas • Auto avaliação • Observação • Relatório • Apresentação 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 12
  • 13. ANÁLISE DE DOCUMENTOS A conformidade com processos padrões, orientações e procedimentos pode ser checada através da análise de documentos relevantes, que podem incluir a WBS, cronograma, análise de riscos, organograma, relatórios de monitoramento e atas de reuniões de projeto. Os critérios de qualidade dependem do que é abordado. Por exemplo, critérios para avaliação de qualidade dos planos do projeto incluem completeza (integralidade), estrutura, consistência, etc. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 13
  • 14. ENTREVISTAS Entrevistas são conduzidas para obter informações mais detalhadas com base nas questões que foram geradas a partir da análise de documentos. Alguns auditores preferem iniciar com as entrevistas e em seguida analisar a documentação. Entrevistar: • Gerente do Projeto • Sponsor • Representantes de equipe do projeto • Stakeholders relevantes, como clientes e fornecedores, se necessário. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 14
  • 15. AUTO-AVALIAÇÃO A auto-avaliação não é um método tradicional de auditoria, mas já provou que pode agregar valor à auditoria do projeto. Ela fornece à equipe do projeto uma oportunidade para refletir sobre o estado atual das suas competências. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 15
  • 16. OBSERVAÇÃO Profissionalmente, a observação é um dos métodos mais difíceis. Se este método é apropriado, vai depender muito da cultura da organização. Eventos a serem observados: • Reuniões com o patrocinador do projeto • Reuniões da equipe do projeto • Reuniões internas (sub-equipes) 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 16
  • 17. RELATÓRIO O objetivo do relatório de auditoria é consolidar os resultados da auditoria e dar recomendações para o desenvolvimento do projeto e, possivelmente, da organização. • É indispensável que antes da apresentação do relatório, seja feito um alinhamento entre a equipe de auditoria e o gerente do projeto. • Os auditores não são responsáveis por verificar se as suas recomendações são seguidas. No entanto, se houver uma auditoria em um momento posterior, os auditores darão uma olhada no relatório da auditoria anterior. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 17
  • 18. APRESENTAÇÃO Uma apresentação permite uma melhor compreensão e aceitação dos resultados e reforça a oportunidade de aprendizado. A apresentação deve ser feita, pelo menos, para quem contratou a auditoria e para o gerente do projeto. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 18
  • 19. QUANDO AUDITAR PROJETOS? • Troca do Gerente de Projetos • Precisa-se de uma análise comparando onde, de fato, o projeto está contra o que está sendo reportado • Projeto está fora de controle • É necessário se comprovar algo através de evidências • O nível de qualidade do projeto exige • Ao final de cada fase do projeto • Premiação dos melhores projetos 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 19
  • 20. ETAPAS DO PROCESSO DE AUDITORIA 1. Iniciação e planejamento 2. Alinhamento inicial 3. Realizar a análise 4. Alinhamento de resultados 5. Gerar relatório 6. Realizar apresentação 7. Encerrar auditoria 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 20
  • 21. PERSPECTIVAS DA AUDITORIA DE PROJETOS Viabilidade Metodologia Controles Internos Pós-audit Desempenho 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 21
  • 22. VIABILIDADE São checadas se as premissas financeiras, estratégicas, técnicas e comerciais foram definidas/estimadas de forma consistente e se continuam válidas. • Custo do projeto • Custo alvo do produto • Previsões de vendas • Alinhamento com a estratégia da empresa • Tecnologia adotada • Câmbio 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 22
  • 23. METODOLOGIA É verificado o nível de aderêcia da condução do projeto aos processos da metodologia padrão da organização e se a mesma segue às boas práticas em gestão de projetos (Ex.: PMBOK) • Escopo • Tempo • Custo • Recursos Humanos • Comunicação • Risco • Aquisições 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 23
  • 24. CONTROLES INTERNOS É verificado o atendimento do projeto aos controles internos previstos, de acordo com os papéis e responsabilidades, critérios de aceitação, padrões de qualidade, etc. • Abertura do projeto • Alocação de recursos humanos • Gerenciamento da mudança • Mudanças de fase no projeto • Validação de testes • Aceite de entregas • Transição: projeto x produção • Encerramento do projeto 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 24
  • 25. DESEMPENHO DO PROJETO É avaliado o nível de efetividade do monitoramento do projeto e a qualidade das métricas usadas para reporte de desempenho do mesmo. • Reuniões de acompanhamento • Planos de ação • Reprogramações/replanejamento • Linhas de base • Indicadores de desempenho • Fluxo de caixa 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 25
  • 26. PÓS- AUDIT É verificado se os benefícios previstos no Business Case do projeto foram alcançados após a conclusão do mesmo. • Receita • Lucratividade • Produtividade • Market Share • Redução de custos • Satisfação dos clientes 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 26
  • 27. TESTES Teste de Desenho (Test of Design - TOD) • O auditor verificar a conformidade do processo auditado. • São analisados fluxos, procedimentos, formulários, normas, políticas, etc. • O objetivo é identificar se a prática é prevista na organização. • É necessário colher evidências, porém não é necessário fazer teste amostral. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 27
  • 28. TESTES Teste de Efetividade (Test of Effectiveness- TOE) • O auditor realiza um teste amostral. • O tamanho da amostra irá depender do tamanho do universo de projetos da organização. • Se possível, tente conseguir evidências de todos os projetos. • É possível existir um controle com TOD “Não efetivo”, porém com TOE “Efetivo”. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 28
  • 29. TESTES Quando usar cada tipo de teste: • Auditando uma Empresa ou um PMO: Faça TOD e TOE • Auditando um projeto específico: Faça apenas o TOE 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 29
  • 30. TEMPLATE ID do Controle Descrição do Controle C01 Termo de abertura do projeto Procedimentos para avaliar o modelo e a implementação Result WP Ref Verificar a existência de um documento autorizando o início do projeto e alocando um profissional para gerenciá-lo Efetivo C01_TOD.ZIP Procedimentos para testar a eficácia operacional Result WP Ref Selecionar uma amostra a partir do universo de projetos encerrados e em andamento e verificar a assinatura dos respectivos termos de abertura Não efetivo C01_TOE.ZIP 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 30
  • 31. EXEMPLOS DE CONTROLES VIABILIDADE • As iniciativas de projetos devem ser propostas através da elaboração de um Business Case que será avaliado e aprovador pela Controladoria e Comitê Executivo. • Cada projeto deve estar vinculado a pelo menos um objetivo estratégico descrito no Mapa Estratégico da empresa. • Para cada iniciativa de projeto de novo produto, deverá ser feita uma pesquisa de mercado a fim de validá-la como uma oportunidade viável para a empresa. • A taxa de retorno mínima para uma iniciativa de projeto ser aceita é de 20% a.a. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 31
  • 32. EXEMPLOS DE CONTROLES VIABILIDADE • Mensalmente as Áreas de Marketing e Controladoria devem emitir o documento de Atualização Comercial/Financeira a fim de permitir a revisão dos business cases. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 32
  • 33. EXEMPLOS DE CONTROLES METODOLOGIA • Todo projeto deve ter uma declaração de escopo e uma EAP assinadas pelo patrocionador e pelo gerente do projeto. • Os requisitos dos clientes devem ser levantados e desdobrados em pacotes de trabalho (entregas) na declaração do escopo e EAP do projeto. • As atividades devem ser definidas de tal forma que seus resultados serão mensuráveis. • No Plano do Projeto deve ser evidenciado quais atividades fazem parte do caminho crítico do projeto. • As estimativas de tempo das atividades devem ser revisadas por um especialista, pelo menos. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 33
  • 34. EXEMPLOS DE CONTROLES METODOLOGIA • As atividades do cronograma com data de término vencida, deverão ser reprogramadas. • Os custos do projeto devem ser claramente identificados e documentados. • Deverá ser feita uma análise qualitativa de todos os riscos identificados no projeto e um plano de resposta para os risco classificados com grau médio e alto. • Os requisitos de conhecimento, educação e experiência dos recursos humanos do projeto deverão ser levantados antes da formação da equipe. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 34
  • 35. EXEMPLOS DE CONTROLES CONTROLES INTERNOS • O Gerente do Projeto deverá elaborar a matriz de responsabilidades do projeto e incorporá-la ao Plano do Projeto. • Mudanças que impactarem o escopo, o custo ou o cronograma do projeto só poderão ser feitas através de uma solicitação de mudança formal validada pelo Gerente do Projeto e aprovada pelo Sponsor do Projeto. • Para cada aquisição do projeto, deverão ser feitas pelo menos três cotações em diferentes fornecedores. • Para cada aquisição do projeto, deverão ser descritos critérios de aceitação claros e tangíveis e formalizado um termo de aceite no momento do recebimento/entrega. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 35
  • 36. EXEMPLOS DE CONTROLES CONTROLES INTERNOS • Os testes do produto só poderão ser feitos por funcionários da Área de Testes. • O projeto só poderá ser encerrado após assinatura do Termo de Aceite do Produto pelo responsável da Área de Produção. • Um projeto só poderá ser iniciado após a assinatura do Termo de Abertura pelo Diretor da Empresa. • Cada checkpoint do projeto só poderá ser ultrapassado após validação da equipe de Quality Assurance. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 36
  • 37. EXEMPLOS DE CONTROLES DESEMPENHO • O acompanhamento dos riscos do projeto deve fazer parte do relatório de desempenho do projeto. • Caso um projeto esteja com o Índice de Desempenho de Prazo (IDP) inferior a 0.4, o mesmo deverá ser replanejado. • Os relatórios de desempenho dos projetos devem ser entregues até o dia 05 de cada mês. • É responsabilidade do Gerente do Projeto atualizar semanalmente o Plano de Ação do Projeto. • Desvios negativos devem ser apresentados sempre com a identificação da causa-raiz e sua respectiva ação corretiva. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 37
  • 38. EXEMPLOS DE CONTROLES DESEMPENHO • Os principais eventos, marcos, avaliações de progresso e atividades críticas devem ser identificados no cronograma. • No encerramento do projeto, são realizadas avaliações de desempenho do projeto, destacando as lições aprendidas, com a participação do cliente. • Ao final de cada fase, a linha de base do projeto deverá ser salva, versionada e mantida até o final do projeto. • Faróis de indicadores (IDP e IDC): >= 1 (verde); entre 0,99 e 0,75 (amarelo); <=0,74 (vermelho). 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 38
  • 39. EXEMPLOS DE CONTROLES PÓS-AUDIT • Os benefícios previstos pelo projeto foram alcançados dentro das estimativas de prazo propostas? • Todo projeto deve ter seu payback calculado. 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 39
  • 40. RELATÓRIO DE AUDITORIA • Sumário Executivo • Controles auditados • Avaliação dos riscos identificados • Recomendações e oportunidades (opcional) • Parecer final 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 40
  • 41. O AUDITOR DE PROJETOS • Ser aberto e sincero com todas as partes • Manter a objetividade e a independência • Preservar a confidencialidade das informações • Limitar contato somente com pessoas autorizadas • Comunicação assertiva • O auditor não acha, o auditor evidencia! 10/11/2010 robesbaima@hotmail.com 41