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Companhia Estadual de Habitação Popular



Sistema de Controle de Processos

WebProtocolo 2.0
                    CEHAP - Companhia Estadual de Habitação Popular
                               Gerência de Tecnologia da Informação
                                       informatica@cehap.pb.gov.br
Objetivo
                         Expor o sistema WebProtocolo 2.0, ressaltando as diferenças em
                         relação ao anterior e o que ainda pode ser feito para melhorar o
                         controle de processos da companhia.
Organize with Sections




                                                                        Tela de abertura (Login)
                                                                        do WebProtocolo 2.0.
Roteiro da Apresentação


 MOTIVAÇÃO    O SISTEMA   PRÓXIMOS
                           PASSOS




                          WebProtocolo 2.0
MOTIVAÇÃO



    Por que foi desenvolvido o WebProtocolo 2.0?
Motivação (a necessidade de um novo sistema)
• A Cehap NÃO possui o código-fonte nem qualquer tipo
  de documentação do sistema antigo;

• O sistema antigo NÃO fornecia opções para a realização
  de atividades básicas como: cadastro, edição e remoção
  de usuários, setores e tipos de processo; alteração de
  dados e trâmites de processos; cancelar despacho;
  alteração de senha; etc. Além disso, a localização de
  processos era extremamente deficiente;

• Em virtude do primeiro item, o sistema NÃO poderia ser
  melhorado e/ou expandido, impedindo que o controle
  de processos da companhia pudesse ser aprimorado
  continuamente.
Motivação (o que foi feito)

• Produziu-se um novo sistema com código-fonte
  comentado e documentação extensa, ambos à
  disposição da Cehap

• O sistema apresenta TODAS as funcionalidades do
  antecessor, além daquelas citadas anteriormente
  (manipulação de usuários, setores e processos;
  possibilidade de cancelar o despacho; etc).

• Em virtude do primeiro item, o sistema PODE ser
  melhorado e/ou expandido, PERMITINDO que o
  controle de processos da companhia possa ser
  aprimorado continuamente.
O SISTEMA



  Descrição do WebProtocolo 2.0 e suas funcionalidades
O que é o WebProtocolo 2.0?



O WebProtocolo 2.0 é um
sistema cliente-servidor cujo
ambiente de execução é a
intranet da Cehap.




       A função do WebProtocolo 2.0 é gerenciar todos os
       processos da companhia, incluindo a tramitação dos
       processos entre os setores (recebimentos e
       despachos), os dados e a localização de cada um
       desses processos.
Perfis de Usuários do WebProtocolo 2.0
Usuários do WebProtocolo 2.0   Os usuários do WebProtocolo 2.0 dividem-se em três grupos ou
                               perfis: Usuários Comuns, Administradores dos Setores e
                               Administradores do Sistema.

                                             SETOR A
                                                                                      Administradores
                                                                                        do Sistema
                                                  GERENCIA
                                                                          GERENCIAM

                                                       Administrador do
                                Usuários Comuns                         GERENCIAM
                                                            Setor

                                             SETOR B                             GERENCIAM


                                                  GERENCIA


                                                       Administrador do
                                Usuários Comuns
                                                            Setor                         Processos
Usuário Comum
Usuários do WebProtocolo 2.0
                               O Usuário Comum do WebProtocolo 2.0 possui as seguintes
                               funcionalidades: Localizar Processos, Receber Processos, Despachar
                               Processos e Cancelar Despachos, além de poder Alterar seus Dados.
Administrador de Setor
Usuários do WebProtocolo 2.0   O Administrador de Setor no WebProtocolo 2.0 possui, além de
                               TODAS as funcionalidades dos Usuários Comuns, a possibilidade de
                               cadastrar, alterar e remover usuários do seu setor.
Administrador de Sistema
                               O Administrador de Sistema no WebProtocolo 2.0 possui, além de TODAS as
Usuários do WebProtocolo 2.0   funcionalidades dos Administradores dos Setores, a possibilidade de: abrir novo
                               processo; alterar dados de processos; alterar trâmites de processos; excluir
                               processos; cadastrar, alterar e remover setores, interessados e tipos de processo.
Localizar Processos
Funções do WebProtocolo 2.0   A função de Localizar Processos foi aprimorada. É possível localizar
                              processo por parte do número, ano, tipo, interessado ou assunto.
                              Qualquer combinação entre esses campos também é válida.
Receber Processos
                              A função de Receber Processos possui apenas uma novidade: é
Funções do WebProtocolo 2.0   possível filtrar o código, tipo, assunto ou interessado da lista de
                              processos a receber, mostrando apenas os processos com o filtro
                              desejado.
Despachar Processos
                              A função de Despachar Processos possui outra novidade: o campo
Funções do WebProtocolo 2.0   Motivo. Agora é possível especificar o motivo do despacho,
                              facilitando o entendimento da pessoa que receberá o processo. Essa
                              funcionalidade é opcional.
Cancelar Despacho
                              A principal novidade no trâmite de processos é a possibilidade de
Funções do WebProtocolo 2.0   Cancelar um Despacho. Na opção Processos Despachados é possível
                              visualizar os últimos processos que foram despachados para outros
                              setores e AINDA NÃO FORAM RECEBIDOS PELOS MESMOS. Nesse
                              caso, é possível desfazer o despacho e o processo retorna para o seu
                              setor.
Gerenciar Processos
                              Funcionalidade EXCLUSIVA para os Administradores do Sistema. É
Funções do WebProtocolo 2.0   possível alterar os dados do processo (tipo de processo, interessado,
                              assunto, etc) bem como modificar os trâmites do processo (transferir
                              processos de um setor para outro por exemplo) e, ainda, excluir
                              processos se assim o desejar.
OS PRÓXIMOS PASSOS



O que o WebProtocolo 2.0 não tem, mas poderá ter em breve…
O que vem por aí…

                           WebProtocolo 2.0 é apenas o
                           início de uma série de
                           mudanças na tecnologia de
                           controle de processos da
                           companhia;

                           Essas mudanças serão feitas
                           paulatinamente,    agregando
                           valor ao software;


       Essas mudanças dividem-se em alterações de
       curto prazo e de médio/longo prazo. Um exemplo
       de mudança a médio/longo prazo é a
       digitalização de processos.
Mudanças de curto prazo

Em curto prazo, diversos       Além disso, recursos já
recursos      podem      ser   existentes    podem    ser
agregados ao WebProtocolo,     melhorados, tais como:
tais como: realização de       navegação otimizada, maior
tarefas massivas, permissões   velocidade nas operações,
personalizadas e relatórios    filtros otimizados para
de    auditoria    para   os   receber     e    despachar
administradores.               processos, etc.
Mudanças de médio e longo prazo

A principal mudança a ser
                              A Digitalização de Processos
realizada em médio/longo
                              ocorre em três etapas
prazo é a Digitalização dos
                              básicas:
Processos e, com ela,
                              • Escaneamento           dos
recursos como Visibilidade
                              processos;
de Processos e Consulta de
                              • Criação dos documentos
Jurisprudência.
                              digitalizados através de
                              software específico;
                              • Integração (automatizada)
                              do documento ao sistema.
Digitalização de Processos
 Primeiro passo: escaneamento dos
 processos

 • O      escaneamento      dos
   processos deve ser realizado
   por um scanner específico,
   com alimentador automático
   de folhas;

 • Esse tipo de scanner (ao
   contrário do convencional, de
   mesa) é capaz de digitalizar
   dezenas de páginas de uma só
   vez.
Digitalização de
Processos
O segundo passo é a utilização
de um software específico para a
conversão das páginas em
documentos editáveis e/ou
pesquisáveis (documentos em
                                   Exemplo de software específico
formato PDF, por exemplo).         para       digitalização    de
                                   documentos em massa. Nesse
                                   caso, trata-se de um software
Essa conversão deve ser feita      pago.
automaticamente   para   um
grande volume de folhas,
permitindo a eficácia do
processo.
Anexar o arquivo (.PDF por exemplo) no instante da abertura/implantação do
processo no sistema, ou ainda a um processo já existente no mesmo;

O arquivo do processo ficará armazenado no servidor e poderá ser recuperado
quando da localização desse processo, desde que as questões de visibilidade
sejam respeitadas;

O SERVIDOR precisa ter grande espaço em disco, memória e capacidade de
processamento.
Equipe de Desenvolvimento

                 Ana Cláudia

              André Madruga

              Erisvaldo Júnior

              Francisco Ivânio

                José Augusto
?   Dúvidas?



          Questionamentos sobre o WebProtocolo 2.0
What’s Your Message?
OBRIGADO!

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WebProtocolo 2.0

  • 1. Companhia Estadual de Habitação Popular Sistema de Controle de Processos WebProtocolo 2.0 CEHAP - Companhia Estadual de Habitação Popular Gerência de Tecnologia da Informação informatica@cehap.pb.gov.br
  • 2. Objetivo Expor o sistema WebProtocolo 2.0, ressaltando as diferenças em relação ao anterior e o que ainda pode ser feito para melhorar o controle de processos da companhia. Organize with Sections Tela de abertura (Login) do WebProtocolo 2.0.
  • 3. Roteiro da Apresentação MOTIVAÇÃO O SISTEMA PRÓXIMOS PASSOS WebProtocolo 2.0
  • 4. MOTIVAÇÃO Por que foi desenvolvido o WebProtocolo 2.0?
  • 5. Motivação (a necessidade de um novo sistema) • A Cehap NÃO possui o código-fonte nem qualquer tipo de documentação do sistema antigo; • O sistema antigo NÃO fornecia opções para a realização de atividades básicas como: cadastro, edição e remoção de usuários, setores e tipos de processo; alteração de dados e trâmites de processos; cancelar despacho; alteração de senha; etc. Além disso, a localização de processos era extremamente deficiente; • Em virtude do primeiro item, o sistema NÃO poderia ser melhorado e/ou expandido, impedindo que o controle de processos da companhia pudesse ser aprimorado continuamente.
  • 6. Motivação (o que foi feito) • Produziu-se um novo sistema com código-fonte comentado e documentação extensa, ambos à disposição da Cehap • O sistema apresenta TODAS as funcionalidades do antecessor, além daquelas citadas anteriormente (manipulação de usuários, setores e processos; possibilidade de cancelar o despacho; etc). • Em virtude do primeiro item, o sistema PODE ser melhorado e/ou expandido, PERMITINDO que o controle de processos da companhia possa ser aprimorado continuamente.
  • 7. O SISTEMA Descrição do WebProtocolo 2.0 e suas funcionalidades
  • 8. O que é o WebProtocolo 2.0? O WebProtocolo 2.0 é um sistema cliente-servidor cujo ambiente de execução é a intranet da Cehap. A função do WebProtocolo 2.0 é gerenciar todos os processos da companhia, incluindo a tramitação dos processos entre os setores (recebimentos e despachos), os dados e a localização de cada um desses processos.
  • 9. Perfis de Usuários do WebProtocolo 2.0 Usuários do WebProtocolo 2.0 Os usuários do WebProtocolo 2.0 dividem-se em três grupos ou perfis: Usuários Comuns, Administradores dos Setores e Administradores do Sistema. SETOR A Administradores do Sistema GERENCIA GERENCIAM Administrador do Usuários Comuns GERENCIAM Setor SETOR B GERENCIAM GERENCIA Administrador do Usuários Comuns Setor Processos
  • 10. Usuário Comum Usuários do WebProtocolo 2.0 O Usuário Comum do WebProtocolo 2.0 possui as seguintes funcionalidades: Localizar Processos, Receber Processos, Despachar Processos e Cancelar Despachos, além de poder Alterar seus Dados.
  • 11. Administrador de Setor Usuários do WebProtocolo 2.0 O Administrador de Setor no WebProtocolo 2.0 possui, além de TODAS as funcionalidades dos Usuários Comuns, a possibilidade de cadastrar, alterar e remover usuários do seu setor.
  • 12. Administrador de Sistema O Administrador de Sistema no WebProtocolo 2.0 possui, além de TODAS as Usuários do WebProtocolo 2.0 funcionalidades dos Administradores dos Setores, a possibilidade de: abrir novo processo; alterar dados de processos; alterar trâmites de processos; excluir processos; cadastrar, alterar e remover setores, interessados e tipos de processo.
  • 13. Localizar Processos Funções do WebProtocolo 2.0 A função de Localizar Processos foi aprimorada. É possível localizar processo por parte do número, ano, tipo, interessado ou assunto. Qualquer combinação entre esses campos também é válida.
  • 14. Receber Processos A função de Receber Processos possui apenas uma novidade: é Funções do WebProtocolo 2.0 possível filtrar o código, tipo, assunto ou interessado da lista de processos a receber, mostrando apenas os processos com o filtro desejado.
  • 15. Despachar Processos A função de Despachar Processos possui outra novidade: o campo Funções do WebProtocolo 2.0 Motivo. Agora é possível especificar o motivo do despacho, facilitando o entendimento da pessoa que receberá o processo. Essa funcionalidade é opcional.
  • 16. Cancelar Despacho A principal novidade no trâmite de processos é a possibilidade de Funções do WebProtocolo 2.0 Cancelar um Despacho. Na opção Processos Despachados é possível visualizar os últimos processos que foram despachados para outros setores e AINDA NÃO FORAM RECEBIDOS PELOS MESMOS. Nesse caso, é possível desfazer o despacho e o processo retorna para o seu setor.
  • 17. Gerenciar Processos Funcionalidade EXCLUSIVA para os Administradores do Sistema. É Funções do WebProtocolo 2.0 possível alterar os dados do processo (tipo de processo, interessado, assunto, etc) bem como modificar os trâmites do processo (transferir processos de um setor para outro por exemplo) e, ainda, excluir processos se assim o desejar.
  • 18. OS PRÓXIMOS PASSOS O que o WebProtocolo 2.0 não tem, mas poderá ter em breve…
  • 19. O que vem por aí… WebProtocolo 2.0 é apenas o início de uma série de mudanças na tecnologia de controle de processos da companhia; Essas mudanças serão feitas paulatinamente, agregando valor ao software; Essas mudanças dividem-se em alterações de curto prazo e de médio/longo prazo. Um exemplo de mudança a médio/longo prazo é a digitalização de processos.
  • 20. Mudanças de curto prazo Em curto prazo, diversos Além disso, recursos já recursos podem ser existentes podem ser agregados ao WebProtocolo, melhorados, tais como: tais como: realização de navegação otimizada, maior tarefas massivas, permissões velocidade nas operações, personalizadas e relatórios filtros otimizados para de auditoria para os receber e despachar administradores. processos, etc.
  • 21. Mudanças de médio e longo prazo A principal mudança a ser A Digitalização de Processos realizada em médio/longo ocorre em três etapas prazo é a Digitalização dos básicas: Processos e, com ela, • Escaneamento dos recursos como Visibilidade processos; de Processos e Consulta de • Criação dos documentos Jurisprudência. digitalizados através de software específico; • Integração (automatizada) do documento ao sistema.
  • 22. Digitalização de Processos Primeiro passo: escaneamento dos processos • O escaneamento dos processos deve ser realizado por um scanner específico, com alimentador automático de folhas; • Esse tipo de scanner (ao contrário do convencional, de mesa) é capaz de digitalizar dezenas de páginas de uma só vez.
  • 23. Digitalização de Processos O segundo passo é a utilização de um software específico para a conversão das páginas em documentos editáveis e/ou pesquisáveis (documentos em Exemplo de software específico formato PDF, por exemplo). para digitalização de documentos em massa. Nesse caso, trata-se de um software Essa conversão deve ser feita pago. automaticamente para um grande volume de folhas, permitindo a eficácia do processo.
  • 24. Anexar o arquivo (.PDF por exemplo) no instante da abertura/implantação do processo no sistema, ou ainda a um processo já existente no mesmo; O arquivo do processo ficará armazenado no servidor e poderá ser recuperado quando da localização desse processo, desde que as questões de visibilidade sejam respeitadas; O SERVIDOR precisa ter grande espaço em disco, memória e capacidade de processamento.
  • 25. Equipe de Desenvolvimento Ana Cláudia André Madruga Erisvaldo Júnior Francisco Ivânio José Augusto
  • 26. ? Dúvidas? Questionamentos sobre o WebProtocolo 2.0