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                                 Faculdade Anglo Americano
                   Curso de Pós Graduação em Gestão Estratégica de Pessoas


                     GESTÃO DA PRODUTIVIDADE ADMINISTRATIVA

                                                                           Evilasio Cesar Modesto da Silvai
                                                                            Orientador: Thiago Weingartner


RESUMO
O panorama atual do mundo dos negócios, devido em grande parte à forte competição, assim como
consumidores mais exigentes e a imensa quantidade de informações, tem exigido que as organizações busquem
cada vez mais formas que as ajudem a melhorar a eficiência em todas as suas áreas. Visando atender as
necessidades impostas da forma mais eficiente possível, as organizações além de melhorar os seus processos
produtivos, eliminando desperdícios e otimizando a utilização de seus recursos nas fábricas, estão buscando
alternativas de melhorar também a produtividade em seus processos administrativos. Dessa forma, a gestão da
produtividade administrativa nas organizações vem se tornando cada vez mais crucial em um ambiente de
crescente abertura externa e globalização dos negócios e está se tornando um dos quesitos essenciais na
formulação das estratégias de competitividade das organizações. Atualmente, qualquer empresa sem eficiência
em seus processos administrativos, dificilmente será bem sucedida ou até mesmo sobreviver por muito tempo
nesse cenário. Partindo-se de uma fundamentação bibliográfica, o desenvolvimento deste artigo é focado para
esse novo cenário no mundo dos negócios e está centrado nas estratégias e questões relacionadas para melhoria
do desempenho da produtividade administrativa das organizações. São ainda detalhados os principais problemas
que atrapalham a produtividade administrativa, listando e discutindo conceitos, assim como avanços recentes
sobre o tema e também buscando alternativas para melhorar e tornar mais ágeis os processos dos escritórios.

Palavras-chave: Melhoria das Organizações. Fatores Humanos. Escritório Enxuto.




ABSTRACT
The current situation of the business world, largely due to strong competition, too demanding consumers and the
vast amount of information has required companies to seek more ways to help them improve efficiency in all
areas. In order to satisfy the demands of the most efficient manner possible, as well as companies improve their
processes, eliminating waste and optimizing the use of its resources in the factories, are also seeking alternatives
to improve productivity in its administrative processes. Thus, the management of administrative productivity in
companies has become increasingly crucial in an environment of increasing external openness and globalization
of business and is becoming one of the crucial areas in the formulation of strategies for competitiveness.
Currently, any company without your efficiency in administrative processes is unlikely to be successful or even
survive for long in this scenario. Based on a foundation of literature, the development of this article is focused on
this new scenario in the business world and is focused on strategies and issues related to improving the
productivity performance of administrative organizations. Details are still the main means of increasing
productivity, listing and discussing concepts, as well as recent advances on the subject and also seek ways to
improve and become more agile processes offices.

Keywords: Improvement Organizations. Human Factors. Lean Office.
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1   Conceito de Produtividade

        Nos últimos tempos surgiu uma literatura abundante sobre produtividade,
estimulando o debate e discussões sobre diferentes pontos de vista para a gestão da mesma
dentro das organizações. Vários exemplos de metodologias adotadas para a melhoria da
produtividade nas mais variadas organizações formam a filosofia de gestão e de ações. De
acordo com Walton (1993), o resultado de vários métodos de melhoria da produtividade é
misto, pois varia desde o mais recomendado e de sucesso nas organizações, até o mais
limitado e convencional.
        A procura por maior produtividade nas organizações começou com Taylor no fim do
século XIX, evoluiu com Henry Ford e a Produção em Massa (Martins & Laugeni, 2005). No
entanto, o grande salto no aumento da produtividade aconteceu com o surgimento do modelo
japonês chamado Lean Production – Produção Enxuta, pois este método é definido como um
sistema de baixo desperdício. Mas o segredo do sucesso japonês não é só a utilização de
conceitos e a tecnologia utilizada, mas também o modo especial de administrar as pessoas. O
treinamento em todos os níveis da organização e a rotatividade nas funções de chefia,
possibilitando o conhecimento dos vários setores da organização, o que tem sido a base do
programa de melhoria da produtividade no Japão (Ribeiro, C. A. e Camargo, M. L G, 1993).
Também muitas organizações têm encontrado, nos Programas de Qualidade Total, uma saída
para alcançar maior produtividade e competitividade onde constata-se que este é um modelo
de racionalização visando em primeiro lugar, à máxima produtividade e à redução de custos
(Monaco & Guimarães, 2000).
        Já a produtividade para Pritchard (1990), possui um enfoque diferenciado, onde o
termo produtividade tem significado diferente para pessoas diferentes, contudo, dentro de um
sentido generalista a maioria das definições se encaixa em uma das três categorias que o autor
apresenta. A primeira visão é aquela em que produtividade é uma medida de eficiência, muito
usada junto aos economistas e engenheiros, que conseguem vislumbrá-la a partir do resultado
em cifras. A segunda é uma combinação entre eficiência e eficácia. A terceira visão chama a
atenção pelo seu aspecto abrangente, pois considera qualquer coisa que faça a organização
funcionar melhor. Nesse ponto de vista, a definição de produtividade considera a eficiência e
a eficácia, além de questões como absenteísmo, desistência, confiança, inovação, etc.
        Às vezes, produtividade pode ser interpretada como equivalente a produção, ou como
equivalente a eficiência em produção ou fornecimento de serviços. Nenhum dos dois é
correto. Enquanto produtividade é a soma total do produto gerado por unidade de insumo
utilizado, produção é, meramente, o total do produto gerado. Entretanto, um aumento na
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produção não necessariamente significa incremento de produtividade. Similarmente,
produtividade não é apenas eficiência (fazer certo as coisas), mas também eficácia (fazer as
coisas certas). Em outras palavras, produtividade não é uma mera perseguição de eficiência,
mas também de eficácia, porque ambas – eficiência e eficácia – afetam o desempenho, do
qual produtividade é uma medida.
            Em uma visão simplificada, o conceito de produtividade está geralmente associado a
dois tipos de procedimento: tentar reduzir os gastos com determinados processos ou tentar
realizar um número maior de processos com os mesmos recursos. Assim, a realização das
tarefas da “maneira certa”, de forma inteligente, com menor esforço e aproveitando da melhor
maneira os recursos, permite a qualquer organização obter ganhos que se traduzem na sua
lucratividade.
            Para unir eficiência e eficácia em todos esses processos, os executivos contam com o
auxílio da tecnologia da informação. Mas ela sozinha já não basta. É preciso que as
organizações estejam preparadas para, se necessário, rever seus processos de negócios, abrir-
se para uma maior integração com os outros participantes de suas cadeias produtivas e ser
mais flexíveis e rápidas nas suas decisões. Ou seja, é preciso trabalhar com as melhores
ferramentas existentes, com o melhor processo, com o menor custo e no menor tempo
possível.
            Diante dessa nova realidade, a produtividade – antes normalmente relacionada ao
desempenho de um processo ou de uma pessoa – passa a ser encarada como o resultado de um
esforço de grupo. A busca por produtividade será, portanto, um processo sem fim, onde a
melhoria da produtividade da empresa estará associada à função e ao resultado da eficiência
gerencial, sendo sinônimo de uma gestão voltada a resultados.

2   Produtividade e a Tecnologia da Informação

            Em um mundo cada vez mais dinâmico e caracterizado pela velocidade com que os
negócios acontecem, utilizar ferramentas que agilizam processos e economizam tempo passou
a ser primordial. Quando falamos de ambientes administrativos, essa afirmação torna-se ainda
mais evidente, pois a Tecnologia da Informação – TI, por vários anos foi considerada como
um item de suporte para as organizações e que a princípio não gerava qualquer retorno para os
negócios. Mas as aplicações de TI foram melhorando dentro das organizações e em pouco
tempo ela começou a automatizar vários processos, melhorando e otimizando as atividades.
Dessa forma, a utilização da TI deixou de ser uma questão essencialmente técnica e assumiu
uma importância estratégica, passando a ser considerada como um fator de sobrevivência para
as organizações e também destacando-se como uma vantagem competitiva atualmente e o
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sucesso empresarial está totalmente ligado a uma integração bem sucedida de TI com o
negócio.
           Alguns autores apontam a TI como uma ferramenta para aumento da produtividade e
segundo Foina (2001), a TI pode ser conceituada como: “[...] um conjunto de métodos e
ferramentas, mecanizadas ou não, que se propõe a garantir a qualidade e pontualidade das
informações dentro da malha empresarial [...]” e para atingir os seus objetivos, a TI deve agir
sobre os seguintes pontos:

           a) Definir conceitualmente os termos e vocábulos usados na empresa;
           b) Estabelecer o conjunto de informações estratégicas;
           c) Atribuir responsabilidades pelas informações;
           d) Identificar, otimizar e manter o fluxo de informações corporativas;
           e) Mecanizar os processos manuais;
           f) Organizar o fluxo de informações para apoio às decisões gerenciais.

           A união desses componentes faz com que as organizações tenham melhor atuação no
atual ambiente econômico, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informações
de forma eficiente. As ofertas de benefícios de TI incluem, além da produtividade, a redução
de custos, a melhoria da qualidade, o aumento da flexibilidade e a inovação, que devem ser
avaliados em termos de impacto no desempenho empresarial.
           Por outro lado, alguns especialistas citam o tema “Paradoxo da Produtividade” do
prêmio Nobel de 1987, onde Robert Solow proferiu a seguinte frase: “Os computadores estão
por toda parte menos nas estatísticas de produtividade” dando início ao debate sobre o
impacto negativo da TI na produtividade.
           Nesse caso é necessário verificar onde a produtividade está sendo medida e também
de como a medimos, pois a relação entre investimentos em TI e ganhos de produtividade pode
não ser a mesma para diferentes escalas. Nessa definição de conceitos de medição da
produtividade, um exemplo bem clássico é quando a produtividade do trabalho administrativo
é um indicador que utiliza no seu denominador o total de horas trabalhadas. Por exemplo,
quando uma empresa disponibiliza laptops para seus funcionários, e os mesmos passam a
utilizar suas horas de folga para preparar reuniões, relatórios e outras tarefas, pode gerar um
aumento fictício de produtividade, visto que as horas de folga não são computadas no
denominador desse indicador. Assim, para alguns especialistas, há uma grande dificuldade
para relacionar TI com a produtividade, fazendo com que a TI aparentemente não geraria
benefícios voltados para a produtividade, mas isso não significa que não existam ganhos, pois
a TI não se resume exclusivamente a produtividade.
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        No entanto, Quinn (1996) adverte: não é só investir em tecnologia como indicador de
produtividade, mas saber gerenciar os investimentos para obter maior produtividade, pois a TI
acumula informações, mas estas só têm valor quando forem bem gerenciadas e
compartilhadas. Nenhuma tecnologia é capaz de transformar o modo como são feitos os
negócios, mas pode aumentar a velocidade do processo, melhorar a qualidade e reduzir
despesas propiciando assim vantagem competitiva às organizações (Davenport, 1998). Esses
benefícios intangíveis podem explicar uma maior lucratividade, mesmo sem o aumento da
produtividade.

3   Fatores Humanos e a Produtividade

        Em algumas organizações o melhor exemplo de um bom funcionário é aquele que
chega cedo na empresa e sai tarde, sendo que alguns especialistas ainda defendem isso como
sendo um diferencial. A gestão admira isso, causa uma boa impressão e aparentemente
expressa comprometimento com a empresa.
        Mas por outro lado, em qualquer organização, um termo comum de se ouvir é o
absenteísmo – que é a ausência temporária do trabalho por vários motivos, fazendo com que
determinada área tenha baixa produtividade dentro da organização. Porém, atualmente um
assunto que mais tem preocupado as organizações é o assunto presenteísmo – que significa
estar fisicamente presente no ambiente organizacional, porém mentalmente e emocionalmente
ausente, ou seja, o funcionário está ali, mas não consegue ter uma boa produtividade na
realização de suas tarefas. São vários os aspectos ligados aos próprios fatores humanos, e que
prejudicam o pleno desempenho da produtividade administrativa. Todas as pessoas podem ter
problemas em uma ou várias áreas de suas vidas, como a financeira, social, emocional,
relacionamento familiar, falta de organização pessoal, falta de foco e concentração, estresse,
etc, e que acaba por influenciar também a área profissional.
        Muitas organizações preocupadas com sua produtividade têm elaborado vários
programas internos para a manutenção da produtividade de seus funcionários. Com foco
nesses programas, a organização ganha em todos os sentidos, pois aumenta diretamente a
produtividade e diminui bastante a rotatividade dos funcionários. Dessa forma, isso representa
lucro para a empresa, pois as despesas de rescisão de contrato de trabalho, somadas as
despesas contratuais de um novo funcionário e a todo seu processo de treinamento,
representam uma grande perda de recursos financeiros e de tempo.
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3.1   Organização Pessoal e a Produtividade

        Algumas pessoas têm como hábito deixar em cima da mesa pilhas de papéis e
documentos, que não ocupam só espaço, mas também roubam minutos preciosos de trabalho,
para procurarem o que desejam, e por isso é necessário checar os mesmos várias vezes.
Resumindo, organização na mesa de trabalho é sinônimo de produtividade.
        Normalmente a tendência é a urgência se sobrepor à importância e, por isso,
acontecimentos urgentes sempre têm vínculo com prioridades e prazos de outras pessoas. A
diferença entre uma pessoa ocupada e uma produtiva é que as pessoas que estão sempre
ocupadas dificilmente conseguem entregar um trabalho antes do prazo. Já as produtivas
sempre estão pensando em formas diferentes de entregar antes do prazo.
        Isto acontece porque as pessoas ocupadas tendem a ocupar essas horas com qualquer
coisa, mesmo que o prazo esteja folgado, diferentemente das pessoas produtivas, que tentam
aproveitar ao máximo o tempo para realizar a tarefa antes do prazo. As pessoas ocupadas se
distraem muito facilmente, sendo que qualquer interrupção parece relevante, e o que é
importante, mas não urgente, é deixado para depois. Em compensação, as pessoas produtivas
fazem questão de entender exatamente onde precisam chegar, pois elas criam os seus próprios
planos de execução de maneira diferente.

3.2   Gestão do Tempo e a Produtividade

        A necessidade das organizações de fazer o maior número de atividades com o menor
número de pessoas possível tem feito com que muitos profissionais fiquem sobrecarregados e
cheios de prioridades na agenda de trabalho, e fazendo com que muitos profissionais não
consigam gerenciar o tempo corretamente para cumprir todos os seus compromissos.
        A má gestão do tempo disponível e o acúmulo de tarefas podem acarretar em
desgastes, estresse, cansaço físico e psicológico, além de dificuldades de concentração. Um
exemplo bem interessante seria o termo “tempo é dinheiro” que todo mundo conhece, mas no
mundo dos negócios os empresários conhecem esse conceito muito mais, pois os funcionários
são pagos pelo tempo em que permanecem nas organizações e pelo que produzem neste
período, qualquer distração pode ser considerada um prejuízo ou um risco à produtividade.
        A gestão do tempo é considerada um paradoxo, pois sabemos que não é possível
gerir o tempo, mas é possível nos gerenciar para com relação ao tempo que temos disponível.

3.3   Reuniões nas Organizações e a Produtividade

        As reuniões nas empresas são consideradas uma poderosa estratégia de gestão
quando bem empregada, porém, quando mal conduzidas, elas são a maior responsável pela
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baixa produtividade administrativa, além de consumirem o tempo útil dos profissionais, elas
geram altos gastos para as empresas.
         A decisão de mobilizar integrantes de setores ou uma parte da equipe para a
realização de uma reunião deveria exigir mais planejamento e cuidados dos que os
normalmente dispensados para esta atividade. Também é necessário as empresas estarem
atentas ao ritmo em que as reuniões acontecem, pois enquanto nas grandes corporações é
comum ouvir queixas sobre o excesso de reuniões, nas pequenas empresas o problema
geralmente é o oposto. Se uma reunião se faz necessária a todo momento é sinal de que há
algo errado, e se reuniões acontecem em demasia em uma empresa é sintoma de que a
organização não tem foco, alerta Sérgio Guimarães, consultor de produtividade da Academia
do Tempo.
         Já o consultor da Franklin Covey, João Palmeira da Silva Junior, sugere a avaliação
de dois pontos: objetivo e custo - item muitas vezes não verificado em muitas empresas. A
primeira pergunta a ser feita é se a reunião contribui para as prioridades mais importantes da
empresa, onde é recomendado descartar a reunião caso a resposta seja negativa. A segunda
pergunta é quanto ao custo, fazendo uma conta simples e bastante expressiva, calculando o
custo por hora de cada um dos profissionais convocados e multiplicar pelo tempo previsto de
duração da reunião e somar para chegar ao valor final. A conta ajuda a conhecer, de forma
clara, quanto está sendo investido naquela reunião, ou o tamanho do desperdício, caso ela não
atinja os objetivos esperados.

3.4   Foco e a Produtividade

         Atualmente o que as organizações mais procuram em um funcionário pode ser
resumido em apenas uma palavra: resultado. Mas ocorre que alguns funcionários
desenvolvem alguns maus hábitos e talvez muitos com o passar do tempo em uma
organização. Observando os funcionários trabalhando, tornam-se evidentes os seus diferentes
estilos e hábitos de trabalho, onde alguns perdem o foco com diversas outras atividades, tais
como ligações, e-mails, internet, celular, etc. Assim, um ingrediente que está em falta no dia-
a-dia das pessoas na maioria das organizações, cada vez mais, é o foco. A internet e o próprio
ambiente de trabalho na área administrativa têm sido fatores determinantes para muitos
funcionários deixarem de manter o foco e a concentração em suas tarefas, diminuindo a
produtividade.
         No caso do ambiente de trabalho de publicitários, analistas, pesquisadores, jornalistas
e outras inúmeras profissões onde pensar é o trabalho principal, qualquer distração do
ambiente de trabalho é capaz de afetar drasticamente a produtividade. Assim, colegas que
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falam demais, uma sala barulhenta, televisão, celular de colega com toque alto, barulho de
obra, são considerados também inimigos da produtividade administrativa.
        No caso da internet, ela gera interrupções e provoca desvio de prioridades na área
administrativa, atuando como um verdadeiro "ladrão de tempo”. Por exemplo, se um
funcionário ficar duas horas navegando na internet ou em alguma rede social, Facebook, MSN
ou Twitter em apenas um dia, foram duas horas perdidas de trabalho e se isso ocorrer
diariamente, ao final de um mês teremos uma queda substancial de produtividade. O uso
excessivo das redes sociais e a navegação na internet fazem as pessoas se distanciarem do
foco principal da empresa, que são os resultados.
        Há também a questão do email nas empresas, onde o problema não é a existência do
mesmo, mas como as pessoas o têm utilizado. Na área administrativa, o e-mail se tornou o
maior vilão da produtividade, quase empatando com reuniões, onde os funcionários estão
viciados no mau uso dessa ferramenta. O bom uso do e-mail consegue definir o profissional
produtivo do funcionário improdutivo. As pessoas recebem muitos emails durante o horário
de trabalho que só atrapalham a sua rotina profissional, tais como anúncios publicitários,
descontos, conteúdo religioso ou mesmo piadas enviadas por colegas.
        Resumindo, para alcançar grandes resultados, é preciso ter foco, pois sem foco,
nenhum funcionário fará o seu melhor trabalho.

3.5   Motivação e a Produtividade

        Uma empresa existe apenas para gerar lucratividade e passa toda a sua existência
pensando nela. Como toda a concorrência faz o mesmo, todas as organizações também
exigem mais dos seus funcionários, pois as pessoas são em média 80% de uma empresa, e é
delas que se obtém a produtividade. Independente do setor ou ramo de atividade, o grande
dilema das organizações é alcançar e manter resultados positivos e consistentes de
produtividade. Diante desse contexto, a motivação merece um destaque especial, pois sem
motivação não há aumento expressivo de produtividade, nem tampouco resultados
excepcionais, pois o bom desempenho depende de quanto motivado está o funcionário. A
razão pela qual algumas organizações trabalham tão insistentemente a motivação é que ela é
mais facilmente influenciável que as demais características das pessoas como traços de
personalidade, aptidões, habilidades, etc. Segundo Chiavenato (2002):

                                   A motivação no trabalho deve ser alcançada e mantida para o bom
                                   funcionamento da organização e a satisfação dos colaboradores,
                                   fazendo com que todos realizem suas funções propiciando melhor
                                   rendimento das tarefas exigidas. No ambiente organizacional é de
                                   fundamental importância que todos se respeitem, no sentido literal da
                                   palavra, fazendo com que o trabalho flua de uma maneira agradável e
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                                   que todos possam sentir-se motivados e desempenhar cada vez melhor
                                   suas tarefas em seus trabalhos.


        Em qualquer empresa, se o único incentivo que ela disponibiliza ao funcionário é o
salário mensal, provavelmente, o profissional vai produzir de acordo com o que ganha. Mas,
se há motivação e reconhecimento, o funcionário vai vestir, com orgulho, a camisa da
empresa. Sendo assim, se o objetivo é melhoria da produtividade, pode-se afirmar que
motivar, reconhecer e recompensar é uma receita perfeita para desenvolver o que empresa tem
de mais importante: o capital humano. A motivação é um dos inúmeros fatores que
contribuem para o bom desempenho nas organizações.
        Entretanto, quando falamos em motivação devemos lembrar que as expectativas são
diferentes para cada funcionário, pois o que funciona para uma pessoa, nem sempre funciona
para os outros, assim como o que interessa a uma pessoa em determinada época pode não
interessar depois de algum tempo. Por isso, não se pode pensar que uma única ação de
estímulo motivacional vai funcionar para toda uma equipe. O gestor deve ouvir atentamente o
que estimula sua equipe e oferecer estímulos diferentes para as pessoas, como por exemplo:
um elogio, propor desafios no trabalho, projetos novos, valorizar bons trabalhos, etc.
        Talvez quando a produtividade for vista pelos empregados como um meio de
satisfazer suas necessidades é provável que isto resulte em índices elevados de produtividade
e dessa forma, assim que os empregados tiverem suas necessidades satisfeitas através de
recompensas condicionadas à produtividade, é provável que o processo se repita.
        O desenvolvimento do processo motivacional nas organizações é o elemento-chave
de uma gestão estratégica voltada para resultados. Motivar a equipe de funcionários é
essencial para aumentar e manter uma boa produtividade nas organizações, pois pessoas
motivadas produzem mais.

3.6   Estresse e a Produtividade

        Atualmente o excesso de cobrança no trabalho, a carga excessiva de atividades, os
prazos curtos, nível de instabilidade no emprego e a competição exagerada no ambiente
corporativo, geralmente fazem parte da vida dos profissionais. Só que essas exigências podem
afetar o ritmo físico e psicológico do trabalhador, gerando o chamado "estresse do trabalho".
Atualmente o que mais se vê nas organizações são pessoas estressadas, infelizes, descontentes
com seu emprego, sua empresa, o mercado, o governo, a vida e, como conseqüência, com
desempenho aquém da qualidade e produtividade exigida pela organização.
        O estresse é um dos problemas mais comuns nesses casos e que também se torna um
vilão quando o assunto é produtividade. Além de afetar o rendimento, ele também pode ser
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percebido pela manifestação de alguns sintomas físicos: como fadiga, dor no pescoço e na
cabeça, irritabilidade, sensação de angústia, insônia, falta de concentração e dificuldades na
visão. Ele deve ser combatido desde o nível inicial, quando ele ainda não está comprometendo
o desempenho do funcionário. Quanto mais tarde deixar para tratar essa patologia, mais
visível ela pode se tornar diante da equipe e causar um ambiente desfavorável para a
produtividade e junto aos colegas de trabalho.

3.7    Finanças Pessoais e a Produtividade

          Um outro importante fator que impacta a produtividade é quando o funcionário,
preocupado com as suas finanças, começa a reduzir sua atenção para outros assuntos que não
sejam a sua vida financeira, o que dentro das organizações pode levar a falhas, retrabalho,
acidentes, além de é claro, a baixa produtividade. Muitas vezes também acontece de
funcionários que pedem para ser demitidos de modo a receber o FGTS – Fundo de Garantia
por Tempo de Serviço para sanar dívidas, assim como também antecipar o décimo terceiro
salário, onde todas essas ações tomam tempo e saem do foco produtivo.
          Qualquer empresa pode tem um programa interno focado em finanças pessoais, pois
propicia uma redução no volume de faltas, maior grau de concentração, menos índices de
retrabalho e paradas. Treinar o funcionário sobre finanças pessoais, pensando em longo prazo,
aumentará sua consciência em relação à produtividade por ter menor estresse com suas
finanças. Inclusive a imagem da empresa é beneficiada por conta de sua preocupação com o
bem estar e a qualidade de vida de todos que nela trabalham. Deve-se lembrar que o problema
financeiro não está ligado ao salário, mas sim ao uso inadequado dos recursos financeiros, ou
seja, não é porque a empresa paga altos salários que estará garantindo saúde financeira à sua
equipe.

4     Lean Thinking e a Produtividade

          O conceito Lean Thinking – Mentalidade Enxuta teve suas origens no Sistema
Toyota de Produção – STP. Este termo, cunhado por James Womack e Daniel Jones,
pesquisadores do IMVP – International Motor Vehicle Program, recebe várias outras
denominações na literatura: Lean System – Sistema Enxuto, Lean Manufacturing –
Manufatura Enxuta, Lean Production – produção enxuta.
          Segundo Salvany (2006), o conceito Lean Thinking parte do princípio de que há
desperdícios em todos os lugares em uma organização, tendo uma abrangência bem ampla,
que busca aumentar a eficiência em qualquer processo, tornando a empresa mais competitiva,
por meio da eliminação de atividades que não agregam valor aos seus processos produtivos,
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de negócios e de apoio. Com isso, se ganha maior eficácia, a empresa otimiza custos e
melhora a qualidade dos serviços prestados aos seus clientes.
        Os conceitos Lean têm sido utilizados crescentemente em diversas organizações
industriais como um método para otimizar a fabricação automotiva, e por esta razão, este
termo é normalmente associado ao chão da fábrica, mas os bons resultados obtidos dessa
expansão indica a oportunidade de utilização desses conceitos na área administrativa, sendo
chamado de Lean Office ou Escritório Enxuto.
        Para Hines et al., (2004), o objetivo do Lean Office é reduzir ou eliminar os
desperdícios ligados ao fluxo de informações, uma vez que apenas 1% das informações
geradas agregam valor.
        Essa prática já funciona em muitas organizações nos dias de hoje, tanto que, segundo
Herzog (2003), a Alcoa e a Bosch melhoraram muito a eficiência dos processos
administrativos ao estenderem o conceito Lean também para as áreas administrativas. Essas
organizações identificaram e eliminaram desperdícios nos fluxos de informações, que
resultaram na redução significativa nos tempos de processos administrativos e na
padronização de muitas atividades nos escritórios, que refletiu nos resultados financeiros de
ambas as organizações.
        Ainda, segundo Herzog (2003), a tarefa de transpor os conceitos da linha de
montagem para o escritório não é simples. No escritório, o desperdício também existe, mas se
apresenta de maneira menos óbvia aos olhos dos funcionários. Se na fábrica a parada
repentina de uma máquina ou a falta de insumos pode causar desperdício, no escritório pode
haver descontinuidade devido à perda de informações na passagem entre pessoas e
departamentos.
        Outro conceito que causa estranhamento é a padronização, os adeptos da mentalidade
enxuta afirmam que é possível especificar a maneira e o tempo exato para realizar qualquer
tarefa repetitiva. "Mas o funcionário do escritório tende a achar que o seu trabalho, ao
contrário das tarefas de um colega da linha de produção, não está submetido a uma rotina",
diz José Roberto Ferro (2010), presidente do Lean Institute.
        A metodologia Lean Office, num primeiro momento parece meio sem sentido, tendo
em vista todos os seus conceitos e nomenclaturas. Mas a busca constante por aumento de
produtividade, competitividade e redução de custo, tem feito as organizações a buscarem
alternativas para melhorarem os seus processos administrativos. Apesar de ser pouco
difundida na área administrativa, os resultados dessa metodologia são expressivos na redução
do retrabalho, na maior agilidade no processamento, redução no tempo da informação parada
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e na melhor visibilidade do processo, assim como apresentando bons resultados,
principalmente na desburocratização dos processos.

5   Indicadores de Desempenho e a Produtividade

        Passar a medir a produtividade não significa aumentá-la, pois a importância de se
medir a produtividade está no fato de poder saber onde, quando e por que a produtividade foi
baixa, ou seja, quais foram os fatores que influenciaram em um baixo índice de produtividade.
As informações geradas através de indicadores de produtividade e o seu constante
monitoramento são muito importantes, pois são usadas como ferramenta de gestão para
auxiliar os administradores na tomada de decisão. Conforme Silva & Zotes (1996), a
produtividade é um componente do sucesso e fator de competitividade das organizações, por
isso se faz importante o seu monitoramento através de indicadores que apóiem decisões
administrativas.
        Confirmando isso, também para os autores Ribeiro, C. A. e Camargo, M. L G,
(1993), a elaboração e aplicação de conceito de indicadores de desempenho são fundamentais
para o desenho de um programa de produtividade que seja eficaz na proposta de conduzir à
melhor gestão.
        Como indicadores medem numericamente atributos de um processo ou de seus
resultados, com o objetivo de comparar esta medida com metas numéricas preestabelecidas,
eles são essenciais ao planejamento e controle dos processos das organizações, pois as
medidas permitem comunicar as expectativas de desempenho a todos os funcionários, assim
como também:

        a) Conhecer o desempenho das organizações;
        b) Identificar problemas e permitir soluções;
        c) Auxiliar na tomada de decisão e replanejamento;
        d) E que os funcionários saibam o que é esperado deles e conheçam o seu potencial.

        Desta forma, eles visualizam a importância da medição e auxiliam a evitar a
repetição de erros. Cada função, assim como cada indivíduo, deve assumir a responsabilidade
por uma operação sem erros. Portanto, os indicadores são utilizados para focar a atenção em
áreas que necessitem de melhorias, para se alcançar maior produtividade. Conforme Oliveira
(1999), para a criação de indicadores deve ser levada em conta certas características:

        a) Simplicidade – deve ser facilmente compreendido pelos participantes do processo;
        b) Baixo custo – o indicador deve ter um custo inferior ao benefício que produz;
        c) Representatividade – deve representar o processo ou resultado a que se refere;
13


        d) Estabilidade – deve ser gerado baseado em procedimentos rotineiros.

        Os indicadores de desempenho de produtividade permitem que o processo
permaneça sob controle ao longo do tempo, desde que as ocorrências fora dos padrões
estabelecidos sejam investigadas e tenham suas causas identificadas e eliminadas. Desta
forma, é possível aprender com os problemas que surgem, evitando a reincidência da questão
e também se tornam capazes de prover aumentos de produtividade através de metas justas.
        Assim, o sucesso de uma organização está condicionado à eficácia com que os seus
processos internos são executados. Porém, qualquer processo para ser bem gerenciado, tem a
necessidade de que ele seja bem definido e possua indicadores de desempenho. Se não houver
esses indicadores, o processo não será bem controlado e por isso, os indicadores de
desempenho podem e devem ser utilizadas como termômetro da produtividade administrativa
de uma empresa.
14


CONSIDERAÇÕES FINAIS

         Este artigo teve por objetivo dar uma visão panorâmica das principais questões
relacionadas à produtividade administrativa. Dessa forma, as considerações no decorrer desse
artigo, conduzem a duas importantes definições: onde a produtividade não é somente obter o
máximo de eficiência "fazendo certo as coisas", mas atingir o máximo de eficácia "fazendo as
coisas certas", ou seja, é a capacidade de se produzir mais utilizando cada vez menos e em
menos tempo.
         A gestão da produtividade administrativa tem como denominador comum o seu
interesse em conseguir melhorar o rendimento do trabalho nos escritórios. Está claro que tal
rendimento envolve uma série de fatores, tais como qualidade e quantidade de informações
empregadas; atualização tecnológica utilizada; habilidade profissional dos empregados;
condições ambientais de trabalho, motivação, organização pessoal, foco, etc.
         O fator humano, quando lhe é dado o devido valor, tem muito a oferecer a empresa
em termos de produtividade, pois mesmo que as organizações utilizem máquinas para
desenvolver a atividades operacionais são os funcionários que estão manejando essas
máquinas que ditam o ritmo de trabalho, e se o funcionário estiver motivado irá buscar o
melhor desempenho da máquina a qual lhe compete à responsabilidade. Porém, o ideal é que
o trabalhador não encare o trabalho como obrigação, em sim, o ideal seria que a sua
produtividade se equiparasse à de um trabalho voluntário.
         Resumindo, alcançar a máxima produtividade das equipes é o desejo de qualquer
empresa que almeja o sucesso de seu negócio, e a boa utilização do horário disponível de
trabalho pelos seus funcionários é fundamental para se alcançar aumentos de produtividade.
Por fim, é importante salientar que em se tratando de produtividade, não há solução padrão
para problemas específicos. Cada empresa tem sua realidade.
         Com esse trabalho, o objetivo de aprendizagem foi alcançado, pois o
desenvolvimento deste permitiu a aplicação dos conceitos estudados ao longo da pós-
graduação em Gestão Estratégica de Pessoas, assim como o estudo de um importante assunto
para as organizações e suas tendências. Como principal sugestão para trabalhos futuros
relacionados ao tema produtividade, destaca-se a necessidade de um estudo para adequar uma
organização utilizando o BPM – Business Process Management, que tem como objetivo,
acompanhar sistematicamente como os recursos (físicos, financeiros, humanos, tecnológicos
etc) de uma organização são alocados e convertidos em ações operacionais na busca das
metas organizacionais, a partir da definição de prioridades.



REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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pessoas. 4 ed. São Paulo: Prentice Hall, 2002.

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sucesso na era da informação. São Paulo. Futura, 1998.

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Brasil. Disponível em <http://www.lean.org.br>. Acesso em: 16 Jul. 2011.
15


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2001.

GUIMARÃES,         S.   Reuniões    mais     Produtivas.      Academia    do   Tempo.
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HERZOG, A.L. - O escritório enxuto: Lembra do modelo de produção enxuta da
Toyota? Funcionou nas fábricas. Agora, as empresas tentam levá-lo para a
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<http://exame.abril.com.br/revista-exame/edicoes/0789/noticias/o-escritorio-enxuto-
m0043269> Acesso em 30 Jul. 2011.

HINES, P.; HOLWEG, M.; RICH, N. Learning to Evolve - A Review of Contemporary
Lean Thinking. International Journal of Operations & Production Management, v. 24,
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OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebolcas de. Excelência na Administração Estratégica: a
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PRITCHARD, R. D. Measuring and Improving Organizatinal Productivity: a pratical
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QUINN, J. B. Empresas muito mais Inteligentes. São Paulo: MAKRON Books, 1996.

RIBEIRO, C. A. C. & CAMARGO, M. L. G. Programas de produtividade no setor
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SALVANY, M. (Org.). Workshop Introdução ao Lean: projeto Lean Consultores.
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SILVA, H. B. & ZOTES, L. P. Administração da Produção. 16º ENEGEP. Piracicaba. São
Paulo, 1996.

WALTON E. R. Tecnologia de Informação: O uso de TI pelas empresas que obtêm
vantagem competitiva. 1ª Ed. São Paulo, Atlas, 1993.



i
 Bacharel em Administração com Habilitação em Análise de Sistemas pela FSG – Faculdade da Serra Gaúcha;
Acadêmico de Pós-Graduação em Gestão Estratégica de Pessoas da Faculdade Anglo Americano.

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Gestão da Produtividade Administrativa

  • 1. 1 Faculdade Anglo Americano Curso de Pós Graduação em Gestão Estratégica de Pessoas GESTÃO DA PRODUTIVIDADE ADMINISTRATIVA Evilasio Cesar Modesto da Silvai Orientador: Thiago Weingartner RESUMO O panorama atual do mundo dos negócios, devido em grande parte à forte competição, assim como consumidores mais exigentes e a imensa quantidade de informações, tem exigido que as organizações busquem cada vez mais formas que as ajudem a melhorar a eficiência em todas as suas áreas. Visando atender as necessidades impostas da forma mais eficiente possível, as organizações além de melhorar os seus processos produtivos, eliminando desperdícios e otimizando a utilização de seus recursos nas fábricas, estão buscando alternativas de melhorar também a produtividade em seus processos administrativos. Dessa forma, a gestão da produtividade administrativa nas organizações vem se tornando cada vez mais crucial em um ambiente de crescente abertura externa e globalização dos negócios e está se tornando um dos quesitos essenciais na formulação das estratégias de competitividade das organizações. Atualmente, qualquer empresa sem eficiência em seus processos administrativos, dificilmente será bem sucedida ou até mesmo sobreviver por muito tempo nesse cenário. Partindo-se de uma fundamentação bibliográfica, o desenvolvimento deste artigo é focado para esse novo cenário no mundo dos negócios e está centrado nas estratégias e questões relacionadas para melhoria do desempenho da produtividade administrativa das organizações. São ainda detalhados os principais problemas que atrapalham a produtividade administrativa, listando e discutindo conceitos, assim como avanços recentes sobre o tema e também buscando alternativas para melhorar e tornar mais ágeis os processos dos escritórios. Palavras-chave: Melhoria das Organizações. Fatores Humanos. Escritório Enxuto. ABSTRACT The current situation of the business world, largely due to strong competition, too demanding consumers and the vast amount of information has required companies to seek more ways to help them improve efficiency in all areas. In order to satisfy the demands of the most efficient manner possible, as well as companies improve their processes, eliminating waste and optimizing the use of its resources in the factories, are also seeking alternatives to improve productivity in its administrative processes. Thus, the management of administrative productivity in companies has become increasingly crucial in an environment of increasing external openness and globalization of business and is becoming one of the crucial areas in the formulation of strategies for competitiveness. Currently, any company without your efficiency in administrative processes is unlikely to be successful or even survive for long in this scenario. Based on a foundation of literature, the development of this article is focused on this new scenario in the business world and is focused on strategies and issues related to improving the productivity performance of administrative organizations. Details are still the main means of increasing productivity, listing and discussing concepts, as well as recent advances on the subject and also seek ways to improve and become more agile processes offices. Keywords: Improvement Organizations. Human Factors. Lean Office.
  • 2. 2 1 Conceito de Produtividade Nos últimos tempos surgiu uma literatura abundante sobre produtividade, estimulando o debate e discussões sobre diferentes pontos de vista para a gestão da mesma dentro das organizações. Vários exemplos de metodologias adotadas para a melhoria da produtividade nas mais variadas organizações formam a filosofia de gestão e de ações. De acordo com Walton (1993), o resultado de vários métodos de melhoria da produtividade é misto, pois varia desde o mais recomendado e de sucesso nas organizações, até o mais limitado e convencional. A procura por maior produtividade nas organizações começou com Taylor no fim do século XIX, evoluiu com Henry Ford e a Produção em Massa (Martins & Laugeni, 2005). No entanto, o grande salto no aumento da produtividade aconteceu com o surgimento do modelo japonês chamado Lean Production – Produção Enxuta, pois este método é definido como um sistema de baixo desperdício. Mas o segredo do sucesso japonês não é só a utilização de conceitos e a tecnologia utilizada, mas também o modo especial de administrar as pessoas. O treinamento em todos os níveis da organização e a rotatividade nas funções de chefia, possibilitando o conhecimento dos vários setores da organização, o que tem sido a base do programa de melhoria da produtividade no Japão (Ribeiro, C. A. e Camargo, M. L G, 1993). Também muitas organizações têm encontrado, nos Programas de Qualidade Total, uma saída para alcançar maior produtividade e competitividade onde constata-se que este é um modelo de racionalização visando em primeiro lugar, à máxima produtividade e à redução de custos (Monaco & Guimarães, 2000). Já a produtividade para Pritchard (1990), possui um enfoque diferenciado, onde o termo produtividade tem significado diferente para pessoas diferentes, contudo, dentro de um sentido generalista a maioria das definições se encaixa em uma das três categorias que o autor apresenta. A primeira visão é aquela em que produtividade é uma medida de eficiência, muito usada junto aos economistas e engenheiros, que conseguem vislumbrá-la a partir do resultado em cifras. A segunda é uma combinação entre eficiência e eficácia. A terceira visão chama a atenção pelo seu aspecto abrangente, pois considera qualquer coisa que faça a organização funcionar melhor. Nesse ponto de vista, a definição de produtividade considera a eficiência e a eficácia, além de questões como absenteísmo, desistência, confiança, inovação, etc. Às vezes, produtividade pode ser interpretada como equivalente a produção, ou como equivalente a eficiência em produção ou fornecimento de serviços. Nenhum dos dois é correto. Enquanto produtividade é a soma total do produto gerado por unidade de insumo utilizado, produção é, meramente, o total do produto gerado. Entretanto, um aumento na
  • 3. 3 produção não necessariamente significa incremento de produtividade. Similarmente, produtividade não é apenas eficiência (fazer certo as coisas), mas também eficácia (fazer as coisas certas). Em outras palavras, produtividade não é uma mera perseguição de eficiência, mas também de eficácia, porque ambas – eficiência e eficácia – afetam o desempenho, do qual produtividade é uma medida. Em uma visão simplificada, o conceito de produtividade está geralmente associado a dois tipos de procedimento: tentar reduzir os gastos com determinados processos ou tentar realizar um número maior de processos com os mesmos recursos. Assim, a realização das tarefas da “maneira certa”, de forma inteligente, com menor esforço e aproveitando da melhor maneira os recursos, permite a qualquer organização obter ganhos que se traduzem na sua lucratividade. Para unir eficiência e eficácia em todos esses processos, os executivos contam com o auxílio da tecnologia da informação. Mas ela sozinha já não basta. É preciso que as organizações estejam preparadas para, se necessário, rever seus processos de negócios, abrir- se para uma maior integração com os outros participantes de suas cadeias produtivas e ser mais flexíveis e rápidas nas suas decisões. Ou seja, é preciso trabalhar com as melhores ferramentas existentes, com o melhor processo, com o menor custo e no menor tempo possível. Diante dessa nova realidade, a produtividade – antes normalmente relacionada ao desempenho de um processo ou de uma pessoa – passa a ser encarada como o resultado de um esforço de grupo. A busca por produtividade será, portanto, um processo sem fim, onde a melhoria da produtividade da empresa estará associada à função e ao resultado da eficiência gerencial, sendo sinônimo de uma gestão voltada a resultados. 2 Produtividade e a Tecnologia da Informação Em um mundo cada vez mais dinâmico e caracterizado pela velocidade com que os negócios acontecem, utilizar ferramentas que agilizam processos e economizam tempo passou a ser primordial. Quando falamos de ambientes administrativos, essa afirmação torna-se ainda mais evidente, pois a Tecnologia da Informação – TI, por vários anos foi considerada como um item de suporte para as organizações e que a princípio não gerava qualquer retorno para os negócios. Mas as aplicações de TI foram melhorando dentro das organizações e em pouco tempo ela começou a automatizar vários processos, melhorando e otimizando as atividades. Dessa forma, a utilização da TI deixou de ser uma questão essencialmente técnica e assumiu uma importância estratégica, passando a ser considerada como um fator de sobrevivência para as organizações e também destacando-se como uma vantagem competitiva atualmente e o
  • 4. 4 sucesso empresarial está totalmente ligado a uma integração bem sucedida de TI com o negócio. Alguns autores apontam a TI como uma ferramenta para aumento da produtividade e segundo Foina (2001), a TI pode ser conceituada como: “[...] um conjunto de métodos e ferramentas, mecanizadas ou não, que se propõe a garantir a qualidade e pontualidade das informações dentro da malha empresarial [...]” e para atingir os seus objetivos, a TI deve agir sobre os seguintes pontos: a) Definir conceitualmente os termos e vocábulos usados na empresa; b) Estabelecer o conjunto de informações estratégicas; c) Atribuir responsabilidades pelas informações; d) Identificar, otimizar e manter o fluxo de informações corporativas; e) Mecanizar os processos manuais; f) Organizar o fluxo de informações para apoio às decisões gerenciais. A união desses componentes faz com que as organizações tenham melhor atuação no atual ambiente econômico, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informações de forma eficiente. As ofertas de benefícios de TI incluem, além da produtividade, a redução de custos, a melhoria da qualidade, o aumento da flexibilidade e a inovação, que devem ser avaliados em termos de impacto no desempenho empresarial. Por outro lado, alguns especialistas citam o tema “Paradoxo da Produtividade” do prêmio Nobel de 1987, onde Robert Solow proferiu a seguinte frase: “Os computadores estão por toda parte menos nas estatísticas de produtividade” dando início ao debate sobre o impacto negativo da TI na produtividade. Nesse caso é necessário verificar onde a produtividade está sendo medida e também de como a medimos, pois a relação entre investimentos em TI e ganhos de produtividade pode não ser a mesma para diferentes escalas. Nessa definição de conceitos de medição da produtividade, um exemplo bem clássico é quando a produtividade do trabalho administrativo é um indicador que utiliza no seu denominador o total de horas trabalhadas. Por exemplo, quando uma empresa disponibiliza laptops para seus funcionários, e os mesmos passam a utilizar suas horas de folga para preparar reuniões, relatórios e outras tarefas, pode gerar um aumento fictício de produtividade, visto que as horas de folga não são computadas no denominador desse indicador. Assim, para alguns especialistas, há uma grande dificuldade para relacionar TI com a produtividade, fazendo com que a TI aparentemente não geraria benefícios voltados para a produtividade, mas isso não significa que não existam ganhos, pois a TI não se resume exclusivamente a produtividade.
  • 5. 5 No entanto, Quinn (1996) adverte: não é só investir em tecnologia como indicador de produtividade, mas saber gerenciar os investimentos para obter maior produtividade, pois a TI acumula informações, mas estas só têm valor quando forem bem gerenciadas e compartilhadas. Nenhuma tecnologia é capaz de transformar o modo como são feitos os negócios, mas pode aumentar a velocidade do processo, melhorar a qualidade e reduzir despesas propiciando assim vantagem competitiva às organizações (Davenport, 1998). Esses benefícios intangíveis podem explicar uma maior lucratividade, mesmo sem o aumento da produtividade. 3 Fatores Humanos e a Produtividade Em algumas organizações o melhor exemplo de um bom funcionário é aquele que chega cedo na empresa e sai tarde, sendo que alguns especialistas ainda defendem isso como sendo um diferencial. A gestão admira isso, causa uma boa impressão e aparentemente expressa comprometimento com a empresa. Mas por outro lado, em qualquer organização, um termo comum de se ouvir é o absenteísmo – que é a ausência temporária do trabalho por vários motivos, fazendo com que determinada área tenha baixa produtividade dentro da organização. Porém, atualmente um assunto que mais tem preocupado as organizações é o assunto presenteísmo – que significa estar fisicamente presente no ambiente organizacional, porém mentalmente e emocionalmente ausente, ou seja, o funcionário está ali, mas não consegue ter uma boa produtividade na realização de suas tarefas. São vários os aspectos ligados aos próprios fatores humanos, e que prejudicam o pleno desempenho da produtividade administrativa. Todas as pessoas podem ter problemas em uma ou várias áreas de suas vidas, como a financeira, social, emocional, relacionamento familiar, falta de organização pessoal, falta de foco e concentração, estresse, etc, e que acaba por influenciar também a área profissional. Muitas organizações preocupadas com sua produtividade têm elaborado vários programas internos para a manutenção da produtividade de seus funcionários. Com foco nesses programas, a organização ganha em todos os sentidos, pois aumenta diretamente a produtividade e diminui bastante a rotatividade dos funcionários. Dessa forma, isso representa lucro para a empresa, pois as despesas de rescisão de contrato de trabalho, somadas as despesas contratuais de um novo funcionário e a todo seu processo de treinamento, representam uma grande perda de recursos financeiros e de tempo.
  • 6. 6 3.1 Organização Pessoal e a Produtividade Algumas pessoas têm como hábito deixar em cima da mesa pilhas de papéis e documentos, que não ocupam só espaço, mas também roubam minutos preciosos de trabalho, para procurarem o que desejam, e por isso é necessário checar os mesmos várias vezes. Resumindo, organização na mesa de trabalho é sinônimo de produtividade. Normalmente a tendência é a urgência se sobrepor à importância e, por isso, acontecimentos urgentes sempre têm vínculo com prioridades e prazos de outras pessoas. A diferença entre uma pessoa ocupada e uma produtiva é que as pessoas que estão sempre ocupadas dificilmente conseguem entregar um trabalho antes do prazo. Já as produtivas sempre estão pensando em formas diferentes de entregar antes do prazo. Isto acontece porque as pessoas ocupadas tendem a ocupar essas horas com qualquer coisa, mesmo que o prazo esteja folgado, diferentemente das pessoas produtivas, que tentam aproveitar ao máximo o tempo para realizar a tarefa antes do prazo. As pessoas ocupadas se distraem muito facilmente, sendo que qualquer interrupção parece relevante, e o que é importante, mas não urgente, é deixado para depois. Em compensação, as pessoas produtivas fazem questão de entender exatamente onde precisam chegar, pois elas criam os seus próprios planos de execução de maneira diferente. 3.2 Gestão do Tempo e a Produtividade A necessidade das organizações de fazer o maior número de atividades com o menor número de pessoas possível tem feito com que muitos profissionais fiquem sobrecarregados e cheios de prioridades na agenda de trabalho, e fazendo com que muitos profissionais não consigam gerenciar o tempo corretamente para cumprir todos os seus compromissos. A má gestão do tempo disponível e o acúmulo de tarefas podem acarretar em desgastes, estresse, cansaço físico e psicológico, além de dificuldades de concentração. Um exemplo bem interessante seria o termo “tempo é dinheiro” que todo mundo conhece, mas no mundo dos negócios os empresários conhecem esse conceito muito mais, pois os funcionários são pagos pelo tempo em que permanecem nas organizações e pelo que produzem neste período, qualquer distração pode ser considerada um prejuízo ou um risco à produtividade. A gestão do tempo é considerada um paradoxo, pois sabemos que não é possível gerir o tempo, mas é possível nos gerenciar para com relação ao tempo que temos disponível. 3.3 Reuniões nas Organizações e a Produtividade As reuniões nas empresas são consideradas uma poderosa estratégia de gestão quando bem empregada, porém, quando mal conduzidas, elas são a maior responsável pela
  • 7. 7 baixa produtividade administrativa, além de consumirem o tempo útil dos profissionais, elas geram altos gastos para as empresas. A decisão de mobilizar integrantes de setores ou uma parte da equipe para a realização de uma reunião deveria exigir mais planejamento e cuidados dos que os normalmente dispensados para esta atividade. Também é necessário as empresas estarem atentas ao ritmo em que as reuniões acontecem, pois enquanto nas grandes corporações é comum ouvir queixas sobre o excesso de reuniões, nas pequenas empresas o problema geralmente é o oposto. Se uma reunião se faz necessária a todo momento é sinal de que há algo errado, e se reuniões acontecem em demasia em uma empresa é sintoma de que a organização não tem foco, alerta Sérgio Guimarães, consultor de produtividade da Academia do Tempo. Já o consultor da Franklin Covey, João Palmeira da Silva Junior, sugere a avaliação de dois pontos: objetivo e custo - item muitas vezes não verificado em muitas empresas. A primeira pergunta a ser feita é se a reunião contribui para as prioridades mais importantes da empresa, onde é recomendado descartar a reunião caso a resposta seja negativa. A segunda pergunta é quanto ao custo, fazendo uma conta simples e bastante expressiva, calculando o custo por hora de cada um dos profissionais convocados e multiplicar pelo tempo previsto de duração da reunião e somar para chegar ao valor final. A conta ajuda a conhecer, de forma clara, quanto está sendo investido naquela reunião, ou o tamanho do desperdício, caso ela não atinja os objetivos esperados. 3.4 Foco e a Produtividade Atualmente o que as organizações mais procuram em um funcionário pode ser resumido em apenas uma palavra: resultado. Mas ocorre que alguns funcionários desenvolvem alguns maus hábitos e talvez muitos com o passar do tempo em uma organização. Observando os funcionários trabalhando, tornam-se evidentes os seus diferentes estilos e hábitos de trabalho, onde alguns perdem o foco com diversas outras atividades, tais como ligações, e-mails, internet, celular, etc. Assim, um ingrediente que está em falta no dia- a-dia das pessoas na maioria das organizações, cada vez mais, é o foco. A internet e o próprio ambiente de trabalho na área administrativa têm sido fatores determinantes para muitos funcionários deixarem de manter o foco e a concentração em suas tarefas, diminuindo a produtividade. No caso do ambiente de trabalho de publicitários, analistas, pesquisadores, jornalistas e outras inúmeras profissões onde pensar é o trabalho principal, qualquer distração do ambiente de trabalho é capaz de afetar drasticamente a produtividade. Assim, colegas que
  • 8. 8 falam demais, uma sala barulhenta, televisão, celular de colega com toque alto, barulho de obra, são considerados também inimigos da produtividade administrativa. No caso da internet, ela gera interrupções e provoca desvio de prioridades na área administrativa, atuando como um verdadeiro "ladrão de tempo”. Por exemplo, se um funcionário ficar duas horas navegando na internet ou em alguma rede social, Facebook, MSN ou Twitter em apenas um dia, foram duas horas perdidas de trabalho e se isso ocorrer diariamente, ao final de um mês teremos uma queda substancial de produtividade. O uso excessivo das redes sociais e a navegação na internet fazem as pessoas se distanciarem do foco principal da empresa, que são os resultados. Há também a questão do email nas empresas, onde o problema não é a existência do mesmo, mas como as pessoas o têm utilizado. Na área administrativa, o e-mail se tornou o maior vilão da produtividade, quase empatando com reuniões, onde os funcionários estão viciados no mau uso dessa ferramenta. O bom uso do e-mail consegue definir o profissional produtivo do funcionário improdutivo. As pessoas recebem muitos emails durante o horário de trabalho que só atrapalham a sua rotina profissional, tais como anúncios publicitários, descontos, conteúdo religioso ou mesmo piadas enviadas por colegas. Resumindo, para alcançar grandes resultados, é preciso ter foco, pois sem foco, nenhum funcionário fará o seu melhor trabalho. 3.5 Motivação e a Produtividade Uma empresa existe apenas para gerar lucratividade e passa toda a sua existência pensando nela. Como toda a concorrência faz o mesmo, todas as organizações também exigem mais dos seus funcionários, pois as pessoas são em média 80% de uma empresa, e é delas que se obtém a produtividade. Independente do setor ou ramo de atividade, o grande dilema das organizações é alcançar e manter resultados positivos e consistentes de produtividade. Diante desse contexto, a motivação merece um destaque especial, pois sem motivação não há aumento expressivo de produtividade, nem tampouco resultados excepcionais, pois o bom desempenho depende de quanto motivado está o funcionário. A razão pela qual algumas organizações trabalham tão insistentemente a motivação é que ela é mais facilmente influenciável que as demais características das pessoas como traços de personalidade, aptidões, habilidades, etc. Segundo Chiavenato (2002): A motivação no trabalho deve ser alcançada e mantida para o bom funcionamento da organização e a satisfação dos colaboradores, fazendo com que todos realizem suas funções propiciando melhor rendimento das tarefas exigidas. No ambiente organizacional é de fundamental importância que todos se respeitem, no sentido literal da palavra, fazendo com que o trabalho flua de uma maneira agradável e
  • 9. 9 que todos possam sentir-se motivados e desempenhar cada vez melhor suas tarefas em seus trabalhos. Em qualquer empresa, se o único incentivo que ela disponibiliza ao funcionário é o salário mensal, provavelmente, o profissional vai produzir de acordo com o que ganha. Mas, se há motivação e reconhecimento, o funcionário vai vestir, com orgulho, a camisa da empresa. Sendo assim, se o objetivo é melhoria da produtividade, pode-se afirmar que motivar, reconhecer e recompensar é uma receita perfeita para desenvolver o que empresa tem de mais importante: o capital humano. A motivação é um dos inúmeros fatores que contribuem para o bom desempenho nas organizações. Entretanto, quando falamos em motivação devemos lembrar que as expectativas são diferentes para cada funcionário, pois o que funciona para uma pessoa, nem sempre funciona para os outros, assim como o que interessa a uma pessoa em determinada época pode não interessar depois de algum tempo. Por isso, não se pode pensar que uma única ação de estímulo motivacional vai funcionar para toda uma equipe. O gestor deve ouvir atentamente o que estimula sua equipe e oferecer estímulos diferentes para as pessoas, como por exemplo: um elogio, propor desafios no trabalho, projetos novos, valorizar bons trabalhos, etc. Talvez quando a produtividade for vista pelos empregados como um meio de satisfazer suas necessidades é provável que isto resulte em índices elevados de produtividade e dessa forma, assim que os empregados tiverem suas necessidades satisfeitas através de recompensas condicionadas à produtividade, é provável que o processo se repita. O desenvolvimento do processo motivacional nas organizações é o elemento-chave de uma gestão estratégica voltada para resultados. Motivar a equipe de funcionários é essencial para aumentar e manter uma boa produtividade nas organizações, pois pessoas motivadas produzem mais. 3.6 Estresse e a Produtividade Atualmente o excesso de cobrança no trabalho, a carga excessiva de atividades, os prazos curtos, nível de instabilidade no emprego e a competição exagerada no ambiente corporativo, geralmente fazem parte da vida dos profissionais. Só que essas exigências podem afetar o ritmo físico e psicológico do trabalhador, gerando o chamado "estresse do trabalho". Atualmente o que mais se vê nas organizações são pessoas estressadas, infelizes, descontentes com seu emprego, sua empresa, o mercado, o governo, a vida e, como conseqüência, com desempenho aquém da qualidade e produtividade exigida pela organização. O estresse é um dos problemas mais comuns nesses casos e que também se torna um vilão quando o assunto é produtividade. Além de afetar o rendimento, ele também pode ser
  • 10. 10 percebido pela manifestação de alguns sintomas físicos: como fadiga, dor no pescoço e na cabeça, irritabilidade, sensação de angústia, insônia, falta de concentração e dificuldades na visão. Ele deve ser combatido desde o nível inicial, quando ele ainda não está comprometendo o desempenho do funcionário. Quanto mais tarde deixar para tratar essa patologia, mais visível ela pode se tornar diante da equipe e causar um ambiente desfavorável para a produtividade e junto aos colegas de trabalho. 3.7 Finanças Pessoais e a Produtividade Um outro importante fator que impacta a produtividade é quando o funcionário, preocupado com as suas finanças, começa a reduzir sua atenção para outros assuntos que não sejam a sua vida financeira, o que dentro das organizações pode levar a falhas, retrabalho, acidentes, além de é claro, a baixa produtividade. Muitas vezes também acontece de funcionários que pedem para ser demitidos de modo a receber o FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço para sanar dívidas, assim como também antecipar o décimo terceiro salário, onde todas essas ações tomam tempo e saem do foco produtivo. Qualquer empresa pode tem um programa interno focado em finanças pessoais, pois propicia uma redução no volume de faltas, maior grau de concentração, menos índices de retrabalho e paradas. Treinar o funcionário sobre finanças pessoais, pensando em longo prazo, aumentará sua consciência em relação à produtividade por ter menor estresse com suas finanças. Inclusive a imagem da empresa é beneficiada por conta de sua preocupação com o bem estar e a qualidade de vida de todos que nela trabalham. Deve-se lembrar que o problema financeiro não está ligado ao salário, mas sim ao uso inadequado dos recursos financeiros, ou seja, não é porque a empresa paga altos salários que estará garantindo saúde financeira à sua equipe. 4 Lean Thinking e a Produtividade O conceito Lean Thinking – Mentalidade Enxuta teve suas origens no Sistema Toyota de Produção – STP. Este termo, cunhado por James Womack e Daniel Jones, pesquisadores do IMVP – International Motor Vehicle Program, recebe várias outras denominações na literatura: Lean System – Sistema Enxuto, Lean Manufacturing – Manufatura Enxuta, Lean Production – produção enxuta. Segundo Salvany (2006), o conceito Lean Thinking parte do princípio de que há desperdícios em todos os lugares em uma organização, tendo uma abrangência bem ampla, que busca aumentar a eficiência em qualquer processo, tornando a empresa mais competitiva, por meio da eliminação de atividades que não agregam valor aos seus processos produtivos,
  • 11. 11 de negócios e de apoio. Com isso, se ganha maior eficácia, a empresa otimiza custos e melhora a qualidade dos serviços prestados aos seus clientes. Os conceitos Lean têm sido utilizados crescentemente em diversas organizações industriais como um método para otimizar a fabricação automotiva, e por esta razão, este termo é normalmente associado ao chão da fábrica, mas os bons resultados obtidos dessa expansão indica a oportunidade de utilização desses conceitos na área administrativa, sendo chamado de Lean Office ou Escritório Enxuto. Para Hines et al., (2004), o objetivo do Lean Office é reduzir ou eliminar os desperdícios ligados ao fluxo de informações, uma vez que apenas 1% das informações geradas agregam valor. Essa prática já funciona em muitas organizações nos dias de hoje, tanto que, segundo Herzog (2003), a Alcoa e a Bosch melhoraram muito a eficiência dos processos administrativos ao estenderem o conceito Lean também para as áreas administrativas. Essas organizações identificaram e eliminaram desperdícios nos fluxos de informações, que resultaram na redução significativa nos tempos de processos administrativos e na padronização de muitas atividades nos escritórios, que refletiu nos resultados financeiros de ambas as organizações. Ainda, segundo Herzog (2003), a tarefa de transpor os conceitos da linha de montagem para o escritório não é simples. No escritório, o desperdício também existe, mas se apresenta de maneira menos óbvia aos olhos dos funcionários. Se na fábrica a parada repentina de uma máquina ou a falta de insumos pode causar desperdício, no escritório pode haver descontinuidade devido à perda de informações na passagem entre pessoas e departamentos. Outro conceito que causa estranhamento é a padronização, os adeptos da mentalidade enxuta afirmam que é possível especificar a maneira e o tempo exato para realizar qualquer tarefa repetitiva. "Mas o funcionário do escritório tende a achar que o seu trabalho, ao contrário das tarefas de um colega da linha de produção, não está submetido a uma rotina", diz José Roberto Ferro (2010), presidente do Lean Institute. A metodologia Lean Office, num primeiro momento parece meio sem sentido, tendo em vista todos os seus conceitos e nomenclaturas. Mas a busca constante por aumento de produtividade, competitividade e redução de custo, tem feito as organizações a buscarem alternativas para melhorarem os seus processos administrativos. Apesar de ser pouco difundida na área administrativa, os resultados dessa metodologia são expressivos na redução do retrabalho, na maior agilidade no processamento, redução no tempo da informação parada
  • 12. 12 e na melhor visibilidade do processo, assim como apresentando bons resultados, principalmente na desburocratização dos processos. 5 Indicadores de Desempenho e a Produtividade Passar a medir a produtividade não significa aumentá-la, pois a importância de se medir a produtividade está no fato de poder saber onde, quando e por que a produtividade foi baixa, ou seja, quais foram os fatores que influenciaram em um baixo índice de produtividade. As informações geradas através de indicadores de produtividade e o seu constante monitoramento são muito importantes, pois são usadas como ferramenta de gestão para auxiliar os administradores na tomada de decisão. Conforme Silva & Zotes (1996), a produtividade é um componente do sucesso e fator de competitividade das organizações, por isso se faz importante o seu monitoramento através de indicadores que apóiem decisões administrativas. Confirmando isso, também para os autores Ribeiro, C. A. e Camargo, M. L G, (1993), a elaboração e aplicação de conceito de indicadores de desempenho são fundamentais para o desenho de um programa de produtividade que seja eficaz na proposta de conduzir à melhor gestão. Como indicadores medem numericamente atributos de um processo ou de seus resultados, com o objetivo de comparar esta medida com metas numéricas preestabelecidas, eles são essenciais ao planejamento e controle dos processos das organizações, pois as medidas permitem comunicar as expectativas de desempenho a todos os funcionários, assim como também: a) Conhecer o desempenho das organizações; b) Identificar problemas e permitir soluções; c) Auxiliar na tomada de decisão e replanejamento; d) E que os funcionários saibam o que é esperado deles e conheçam o seu potencial. Desta forma, eles visualizam a importância da medição e auxiliam a evitar a repetição de erros. Cada função, assim como cada indivíduo, deve assumir a responsabilidade por uma operação sem erros. Portanto, os indicadores são utilizados para focar a atenção em áreas que necessitem de melhorias, para se alcançar maior produtividade. Conforme Oliveira (1999), para a criação de indicadores deve ser levada em conta certas características: a) Simplicidade – deve ser facilmente compreendido pelos participantes do processo; b) Baixo custo – o indicador deve ter um custo inferior ao benefício que produz; c) Representatividade – deve representar o processo ou resultado a que se refere;
  • 13. 13 d) Estabilidade – deve ser gerado baseado em procedimentos rotineiros. Os indicadores de desempenho de produtividade permitem que o processo permaneça sob controle ao longo do tempo, desde que as ocorrências fora dos padrões estabelecidos sejam investigadas e tenham suas causas identificadas e eliminadas. Desta forma, é possível aprender com os problemas que surgem, evitando a reincidência da questão e também se tornam capazes de prover aumentos de produtividade através de metas justas. Assim, o sucesso de uma organização está condicionado à eficácia com que os seus processos internos são executados. Porém, qualquer processo para ser bem gerenciado, tem a necessidade de que ele seja bem definido e possua indicadores de desempenho. Se não houver esses indicadores, o processo não será bem controlado e por isso, os indicadores de desempenho podem e devem ser utilizadas como termômetro da produtividade administrativa de uma empresa.
  • 14. 14 CONSIDERAÇÕES FINAIS Este artigo teve por objetivo dar uma visão panorâmica das principais questões relacionadas à produtividade administrativa. Dessa forma, as considerações no decorrer desse artigo, conduzem a duas importantes definições: onde a produtividade não é somente obter o máximo de eficiência "fazendo certo as coisas", mas atingir o máximo de eficácia "fazendo as coisas certas", ou seja, é a capacidade de se produzir mais utilizando cada vez menos e em menos tempo. A gestão da produtividade administrativa tem como denominador comum o seu interesse em conseguir melhorar o rendimento do trabalho nos escritórios. Está claro que tal rendimento envolve uma série de fatores, tais como qualidade e quantidade de informações empregadas; atualização tecnológica utilizada; habilidade profissional dos empregados; condições ambientais de trabalho, motivação, organização pessoal, foco, etc. O fator humano, quando lhe é dado o devido valor, tem muito a oferecer a empresa em termos de produtividade, pois mesmo que as organizações utilizem máquinas para desenvolver a atividades operacionais são os funcionários que estão manejando essas máquinas que ditam o ritmo de trabalho, e se o funcionário estiver motivado irá buscar o melhor desempenho da máquina a qual lhe compete à responsabilidade. Porém, o ideal é que o trabalhador não encare o trabalho como obrigação, em sim, o ideal seria que a sua produtividade se equiparasse à de um trabalho voluntário. Resumindo, alcançar a máxima produtividade das equipes é o desejo de qualquer empresa que almeja o sucesso de seu negócio, e a boa utilização do horário disponível de trabalho pelos seus funcionários é fundamental para se alcançar aumentos de produtividade. Por fim, é importante salientar que em se tratando de produtividade, não há solução padrão para problemas específicos. Cada empresa tem sua realidade. Com esse trabalho, o objetivo de aprendizagem foi alcançado, pois o desenvolvimento deste permitiu a aplicação dos conceitos estudados ao longo da pós- graduação em Gestão Estratégica de Pessoas, assim como o estudo de um importante assunto para as organizações e suas tendências. Como principal sugestão para trabalhos futuros relacionados ao tema produtividade, destaca-se a necessidade de um estudo para adequar uma organização utilizando o BPM – Business Process Management, que tem como objetivo, acompanhar sistematicamente como os recursos (físicos, financeiros, humanos, tecnológicos etc) de uma organização são alocados e convertidos em ações operacionais na busca das metas organizacionais, a partir da definição de prioridades. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CHIAVENATO, I. Gerenciando pessoas: como transformar gerentes em gestores de pessoas. 4 ed. São Paulo: Prentice Hall, 2002. DAVENPORT, T. H. Ecologia da Informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo. Futura, 1998. FERRO, J. R. Novas fronteiras de aplicação do sistema Lean em serviços. Lean Institute Brasil. Disponível em <http://www.lean.org.br>. Acesso em: 16 Jul. 2011.
  • 15. 15 FOINA, P. S. Tecnologia de Informação: Planejamento e Gestão. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2001. GUIMARÃES, S. Reuniões mais Produtivas. Academia do Tempo. <http://academiadotempo.blogspot.com/2010/05/reunioes-inuteis.html> Acesso em 06 Ago. 2011. HERZOG, A.L. - O escritório enxuto: Lembra do modelo de produção enxuta da Toyota? Funcionou nas fábricas. Agora, as empresas tentam levá-lo para a administração. Revista Exame, Abril, Edição 0789 - 2003. <http://exame.abril.com.br/revista-exame/edicoes/0789/noticias/o-escritorio-enxuto- m0043269> Acesso em 30 Jul. 2011. HINES, P.; HOLWEG, M.; RICH, N. Learning to Evolve - A Review of Contemporary Lean Thinking. International Journal of Operations & Production Management, v. 24, n. 10, p. 994-1011, 2004. JUNIOR, J. P. S. Reuniões mais Produtivas. Academia do Tempo. <http://academiadotempo.blogspot.com/2010/05/reunioes-inuteis.html> Acesso em 06 Ago. 2011. MARTINS, P. G.; LAUGENI, F. P. Administração da produção. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2005. MONACO, F. F. & GUIMARÃES, V. N. Gestão da Qualidade Total e Qualidade de Vida no Trabalho. Revista de Administração Contemporânea - RAC - v.4, nº.3, p.71, set/dez. 2000. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebolcas de. Excelência na Administração Estratégica: a competitividade para administrar o futuro da empresas. São Paulo: Atlas, 1999. PRITCHARD, R. D. Measuring and Improving Organizatinal Productivity: a pratical guide. New York: Praeger Publishers, 1990. QUINN, J. B. Empresas muito mais Inteligentes. São Paulo: MAKRON Books, 1996. RIBEIRO, C. A. C. & CAMARGO, M. L. G. Programas de produtividade no setor publico: uma discussão acerca de alguns elementos básicos. Revista Indicadores de Qualidade e Produtividade, (1), 1, 67-80. 1993. SALVANY, M. (Org.). Workshop Introdução ao Lean: projeto Lean Consultores. Barueri: [s.n.], 2006. SILVA, H. B. & ZOTES, L. P. Administração da Produção. 16º ENEGEP. Piracicaba. São Paulo, 1996. WALTON E. R. Tecnologia de Informação: O uso de TI pelas empresas que obtêm vantagem competitiva. 1ª Ed. São Paulo, Atlas, 1993. i Bacharel em Administração com Habilitação em Análise de Sistemas pela FSG – Faculdade da Serra Gaúcha; Acadêmico de Pós-Graduação em Gestão Estratégica de Pessoas da Faculdade Anglo Americano.