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Implantação de Escritório de Projetos - PMO
Utilizando EPM – Project Server e SharePoint

Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
Objetivo da Apresentação
Objetivo principal desta apresentação é contar resumidamente o CASE DE
SUCESSO da implantação de escritórios utilizando solução EPM da Microsoft® Project Server e SharePoint da STIHL.
Alguns Dados
Quantidade de Usuários: 600 usuários
Plataforma:
SharePoint Server e Project Server
Departamentos:
3

Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
Apresentando

QUEM É GRUPO STIHL?

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O CLIENTE - STIHL
A matriz da STIHL fica na cidade de Waiblingen, na Alemanha. A STIHL foi
criada em 1926 em Stuttgart, por Andreas Stihl, que nasceu em Zurique,
na Suíça, em 1896. A empresa conta hoje com cerca de 11 mil
colaboradores em todo o mundo. No centro de desenvolvimento de
produtos da empresa situado na Alemanha, mais de 500 engenheiros se
dedicam à criação de novas soluções. Reconhecida pela sua inovação, a
STIHL tem presença em mais de 160 países por meio de canais de
distribuição formados por revendas autorizadas. Para atender ao
mercado global, conta com unidades produtivas na Alemanha, Brasil,
EUA, Áustria, Suíça e China.
• Na STIHL Ferramentas Motorizadas Ltda., o empenho rumo ao
estabelecimento de uma gestão responsável para a sustentabilidade
é uma postura permanente e significa uma visão ampla sobre a
continuidade do meio ambiente, das relações com colaboradores,
fornecedores, consumidores e clientes. A fábrica da STIHL conta com
a dupla certificação ISO 14001 e OHSAS 18001, além da ISO 9001.

Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
O CLIENTE - STIHL
• Em 2011 a empresa anunciou investimentos da ordem de R$ 518 milhões
até 2014, o que proporcionará 645 novos postos de trabalho. O foco
principal dos investimentos será a fábrica de cilindros, que tem previsão de
aumento de produção de 56% até 2014. Já em 2012, foi inaugurada a nova
linha III de Cromagem, com investimentos de cerca de R$ 21 milhões. O
montante de investimentos, disputado pelas empresas do grupo STIHL
situadas principalmente nos Estados Unidos e na China, foi aprovado para a
unidade brasileira (apesar do câmbio desfavorável para exportação) em
função do know-how já estabelecido pela empresa no país desde 1996

• A STIHL participa de projetos de entidades e instituições relacionadas à sua
área de atuação. Entre eles está a parceria com o Instituto Floresta Tropical,
IFT (Belém, Pará), que envolve a realização de projetos de incentivo ao
manejo sustentável; e a parceria com a PUC / Rio Grande do Sul para o
Projeto Pró-Mata, que, entre outros trabalhos, desenvolve pesquisas de
bioprospecção de espécies vegetais para a cura de doenças como a malária
e a tuberculose.

Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
Conhecendo o cliente e seu problema

ESTUDO E PESQUISA

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Problemas encontrados
O principal objetivo foi entender o problema e conhecer o cliente
antes de simplesmente colocar mais um PMO – EPM no colo do
cliente.

Pesquisa

Alguns Dados

•

•

51% dos participantes disseram que ter
que recorrer a muitas fontes para
compilar informações é um aspecto
difícil para gerenciar informações.

•

40% das informações que os gerentes
obtém não têm valor para eles

•

37% usaram uma informação errada
pelo menos uma vez por semana

•

53% disseram que menos da metade
das informações recebidas são
aproveitáveis

•
•
•
•

Foi realizada uma pesquisa que os gerentes gastam
em média mais de 3 horas por dia procurando
informações.
Somente uma pessoa consegue saber o que está
acontecendo no projeto;
Comunicação falha;
Documentos sem controle de versão;
Informação difícil de achar;

Foco em adequar papéis e responsabilidades do PMO
demanda e cultura da organização:
•
•
•
•
•

Comitê
Gestor de Portfólio
Gestor Financeiro
PMO auditor/orientador
Gerente de Projeto

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Problemas encontrados
Veja o valor médio de investimento de escritórios PMO no
mercado e seus resultados.

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Problemas encontrados – Primeiros Passos

• Passo 1

Passo 2

• Primeiro passo é entender o
cenário da empresa de forma
cultural.
• Avaliar a estratégia de forma
TOP-DOWN e BUTTON-UP,
para aplicar a melhoria de
processo de qualidade para o
escritório de projetos.
• Definir processos com a
realidade e cultura da empresa
de forma gradual.
• Verificar a existência e
metodologia de priorizar e
selecionar projetos do seu
portfólio.

• Próximo passo é realmente
avaliar em que nível a empresa
se encontra (OPM3).
• Segundo é colocar o processo
na ferramenta.
• Avaliar o processo do seu
escritório de projetos x
ferramenta.
• Instalar o Project Server 2010.
• Configurar a ferramenta para
alcançar os objetivos e
automatizar
o
processo
obtendo relatórios gerenciais e
executivos.

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Problemas encontrados
A indicação foi: Realizar plano de crescimento de maturidade (OPM3). Redesenhar
processos do PMO. Avaliar o processo do seu escritório de projetos x ferramenta.
Configurar a ferramenta para alcançar os objetivos e automatizar o processo obtendo
relatórios gerenciais e executivos.

Problemas

• Falta de controle de cronogramas
centralizado;
• Controle no orçamento;
• Falta de controle de portfólio;
• Gestão de mudança;
• Sem lições aprendidas;
• Somente 1 departamento
utilizada PMO;
• Sem visão Executiva;
• Informação descentralizada;
• Responsabilidade única;
• Falta de cultura organizacional;

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Solução para o Cliente
Solução Project Server
•
•
•
•
•

Instalação e Configuração Project
Server e SharePoint
Análise OPM3 com resultado com
plano de Crescimento e
maturidade de projetos.
Parametrização do Project Server;
Customização
Integração com Portal SharePoint PMO

Solução Portal - SharePoint
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Análise e Briefing
Reuniões com Grupos Focais
Análise de usabilidade – Arquitetura da informação
Taxomia da informação;
Prototipação;
Aplicabilidade da entidade visual
Configuração e implantação
Treinamentos focais
Consultoria e Suporte contínuo.
Integração via PSI com Project Server;

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Resultado Final

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CASE - STIHL

1.
2.
3.

Avaliação de Maturidade usando
melhores práticas PMP – OPM3
Melhores práticas aplicadas no EPM
para implantação de escritórios
Alinhamento de Ambiente
SharePoint 2007 e Project Server
2007
-

Instalação e Configuração do ambiente
Project Server 2007
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SharePoint Server 2007

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Resultado Final

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CASE - STIHL
• Intranet
criada
para
facilitar a utilização pelo
PMO.
• Aumento da cultura,
pelos
Gerentes
e
Executivos, na utilização
de uma plataforma web,
monitorando via KPI
(indicadores)
o
andamento dos projetos.
• Criação da área de
Notícias, Enquetes e Perfil
das pessoas responsáveis
pelo processo.
HOME principal da STIHL

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CASE - STIHL
• Página criada com
objetivo de que
todos
possam
buscar e entender
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processos
existentes
no
Escritório
de
projetos.
Processos PMO da STIHL.

Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
CASE - STIHL
• Busca centralizada de
lições aprendidas.
• Formulário
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chaves
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Lições Aprendidas.

Solicitação de Mudanças
Solicitação de Aprovação da Idéia/Proposta

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CASE - STIHL
• Ferramenta com layout
customizada com a
marca e entidade visual
da empresa.
• Adaptação para o
processo de negócios
do Escritório de
Projeto, possibilitando
ao PMO que tenha,
através da ferramenta,
o controle de
aprovação e fluxos
customizados de forma
diferenciada e com
rastreabilidade.

Layout Customizado para a Empresa

Fluxo de Aprovação das solicitações

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Temos mais cases para você!

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Tenha seu PMO:
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Case de Sucesso - Implantação EPM PMO - Project Server - STIHL

  • 1. Implantação de Escritório de Projetos - PMO Utilizando EPM – Project Server e SharePoint Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 2. Objetivo da Apresentação Objetivo principal desta apresentação é contar resumidamente o CASE DE SUCESSO da implantação de escritórios utilizando solução EPM da Microsoft® Project Server e SharePoint da STIHL. Alguns Dados Quantidade de Usuários: 600 usuários Plataforma: SharePoint Server e Project Server Departamentos: 3 Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 3. Apresentando QUEM É GRUPO STIHL? Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 4. O CLIENTE - STIHL A matriz da STIHL fica na cidade de Waiblingen, na Alemanha. A STIHL foi criada em 1926 em Stuttgart, por Andreas Stihl, que nasceu em Zurique, na Suíça, em 1896. A empresa conta hoje com cerca de 11 mil colaboradores em todo o mundo. No centro de desenvolvimento de produtos da empresa situado na Alemanha, mais de 500 engenheiros se dedicam à criação de novas soluções. Reconhecida pela sua inovação, a STIHL tem presença em mais de 160 países por meio de canais de distribuição formados por revendas autorizadas. Para atender ao mercado global, conta com unidades produtivas na Alemanha, Brasil, EUA, Áustria, Suíça e China. • Na STIHL Ferramentas Motorizadas Ltda., o empenho rumo ao estabelecimento de uma gestão responsável para a sustentabilidade é uma postura permanente e significa uma visão ampla sobre a continuidade do meio ambiente, das relações com colaboradores, fornecedores, consumidores e clientes. A fábrica da STIHL conta com a dupla certificação ISO 14001 e OHSAS 18001, além da ISO 9001. Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 5. O CLIENTE - STIHL • Em 2011 a empresa anunciou investimentos da ordem de R$ 518 milhões até 2014, o que proporcionará 645 novos postos de trabalho. O foco principal dos investimentos será a fábrica de cilindros, que tem previsão de aumento de produção de 56% até 2014. Já em 2012, foi inaugurada a nova linha III de Cromagem, com investimentos de cerca de R$ 21 milhões. O montante de investimentos, disputado pelas empresas do grupo STIHL situadas principalmente nos Estados Unidos e na China, foi aprovado para a unidade brasileira (apesar do câmbio desfavorável para exportação) em função do know-how já estabelecido pela empresa no país desde 1996 • A STIHL participa de projetos de entidades e instituições relacionadas à sua área de atuação. Entre eles está a parceria com o Instituto Floresta Tropical, IFT (Belém, Pará), que envolve a realização de projetos de incentivo ao manejo sustentável; e a parceria com a PUC / Rio Grande do Sul para o Projeto Pró-Mata, que, entre outros trabalhos, desenvolve pesquisas de bioprospecção de espécies vegetais para a cura de doenças como a malária e a tuberculose. Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 6. Conhecendo o cliente e seu problema ESTUDO E PESQUISA Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 7. Problemas encontrados O principal objetivo foi entender o problema e conhecer o cliente antes de simplesmente colocar mais um PMO – EPM no colo do cliente. Pesquisa Alguns Dados • • 51% dos participantes disseram que ter que recorrer a muitas fontes para compilar informações é um aspecto difícil para gerenciar informações. • 40% das informações que os gerentes obtém não têm valor para eles • 37% usaram uma informação errada pelo menos uma vez por semana • 53% disseram que menos da metade das informações recebidas são aproveitáveis • • • • Foi realizada uma pesquisa que os gerentes gastam em média mais de 3 horas por dia procurando informações. Somente uma pessoa consegue saber o que está acontecendo no projeto; Comunicação falha; Documentos sem controle de versão; Informação difícil de achar; Foco em adequar papéis e responsabilidades do PMO demanda e cultura da organização: • • • • • Comitê Gestor de Portfólio Gestor Financeiro PMO auditor/orientador Gerente de Projeto Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 8. Problemas encontrados Veja o valor médio de investimento de escritórios PMO no mercado e seus resultados. Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 9. Problemas encontrados – Primeiros Passos • Passo 1 Passo 2 • Primeiro passo é entender o cenário da empresa de forma cultural. • Avaliar a estratégia de forma TOP-DOWN e BUTTON-UP, para aplicar a melhoria de processo de qualidade para o escritório de projetos. • Definir processos com a realidade e cultura da empresa de forma gradual. • Verificar a existência e metodologia de priorizar e selecionar projetos do seu portfólio. • Próximo passo é realmente avaliar em que nível a empresa se encontra (OPM3). • Segundo é colocar o processo na ferramenta. • Avaliar o processo do seu escritório de projetos x ferramenta. • Instalar o Project Server 2010. • Configurar a ferramenta para alcançar os objetivos e automatizar o processo obtendo relatórios gerenciais e executivos. Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 10. Problemas encontrados A indicação foi: Realizar plano de crescimento de maturidade (OPM3). Redesenhar processos do PMO. Avaliar o processo do seu escritório de projetos x ferramenta. Configurar a ferramenta para alcançar os objetivos e automatizar o processo obtendo relatórios gerenciais e executivos. Problemas • Falta de controle de cronogramas centralizado; • Controle no orçamento; • Falta de controle de portfólio; • Gestão de mudança; • Sem lições aprendidas; • Somente 1 departamento utilizada PMO; • Sem visão Executiva; • Informação descentralizada; • Responsabilidade única; • Falta de cultura organizacional; Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 11. Solução para o Cliente Solução Project Server • • • • • Instalação e Configuração Project Server e SharePoint Análise OPM3 com resultado com plano de Crescimento e maturidade de projetos. Parametrização do Project Server; Customização Integração com Portal SharePoint PMO Solução Portal - SharePoint • • • • • • • • • • Análise e Briefing Reuniões com Grupos Focais Análise de usabilidade – Arquitetura da informação Taxomia da informação; Prototipação; Aplicabilidade da entidade visual Configuração e implantação Treinamentos focais Consultoria e Suporte contínuo. Integração via PSI com Project Server; Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 12. Resultado Final Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 13. CASE - STIHL 1. 2. 3. Avaliação de Maturidade usando melhores práticas PMP – OPM3 Melhores práticas aplicadas no EPM para implantação de escritórios Alinhamento de Ambiente SharePoint 2007 e Project Server 2007 - Instalação e Configuração do ambiente Project Server 2007 Project Portfolio Manager 2007 SharePoint Server 2007 Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 14. Resultado Final Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 15. CASE - STIHL • Intranet criada para facilitar a utilização pelo PMO. • Aumento da cultura, pelos Gerentes e Executivos, na utilização de uma plataforma web, monitorando via KPI (indicadores) o andamento dos projetos. • Criação da área de Notícias, Enquetes e Perfil das pessoas responsáveis pelo processo. HOME principal da STIHL Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 16. CASE - STIHL • Página criada com objetivo de que todos possam buscar e entender os processos existentes no Escritório de projetos. Processos PMO da STIHL. Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 17. CASE - STIHL • Busca centralizada de lições aprendidas. • Formulário Customizado para os usuários chaves poderem fazer solicitações de idéias e/ou mudanças sem precisar entrar na ferramenta EPM. Fazendo assim que o fluxo da idéia/proposta comece de forma simples e fácil. Lições Aprendidas. Solicitação de Mudanças Solicitação de Aprovação da Idéia/Proposta Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 18. CASE - STIHL • Ferramenta com layout customizada com a marca e entidade visual da empresa. • Adaptação para o processo de negócios do Escritório de Projeto, possibilitando ao PMO que tenha, através da ferramenta, o controle de aprovação e fluxos customizados de forma diferenciada e com rastreabilidade. Layout Customizado para a Empresa Fluxo de Aprovação das solicitações Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 19. Temos mais cases para você! Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS
  • 20. Tenha seu PMO: contato@taugor.com.br Av. Unisinos, 615 – Sala 2002. São Leopoldo - RS