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BPMs
Alavanca para a
excelência operacional
de processos
transacionais
§ A Unimed Londrina;
§ Objetivos do Projeto;
§ Estratégia Adotada;
§ Comunicação;
§ Características da solução;
§ Processos Implantados;
§ Benefícios;
§ Próximo Desafio.
ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO
A UNIMED LONDRINA
A UNIMED LONDRINA
Entre as 10 maiores empresas do
Norte do Paraná
178mil
clientes
64%
líder no mercado
em Londrina
465
Colaboradores
LONDRINA - Paraná
516.000 Habitantes
78 anos de História
Localizada ao Norte do Estado do Paraná
À 533 km de São Paulo
A UNIMED LONDRINA
• Criada em 1971
• Objetivo: atender às
necessidades de saúde e prover
soluções com segurança,
tranquilidade e bem-estar para
seus clientes.
5ª Unimed do Brasil
1ª do Paraná
A UNIMED LONDRINA
Faturamento em 2012:
456 milhões
28Abrange
Municípios
Paranaenses
SERVIÇOS PRESTADOS:
§ Atendimento Domiciliar
§ Atendimento Multiprofissional
§ Medicina Preventiva
§ SOS Unimed
§ Clínica de Vacinas
§ Unimed Odonto
§ Centro de Aplicação de Medicamentos
A UNIMED LONDRINA
30 laboratórios,
clínicas especializadas,
clínicas de imagens e
outros recursos
Uma rede prestadora
composta por
Mais de 1.000
médicos
30
hospitais
66
clínicas
A UNIMED LONDRINA
RECONHECIMENTOS
Mil Maiores Empresas – Revista Exame
• Posição 950 (Brasil)
• Entre as 10 maiores empresas de Londrina
500 Maiores do Sul – Revista Amanhã
• Posição 302 (sul do Brasil)
• Posição 107 no Paraná
Selo Ouro Governança Cooperativa – Unimed Brasil
Selo de Responsabilidade Social – Unimed Brasil
Prêmio Nacional /Reg. Sul ABERJE de Comunicação
Líder da 8ª Pesquisa de Gestão Sustentável Região Sul
Selo ODM – Sesi/PNUDI
Prêmio de Criação do Grupo Paran. de Comunicação
A UNIMED LONDRINA
• Segundo a pesquisa Você S/A – Revista
Exame, a Unimed Londrina está entre as
150 melhores empresas para se trabalhar
no Brasil.
SISTEMA UNIMED
83%
território
nacional
18 milhões
de clientes
atende mais de
40%
Líder no mercado
nacional de planos
de saúde
§Proporcionar agilidade por meio da otimização contínua dos processos;
§ Aumentar a visão sistêmica dos processos;
§ Centralizar os processos / fluxos, evitando perda de informações entre sistemas;
§ Imprimir legalidade às aprovações.
§ Otimizar as despesas administrativas, por meio da automação dos fluxos;
OBJETIVOS DO PROJETO
1. Solicitação de Pagamento;
2. Alterar Situação de Colaborador;
3. Analisar NF OPME;
4. Gerir patrimônio;
5. Comprar itens;
6. Solicitar Informações Gerenciais;
7. Cancelamento e alteração refeição;
8. Inscrição para recrutamento interno;
9. Pedido de assessoria – Atendimento ao cooperado;
10. Solicitar de Bolsa de estudo;
11. Realizar treinamentos;
12. Realizar viagem;
13. Requisição de colaborador;
14. Avaliação do período de experiência.
FLUXOS IMPLANTADOS
1. Escolha de processos com maior alçada de aprovação; maior frequência de
uso e maior volume de impressão - (uso de papel);
2. Modelagem do processo e identificação de gargalos e gaps, antes da automação;
3. Processo piloto: Teste utilizando 02 softwares diferentes rodando em paralelo;
4. Envolvimento direto dos executantes do processo no teste piloto;
5. Envolvimento da superintendência durante a implantação;
6. Comunicação corporativa e amenização do impacto na cultura organizacional;
7. Apresentação do sistema para toda a cooperativa.
ESTRATÉGIA ADOTADA
COMUNICAÇÃO
§ Automação de processos;
§ Solução 100% web;
§ Desenvolvida em JAVA e base de Dados para SQL e Oracle;
§ Integração com Active Directory;
§ Integração com ERP Microsiga Protheus;
§ GED: Gestão Eletrônica de Documentos;
§ KPI: Gestão de Indicadores de Produtividade;
§ Parametrizações / customizações ágeis e independentes;
§ 465 usuários ativos;
§ 14 fluxos implantados;
§ Em uso desde Setembro/2011.
CARACTERÍSTICA DA SOLUÇÃO
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS
Objetivo:
Solicitação de pagamento para fornecedores
Início:
§ Setembro / 2011
Volumes:
§ 5.618 processos abertos no 1º ano da implantação
Setembro/2011 a Agosto/2012
§ 5.519 processos abertos no último ano
Setembro/2012 a Agosto/2013
Área Centralizadora: Gestão Financeira
§ 2 Colaboradores responsáveis pelo processo de realizar pagamentos.
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS – FLUXO ANTIGO
Solicitante:
Imprime RQU
Solicitante:
Preenche RQU
manualmente
Solicitante:
Encaminha
RQU ao Gestor
Gestor:
Aprova
pagamento
(assinatura RQU)
Secretaria:
Encaminha
RQU ao
Superintendente
Gestor:
Encaminha RQU
a secretaria
Superintendente:
Aprova
pagamento
(assinatura RQU)
Solicitante:
Encaminha
RQU ao
Financeiro
Financeiro:
Confere
documentos
Financeiro:
Insere
informações no
sistema
Financeiro:
Realiza
procedimento de
pagamento
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS – FLUXO ATUAL
CENTRAL DE
PAGAMENTOS:
Realiza
procedimento de
pagamento.
Solicitante:
Encaminha Nota
Fiscal à CENTRAL
DE PAGAMENTOS
Gestor:
Autoriza
pagamento (via
Atos)
Solicitante:
Preenche
solicitação de
pagamento
Solicitante:
Acessa o Atos via
Portal do
Colaborador
CENTRAL DE
PAGAMENTOS:
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[BPM Day Shared Services SP - 2013]  UNIMED -Alavanca para a excelência operacional de processos transacionais
§ Autonomia para aprovação (criação de alçada financeira);
§ Aprovação via e-mail ou mobile;
§ Eliminação de múltiplas aprovações;
§ Integração com Protheus Microsiga (centro de custo/conta/fornecedor);
§ Integração com Protheus Microsiga (evitar retrabalho para digitação do conteúdo
da solicitação de cheque);
§ Economia com impressão (utilização de papel);
§ Acompanhamento e rastreamento da solicitação;
§ Cumprimento de todas as etapas obrigatórias e a garantia do bom funcionamento
do processo;
§ Indicadores de desempenho.
PRINCIPAIS RESULTADOS – Solicitação de Pagamentos
COMPRAR ITENS
Objetivo:
Fluxo destinado a solicitação de compras internas, externa e Coffee-Break
(robô automático para fornecedor).
Início:
§ Setembro /2011
Volumes:
§ 3.909 processos abertos no 1º ano da implantação
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§ 3.665 processos abertos no último ano
Setembro/2012 a Agosto/2013
Área Centralizadora: Apoio Administrativo
§ 3 Colaboradores responsáveis pelo processo de realizar compras.
COMPRAR ITENS
COMPRAR ITENS – FLUXO ANTIGO
Solicitante:
Identifica
necessidade de
compra
Solicitante:
Encaminha
necessidade ao
gestor
Gestor:
Acessa o SAC
(login exclusivo)
Gestor:
Realiza descrição
dos itens a serem
comprados
Sistema SAC:
Direciona solicitação
ao setor de compras
Compras:
Analisa solicitação
(compra interna ou
externa)
Compras:
Realiza cotações e
efetua compra
Compras:
Encaminha pesquisa
de satisfação ao
gestor
Gestor:
Realiza a
conclusão do
pedido no SAC.
Gestor:
Analisa orçamento
COMPRAR ITENS – FLUXO ATUAL
CENTRAL DE
COMPRAS:
Realiza cotações e
efetua compra
Atos BPM:
Encaminha pedido à
CENTRAL DE
COMPRAS
Solicitante:
Preenche
solicitação nos campos
pré definidos
Solicitante:
Acessa o Atos BPM
via Portal do
Colaborador
Solicitante:
Realiza conclusão
do pedido no Atos
BPM.
Solicitante:
Analisa orçamento
Gestor:
Aprova solicitação via
Atos BPM.
[BPM Day Shared Services SP - 2013]  UNIMED -Alavanca para a excelência operacional de processos transacionais
§ Visão integrada de gestão por processos (interna x externa);
§ Maior delegação (compras realizada por colaborador indicado pelo gestor);
§ Automação da cotação;
§ Acompanhamento e visualização do pedido de compra;
§ Interface automática com o fornecedor de coffee-break;
§ Integração com Protheus Microsiga (centro de custo/conta/fornecedor);
§ Evitar desperdícios de lançamentos incorretos (centro de custo/conta);
§ Facilidade no preenchimento decorrente de campos automatizados;
§ Eliminação do S.A.C;
§ Controles estatísticos;
§ Rastreabilidade.
PRINCIPAIS RESULTADOS – Comprar Itens
“O AtosBPM proporcionou para a área de compras da Unimed Londrina, ganho de produtividade, pois a
automatização do processo deixou o fluxo simples e ágil. O layout ficou autoexplicativo para o cliente interno,
os campos de informações desenvolvidos evitam o retrabalho pela busca da informação ausente, a ferramenta
é flexível e traz soluções personalizadas, ou seja, de acordo com a necessidade e realidade da área.
Também houve ganho de rastreabilidade e aprovações por alçada, tornando o gerenciamento da informação
muito mais confiável.”
Guilherme Fernandes Champi – Analista de Compras
“Com a aplicação do conceito de BPM, as solicitações de pagamento ficaram mais ágeis, evitando o retrabalho.
Antes, com as solicitações impressas precisávamos digitar tudo novamente quando chegavam ao financeiro.
Agora, como o AtosBPM tem integração com o nosso sistema financeiro, o Microsiga, esse retrabalho não é
mais necessário. Ganhamos tempo e agilidade. “
Alexandre Neri – Analista Financeiro
SATISFAÇÃO DOS COLABORADORES
BENEFÍCIOS
O que melhorou com o uso de BPM’s?
Apesar da redução nas despesas administrativas, o foco da implantação foi a
Otimização de Processos, gerando os seguintes benefícios:
§ Os fluxos atualmente em produção possuem 79% de oportunidades de integração
já realizadas;
§ Controle e transparência dos processos;
§ Visualização de gargalos e etapas improdutivas;
§ Redução de tempo de Execução de Processos (Agilidade);
§ Redução de custos operacionais e tempo/hora de colaboradores.
BENEFÍCIOS
PRÓXIMO DESAFIOPRÓXIMO DESAFIO
Integrar o acesso de Médicos Cooperados ao processo de Comprar Itens.
Solução: Aderente as necessidades
Pessoas: Gestor de processo comprometido
Processos: Ter parceiros comprometidos
CHAVE DO SUCESSO
O melhor plano de saúde é viver.
O segundo melhor é Unimed.
Muito obrigado!
Andre Galletti Junior
Gestor de Planejamento e Desenvolvimento
andre.galletti@unimedlondrina.com.br

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[BPM Day Shared Services SP - 2013] UNIMED -Alavanca para a excelência operacional de processos transacionais

  • 1. BPMs Alavanca para a excelência operacional de processos transacionais
  • 2. § A Unimed Londrina; § Objetivos do Projeto; § Estratégia Adotada; § Comunicação; § Características da solução; § Processos Implantados; § Benefícios; § Próximo Desafio. ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO
  • 4. A UNIMED LONDRINA Entre as 10 maiores empresas do Norte do Paraná 178mil clientes 64% líder no mercado em Londrina 465 Colaboradores LONDRINA - Paraná 516.000 Habitantes 78 anos de História Localizada ao Norte do Estado do Paraná À 533 km de São Paulo
  • 5. A UNIMED LONDRINA • Criada em 1971 • Objetivo: atender às necessidades de saúde e prover soluções com segurança, tranquilidade e bem-estar para seus clientes. 5ª Unimed do Brasil 1ª do Paraná
  • 6. A UNIMED LONDRINA Faturamento em 2012: 456 milhões 28Abrange Municípios Paranaenses SERVIÇOS PRESTADOS: § Atendimento Domiciliar § Atendimento Multiprofissional § Medicina Preventiva § SOS Unimed § Clínica de Vacinas § Unimed Odonto § Centro de Aplicação de Medicamentos
  • 7. A UNIMED LONDRINA 30 laboratórios, clínicas especializadas, clínicas de imagens e outros recursos Uma rede prestadora composta por Mais de 1.000 médicos 30 hospitais 66 clínicas
  • 8. A UNIMED LONDRINA RECONHECIMENTOS Mil Maiores Empresas – Revista Exame • Posição 950 (Brasil) • Entre as 10 maiores empresas de Londrina 500 Maiores do Sul – Revista Amanhã • Posição 302 (sul do Brasil) • Posição 107 no Paraná Selo Ouro Governança Cooperativa – Unimed Brasil Selo de Responsabilidade Social – Unimed Brasil Prêmio Nacional /Reg. Sul ABERJE de Comunicação Líder da 8ª Pesquisa de Gestão Sustentável Região Sul Selo ODM – Sesi/PNUDI Prêmio de Criação do Grupo Paran. de Comunicação
  • 9. A UNIMED LONDRINA • Segundo a pesquisa Você S/A – Revista Exame, a Unimed Londrina está entre as 150 melhores empresas para se trabalhar no Brasil.
  • 10. SISTEMA UNIMED 83% território nacional 18 milhões de clientes atende mais de 40% Líder no mercado nacional de planos de saúde
  • 11. §Proporcionar agilidade por meio da otimização contínua dos processos; § Aumentar a visão sistêmica dos processos; § Centralizar os processos / fluxos, evitando perda de informações entre sistemas; § Imprimir legalidade às aprovações. § Otimizar as despesas administrativas, por meio da automação dos fluxos; OBJETIVOS DO PROJETO
  • 12. 1. Solicitação de Pagamento; 2. Alterar Situação de Colaborador; 3. Analisar NF OPME; 4. Gerir patrimônio; 5. Comprar itens; 6. Solicitar Informações Gerenciais; 7. Cancelamento e alteração refeição; 8. Inscrição para recrutamento interno; 9. Pedido de assessoria – Atendimento ao cooperado; 10. Solicitar de Bolsa de estudo; 11. Realizar treinamentos; 12. Realizar viagem; 13. Requisição de colaborador; 14. Avaliação do período de experiência. FLUXOS IMPLANTADOS
  • 13. 1. Escolha de processos com maior alçada de aprovação; maior frequência de uso e maior volume de impressão - (uso de papel); 2. Modelagem do processo e identificação de gargalos e gaps, antes da automação; 3. Processo piloto: Teste utilizando 02 softwares diferentes rodando em paralelo; 4. Envolvimento direto dos executantes do processo no teste piloto; 5. Envolvimento da superintendência durante a implantação; 6. Comunicação corporativa e amenização do impacto na cultura organizacional; 7. Apresentação do sistema para toda a cooperativa. ESTRATÉGIA ADOTADA
  • 15. § Automação de processos; § Solução 100% web; § Desenvolvida em JAVA e base de Dados para SQL e Oracle; § Integração com Active Directory; § Integração com ERP Microsiga Protheus; § GED: Gestão Eletrônica de Documentos; § KPI: Gestão de Indicadores de Produtividade; § Parametrizações / customizações ágeis e independentes; § 465 usuários ativos; § 14 fluxos implantados; § Em uso desde Setembro/2011. CARACTERÍSTICA DA SOLUÇÃO
  • 17. Objetivo: Solicitação de pagamento para fornecedores Início: § Setembro / 2011 Volumes: § 5.618 processos abertos no 1º ano da implantação Setembro/2011 a Agosto/2012 § 5.519 processos abertos no último ano Setembro/2012 a Agosto/2013 Área Centralizadora: Gestão Financeira § 2 Colaboradores responsáveis pelo processo de realizar pagamentos. SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS
  • 18. SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS – FLUXO ANTIGO Solicitante: Imprime RQU Solicitante: Preenche RQU manualmente Solicitante: Encaminha RQU ao Gestor Gestor: Aprova pagamento (assinatura RQU) Secretaria: Encaminha RQU ao Superintendente Gestor: Encaminha RQU a secretaria Superintendente: Aprova pagamento (assinatura RQU) Solicitante: Encaminha RQU ao Financeiro Financeiro: Confere documentos Financeiro: Insere informações no sistema Financeiro: Realiza procedimento de pagamento
  • 19. SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS – FLUXO ATUAL CENTRAL DE PAGAMENTOS: Realiza procedimento de pagamento. Solicitante: Encaminha Nota Fiscal à CENTRAL DE PAGAMENTOS Gestor: Autoriza pagamento (via Atos) Solicitante: Preenche solicitação de pagamento Solicitante: Acessa o Atos via Portal do Colaborador CENTRAL DE PAGAMENTOS: Confere documentos
  • 21. § Autonomia para aprovação (criação de alçada financeira); § Aprovação via e-mail ou mobile; § Eliminação de múltiplas aprovações; § Integração com Protheus Microsiga (centro de custo/conta/fornecedor); § Integração com Protheus Microsiga (evitar retrabalho para digitação do conteúdo da solicitação de cheque); § Economia com impressão (utilização de papel); § Acompanhamento e rastreamento da solicitação; § Cumprimento de todas as etapas obrigatórias e a garantia do bom funcionamento do processo; § Indicadores de desempenho. PRINCIPAIS RESULTADOS – Solicitação de Pagamentos
  • 23. Objetivo: Fluxo destinado a solicitação de compras internas, externa e Coffee-Break (robô automático para fornecedor). Início: § Setembro /2011 Volumes: § 3.909 processos abertos no 1º ano da implantação Setembro/2011 a Agosto/2012 § 3.665 processos abertos no último ano Setembro/2012 a Agosto/2013 Área Centralizadora: Apoio Administrativo § 3 Colaboradores responsáveis pelo processo de realizar compras. COMPRAR ITENS
  • 24. COMPRAR ITENS – FLUXO ANTIGO Solicitante: Identifica necessidade de compra Solicitante: Encaminha necessidade ao gestor Gestor: Acessa o SAC (login exclusivo) Gestor: Realiza descrição dos itens a serem comprados Sistema SAC: Direciona solicitação ao setor de compras Compras: Analisa solicitação (compra interna ou externa) Compras: Realiza cotações e efetua compra Compras: Encaminha pesquisa de satisfação ao gestor Gestor: Realiza a conclusão do pedido no SAC. Gestor: Analisa orçamento
  • 25. COMPRAR ITENS – FLUXO ATUAL CENTRAL DE COMPRAS: Realiza cotações e efetua compra Atos BPM: Encaminha pedido à CENTRAL DE COMPRAS Solicitante: Preenche solicitação nos campos pré definidos Solicitante: Acessa o Atos BPM via Portal do Colaborador Solicitante: Realiza conclusão do pedido no Atos BPM. Solicitante: Analisa orçamento Gestor: Aprova solicitação via Atos BPM.
  • 27. § Visão integrada de gestão por processos (interna x externa); § Maior delegação (compras realizada por colaborador indicado pelo gestor); § Automação da cotação; § Acompanhamento e visualização do pedido de compra; § Interface automática com o fornecedor de coffee-break; § Integração com Protheus Microsiga (centro de custo/conta/fornecedor); § Evitar desperdícios de lançamentos incorretos (centro de custo/conta); § Facilidade no preenchimento decorrente de campos automatizados; § Eliminação do S.A.C; § Controles estatísticos; § Rastreabilidade. PRINCIPAIS RESULTADOS – Comprar Itens
  • 28. “O AtosBPM proporcionou para a área de compras da Unimed Londrina, ganho de produtividade, pois a automatização do processo deixou o fluxo simples e ágil. O layout ficou autoexplicativo para o cliente interno, os campos de informações desenvolvidos evitam o retrabalho pela busca da informação ausente, a ferramenta é flexível e traz soluções personalizadas, ou seja, de acordo com a necessidade e realidade da área. Também houve ganho de rastreabilidade e aprovações por alçada, tornando o gerenciamento da informação muito mais confiável.” Guilherme Fernandes Champi – Analista de Compras “Com a aplicação do conceito de BPM, as solicitações de pagamento ficaram mais ágeis, evitando o retrabalho. Antes, com as solicitações impressas precisávamos digitar tudo novamente quando chegavam ao financeiro. Agora, como o AtosBPM tem integração com o nosso sistema financeiro, o Microsiga, esse retrabalho não é mais necessário. Ganhamos tempo e agilidade. “ Alexandre Neri – Analista Financeiro SATISFAÇÃO DOS COLABORADORES
  • 29. BENEFÍCIOS O que melhorou com o uso de BPM’s?
  • 30. Apesar da redução nas despesas administrativas, o foco da implantação foi a Otimização de Processos, gerando os seguintes benefícios: § Os fluxos atualmente em produção possuem 79% de oportunidades de integração já realizadas; § Controle e transparência dos processos; § Visualização de gargalos e etapas improdutivas; § Redução de tempo de Execução de Processos (Agilidade); § Redução de custos operacionais e tempo/hora de colaboradores. BENEFÍCIOS
  • 31. PRÓXIMO DESAFIOPRÓXIMO DESAFIO Integrar o acesso de Médicos Cooperados ao processo de Comprar Itens.
  • 32. Solução: Aderente as necessidades Pessoas: Gestor de processo comprometido Processos: Ter parceiros comprometidos CHAVE DO SUCESSO
  • 33. O melhor plano de saúde é viver. O segundo melhor é Unimed.
  • 34. Muito obrigado! Andre Galletti Junior Gestor de Planejamento e Desenvolvimento andre.galletti@unimedlondrina.com.br