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Procedimentos para Encerramento (Baixa)
                  das Atividades das Empresas

INTRODUÇÃO

Quando o sonho do negócio próprio não dá certo, vem a difícil decisão: Acabar ou não
com a empresa?

Decidindo-se por fechar o estabelecimento, o empresário deve saber que o
encerramento das atividades não é menos burocrático do que o seu registro. Até pelo
contrário, existe uma série de procedimentos a ser cumprida, relativamente a emissão
de Certidões Negativas de Débitos pelos vários órgãos fiscalizadores e verificação da
regularidade no cumprimento da entrega das diversas declarações econômico-fiscais e
no recolhimento dos diversos impostos e contribuições incidentes nas atividades da
empresa.

A seguir, apresentamos os principais passos que devem ser percorridos para o
encerramento das atividades dos empreendimentos em geral.

Para as micro e pequenas empresas, no entanto, de acordo com o seu novo Estatuto,
há a previsão de procedimentos mais simplificados.

PROCEDIMENTOS DE BAIXA (PASSO A PASSO)

1º PASSO

BAIXA NA PREVIDÊNCIA SOCIAL - INSS - Instituto Nacional do Seguro Social

Empresas Optantes pelo Lucro Presumido e ME/EPP não Optantes pelo SIMPLES:

A baixa de empresa junto ao INSS deve ser sempre precedida do pedido de Certidão
Negativa de Débito.

Se o pedido de CND for efetuado:

pela Internet, por telefone, fax, correspondência, em qualquer Agência da Previdência
Social ou nas Unidades Avançadas de Atendimento, o contribuinte deve aguardar a
convocação para apresentar os documentos necessários para a baixa.
na Agência da Previdência Social da circunscrição onde a empresa mantém os
documentos para fins fiscais, o contribuinte deve apresentar a documentação
necessária para baixa, no momento em que pedir a CND.

Documentação:

Contrato Social e Alterações / Estatutos e Atas/Registro de Firma Individual;
Livro ou Fichas de Registro de Empregados ou Relação                       Anual   de
Informações Sociais - RAIS;
Folhas de pagamento dos empregados;
Folhas de pagamento ou recibos dos autônomos, (a partir de 05/96);
Folhas de pagamento ou recibos dos administradores, (a partir de 05/96);
Guias de Recolhimento da Previdência Social – GRPS/GPS;
GFIP a partir de 01/99 e GRFP a partir de 02/99;
Termos de Responsabilidade (Salário-Família);
Fichas e Atestado Médico (Salário-Maternidade);
Livro Caixa : Lucro Presumido ( a partir de 01/93);
Declaração de Imposto de Renda;
Livros de apuração do ICMS e Livros de apuração do ISS;
Alvará de construção, planta aprovada e habite-se;
Laudo Técnico de condições ambientais do trabalho, se for o caso.

Para atividade que envolver produtos rurais, também apresentar:

Talonários de Notas Fiscais de Entrada e ou Saída, conforme o caso;
Livros de Entrada e Saída de Mercadorias;
Notas Fiscais do Produtor Rural.

Para atividade que envolver prestação de serviços e cessão de mão-de-obra, também
apresentar:

Contratos celebrados na condição de contratante e/ou contratada relativos a
empreitadas e cessão de mão-de-obra.

1 - empresa contratante:

Notas Fiscais de serviços contratados;
até 01/99 - Cópias de folhas de pagamento e das GRPS da contratada;
após 01/99 - Originais de GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais
de Serviços contratados (11%) e cópia da GFIP da contratada.

2 - empresa contratada:

Talonários de Notas Fiscais de Prestação de Serviços;
até 01/99 - Original das GRPS relativos aos serviços prestados por contratante;
após 01/99 - Cópia das GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais de
Serviços pelas contratantes (11%).

OBSERVAÇÕES:

- A baixa implica regularização de todas as obras da empresa;
- A empresa deve apresentar a documentação relativa aos últimos 10 anos, além do
    ano em curso. A fiscalização pode solicitar outros elementos quando necessário;
-   Não é exigida a apresentação de documento de baixa junto à Receita Federal,
    Fazenda Estadual e/ou Municipal.

Baixa de Empresas Optantes pelo SIMPLES:

A baixa de empresa junto ao INSS deve ser sempre precedida do pedido de Certidão
Negativa de Débito.

Se o pedido de CND for efetuado:

pela Internet, por telefone, fax, correspondência, em qualquer Agência da Previdência
Social ou nas Unidades Avançadas de Atendimento, o contribuinte deve aguardar a
convocação para apresentar os documentos necessários para a baixa.
na Agência da Previdência Social da circunscrição onde a empresa mantém os
documentos para fins fiscais, o contribuinte deve apresentar a documentação
necessária para baixa, no momento em que pedir a CND.

Documentação:

a) Período anterior à opção:
Ver exigências de baixa de microempresa e empresa de pequeno porte não optante.
b) Período posterior à opção:
Contrato Social e Alterações/ Estatutos e Atas/Registro de Firma Individual;
Livro ou Fichas de Registro de Empregados ou Relação Anual de Informações Sociais -
RAIS;
Folhas de pagamento dos empregados;
Guias de Recolhimento da Previdência Social – GRPS/GPS;
GFIP a partir de 01/99 e GRFP a partir de 02/99;
Comprovante de opção pelo SIMPLES;
Termos de Responsabilidade (Salário-Família)
Fichas e Atestado Médico (Salário-Maternidade);
Livro Caixa, exigível a partir de janeiro de 1997;
Livros de apuração do ICMS e Livros de apuração do ISS;
Alvará de construção, planta aprovada e habite-se;
Laudo Técnico de condições ambientais do trabalho (se for o caso).

Para atividade que envolver produtos rurais, também apresentar:

Talonários de Notas Fiscais de Entrada e ou Saída, conforme o caso;
Livros de Entrada e Saída de Mercadorias;
Notas Fiscais do Produtor Rural.

Para atividade que envolver prestação de serviços e cessão de mão-de-obra, também
apresentar:
Contratos celebrados na condição de contratante e/ou contratada relativos a
empreitadas e cessão de mão-de-obra.

1 - empresa contratante:

Notas Fiscais de serviços contratados;
até 01/99 - Cópias de folhas de pagamento e das GRPS da contratada;
após 01/99 - Originais de GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais
de Serviços contratados (11%) e cópia da GFIP da contratada.

2 - empresa contratada:

Talonários de Notas Fiscais de Prestação de Serviços;
até 01/99 - Original das GRPS relativos aos serviços prestados por contratante;
após 01/99 - Cópia das GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais de
Serviços pelas contratantes (11%).

OBSERVAÇÕES:

- A baixa implica regularização de todas as obras da empresa;
- A empresa deve apresentar a documentação relativa aos últimos 10 anos, além do
    ano em curso. A fiscalização pode solicitar outros elementos quando necessário;
- Não é exigida a apresentação de documento de baixa junto à Receita Federal,
- Fazenda Estadual e/ou Municipal.

2° PASSO

CERTIFICADO DE REGULARIDADE DO FGTS - Caixa Econômica Federal

O CRF - Certificado de Regularidade do FGTS é o documento, emitido pela Caixa
Econômica Federal, que atesta a regularidade do empregador perante o Fundo de
Garantia do Tempo de Serviço.

A apresentação do CRF, dentre outras hipóteses, é obrigatória no arquivamento, nos
órgãos competentes, de Distrato Social ou de qualquer documento que implique na
extinção do empregador.

O Certificado de Regularidade é concedido somente para empregadores cadastrados
no CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas ou no CEI - Cadastro Específico do
INSS.

Para concessão de CRF a empresas com filiais, a exigência de regularidade perante o
FGTS é estendida a todos os seus estabelecimentos.
Solicitação:

O empregador pode solicitar o CRF em qualquer agência da Caixa Econômica Federal,
mediante preenchimento do formulário SCF - Solicitação de Certificado de
Regularidade do FGTS, fornecido gratuitamente, preenchida em todos os campos,
apondo a assinatura do representante legal ou procurador da empresa (neste caso,
com cópia da procuração e do CPF), bem como, datilografar ou carimbar o número do
CNPJ ou do CEI, e apresentação da seguinte documentação:

Estatuto, Contrato Social ou Declaração de Firma Individual, registrado no órgão
competente e todas as alterações (se houver);
Cartão do CNPJ ou CEI; e GFIP relativas às 2 últimas competências, referentes ao
estabelecimento solicitante e suas filiais ou órgãos vinculados no Estado do Espírito
Santo. Quando a solicitação for efetuada em outra Unidade da Federação, deverão
também ser apresentadas as GFIP das filiais ou órgãos vinculados ao estabelecimento
solicitante no Estado de solicitação.

Relativamente à solicitação de estabelecimento já baixado, é necessário a
apresentação dos seguintes documentos:

Comprovante de baixa no CNPJ ou CEI;

Guia de Recolhimento correspondente ao último depósito ao FGTS; e
TRCT - Termos de Rescisão de Contrato de Trabalho dos empregados circunscritos ao
estabelecimento encerrado.

OBSERVAÇÃO:

Na solicitação do CRF a empresa deverá apresentar cópias autenticadas de todos os
documentos solicitados ou, quando cópias simples, acompanhadas dos documentos
originais.

Entrega:

A entrega do Certificado de Regularidade do FGTS é feita na mesma agência da Caixa
Econômica Federal onde o empregador fez a solicitação, mediante apresentação do
protocolo de solicitação, observando que o CRF não pode, em hipótese alguma, conter
rasuras e/ou emendas.

A documentação apresentada, para efeito da solicitação, é devolvida pela Caixa
Econômica Federal no ato da entrega do CRF, exceto o formulário de SCF e, se for o
caso, outros documentos anexados, previstos na legislação específica.
3° PASSO

BAIXA NO REGISTRO DA EMPRESA

Cartório do Registro Civil de Pessoas Jurídicas:

Sociedade Civil:

Para a baixa da sociedade civil é necessária a averbação do Distrato Social pelo
Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, apresentando-se os seguintes
documentos:

Requerimento do sócio gerente, com firma recolhecida, ao Oficial do Registro de
Pessoas Jurídicas de Vitória, solicitando a averbação do Distrato Social;
Distrato Social (em 3 vias), com firmas reconhecidas dos sócios e das testemunhas;
Certidão Negativa de Débito com o INSS (específica para a baixa);
Certificado de Regularidade de Situação com o FGTS;
Certidão Negativa de Tributos Federais (Secretaria da Receita Federal).

Especificar no Distrato Social quem será o responsável pela guarda dos livros e
documentos da sociedade ora extinta.

Junta Comercial:

Os pedidos de arquivamento de atos de extinção de sociedade mercantil ou de firma
mercantil individual serão instruídos com os seguintes comprovantes de quitação de
tributos e contribuições sociais federais:

Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais para com a Fazenda
Nacional, emitida pela Secretaria da Receita Federal;
Certidão Negativa de Débito (CND), fornecida pelo INSS;
e Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), fornecido pela Caixa Econômica
Federal.

A obrigatoriedade de apresentação das certidões, acima, aplica-se também, dentre
outras hipóteses previstas na legislação, nos casos de cisão total ou parcial,
incorporação, fusão e transformação de sociedade mercantil.

Em substituição à Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais para com
a Fazenda Nacional, será admitida a Certidão de Baixa de inscrição no CNPJ.

Os pedidos de arquivamento de atos relativos ao encerramento de atividade de filiais,
sucursais e outras dependências de sociedades mercantis nacionais e de firmas
mercantis individuais, são dispensados da apresentação dos documentos de quitação,
regularidade ou inexistência de débito, acima citados.
Além da apresentação dos documentos mencionados, outros devem ser apresentados,
conforme o caso, pela sociedade mercantil por quotas de responsabilidade limitada ou
pela firma mercantil individual, os quais, a seguir, estão relacionados:

Sociedade Mercantil por Quotas de Responsabilidade Limitada:

Capa de Processo/Requerimento;
Distrato Social, assinado pelos sócios ou seus procuradores, na forma da legislação
vigente;
Alvará Judicial, com poderes específicos, quando o Distrato Social for assinado pelo
inventariante (caso de falecimento de sócio);
Requerimento, acompanhado de Declaração, firmada pelo representante legal, de que
a sociedade não exerceu atividade econômica de qualquer espécie há mais de 5 anos,
indicando o ano de paralização (hipótese prevista no art. 35 do Estatuto da Micro e
Pequena Empresa);
FCN - Ficha de Cadastro Nacional (em 1 via);
Aprovação prévia do órgão governamental competente (se for o caso). A aprovação
prévia, dentre outras hipóteses previstas na legislação, será dada isolada ou
cumulativamente pelo Governo Federal a filiais de empresas estrangeiras; e
Comprovante de pagamento da taxa estadual correspondente.

O Distrato Social deverá ser apresentado, no mínimo, em 1 via original. As vias
adicionais que vierem a ser apresentadas serão cobradas de acordo com a tabela de
preços da Junta Comercial.

A Junta Comercial solicitará informações às receitas Estadual e Municipal, sobre a
existência de débitos de tributos relativos à sociedade. Entretanto, as certidões
negativas de débito, expedidas por esses órgãos, poderão ser juntadas ao processo.

Firma Mercantil Individual:

Requerimento solicitando o cancelamento ou Capa de Processo/Requerimento;
Declaração de Firma Mercantil Individual (em 4 vias);
Certidão de Inventariança, expedida pelo Juízo competente (caso a baixa seja por
motivo de falecimento do titular);
Requerimento, acompanhado de Declaração, firmada pelo titular, de que a Firma
Individual não exerceu atividade econômica de qualquer espécie há mais de 5 anos,
indicando o ano de paralização (hipótese prevista no art. 35 do Estatuto da Micro e
Pequena Empresa); e
Comprovante do recolhimento da taxa estadual correspondente.

A Junta Comercial solicitará informações às receitas Estadual e Municipal, sobre a
existência de débitos de tributos relativos à firma individual. Entretanto, as certidões
negativas de débito, expedidas por esses órgãos, poderão ser juntadas ao processo.
4° PASSO

BAIXA NO CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - Secretaria da Receita
Federal

O pedido de baixa de inscrição no CNPJ, por extinção da pessoa jurídica ou de
qualquer de seus estabelecimentos, será único e simultâneo para todos os órgãos
conveniados à SRF - Secretaria da Receita Federal a que estiver sujeito.


O pedido de baixa será formalizado por meio da FCPJ - Ficha Cadastral da Pessoa
Jurídica, acompanhada dos seguintes documentos:

I - no âmbito da SRF:
a) DIPJ - Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica ou
     Declaração Simplificada (SIMPLES), relativa ao evento da baixa;
b) diversas declarações exigidas pela legislação tributária (DIRF, DCTF e DIPI),
     correspondentes ao ano-calendário do evento, caso a pessoa jurídica esteja sujeita
     à apresentação dessas declarações;
c) comprovantes dos recolhimentos dos impostos e contribuições a que estiver sujeita
     a pessoa jurídica, informados nas declarações referidas acima;
d) Cartão CNPJ da matriz e das filiais, se estes existirem, ou declaração sob as penas
     da lei, alegando o não recebimento do cartão CNPJ ou o seu extravio;
e) Distrato Social, devidamente registrado, de que constem os bens e direitos
     entregues a cada sócio, no caso de sociedade, a título de devolução do capital e de
     distribuição dos demais valores integrantes do patrimônio líquido;
f) DARF - Documento de Arrecadação de Receitas Federais, relativo ao pagamento
     da multa por atraso na entrega de declarações (se for o caso);
g) no âmbito dos demais órgãos conveniados, os documentos por eles exigidos,
     conforme consignado no convênio.

No caso de pessoa jurídica que não houver iniciado atividades, os documentos a que
se referem as letras "a", "b" e "c" do item anterior serão substituídos pela Declaração
Simplificada.

No caso de firma individual, o documento a que se refere a alínea "e" será substituído
por Declaração de Firma Mercantil Individual com ato de encerramento informado.

Se a baixa for solicitada antes de vencido o prazo para a apresentação das
declarações a que se referem as letras "a" e "b", relativas a período de apuração
anterior, as mesmas deverão ser anexadas ao pedido.
Falência:

Nos casos de baixa por término do processo de falência ou liqüidação extrajudicial, o
pedido será instruído com os respectivos documentos comprobatórios.

Baixa de Filial:

No caso de baixa de filial, o pedido deverá ser acompanhado da alteração contratual
que contenha a extinção da mesma, do respectivo Cartão CNPJ ou declaração sob as
penas da lei, alegando o não recebimento do cartão CNPJ ou o seu extravio, além dos
seguintes documentos:
a) diversas declarações exigidas pela legislação tributária (DIRF, DCTF e DIPI),
   correspondentes ao ano-calendário do evento, caso a pessoa jurídica esteja sujeita
   à apresentação dessas declarações; e
b) no âmbito dos demais órgãos conveniados, os documentos por eles exigidos,
   conforme consignado no convênio.

Local da Baixa:

A baixa no CNPJ será solicitada em qualquer unidade cadastradora com jurisdição
sobre o domicílio do estabelecimento a que se referir o pedido.

Verificação de Pendências:

Sem prejuízo de posteriores verificações fiscais, constatada a inexistência de
pendência impeditiva, nos arquivos no CNPJ, relativamente a todos os órgãos
conveniados da jurisdição da pessoa jurídica ou do estabelecimento requerente, o
pedido de baixa será deferido.

Para efeito de baixa de inscrição no CNPJ, a verificação de pendências se restringirá à
pessoa jurídica a ser baixada.

Será deferido o pedido de baixa de filial cuja pendência refira-se exclusivamente à
irregularidade no pagamento de tributos e contribuições a seguir, exceto quando
relativo ao IPI:
1. ao Imposto de Renda e à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, sob a forma de
    estimativa, se tributada com base no lucro real apurado anualmente, ou de quota,
    se tributada com base em lucro apurado trimestralmente, seja real, presumido ou
    arbitrado;
2. às contribuições:
     PIS/PASEP; e
     COFINS;
3. ao SIMPLES, se optante por esse sistema de pagamento.
Fusão, Incorporação e Cisão:

Na hipótese de baixa decorrente de fusão, incorporação e cisão total da pessoa
jurídica, as pendências serão consideradas não impeditivas.

Indeferimento do Requerimento de Baixa:

Não será deferido o pedido de baixa de inscrição no CNPJ de pessoa jurídica:

I - cuja inscrição encontre-se na situação cadastral Ativa Não Regular, Suspensa, na
forma da legislação;
II – com ação fiscal em andamento, registrada no CNPJ, desenvolvida por qualquer dos
órgãos conveniados;
III – com débito perante a Procuradoria da Fazenda Nacional;
IV - em relação à qual se constate a existência de condições restritivas, estabelecidas,
em convênio.

Não será concedida a baixa de filial em relação à qual constar, nos arquivos do CNPJ,
pendência quanto à obrigação tributária principal ou acessória de que for responsável
isoladamente.

Prazo para Requerimento da Baixa no CNPJ:

A baixa no CNPJ, da inscrição da matriz ou de filial, deverá ser solicitada até o último
dia útil do mês subseqüente à ocorrência dos seguintes eventos:

I - extinção, pelo encerramento da liqüidação, inclusive por determinação judicial, bem
assim pela conclusão do processo de falência ou de liquidação extrajudicial;
II - incorporação;
III - fusão;
IV - cisão total;
V - elevação da filial à condição de matriz.

Certidão de Baixa:

Concedida a baixa da inscrição, será emitida e entregue ao representante da empresa,
pela unidade cadastradora no domicílio fiscal da pessoa jurídica, a Certidão de Baixa
no CNPJ.

Efeitos da Extinção da Pessoa Jurídica:

A baixa no CNPJ produzirá efeitos a partir da data da extinção da pessoa jurídica.

Não será exigida declarações de rendimento ou de informações, relativamente a
período posterior à formalização da extinção da pessoa jurídica perante o órgão de
registro competente;
Considera-se data de extinção a data:

I - de deliberação entre seus membros, nos casos de incorporação, fusão e cisão total;
II - da sentença de encerramento, no caso de falência;
III - da publicação, no DOU, do ato de encerramento da liquidação, no caso de
liquidação extrajudicial promovida pelo Banco Central em instituições financeiras;
IV - de expiração do prazo estipulado no contrato, no caso de extinção de sociedades
com data prevista de encerramento no Contrato Social;
V - do registro de ato extintivo no órgão competente, nos demais casos.

5° PASSO

BAIXA NA INSCRIÇÃO ESTADUAL - Agência da Receita Estadual

O estabelecimento inscrito como contribuinte do ICMS, que encerrar suas atividades,
por qualquer motivo, é obrigado a requerer o cancelamento de sua inscrição na
repartição fazendária de sua circunscrição, no prazo de 30 dias, contados da data do
encerramento.

O pedido de cancelamento, dirigido ao Chefe da Agência da Receita da circunscrição
do contribuinte, será instruído com os seguintes documentos:

Ficha de Atualização Cadastral - FAC;
livros e documentos da escrita fiscal;
livros e documentos da escrita comercial;
talonários de notas fiscais não utilizados, devidamente relacionados, com indicação de
séries numéricas;
talonários de notas fiscais utilizados, devidamente relacionados, com indicação de
séries numéricas;
comprovante de pagamento do ICMS até a data do encerramento das atividades do
estabelecimento;
Declaração de Operações Tributáveis - DOT -, Documento de Informação e Apuração
do ICMS - DIA-ICMS - ou Declaração Simplificada da Microempresa e Empresa de
Pequeno Porte - DS-MEE/EPPE.

A documentação a ser apresentada deverá, quando for o caso, abranger o período dos
últimos 5 anos.

Tratando-se de pedido de cancelamento de inscrição de produtor rural, deverão ser
apresentados os seguintes documentos:

Ficha de Atualização Cadastral da Agropecuária - FACA;
talonários de notas fiscais de produtor rural não utilizados, devidamente relacionados,
com indicação de séries numéricas;
talonários de notas fiscais de produtor utilizados, devidamente relacionados, com
indicação de séries numéricas;
Ficha de Controle da Agropecuária fornecida pelo IDAF - Instituto de Defesa Agro-
Florestal;
documentos fiscais de aquisições.

O pedido de cancelamento será examinado pela fiscalização de tributos estaduais, que
opinará sobre a regularidade ou irregularidade da situação do requerente perante a
Fazenda Estadual.

No caso de contribuinte em situação regular, o pedido será submetido à decisão do
titular da Coordenação Regional da Receita de sua circunscrição, sendo-lhe facultado
determinar novo exame dos livros e documentos apresentados.

No caso de contribuinte em situação irregular, ou com débito fiscal, adotar-se-á o
seguinte procedimento:

pelas irregularidades, ou débitos apurados, será lavrado auto de infração ou da
notificação de débito, que terá tramitação regular, em separado do processo de
cancelamento;                                                                      e
no processo de cancelamento, registrar-se-á, por termo, o número do auto de infração
ou da notificação de débito.

O processo de cancelamento, de que trata o 2º item acima, será encaminhado, no
prazo de 30 dias da lavratura do auto de infração, ao Cadastro Geral de Contribuintes
da Secretaria de Estado da Fazenda, que:

excluirá o contribuinte irregular da listagem de contribuintes em atividade; e
incluirá o contribuinte irregular em cadastro especial, até que o mesmo regularize sua
situação.

Procedimento Simplificado para o cancelamento da Inscrição Estadual:

Os estabelecimentos de qualquer natureza, inscritos no Cadastro Geral de
Contribuintes da Secretaria de Estado da Fazenda, poderão requerer o cancelamento
de sua inscrição, independente de qualquer pagamento, mesmo tendo autenticado
livros e confeccionado documentos fiscais, mas não tenha emitido qualquer nota fiscal
e nem escriturado qualquer livro fiscal.

O Chefe da Agência da Receita, comprovada a não emissão de notas fiscais e não
escrituração de livros fiscais, deferirá o pedido, lavrando-se nos autos o respectivo
termo de cancelamento.

6° PASSO

BAIXA NA LICENÇA PARA LOCALIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO - Prefeitura
Municipal de Vitória
Os procedimentos descritos a seguir, referem-se à Prefeitura Municipal de Vitória,
devendo, portanto, ser verificado na Prefeitura local as disposições de sua legislação
interna.

O contribuinte do ISS é obrigado a requerer a baixa de sua inscrição junto à repartição
fiscal, mediante preenchimento de formulário próprio no prazo de 30 dias contados do
encerramento de suas atividades.

Deverão ser apresentados à Divisão de Fiscalização os blocos de notas fiscais e os
livros de registro do ISS e anexado o Alvará de Localização e Funcionamento anterior
(original), tanto no caso de pessoa física, quanto no caso de pessoa jurídica com
localização.

Tratando-se de solicitação de baixa com data retroativa, deverá constar documentação
que comprove a paralisação da atividade na data declarada.

A inscrição será suspensa de ofício quando ficar constatado o encerramento das
atividades pela Divisão de Fiscalização.

O contribuinte do ISS fica sujeito às penalidades previstas na legislação tributária
municipal se descumprir o prazo de 30 dias para comunicação da baixa.

A legislação trata do contribuinte do ISS, entretanto, entendemos que a intenção do
legislador tenha sido a de tornar aplicável a todos os estabelecimentos, ainda que não
contribuintes do imposto municipal, os mesmos procedimentos para a baixa da licença
de localização e funcionamento.
MICRO E PEQUENAS EMPRESAS INATIVAS

De acordo com o Estatuto da Micro e Pequena Empresa, as firmas mercantis
individuais e as sociedades mercantis e civis, enquadráveis como microempresa ou
empresa de pequeno porte, que, durante 5 anos, não tenham exercido atividade
econômica de qualquer espécie, poderão requerer e obter a baixa no registro
competente, independentemente de prova de quitação de tributos e contribuições para
com a Fazenda Nacional, bem como para com o Instituto Nacional do Seguro Social -
INSS e para com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS.

O requerimento de baixa deverá ser instruído com a documentação exigida pelo órgão
de registro competente, acompanhada de declaração, firmada pelo titular ou por todos
os sócios, inclusive acionistas e cooperados, sob as penas da lei, da qual conste:

- nome, endereço, número e data do registro do ato constitutivo da pessoa jurídica ou
firma mercantil individual;
- que a pessoa jurídica ou a firma mercantil individual não exerce atividade
    econômica de qualquer espécie há mais de 5 anos, indicando o ano da paralisação;
- que, no exercício anterior ao do início da inatividade, o volume da receita bruta
    anual da empresa não excedeu, conforme o caso, o limite de receita bruta fixado
    respectivamente para microempresa e empresa de pequeno porte;
- que a pessoa jurídica ou firma mercantil individual não se enquadra em qualquer
    das hipóteses de exclusão relacionadas no art. 3o da Lei no 9.841, de 1999.

Os órgãos de registro, tão logo procedam às respectivas baixas, deverão informar à
Fazenda Nacional ao Instituto Nacional do Seguro Social - INSS e ao órgão gestor do
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS o deferimento e arquivamento da
solicitação.

Links Interessantes:
   • Ministério da Previdência e Assistência Social (http://www.mpas.gov.br)
   • Ministério do Trabalho e Emprego (http://www.mte.gov.br)
   • Caixa Econômica Federal (http://www.caixa.gov.br)
   • Junta Comercial do Estado do Espírito Santo (http://www.jucees.com.br)
   • Cartório Sarlo (http://www.cartoriosarlo.com.br)
   • Secretaria da Receita Federal (http://www.receita.fazenda.gov.br)
   • Secretaria da Fazenda do Estado do Espírito Santo (http://www.sefa.es.gov.br)
   • Prefeitura Municipal de Vitória (http://www.vitoria.es.gov.br)

Fontes:
1 - Conselho Federal de Contabilidade - Manual de Atos de Registro do Comércio -
Brasília - CFC - 1995;
2 - Regulamento do ICMS - RICMS/ES - Decreto 4.373-N/98 - Vitória - SAT (Serviço de
Apoio Tributário) - Atualização Maio de 2000;
3 - Prefeitura Municipal de Vitória - Secretaria Municipal de Economia e Finanças -
Departamento de Receita Municipal - Consolidação da Legislação Tributária de Vitória -
Projeto de Modernização da Administração Tributária - PMV/BNDES - Abril de 1999;
4 - ATC - Colecionador de "Legislação Comercial e Diversos Assuntos Federais" -
Informativo Semanal nº 01/99 - in "Registro do Comércio - Arquivamento de Atos -
Instrução Normativa 77 DNRC, de 28/12/1999 (DO-U de 04/01/1999)" - Rio de Janeiro
– COAD - Centro de Orientação, Atualização e Desenvolvimento Profissional Ltda -
1999;
5 - ATC - Colecionador de "Legislação Trabalhista e Previdência Social" - Informativo
Semanal nº 34/99 - in "Certificado de Regularidade - Normas - Circular 177 CEF, de
16/08/1999 (DO-U de 23/08/1999)" - Rio de Janeiro – COAD - Centro de Orientação,
Atualização e Desenvolvimento Profissional Ltda - 1999.

Responsável pela atualização
WILIAM                 WAGNER                       SILVA                  SARANDY

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Baixa empresa - procedimentos

  • 1. Procedimentos para Encerramento (Baixa) das Atividades das Empresas INTRODUÇÃO Quando o sonho do negócio próprio não dá certo, vem a difícil decisão: Acabar ou não com a empresa? Decidindo-se por fechar o estabelecimento, o empresário deve saber que o encerramento das atividades não é menos burocrático do que o seu registro. Até pelo contrário, existe uma série de procedimentos a ser cumprida, relativamente a emissão de Certidões Negativas de Débitos pelos vários órgãos fiscalizadores e verificação da regularidade no cumprimento da entrega das diversas declarações econômico-fiscais e no recolhimento dos diversos impostos e contribuições incidentes nas atividades da empresa. A seguir, apresentamos os principais passos que devem ser percorridos para o encerramento das atividades dos empreendimentos em geral. Para as micro e pequenas empresas, no entanto, de acordo com o seu novo Estatuto, há a previsão de procedimentos mais simplificados. PROCEDIMENTOS DE BAIXA (PASSO A PASSO) 1º PASSO BAIXA NA PREVIDÊNCIA SOCIAL - INSS - Instituto Nacional do Seguro Social Empresas Optantes pelo Lucro Presumido e ME/EPP não Optantes pelo SIMPLES: A baixa de empresa junto ao INSS deve ser sempre precedida do pedido de Certidão Negativa de Débito. Se o pedido de CND for efetuado: pela Internet, por telefone, fax, correspondência, em qualquer Agência da Previdência Social ou nas Unidades Avançadas de Atendimento, o contribuinte deve aguardar a convocação para apresentar os documentos necessários para a baixa. na Agência da Previdência Social da circunscrição onde a empresa mantém os documentos para fins fiscais, o contribuinte deve apresentar a documentação necessária para baixa, no momento em que pedir a CND. Documentação: Contrato Social e Alterações / Estatutos e Atas/Registro de Firma Individual;
  • 2. Livro ou Fichas de Registro de Empregados ou Relação Anual de Informações Sociais - RAIS; Folhas de pagamento dos empregados; Folhas de pagamento ou recibos dos autônomos, (a partir de 05/96); Folhas de pagamento ou recibos dos administradores, (a partir de 05/96); Guias de Recolhimento da Previdência Social – GRPS/GPS; GFIP a partir de 01/99 e GRFP a partir de 02/99; Termos de Responsabilidade (Salário-Família); Fichas e Atestado Médico (Salário-Maternidade); Livro Caixa : Lucro Presumido ( a partir de 01/93); Declaração de Imposto de Renda; Livros de apuração do ICMS e Livros de apuração do ISS; Alvará de construção, planta aprovada e habite-se; Laudo Técnico de condições ambientais do trabalho, se for o caso. Para atividade que envolver produtos rurais, também apresentar: Talonários de Notas Fiscais de Entrada e ou Saída, conforme o caso; Livros de Entrada e Saída de Mercadorias; Notas Fiscais do Produtor Rural. Para atividade que envolver prestação de serviços e cessão de mão-de-obra, também apresentar: Contratos celebrados na condição de contratante e/ou contratada relativos a empreitadas e cessão de mão-de-obra. 1 - empresa contratante: Notas Fiscais de serviços contratados; até 01/99 - Cópias de folhas de pagamento e das GRPS da contratada; após 01/99 - Originais de GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais de Serviços contratados (11%) e cópia da GFIP da contratada. 2 - empresa contratada: Talonários de Notas Fiscais de Prestação de Serviços; até 01/99 - Original das GRPS relativos aos serviços prestados por contratante; após 01/99 - Cópia das GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais de Serviços pelas contratantes (11%). OBSERVAÇÕES: - A baixa implica regularização de todas as obras da empresa; - A empresa deve apresentar a documentação relativa aos últimos 10 anos, além do ano em curso. A fiscalização pode solicitar outros elementos quando necessário;
  • 3. - Não é exigida a apresentação de documento de baixa junto à Receita Federal, Fazenda Estadual e/ou Municipal. Baixa de Empresas Optantes pelo SIMPLES: A baixa de empresa junto ao INSS deve ser sempre precedida do pedido de Certidão Negativa de Débito. Se o pedido de CND for efetuado: pela Internet, por telefone, fax, correspondência, em qualquer Agência da Previdência Social ou nas Unidades Avançadas de Atendimento, o contribuinte deve aguardar a convocação para apresentar os documentos necessários para a baixa. na Agência da Previdência Social da circunscrição onde a empresa mantém os documentos para fins fiscais, o contribuinte deve apresentar a documentação necessária para baixa, no momento em que pedir a CND. Documentação: a) Período anterior à opção: Ver exigências de baixa de microempresa e empresa de pequeno porte não optante. b) Período posterior à opção: Contrato Social e Alterações/ Estatutos e Atas/Registro de Firma Individual; Livro ou Fichas de Registro de Empregados ou Relação Anual de Informações Sociais - RAIS; Folhas de pagamento dos empregados; Guias de Recolhimento da Previdência Social – GRPS/GPS; GFIP a partir de 01/99 e GRFP a partir de 02/99; Comprovante de opção pelo SIMPLES; Termos de Responsabilidade (Salário-Família) Fichas e Atestado Médico (Salário-Maternidade); Livro Caixa, exigível a partir de janeiro de 1997; Livros de apuração do ICMS e Livros de apuração do ISS; Alvará de construção, planta aprovada e habite-se; Laudo Técnico de condições ambientais do trabalho (se for o caso). Para atividade que envolver produtos rurais, também apresentar: Talonários de Notas Fiscais de Entrada e ou Saída, conforme o caso; Livros de Entrada e Saída de Mercadorias; Notas Fiscais do Produtor Rural. Para atividade que envolver prestação de serviços e cessão de mão-de-obra, também apresentar:
  • 4. Contratos celebrados na condição de contratante e/ou contratada relativos a empreitadas e cessão de mão-de-obra. 1 - empresa contratante: Notas Fiscais de serviços contratados; até 01/99 - Cópias de folhas de pagamento e das GRPS da contratada; após 01/99 - Originais de GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais de Serviços contratados (11%) e cópia da GFIP da contratada. 2 - empresa contratada: Talonários de Notas Fiscais de Prestação de Serviços; até 01/99 - Original das GRPS relativos aos serviços prestados por contratante; após 01/99 - Cópia das GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais de Serviços pelas contratantes (11%). OBSERVAÇÕES: - A baixa implica regularização de todas as obras da empresa; - A empresa deve apresentar a documentação relativa aos últimos 10 anos, além do ano em curso. A fiscalização pode solicitar outros elementos quando necessário; - Não é exigida a apresentação de documento de baixa junto à Receita Federal, - Fazenda Estadual e/ou Municipal. 2° PASSO CERTIFICADO DE REGULARIDADE DO FGTS - Caixa Econômica Federal O CRF - Certificado de Regularidade do FGTS é o documento, emitido pela Caixa Econômica Federal, que atesta a regularidade do empregador perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. A apresentação do CRF, dentre outras hipóteses, é obrigatória no arquivamento, nos órgãos competentes, de Distrato Social ou de qualquer documento que implique na extinção do empregador. O Certificado de Regularidade é concedido somente para empregadores cadastrados no CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas ou no CEI - Cadastro Específico do INSS. Para concessão de CRF a empresas com filiais, a exigência de regularidade perante o FGTS é estendida a todos os seus estabelecimentos.
  • 5. Solicitação: O empregador pode solicitar o CRF em qualquer agência da Caixa Econômica Federal, mediante preenchimento do formulário SCF - Solicitação de Certificado de Regularidade do FGTS, fornecido gratuitamente, preenchida em todos os campos, apondo a assinatura do representante legal ou procurador da empresa (neste caso, com cópia da procuração e do CPF), bem como, datilografar ou carimbar o número do CNPJ ou do CEI, e apresentação da seguinte documentação: Estatuto, Contrato Social ou Declaração de Firma Individual, registrado no órgão competente e todas as alterações (se houver); Cartão do CNPJ ou CEI; e GFIP relativas às 2 últimas competências, referentes ao estabelecimento solicitante e suas filiais ou órgãos vinculados no Estado do Espírito Santo. Quando a solicitação for efetuada em outra Unidade da Federação, deverão também ser apresentadas as GFIP das filiais ou órgãos vinculados ao estabelecimento solicitante no Estado de solicitação. Relativamente à solicitação de estabelecimento já baixado, é necessário a apresentação dos seguintes documentos: Comprovante de baixa no CNPJ ou CEI; Guia de Recolhimento correspondente ao último depósito ao FGTS; e TRCT - Termos de Rescisão de Contrato de Trabalho dos empregados circunscritos ao estabelecimento encerrado. OBSERVAÇÃO: Na solicitação do CRF a empresa deverá apresentar cópias autenticadas de todos os documentos solicitados ou, quando cópias simples, acompanhadas dos documentos originais. Entrega: A entrega do Certificado de Regularidade do FGTS é feita na mesma agência da Caixa Econômica Federal onde o empregador fez a solicitação, mediante apresentação do protocolo de solicitação, observando que o CRF não pode, em hipótese alguma, conter rasuras e/ou emendas. A documentação apresentada, para efeito da solicitação, é devolvida pela Caixa Econômica Federal no ato da entrega do CRF, exceto o formulário de SCF e, se for o caso, outros documentos anexados, previstos na legislação específica.
  • 6. 3° PASSO BAIXA NO REGISTRO DA EMPRESA Cartório do Registro Civil de Pessoas Jurídicas: Sociedade Civil: Para a baixa da sociedade civil é necessária a averbação do Distrato Social pelo Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, apresentando-se os seguintes documentos: Requerimento do sócio gerente, com firma recolhecida, ao Oficial do Registro de Pessoas Jurídicas de Vitória, solicitando a averbação do Distrato Social; Distrato Social (em 3 vias), com firmas reconhecidas dos sócios e das testemunhas; Certidão Negativa de Débito com o INSS (específica para a baixa); Certificado de Regularidade de Situação com o FGTS; Certidão Negativa de Tributos Federais (Secretaria da Receita Federal). Especificar no Distrato Social quem será o responsável pela guarda dos livros e documentos da sociedade ora extinta. Junta Comercial: Os pedidos de arquivamento de atos de extinção de sociedade mercantil ou de firma mercantil individual serão instruídos com os seguintes comprovantes de quitação de tributos e contribuições sociais federais: Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais para com a Fazenda Nacional, emitida pela Secretaria da Receita Federal; Certidão Negativa de Débito (CND), fornecida pelo INSS; e Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), fornecido pela Caixa Econômica Federal. A obrigatoriedade de apresentação das certidões, acima, aplica-se também, dentre outras hipóteses previstas na legislação, nos casos de cisão total ou parcial, incorporação, fusão e transformação de sociedade mercantil. Em substituição à Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais para com a Fazenda Nacional, será admitida a Certidão de Baixa de inscrição no CNPJ. Os pedidos de arquivamento de atos relativos ao encerramento de atividade de filiais, sucursais e outras dependências de sociedades mercantis nacionais e de firmas mercantis individuais, são dispensados da apresentação dos documentos de quitação, regularidade ou inexistência de débito, acima citados.
  • 7. Além da apresentação dos documentos mencionados, outros devem ser apresentados, conforme o caso, pela sociedade mercantil por quotas de responsabilidade limitada ou pela firma mercantil individual, os quais, a seguir, estão relacionados: Sociedade Mercantil por Quotas de Responsabilidade Limitada: Capa de Processo/Requerimento; Distrato Social, assinado pelos sócios ou seus procuradores, na forma da legislação vigente; Alvará Judicial, com poderes específicos, quando o Distrato Social for assinado pelo inventariante (caso de falecimento de sócio); Requerimento, acompanhado de Declaração, firmada pelo representante legal, de que a sociedade não exerceu atividade econômica de qualquer espécie há mais de 5 anos, indicando o ano de paralização (hipótese prevista no art. 35 do Estatuto da Micro e Pequena Empresa); FCN - Ficha de Cadastro Nacional (em 1 via); Aprovação prévia do órgão governamental competente (se for o caso). A aprovação prévia, dentre outras hipóteses previstas na legislação, será dada isolada ou cumulativamente pelo Governo Federal a filiais de empresas estrangeiras; e Comprovante de pagamento da taxa estadual correspondente. O Distrato Social deverá ser apresentado, no mínimo, em 1 via original. As vias adicionais que vierem a ser apresentadas serão cobradas de acordo com a tabela de preços da Junta Comercial. A Junta Comercial solicitará informações às receitas Estadual e Municipal, sobre a existência de débitos de tributos relativos à sociedade. Entretanto, as certidões negativas de débito, expedidas por esses órgãos, poderão ser juntadas ao processo. Firma Mercantil Individual: Requerimento solicitando o cancelamento ou Capa de Processo/Requerimento; Declaração de Firma Mercantil Individual (em 4 vias); Certidão de Inventariança, expedida pelo Juízo competente (caso a baixa seja por motivo de falecimento do titular); Requerimento, acompanhado de Declaração, firmada pelo titular, de que a Firma Individual não exerceu atividade econômica de qualquer espécie há mais de 5 anos, indicando o ano de paralização (hipótese prevista no art. 35 do Estatuto da Micro e Pequena Empresa); e Comprovante do recolhimento da taxa estadual correspondente. A Junta Comercial solicitará informações às receitas Estadual e Municipal, sobre a existência de débitos de tributos relativos à firma individual. Entretanto, as certidões negativas de débito, expedidas por esses órgãos, poderão ser juntadas ao processo.
  • 8. 4° PASSO BAIXA NO CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - Secretaria da Receita Federal O pedido de baixa de inscrição no CNPJ, por extinção da pessoa jurídica ou de qualquer de seus estabelecimentos, será único e simultâneo para todos os órgãos conveniados à SRF - Secretaria da Receita Federal a que estiver sujeito. O pedido de baixa será formalizado por meio da FCPJ - Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica, acompanhada dos seguintes documentos: I - no âmbito da SRF: a) DIPJ - Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica ou Declaração Simplificada (SIMPLES), relativa ao evento da baixa; b) diversas declarações exigidas pela legislação tributária (DIRF, DCTF e DIPI), correspondentes ao ano-calendário do evento, caso a pessoa jurídica esteja sujeita à apresentação dessas declarações; c) comprovantes dos recolhimentos dos impostos e contribuições a que estiver sujeita a pessoa jurídica, informados nas declarações referidas acima; d) Cartão CNPJ da matriz e das filiais, se estes existirem, ou declaração sob as penas da lei, alegando o não recebimento do cartão CNPJ ou o seu extravio; e) Distrato Social, devidamente registrado, de que constem os bens e direitos entregues a cada sócio, no caso de sociedade, a título de devolução do capital e de distribuição dos demais valores integrantes do patrimônio líquido; f) DARF - Documento de Arrecadação de Receitas Federais, relativo ao pagamento da multa por atraso na entrega de declarações (se for o caso); g) no âmbito dos demais órgãos conveniados, os documentos por eles exigidos, conforme consignado no convênio. No caso de pessoa jurídica que não houver iniciado atividades, os documentos a que se referem as letras "a", "b" e "c" do item anterior serão substituídos pela Declaração Simplificada. No caso de firma individual, o documento a que se refere a alínea "e" será substituído por Declaração de Firma Mercantil Individual com ato de encerramento informado. Se a baixa for solicitada antes de vencido o prazo para a apresentação das declarações a que se referem as letras "a" e "b", relativas a período de apuração anterior, as mesmas deverão ser anexadas ao pedido.
  • 9. Falência: Nos casos de baixa por término do processo de falência ou liqüidação extrajudicial, o pedido será instruído com os respectivos documentos comprobatórios. Baixa de Filial: No caso de baixa de filial, o pedido deverá ser acompanhado da alteração contratual que contenha a extinção da mesma, do respectivo Cartão CNPJ ou declaração sob as penas da lei, alegando o não recebimento do cartão CNPJ ou o seu extravio, além dos seguintes documentos: a) diversas declarações exigidas pela legislação tributária (DIRF, DCTF e DIPI), correspondentes ao ano-calendário do evento, caso a pessoa jurídica esteja sujeita à apresentação dessas declarações; e b) no âmbito dos demais órgãos conveniados, os documentos por eles exigidos, conforme consignado no convênio. Local da Baixa: A baixa no CNPJ será solicitada em qualquer unidade cadastradora com jurisdição sobre o domicílio do estabelecimento a que se referir o pedido. Verificação de Pendências: Sem prejuízo de posteriores verificações fiscais, constatada a inexistência de pendência impeditiva, nos arquivos no CNPJ, relativamente a todos os órgãos conveniados da jurisdição da pessoa jurídica ou do estabelecimento requerente, o pedido de baixa será deferido. Para efeito de baixa de inscrição no CNPJ, a verificação de pendências se restringirá à pessoa jurídica a ser baixada. Será deferido o pedido de baixa de filial cuja pendência refira-se exclusivamente à irregularidade no pagamento de tributos e contribuições a seguir, exceto quando relativo ao IPI: 1. ao Imposto de Renda e à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, sob a forma de estimativa, se tributada com base no lucro real apurado anualmente, ou de quota, se tributada com base em lucro apurado trimestralmente, seja real, presumido ou arbitrado; 2. às contribuições: PIS/PASEP; e COFINS; 3. ao SIMPLES, se optante por esse sistema de pagamento.
  • 10. Fusão, Incorporação e Cisão: Na hipótese de baixa decorrente de fusão, incorporação e cisão total da pessoa jurídica, as pendências serão consideradas não impeditivas. Indeferimento do Requerimento de Baixa: Não será deferido o pedido de baixa de inscrição no CNPJ de pessoa jurídica: I - cuja inscrição encontre-se na situação cadastral Ativa Não Regular, Suspensa, na forma da legislação; II – com ação fiscal em andamento, registrada no CNPJ, desenvolvida por qualquer dos órgãos conveniados; III – com débito perante a Procuradoria da Fazenda Nacional; IV - em relação à qual se constate a existência de condições restritivas, estabelecidas, em convênio. Não será concedida a baixa de filial em relação à qual constar, nos arquivos do CNPJ, pendência quanto à obrigação tributária principal ou acessória de que for responsável isoladamente. Prazo para Requerimento da Baixa no CNPJ: A baixa no CNPJ, da inscrição da matriz ou de filial, deverá ser solicitada até o último dia útil do mês subseqüente à ocorrência dos seguintes eventos: I - extinção, pelo encerramento da liqüidação, inclusive por determinação judicial, bem assim pela conclusão do processo de falência ou de liquidação extrajudicial; II - incorporação; III - fusão; IV - cisão total; V - elevação da filial à condição de matriz. Certidão de Baixa: Concedida a baixa da inscrição, será emitida e entregue ao representante da empresa, pela unidade cadastradora no domicílio fiscal da pessoa jurídica, a Certidão de Baixa no CNPJ. Efeitos da Extinção da Pessoa Jurídica: A baixa no CNPJ produzirá efeitos a partir da data da extinção da pessoa jurídica. Não será exigida declarações de rendimento ou de informações, relativamente a período posterior à formalização da extinção da pessoa jurídica perante o órgão de registro competente;
  • 11. Considera-se data de extinção a data: I - de deliberação entre seus membros, nos casos de incorporação, fusão e cisão total; II - da sentença de encerramento, no caso de falência; III - da publicação, no DOU, do ato de encerramento da liquidação, no caso de liquidação extrajudicial promovida pelo Banco Central em instituições financeiras; IV - de expiração do prazo estipulado no contrato, no caso de extinção de sociedades com data prevista de encerramento no Contrato Social; V - do registro de ato extintivo no órgão competente, nos demais casos. 5° PASSO BAIXA NA INSCRIÇÃO ESTADUAL - Agência da Receita Estadual O estabelecimento inscrito como contribuinte do ICMS, que encerrar suas atividades, por qualquer motivo, é obrigado a requerer o cancelamento de sua inscrição na repartição fazendária de sua circunscrição, no prazo de 30 dias, contados da data do encerramento. O pedido de cancelamento, dirigido ao Chefe da Agência da Receita da circunscrição do contribuinte, será instruído com os seguintes documentos: Ficha de Atualização Cadastral - FAC; livros e documentos da escrita fiscal; livros e documentos da escrita comercial; talonários de notas fiscais não utilizados, devidamente relacionados, com indicação de séries numéricas; talonários de notas fiscais utilizados, devidamente relacionados, com indicação de séries numéricas; comprovante de pagamento do ICMS até a data do encerramento das atividades do estabelecimento; Declaração de Operações Tributáveis - DOT -, Documento de Informação e Apuração do ICMS - DIA-ICMS - ou Declaração Simplificada da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte - DS-MEE/EPPE. A documentação a ser apresentada deverá, quando for o caso, abranger o período dos últimos 5 anos. Tratando-se de pedido de cancelamento de inscrição de produtor rural, deverão ser apresentados os seguintes documentos: Ficha de Atualização Cadastral da Agropecuária - FACA; talonários de notas fiscais de produtor rural não utilizados, devidamente relacionados, com indicação de séries numéricas; talonários de notas fiscais de produtor utilizados, devidamente relacionados, com indicação de séries numéricas;
  • 12. Ficha de Controle da Agropecuária fornecida pelo IDAF - Instituto de Defesa Agro- Florestal; documentos fiscais de aquisições. O pedido de cancelamento será examinado pela fiscalização de tributos estaduais, que opinará sobre a regularidade ou irregularidade da situação do requerente perante a Fazenda Estadual. No caso de contribuinte em situação regular, o pedido será submetido à decisão do titular da Coordenação Regional da Receita de sua circunscrição, sendo-lhe facultado determinar novo exame dos livros e documentos apresentados. No caso de contribuinte em situação irregular, ou com débito fiscal, adotar-se-á o seguinte procedimento: pelas irregularidades, ou débitos apurados, será lavrado auto de infração ou da notificação de débito, que terá tramitação regular, em separado do processo de cancelamento; e no processo de cancelamento, registrar-se-á, por termo, o número do auto de infração ou da notificação de débito. O processo de cancelamento, de que trata o 2º item acima, será encaminhado, no prazo de 30 dias da lavratura do auto de infração, ao Cadastro Geral de Contribuintes da Secretaria de Estado da Fazenda, que: excluirá o contribuinte irregular da listagem de contribuintes em atividade; e incluirá o contribuinte irregular em cadastro especial, até que o mesmo regularize sua situação. Procedimento Simplificado para o cancelamento da Inscrição Estadual: Os estabelecimentos de qualquer natureza, inscritos no Cadastro Geral de Contribuintes da Secretaria de Estado da Fazenda, poderão requerer o cancelamento de sua inscrição, independente de qualquer pagamento, mesmo tendo autenticado livros e confeccionado documentos fiscais, mas não tenha emitido qualquer nota fiscal e nem escriturado qualquer livro fiscal. O Chefe da Agência da Receita, comprovada a não emissão de notas fiscais e não escrituração de livros fiscais, deferirá o pedido, lavrando-se nos autos o respectivo termo de cancelamento. 6° PASSO BAIXA NA LICENÇA PARA LOCALIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO - Prefeitura Municipal de Vitória
  • 13. Os procedimentos descritos a seguir, referem-se à Prefeitura Municipal de Vitória, devendo, portanto, ser verificado na Prefeitura local as disposições de sua legislação interna. O contribuinte do ISS é obrigado a requerer a baixa de sua inscrição junto à repartição fiscal, mediante preenchimento de formulário próprio no prazo de 30 dias contados do encerramento de suas atividades. Deverão ser apresentados à Divisão de Fiscalização os blocos de notas fiscais e os livros de registro do ISS e anexado o Alvará de Localização e Funcionamento anterior (original), tanto no caso de pessoa física, quanto no caso de pessoa jurídica com localização. Tratando-se de solicitação de baixa com data retroativa, deverá constar documentação que comprove a paralisação da atividade na data declarada. A inscrição será suspensa de ofício quando ficar constatado o encerramento das atividades pela Divisão de Fiscalização. O contribuinte do ISS fica sujeito às penalidades previstas na legislação tributária municipal se descumprir o prazo de 30 dias para comunicação da baixa. A legislação trata do contribuinte do ISS, entretanto, entendemos que a intenção do legislador tenha sido a de tornar aplicável a todos os estabelecimentos, ainda que não contribuintes do imposto municipal, os mesmos procedimentos para a baixa da licença de localização e funcionamento.
  • 14. MICRO E PEQUENAS EMPRESAS INATIVAS De acordo com o Estatuto da Micro e Pequena Empresa, as firmas mercantis individuais e as sociedades mercantis e civis, enquadráveis como microempresa ou empresa de pequeno porte, que, durante 5 anos, não tenham exercido atividade econômica de qualquer espécie, poderão requerer e obter a baixa no registro competente, independentemente de prova de quitação de tributos e contribuições para com a Fazenda Nacional, bem como para com o Instituto Nacional do Seguro Social - INSS e para com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS. O requerimento de baixa deverá ser instruído com a documentação exigida pelo órgão de registro competente, acompanhada de declaração, firmada pelo titular ou por todos os sócios, inclusive acionistas e cooperados, sob as penas da lei, da qual conste: - nome, endereço, número e data do registro do ato constitutivo da pessoa jurídica ou firma mercantil individual; - que a pessoa jurídica ou a firma mercantil individual não exerce atividade econômica de qualquer espécie há mais de 5 anos, indicando o ano da paralisação; - que, no exercício anterior ao do início da inatividade, o volume da receita bruta anual da empresa não excedeu, conforme o caso, o limite de receita bruta fixado respectivamente para microempresa e empresa de pequeno porte; - que a pessoa jurídica ou firma mercantil individual não se enquadra em qualquer das hipóteses de exclusão relacionadas no art. 3o da Lei no 9.841, de 1999. Os órgãos de registro, tão logo procedam às respectivas baixas, deverão informar à Fazenda Nacional ao Instituto Nacional do Seguro Social - INSS e ao órgão gestor do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS o deferimento e arquivamento da solicitação. Links Interessantes: • Ministério da Previdência e Assistência Social (http://www.mpas.gov.br) • Ministério do Trabalho e Emprego (http://www.mte.gov.br) • Caixa Econômica Federal (http://www.caixa.gov.br) • Junta Comercial do Estado do Espírito Santo (http://www.jucees.com.br) • Cartório Sarlo (http://www.cartoriosarlo.com.br) • Secretaria da Receita Federal (http://www.receita.fazenda.gov.br) • Secretaria da Fazenda do Estado do Espírito Santo (http://www.sefa.es.gov.br) • Prefeitura Municipal de Vitória (http://www.vitoria.es.gov.br) Fontes: 1 - Conselho Federal de Contabilidade - Manual de Atos de Registro do Comércio - Brasília - CFC - 1995; 2 - Regulamento do ICMS - RICMS/ES - Decreto 4.373-N/98 - Vitória - SAT (Serviço de Apoio Tributário) - Atualização Maio de 2000;
  • 15. 3 - Prefeitura Municipal de Vitória - Secretaria Municipal de Economia e Finanças - Departamento de Receita Municipal - Consolidação da Legislação Tributária de Vitória - Projeto de Modernização da Administração Tributária - PMV/BNDES - Abril de 1999; 4 - ATC - Colecionador de "Legislação Comercial e Diversos Assuntos Federais" - Informativo Semanal nº 01/99 - in "Registro do Comércio - Arquivamento de Atos - Instrução Normativa 77 DNRC, de 28/12/1999 (DO-U de 04/01/1999)" - Rio de Janeiro – COAD - Centro de Orientação, Atualização e Desenvolvimento Profissional Ltda - 1999; 5 - ATC - Colecionador de "Legislação Trabalhista e Previdência Social" - Informativo Semanal nº 34/99 - in "Certificado de Regularidade - Normas - Circular 177 CEF, de 16/08/1999 (DO-U de 23/08/1999)" - Rio de Janeiro – COAD - Centro de Orientação, Atualização e Desenvolvimento Profissional Ltda - 1999. Responsável pela atualização WILIAM WAGNER SILVA SARANDY