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Centro de Formação Profissional de Viana do Castelo
Manual de Apoio ao Formando
Formadora: Sofia Novo
novembro de 2015
UFCD
0353
ATENDIMENTO TELEFÓNICO
Manual de Apoio ao Formando
UFCD 0353 Atendimento Telefónico
2
Introdução
O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à UFCD
(unidade de formação de curta duração) nº 0353 – Atendimento
Telefónico, de acordo com o Catálogo Nacional de Qualificações. Este
manual deverá ser encarado como um guia, em termos de organização
sequencial e lógica dos assuntos, um apoio, como forma de complementar a
informação veiculada na sessão de formação.
Objetivos
No final desta Unidade de Formação de Curta Duração deverá ser capaz de:
 Organizar o processo de atendimento telefónico, tendo em conta as
suas principais etapas e regras.
 Adequar a linguagem à utilização do telefone como veículo de
comunicação, clarificando e enriquecendo a mensagem.
Metodologia da ação
Esta unidade, dada a sua natureza é desenvolvida com recurso a uma
metodologia ativa com base em técnicas de animação de grupo, na
exploração e análise das experiências de vida de cada participante. A
metodologia a privilegiar é de natureza ativa sendo preocupação dominante
que os formandos participem na procura e constituição do “saber”,
procurando “saber-fazer”.
Critérios de Avaliação:
 Considera-se aprovado um formando quando obtiver um resultado
igual ou superior a 50% de sucesso na avaliação de todos os temas
desenvolvidos ao longo da ação e na avaliação final.
 Será tido em conta para a avaliação final o comportamento do
formando, atitude perante a acção e evolução, bem como a sua
assiduidade.
Manual de Apoio ao Formando
UFCD 0353 Atendimento Telefónico
3
1. A importância do atendimento telefónico
À medida que as organizações crescem e aumentam, é fácil perder a vista
ao seu objetivo básico: satisfazer os seus clientes. E isso é ainda mais
fácil acontecer, quando o cliente entra em contacto telefónico connosco,
porque ao telefone não temos contacto direto com o cliente. Por outro lado,
a imagem pública de uma organização é sempre construída com base na
qualidade do atendimento que presta aos seus clientes, no qual os
contactos telefónicos têm, cada vez, mais importância.
Assim, saber utilizar corretamente o telefone, é fundamental para construir
a qualidade de serviço porque:
 É também com base no atendimento telefónico que o cliente constrói
a imagem da organização/instituição/empresa;
 Ao telefone dispõe apenas da sua voz, não tendo à sua disposição
nem a expressão corporal, nem mensagens escritas ou auxiliares
visuais, o que faz com que as atitudes negativas possam ser
facilmente ampliadas;
 Quando está ao telefone com um cliente, você é o único
representante da empresa/instituição/organização para a qual
trabalha. Por outras palavras, você é a própria
empresa/instituição/organização.
O telefone é um dos meios usados para a comunicação, quer com o exterior
quer no interior de um hotel ou entre departamentos numa empresa. É
importante que esta comunicação seja realizada de uma forma coerente,
correta e discreta, usando uma linguagem simples e de fácil
compreensão.
Deve-se falar de forma positiva, evitando, sempre que possível, o uso da
palavra “não”. O colaborador terá de se mostrar sempre disponível a
responder ao interlocutor, ser simpático e tratá-lo bem, não esquecendo
que o sorriso e a boa disposição "ouvem-se" ao telefone.
Manual de Apoio ao Formando
UFCD 0353 Atendimento Telefónico
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2. Regras da linguagem telefónica
1º Sorria
 O sorriso "ouve-se" ao telefone.
 Dê um "aperto de mão verbal" ao cliente.
 Torne o contacto com o público e colegas mais simpático e caloroso.
 Quando disser "XPTO (o nome da sua empresa) bom dia/boa tarde"
personalize o atendimento e a imagem da organização que representa.
2º Articule bem as palavras
 Enquanto fala ao telefone, não fume e deite fora a pastilha elástica. Não
fale com a boca cheia.
 Não faça outra coisa enquanto estiver ao telefone. Se o fizer vai acabar
por não fazer nenhuma das coisas bem.
 Exprima-se com clareza e autoconfiança e evite falar baixo. O cliente
precisa de ouvi-lo.
3º Fale devagar
 Se quer ser claro e pretende que o interlocutor o entenda, não fale a
correr.
4º Tome notas
 Tomar notas acerca do assunto do cliente permite-lhe não esquecer
nada de importante e evita que posteriormente tome decisões ou dê
respostas erradas.
Manual de Apoio ao Formando
UFCD 0353 Atendimento Telefónico
5
 Tomar notas evita obrigar a outra pessoa a repetir o que já lhe tinha
dito. Tomar notas permite-lhe atender vários telefonemas de seguida
sem provocar futuras confusões.
5º Não deixe o interlocutor pendurado na linha
 Os telefones devem ser atendidos rapidamente. Nada irrita mais um
cliente do que o telefone tocar e ninguém o atender, dá uma imagem de
desleixo e pouca atenção e cuidado.
 Se o telefonema não for para si, encaminhe a chamada rapidamente para
a pessoa indicada, mas tenha o cuidado de informar o cliente que o vai
fazer, sendo tão delicado e atencioso com o cliente como se o assunto
fosse seu.
 Ao encaminhar uma chamada, se a outra linha estiver ocupada, não deixe
o cliente à espera, retome a conversa e pergunte-lhe “prefere aguardar ou
prefere deixar mensagem? Como o meu colega está ao telefone talvez eu
possa ajudar”
 Se precisar se tempo para responder a uma questão, explique isso a outra
pessoa, dando-lhe sempre a opção: “prefere aguardar ou prefere que eu
entre em contacto consigo assim que tenha uma resposta para lhe dar?”
 Se o tempo de espera for demasiado longo, informe a pessoa do facto,
tome nota do número de telefone do cliente e volte a contactá-lo o mais
breve possível.
6º Seja amável
 Introduza delicadeza à conversação.
Manual de Apoio ao Formando
UFCD 0353 Atendimento Telefónico
6
7º Faça a gestão do tempo
 Não prolongue a conversa desnecessariamente. A próxima pessoa pode
estar à espera.
 Atenda o mais tardar ao 4º toque.
8º Trate o cliente pelo nome sempre que possível
 Deste modo ele sente-se ainda mais próximo da sua instituição/empresa.
9º Pratique a escuta ativa
 Mostre que está a ouvir com atenção a pessoa que atende. Lembre-se que
ele não o está a ver.
10º Finalize o contacto como o iniciou
 Ao terminar um telefonema deve fazê-lo com simpatia e disponibilidade tal
qual o iniciou, deixando a sua “porta aberta” para o cliente.
Manual de Apoio ao Formando
UFCD 0353 Atendimento Telefónico
7
3. Central telefónica
Qualquer cliente que necessite poderá efetuar chamadas através da central
telefónica.
No fim da chamada, o rececionista deve consultar no sistema o custo da
chamada, e de acordo com o pedido do cliente, ou coloca esse custo no
quarto e é pago no momento do check-out, ou faz o pagamento no
momento do telefonema e ser-lhe-á dada a respetiva fatura emitida pelo
sistema. O atendimento telefónico engloba um conjunto de procedimentos
que devem ser respeitados para que se consiga obter um serviço de
telefones organizado e de excelência. Para isso deve-se:
 Ser rápido. Atenda o telefone dentro dos primeiros três ou quatro
toques;
 Fazer um sorriso ao atender. Isso irá sentir-se na sua voz e ela soará
amigável e positiva;
 Ao atender, cumprimente o cliente, diga o nome do Hotel, o seu
nome e inteire- se de imediato das necessidades do cliente
perguntando-lhe "Em que posso ser-lhe útil?";
 Nas chamadas internas, ao atender, cumprimente o interlocutor,
diga o nome do departamento, diga o seu nome e inteire-se de imediato
das necessidades do interlocutor perguntando-lhe "Em que posso ser
útil?";
 Perguntar o nome da pessoa, lembre-se que ambas as pessoas que
tomam parte de uma conversa têm o direito de saber com quem estão a
falar.
 Mostrar simpatia, crie um bom relacionamento com o cliente, dando à
sua voz um tom caloroso e amigável;
 Colocar questões abrangentes para obter informações e indicações
de factos e também questões restritas para esclarecer e verificar se
compreendeu;
Manual de Apoio ao Formando
UFCD 0353 Atendimento Telefónico
8
 Responder às questões colocadas pelo cliente de imediato e
eficientemente. Se não for possível, esclareça-o sobre o que está ao seu
alcance fazer;
 Ir dizendo "Ah sim", "estou a perceber" ou "está certo", para
certificar o cliente que o está a ouvir;
 Repetir os nomes, números de telefone e de emails e outros
dados para se assegurar de que apontou corretamente os dados do cliente;
 Fazer apontamentos e registe todas as informações;
 Voltar a confirmar todas as informações, lendo um resumo do que
foi discutido;
 Dar toda a atenção à chamada. Ninguém pode ter duas conversas
em simultâneo e reter 100% da informação de ambas;
 Manter-se concentrado no assunto e não interromper o cliente
com questões sem importância;
 Terminar a chamada num tom
positivo. Verifique se o cliente colocou
todas as questões que queria apresentar e
recebeu todas as informações de que
necessitava;
 Desligar de forma adequada.
Embora as circunstâncias variem, normalmente confirma-se o que vai
acontecer em consequência do telefonema e agradece-se à outra pessoa o
tempo dispensado;
 Para realizar uma transferência de chamada, deve-se explicar ao
interlocutor que irá transferir a chamada, indicando-lhe quem o irá atender;
 Transferir a chamada para o departamento/pessoa responsável,
informando quem está em linha, e se possível o assunto em causa;
 Colocar o cliente à espera só o tempo estritamente necessário (máximo
30 segundos);
 Se a espera se prolongar, deve oferecer-se para ligar de volta.
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4. Mensagens
Sempre que não for possível transferir a chamada para a pessoa desejada,
e o interlocutor pretender deixar mensagem, é necessário que o
rececionista registe o nome, o contacto, a data e hora, a mensagem e a
pessoa a quem esta se dirige. Logo que possível, o rececionista deve
transmitir a mensagem a quem de direito.
Resumo das regras de atendimento
telefónico
Antes do terceiro toque: O telefone deve ser atendido
antes do terceiro toque. Assim, a pessoa do outro lado
da linha não fica a aguardar muito e não irá pensar que
ninguém quer atendê-lo. É comum e péssimo para a imagem da empresa, o
cliente ficar muito irritado se tiver que esperar muito tempo.
Identificação: Primeiro o nome da empresa depois o do funcionário e, por
fim, o do departamento. Desta forma, quem está a espera para ser
atendido sentir-se-á mais seguro, pois sabe o nome do funcionário com
quem conversou. Noutra oportunidade, saberá que pode contar com aquele
colaborador.
Sorriso na voz: Quem sorri ao falar ajuda a quebrar o mau humor de
quem está do outro lado. Embora o interlocutor não possa ver, percebe que
funcionário está disposto a atendê-lo.
Clareza: Postura na voz, palavras pronunciadas com calma e boca próxima
ao telefone são procedimentos importantes para que a mensagem seja
totalmente entendida pela outra parte.
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UFCD 0353 Atendimento Telefónico
10
Vícios: É preciso abolir o uso de frases como "quem gostaria?", é melhor
usar o verbo no presente: "quem quer falar?". Frases do tipo: "um segundo,
vou verificar se o chefe se encontra" dão a impressão de que o recetor não
quer atender o telefone. Outro problema é falar ao telefone a mascar
chiclete.
Tratamento: Senhor e senhora são básicos e agradáveis para todos. Não
se deve chamar de doutor quem não é. Tratando-se de pessoa conhecida, o
cargo pode ser usado.
Na espera: Quem liga é quem espera. Quando se liga para alguém deve-se
estar próximo ao telefone ou avisar à secretária o lugar onde se encontra
para que ela possa localizá- lo com facilidade.
Intimidade: Querido, fofo ou amorzinho estão proibidos.
Educação: Por favor e obrigado, sempre.
Anotações: Esquecer nomes, errar o endereço ou trocar um número de
telefone são fatais para a compreensão do recado. Também não se deve,
jamais, fingir que está anotar. Pode acontecer da pessoa solicitar que se
repita a mensagem para confirmar se houve entendimento. Se o funcionário
estiver impossibilitado de escrever naquele momento, deve pedir se pode
ligar depois.
Manual de Apoio ao Formando
UFCD 0353 Atendimento Telefónico
11
Tempo: Não deve, jamais, ficar pendurado no telefone. Outras pessoas
podem querer 10 falar com a empresa e o sinal de ocupado não é nada
agradável.
Voz: Quem liga não é parvo e percebe se o interlocutor está a querer
disfarçar a voz. Às vezes, não quer falar e, por isso, muda o tom da voz. O
melhor, neste caso, é contar a verdade e dizer que não pode conversar no
momento.
Estrangeiro: Se é imprescindível atender ao telefonema diante de visitas e
o interlocutor é estrangeiro, é preciso avisar ao convidado que terá que
conversar, rapidamente, noutro idioma.
Despedida: Quem ligou é que deve desligar primeiro, assim ditam as
boas maneiras.
Exemplos Práticos:
Simulação de uma conversa telefónica:
O cliente senhor Rui telefona para a agência de obter alguns
esclarecimentos sobre uma estadia em Londres.
A Operadora: Bom dia! Agência de Viagens Paraíso Mundial. Fala a
Susana. Em que posso ser útil?
O Cliente: Bom dia, o meu nome é Rui, e necessito de saber que preços
têm para uma viagem a Londres.
A Operadora: Bom dia Sr. Rui! Para que data pretende a sua viagem?
O Cliente: Pretendo uma viagem entre os dias 3 e 14 de Dezembro de
2015.
A Operadora: Com certeza. E para quantas pessoas pretende?
O Cliente: Para seis pessoas e quatro são menores.
A Operadora: Muito bem. Quantos menores têm menos de 12 anos? O
Cliente: Tenho 2 crianças nessa situação.
A Operadora: E têm preferência pela companhia aérea?
O Cliente: Claro. Pretendo uma companhia em que o pássaro não caia.
A Operadora: Sr. Rui, os acidentes aéreos na Europa são extremamente
reduzidos. Existem normas muito rígidas, às quais todas as companhias que
sobrevoam o espaço aéreo europeu estão sujeitas e, pode confirmar isso,
com a ausência de notícias sobre este tipo de acidentes. Posso sugerir a
TAP, classe conforto, que tem um pacote promocional que consiste em:
Voo, transferes, hotel de 3 estrelas com pequeno-almoço incluído. Ou acha
mais cómodo com pensão completa?
O Cliente: Devido ao meu estatuto social, pretendo classe executiva, em
voo direto hotel de 5 estrelas. Que pacotes e preços me sugere?
A Operadora: Muito bem Sr. Rui, preciso apenas de saber se o hotel é com
pensão completa ou não.
O Cliente: Não. Pretendo apenas meia pensão.
A Operadora: Acha conveniente um guia para acompanhar nos pontos
turísticos e arredores?
O Cliente: Sim.
A Operadora: Muito bem. Então tenho pela TAP, dia 3 de Dezembro às
5:50, com o regresso a 14 de Dezembro de 2015, às 19 horas (são sempre
horas locais), terá m custo de total de 5.000,00€. O que lhe parece?
O Cliente: Certo, parece-me bem! Como posso fazer o pagamento?
A Vendedora: Excelente. Todas as informações serão disponibilizadas no
mail que eu lhe vou enviar com as nossas condições que passo a resumir:
Por transferência ou cartão de crédito, deve levantar os seus bilhetes até ao
dia 2 de Dezembro de 2015, em qualquer dos nossos balcões disponíveis.
No dia 3 de Dezembro de 2015, devem de estar no aeroporto 2 horas antes
do embarque, e à chegada a Londres o vosso guia estará à vossa espera.
O Cliente: Enviarei por e-mail o comprovativo da confirmação da reserva e
o respetivo pagamento, queria apontar o meu email, por favor.
A Operadora: Sr. Rui, já enviei o e-mail para rui@pereira.com com todas
as informações da sua viagem. Posso ajudar com mais alguma informação?
O Cliente: Não. Não tenho mais nenhuma dúvida. Obrigado pela sua ajuda.
A Operadora: Nós e que ficámos gratos pela sua preferência. A nossa
agência deseja- lhe uma ótima viagem na companhia da sua família. Um
bom dia para si!
O Cliente: Obrigado e bom dia para si também.
Simulação: Empresa fornecedora de materiais de
escritório
A cliente Isabel telefona para a empresa porque está a renovar o seu
escritório, e pretende informações sobre materiais e equipamentos.
O Telefonista: Bom dia! O meu nome é Rui Bandeia e fala da empesa
“Materiais de Escritório Valiamais, Lda.” . Em que posso ajudar?
A Cliente: Muito bom dia, o meu nome é Isabel e tenho uma pequena
empresa de logística. Pretendo ampliar o meu escritório e gostaria de saber
que tipo de equipamentos têm?
O Telefonista: Sr.ª Isabel, necessito saber que tipo de equipamentos está
à procura. Cadeiras ergonómicas, mesas redondas ou quadradas ou de
canto. Se precisa de candeeiros e de que tipos?
A Cliente: Pronto, pronto Sr. Rui, já entendi. Passo a explicar: Quero duas
mesas quadradas, duas cadeiras normais, dois portáteis “Asus” com rato,
um candeeiro de teto, dois telefones portáteis, e consumíveis de escritório.
O Telefonista: Relativamente às mesas quadradas, quais são as dimensões
pretendidas? Temos com rodas ou sem rodas. Relativamente aos portáteis
demoram 3 dias úteis para ficarem disponíveis. Diga-me, por favor, pelos
consumíveis o que entende? Canetas, corretores, lápis, tinteiros e uma
multifunção não precisa?
A Cliente: Bem, segundo o seu catálogo as mesas que estão na página
três, as de mogno com as respetivas cadeiras. Os consumíveis são 1 caixa
de canetas “BIC” em azul, preta e verde. A multifunção é uma boa
sugestão, vou analisar os custos e depois encomendo.
O Telefonista: Muito bem, Dª Isabel. Seria mais rentável entregar tudo no
mesmo dia. Posso sugerir que me dê a área do escritório e com o programa
informático fazer uma simulação da organização do espaço com tudo já
disposto, de modo a rentabilizar o espaço?
A Cliente: Boa ideia Sr. Rui! E se eu passasse por aí amanhã com as
medidas do espaço pretendido, fazemos as simulações, assim já levo a
encomenda da multifunções. Pode ser por volta das 10.30h?
O Telefonista: Claro que sim! Será sempre bem-vinda!
A Cliente: Muito bem! Então fica combinado. Até amanhã.
O Telefonista: Então até amanhã, e obrigado pelo seu contacto.
Atividade 1:
Em trabalho de grupo, analise os dois diálogos e verifique se encontra
alguma falha no atendimento telefónico nos dois casos práticos.
Atividade 2:
Em trabalho de grupo, simule um atendimento telefónico numa empresa ou
instituição.

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  • 1. Delegação Regional do Norte Centro de Formação Profissional de Viana do Castelo Manual de Apoio ao Formando Formadora: Sofia Novo novembro de 2015 UFCD 0353 ATENDIMENTO TELEFÓNICO
  • 2. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 2 Introdução O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à UFCD (unidade de formação de curta duração) nº 0353 – Atendimento Telefónico, de acordo com o Catálogo Nacional de Qualificações. Este manual deverá ser encarado como um guia, em termos de organização sequencial e lógica dos assuntos, um apoio, como forma de complementar a informação veiculada na sessão de formação. Objetivos No final desta Unidade de Formação de Curta Duração deverá ser capaz de:  Organizar o processo de atendimento telefónico, tendo em conta as suas principais etapas e regras.  Adequar a linguagem à utilização do telefone como veículo de comunicação, clarificando e enriquecendo a mensagem. Metodologia da ação Esta unidade, dada a sua natureza é desenvolvida com recurso a uma metodologia ativa com base em técnicas de animação de grupo, na exploração e análise das experiências de vida de cada participante. A metodologia a privilegiar é de natureza ativa sendo preocupação dominante que os formandos participem na procura e constituição do “saber”, procurando “saber-fazer”. Critérios de Avaliação:  Considera-se aprovado um formando quando obtiver um resultado igual ou superior a 50% de sucesso na avaliação de todos os temas desenvolvidos ao longo da ação e na avaliação final.  Será tido em conta para a avaliação final o comportamento do formando, atitude perante a acção e evolução, bem como a sua assiduidade.
  • 3. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 3 1. A importância do atendimento telefónico À medida que as organizações crescem e aumentam, é fácil perder a vista ao seu objetivo básico: satisfazer os seus clientes. E isso é ainda mais fácil acontecer, quando o cliente entra em contacto telefónico connosco, porque ao telefone não temos contacto direto com o cliente. Por outro lado, a imagem pública de uma organização é sempre construída com base na qualidade do atendimento que presta aos seus clientes, no qual os contactos telefónicos têm, cada vez, mais importância. Assim, saber utilizar corretamente o telefone, é fundamental para construir a qualidade de serviço porque:  É também com base no atendimento telefónico que o cliente constrói a imagem da organização/instituição/empresa;  Ao telefone dispõe apenas da sua voz, não tendo à sua disposição nem a expressão corporal, nem mensagens escritas ou auxiliares visuais, o que faz com que as atitudes negativas possam ser facilmente ampliadas;  Quando está ao telefone com um cliente, você é o único representante da empresa/instituição/organização para a qual trabalha. Por outras palavras, você é a própria empresa/instituição/organização. O telefone é um dos meios usados para a comunicação, quer com o exterior quer no interior de um hotel ou entre departamentos numa empresa. É importante que esta comunicação seja realizada de uma forma coerente, correta e discreta, usando uma linguagem simples e de fácil compreensão. Deve-se falar de forma positiva, evitando, sempre que possível, o uso da palavra “não”. O colaborador terá de se mostrar sempre disponível a responder ao interlocutor, ser simpático e tratá-lo bem, não esquecendo que o sorriso e a boa disposição "ouvem-se" ao telefone.
  • 4. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 4 2. Regras da linguagem telefónica 1º Sorria  O sorriso "ouve-se" ao telefone.  Dê um "aperto de mão verbal" ao cliente.  Torne o contacto com o público e colegas mais simpático e caloroso.  Quando disser "XPTO (o nome da sua empresa) bom dia/boa tarde" personalize o atendimento e a imagem da organização que representa. 2º Articule bem as palavras  Enquanto fala ao telefone, não fume e deite fora a pastilha elástica. Não fale com a boca cheia.  Não faça outra coisa enquanto estiver ao telefone. Se o fizer vai acabar por não fazer nenhuma das coisas bem.  Exprima-se com clareza e autoconfiança e evite falar baixo. O cliente precisa de ouvi-lo. 3º Fale devagar  Se quer ser claro e pretende que o interlocutor o entenda, não fale a correr. 4º Tome notas  Tomar notas acerca do assunto do cliente permite-lhe não esquecer nada de importante e evita que posteriormente tome decisões ou dê respostas erradas.
  • 5. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 5  Tomar notas evita obrigar a outra pessoa a repetir o que já lhe tinha dito. Tomar notas permite-lhe atender vários telefonemas de seguida sem provocar futuras confusões. 5º Não deixe o interlocutor pendurado na linha  Os telefones devem ser atendidos rapidamente. Nada irrita mais um cliente do que o telefone tocar e ninguém o atender, dá uma imagem de desleixo e pouca atenção e cuidado.  Se o telefonema não for para si, encaminhe a chamada rapidamente para a pessoa indicada, mas tenha o cuidado de informar o cliente que o vai fazer, sendo tão delicado e atencioso com o cliente como se o assunto fosse seu.  Ao encaminhar uma chamada, se a outra linha estiver ocupada, não deixe o cliente à espera, retome a conversa e pergunte-lhe “prefere aguardar ou prefere deixar mensagem? Como o meu colega está ao telefone talvez eu possa ajudar”  Se precisar se tempo para responder a uma questão, explique isso a outra pessoa, dando-lhe sempre a opção: “prefere aguardar ou prefere que eu entre em contacto consigo assim que tenha uma resposta para lhe dar?”  Se o tempo de espera for demasiado longo, informe a pessoa do facto, tome nota do número de telefone do cliente e volte a contactá-lo o mais breve possível. 6º Seja amável  Introduza delicadeza à conversação.
  • 6. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 6 7º Faça a gestão do tempo  Não prolongue a conversa desnecessariamente. A próxima pessoa pode estar à espera.  Atenda o mais tardar ao 4º toque. 8º Trate o cliente pelo nome sempre que possível  Deste modo ele sente-se ainda mais próximo da sua instituição/empresa. 9º Pratique a escuta ativa  Mostre que está a ouvir com atenção a pessoa que atende. Lembre-se que ele não o está a ver. 10º Finalize o contacto como o iniciou  Ao terminar um telefonema deve fazê-lo com simpatia e disponibilidade tal qual o iniciou, deixando a sua “porta aberta” para o cliente.
  • 7. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 7 3. Central telefónica Qualquer cliente que necessite poderá efetuar chamadas através da central telefónica. No fim da chamada, o rececionista deve consultar no sistema o custo da chamada, e de acordo com o pedido do cliente, ou coloca esse custo no quarto e é pago no momento do check-out, ou faz o pagamento no momento do telefonema e ser-lhe-á dada a respetiva fatura emitida pelo sistema. O atendimento telefónico engloba um conjunto de procedimentos que devem ser respeitados para que se consiga obter um serviço de telefones organizado e de excelência. Para isso deve-se:  Ser rápido. Atenda o telefone dentro dos primeiros três ou quatro toques;  Fazer um sorriso ao atender. Isso irá sentir-se na sua voz e ela soará amigável e positiva;  Ao atender, cumprimente o cliente, diga o nome do Hotel, o seu nome e inteire- se de imediato das necessidades do cliente perguntando-lhe "Em que posso ser-lhe útil?";  Nas chamadas internas, ao atender, cumprimente o interlocutor, diga o nome do departamento, diga o seu nome e inteire-se de imediato das necessidades do interlocutor perguntando-lhe "Em que posso ser útil?";  Perguntar o nome da pessoa, lembre-se que ambas as pessoas que tomam parte de uma conversa têm o direito de saber com quem estão a falar.  Mostrar simpatia, crie um bom relacionamento com o cliente, dando à sua voz um tom caloroso e amigável;  Colocar questões abrangentes para obter informações e indicações de factos e também questões restritas para esclarecer e verificar se compreendeu;
  • 8. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 8  Responder às questões colocadas pelo cliente de imediato e eficientemente. Se não for possível, esclareça-o sobre o que está ao seu alcance fazer;  Ir dizendo "Ah sim", "estou a perceber" ou "está certo", para certificar o cliente que o está a ouvir;  Repetir os nomes, números de telefone e de emails e outros dados para se assegurar de que apontou corretamente os dados do cliente;  Fazer apontamentos e registe todas as informações;  Voltar a confirmar todas as informações, lendo um resumo do que foi discutido;  Dar toda a atenção à chamada. Ninguém pode ter duas conversas em simultâneo e reter 100% da informação de ambas;  Manter-se concentrado no assunto e não interromper o cliente com questões sem importância;  Terminar a chamada num tom positivo. Verifique se o cliente colocou todas as questões que queria apresentar e recebeu todas as informações de que necessitava;  Desligar de forma adequada. Embora as circunstâncias variem, normalmente confirma-se o que vai acontecer em consequência do telefonema e agradece-se à outra pessoa o tempo dispensado;  Para realizar uma transferência de chamada, deve-se explicar ao interlocutor que irá transferir a chamada, indicando-lhe quem o irá atender;  Transferir a chamada para o departamento/pessoa responsável, informando quem está em linha, e se possível o assunto em causa;  Colocar o cliente à espera só o tempo estritamente necessário (máximo 30 segundos);  Se a espera se prolongar, deve oferecer-se para ligar de volta.
  • 9. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 9 4. Mensagens Sempre que não for possível transferir a chamada para a pessoa desejada, e o interlocutor pretender deixar mensagem, é necessário que o rececionista registe o nome, o contacto, a data e hora, a mensagem e a pessoa a quem esta se dirige. Logo que possível, o rececionista deve transmitir a mensagem a quem de direito. Resumo das regras de atendimento telefónico Antes do terceiro toque: O telefone deve ser atendido antes do terceiro toque. Assim, a pessoa do outro lado da linha não fica a aguardar muito e não irá pensar que ninguém quer atendê-lo. É comum e péssimo para a imagem da empresa, o cliente ficar muito irritado se tiver que esperar muito tempo. Identificação: Primeiro o nome da empresa depois o do funcionário e, por fim, o do departamento. Desta forma, quem está a espera para ser atendido sentir-se-á mais seguro, pois sabe o nome do funcionário com quem conversou. Noutra oportunidade, saberá que pode contar com aquele colaborador. Sorriso na voz: Quem sorri ao falar ajuda a quebrar o mau humor de quem está do outro lado. Embora o interlocutor não possa ver, percebe que funcionário está disposto a atendê-lo. Clareza: Postura na voz, palavras pronunciadas com calma e boca próxima ao telefone são procedimentos importantes para que a mensagem seja totalmente entendida pela outra parte.
  • 10. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 10 Vícios: É preciso abolir o uso de frases como "quem gostaria?", é melhor usar o verbo no presente: "quem quer falar?". Frases do tipo: "um segundo, vou verificar se o chefe se encontra" dão a impressão de que o recetor não quer atender o telefone. Outro problema é falar ao telefone a mascar chiclete. Tratamento: Senhor e senhora são básicos e agradáveis para todos. Não se deve chamar de doutor quem não é. Tratando-se de pessoa conhecida, o cargo pode ser usado. Na espera: Quem liga é quem espera. Quando se liga para alguém deve-se estar próximo ao telefone ou avisar à secretária o lugar onde se encontra para que ela possa localizá- lo com facilidade. Intimidade: Querido, fofo ou amorzinho estão proibidos. Educação: Por favor e obrigado, sempre. Anotações: Esquecer nomes, errar o endereço ou trocar um número de telefone são fatais para a compreensão do recado. Também não se deve, jamais, fingir que está anotar. Pode acontecer da pessoa solicitar que se repita a mensagem para confirmar se houve entendimento. Se o funcionário estiver impossibilitado de escrever naquele momento, deve pedir se pode ligar depois.
  • 11. Manual de Apoio ao Formando UFCD 0353 Atendimento Telefónico 11 Tempo: Não deve, jamais, ficar pendurado no telefone. Outras pessoas podem querer 10 falar com a empresa e o sinal de ocupado não é nada agradável. Voz: Quem liga não é parvo e percebe se o interlocutor está a querer disfarçar a voz. Às vezes, não quer falar e, por isso, muda o tom da voz. O melhor, neste caso, é contar a verdade e dizer que não pode conversar no momento. Estrangeiro: Se é imprescindível atender ao telefonema diante de visitas e o interlocutor é estrangeiro, é preciso avisar ao convidado que terá que conversar, rapidamente, noutro idioma. Despedida: Quem ligou é que deve desligar primeiro, assim ditam as boas maneiras.
  • 12. Exemplos Práticos: Simulação de uma conversa telefónica: O cliente senhor Rui telefona para a agência de obter alguns esclarecimentos sobre uma estadia em Londres. A Operadora: Bom dia! Agência de Viagens Paraíso Mundial. Fala a Susana. Em que posso ser útil? O Cliente: Bom dia, o meu nome é Rui, e necessito de saber que preços têm para uma viagem a Londres. A Operadora: Bom dia Sr. Rui! Para que data pretende a sua viagem? O Cliente: Pretendo uma viagem entre os dias 3 e 14 de Dezembro de 2015. A Operadora: Com certeza. E para quantas pessoas pretende? O Cliente: Para seis pessoas e quatro são menores. A Operadora: Muito bem. Quantos menores têm menos de 12 anos? O Cliente: Tenho 2 crianças nessa situação. A Operadora: E têm preferência pela companhia aérea? O Cliente: Claro. Pretendo uma companhia em que o pássaro não caia. A Operadora: Sr. Rui, os acidentes aéreos na Europa são extremamente reduzidos. Existem normas muito rígidas, às quais todas as companhias que sobrevoam o espaço aéreo europeu estão sujeitas e, pode confirmar isso, com a ausência de notícias sobre este tipo de acidentes. Posso sugerir a TAP, classe conforto, que tem um pacote promocional que consiste em: Voo, transferes, hotel de 3 estrelas com pequeno-almoço incluído. Ou acha mais cómodo com pensão completa? O Cliente: Devido ao meu estatuto social, pretendo classe executiva, em voo direto hotel de 5 estrelas. Que pacotes e preços me sugere?
  • 13. A Operadora: Muito bem Sr. Rui, preciso apenas de saber se o hotel é com pensão completa ou não. O Cliente: Não. Pretendo apenas meia pensão. A Operadora: Acha conveniente um guia para acompanhar nos pontos turísticos e arredores? O Cliente: Sim. A Operadora: Muito bem. Então tenho pela TAP, dia 3 de Dezembro às 5:50, com o regresso a 14 de Dezembro de 2015, às 19 horas (são sempre horas locais), terá m custo de total de 5.000,00€. O que lhe parece? O Cliente: Certo, parece-me bem! Como posso fazer o pagamento? A Vendedora: Excelente. Todas as informações serão disponibilizadas no mail que eu lhe vou enviar com as nossas condições que passo a resumir: Por transferência ou cartão de crédito, deve levantar os seus bilhetes até ao dia 2 de Dezembro de 2015, em qualquer dos nossos balcões disponíveis. No dia 3 de Dezembro de 2015, devem de estar no aeroporto 2 horas antes do embarque, e à chegada a Londres o vosso guia estará à vossa espera. O Cliente: Enviarei por e-mail o comprovativo da confirmação da reserva e o respetivo pagamento, queria apontar o meu email, por favor. A Operadora: Sr. Rui, já enviei o e-mail para rui@pereira.com com todas as informações da sua viagem. Posso ajudar com mais alguma informação? O Cliente: Não. Não tenho mais nenhuma dúvida. Obrigado pela sua ajuda. A Operadora: Nós e que ficámos gratos pela sua preferência. A nossa agência deseja- lhe uma ótima viagem na companhia da sua família. Um bom dia para si! O Cliente: Obrigado e bom dia para si também.
  • 14. Simulação: Empresa fornecedora de materiais de escritório A cliente Isabel telefona para a empresa porque está a renovar o seu escritório, e pretende informações sobre materiais e equipamentos. O Telefonista: Bom dia! O meu nome é Rui Bandeia e fala da empesa “Materiais de Escritório Valiamais, Lda.” . Em que posso ajudar? A Cliente: Muito bom dia, o meu nome é Isabel e tenho uma pequena empresa de logística. Pretendo ampliar o meu escritório e gostaria de saber que tipo de equipamentos têm? O Telefonista: Sr.ª Isabel, necessito saber que tipo de equipamentos está à procura. Cadeiras ergonómicas, mesas redondas ou quadradas ou de canto. Se precisa de candeeiros e de que tipos? A Cliente: Pronto, pronto Sr. Rui, já entendi. Passo a explicar: Quero duas mesas quadradas, duas cadeiras normais, dois portáteis “Asus” com rato, um candeeiro de teto, dois telefones portáteis, e consumíveis de escritório. O Telefonista: Relativamente às mesas quadradas, quais são as dimensões pretendidas? Temos com rodas ou sem rodas. Relativamente aos portáteis demoram 3 dias úteis para ficarem disponíveis. Diga-me, por favor, pelos consumíveis o que entende? Canetas, corretores, lápis, tinteiros e uma multifunção não precisa? A Cliente: Bem, segundo o seu catálogo as mesas que estão na página três, as de mogno com as respetivas cadeiras. Os consumíveis são 1 caixa de canetas “BIC” em azul, preta e verde. A multifunção é uma boa sugestão, vou analisar os custos e depois encomendo. O Telefonista: Muito bem, Dª Isabel. Seria mais rentável entregar tudo no mesmo dia. Posso sugerir que me dê a área do escritório e com o programa informático fazer uma simulação da organização do espaço com tudo já disposto, de modo a rentabilizar o espaço?
  • 15. A Cliente: Boa ideia Sr. Rui! E se eu passasse por aí amanhã com as medidas do espaço pretendido, fazemos as simulações, assim já levo a encomenda da multifunções. Pode ser por volta das 10.30h? O Telefonista: Claro que sim! Será sempre bem-vinda! A Cliente: Muito bem! Então fica combinado. Até amanhã. O Telefonista: Então até amanhã, e obrigado pelo seu contacto. Atividade 1: Em trabalho de grupo, analise os dois diálogos e verifique se encontra alguma falha no atendimento telefónico nos dois casos práticos. Atividade 2: Em trabalho de grupo, simule um atendimento telefónico numa empresa ou instituição.