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PRESTAÇÃO DE CONTAS
PROJETOS
INCENTIVADOS
Gestão dos Recursos
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do Projeto
O pensamento de que a prestação de contas deve
ser preparada somente após o término do projeto é
um equívoco, o qual induz a erros, inconsistências e
retrabalhos.
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um processo que começa no exato momento em
que se inicia a realização do projeto, devendo ser
prevista no planejamento de suas atividades.
A elaboração da prestação de contas deve ser
iniciada no momento em que se começa a executar
as despesas do projeto, sendo desenvolvida ao
longo de sua execução e, deve ser finalizada e
apresentada ao órgão, logo após a conclusão do
projeto ou no prazo previsto para entrega.
Recomendação de alguns cuidados
• Definição de Fornecedores e serviços;
• Integração entre as equipes gestoras do projeto
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• Contratação de profissionais capacitados para
orientação sobre a correta e regular execução do
projeto e de suas despesas, pelo ponto de vista
contábil e jurídico, além do domínio das normas
expedidas pelo órgão;
• Registrar e comunicar ao órgão problemas que
influenciem ou conduzam à mudanças nos
parâmetros técnicos e/ou financeiros do projeto.
Cuidado no preenchimento na
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• Inicie com o orçamento aprovado, crie uma
planilha de relação de pagamentos e atualize
sempre os débitos dos extratos bancários,
incluindo as informações dos comprovantes de
despesas.
• Realize a associação dos pagamentos com os
itens orçamentários e atualize o formulário com
os valores já realizados, informados na planilha .
• Vá monitorando se os itens executados estão
alinhados com os valores aprovados. Caso
verifique significativas divergências, pode ser
necessário a solicitação de redimensionamento
ou remanejamento interno dos itens.
• Paralelamente, vá organizando e arquivando os
documentos fiscais que comprovem as despesas
dos projetos na ordem cronológica do débito na
conta corrente.
Que cuidados o proponente deve ter
ao receber uma nota fiscal?
• Certificar que o fornecedor é pessoa jurídica ou física
idônea e apto para prestar o serviço contratado
(Atividade CNPJ ou objeto social – contrato social);
• A data de emissão da NF deverá estar dentro do
prazo de validade da mesma, a nota não poderá estar
rasurada, rasgada ou com os dados ilegíveis;
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poderá ser anterior nem posterior à vigência do
projeto publicado na Imprensa Oficial ou Termo de
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• Constar o número de cadastro do projeto e nome
do projeto;
• Com especificação do material adquirido ou
serviço prestado;
• Valor do bem ou serviço adquirido inferior ou
igual ao valor aprovado na planilha orçamentária;
• Solicitar consulta das notas de talonário.
Formas de Pagamento
• Direto ao Fornecedor (transferências bancárias e/
ou cheques nominais* com depósito feito pelo
proponente);
• Contrato de Câmbio – Pagamento a Fornecedores
Internacionais;
• Guarda de documentos originais (05/10 anos).
(*) exceção para reembolso e saques (CUIDADO).
Características de Alguns Tipos de
Despesas
• Nota Fiscal;
• Contra- Cheque / Holerite - somente quando
houver folha de pagamento;
• RPA/RPS - nome, dados do projeto, documentos,
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• Diárias / Perdiem - recibo/profissional vinculado/
relação com nome do técnico/elenco, a função
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• Hospedagem - A hospedagem em hotel deve ser
comprovada com Nota Fiscal. É necessária a
identificação do nome do hóspede, seja pelo
registro na fatura (a ser anexada à Nota Fiscal),
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• Reembolso de Despesas - reembolso deverá ser
comprovado por meio de Recibo de Reembolso
com apresentação dos correspondentes
documentos fiscais e comprovação de vínculo
contratual entre o projeto e o beneficiário do
reembolso);
• Caixa Pequeno - pequenas despesas (cuidado);
• Invoice – Operação de compra e venda ou prestação
de serviços com pessoas estrangeiras (físicas e
jurídicas) residentes no exterior, contendo
quantidade, preço e condições de pagamento; a
Invoice será aceita quando acompanhada de
contrato de câmbio que comprove a aquisição da
moeda estrangeira;
• Boletos Bancários – Para casos em que legalmente
não é emitido documento fiscal, como seguro saúde
ou seguro acidente; deve ser acompanhado de
contrato ou apólice que deu origem ao pagamento;
• DARF, GPS, GRU e Outras Guias de Recolhimento de
Tributos: Documentos referentes ao recolhimento de
tributos serão aceitos, desde que se comprove que
são referentes à despesas pertinentes ao projeto;
• Carta de Correção: É permitida para regularização de
erro formal ocorrido na emissão de documento
fiscal, desde que o erro não esteja relacionado como:
as variáveis que determinam o valor do imposto tais
como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço,
quantidade, valor, correção de dados cadastrais que
implique mudança do remetente e data de emissão.
Documentos Não Aceitos
• Documentos emitidos em nome diferente da
proponente;
• Com data “fora” da vigência;
• Notas fiscais falsas;
• Nota Fiscal correspondente a um produto ou
serviço que diverge do objeto social da empresa
fornecedora;
• Documentos fiscais rasurados, rasgados ou
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a. Orçamentos; b. Pedidos de Compra; c. Ordens
de Serviço; d. Ordens de Compra; e. Notas de
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dos itens; h. Voucher de abastecimento, de
hospedagem ou de transporte; i. Faturas;
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depósitos bancários;
• Documentos fiscais sem identificação do título do
projeto e sua numeração.
Analisa se a marca da lei de incentivo foi
devidamente utilizada (exceção da logo no período
eleitoral na esfera de Governo da lei utilizada.
Exemplo: Federal - “Brasil País Rico é País sem
Pobreza”). Aqui, importante atentar para o “Manual
de Identidade Visual” de cada lei de incentivo.
Divulgação da Marca
Contrapartida
Ancine- Financeira ou em serviços. É possível
reduzir o valor no caso de captação parcial.
Quando a opção for bens ou serviços é importante
fazer uma pesquisa de mercado para comprovar os
valores de contrapartida, acerca do bem ou produto
adquirido pelo projeto.
Locação de equipamentos da proponente (PJ) pode
ser utilizada a título de contrapartida. Deverá ser
apresentado 03 (três) orçamentos do mercado para
comprovação de custo da locação e uma declaração
discriminando o equipamento, período de
utilização e o valor. O valor deverá ser menor que o
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MINE – Não é exigido.
MINC – Mecenato não é exigido / Convênio **20%.
Aquisição de materiais permanentes
MINC: somente será permitido quando
comprovadamente representar a opção de maior
economicidade, em detrimento da locação,
devendo o proponente em qualquer caso realizar
cotação prévia de preços do mercado. O bem
deverá ser doado a uma Instituição sem fins
lucrativos no final da execução do projeto.
Desconcentração de Despesas
MINC - Permitida a aquisição de mais de cinco
produtos ou serviços do mesmo fornecedor quando
demonstre ser a opção de maior economicidade,
comprovada mediante declaração do proponente,
acompanhada de cotação de preços de pelo menos
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Ancine – executar as despesas do projeto com
concentração de pagamentos entre 25% e 50% do valor
total executado a um mesmo fornecedor, ou grupos de
empresas vinculadas a um mesmo sócio, exceto para
projeto específico de :
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b) construção, reforma ou atualização tecnológica da
sala de exibição;
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f) animação.
Agenciamento
ANCINE – no limite máximo de 10% (dez por cento) do valor
autorizado para captação de recursos incentivados
(limitado ao valor captado).
MINC - A captação de recursos será realizada por
profissionais contratados para este fim ou pelo próprio
proponente, sendo, neste último caso, no limite de dez por
cento do valor previsto para o projeto, até o teto de R$
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MINE - A captação de recursos será realizada por
profissionais contratados para este fim , nos limites de 10%
(desporto educacional), 7% (desporto de participação) e 5%
(desporto de rendimento) do valor do projeto e/ou
captação parcial.
Ressarcimento de Despesas
MINC / ANCINE: é possível o ressarcimento das
despesas realizadas depois da publicação de
aprovação.
MINE : É vedado.
Saques
MINC: É permitido saques para pagamentos de
despesas iguais ou inferiores a R$ 100,00 (cem reais).
ANCINE : Sim (não há limite). No entanto, é importante
que todos os documentos fiscais referentes às despesas
sejam anexados à cópia do cheque e lançados
individualmente na relação de pagamentos – Notas
inferiores a R$ 1.000,00.
MINE: É vedado.
Aplicação Financeira
MINC: Os recursos depositados nas contas, enquanto
não empregados em sua finalidade, serão
obrigatoriamente aplicados em:
I - caderneta de poupança de instituição financeira
oficial, se a previsão de seu uso for igual ou superior a
um mês; ou
II - em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou
operação de mercado aberto lastreada em título da
dívida pública federal, quando sua utilização estiver
prevista para prazos menores.
ANCINE /MINE*: Aplicação do Mercado Financeiro
(sem risco).
Em todos os órgãos a aplicação financeira é
obrigatória.
(*) Exceto em custos administrativos, pessoal, agenciamento e
mídia/divulgação.
Execução Física
• Estudar e avaliar se irá executar o projeto em caso de
captação parcial – livros, CDs, DVDs deverão ser
entregues.
• Envio de 06 (seis) cópias para o Ministério da Cultura não
deve ser contabilizado como exemplares doados para fins
de democratização do projeto.
• Ancine - Depósito legal – ato de depósito na
CINEMATECA BRASILEIRA, de cópia nova da obra
audiovisual produzida com recursos públicos, que deverá
ser entregue no mesmo formato audiovisual pactuado e
aprovado pela Ancine e que servirá para fins exclusivos
de conservação e preservação.
Produtos do Projeto
• A maioria das leis solicitam o envio de produtos
resultantes do projeto, como é o caso de CD’s, DVD’s,
livros, revistas, cópias dos filmes, dentre outros.
• Algumas solicitam ainda o envio dos materiais de
divulgação (folder, cartazes, convites e outros) que
comprovem a logomarca da lei utilizada que
beneficiou o projeto incentivado.
• O proponente deverá cumprir o objetivo proposto
total, em caso de captação total de recursos ou
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(...)
Boa sorte a todos
Sirlene Ciampi
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Prestação de Contas - AULA 3 | A importância da gestão na execução de projetos (Sirlene Ciampi)

  • 2. A Importância da Gestão na Execução do Projeto O pensamento de que a prestação de contas deve ser preparada somente após o término do projeto é um equívoco, o qual induz a erros, inconsistências e retrabalhos. É necessário entender a prestação de contas como um processo que começa no exato momento em que se inicia a realização do projeto, devendo ser prevista no planejamento de suas atividades.
  • 3. A elaboração da prestação de contas deve ser iniciada no momento em que se começa a executar as despesas do projeto, sendo desenvolvida ao longo de sua execução e, deve ser finalizada e apresentada ao órgão, logo após a conclusão do projeto ou no prazo previsto para entrega.
  • 4. Recomendação de alguns cuidados • Definição de Fornecedores e serviços; • Integração entre as equipes gestoras do projeto (produção e financeiro); • Contratação de profissionais capacitados para orientação sobre a correta e regular execução do projeto e de suas despesas, pelo ponto de vista contábil e jurídico, além do domínio das normas expedidas pelo órgão; • Registrar e comunicar ao órgão problemas que influenciem ou conduzam à mudanças nos parâmetros técnicos e/ou financeiros do projeto.
  • 5. Cuidado no preenchimento na execução financeira • Inicie com o orçamento aprovado, crie uma planilha de relação de pagamentos e atualize sempre os débitos dos extratos bancários, incluindo as informações dos comprovantes de despesas. • Realize a associação dos pagamentos com os itens orçamentários e atualize o formulário com os valores já realizados, informados na planilha .
  • 6. • Vá monitorando se os itens executados estão alinhados com os valores aprovados. Caso verifique significativas divergências, pode ser necessário a solicitação de redimensionamento ou remanejamento interno dos itens. • Paralelamente, vá organizando e arquivando os documentos fiscais que comprovem as despesas dos projetos na ordem cronológica do débito na conta corrente.
  • 7. Que cuidados o proponente deve ter ao receber uma nota fiscal? • Certificar que o fornecedor é pessoa jurídica ou física idônea e apto para prestar o serviço contratado (Atividade CNPJ ou objeto social – contrato social); • A data de emissão da NF deverá estar dentro do prazo de validade da mesma, a nota não poderá estar rasurada, rasgada ou com os dados ilegíveis; • A data de emissão da NF e respectivo pagamento não poderá ser anterior nem posterior à vigência do projeto publicado na Imprensa Oficial ou Termo de Compromisso assinado;
  • 8. • Dados do Tomador Completo (empresa proponente); • Dados do Prestador Completo; • Constar o número de cadastro do projeto e nome do projeto; • Com especificação do material adquirido ou serviço prestado; • Valor do bem ou serviço adquirido inferior ou igual ao valor aprovado na planilha orçamentária; • Solicitar consulta das notas de talonário.
  • 9. Formas de Pagamento • Direto ao Fornecedor (transferências bancárias e/ ou cheques nominais* com depósito feito pelo proponente); • Contrato de Câmbio – Pagamento a Fornecedores Internacionais; • Guarda de documentos originais (05/10 anos). (*) exceção para reembolso e saques (CUIDADO).
  • 10. Características de Alguns Tipos de Despesas • Nota Fiscal; • Contra- Cheque / Holerite - somente quando houver folha de pagamento; • RPA/RPS - nome, dados do projeto, documentos, endereço, valor, impostos, período do serviço • Diárias / Perdiem - recibo/profissional vinculado/ relação com nome do técnico/elenco, a função desempenhada, o período de trabalho e o valor da diária;
  • 11. • Hospedagem - A hospedagem em hotel deve ser comprovada com Nota Fiscal. É necessária a identificação do nome do hóspede, seja pelo registro na fatura (a ser anexada à Nota Fiscal), ou por apontamento realizado pela proponente; • Reembolso de Despesas - reembolso deverá ser comprovado por meio de Recibo de Reembolso com apresentação dos correspondentes documentos fiscais e comprovação de vínculo contratual entre o projeto e o beneficiário do reembolso); • Caixa Pequeno - pequenas despesas (cuidado);
  • 12. • Invoice – Operação de compra e venda ou prestação de serviços com pessoas estrangeiras (físicas e jurídicas) residentes no exterior, contendo quantidade, preço e condições de pagamento; a Invoice será aceita quando acompanhada de contrato de câmbio que comprove a aquisição da moeda estrangeira; • Boletos Bancários – Para casos em que legalmente não é emitido documento fiscal, como seguro saúde ou seguro acidente; deve ser acompanhado de contrato ou apólice que deu origem ao pagamento;
  • 13. • DARF, GPS, GRU e Outras Guias de Recolhimento de Tributos: Documentos referentes ao recolhimento de tributos serão aceitos, desde que se comprove que são referentes à despesas pertinentes ao projeto; • Carta de Correção: É permitida para regularização de erro formal ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado como: as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor, correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente e data de emissão.
  • 14. Documentos Não Aceitos • Documentos emitidos em nome diferente da proponente; • Com data “fora” da vigência; • Notas fiscais falsas; • Nota Fiscal correspondente a um produto ou serviço que diverge do objeto social da empresa fornecedora; • Documentos fiscais rasurados, rasgados ou apresentando dados ilegíveis;
  • 15. • Documentos que não possuem valor fiscal, tais como: a. Orçamentos; b. Pedidos de Compra; c. Ordens de Serviço; d. Ordens de Compra; e. Notas de Garantia; f. Notas de balcão; g. Tíquetes ou Cupons de caixa que não oferecem a descrição dos itens; h. Voucher de abastecimento, de hospedagem ou de transporte; i. Faturas; Comprovantes de transferências eletrônicas ou depósitos bancários; • Documentos fiscais sem identificação do título do projeto e sua numeração.
  • 16. Analisa se a marca da lei de incentivo foi devidamente utilizada (exceção da logo no período eleitoral na esfera de Governo da lei utilizada. Exemplo: Federal - “Brasil País Rico é País sem Pobreza”). Aqui, importante atentar para o “Manual de Identidade Visual” de cada lei de incentivo. Divulgação da Marca
  • 17. Contrapartida Ancine- Financeira ou em serviços. É possível reduzir o valor no caso de captação parcial. Quando a opção for bens ou serviços é importante fazer uma pesquisa de mercado para comprovar os valores de contrapartida, acerca do bem ou produto adquirido pelo projeto.
  • 18. Locação de equipamentos da proponente (PJ) pode ser utilizada a título de contrapartida. Deverá ser apresentado 03 (três) orçamentos do mercado para comprovação de custo da locação e uma declaração discriminando o equipamento, período de utilização e o valor. O valor deverá ser menor que o dos orçamentos apresentados. MINE – Não é exigido. MINC – Mecenato não é exigido / Convênio **20%.
  • 19. Aquisição de materiais permanentes MINC: somente será permitido quando comprovadamente representar a opção de maior economicidade, em detrimento da locação, devendo o proponente em qualquer caso realizar cotação prévia de preços do mercado. O bem deverá ser doado a uma Instituição sem fins lucrativos no final da execução do projeto.
  • 20. Desconcentração de Despesas MINC - Permitida a aquisição de mais de cinco produtos ou serviços do mesmo fornecedor quando demonstre ser a opção de maior economicidade, comprovada mediante declaração do proponente, acompanhada de cotação de preços de pelo menos dois outros fornecedores.
  • 21. Ancine – executar as despesas do projeto com concentração de pagamentos entre 25% e 50% do valor total executado a um mesmo fornecedor, ou grupos de empresas vinculadas a um mesmo sócio, exceto para projeto específico de : a) desenvolvimento de projetos; b) construção, reforma ou atualização tecnológica da sala de exibição; c) aquisição de ações; d) finalização; e) comercialização; e f) animação.
  • 22. Agenciamento ANCINE – no limite máximo de 10% (dez por cento) do valor autorizado para captação de recursos incentivados (limitado ao valor captado). MINC - A captação de recursos será realizada por profissionais contratados para este fim ou pelo próprio proponente, sendo, neste último caso, no limite de dez por cento do valor previsto para o projeto, até o teto de R$ 100.000,00. MINE - A captação de recursos será realizada por profissionais contratados para este fim , nos limites de 10% (desporto educacional), 7% (desporto de participação) e 5% (desporto de rendimento) do valor do projeto e/ou captação parcial.
  • 23. Ressarcimento de Despesas MINC / ANCINE: é possível o ressarcimento das despesas realizadas depois da publicação de aprovação. MINE : É vedado.
  • 24. Saques MINC: É permitido saques para pagamentos de despesas iguais ou inferiores a R$ 100,00 (cem reais). ANCINE : Sim (não há limite). No entanto, é importante que todos os documentos fiscais referentes às despesas sejam anexados à cópia do cheque e lançados individualmente na relação de pagamentos – Notas inferiores a R$ 1.000,00. MINE: É vedado.
  • 25. Aplicação Financeira MINC: Os recursos depositados nas contas, enquanto não empregados em sua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados em: I - caderneta de poupança de instituição financeira oficial, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês; ou II - em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores.
  • 26. ANCINE /MINE*: Aplicação do Mercado Financeiro (sem risco). Em todos os órgãos a aplicação financeira é obrigatória. (*) Exceto em custos administrativos, pessoal, agenciamento e mídia/divulgação.
  • 27. Execução Física • Estudar e avaliar se irá executar o projeto em caso de captação parcial – livros, CDs, DVDs deverão ser entregues. • Envio de 06 (seis) cópias para o Ministério da Cultura não deve ser contabilizado como exemplares doados para fins de democratização do projeto. • Ancine - Depósito legal – ato de depósito na CINEMATECA BRASILEIRA, de cópia nova da obra audiovisual produzida com recursos públicos, que deverá ser entregue no mesmo formato audiovisual pactuado e aprovado pela Ancine e que servirá para fins exclusivos de conservação e preservação.
  • 28. Produtos do Projeto • A maioria das leis solicitam o envio de produtos resultantes do projeto, como é o caso de CD’s, DVD’s, livros, revistas, cópias dos filmes, dentre outros. • Algumas solicitam ainda o envio dos materiais de divulgação (folder, cartazes, convites e outros) que comprovem a logomarca da lei utilizada que beneficiou o projeto incentivado. • O proponente deverá cumprir o objetivo proposto total, em caso de captação total de recursos ou parcial, em caso de captação parcial, exceto filmes, (...)
  • 29. Boa sorte a todos Sirlene Ciampi sirlene@aniusconsult.com.br