Dokumen tersebut membahas mengenai pengukuran produktivitas kerja karyawan dengan menjelaskan berbagai metode pengukuran seperti laporan produksi, work sampling, time study, pengamatan micromotion, dan standar waktu yang diperkirakan. Dokumen tersebut juga menjelaskan manfaat pengukuran kerja untuk meningkatkan kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.

1. PENGUKURAN
PRODUKTIVITAS KERJA
KARYAWAN
Oleh : kelompok 3 SK-013
Mata Kuliah : Modern Office
Administration
-Fitri Shabrina
-Nur Nafiah
-Ulfi Rahmadianti

2.  Pengertian
Pengukuran produktivitas kerja karyawan adalah
sarana untuk menganalisa dan mendorong
efisiensi produksi.

3. Pengukuran produktivitas kerja menitik beratkan
pada berapa lama suatu tugas dapat diselesaikan, dan
merupakan input terpenting dalam perencanaan SDM,
estimasi biaya pegawai (pembayaran upah),
penjadwalan kerja, penganggaran maupun dalam
mendesain sistem insentif.
Informasi yang diperoleh dari proses pengukuran
kerja digunakan untuk penentuan standar kerja, yang
menjelaskan kinerja yang diharapkan dari output dalam
waktu tertentu.

4.  Ada beberapa metode/cara yang dapat digunakan
dalam mengukur kinerja, yaitu dengan mengukur
beberapa aktivitas admnistrasi kantor utama
melalui penghitungan berapa jumlah unit tugas
yang diselesaikan oleh pegawai dalam rentang
waktu tertentu.

5.  Mengukur aktivitas atau pekerjaan yang
dilakukan dengan membandingkan hasil kerja
aktual dengan yang diharapkan.
 Mempermudah kerja manajer administrasi dalam
merencanakan kebutuhan pegawai guna
menyelesaikan tugas atau proyek dengan waktu
yang telah ditentukan

6.  Memberikan dasar bagi keputusan perusahaan untuk menambah
pegawai baru dengan metode yang tepat (pegawai paruh waktu,
pegawai temporer, dan lain lain).
 Membantu menentukan tingkat efisiensi dari metode dan proses
kerja yang dilakukan saat ini.
 Membantu menyederhanakan proses kerja yang selama ini telah
digunakan oleh organisasi denfan mengurangi proses yang tidak
memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
 Membantu mengontrol biaya operasi perkantoran.
 Membantu menentukan beban kerja yang sesuai bagi pegawai
(pekerjaan yang dibebankan kepada pegawai akan sesuai dengan
kemampuan dan keterampilan).

7. Manajer Administrasi dapat mengidentifikasi
pekerjaan yang dapat diisolasi dan dihitung. Untuk
memastikan hasil yang akurat, tugas harus konsisten
dari satu pengukuran dengan pengukuran yang lain,
karena fluktuasi hasil pengukuran akan dengan
mudah menghancurkan tingkat kepercayaan
terhadap standar kerja yang akan ditetapkan nanti.

8.  Manajer Administrasi akan melakukan perencanaan dan
investigasi tentang program pengukuran kerja sesuai
dengan kondisi serta kebutuhannya.
 Dan melakukan beberapa teknik untuk mendapatkan
dukungan karyawan yaitu salah satunya dengan melakukan
diskusi kelompok, tenang tujuan program pengukuran kerja
dan juga studi kasus tentang organisasi yang memiliki
program pengukuran kerja yang sukses.

9. Langkah pengukuran kerja yang diberikan oleh Quible (2001) :
1. Membuat rencana awal.
2. Menentukan orang yang bertanggung jawab terhadap program.
3. Mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk program.
4. Mengumpulkan data-data penting.
5. Menganalisis data yang terkumpul dan mengembangkan standar.
6. Melatih supervisor fan manajer.
7. Menginstruksikan pegawai.
8. Evaluasi.

10. Ada beberapa kriteria yang patut di pertimbangkan sebelum
memilih teknik yang akan digunakan, yaitu:
1. Tujuan penggunaan standar kerja;
2. Tingkat akurasi yang dibutuhkan standar kerja;
3. Biaya yang dianggarkan perusahaan dalam mengembangkan
standar kerja;
4. Sifat dari pekerjaan yang membutuhkan standar kerja;
5. Tingkat pemahaman elemen pengukuran kerja dan standar kerja
dari individu yang bertanggung jawab.

11. TEKNIK PENGUKURAN KERJA
 Ada beberapa teknik pengukuran kinerja yang dapat
digunakan diperusahaan menurut Stevenson (2005), antara
lain:
1. Laporan Produksi
Kelebihan dari penggunaan teknik ini adalah sederhana,
mudah dimengerti dan murahsehingga teknik ini
merupakan satu-satunya teknik yang mungkin digunakan
oleh banyak perusahaan.
Kekurangan dari teknik ini adalah kemungkinan kurang
akuratnya standar kerja yang dihasilkan.

12. 2. Work Sampling
Menurut Neibel dan Freivalds (1999), beberapa manfaat penggunaan metode
ini adalah:
 Hasil tidak terpengaruh oleh fluktuasi pekerjaan dan tepat untuk proses
kerja jangka panjang.
 Tidak mengganggu pekerjaan yang dilakukan pegawai.
 Pegawai akan bersikap koorperatif;
 Biaya dan waktu yang dibutuhkan relatif sedikit;
 Sangat tepat untuk pekerjaan yang tidak berualang ulang;
Kekurangan dari teknik ini adalah:
 kurang detailnya pengamatan terhadap komponen pekerjaan;
 Pegawai membuat kinerjanya lebih baik ketika ada pengamat atau peneliti.
 Kurang sesuai untuk pekerjaan yang memerlukan aktivitas berulang ulang.

13. 3. Time Study (Stopwatch Time Study)
Kelebihan sistem ini antara lain:
 Tingkat akurasi yang tinggi dibandingkan dua metode
terdahulu.
 Standar kerja yang dihasilkan juga dapat segera
diaplikasikan guna meningkatkan kinerja karyawan.
Kekurangan teknik ini antara lain:
 Proses pengukuran sering kali membutuhkan analis yang
terlatih dan akan menambah biaya program pengukuran
kerja.
 Pegawai administrasi venderung beraksi negatif pada
standar yang ditentukan dengan teknik stopwatch.

14. 4. Pengamatan Micromotion
Keuntungan pengamatan micromotion adalah
1. sangat akurat;
2. Cocok untuk menganalisis tahapan dari proses kerja;
3. Menyederhanakan proses kerja karena gerakan yang
tidak ada nilai tambah akan tampil pada rekaman.
Kekurangan menggunakan teknik ini adalah
1. Lebih mahal dari teknik pengukuran kerja yang lain;
2. Penggunaannya terbatas pada proses kerja dengan
volume dan biaya yang tinggi;
3. Membutuhkan analis yang terlatih.

15. 5. Standar Waktu yang Diperkirakan
Kelebihan dari teknik pengukuran kerja ini adalah
1. Data yang diperoleh lebih akurat;
2. Tidak akan terdapat gangguan dalam pekerjaan yang dijadikan objek
penelitian;
3. Sementara standar dapat ditentukan meskipun pekerjaan belum
terselesaikan;
4. Keberadaan analis tidak diperlukan dalam mengembangkan standar.
Kekurangan dari teknik yang satu ini adalah
1. Dibutuhkan biaya yang besar untuk data sekunder yang akan digunakan;
2. Beberapa aktivitas kantor yang membutuhkan penyelesaian dalam
durasi yang cukup lama relatif kurang tepat;
3. Penembangan standar internal memakan banyak waktu dan biaya.

16.  Standar Kerja
Standar kerja terbaik harus ditetapkan dengan asumsi mampu
memberikan motivasi kepada pegawai untuk bekerja dengan baik,
dan juga pada tingkat dimana rata rata karyawan dapat
mencapainya.
Agar standar kerja berjalan dengan efektif maka standar kerja
harus mendapat penerimaan dari para pegawai, karena bagi
beberapa perusahaan mendapatkan penerimaan dari para pegawai
lebih sulit dibanding mengembangkan standar kerja tersebut.

17.  Keuntungan Standar Kerja
Penggunaan standar kerja memberikan beberapa keuntungan
penting (Garrison, dkk, 2005), antara lain:
1. Membantu meningkatkan efisiensi tiap pegawai dalam
menjalankan pekerjaannya;
2. Membantu menginformasikan pegawai tentang tingkat output
yang diharapkan.
3. Membantu manajer dalam membuat keputusan SDM.
4. Hanya dibutuhkan sedikit pengawasan dengan memberikan
kemandirian atas proses kerja yang memungkinkan
5. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai
6. Membantu meningkatkan moral karyawan dengan membuat
karyawan sadar akan apa yang diharapkan dari mereka

18.  Jenis Standar
Ada beberapa jenis standar dalam administrasi perkantoran yakni
standar kuantitas, standar kualitas dan standar deskriptif
(Quibel, 2001).
1. Standar Kuantitas digambarkan sebagai unit output per unit
waktu. Standar kuantitas ini mempunyai dua jenis yaitu
subjektif dan engineered.
2. Standar kualitas adalah pekerjaan dikantor yang aktivitasnya
tidak dapat diukur.
3. Standar Deskriptif, standar ini juga tidak dapat diukur,
biasanya digunakan untuk mengetahui karakteristik penerimaan
secara deskriptif dari area atau objek perkantoran.

19. Produktifitas perkantoran dapat ditingkatkan
dengan meningkatkan output dari karyawan perkantoran.
Tingkat efektivitas pengunaan teknologi perkantoran,
efisiensi proses kerja, dan kenyamanan lingkungan
tempat mereka bekerja secara langsung atau tidak
langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam
menyelesaikan tugas yang dibebankan.

20. Berikut ini adalah gabungan beberapa
teknik yang dapat meningkatkan
kinerja pegawai yang disarikan dari
pendapat Gomes-Mejia, dkk (2004),
Quible (2001), dan Robbins (2003),
yaitu:
1. Pembagian kerja.
2. Penyederhanaan kerja
3. Rotasi kerja
4. Peningkatan kerja
5. Flextime
6. Management by objectives
7. Keamanan kerja
8. Partisipasi karyawan
9. Quality circles
10. Kualitas masa kerja
11. Program asistensi karyawan
12. Komunikasi
13. Insentif dan penghargaan
14. Menurunkan stres karyawan
15. Manajemen waktu
16. Total Quality Management

21. Jumlah tanggung jawab yang dimiliki manajer administrasi
perkantoran untuk meningkatkan produktivitas berbeda antara
perusahaan yang satu dengan yang lain. Kontribusi manajer
administrasi perkantoran pada peningkatan produktivitas
perusahaan sangatlah nyata. Dengan teknologi bara sangat
berpengaruh pada peningkatan produktivitas dan kesadaran
mereka akan berbagai strategi yang digunakan untuk berfungsi
secara vital.

22. Beberapa alternatif tersedia untuk meningkatkan
produktivitas perusahaan, khususnya dalam proses
mengatur karyawan. Mayoritas teknik manajerial
yang membantu meningkatkan produktivitas
karyawan sangat ekonomis karena tidak
membutuhkan biaya yang besar. Biaya utama adalah
pada usaha, waktu, dan tenaga pikiran yang
dicurahkan. Perusahaan pada dasarnya mengetahui
bahwa prioritas utama adalah peningkatan
produktivitas dikantor.

23. Kebanyakan perusahaan di Amerika Serikat termasuk
Ford motor, General Electric, Microsoft dan Hewlett-
Packard mengukur produktivitas kerja karyawannya
dengan Forced Ranking System. Dimana karyawan
dikelompokan berdasarkan prestasi kerjanya, dibagi
menjadi 3 kelompok yakni: diatas rata-rata, rata-rata, dan
dibawah rata-rata. Ford motor yakin bahwa sistem ini
diperlukan untuk membangun serta membentuk budaya
perusahaan dan membentuk manajemen yang tanggap
terhadap perubahan teknologi

24. Sebagian karyawan menganggp sistem ini seperti
diskriminasi terhadap karyawan yang berusia lanjut, karena
rata rata mereka mengisi level C. . 1800 Manajer dibagikan
kedalam kelompok yakni A, B, C. Manajer yang berada
dalam level C selama setahun periode penilaian maka tidak
akan mendapatkan bonus, sedangkan manajer yang
termasuk dalam level C dalam masa 2 tahun periode
penilaian akan diturunkan jabatannya atau bahkan
diberhentikan.

25. Dilihat dari cara penilaian evaluasi karyawan,
seharusnya perusahaan Form motor tidak memberikan
sanksi yang terlalu keras. Harusnya karyawan atau manajer
yang berada pada level terbawah atau C diberi pelatihan /
training untuk mengembangkan kualitas dirinya, sehingga
dapat bersaing lagi dengan karyawan atau manajer kelas
atas.