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Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”,
do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton https://www.robotton.com.br
Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/
MANUAL DE BOAS PRÁTICAS E
COMPLIANCE
CONDOMÍNIO: _________________________
Tópicos:
1. Introdução
2. O que é Compliance
3. Entenda Suborno e Corrupção
4. Política Antissuborno
5. As delicadas relações
6. Cotações com fornecedores
7. Legislação, normas e contratos
8. Negociações com transparência
9. Concorrência leal
10. Conflito de interesses
11. Brindes, presentes e favores
12. Canal de comunicação
13. Descumprimento das regras
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Introdução
O objetivo do Compliance é garantir a transparência, o respeito, a ética e a integridade
nas relações. No condomínio, as boas práticas se aplicam a funcionários, condôminos,
prestadores de serviços e fornecedores.
Este manual apresenta as regras e os aspectos fundamentais a serem considerados
para desenvolver a prática do Compliance na sua gestão como síndico. Ele se propõe a
instrumentalizá-lo para conduzir o processo do Compliance da melhor maneira, a partir da
decisão de implementar.
Leia cada item deste documento com atenção. Entender o que esse conjunto de boas
práticas representa será fundamental para que você consiga praticar o Compliance de
maneira correta e transparente no Condomínio. Mais ainda, que deixe esse legado para o
Condomínio.
Para começar, tenha em mente que o Compliance é um círculo virtuoso que nunca cessa.
Um moto-contínuo. Essa estrutura contempla três verbos, que devem ser conjugados
sempre: Prevenir, Detectar e Responder.
O que é Compliance
O termo Compliance tem origem no verbo em inglês “to comply”, que significa agir de
acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido. Em resumo,
estar em “Compliance” é estar em conformidade com leis e regulamentos internos e
externos.
Entenda Suborno e Corrupção
Para levar o Compliance adiante na sua gestão, é muito importante que você tenha claro
os conceitos de “suborno” e “corrupção”. São palavras parecidas, mas não iguais. E o que
cada uma representa será o foco da sua atenção e do grupo envolvido nesse projeto na
busca de deslizes que possam ocorrer no dia a dia do Condomínio.
O “suborno” é o ato de dar, receber ou oferecer a terceiros, um fornecedor, por
exemplo, objeto de valor ou vantagem no intuito de influenciar uma decisão ou obter ou
recompensar com uma vantagem imprópria ou injusta em prol do condomínio ou de outras
pessoas.
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A “corrupção” constitui o abuso de poder ou de cargo visando ganho privado ou de
terceiros.
O “suborno” e a “corrupção” podem tomar formas distintas, incluindo
oferecer, promover ou aceitar pagamentos em dinheiro; empréstimos ou transações não
baseadas em condições de mercado; trabalhos falsos ou relacionamentos de consultorias
inexistentes; contribuições políticas; oportunidade de emprego; benefícios sociais; ou
presentes, viagens, hospedagem e reembolso de despesas.
Política Antissuborno
A Política do Sistema de Gestão Integrado da Qualidade e Antissuborno (ISO 37001)
normatizou o Compliance. Veja, aqui, alguns dos principais aspectos:
Atender às necessidades e expectativas dos clientes [no seu caso, de condôminos,
funcionários, fornecedores e prestadores de serviços];
Proibir pagamento e recebimento de suborno, bem como qualquer prática que
leve ao entendimento de suborno ou corrupção na condução dos serviços prestados
pelo Condomínio;
Garantir total independência e autoridade à Função de Compliance Antissuborno;
Encorajar o levantamento de preocupações de suborno com base na boa-fé ou
em uma razoável convicção na confiança, sem medo de represália;
Investigar e tratar quaisquer ações de suborno, ou violação dos controles
antissuborno, que sejam reportados, detectados ou razoavelmente suspeitos;
Aplicar medidas disciplinares aos indivíduos que tenham violado as regras de
boa conduta de forma justa, coerente e que reflita a natureza e os fatos envolvidos na
violação. A violação das regras poderá acarretar na rescisão do contrato de trabalho.
deslizes que possam ocorrer no dia a dia do Condomínio.
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As delicadas relações
Nosso país demonstrou nos últimos anos o quanto a propina, o caixa 2, a corrupção, enfim,
estão presentes na vida das pessoas. Muito mais do que qualquer brasileiro poderia supor.
No micro universo de um condomínio, as possibilidades não são pequenas. Daí o
movimento do Compliance ser contínuo. Para que se possa prevenir, detectar e responder,
ou seja, corrigir e responder com o feedback, um conjunto de regras deve ser conhecido e
respeitado.
Acompanhe, a seguir, as boas práticas nas várias relações.
Cotações com fornecedores
Ao contratar os fornecedores, você ou outro responsável deve:
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Cumprir os compromissos, estabelecendo contratos objetivos, sem margem a
ambiguidades ou omissões;
Relacionar-se com os fornecedores que atendam primeiramente os padrões de
qualidade e, posteriormente preço e prazo de entrega, e principalmente respeitem os
princípios éticos definidos neste manual;
Evitar relações de exclusividade e/ou preferência. Todos os fornecedores e prestadores
de serviços devem ter o mesmo critério de seleção, avaliação e monitoramento;
Não aceitar doações, comissões, recompensas, presentes, retribuições, remunerações,
gratificações, prêmios, pagamentos ou outros benefícios, peculiares ou não, que possam
ser caracterizados como favorecimento pessoal e/ou profissional para si mesmo, como
para algum membro da família;
Evitar parcialidade na solução ou aprovação de situações ocorridas, fazendo prevalecer
as regras de conduta do Condomínio;
Não contratar fornecedores que tenham vínculo familiar que possam comprometer a
imparcialidade nos negócios, sem prévia autorização.
Legislação, normas e contratos
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Em toda e qualquer negociação, o síndico, ou uma pessoa responsável no
condomínio, deve ter consciência que as partes envolvidas precisam:
Atuar de forma positiva com objetividade, honestidade, dignidade, respeito
mútuo, transparência, lealdade, cortesia e colaboração para sustentar os mais
altos padrões éticos;
Manifestar claramente sua opinião e compromisso no processo de
contratação dos serviços, como também sobre suas práticas de trabalho,
durante o período de prestação dos trabalhos, evitando indução a erros e
desentendimentos;
Ter clareza e transparência das informações necessárias para a cotação,
contratação, compra e administração de produtos e serviços;
Formalizar a comunicação de informações importantes por meio de e-mails, cartas,
memorandos ou outros tipos de documentos, de forma organizada e controlada.
As ações dos fornecedores que o seu condomínio contratar devem estar
em conformidade com a legislação vigente, nas esferas federais, estaduais e
municipais, e com as normas e acordos aplicáveis à sua realidade.
Importante que tenham empresa constituída e dentro da legalidade, com
a parte tributária em dia. Preferencialmente, os fornecedores devem possuir
conta corrente em nome da empresa para recebimento de pagamento com
depósito.
Cabe ao fornecedor cumprir as obrigações contratuais estabelecidas entre as
partes e respeitar este manual durante todo o período contratual, e também
atender às normas e procedimentos da empresa, pertinentes ao serviço e/ou
produto oferecido.
Negociações com transparência
Concorrência leal
As cotações devem seguir regras rígidas de conduta para que sejam realmente
válidas e benéficas para o Condomínio.
O contratante, no caso você ou um responsável, jamais poderão solicitar
informações privadas para obter vantagens competitivas como preços, termos
de contratos, custos, planos de produto/ serviço, pesquisas de mercado ou
assemelhados, em particular, que possam caracterizar violação dos princípios de
livre concorrência.
Não é aceitável que, durante a cotação de um serviço, você ou outra pessoa
façam comentários que possam afetar a imagem dos concorrentes, nem
qualquer prática comercial de abuso de poder econômico.
Conflito de interesses
Pode acontecer: uma das partes, seja o fornecedor, seja alguém do Condomínio,
se vê numa encruzilhada de consciência e se depara com uma escolha entre
servir os seus próprios interesses (financeiros ou outros) e servir os interesses
do Condomínio. Isso se chama conflito de interesses, e pode acontecer
quando:
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Houver participação direta ou indireta de atividades que conflitam ou
concorram com os interesses do Condomínio;
Utilizar ou divulgar informações confidenciais e estratégicas do Condomínio
para atender a interesses pessoais ou de terceiros.
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Brindes, presentes e favores
O bom e velho “jabá”, como é conhecido popularmente o presente ganho em
“agradecimento” por um favor, pode ocorrer em qualquer ramo de atividade.
Infelizmente, é uma prática comum, quase institucionalizada no país. Mas deve
ser expressamente proibida.
Esse “agradecimento” pode vir em diversas formas: doações, comissões,
recompensas, presentes, retribuições, remunerações, gratificações, prêmios,
pagamentos ou outros benefícios.
Eles geralmente ocorrem para influenciar uma decisão de negócios, favorecer
contratos; ou até, por parte do condômino, um “agrado” para o funcionário, em
troca de um favor.
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É interessante registrar que presentes e cortesias modestos, desde que
respeitando as regras, podem ser aceitos. Veja alguns exemplos:
Brindes de propaganda de pequeno valor (caneta, bloco de notas, calendário
etc.);
Convites normais que não ultrapassem os limites considerados razoáveis nos
usos habituais, sociais e de cortesia;
Presentes ocasionais por motivos concretos e excepcionais (presentes de
Natal, Páscoa ou aniversário) e que possuam um valor de até R$ 100,00 (cem
reais), desde que não seja em espécie;
Convites para almoço, desde que sejam em locais triviais e estejam dentro
dos limites acessíveis e razoáveis.
Canal de comunicação
O Compliance fará sentido se as irregularidades e más condutas forem
eliminadas. Só dessa maneira será possível conjugar os verbos Prevenir,
Detectar e Responder.
Por isso, antes de qualquer coisa, é imprescindível divulgar e esclarecer o
projeto do Compliance e o conteúdo do manual para todos os envolvidos no
seu Condomínio.
Internamente, em assembleia com os moradores e em reunião com os
funcionários; e externamente, para os fornecedores e prestadores de serviços,
comunicando e enviando o manual.
Feito isso, o próximo passo é criar o Canal de Comunicação. Toda pessoa que
tiver conhecimento da prática de um ato supostamente ilícito ou de um ato de
descumprimento deste manual, deverá utilizar esse canal para falar diretamente
com o grupo responsável pelo Compliance [por exemplo, os conselheiros do
condomínio].
Por exemplo: crie uma conta de e-mail: transparencia_condominioxyz@gmail.com
Para denúncias anônimas, sugira que a pessoa crie a sua conta, por exemplo,
anônimo_condominioxyz@gmail.com
Se tiver um site, crie um espaço chamado Transparência para que as pessoas
façam seus registros e/ou denúncias.
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Descumprimento das regras
O descumprimento dos princípios e compromissos expressos no Manual poderá
implicar na adoção de medidas disciplinares legais, bem como o bloqueio
de um fornecedor em novas demandas, até o encerramento dos contratos
estabelecidos entre as partes, sem ônus ou quaisquer penalidades para o
Condomínio.
No caso de deslizes cometidos pelos funcionários, é importante fazer a
advertência paralelamente aos esclarecimentos necessários para que, de
fato, não se repita. Em última instância, o grupo poderá optar pela rescisão do
contrato de trabalho.
Todos, incluindo você e os condôminos, devem respeitar o manual. Sujeitos,
sem exceção, às regras. Isso é, literalmente, “estar em compliance”.
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  • 1. Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”, do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton https://www.robotton.com.br Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/ MANUAL DE BOAS PRÁTICAS E COMPLIANCE CONDOMÍNIO: _________________________ Tópicos: 1. Introdução 2. O que é Compliance 3. Entenda Suborno e Corrupção 4. Política Antissuborno 5. As delicadas relações 6. Cotações com fornecedores 7. Legislação, normas e contratos 8. Negociações com transparência 9. Concorrência leal 10. Conflito de interesses 11. Brindes, presentes e favores 12. Canal de comunicação 13. Descumprimento das regras
  • 2. Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”, do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton - https://www.robotton.com.br Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/ Introdução O objetivo do Compliance é garantir a transparência, o respeito, a ética e a integridade nas relações. No condomínio, as boas práticas se aplicam a funcionários, condôminos, prestadores de serviços e fornecedores. Este manual apresenta as regras e os aspectos fundamentais a serem considerados para desenvolver a prática do Compliance na sua gestão como síndico. Ele se propõe a instrumentalizá-lo para conduzir o processo do Compliance da melhor maneira, a partir da decisão de implementar. Leia cada item deste documento com atenção. Entender o que esse conjunto de boas práticas representa será fundamental para que você consiga praticar o Compliance de maneira correta e transparente no Condomínio. Mais ainda, que deixe esse legado para o Condomínio. Para começar, tenha em mente que o Compliance é um círculo virtuoso que nunca cessa. Um moto-contínuo. Essa estrutura contempla três verbos, que devem ser conjugados sempre: Prevenir, Detectar e Responder. O que é Compliance O termo Compliance tem origem no verbo em inglês “to comply”, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido. Em resumo, estar em “Compliance” é estar em conformidade com leis e regulamentos internos e externos. Entenda Suborno e Corrupção Para levar o Compliance adiante na sua gestão, é muito importante que você tenha claro os conceitos de “suborno” e “corrupção”. São palavras parecidas, mas não iguais. E o que cada uma representa será o foco da sua atenção e do grupo envolvido nesse projeto na busca de deslizes que possam ocorrer no dia a dia do Condomínio. O “suborno” é o ato de dar, receber ou oferecer a terceiros, um fornecedor, por exemplo, objeto de valor ou vantagem no intuito de influenciar uma decisão ou obter ou recompensar com uma vantagem imprópria ou injusta em prol do condomínio ou de outras pessoas.
  • 3. Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”, do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton - https://www.robotton.com.br Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/ A “corrupção” constitui o abuso de poder ou de cargo visando ganho privado ou de terceiros. O “suborno” e a “corrupção” podem tomar formas distintas, incluindo oferecer, promover ou aceitar pagamentos em dinheiro; empréstimos ou transações não baseadas em condições de mercado; trabalhos falsos ou relacionamentos de consultorias inexistentes; contribuições políticas; oportunidade de emprego; benefícios sociais; ou presentes, viagens, hospedagem e reembolso de despesas. Política Antissuborno A Política do Sistema de Gestão Integrado da Qualidade e Antissuborno (ISO 37001) normatizou o Compliance. Veja, aqui, alguns dos principais aspectos: Atender às necessidades e expectativas dos clientes [no seu caso, de condôminos, funcionários, fornecedores e prestadores de serviços]; Proibir pagamento e recebimento de suborno, bem como qualquer prática que leve ao entendimento de suborno ou corrupção na condução dos serviços prestados pelo Condomínio; Garantir total independência e autoridade à Função de Compliance Antissuborno; Encorajar o levantamento de preocupações de suborno com base na boa-fé ou em uma razoável convicção na confiança, sem medo de represália; Investigar e tratar quaisquer ações de suborno, ou violação dos controles antissuborno, que sejam reportados, detectados ou razoavelmente suspeitos; Aplicar medidas disciplinares aos indivíduos que tenham violado as regras de boa conduta de forma justa, coerente e que reflita a natureza e os fatos envolvidos na violação. A violação das regras poderá acarretar na rescisão do contrato de trabalho. deslizes que possam ocorrer no dia a dia do Condomínio. l l l l l l
  • 4. As delicadas relações Nosso país demonstrou nos últimos anos o quanto a propina, o caixa 2, a corrupção, enfim, estão presentes na vida das pessoas. Muito mais do que qualquer brasileiro poderia supor. No micro universo de um condomínio, as possibilidades não são pequenas. Daí o movimento do Compliance ser contínuo. Para que se possa prevenir, detectar e responder, ou seja, corrigir e responder com o feedback, um conjunto de regras deve ser conhecido e respeitado. Acompanhe, a seguir, as boas práticas nas várias relações. Cotações com fornecedores Ao contratar os fornecedores, você ou outro responsável deve: Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”, do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton - https://www.robotton.com.br Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/ l l l l l l Cumprir os compromissos, estabelecendo contratos objetivos, sem margem a ambiguidades ou omissões; Relacionar-se com os fornecedores que atendam primeiramente os padrões de qualidade e, posteriormente preço e prazo de entrega, e principalmente respeitem os princípios éticos definidos neste manual; Evitar relações de exclusividade e/ou preferência. Todos os fornecedores e prestadores de serviços devem ter o mesmo critério de seleção, avaliação e monitoramento; Não aceitar doações, comissões, recompensas, presentes, retribuições, remunerações, gratificações, prêmios, pagamentos ou outros benefícios, peculiares ou não, que possam ser caracterizados como favorecimento pessoal e/ou profissional para si mesmo, como para algum membro da família; Evitar parcialidade na solução ou aprovação de situações ocorridas, fazendo prevalecer as regras de conduta do Condomínio; Não contratar fornecedores que tenham vínculo familiar que possam comprometer a imparcialidade nos negócios, sem prévia autorização.
  • 5. Legislação, normas e contratos Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”, do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton - https://www.robotton.com.br Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/ l l l l l l l l Em toda e qualquer negociação, o síndico, ou uma pessoa responsável no condomínio, deve ter consciência que as partes envolvidas precisam: Atuar de forma positiva com objetividade, honestidade, dignidade, respeito mútuo, transparência, lealdade, cortesia e colaboração para sustentar os mais altos padrões éticos; Manifestar claramente sua opinião e compromisso no processo de contratação dos serviços, como também sobre suas práticas de trabalho, durante o período de prestação dos trabalhos, evitando indução a erros e desentendimentos; Ter clareza e transparência das informações necessárias para a cotação, contratação, compra e administração de produtos e serviços; Formalizar a comunicação de informações importantes por meio de e-mails, cartas, memorandos ou outros tipos de documentos, de forma organizada e controlada. As ações dos fornecedores que o seu condomínio contratar devem estar em conformidade com a legislação vigente, nas esferas federais, estaduais e municipais, e com as normas e acordos aplicáveis à sua realidade. Importante que tenham empresa constituída e dentro da legalidade, com a parte tributária em dia. Preferencialmente, os fornecedores devem possuir conta corrente em nome da empresa para recebimento de pagamento com depósito. Cabe ao fornecedor cumprir as obrigações contratuais estabelecidas entre as partes e respeitar este manual durante todo o período contratual, e também atender às normas e procedimentos da empresa, pertinentes ao serviço e/ou produto oferecido. Negociações com transparência
  • 6. Concorrência leal As cotações devem seguir regras rígidas de conduta para que sejam realmente válidas e benéficas para o Condomínio. O contratante, no caso você ou um responsável, jamais poderão solicitar informações privadas para obter vantagens competitivas como preços, termos de contratos, custos, planos de produto/ serviço, pesquisas de mercado ou assemelhados, em particular, que possam caracterizar violação dos princípios de livre concorrência. Não é aceitável que, durante a cotação de um serviço, você ou outra pessoa façam comentários que possam afetar a imagem dos concorrentes, nem qualquer prática comercial de abuso de poder econômico. Conflito de interesses Pode acontecer: uma das partes, seja o fornecedor, seja alguém do Condomínio, se vê numa encruzilhada de consciência e se depara com uma escolha entre servir os seus próprios interesses (financeiros ou outros) e servir os interesses do Condomínio. Isso se chama conflito de interesses, e pode acontecer quando: Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”, do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton - https://www.robotton.com.br Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/ Houver participação direta ou indireta de atividades que conflitam ou concorram com os interesses do Condomínio; Utilizar ou divulgar informações confidenciais e estratégicas do Condomínio para atender a interesses pessoais ou de terceiros. l l
  • 7. Brindes, presentes e favores O bom e velho “jabá”, como é conhecido popularmente o presente ganho em “agradecimento” por um favor, pode ocorrer em qualquer ramo de atividade. Infelizmente, é uma prática comum, quase institucionalizada no país. Mas deve ser expressamente proibida. Esse “agradecimento” pode vir em diversas formas: doações, comissões, recompensas, presentes, retribuições, remunerações, gratificações, prêmios, pagamentos ou outros benefícios. Eles geralmente ocorrem para influenciar uma decisão de negócios, favorecer contratos; ou até, por parte do condômino, um “agrado” para o funcionário, em troca de um favor. Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”, do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton - https://www.robotton.com.br Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/ l l l l l É interessante registrar que presentes e cortesias modestos, desde que respeitando as regras, podem ser aceitos. Veja alguns exemplos: Brindes de propaganda de pequeno valor (caneta, bloco de notas, calendário etc.); Convites normais que não ultrapassem os limites considerados razoáveis nos usos habituais, sociais e de cortesia; Presentes ocasionais por motivos concretos e excepcionais (presentes de Natal, Páscoa ou aniversário) e que possuam um valor de até R$ 100,00 (cem reais), desde que não seja em espécie; Convites para almoço, desde que sejam em locais triviais e estejam dentro dos limites acessíveis e razoáveis.
  • 8. Canal de comunicação O Compliance fará sentido se as irregularidades e más condutas forem eliminadas. Só dessa maneira será possível conjugar os verbos Prevenir, Detectar e Responder. Por isso, antes de qualquer coisa, é imprescindível divulgar e esclarecer o projeto do Compliance e o conteúdo do manual para todos os envolvidos no seu Condomínio. Internamente, em assembleia com os moradores e em reunião com os funcionários; e externamente, para os fornecedores e prestadores de serviços, comunicando e enviando o manual. Feito isso, o próximo passo é criar o Canal de Comunicação. Toda pessoa que tiver conhecimento da prática de um ato supostamente ilícito ou de um ato de descumprimento deste manual, deverá utilizar esse canal para falar diretamente com o grupo responsável pelo Compliance [por exemplo, os conselheiros do condomínio]. Por exemplo: crie uma conta de e-mail: transparencia_condominioxyz@gmail.com Para denúncias anônimas, sugira que a pessoa crie a sua conta, por exemplo, anônimo_condominioxyz@gmail.com Se tiver um site, crie um espaço chamado Transparência para que as pessoas façam seus registros e/ou denúncias. Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”, do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton - https://www.robotton.com.br Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/
  • 9. Descumprimento das regras O descumprimento dos princípios e compromissos expressos no Manual poderá implicar na adoção de medidas disciplinares legais, bem como o bloqueio de um fornecedor em novas demandas, até o encerramento dos contratos estabelecidos entre as partes, sem ônus ou quaisquer penalidades para o Condomínio. No caso de deslizes cometidos pelos funcionários, é importante fazer a advertência paralelamente aos esclarecimentos necessários para que, de fato, não se repita. Em última instância, o grupo poderá optar pela rescisão do contrato de trabalho. Todos, incluindo você e os condôminos, devem respeitar o manual. Sujeitos, sem exceção, às regras. Isso é, literalmente, “estar em compliance”. Este manual foi redigido pelo SíndicoNet com base no “Manual de Compliance Antissuborno Robotton”, do Comitê Gestor Compliance Antissuborno Robotton - https://www.robotton.com.br Veiculação SíndicoNet - https://www.sindiconet.com.br/