Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
1
Valor Agregado com o MS-Project
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
2
Índice
1. Introdução _______________________________________________________...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
3
3.7. Relatório de Status____________________________________________________...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
4
1. Introdução
O propósito deste documento é mostrar como utilizar o project ...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
5
esforço, consequentemente pode não refletir o que realmente já foi feito de ...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
6
2.8. TCPI ou Índice de Desempenho a Concluir
TCPI (To-Complete Performance I...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
7
2.13. Variações de Custo e Cronograma
A partir das variáveis listadas acima,...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
8
Físico Concluído para cálculo do Earned Value. Quanto à Linha de Base para c...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
9
3.4. Atualizando a Linha Base
A melhor forma que encontramos para cálculo do...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
10
projeto. Para fazer o planejamento detalhado das atividades do workflow de ...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
11
3.4.2. Detalhando atividades de um workflow
Para detalhar um workflow (ou t...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
12
1) Marque completamente todas as linhas, da tarefa resumo (linha do workflo...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
13
2) Selecione as opções de menu: Exibir, Uso da tarefa. A Tabela deve mudar ...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
14
As visões de valor acumulado apresentadas pelo project são muito úteis porq...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
15
Para preenchimento do Relatório de Status do projeto para o cliente, precis...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
16
Este percentual deve ser calculado pela seguinte expressão:
% atraso contra...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
17
Considerando no exemplo em questão os seguintes dados:
Data de início do pr...
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
18
Esforço Gasto em CRs (hrs)
Custos:
Valor do Orçamento do Base Line
COTA ou ...
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

Controlando valor agregado com o project

302 visualizações

Publicada em

O propósito deste documento é mostrar como utilizar o project para obtenção do Earned Value dos projetos, incluindo gestão de custos.

Publicada em: Educação
0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
302
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
5
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
6
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Controlando valor agregado com o project

  1. 1. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 1 Valor Agregado com o MS-Project
  2. 2. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 2 Índice 1. Introdução _______________________________________________________________ 4 2. Terminologia _____________________________________________________________ 4 2.1. COTA ou Valor Planejado _____________________________________________________4 2.2. CRTR ou Custo Atual _________________________________________________________4 2.3. COTR ou Earned Value _______________________________________________________4 2.4. CPI ou Índice de Desempenho de Custo __________________________________________5 2.5. SPI ou Índice de Desempenho de Cronograma_____________________________________5 2.6. BAC ou Orçamento ao Completar _______________________________________________5 2.7. EAC ou Estimativa ao Término _________________________________________________5 2.8. TCPI ou Índice de Desempenho a Concluir _______________________________________6 2.9. PAC ou Término Previsto ______________________________________________________6 2.10. TAC ou Duração Projetada ___________________________________________________6 2.11. DAC ou Diferença entre Durações ______________________________________________6 2.12. %DAC ou Diferença entre Durações ____________________________________________6 2.13. Variações de Custo e Cronograma______________________________________________7 3. Project ___________________________________________________________________ 7 3.1. Configurando o Project ________________________________________________________7 3.2. Custo dos Recursos ___________________________________________________________8 3.3. Custos Fixos _________________________________________________________________8 3.4. Atualizando a Linha Base ______________________________________________________9 3.4.1. Limpando a Linha Base____________________________________________________________ 10 3.4.2. Detalhando atividades de um workflow _______________________________________________ 11 3.4.3. Salvando a nova Linha Base do workflow _____________________________________________ 11 3.5. Atualizando uso das tarefas ___________________________________________________12 3.6. Visões do Project para a Análise do Valor Agregado_______________________________13
  3. 3. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 3 3.7. Relatório de Status___________________________________________________________14 3.7.1. % físico completo do projeto________________________________________________________ 15 3.7.2. % atraso contratual _______________________________________________________________ 15 3.8. Medições do Projeto__________________________________________________________17
  4. 4. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 4 1. Introdução O propósito deste documento é mostrar como utilizar o project para obtenção do Earned Value dos projetos, incluindo gestão de custos. 2. Terminologia Para gestão financeira e previsibilidade dos projetos são utilizadas as seguintes variáveis abaixo. Maiores detalhes delas podem ser obtidos no capítulo 6 do livro Microsoft Project 2003 do Ricardo Viana Vargas ou no livro Análise de Valor Agregado, também do Ricardo Viana Vargas. 2.1. COTA ou Valor Planejado COTA (Custo Orçado do Trabalho Agendado) ou BCWS (Budged Cost of Work Schedule) ou PV (Planed Value = Valor Planejado). 2.2. CRTR ou Custo Atual CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) ou ACWP (Actual Cost of Work Performed) ou AC (Actual Cost = Custo Atual). 2.3. COTR ou Earned Value COTR (Custo Orçado do Trabalho Realizado) ou BCWP (Budged Cost of Work Performed) ou EV (Earned Value = Valor Agregado). Esta é a essência do Earned Value: quanto vale o trabalho já realizado em relação ao orçamento original. O Earned Value é calculado automaticamente pelo project, por uma das fórmulas: EV = % Físico Completo * PV ou EV = % Completo * PV Escolhemos para nossos projetos o % Físico Completo, pois ele representa melhor quanto do trabalho já foi efetivamente feito. O % Completo é calculado automaticamente com base na duração ou no
  5. 5. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 5 esforço, consequentemente pode não refletir o que realmente já foi feito de uma determinada atividade. O % Físico Completo deve ser informado ao project. Logo, nas Work Orders devemos solicitar o % já efetivamente concluído da atividade, independente da duração ou do esforço previstos ou realizados. 2.4. CPI ou Índice de Desempenho de Custo CPI (Cost Performance Index) ou Índice de Desempenho de Custo é calculado automaticamente pelo project pela seguinte expressão: CPI = COTR / CRTR ou BCWP / ACWP ou EV / AC 2.5. SPI ou Índice de Desempenho de Cronograma SPI (Schedule Performance Index) ou Índice de Desempenho de Cronograma é calculado automaticamente pelo project pela seguinte expressão: SPI = COTR / COTA ou BCWP / BCWS ou EV / PV 2.6. BAC ou Orçamento ao Completar BAC (Budget at Complete) ou Orçamento ao Completar, é o valor do orçamento da linha base. 2.7. EAC ou Estimativa ao Término EAC (Estimate at Complete) ou Estimativa ao Término (EAT), é a estimativa de custos no final do projeto. Criamos três visões para esta estimativa, conforme abaixo. O project usa a Estimativa Realista.  EACo = Estimativa Otimista EACo = AC + BAC - EV  EACr = Estimativa Realista EACr = AC + (BAC - EV) / CPI  EACp = Estimativa Pessimista EACp = AC + (BAC - EV) / (SPI * CPI)
  6. 6. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 6 2.8. TCPI ou Índice de Desempenho a Concluir TCPI (To-Complete Performance Index) ou Índice de Desempenho a Concluir (IDAC) esta informação é calculada pelo project automaticamente pela expressão: TCPI = (BAC - EV) / (BAC - AC) 2.9. PAC ou Término Previsto PAC (Plan at Completion) ou Término Previsto a diferença entre a Data de Término Prevista e a Data de Início do projeto. 2.10. TAC ou Duração Projetada TAC (Time at Completion) é a duração projetada para o projeto. O project não calcula essa informação automaticamente e sua expressão é: TAC = PAC / SPI 2.11. DAC ou Diferença entre Durações DAC (Delay at Completion) é diferença entre as durações prevista (PAC) e a projetada (TAC). O project não calcula essa informação automaticamente e sua expressão é: DAC = PAC - TAC 2.12. %DAC ou Diferença entre Durações %DAC é a quantia em percentual que o projeto aumentou em relação ao previsto. Esta informação não é calculada pelo project e sua expressão é: %DAC = DAC / PAC
  7. 7. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 7 2.13. Variações de Custo e Cronograma A partir das variáveis listadas acima, são derivadas automaticamente pelo project as seguintes variáveis: CV = Cost Variance = Variação de Custo = COTR – CRTR ou BCWP – ACWP ou EV – AC SV = Schedule Variance = Variação de Cronograma = COTR – COTA ou BCWP – BCWS ou EV – PV %CV = % Cost Variance = % Variação de Custo = CV / COTR ou CV / BCWP ou CV / EV %SV = % Schedule Variance = % Variação de Cronograma = SV / COTR ou SV / BCWP ou SV / EV 3. Project Nesta seção mostramos os detalhes de como utilizar o project para a gestão de custos do projeto. 3.1. Configurando o Project 1) Em Ferramentas – Opções – Cálculos, certifique-se que os campos estejam configurados como definido a seguir:  As modificações feitas na % do total concluído de uma tarefa se estenderão à data de status: o Desmarcado.  Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo: o Marcado.  O Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais: o Marcado.  Acumulação padrão de custos fixos: o Rateado. 2) No mesmo menu (Ferramentas – Opções – Cálculos), clique no botão Valor acumulado. No campo Método padrão de valor acumulado da tarefa, selecione a opção % física concluída, indicando que nós utilizaremos o %
  8. 8. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 8 Físico Concluído para cálculo do Earned Value. Quanto à Linha de Base para cálculos de valor acumulado, veja item 3.4 (Atualizando a Linha Base) deste documento. 3.2. Custo dos Recursos Antes de especificar um recurso para qualquer atividade é necessário definir a taxa padrão (custo para horas normais) e a taxa h. extra (custo para horas extras). No caso de recursos não humanos ou não vinculados ao tempo, mas sim ao uso, também é necessário definir o custo/uso. Para acessar a planilha com estas informações, no menu Exibir selecione a Planilha de recursos. Também no menu Exibir, selecione a Tabela: Entrada. Neste ponto você deve estar vendo uma planilha como a seguinte: Para os projetos feitos sob o modelo de empreendedorismo da Invit, a Taxa h. extra deve ser colocada com o mesmo valor da Taxa padrão. 3.3. Custos Fixos Considerando a distribuição do custo fixo da empresa entre os projetos, concluímos que o custo fixo de uma iteração depende essencialmente da duração da mesma. Logo, após o planejamento da duração de uma iteração, calcule o custo fixo da iteração e atribua-o ao Custo Fixo da tarefa resumo que representa esta iteração, como mostrado no exemplo abaixo. O custo fixo será automaticamente somado ao Custo Total do projeto. Isto pode ser feito selecionando-se no menu Exibir a visão do Gráfico de Gantt e depois a Tabela: Custo.
  9. 9. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 9 3.4. Atualizando a Linha Base A melhor forma que encontramos para cálculo do Earned Value é a utilização de apenas uma linha base. Você pode utilizar várias linhas bases, para outras finalidades. Para o Earned Value sugerimos a utilização da linha de base do projeto. Assim, esta linha base deve ser atualizada ao longo do projeto, à medida que o planejamento for evoluindo. Considere como exemplo a figura acima, onde a linha base do projeto foi atualizada com um plano preliminar da T1 – Aceite do Produto. Note que para o workflow de Implementação existem 2 pessoas designadas com um trabalho de 12 horas. Indicar quais pessoas farão um workflow, mesmo antes de planejar as atividades deste workflow, é fundamental para o project estimar o custo da linha base do
  10. 10. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 10 projeto. Para fazer o planejamento detalhado das atividades do workflow de Implementação, precisamos: 1) Limpar a linha base deste workflow. 2) Detalhar (abrir) as atividades do workflow. 3) Salvar a nova linha base do workflow detalhado. A cada atualização da linha base do projeto é importante salvar o arquivo do project e fazer um commit na ferramenta de controle de versões, pois pode ser necessário acessar depois as informações definidas até este momento. 3.4.1. Limpando a Linha Base Para limpar a linha base do workflow de Implementação, como na figura a seguir, siga os seguintes passos: 1) Marque a linha do workflow (ou das atividades que você quer limpar). Isto pode ser feito clicando-se no número da atividade na visão do Gráfico de Gantt. 2) Selecione as opções de menu: Ferramentas, Controle, Limpar linha de base. 3) Clique em Tarefas selecionadas, pois queremos limpar somente as tarefas selecionadas e não a linha base do projeto todo. 4) Clique no botão Ok.
  11. 11. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 11 3.4.2. Detalhando atividades de um workflow Para detalhar um workflow (ou tarefa resumo, na linguagem do project), siga os passos: 1) Mantenha a linha do workflow de Implementação, pois ela foi utilizada na composição da linha base original. Esta linha vai virar uma tarefa resumo do project. 2) Exclua os recursos da tarefa resumo (workflow de Implementação). O project automaticamente zera o trabalho associado a esta linha. 3) Insira as atividades detalhadas do workflow de Implementação, logo abaixo da linha desta tarefa resumo. 4) Especifique os recursos que executarão as atividades inseridas e o trabalho (esforço) de cada uma delas. 5) Da mesma forma faça os ajustes de predecessoras das atividades inseridas, assim como os ajustes de cronograma necessários. 3.4.3. Salvando a nova Linha Base do workflow Importante: Com relação à linha base é muito importante considerar sempre o seguinte: para salvar a linha base de uma atividade, nenhuma hora de trabalho executada pode ter sido lançada para ela. Para atualizar a linha base de um projeto, salvando a linha base de um workflow (tarefa resumo), como exemplificado na figura abaixo, siga os seguintes passos:
  12. 12. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 12 1) Marque completamente todas as linhas, da tarefa resumo (linha do workflow) até a última linha de atividade detalhada do workflow. 2) Selecione as opções de menu: Ferramentas, Controle, Salvar linha de base. 3) Certifique-se em Salvar linha de base, esteja sempre apontando para a linha base principal do projeto. 4) Em Para, selecione Tarefas selecionadas e em Agregar linhas de base, marque as 2 opções Para todas as tarefas de resumo e De subtarefas para tarefa(s) de resumo selecionada(s). Dica: Mesmo definindo estas opções como padrão, verifique todas estas opções a cada salvamento, pois o project eventualmente perde os padrões definidos. 3.5. Atualizando uso das tarefas Dica: Para facilitar este trabalho, o % Físico Completo deve ser informado pelo executor, em cada atividade (tarefa), no retorno da work order encaminhada a ele. Para atualizar o uso das tarefas (atualização de cronograma ou lançamento de horas executadas) no project, siga os procedimentos: 1) Na visão do Gráfico de Gantt, coloque o cursor na tarefa a atualizar.
  13. 13. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 13 2) Selecione as opções de menu: Exibir, Uso da tarefa. A Tabela deve mudar automaticamente para a tabela Uso. 3) Lance normalmente as horas de trabalho realizadas (Trab. real). 4) Informe o % Físico Completo da tarefa (atividade) em questão. Note que as tarefas resumo ficarão com % Físico Completo igual a zero. A figura abaixo mostra um exemplo de atualização do uso das tarefas. 3.6. Visões do Project para a Análise do Valor Agregado O project possui três visões definidas que auxiliam na análise de valor agregado. São elas:  Valor acumulado (nome dado pelo project para Valor agregado)  Indicadores de cronograma do valor acumulado  Indicadores de custo de valor acumulado Essas visões podem ser acessadas através da opção Exibir, Tabela, Mais tabelas... Será apresentada uma tela contendo todas as visões existentes, conforme abaixo: Selecione a visão desejada e clique em Aplicar.
  14. 14. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 14 As visões de valor acumulado apresentadas pelo project são muito úteis porque apresentam em tempo real a situação do projeto segundo alguns índices já calculados pelo próprio project, permitindo que sejam feitas verificações a qualquer momento. Exemplo da visão Valor acumulado: Exemplo da visão Indicador de custo do valor acumulado: Exemplo da visão Indicador de cronograma do valor acumulado: 3.7. Relatório de Status
  15. 15. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 15 Para preenchimento do Relatório de Status do projeto para o cliente, precisamos extrair algumas informações do project. Antes, precisamos atualizar o uso de todas as tarefas até a data de referência do Relatório de Status. Em seguida verifique se ficou escapou algo aplicando os filtros:  % Diferentes: Exibe tarefas cujo % concluído esteja diferente do % físico concluído.  Trabalho sem % físico concluído lançado: Exibe tarefas cujo Trabalho Real (Actual Work) > 0 e % Físico Concluído (Physical % Complete) = 0.  Trabalho sem custo: Exibe tarefas cujo Trabalho (Work) > 0 e Custo da linha de base (Baseline Cost) = 0. Neste ponto vamos obter as seguintes informações: 3.7.1. % físico completo do projeto Considerando-se que ele será calculado pela expressão: % físico completo do projeto = COTR / Linha Base. Lembre-se que COTR = BCWP = EV. Neste caso, a Linha Base representa o valor total orçado do projeto. Para obter estas informações: 1) Selecione as opções de menu Projeto, Informações sobre o projeto e defina a Data de Status desejada. Isto é importante para ajustar os cálculos de custos do project até a data da qual se deseja o status do projeto. 2) Na visão do Gráfico de Gantt, selecione as opções Exibir, Tabela, Custo. 3) A figura abaixo mostra um exemplo da Tabela de Custo exibida. Neste caso: % completo do projeto = 42.486,66 / 67.575,24 = 63%. 3.7.2. % atraso contratual
  16. 16. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 16 Este percentual deve ser calculado pela seguinte expressão: % atraso contratual = Dias( Data prevista de conclusão do projeto ) / Dias( Data contratual ) - 1 Onde:  Dias(x) = quantidade de dias corridos entre a data de início do projeto e a data x.  Data contratual = Data estipulada em contrato para conclusão do projeto. Levando-se em consideração os impactos de Atrasos de Cronograma e Alterações de Especificação do Sistema. Estes impactos devem ser relatados na seção Histórico da evolução da data contratual (data final do projeto) do Relatório de Status.  Data prevista de conclusão do projeto = Data prevista de término do projeto obtida no project. Para obter estas informações: 1) Selecione as opções: Formatar, Escala de tempo. 2) Em Opções de escala de tempo, Mostrar, selecione Três camadas (superior, intermediária e inferior). 3) Em Camada intermediária, Formatação da camada intermediária: a. Em Unidades, selecione: Dias. b. Em Cabeçalho, selecione datas nos formatos: dd/m/aa, d/m/aa, ... c. Como mostrado na figura abaixo. 4) Em Camada inferior, Formatação da camada inferior: a. Em Cabeçalho, selecione: 1, 2, 3, 4, ... (A partir do início) b. Clique no botão Ok, como mostrado na figura abaixo.
  17. 17. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 17 Considerando no exemplo em questão os seguintes dados: Data de início do projeto: 11/09/2005 = equivalente ao dia 1. Data prevista de conclusão do projeto: 21/12/2005 = equivalente ao dia 101. Data contratual: 13/01/2006 = equivalente ao dia 124. Portanto, o % atraso contratual = 101 / 124 – 1 = –19%. Neste caso, o projeto está 19% adiantado. 3.8. Medições do Projeto Na data de cada Relatório de Status do projeto devem ser coletadas as medições do projeto e atualizada a respectiva planilha de controle das métricas. Devem ser coletas as seguintes medições: Informação Fonte Progresso: % Completo (duração) % Trabalho Concluído (esforço) % Físico Completo (COTR / BL) Project: Projeto, Informações sobre o projeto, Estatísticas. E o % completo do projeto conforme item 3.7.1 deste documento. Change Requests: (dados do período) CRs Abertas de Erros CRs Abertas de Melhorias CRs Fechadas de Erros CRs Fechadas de Melhorias Estes dados devem ser obtidos na planilha de Change Request Management do projeto.
  18. 18. Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC 18 Esforço Gasto em CRs (hrs) Custos: Valor do Orçamento do Base Line COTA ou BCWS ou PV = Valor Planejado CRTR ou ACWP ou AC = Custo Atual COTR ou BCWP ou EV = Valor Agregado Project: Na visão do Gráfico de Gantt, selecione as opções: Exibir, Tabela, Mais tabelas, Valor acumulado. Testes: No. de Casos de Teste No. de Simulações No. de Falhas Severidade Acumulada das Falhas Planilhas de resultados dos testes. Estas planilhas são preenchidas ao final de cada Iteração do projeto.

×