1.
La solution pour gérer vos
disponibilités au quotidien
Formation du JJ/MM/AA

2.
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Mot d’accueil…

3.
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Rappel des objectifs pédagogiques
• Cette formation s’adresse aux personnels des Offices deTourisme (OT)
• Objectif n°1: transfert de compétences pour l’administration de la solution
logicielle « DispOT »
• Objectif n°2: échanges entre les participants (dont l’intervenant) sur les
meilleures pratiques dans leurs relations avec les gérants des hébergements

4.
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Les moyens pédagogiques
• Le présent diaporama
• Un accès à la solution « DispOT » en mode test
• Des cas de tests pratiques

5.
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Programme de la formation (4h)
• Un bon exemple vaut mieux qu’un long discours: présentation des résultats
obtenus lorsque la solution est opérationnelle
• Présentation de l’Espace « Public » : restitution des disponibilités
• Présentation de l’Espace « Office de tourisme » : administration de la solution
• Présentation de l’Espace « Gérant » : saisie des disponibilités
• Mise en œuvre de la solution: affranchissez-vous de toute considération
informatique
• Lancez-vous !

6.
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Les disponibilités hôtelières de l’Office deTourisme de
Moulins et sa Région
• Exemple de restitution des
disponibilités quotidiennes
• Exemple de restitution pour
un événement

7.
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Espace public
• Accès aux disponibilités via une adresse publique; possibilité de trier par type d’hébergement
• Pages distinctes entre les disponibilités quotidiennes et les disponibilités dans le cadre d’un
événement
• Comment diffuser l’information:
• Sur une page web (lien url à intégrer en hypertext)
• Impression écran pour une impression papier
• Export Excel pour une impression papier(option)
• Service web / API pour intégration dans un site web(option)

8.
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Espace gérant
• Mettez-vous dans la peau de vos gestionnaires d’hébergements:
• Saisie quotidienne
• Saisie multi-dates (dans le cadre d’un événement)

9.
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Espace OT: ergonomie de la solution
• Connexion à l’outil
Une connexion sécurisée pour l’administrateur (https)
• Règles de navigation et d’ergonomie
Fonctions communes à tous les éléments : Créer / Rechercher / Modifier / Annuler / Exporter
Fonctions spécifiques

10.
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Espace OT: les gérants
• Définition d’un gérant : personne disposant d’une adresse mail et d’un accès
internet pour saisir le nombre de chambres disponibles dans son hébergement
• Pré-requis pour chaque hébergement partenaire :
• Disposer d’un e-mail pour chaque gérant pour effectuer les envois et les relances
• Générer adresse unique par gérant pour permettre la saisie des disponibilités
• Création, modification, visualisation des gérants

11.
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Espace OT: les hébergements
• Définition: hôtel, chambre d’hôte, gîte, camping…
• Objectif dans le cadre de DispOT : recenser tous les hébergements et leur
associer des attributs descriptifs à minima (type, classement, téléphone….)
• Création, modification, visualisation des hébergements
• Association d’un gérant à un ou plusieurs hébergements

12.
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Espace OT: cas de test n° 1
• Connectez-vous sur l’environnement de formation:
https://dispotformation.servicelogiciel.fr/
• Créez 3 hôtels
• Attribuez l’hôtel 1 au gérant 1; l’hôtel 2 au gérant 2

13.
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Espace OT: les évènements (1)
• Définition: un événement est une manifestation pour laquelle l’OT souhaite
diffuser les disponibilités des hébergements
• Création, modification, visualisation des événements
• Association d’un ou plusieurs hébergements à un événement
• Association automatique selon le type d’hébergement
• Définition de la structure en charge de la saisie des dispos ( gérant de chaque
hébergement, organisateur de l’évènement, centrale de réservation globale…)

14.
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Espace OT: les évènements (2)

15.
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Saisie des disponibilités des évènements

16.
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Restitution des disponibilités des évènements

17.
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Espace OT: les relances par mail (1)
• Définition: une relance par mail sera adressée aux gérants :
• ayant accepté ce mode de relance (cf. fiche gérant)
• n’ayant pas saisi leurs disponibilités à une heure dite
• Relance/saisie quotidienne et relance/événement en cours
NB: Pour les évènements, il est possible de paramétrer des centrales de réservation venant se substituer au
gérants.

18.
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Espace OT: les relances par mail (2)
• S’assurer de la bonne réception des mails
• Demander aux gérants d’ajouter « ne.pas.repondre@servicelogiciel.fr » à leurs
contacts
• Si le mail arrive dans leur dossier spam : leur demander de déclarer « ce n’est pas un
spam » / « ce courrier n’est pas indésirable »
 le cas échéant cela va réactiver le lien url
 cela évitera le passage en spam lors de la prochaine réception
• Si les problèmes persistent : nous analyserons pour vous la trace technique
(« logs ») du serveur d’émission des mails : support@servicelogiciel.fr

19.
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Espace OT: les relances par mail (3)
• Automatiser les envois
Exemple: de juin à septembre, relance tous les jours à 16h50 pour la saisie des disponibilités
quotidiennes

20.
http://info.dispot.servicelogiciel.fr
Espace OT: cas de test n° 2
• Connectez-vous sur l’environnement de démonstration:
https://dispotdemo.servicelogiciel.fr/
• Programmez une relance par mail quotidienne dans 10 minutes
• Faites une pause café ;-)
• Vérifiez vos boites mails de test
• Simulez la saisie des disponibilités du jour pour le gérant 1
• Visualisez le résultat : http://dispotdemo.servicelogiciel.fr/hebergementaffichage/index?leDossier=OT-DEMO

21.
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Espace OT: cas de test n° 3
• Connectez-vous sur l’environnement de démonstration:
https://dispotdemo.servicelogiciel.fr/
• Créez un événement commençant à une date ultérieure
• Associez les hôtels 1 et 2 à cet événement
• Programmez une relance par mail « Evénement » dans 2 minutes
• Faites une pause café ;-)
• Vérifiez vos boites mails de test
• Simulez la saisie des disponibilités du jour pour le gérant 1
• Visualisez le résultat :
http://dispotdemo.servicelogiciel.fr/eventaffichage/index?leDossier=OT-DEMO

22.
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Annexe : éviter le classement en spam 1/2
• Ajoutez « ne.pas.repondre@servicelogiciel.fr » à vos contacts

23.
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Annexe : éviter le classement en spam 2/2
• Si le mail arrive dans le dossier spam : déclarez « ce n’est pas un spam » / « ce courrier n’est
pas indésirable »
• Cela va réactiver le lien url
• Cela évitera le passage en spam lors de la prochaine réception

24.
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Annexe 1: règles d’envoi des mails
• Règles communes : seuls les hébergements, gérants et évènements ACTIF seront traités