Dokumen tersebut membahas tentang perkantoran, administrasi kantor, manajemen perkantoran, pekerjaan kantor, dan tugas-tugas sekretaris. Secara garis besar, dokumen tersebut menjelaskan pengertian dan ruang lingkup dari mata kuliah kesekretariatan yang meliputi aktivitas-aktivitas administrasi dan manajemen di lingkungan kantor.

1. Perkantoran
Mata Kuliah Kesekretariatan
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
1

2. Perkantoran
Administrasi
Kantor
Manajemen
Perkantoran
Pekerjaan
Kantor
Sekretaris
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
2

3. ADMINISTRASI
ADMINISTRASI adalah
Kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran secara efisien mengenai kapan, dan dimana pekerjaan itu harus
dilakukan, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi kegiatan administrasi ini sangat berkaitan dengan perkantoran, dimana
kegiatan administrasi merupakan input untuk seluruh kegiatan perkantoran.
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
3

4. Kantor (Pengertian)
Secara Etimologi
Menurut Para Ahli
Secara Umum
Kantoor Office
tempat atau ruang yang digunakan
untuk aktivitas bekerja.
• kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha.Moekijat
• kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel
dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.Prajudi Atmosudirjo
• balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.KBBI
Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana
terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk
menangani data dan informasi apapun sebutannya.
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
4

5. Manajemen Perkantoran
1. Pengertian Manajemen Perkantoran
a. Menurut Para Ahli
b. Secara Umum
•perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang
telah ditentukan lebih dahulu.
Edwin Robinson dan
William Leffingwell
•perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan.
George R. Terry
•seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan
lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.Millis Geoffrey
•fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan
organisasi.
W.H. Evans
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai
tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
5

6. 2. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
a. Aktivitas Kantor
Perencanaan Kantor
(Office Planning)
•Perencanaan gedung
•Tata suara
•Kepegawaian
•Tata warna
•Tata ruang kantor
•Ventilasi
•Penerangan/cahaya
•Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor
•Perlengkapan perabotan
kantor dan peralatan kantor
•Anggaran (Budgeting)
perkantoran
Pengorganisasian Kantor
(Office Organizing)
•Meliputi : Pengelompokan orang,
alat-alat, tugas-tugas, tanggung
jawab dan wewenang untuk
menciptakan organisasi yang
dapat digerakkan sebagai suatu
kesatuan dan kekuatan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah
ditentukan
Pengawasan Kantor
(Office Controling)
•Kualitas pekerjaan kantor
•Waktu pekerjaan kantor
•Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor.
•Biaya perkantoran
•Alat perlengkapan dan
perabotan kantor
•Pelayanan kantor
•Pengawasan dokumentasi.
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
6

7. b. Sarana/Fasilitas Manajemen Perkantoran
Pada awal pembahasan kita telah mengetahui pengertian kantor, disini yang dimaksud dengan
perkantoran adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya, yaitu
c. Fungsi Manajemen Perkantoran
Lokasi Gedung Peralatan Interior
Mesin-mesin
Kantor
Perencanaan Pengorganisasian Penggerakkan Pengawasan
Keseluruhan proses
pemikiran dan
penentuan cara yang
matang dari kegiatan-
kegiatan yang akan
dikerjakan di masa
yang akan datang,
dalam rangka
pencapaian tujuan
yang telah ditentukan
untuk mencapai
tujuan yang dimaksud
Keseluruhan
proses pengelompoka
n orang, alat-alat,
tugas-tugas, tanggung
jawab dan wewenang
untuk menciptakan
organisasi yang
dapat digerakkan seb
agai suatu kesatuan
dan kekuatan dalam
rangka pencapaian
tujuan yang telah
ditentukan.
Keseluruhan proses
memberikan motif
bekerja kepada para
pegawai agar mereka
mau bekerja dengan
ikhlas demi
tercapainya tujuan
organisasi.
Proses pengamatan
dari pelaksanaan
seluruh kegiatan
organisasi guna
menjamin agar
pekerjaan yang
sedang dilakukan
berjalan sesuai
rencana yang telah
ditentukan.
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
7

8. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
8
Office Furniture
Office Supplies

9. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
9
Interior Kantor

10. d. Tujuan Manajemen Perkantoran
1.
•Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna
pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2.
•Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai.
3.
•Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi
kebutuhannya juga memelihara persaingan.
4.
•Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan
secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5.
•Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat),
akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
10

11. e. Prinsip Manajemen Perkantoran
 Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun
organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus
dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.
 Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak
perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
 Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila
hasilnya ekonomis;
 Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran
kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
 Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien
dan mengurangi biaya;
 Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan
pengawasan formulir.
 Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan,
program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
 Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
 Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor
hendaknya dikembangkan.
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
11

12. Pekerjaan Kantor
a. Pengertian
Menurut Para Ahli
Secara Umum
•pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan
secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan
sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
George R. Terry
•menekankan kepada warkat-
warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan
pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.
William Leffingwell dan Edwin
Robinson
•menekankan kepada fungsi
kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan
warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan
keterangan, dan melindungi harta kekayaan.
Geoffrey Mills dan Oliver Standing F
ord
Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama atau pokok yang
berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang
berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan.
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
12

13. b. Fungsi Pekerjaan Kantor
c. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
d. Ciri-ciri Manajemen Perkantoran
1) Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
2) Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk
membuat keputusan.
3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.
Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirim Menyimpan
Bersifat Pelayanan Terbuka dan Luas
Dilakukan Semua
Pihak
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
13
Pelayanan Prima

14. Pelayanan Prima
1. Pada hakikatnya, pelayanan prima adalah salah satu usaha yang dilakukan perusahaan
untuk melayani pembeli (pelanggan) dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat memberikan
kepuasan kepada pelanggan dan memenuhi kebutuhan serta keinginan pelanggan, baik yang
berupa produk barang atau jasa.
2. Pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi
harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan didalam perusahaan maupun diluar
perusahaan. Secara sederhana, pelayanan prima (excellent service) dapat diartikan sebagai
suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan
kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas.
Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan
harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat.
Kualitas pelayanan meliputi dimensi-dimensi sebagai berikut:
a. Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses.
b. Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pelayanan.
c. Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis.
d. Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan.
e. Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas
pendukung lainnya.
f. Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan
informasi, dan petunujuk/panduan lainnya.
g. Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu, fasilitas musik,
AC, alat komunikasi, dan lain-lain.
03/04/2015
RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS
2D
14

15. Sekretaris
1. Pengertian
a. Secara Etimologi
b. Menurut Para Ahli
c. Secara Umum
Secretum Secretarius Secretary Secretaries Rahasia
M. Braum dan Ramon
• Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan.
Drs. The Liang Gie
• Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat
termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
Drs. Ig. Wursanto
• Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan
pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Sekretaris diartikan sebagai seseorang yang bekerja di kantor atau instansi
yang tugasnya sebagai tangan kanan/membantu dan mengingatkan
pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinan.
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
15

16. 2. Macam-macam Sekretaris
Berdasarkan Ruang Lingkup dan Tanggung
Jawab
Sekretaris Eksekutif
Sekretaris Pimpinan
Sekretaris Pribadi
Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman
Kerja
Sekretaris Senior
Sekretaris Junior
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
16

17. 03/04/2015
RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS
2D
17
3. Tugas Sekretaris
Tugas Rutin Tugas Khusus
Menerima tamu
Menerima telpon
Filling (Kearsipan)
Menyusun dan membuat
jadwal pimpinan
Mengelola petty cash
Menyusun hasil rapat
Mengkonsep surat
perjanjian kerja sama
Menyusun acara
pertemuan
Memanage perjalanan
dinas pimpinan
Mendampingi pimpinan
Mewakili pimpinan
Tugas Kreatif
a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis
pimpinan serta perlengkapan yang
diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk
meneruskan informasi kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima sumbangan
untuk dana atau keperluan kegiatan
lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran
atau asuransi dari suatu badan atau
instansi.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana
atau uang muka dari instansi yang
diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai
pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan
kantor, mana yang perlu diperbaiki dan
mana yang tidak perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana
kantor.

18. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
18
Menerima Tamu
Filling
Menyusun Hasil Rapat
Menerima Telpon
Mendampingi
Pimpinan

19. 4. Tanggung Jawab Sekretaris
a. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi dir sendiri dan upaya pengembangan ke
arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan
performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari.
b. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian prioritas kinerja kantor dan
pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.
c. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan
peningkatan daya saing.
d. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan.
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai
tujuan yang telah ditetapkan.
e. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum
dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam
transaksi
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
19

20. 5. Peranan Sekretaris
Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan
dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat
tersebut.
b. Sekretaris sebagai pintu gerbang.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai
penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan
dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor
atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.
c. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi
seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan
merasa betah.
d. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik
bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
20

21. 2D
POLITEKNIK NEGERI MADIUN
• http://luthfanhusna.blogspot.com/p/kantor-dan-pekerjaan-kantor.html “Kantor dan Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015
• http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran “Manajemen Administrasi Perkantoran”, 24 Februari 2015
• http://izudinjosep.blogspot.com/2013/10/manajemen-perkantoran.html “Pengertian Manajemen Perkantoran”, 24 Februari 2015
• http://verhaalvandian.blogspot.com/2014/01/pengertian-kantor-dan-manajemen.html “Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran”, 24 Februari 2015
• http://pekerjaankantor.blogspot.com/ “Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015
• http://monumenkata.blogspot.com/2014/10/pengertianfungsijenis-jenis-dan-ciri.html “Pengertian,Fungsi,Jenis dan Ciri-ciri Pekerjaan Kantor”, 24 Februari
2015
• http://paindol05.blogspot.com/2013/04/kesekretarisan-pengertian-administrasi.html “Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli”, 24
Februari 2015
• http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-kantor-ciri-dan-unsur.html “Pengertian Pekerjaan Kantor Ciri Peran Jenis dan Cara
Mengerjakan Buku Kas”, 23 Februari 2015
• http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-manajemen-perkantoran-fungsi.html “Pengertian Manajemen Perkantoran Fungsi Tujuan
Sarana Fasilitas Kerja Perkantoran”, 24 Februari 2015
• http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html “Manajemen Sekretaris (Pengertian,
Tugas, Fungsi, Peran, Syarat, Tata Kerja, Dll)”, 26 Februari 2015
• http://aboutsecretary.blogspot.com/2011/11/macam-macam-sekretaris.html “Macam-macam Sekretaris”, 26 Februari 2015
• http://derrykunardhiansyah.blogspot.com/2013/04/pengertian-sekretaris-dan.html “Sekretaris”, 26 Februari 2015
• http://ticatika.blogspot.com/ “Sekretaris Profesional”, 26 Februari 2015
• http://tiasulaksono.blogspot.com/2011/05/sekretaris-tugas-dan-tanggung-jawabnya.html “Sekretaris, Tugas, dan Tanggung Jawabnya”, 26 Februari 2015
• http://dewinuranisa.blogspot.com/2014/01/tanggung-jawab-seorang-sekretaris.html “Tanggung Jawab Seorang Sekretaris”, 28 Februari 2015
• http://dewinuranisa.blogspot.com/2014/01/fungsi-dan-peranan-sekretaris.html “Fungsi dan Peranan Sekretaris”, 28 Februari 2015
03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D
21