Profissionalização (IV Curso SciELO-ScholarOne)

PROFISSIONALIZAÇÃO
Alex Mendonça & Carolina Tanigushi
SciELO Brasil

AGENDA
• Botão de voltar do navegador
• Prazos e fuso horário
• Tradução da interface
• Gestão de usuários
• Excesso de usuários admin
• Não expirar todos os papéis
• Exempt this person
• EIC como autor (cegamento)
• Dicas e boas práticas
• Sessões de treinamento

BOTÃO DE VOLTAR DO NAVEGADOR
Isso pode fazer com que você saia do sistema e lhe
colocar em uma versão “cacheada” do sistema.
Não utilize o botão de
voltar do seu navegador
Utilize sempre a trilha de
navegação para voltar à etapa
anterior

PRAZOS E FUSO HORÁRIO
• O sistema considera que o prazo vence 23:59 do dia anterior ao vencimento do prazo, pois à
meia-noite, já é o dia do vencimento do prazo.
• Ou seja, o sistema entende que, no dia do vencimento do prazo, a tarefa já está atrasada.
• Além disso, por ter usuários no mundo inteiro, o ScholarOne definiu o Eastern Standard Time,
EST como padrão do sistema, então também é preciso levar a conversão do fuso horário em
conta.
• Por exemplo:
• Se o prazo vence no dia 29/09, o autor só tem até 23:59 EST do dia 28/09 para submeter a revisão.
• Convertendo para o horário de Brasília, o autor tem até 01:59 do dia 29/09 para submeter a revisão.
• Considerem atualizar os e-mail templates para incluir essa informação relacionada à diferença
de fuso.

TRADUÇÃO DA INTERFACE
• Aos periódicos que optaram por ter a interface do sistema em português e/ou espanhol,
lembrem-se de traduzir também:
• Descrição dos tipos de documento, caso utilizem (nos Configuration Settings);
• As instruções nas etapas de submissão (em Admin: configure instructions);
• Tooltips (basta clicar no tooltip e em Edit); e
• Keywords (essa alteração precisa ser feita pelo SciELO; entrar em contato).
• Alguns periódicos ainda não deram retorno, positivo ou negativo, quanto à tradução da
interface; se esse for o seu caso, por favor, entre em contato conosco.

EXCESSO DE USUÁRIOS ADMIN
• O papel de Admin é como a chave da sua casa!
• Não há nenhuma restrição quanto ao número de usuários com o papel de Admin, mas é
recomendado que vocês mantenham esse número mínimo, na medida do possível.
• Admins conseguem ver tudo e realizar praticamente qualquer ação no sistema de forma que,
nas mãos erradas, muitos danos podem ser feitos.
• É recomendável fazer uma busca avançada por usuários com o papel de Admin no sistema,
para checar se não há usuários cujo papel de Admin deva ser expirado.
• Para conceder ou expirar papel de Admin é necessário entrar em contato com o SciELO.
Na busca avançada por
usuário, é possível fazer
uma busca por papel:

NÃO EXPIRAR TODOS OS PAPÉIS
• Quando um usuário não quiser mais fazer parte do quadro do periódico, é importante expirar
seus papéis mas não se deve expirar todos seus papéis. Como boa prática, orientamos deixar
pelo menos o papel de autor.
• A expiração de todos os papéis de um usuário faz com que ele não seja mais buscável no
sistema, mas não consiga se registrar novamente com o mesmo e-mail.
• Apesar de agora ser possível deletar contas com papel de autor e/ou avaliador, usuários com
permissão de editor (AE e/ou EIC) ou Admin não podem ter suas contas deletadas.
• Nesses casos, se faz necessária a expiração dos papéis, tomando sempre o cuidado de manter
ao menos o papel de autor.

EXEMPT THIS PERSON
• Ao editar uma conta, o Admin tem a opção de eximir o usuário do recebimento de lembretes
relacionados a avalições e/ou tarefas (junto à opção “Unavailable dates”).
• Essa opção faz com que o sistema não envie e-mails de notificação e/ou de tarefas para o
usuário que optou por não receber e-mails, podendo ou não ser determinada uma data de
início e/ou término.
• Nos casos em que o exempt this person está ativo, os e-mails não deixarão de ser enviados,
mas serão encaminhados diretamente ao Admin.

EIC COMO AUTOR (CEGAMENTO)
• Se um determinado EIC não estiver aparecendo na lista de editores disponíveis para um
manuscrito, verifique se ele não está na lista de autores.
• Caso esteja, o cegamento do sistema irá impedir que ele seja designado como editor desse
manuscrito.
• Apesar do SciELO não recomendar que EICs publiquem em seus próprios periódicos com
muita frequência, uma forma de contornar essa questão é o EIC manter uma segunda conta
no sistema, com apenas o papel de autor, para esses casos.

DICAS E BOAS PRÁTICAS: STATUS PAGE
• Após a atualização para a versão 4.24, o ScholarOne passou a disponibilizar uma página de
status, que lista os “incidentes” (instabilidades e bugs) e em qual dos servidores está
acontecendo. Os sites ScholarOne do SciELO estão hospedados no “Prod 4” (por isso "mc04“
na URL do sistema).
• Essa página pode ser acessada pelo link: http://bit.ly/s1-status-page
• Ao enfrentar algum problema no sistema, recomendamos acessar essa página para verificar
se o problema já não foi detectado pela equipe do ScholarOne e o status atual.
• Página atualizada diariamente. Lista dos incidentes/
problemas que ainda
não foram resolvidos

DICAS E BOAS PRÁTICAS: BLOQUEADOR DE POP-UPS
• Lembrem-se sempre de configurar os navegadores para não bloquear os pop-ups do
ScholarOne.
• Caso o navegador esteja com os pop-ups bloqueados, não será possível enviar nenhum e-mail
pelo sistema.
• Isso, por consequência, impedirá a realização de ações que exigem o envio de um e-mail para
serem efetuadas como, por exemplo, a tomada de decisão final, e-mail de designação a
Editores Associados etc.
Como saber que os pop-
ups estão bloqueados no
Google Chrome

Como saber que os pop-ups
estão bloqueados no Firefox

Como saber que os pop-ups
estão bloqueados no Edge

DICAS E BOAS PRÁTICAS: UNSUBMIT & WITHDRAW
• As opções unsubmit (devolver para o autor/rascunho) e withdraw (arquivar) estão sempre
disponíveis pela guia Manuscript Files, no quadro Change Manuscript Status.
• IMPORTANTE:
• O unsubmit deve ser dado apenas em manuscritos que não tenham nenhum parecer. Dar unsubmit num
manuscrito com pareceres irá fazer com que esses pareceres se percam e não há como recuperá-los.
• O withdraw deve ser usado em casos que o autor desiste da publicação no periódico.

DICAS E BOAS PRÁTICAS: AT-A-GLANCE STATISTICS
• Uma forma rápida de ter uma visão geral das estatísticas do periódico:
• Quantidade de submissões por tipo de documento e periódo;
• Tempos médios de tramitação;
• Taxa de aceite;
• Manuscritos pendentes de ação; e
• Manuscrito que está há mais tempo sem uma decisão.
• Podem ser visualizadas em:
• Admin Center >> Reports >> At-A-Glance Statistics
Exibe o manuscrito mais
antigo ainda sem uma
decisão.

DICAS E BOAS PRÁTICAS: REVIEWER SUMMARY
• Relatório pronto que mostra informações referentes aos avaliadores:
• Nome e e-mail.
• Número de vezes que foi selecionado, unassigned, desconvidado, não respondeu, declinou, concordou e
enviou a avaliação.
• R-Score (quando aplicável).
• Tempo médio de avaliação.
• Permite filtrar por data de submissão, seleção, convite, designação e envio de avaliação.
• O relatório pode ser gerado em:
• Admin Center >> Reports >> User Performance Reports >> Standard Reports >> Reviewer Summary

DICAS E BOAS PRÁTICAS: INFORMAÇÕES DE CONTATO
• Deve-se manter as informações de contato no sistema sempre atualizadas, pois populam
grande parte dos e-mail templates.
• Podem ser atualizadas em:
• Admin Center >> Admin Tools >> Setup >> Configuration Settings >> Set E-mail Contacts
##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_NAME##
##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_EMAIL##
##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_NAME##
##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_EMAIL##

DICAS E BOAS PRÁTICAS: TRADUTOR DO GOOGLE CHROME
• O uso do tradutor do Google Chrome interfere no funcionamento do sistema.
• Alguns dos erros mais comuns são:
• Não é possível fazer o upload de arquivos;
• Não permite concluir a submissão, informando que a cover letter não foi preenchida/enviada.
• Quando um usuário relatar um erro relacionado aos pontos acima, pergunte sempre se está
com o tradutor do Chrome ativado; muitas vezes apenas desativá-lo já resolve o problema.
• O problema é facilmente diagnosticado em sites que possuam somente o idioma Inglês
instalado e, contudo, os screenshots enviados pelo autor o sistema aparece traduzido para o
Português.
Quando o tradutor estiver
ativo, aparecerá esse símbolo
na barra de endereço

DICAS E BOAS PRÁTICAS: ERRO DE FORMATO DE DATA
• Na interface do site em português, não é possível alterar prazos, pois há um bug no site que
faz com que dê um erro de formato de data inválido.
• Esse já é um bug conhecido e, por enquanto, sem solução.
• A alteração de prazos deve ser feita sempre na interface de inglês.
Fazer a alteração de prazos
sempre na interface em
inglês do site.

SESSÕES DE TREINAMENTO
• O ScholarOne oferece sessões gratuitas de treinamento para:
• Admins
• Editores
• Relatório de estatísticas (Cognos)
• Realizadas pela equipe do ScholarOne, em inglês;
• Requer agendamento prévio. Consulte o calendário em:
http://mchelp.manuscriptcentral.com/gethelpnow/training/register/

SESSÕES DE TREINAMENTO
Também disponível no
portal de ajuda do
ScholarOne: manuais e
video tutoriais

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