1.
BOAS PRÁTICAS, ERROS COMUNS,
RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS E
DICAS DE USO NO SCHOLARONE
Alex Mendonça
alex.mendonca@scielo.org

2.
CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE
MANAGEMENT)
• O uso do Controle de Fascículos (Issue Management) permite
rastrear em qual fascículo os seus artigos aceitos aparecem.
Você pode utilizá-lo antes ou depois que um artigo for
publicado.

3.
CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE
MANAGEMENT)

4.
CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)
Três itens obrigatórios:
1. Descrição
2. Volume
3. Número
Os demais itens podem ser
incluídos posteriormente

5.
CRIANDO UM FASCÍCULO: INCLUÍNDO
MANUSCRITOS

6.
A busca virá pré-selecionada todos os artigos
Aceitos
Certifique-se de que a opção not assigned to an
issue esteja marcada para garantir que os
resultados tragam apenas artigos que ainda não
estejam designados a um fascículo
CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)

7.
Escolha “Use This Paper” para incluir
as seleções dentre os resultados
CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)
Escolha “Add Selections” quando você
tiver selecionado os artigos que precisa

8.
Após incluir manuscritos em seu fascículo você
poderá alterar a ordem dos artigos.
CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)

9.
INCLUINDO UM REPRESENTANTE
(PLACEHOLDER)
Um representante (placeholder) pode ser utilizado
para substituir conteúdos do seu sumário, como
uma capa, por exemplo.

10.
Agora que você já possui tudo na ordem certa, é possível exportar o
sumário (Export Lineup) em formato CSV.
EXPORTAÇÃO DO SUMÁRIO (LINEUP)

11.
FORMA DESCENTRALIZADA DE
DESIGNAÇÃO DE MANUSCRITOS
Você também pode pré-designar um manuscrito a um
fascículo pela guia “Manuscript Information” da
submissão (necessário que os fascículos tenham sido
criados previamente).

12.
FECHAMENTO DE FASCÍCULOS (ISSUE)
Uma vez que o fascículo estiver completo, feche-o,
marcando a opção “Mark as Closed”, isso o elimita da
listagem de fascículos disponíveis.
É possível re-abrir um fascículo a qualquer momento.

13.
POR QUE FAZÊ-LO?
- Melhor visualização nos resultados de busca
- Emissão de relatórios de estatísticas

14.
SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE
SUBMISSION CHECK)
• Localizada na guia “Manuscript Information” da submissão,
essa ferramenta analisa título e autores para identificar
possíveis submissões duplicadas

15.
SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE
SUBMISSION CHECK)
• A relevância é calculada com base em um algoritmo complexo
que leva muitos fatores em consideração
• É calculada com base em fatores numéricos dentre um grupo
isolado de resultados: o resultado com mais proximidade
recebe um valor de 100% de relevância
• Artigos em rascunho (draft) e arquivados (withdrawn) não são
levados em consideração
• Serve apenas como orientação e requer uma análise
cuidadosa dos resultados obtidos

16.
ARTIGOS CONVIDADOS (INVITED PAPERS)
• Localize a seção Invited Papers em seu Admin Dashboard.
Selecione o link Go para
criar um Manuscript Stub

17.
CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB
Certifique-se que o
Status esteja “Active”

18.
CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB
Selecione as seções que serão apenas para leitura
para o Autor (read-only for Author), caso você não
queira que o autor faça quaisquer alterações

19.
CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB
Selecione Commit Stub ao final da tela para
seguir para o próximo passo
Nota: Você não poderá adicionar
Companion Papers ou Notas
enquanto estiver configurando o
Manuscript Stub

20.
SELECIONANDO O AUTOR
• Escolha um autor para convidar, da mesma forma que você
escolheria um parecerista

21.
SELECIONANDO O AUTOR
Selecione apenas um único autor por rascunho

22.
CONVIDANDO O AUTOR
• Selecione o botão Invite (convite) para criar o convite ao autor

23.
Edite o texto antes de enviar,
se necessário
CONVIDANDO O AUTOR

24.
ATRIBUIÇÃO DO AUTOR
Selecione Agreed (Aceito)
caso o autor se comunique
diretamente com você

25.
SUBMETENDO O ARTIGO CONVIDADO
• Faça o proxy do autor para ver a Estrela Verde utilizada para
submissão de artigos convidados

26.
ARTIGOS CONVIDADOS
• Ao visualizar artigos em suas listas de administrador eles terão o
termo Invited abaixo do ID da submissão em azul.

27.
A IMPORTÂNCIA DO FUNDREF
• Iniciativa do CrossRef
• Fornece uma lista padronizada de agências de fomento
• Recurso incluído em Agosto/2013
• Operando em todos os sites SciELO
• Banco de dados retroalimentado e mantido pelo CrossRef
• Ainda não é possível extrair relatórios pela ferramenta Cognos,
mas em breve isso será possível

28.
A IMPORTÂNCIA DO FUNDREF

29.
ARTIGOS RELACIONADOS

30.
ARTIGOS RELACIONADOS

31.
ARTIGOS RELACIONADOS

32.
ADICIONANDO UMA FLAG AO MANUSCRITO

33.
ADICIONANDO UMA FLAG AO MANUSCRITO
• Exemplos:

34.
ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO
• Cada Flag pode ser configurada para um significado específico e
a legenda será visível apenas quando o mouse estiver sob a Flag.
• As Flags podem ser alteradas na guia Account information, em
Person Details.

35.
ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO
• Exemplos:

36.
DEFININDO PREFERÊNCIAS DE BUSCA
O AE pode definir
preferências de busca de
Pareceristas

37.
PREFERÊNCIAS

38.
PREFERÊNCIAS

39.
VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO
• Integração com CrossCheck e iThenticate
• Requer assinatura prévia com CrossRef,
CrossCheck e iThenticate antes da ativação
• http://www.crossref.org/crosscheck.html
• Análises automáticas ou manuais
• Configuração de acordo com papéis
• Sem custos para integração via sites SciELO

40.
VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO

41.
PLAGIARISM DETECTION
Manuscritos são analisados contra 50 bilhões de
páginas na web e 130 milhões de itens de conteúdo,
incluíndo 40 milhões de trabalhos dos 590 publishers
que participam do CrossCheck

42.
VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO - RELATÓRIOS

43.
VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO - PERGUNTAS
• Qual é a porcentagem máxima de similaridade
permitida?
• Quem deve ser autorizado a executar as análises?
• Quando é o melhor momento a se fazer?

44.
ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES
• 180 dias (6 meses) – Submissões originais em rascunho (draft)
• 180 dias (6 meses) – Revisões em rascunho (draft)
• 180 dias (6 meses) – Artigos aceitos
• 90 dias (3 meses) – Artigos rejeitados
• 180 dias (6 meses) – Submissões com decisões de Revisão ou
Resubmissão
• Tais prazos não podem ser maiores, apenas menores
• Submissões rejeitadas não são exportadas
• Utilize exportação manual caso queira manter backup dos
arquivos

45.
ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES
• Atenção aos prazos!
• Recuperação de arquivos após o fim do prazo tem
um custo de US$250.00 por submissão

46.
ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES
• Periódicos que utilizam o fluxo “In Production”
devem atentar-se ao acúmulo de manuscritos
estagnados no fluxo
• Todas as submissões
aceitas, sem excessões,
devem seguir até o final do
fluxo, ou seja, até sua
exportação
• A não exportação de
submissões pode resultar em
excedente da cota de
armazenamento de dados
disponível ao périódico e
estar sujeito a cobranças

47.
COBRANÇA DE APC (ARTICLE
PROCESSING CHARGE)
• O ScholarOne ainda não dispõe de uma ferramenta
de cobrança de APC (Article Processing Charge)
integrada ao sistema que atenda aos periódicos do
Brasil
• Existem parcerias sendo buscadas com o Copyright
Clearance Center, que podem se tornar soluções
ideais
• Nesse ínterim, sugerimos uma solução alternativa

48.
COBRANÇA DE APC (ARTICLE
PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO
• Necessário:
1. Uma ferramenta de transação online (Ex: PayPal)
2. Página HTML simples com um formulário de pagamento ou
link direto para o site onde será efetuado o pagamento
• O formulário deve “conversar“ com sua ferramenta de
transação online
• Hospedagem do arquivo pode ser feita no próprio sistema, na
área “Admin: configure instructions”

49.
COBRANÇA DE APC (ARTICLE
PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO
• Link para a página HTML pode ser inserido no template do e-
mail de aceitação da submissão

50.
COBRANÇA DE APC (ARTICLE
PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO
• Procure utilizar o mesmo esquema de cores do sistema, para que o usuário
tenha a sensação de estar no mesmo ambiente, trazendo maior segurança
• Campos com valores pré-definidos que não permitem a alteração do autor
• Botão para finalização da compra redireciona para a ferramenta de pagamento

51.
LINK PARA O SISTEMA
• Alguns periódicos têm feito o link da submissão online
apontando para a homepage do periódico no site SciELO:
www.scielo.br/periódico

52.
LINK PARA O SISTEMA
• Procure apontar o link de submissão online
diretamente para a URL do sistema:
• https://mc04.manuscriptcentral.com/xyz-scielo
• Acesso mais rápido para os autores/revisores,
cortando passos
• “Menos é mais” – menos cliques, autor/revisor mais
feliz!

53.
INFORMAÇÕES DE CONTATO
• Admin Center -> Admin Tools -> Setup -> Configuration Settings
-> Set E-mail Contacts
• Popula grande parte dos e-mails templates
• Manter sempre atualizado
##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_EMAIL##
##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_NAME##
##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_NAME##
##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_EMAIL##

54.
LINKS DIRETOS
Existem algumas formas de simplificar ações exigidas por
Editores, Pareceristas e Autores.
Links diretos podem ser incluídos como tags de e-mails nos
seus templates.
Isso dará acesso imediato ao trabalho com um único clique.
Tag do Link Como é utilizado
##CREATE_REVISION_LINK## Permite que o autor crie uma versão revisada de um
manuscrito (já em uso em todos os sites SciELO)
##REVIEW_LINK## Link direto para o Scoresheet (já em uso em todos os sites
SciELO)
##SUBMIT_INVITED_PAPER_LINK## Permite que o autor submeta um manuscrito convidado (já em
uso em todos os sites SciELO)
##MAKE_DECISION_LINK## Permite que uma decisão seja tomada em um artigo
Destinada aos lembretes de decisão editorial para EICs e AEs
##MAKE_RECOMMENDATION_LINK## Permite que uma recomendação seja tomada em um artigo
Destinada aos lembretes de decisão editorial para AEs
##PICK_INVITE_ASSIGN_LINK## Permite seleção, convite e designação de pareceristas para um
artigo
Requer
login

55.
DOI – DIGITAL OBJECT IDENTIFIER
• Você sabia que é possível gerar o número do DOI pelo
ScholarOne?
• Formato:
PREFIXO/ISSN-ACRÔNIMO-ANO-ID
10.1590/0000-0000-AAA-2015-0001
• O DOI gerado aparecerá na guia “Manuscript Information” da
submissão, no quadro Production Details:
• Para garantir a integridade de dados, importante utilizar o DOI
gerado pelo sistema no XML SciELO
• Entre em contato com a equipe SciELO caso queira gerar o DOI a
partir do ScholarOne

56.
DESIGNAÇÃO DE ARQUIVOS
• Restringir formatos
• Deixar apenas o essencial – remover itens desnecessários

57.
BOTÃO DE VOLTAR DO NAVEGADOR
Isso pode fazer com que você saia do sistema e lhe colocar
em uma versão “cacheada” do sistema.
Não utilize o botão
de voltar do seu
navegador

58.
USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA
(IMMEDIATE DECISION)
• Disponível na guia “Manuscript Information” da submissão,
serve para o Editor-Chefe tomar uma Decisão Editorial
independente do andamento da avaliação por pares

59.
USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA
(IMMEDIATE DECISION)
• Entretanto, não deve ser utilizada quando há pareceres
disponíveis
• Quando há pareceres, sempre deve-se utilizar a tarefa “Make
Decision”
Caso a tarefa não esteja
disponível, altere o número de
pareceres (Reviews)
necessários

60.
CADÊ A SUBMISSÃO?
• Ao sofrer uma “des-submissão” (unsubmit), a submissão volta a
ser um rascunho (draft), permitindo assim que o autor possa
excluí-la, sendo obrigado a fazer uma nova submissão
• A submissão é excluída definitivamente, junto com qualquer
rastro dela no sistema – não há como recuperá-la
• Pode ocorrer com uma porcentagem pequena dos artigos des-
submetidos

61.
ONDE ESTÁ O ARTIGO PARA AVALIAR?
• Parecerista criou uma nova conta
• Parecerista não aceitou o convite (link no e-mail)
• Aceitação não foi registrada
• Múltiplas contas
• Links copiados de e-mail enviado a outro parecerista
• Cada carta-convite possui links únicos que só funcionam para aquele
parecerista específico

62.
ONDE ESTÁ O ARTIGO PARA AVALIAR?
• Faça uma busca por sobrenome ou User ID
(Na maioria dos casos resolve problemas com múltiplas contas)

63.
ARQUIVOS NÃO CONVERTEM PARA PDF
• Verifique se o nome do arquivo possui caracteres especiais
(por exemplo: ? ou #)
• Verifique se o nome do arquivo possui mais de um ponto
• Certifique-se de que todas as macros foram desabilitadas do
MS Word (por exemplo,*.docm). Macros não são permitidas
• Versão do MS Word que o arquivo foi gerado pode influenciar
• Procure salvar uma cópia em versões alternativas (.docx ou
.doc)
• Remova links (se houver) de dentro do arquivo
• Salve o arquivo com as fontes True Type embutidas (passo-a-
passo de como salvar arquivos embutindo as fontes True
Type: http://www.idautomation.com/kb/ttf_embedding.html)

64.
PARECERES ANEXOS NÃO INCLUÍDOS NA
DECISÃO EDITORIAL
• Se o periódico permite que pareceristas transfiram arquivos ao
sistema, estes não são automaticamente anexados à carta de
Decisão Editorial
• É necessário anexá-los de forma manual utilizando o menu drop-
down no canto inferior esquerdo do e-mail com a Decisão Editorial
• Nota: o arquivo transferido pelo parecerista deve ter sido convertido
para PDF corretamente para que o mesmo possa ser visto pelo
Editor a fim de anexá-lo à carta de Decisão Editorial
• É possível tornar esse procedimento automático desde que o
arquivo transferido pelo parecerista esteja marcado como “Para
Autor e Editor” (For Author and Editor). Entre em contato com a
equipe SciELO para fazer essa modificação

65.
NOMES COMPOSTOS
• Ao realizar buscas por nomes compostos, utilize o asterisco
(*) para obter melhores resultados
Exemplo: ao buscar por “João Costa Filho”, seu termo de
busca seria: *Costa*

66.
ONDE ESTÁ O ARTIGO?
• Tipicamente ocorre a Editores-Chefes e Editores Associados
• Questão de confidencialidade
• Procure pela mensagem 1 blinded (1 oculto)
• Ocorre quando o usuário ativo é autor ou co-autor da submissão
• Regra absoluta do ScholarOne – não pode ser alterada
• Alternativa: utilize usuário com papel de autor, somente, para as submissões

67.
E-MAILS NÃO ESTÃO SENDO ENVIADOS
• Verifique a guia Audit Trail – se o e-mail estiver lá, significa
que o sistema fez o envio
• Verifique se o bloqueador de pop-ups não estava ativado, no
caso de e-mails que permitem edição antes do envio
• Verifique se a opção “Eximir essa pessoa de todos os
lembretes relacionados a tarefas” (Exempt this person from
all task-related email reminders) não está habilitada no perfil
do usuário
• É possível também que o provedor esteja classificando os e-
mails enviados pelo sistema como SPAM. Recomenda-se
nesse caso consultar periodicamente a caixa de SPAM do
seu e-mail e marcar como “não SPAM” os e-mails vindo do
sistema, “reeducando” assim o provedor de e-mails.