Boas práticas, erros comuns, resolução de problemas e dicas de uso no ScholarOne - Alex Mendonça

738 visualizações

Publicada em

Como parte do programa de aperfeiçoamento dos periódicos SciELO, temos a satisfação de convidá-los a participar do I Curso de Atualização SciELO-ScholarOne, que será realizado no dia 07 de Agosto de 2015 no Auditório Governador Carlos Alberto de Carvalho Pinto da FAPESP, em São Paulo.

Já são 86 periódicos da Coleção SciELO Brasil que utilizam o sistema diariamente, alguns há mais de 3 anos. Desde então, vários periódicos passaram por mudanças em suas equipes editoriais ou atualização das políticas editorias. Ao mesmo tempo, novos recursos foram inseridos no sistema ScholarOne. O curso tem o propósito de atualizar e nivelar o conhecimento entre as equipes editoriais dos periódicos.

A programação abordará conteúdos avançados sobre o uso do sistema ScholarOne, boas práticas, erros comuns, resolução de problemas, dicas de uso, dentre outros. Está também prevista uma seção com aprofundamento sobre os e-mails templates e relatórios de estatísticas do sistema com foco na criação de relatórios customizados para atender necessidades específicas do periódico.

O conteúdo do curso estará alinhado com os novos critérios de admissão e permanência na Coleção SciELO Brasil (Setembro/2014) e de que forma o ScholarOne pode ser configurado para ajudar a atendê-los. Os Critérios SciELO Brasil exigem que até o final de 2015 todos os periódicos indexados devem processar a avaliação dos manuscritos online com um sistema ou serviço próprio ou contratado que atenda os requisitos do SciELO na produção de estatísticas sobre o fluxo de processamento de artigos, como são o número de manuscritos recebidos, porcentagem de rejeitados imediatamente, porcentagem de aprovados após avaliação por editores associados e pareceristas, afiliação nacional e estrangeira dos autores, editores e pareceristas envolvidos. Além do ScholarOne, o SciELO disponibiliza para os periódicos indexados o sistema de submissão OJS (Sistema SciELO de Publicação).

Por fim e não menos importante, o curso promoverá a troca de experiências entre as equipes editoriais dos periódicos participantes que abrangem diferentes áreas do conhecimento.

A presença dos membros do corpo editorial e dos profissionais da equipe editorial é muito importante para que o periódico possa tirar um maior proveito do sistema ScholarOne.

Publicada em: Ciências
0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
738
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
3
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
39
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide
  • Module 1: Introduction & Agenda
  • Production Center tip
  • Production Center tip
  • Production Center tip
  • **What is a stub?
  • Entering Article Funding Information (Optional)
    If configured on your site, you may see a section for funding information. You will be able to search for your Funding Institution(s) from a list and enter your Grant and Award Number(s). Click the plus sign to add.
  • Entering Article Funding Information (Optional)
    If configured on your site, you may see a section for funding information. You will be able to search for your Funding Institution(s) from a list and enter your Grant and Award Number(s). Click the plus sign to add.
  • Entering Article Funding Information (Optional)
    If configured on your site, you may see a section for funding information. You will be able to search for your Funding Institution(s) from a list and enter your Grant and Award Number(s). Click the plus sign to add.
  • Divider Slide
  • Boas práticas, erros comuns, resolução de problemas e dicas de uso no ScholarOne - Alex Mendonça

    1. 1. BOAS PRÁTICAS, ERROS COMUNS, RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS E DICAS DE USO NO SCHOLARONE Alex Mendonça alex.mendonca@scielo.org
    2. 2. CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE MANAGEMENT) • O uso do Controle de Fascículos (Issue Management) permite rastrear em qual fascículo os seus artigos aceitos aparecem. Você pode utilizá-lo antes ou depois que um artigo for publicado.
    3. 3. CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE MANAGEMENT)
    4. 4. CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE) Três itens obrigatórios: 1. Descrição 2. Volume 3. Número Os demais itens podem ser incluídos posteriormente
    5. 5. CRIANDO UM FASCÍCULO: INCLUÍNDO MANUSCRITOS
    6. 6. A busca virá pré-selecionada todos os artigos Aceitos Certifique-se de que a opção not assigned to an issue esteja marcada para garantir que os resultados tragam apenas artigos que ainda não estejam designados a um fascículo CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)
    7. 7. Escolha “Use This Paper” para incluir as seleções dentre os resultados CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE) Escolha “Add Selections” quando você tiver selecionado os artigos que precisa
    8. 8. Após incluir manuscritos em seu fascículo você poderá alterar a ordem dos artigos. CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)
    9. 9. INCLUINDO UM REPRESENTANTE (PLACEHOLDER) Um representante (placeholder) pode ser utilizado para substituir conteúdos do seu sumário, como uma capa, por exemplo.
    10. 10. Agora que você já possui tudo na ordem certa, é possível exportar o sumário (Export Lineup) em formato CSV. EXPORTAÇÃO DO SUMÁRIO (LINEUP)
    11. 11. FORMA DESCENTRALIZADA DE DESIGNAÇÃO DE MANUSCRITOS Você também pode pré-designar um manuscrito a um fascículo pela guia “Manuscript Information” da submissão (necessário que os fascículos tenham sido criados previamente).
    12. 12. FECHAMENTO DE FASCÍCULOS (ISSUE) Uma vez que o fascículo estiver completo, feche-o, marcando a opção “Mark as Closed”, isso o elimita da listagem de fascículos disponíveis. É possível re-abrir um fascículo a qualquer momento.
    13. 13. POR QUE FAZÊ-LO? - Melhor visualização nos resultados de busca - Emissão de relatórios de estatísticas
    14. 14. SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE SUBMISSION CHECK) • Localizada na guia “Manuscript Information” da submissão, essa ferramenta analisa título e autores para identificar possíveis submissões duplicadas
    15. 15. SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE SUBMISSION CHECK) • A relevância é calculada com base em um algoritmo complexo que leva muitos fatores em consideração • É calculada com base em fatores numéricos dentre um grupo isolado de resultados: o resultado com mais proximidade recebe um valor de 100% de relevância • Artigos em rascunho (draft) e arquivados (withdrawn) não são levados em consideração • Serve apenas como orientação e requer uma análise cuidadosa dos resultados obtidos
    16. 16. ARTIGOS CONVIDADOS (INVITED PAPERS) • Localize a seção Invited Papers em seu Admin Dashboard. Selecione o link Go para criar um Manuscript Stub
    17. 17. CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB Certifique-se que o Status esteja “Active”
    18. 18. CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB Selecione as seções que serão apenas para leitura para o Autor (read-only for Author), caso você não queira que o autor faça quaisquer alterações
    19. 19. CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB Selecione Commit Stub ao final da tela para seguir para o próximo passo Nota: Você não poderá adicionar Companion Papers ou Notas enquanto estiver configurando o Manuscript Stub
    20. 20. SELECIONANDO O AUTOR • Escolha um autor para convidar, da mesma forma que você escolheria um parecerista
    21. 21. SELECIONANDO O AUTOR Selecione apenas um único autor por rascunho
    22. 22. CONVIDANDO O AUTOR • Selecione o botão Invite (convite) para criar o convite ao autor
    23. 23. Edite o texto antes de enviar, se necessário CONVIDANDO O AUTOR
    24. 24. ATRIBUIÇÃO DO AUTOR Selecione Agreed (Aceito) caso o autor se comunique diretamente com você
    25. 25. SUBMETENDO O ARTIGO CONVIDADO • Faça o proxy do autor para ver a Estrela Verde utilizada para submissão de artigos convidados
    26. 26. ARTIGOS CONVIDADOS • Ao visualizar artigos em suas listas de administrador eles terão o termo Invited abaixo do ID da submissão em azul.
    27. 27. A IMPORTÂNCIA DO FUNDREF • Iniciativa do CrossRef • Fornece uma lista padronizada de agências de fomento • Recurso incluído em Agosto/2013 • Operando em todos os sites SciELO • Banco de dados retroalimentado e mantido pelo CrossRef • Ainda não é possível extrair relatórios pela ferramenta Cognos, mas em breve isso será possível
    28. 28. A IMPORTÂNCIA DO FUNDREF
    29. 29. ARTIGOS RELACIONADOS
    30. 30. ARTIGOS RELACIONADOS
    31. 31. ARTIGOS RELACIONADOS
    32. 32. ADICIONANDO UMA FLAG AO MANUSCRITO
    33. 33. ADICIONANDO UMA FLAG AO MANUSCRITO • Exemplos:
    34. 34. ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO • Cada Flag pode ser configurada para um significado específico e a legenda será visível apenas quando o mouse estiver sob a Flag. • As Flags podem ser alteradas na guia Account information, em Person Details.
    35. 35. ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO • Exemplos:
    36. 36. DEFININDO PREFERÊNCIAS DE BUSCA O AE pode definir preferências de busca de Pareceristas
    37. 37. PREFERÊNCIAS
    38. 38. PREFERÊNCIAS
    39. 39. VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO • Integração com CrossCheck e iThenticate • Requer assinatura prévia com CrossRef, CrossCheck e iThenticate antes da ativação • http://www.crossref.org/crosscheck.html • Análises automáticas ou manuais • Configuração de acordo com papéis • Sem custos para integração via sites SciELO
    40. 40. VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO
    41. 41. PLAGIARISM DETECTION Manuscritos são analisados contra 50 bilhões de páginas na web e 130 milhões de itens de conteúdo, incluíndo 40 milhões de trabalhos dos 590 publishers que participam do CrossCheck
    42. 42. VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO - RELATÓRIOS
    43. 43. VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO - PERGUNTAS • Qual é a porcentagem máxima de similaridade permitida? • Quem deve ser autorizado a executar as análises? • Quando é o melhor momento a se fazer?
    44. 44. ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES • 180 dias (6 meses) – Submissões originais em rascunho (draft) • 180 dias (6 meses) – Revisões em rascunho (draft) • 180 dias (6 meses) – Artigos aceitos • 90 dias (3 meses) – Artigos rejeitados • 180 dias (6 meses) – Submissões com decisões de Revisão ou Resubmissão • Tais prazos não podem ser maiores, apenas menores • Submissões rejeitadas não são exportadas • Utilize exportação manual caso queira manter backup dos arquivos
    45. 45. ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES • Atenção aos prazos! • Recuperação de arquivos após o fim do prazo tem um custo de US$250.00 por submissão
    46. 46. ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES • Periódicos que utilizam o fluxo “In Production” devem atentar-se ao acúmulo de manuscritos estagnados no fluxo • Todas as submissões aceitas, sem excessões, devem seguir até o final do fluxo, ou seja, até sua exportação • A não exportação de submissões pode resultar em excedente da cota de armazenamento de dados disponível ao périódico e estar sujeito a cobranças
    47. 47. COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) • O ScholarOne ainda não dispõe de uma ferramenta de cobrança de APC (Article Processing Charge) integrada ao sistema que atenda aos periódicos do Brasil • Existem parcerias sendo buscadas com o Copyright Clearance Center, que podem se tornar soluções ideais • Nesse ínterim, sugerimos uma solução alternativa
    48. 48. COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO • Necessário: 1. Uma ferramenta de transação online (Ex: PayPal) 2. Página HTML simples com um formulário de pagamento ou link direto para o site onde será efetuado o pagamento • O formulário deve “conversar“ com sua ferramenta de transação online • Hospedagem do arquivo pode ser feita no próprio sistema, na área “Admin: configure instructions”
    49. 49. COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO • Link para a página HTML pode ser inserido no template do e- mail de aceitação da submissão
    50. 50. COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO • Procure utilizar o mesmo esquema de cores do sistema, para que o usuário tenha a sensação de estar no mesmo ambiente, trazendo maior segurança • Campos com valores pré-definidos que não permitem a alteração do autor • Botão para finalização da compra redireciona para a ferramenta de pagamento
    51. 51. LINK PARA O SISTEMA • Alguns periódicos têm feito o link da submissão online apontando para a homepage do periódico no site SciELO: www.scielo.br/periódico
    52. 52. LINK PARA O SISTEMA • Procure apontar o link de submissão online diretamente para a URL do sistema: • https://mc04.manuscriptcentral.com/xyz-scielo • Acesso mais rápido para os autores/revisores, cortando passos • “Menos é mais” – menos cliques, autor/revisor mais feliz!
    53. 53. INFORMAÇÕES DE CONTATO • Admin Center -> Admin Tools -> Setup -> Configuration Settings -> Set E-mail Contacts • Popula grande parte dos e-mails templates • Manter sempre atualizado ##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_EMAIL## ##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_NAME## ##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_NAME## ##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_EMAIL##
    54. 54. LINKS DIRETOS Existem algumas formas de simplificar ações exigidas por Editores, Pareceristas e Autores. Links diretos podem ser incluídos como tags de e-mails nos seus templates. Isso dará acesso imediato ao trabalho com um único clique. Tag do Link Como é utilizado ##CREATE_REVISION_LINK## Permite que o autor crie uma versão revisada de um manuscrito (já em uso em todos os sites SciELO) ##REVIEW_LINK## Link direto para o Scoresheet (já em uso em todos os sites SciELO) ##SUBMIT_INVITED_PAPER_LINK## Permite que o autor submeta um manuscrito convidado (já em uso em todos os sites SciELO) ##MAKE_DECISION_LINK## Permite que uma decisão seja tomada em um artigo Destinada aos lembretes de decisão editorial para EICs e AEs ##MAKE_RECOMMENDATION_LINK## Permite que uma recomendação seja tomada em um artigo Destinada aos lembretes de decisão editorial para AEs ##PICK_INVITE_ASSIGN_LINK## Permite seleção, convite e designação de pareceristas para um artigo Requer login
    55. 55. DOI – DIGITAL OBJECT IDENTIFIER • Você sabia que é possível gerar o número do DOI pelo ScholarOne? • Formato: PREFIXO/ISSN-ACRÔNIMO-ANO-ID 10.1590/0000-0000-AAA-2015-0001 • O DOI gerado aparecerá na guia “Manuscript Information” da submissão, no quadro Production Details: • Para garantir a integridade de dados, importante utilizar o DOI gerado pelo sistema no XML SciELO • Entre em contato com a equipe SciELO caso queira gerar o DOI a partir do ScholarOne
    56. 56. DESIGNAÇÃO DE ARQUIVOS • Restringir formatos • Deixar apenas o essencial – remover itens desnecessários
    57. 57. BOTÃO DE VOLTAR DO NAVEGADOR Isso pode fazer com que você saia do sistema e lhe colocar em uma versão “cacheada” do sistema. Não utilize o botão de voltar do seu navegador
    58. 58. USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA (IMMEDIATE DECISION) • Disponível na guia “Manuscript Information” da submissão, serve para o Editor-Chefe tomar uma Decisão Editorial independente do andamento da avaliação por pares
    59. 59. USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA (IMMEDIATE DECISION) • Entretanto, não deve ser utilizada quando há pareceres disponíveis • Quando há pareceres, sempre deve-se utilizar a tarefa “Make Decision” Caso a tarefa não esteja disponível, altere o número de pareceres (Reviews) necessários
    60. 60. CADÊ A SUBMISSÃO? • Ao sofrer uma “des-submissão” (unsubmit), a submissão volta a ser um rascunho (draft), permitindo assim que o autor possa excluí-la, sendo obrigado a fazer uma nova submissão • A submissão é excluída definitivamente, junto com qualquer rastro dela no sistema – não há como recuperá-la • Pode ocorrer com uma porcentagem pequena dos artigos des- submetidos
    61. 61. ONDE ESTÁ O ARTIGO PARA AVALIAR? • Parecerista criou uma nova conta • Parecerista não aceitou o convite (link no e-mail) • Aceitação não foi registrada • Múltiplas contas • Links copiados de e-mail enviado a outro parecerista • Cada carta-convite possui links únicos que só funcionam para aquele parecerista específico
    62. 62. ONDE ESTÁ O ARTIGO PARA AVALIAR? • Faça uma busca por sobrenome ou User ID (Na maioria dos casos resolve problemas com múltiplas contas)
    63. 63. ARQUIVOS NÃO CONVERTEM PARA PDF • Verifique se o nome do arquivo possui caracteres especiais (por exemplo: ? ou #) • Verifique se o nome do arquivo possui mais de um ponto • Certifique-se de que todas as macros foram desabilitadas do MS Word (por exemplo,*.docm). Macros não são permitidas • Versão do MS Word que o arquivo foi gerado pode influenciar • Procure salvar uma cópia em versões alternativas (.docx ou .doc) • Remova links (se houver) de dentro do arquivo • Salve o arquivo com as fontes True Type embutidas (passo-a- passo de como salvar arquivos embutindo as fontes True Type: http://www.idautomation.com/kb/ttf_embedding.html)
    64. 64. PARECERES ANEXOS NÃO INCLUÍDOS NA DECISÃO EDITORIAL • Se o periódico permite que pareceristas transfiram arquivos ao sistema, estes não são automaticamente anexados à carta de Decisão Editorial • É necessário anexá-los de forma manual utilizando o menu drop- down no canto inferior esquerdo do e-mail com a Decisão Editorial • Nota: o arquivo transferido pelo parecerista deve ter sido convertido para PDF corretamente para que o mesmo possa ser visto pelo Editor a fim de anexá-lo à carta de Decisão Editorial • É possível tornar esse procedimento automático desde que o arquivo transferido pelo parecerista esteja marcado como “Para Autor e Editor” (For Author and Editor). Entre em contato com a equipe SciELO para fazer essa modificação
    65. 65. NOMES COMPOSTOS • Ao realizar buscas por nomes compostos, utilize o asterisco (*) para obter melhores resultados Exemplo: ao buscar por “João Costa Filho”, seu termo de busca seria: *Costa*
    66. 66. ONDE ESTÁ O ARTIGO? • Tipicamente ocorre a Editores-Chefes e Editores Associados • Questão de confidencialidade • Procure pela mensagem 1 blinded (1 oculto) • Ocorre quando o usuário ativo é autor ou co-autor da submissão • Regra absoluta do ScholarOne – não pode ser alterada • Alternativa: utilize usuário com papel de autor, somente, para as submissões
    67. 67. E-MAILS NÃO ESTÃO SENDO ENVIADOS • Verifique a guia Audit Trail – se o e-mail estiver lá, significa que o sistema fez o envio • Verifique se o bloqueador de pop-ups não estava ativado, no caso de e-mails que permitem edição antes do envio • Verifique se a opção “Eximir essa pessoa de todos os lembretes relacionados a tarefas” (Exempt this person from all task-related email reminders) não está habilitada no perfil do usuário • É possível também que o provedor esteja classificando os e- mails enviados pelo sistema como SPAM. Recomenda-se nesse caso consultar periodicamente a caixa de SPAM do seu e-mail e marcar como “não SPAM” os e-mails vindo do sistema, “reeducando” assim o provedor de e-mails.

    ×